يتم ضمان القوة القانونية للوثيقة الإلكترونية على أساس استخدام الرقمية الإلكترونية توقيعات EDS- آلية تسمح لك بإثبات أن مؤلف الوثيقة الإلكترونية المرسلة هو في الواقع بالضبط من يدعي، وأن الوثيقة لم تتغير أثناء عملية التسليم. يتم استخدام EDS كنظير للتوقيع المكتوب بخط اليد أو الختم العادي في حالة كيان قانوني. تتم إضافة التوقيع الرقمي إلى كتلة البيانات ويسمح لمتلقي الكتلة بالتحقق من مصدر البيانات وسلامتها وبالتالي حماية أنفسهم من التزوير. تدرك معظم المؤسسات مزايا إدارة المستندات الإلكترونية (غير الورقية)، والتي تتمتع بالمزايا التالية:

سهولة إجراء تغييرات على الوثيقة؛

القدرة على وضع ليس فقط النص ولكن أيضًا بيانات الوسائط المتعددة في المستند؛

القدرة على استخدام النماذج المعدة مسبقا؛

أكثر سرعة عاليةنقل المعلومات عبر عدد كبيرالعناوين؛

توفير الورق؛

ارتفاع ضغط المحفوظات.

سهولة التحكم في تدفقات المعلومات؛

سرعة عالية في البحث واسترجاع المعلومات؛

القدرة على حماية المستندات من الوصول غير المصرح به وتمييز حقوق وصول الموظفين إلى المعلومات.

الشكل 45 - وحدة EDS

يتم ضمان عمل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مع التوقيع الرقمي من خلال أربعة مكونات: مجمع أجهزة وبرامج نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، والذي يتضمن وحدة "EDS and Encryption"، وأنظمة البرامج والأجهزة لخدمة الطابع الزمني ومركز إصدار الشهادات، بالإضافة إلى العديد من مقدمي التشفير.

وفقًا للرأي العام، فإن التوقيع المكتوب بخط اليد على مستند ورقي يحل المشكلات التالية:

إقناع القارئ بأن الشخص الذي وقع على الوثيقة فعل ذلك عمداً (التوقيع أصلي)؛

أثبت أن هذا الشخص، وليس أي شخص آخر، هو الذي وقع على الوثيقة عمدًا (التوقيع حقيقي)؛

كونها جزءًا من مستند، تحميه من النقل الاحتيالي إلى مستند آخر (لا يمكن إعادة استخدام التوقيع)؛

حماية الوثيقة نفسها (لا يمكن تغيير الوثيقة الموقعة)؛

التأكد من مادية التوقيع والمستند، مما يضمن عدم إمكانية قيام الشخص الموقع على المستند بالادعاء لاحقًا بأن المستند لم يكن موقعًا منه (لا يمكن رفض التوقيع).

ومع ذلك، كما تبين الممارسة، فإن التوقيع المكتوب بخط اليد على مستند ورقي يترك بطبيعته ثغرات للمحتالين. ليس من قبيل الصدفة أن تجعل أفعالهم صعبة، يتم وضع علامات أمنية خاصة على نماذج المستندات، ويتم ترقيم الأوراق وتدبيسها، وبالإضافة إلى ذلك، بالإضافة إلى التوقيع نفسه، يستخدمون الكتابة المكتوبة بخط اليد لللقب والاسم الأول والعائلي على الوثيقة ، إلخ. باختصار ، التوقيع المكتوب بخط اليد بكل مزاياه له أيضًا عدد من العيوب.

نتيجة للاختراق تكنولوجيا الكمبيوترفي جميع المجالات النشاط البشريكانت هناك حاجة لتنفيذ تماثل للتوقيع المكتوب بخط اليد للشخص النموذج الإلكتروني. تم حل هذه المهمة بنجاح. وتستند الحلول إلى تلك التي تم تطويرها في منتصف السبعينيات. خوارزميات تشفير المفتاح العام، والتي تعتمد على أجهزة رياضية معقدة.

وفي الوقت نفسه، أدى التوقيع الرقمي إلى القضاء على معظم المشاكل الكامنة في التوقيع على المستند الورقي وزود المستند الإلكتروني بما يلي: أهم الخصائص:

-نزاهة- لا يمكن تغيير الوثيقة بعد التوقيع؛

يتم استخدام EDS على نطاق واسع اليوم في دعم التوثيقالإدارة (DOU) في أنظمة الدفع والتجارة الإلكترونية والمحاسبة. من بين المجالات المدرجة، الأكثر شعبية وتعقيدًا هي مهمة أتمتة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة - الهدف الرئيسي لإنشاء أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS). وهذا ما سنركز عليه في هذا المقال. ولكن لا بد أولاً من توضيح المقصود باستخدام التوقيع الرقمي، مع الأخذ في الاعتبار نظاميه الرئيسيين:

توقيع الرسالة الإلكترونية عند إرسالها والتحقق من توقيع المرسل عند استلامها، أي: نقل آمن للوثيقة. في كثير من الأحيان، يُنظر إلى مثل هذا المخطط على أنه تدفق مستندات مهم من الناحية القانونية، وهو مفهوم خاطئ عميق. من المؤكد أن حماية رسالة إلكترونية عبر التوقيع الرقمي أمر مفيد وضروري، لكنه غير كاف على الإطلاق لضمان تدفق المستندات بشكل كامل؛

استخدام التوقيع الرقمي طوال دورة الحياةالوثيقة الإلكترونية - أثناء إنشائها، والموافقة عليها، والموافقة عليها، والتعرف عليها، وما إلى ذلك فقط في حالة اكتمالها دورة الحياةالمستند والتوقيع الرقمي جزء لا يتجزأ منه، يمكننا التحدث عن استخدام كامل، أي ذو أهمية قانونية أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.

بدء العمل بالتوقيع الرقمي، يقوم المستخدم بتقديم طلب باستخدام EDMS لتلقي زوج المفاتيح (أ)؛

ثم يطلب شهادة للمفتاح العام الذي تم إنشاؤه حديثًا (ب)؛

إذا كان من الضروري التوقيع على مستند (تم إنشاؤه حديثًا أو استلامه من نظام إدارة المستندات الإلكترونية)، فسيتم نقل بياناته

إلى مزود التشفير لإنشاء توقيع إلكتروني، وبعد ذلك يتم وضع طابع زمني على التوقيع الرقمي (ج)؛

بعد استلام المستند من نظام EDMS، يقوم المستلم بنقله إلى مزود التشفير للتحقق منه،

حيث لا يتم التحقق من التوقيع الرقمي نفسه فحسب، بل يتم أيضًا التحقق من الشهادة والختم الزمني (د)

الشكل 46 - EDS في EDMS

في مؤخرايتحول المزيد والمزيد من المؤسسات والمؤسسات الكبيرة إلى إدارة المستندات الرقمية. وبطبيعة الحال، هذا مريح للغاية ويوفر قدرا كبيرا من الوقت. ولكن هذا يثير سؤالا خطيرا: ما هي القوة القانونية؟

من الورق إلى إدارة الوثائق الإلكترونية

في عام 2001، دخل القانون الاتحادي الذي ينظم استخدام التوقيعات الرقمية الإلكترونية حيز التنفيذ. منذ تلك اللحظة، قامت العديد من المؤسسات بتغيير شكل إدارة المستندات: من الورق إلى الرقمي أو المختلط. ومع ذلك، فإن هذا القانون له تركيز ضيق: فهو يركز على القوة القانونية للتوقيع الإلكتروني في المستندات ويساوي بينه وبين التوقيع المكتوب بخط اليد. وفي الوقت نفسه، لا يوجد قانون تشريعي عام ينظم الضعف الجنسي في بلدنا.

هناك العديد من أنواع المستندات المستخدمة في إدارة المستندات، مما يجعل من الصعب جدًا توضيح كل منها في القانون. لذلك، يتم تنظيم تدفق المستندات الرقمية اليوم بشكل غير مباشر، من خلال العديد من القوانين التشريعية المختلفة. أحدها هو القانون المدني للاتحاد الروسي، على وجه الخصوص، المادة 160. وهو ينص على القدرة على توقيع المستندات ليس فقط بالتوقيع المكتوب بخط اليد، ولكن أيضًا بأي توقيع آخر ينص عليه التشريع الروسي، بما في ذلك التوقيع الرقمي الإلكتروني.

يتم الاعتراف بالقوة القانونية للمستندات الورقية والإلكترونية اليوم على أنها متساوية فقط في الحالات التي يتم فيها استيفاء جميع التفاصيل اللازمة.

التفاصيل التي تحدد القوة القانونية

يتم ضمان التنظيم القانوني للأنشطة المتعلقة بالوثائق الإلكترونية من خلال التفاصيل التالية.

• اسم نوع الوثيقة (باستثناء الحروف)؛
• رقم سري؛
• اسم المنظمة،
• تاريخ التسجيل
• مكان التطوير والتوقيع؛
• التوقيع الرقمي الإلكتروني (على الورق – هذا توقيع عادي).

كما أنها تعطي القوة القانونية لكل من الوثيقة والوثيقة الورقية.

لا يمكنك الحصول على توقيع رقمي إلكتروني إلا في مركز التصديق المسجل في منطقة الأورال الفيدرالية. مثل هذا التوقيع يعادل التوقيع المكتوب بخط اليد وله نفس القوة القانونية.

حماية المراسلات

في حد ذاته، فإن التقرير أو الطلب أو الطلب في شكل إلكتروني ليس له قوة قانونية، لأنه لا يوجد ضمان بعدم تغيير المستند أثناء المعالجة. وبالإضافة إلى ذلك، لا يمكن ضمان سرية المعلومات المرسلة بشكل صحيح. لذلك، يمكن تحديد ما إذا كانت المستندات الإلكترونية تتمتع بالقوة القانونية من خلال عدد من النقاط:

• توفر التوقيع الرقمي الإلكتروني، الذي تم الحصول عليه وفقًا للإجراءات المنصوص عليها في القانون؛
• استخدام التوقيعات الرقمية الإلكترونية فقط عن طريق وسائل الاتصالات المعتمدة؛
• وجود اتفاق بين الطرفين على استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني أو لائحة تحدد إجراءات الحفاظ على المستندات الإلكترونية واستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني.

ولا يمكن ضمان الصلاحية القانونية لإدارة المستندات الإلكترونية إلا في حالة استيفاء هذه الشروط.

حالات خاصة

ليس سراً أن جزءًا كبيرًا من المراسلات بين الزملاء أو العملاء يتم عن طريق تبادل الرسائل عبر البريد الإلكتروني. قد يكون هذا كافيًا لحل المشكلات المهمة أو توضيح المعلومات. ومع ذلك، في بعض الحالات، لا تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني فحسب، بل تحتاج أيضًا إلى جعله رسميًا. السؤال الذي يطرح نفسه هو ما إذا كان البريد الإلكتروني وثيقة رسمية في هذه الحالة.

من المؤكد أن معظم الشركات والمنظمات الروسية الكبرى ستفسر الرسالة على أنها رسمية. ومع ذلك، لكي يكون لهذه الرسالة صفة رسمية حقًا، يجب أن تحتوي على التفاصيل المذكورة أعلاه. وبطبيعة الحال، فإن وجود التوقيع الرقمي الإلكتروني سيعطي مثل هذه الرسالة القوة القانونية اللازمة.

في حالة عدم وجود واحد، قد تنشأ بعض الشكوك حول صحة. على سبيل المثال، ينص قانون الإجراءات المدنية على أنه يمكن أيضًا اعتبار الأدلة الرقمية دليلاً في الإجراءات، ولكن يجب التحقق من صحتها. وهنا قد تنشأ مشكلة في تحديد المرسل. ولذلك، فإن التوصل إلى اتفاق ثنائي مع المنظمة التي تجري معها المراسلات الإلكترونية سيكون إجراء مرغوبا فيه للغاية في هذه الحالة.

لتجنب التقاضي، يوصى بالاحتفاظ بسجل للمراسلات والفاكسات و رسائل البريد الإلكتروني. وهذا ليس ضروريًا، ولكنه سيكون بمثابة ضمان إضافي لمرور رسالة معينة. بالإضافة إلى ذلك، تستخدم بعض المنظمات نموذجًا مختلطًا لتدفق المستندات، حيث يتم تخزين الأوراق الموقعة في الأرشيف، ويتم استخدام نسختها الرقمية في العمل. سيعمل هذا النهج على حماية مؤسستك بشكل موثوق من الحوادث القانونية المختلفة.

وينبغي أيضًا أن يؤخذ في الاعتبار أن التشريع ينص على قيد: لا يُعترف بالتوقيع الرقمي الإلكتروني على أنه مشابه للتوقيع المكتوب بخط اليد إلا إذا كان التشريع لا ينص على توفر مستند معين في شكل ورقي. أي عندما لا يمكن استبدال التوقيع الرقمي الإلكتروني بتوقيع مكتوب بخط اليد.

ما هي الخطوة التالية؟

إن آفاق تطوير إدارة المستندات الرقمية واضحة. إن وجود قانون تشريعي من شأنه أن ينظم بوضوح من شأنه أن يسهل العلاقات القانونية، وبالتالي، في السنوات المقبلة، سيستمر التطوير النشط للتشريعات الدولية والروسية ذات الصلة.

يفرض التقدم التكنولوجي تحديات جديدة تتطلب تغيير أشكال العمل التقليدية. قريبا ل وثيقة إلكترونيةسيتم نقل حجم الأعمال إلى معظم الشركات المجال الاجتماعيبما في ذلك التعليم والصحة. ولذلك، فإن الرد على هذا التحدي سيكون المعايير المقررة قانونًا للتحقق من المستندات الرقمية.

ومع إدارة المستندات الإلكترونية، هل تتمتع هذه المستندات بالقوة القانونية؟ كيفية التأكد من حقيقة الشحن؟ شكرا مقدما!

كيفية تنظيم تدفق المستندات في المحاسبة. القوة القانونية لإدارة الوثائق الإلكترونية. ما الذي يجب أن ينعكس في السياسة المحاسبية المتعلقة بإدارة المستندات الإلكترونية.

سؤال:ومع إدارة المستندات الإلكترونية، هل تتمتع هذه المستندات بالقوة القانونية؟ كيفية التأكد من حقيقة الشحن؟

إجابة:نعم، يتم الاعتراف بالمستندات الموقعة بتوقيع إلكتروني (مؤهل، بسيط، غير مؤهل) على أنها معادلة للمستندات الورقية ولها قوة المستندات الورقية ذات التوقيع المكتوب بخط اليد.

يتبع هذا البيان أحكام الفقرتين 1 و 2 من الفن. 6 من قانون التوقيع الالكترونيبتاريخ 04/06/2011 رقم 63-FZ.

الأساس المنطقي

كيفية تنظيم تدفق المستندات في المحاسبة

الوثائق الإلكترونية

كيفية إعداد وتصديق وثيقة أولية إلكترونية

يمكن إعداد المستندات الأولية ورقيًا وفي شكل إلكتروني (الجزء 5 من المادة 9 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ). الخيار الأخير ممكن إذا كانت المستندات معتمدة بتوقيع إلكتروني ().

تمت الموافقة على تنسيق تقديم مستند بشأن نقل البضائع أثناء العمليات التجارية في شكل إلكتروني بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 30 نوفمبر 2015 رقم MMV-7-10/551. تمت الموافقة على تنسيق تقديم وثيقة بشأن نقل نتائج العمل (وثيقة بشأن تقديم الخدمات) في شكل إلكتروني بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 30 نوفمبر 2015 رقم MMV-7-10/552. هذه التنسيقات ذات صلة سواء في النشاط الاقتصادي، وعند تقديم المستندات بناء على طلب التفتيش بشكل إلكتروني.

ماذا لو قامت إحدى المنظمات بإعداد مستندات ليست بالتنسيق المعتمد من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا؟ ثم قم بتقديم النماذج إلى المفتشين على الورق - قم بتصديق النسخ مع ملاحظة أن المستندات موقعة بتوقيع إلكتروني.

وترد توضيحات مماثلة في خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا بتاريخ 10 نوفمبر 2015 رقم ED-4-15/19671.

للحصول على تفاصيل حول كيفية تقديم المستندات إلى مفتشي الضرائب، راجع:

1. كيفية تقديم المستندات بناء على طلب المفتشين أثناء التدقيق الضريبي المكتبي؛
2. كيفية تقديم المستندات بناء على طلب المفتشين أثناء التدقيق الضريبي في الموقع.

التوقيع الإلكتروني

هناك الأنواع التالية من التوقيع الإلكتروني:

1. بسيط؛
2. عززت غير المهرة.
3. عززت المؤهلة.

يتم تحديد التوقيع الإلكتروني الذي سيتم استخدامه في مستندات المحاسبة الأولية وفقًا لمعايير المحاسبة الفيدرالية (البند 4، الجزء 3، المادة 21 من القانون رقم 402-FZ المؤرخ 6 ديسمبر 2011). ولكن حاليا لا يوجد مثل هذا المعيار. لذلك، يمكنك توقيع المستند الأساسي باستخدام أي توقيع إلكتروني.

تتمتع الوثيقة الموقعة بتوقيع بسيط أو معزز غير مؤهل بنفس قوة الوثيقة الورقية ذات التوقيع المكتوب بخط اليد. ولكن فقط إذا كان هناك اتفاق بين الأطراف المقابلة للتحقق من هذه التوقيعات. استنتاجات مماثلة تتبع الفقرات والمادة 6 من القانون الصادر في 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ وتم تأكيدها برسائل وزارة المالية الروسية بتاريخ 13 يناير 2016 رقم 03-03-06/1/259 بتاريخ 5 مايو 2015 رقم 07-01-06/25701، بتاريخ 4 أغسطس 2015 رقم 03-03-06/44905، دائرة الضرائب الفيدرالية لروسيا بتاريخ 19 مايو 2016 رقم SD-4-3/8904.

دعونا نلاحظ أن وزارة المالية الروسية اتخذت في السابق موقفًا مختلفًا: يجب التصديق على المستندات الأولية فقط من خلال توقيع مؤهل معزز. إذا كنت تستخدم توقيعًا بسيطًا أو معززًا غير مؤهل، فلن يتم قبول المستندات للمحاسبة والمحاسبة الضريبية. تم تقديم هذه التوضيحات من قبل وزارة المالية الروسية في رسائل بتاريخ 12 أبريل 2013 رقم 03-03-07/12250 بتاريخ 25 ديسمبر 2012 رقم 03-03-06/2/139 بتاريخ 28 مايو 2012 رقم 03-03-06/2/67 بتاريخ 7 يوليو 2011 رقم 03-03-06/1/409.

مع الأخذ في الاعتبار أن وزارة المالية الروسية خففت موقفها في رسائل لاحقة، فيمكن التصديق على المستندات الرقمية بأي توقيع إلكتروني. ومع ذلك، فمن الأكثر أمانًا استخدام توقيع مؤهل قوي.

ما الذي يجب أن ينعكس في السياسة المحاسبية المتعلقة بإدارة المستندات الإلكترونية

إذا قررت إحدى المنظمات معالجة المستندات الأولية إلكترونيًا، فيجب أن تنعكس طريقة الاحتفاظ بالوثائق هذه في السياسة المحاسبية. وعلى وجه الخصوص، تحتاج السياسة المحاسبية إلى تسجيل:
- قائمة الوثائق المشاركة في تدفق المستندات الإلكترونية؛
- قائمة الموظفين الذين لهم الحق في التوقيع على المستندات الإلكترونية؛
- طريقة التبادل الإلكتروني للوثائق (مع أو بدون مشاركة مشغل إدارة المستندات الإلكترونية)؛
- إجراءات تخزين المستندات الإلكترونية؛
- طريقة تقديم المستندات بناء على طلب مأمورية الضرائب (إلكترونيا أو ورقيا).

لكن تنسيقات المستندات الإلكترونية التي تستخدمها المنظمة لا تحتاج إلى أن تنعكس في السياسات المحاسبية. تم تأكيد ذلك من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية الروسية في رسالة بتاريخ 10 نوفمبر 2015 رقم ED-4-15/19671. على الرغم من أن في هذه الرسالة نحن نتحدث عنهفيما يتعلق بالسياسات المحاسبية للأغراض الضريبية، فإن استنتاج دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا مناسب أيضًا للسياسات المحاسبية للأغراض المحاسبية.

القانون الاتحادي الصادر في 6 أبريل 2011 رقم 63-FZ بشأن التوقيعات الإلكترونية

المادة 6. شروط الاعتراف بالمستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني معادلة للمستندات الورقية الموقعة بتوقيع مكتوب بخط اليد

1. يتم التعرف على المعلومات في شكل إلكتروني، موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل، كمستند إلكتروني يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا بتوقيع مكتوب بخط اليد، ويمكن استخدامها في أي علاقة قانونية وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي، باستثناء إذا كانت القوانين الفيدرالية أو المعتمدة وفقًا لقوانينها القانونية التنظيمية تنص على ضرورة إعداد وثيقة على الورق حصريًا.

2. يتم الاعتراف بالمعلومات في شكل إلكتروني، الموقعة بتوقيع إلكتروني بسيط أو توقيع إلكتروني غير مؤهل، كمستند إلكتروني يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا بتوقيع مكتوب بخط اليد، في الحالات التي تحددها القوانين الفيدرالية، والأفعال القانونية المعيارية المعتمدة في وفقاً لها، أو اتفاق بين المشاركين في التعاملات الإلكترونية. تنظيمية الأفعال القانونيةوالاتفاقيات بين المشاركين في التفاعل الإلكتروني، التي تحدد حالات الاعتراف بالمستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني غير مؤهل على أنها تعادل المستندات الورقية الموقعة بتوقيع مكتوب بخط اليد، يجب أن تنص على إجراء للتحقق من التوقيع الإلكتروني. يجب أن تتوافق الإجراءات والاتفاقيات القانونية التنظيمية بين المشاركين في التفاعل الإلكتروني التي تحدد حالات الاعتراف بالمستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني بسيط على أنها تعادل المستندات الورقية الموقعة بتوقيع مكتوب بخط اليد مع متطلبات المادة 9 من هذا القانون الاتحادي

يتم ضمان القوة القانونية للمستند الإلكتروني من خلال استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني - وهي آلية تسمح لك بإثبات أن مؤلف المستند الإلكتروني المرسل هو في الواقع من يدعي وأن المستند لم يتغير خلال عملية التسليم. يتم استخدام EDS كنظير للتوقيع المكتوب بخط اليد أو الختم العادي في حالة الكيان القانوني. تتم إضافة التوقيع الرقمي إلى كتلة البيانات ويسمح لمستلم الكتلة بالتحقق من المصدر و سلامة البياناتوبالتالي حماية نفسك من التزييف.

تدرك معظم المؤسسات مزايا إدارة المستندات الإلكترونية (غير الورقية)، والتي تتمتع بالمزايا التالية:

• سهولة إجراء تغييرات على الوثيقة؛
• القدرة على وضع ليس فقط النص ولكن أيضًا بيانات الوسائط المتعددة في المستند؛
• القدرة على استخدام النماذج المعدة مسبقا؛
• سرعة أعلى في نقل المعلومات إلى عدد كبير من العناوين؛
• توفير الورق؛
• ارتفاع ضغط المحفوظات.
• سهولة التحكم في تدفقات المعلومات؛
• سرعة عالية في البحث واسترجاع المعلومات؛
• القدرة على حماية المستندات من الوصول غير المصرح به وتمييز حقوق وصول الموظفين إلى المعلومات.

مقدمة يسمح لك بتقليل عدد الخدمات المشاركة في التعامل مع المستندات (السعاة، والعاملون الكتابيون، وما إلى ذلك).

يوضح الشكل 4 مقدار الوقت الذي يتم فيه تقليل وقت المراحل الفردية للعمل مع المستندات عند استبدال العملية الورقية بعملية رقمية.

في الظروف إدارة الوثائق الإلكترونيةهناك تكاليف أقل بكثير مطلوبة لإعادة هيكلة تدفق المستندات عند التغيير الظروف الخارجيةعلى سبيل المثال، متطلبات تغيير نموذج الإبلاغ.

إدارة الوثائق الإلكترونيةومن المعترف به عالميًا أن الانتقال الكامل إلى التقنيات غير الورقية يتطلب حل عدد من المشكلات القانونية، فضلاً عن استثمار الأموال. لذلك يمكنك اليوم في روسيا العثور على جميع أنواع تدفق المستندات الموضحة في الشكل 4.

في الظروف إدارة الوثائق الإلكترونيةهناك حاجة إلى تكاليف أقل بكثير لإعادة هيكلة تدفق المستندات عندما تتغير الظروف الخارجية، على سبيل المثال، متطلبات تغيير نموذج التقرير.

على الرغم من فعالية إدارة الوثائق الإلكترونيةومن المعترف به عالميًا أن الانتقال الكامل إلى التقنيات غير الورقية يتطلب حل عدد من المشكلات القانونية، فضلاً عن استثمار الأموال. لذلك يمكنك اليوم في روسيا العثور على جميع أنواع تدفق المستندات المدرجة في الشكل 4.

لا تزال هناك شركات ومؤسسات لا تزال تعمل في بيئة ورقية، وتستخدم أجهزة الكمبيوتر و الشبكات المحليةونسبة قليلة فقط تستخدمه بشكل كامل الأنظمة الآليةإدارةالوثائق الإلكترونية. ما هو سبب هذه الحالة؟

الشكل 6 - مزايا إدارة الوثائق الإلكترونية

ومن الناحية المثالية، نتيجة للتنمية إدارة الوثائق الإلكترونيةيجب أن تصبح التقنيات خالية تمامًا من الورق. ومع ذلك، لا تزال المستندات الورقية اليوم ضرورية للامتثال للعديد من اللوائح - قوانين الضرائب، وقوانين المحاسبة، وما إلى ذلك. أحد الأغراض الرئيسية للوثيقة هو القدرة على التصديق على حقائق معينة. حتى وقت قريب، وثيقة ورقية مع التفاصيل الضروريةوكانت درجات الحماية هي الطريقة الرئيسية لإثبات حقيقة معينة، أي. تمثل القوة القانونية. الورق كوسيط مادي له عيب بمعنى أنه لا يسمح بمسح وتسجيل المعلومات الجديدة بالكامل، لكن هذا العيب يتحول إلى ميزة من وجهة نظر القضاء على تزوير المستندات. ولا عجب أن يقول المثل الروسي: ما يكتب بالقلم لا يمكن قطعه بفأس.

بمعنى آخر، عندما نتلقى مستندًا يحمل توقيعًا في كل صفحة ولا يوجد أي أثر للضرر على سطح الورقة (أي أنه من الواضح أن النص لم يتم مسحه أو إعادة كتابته)، يمكن أن نكون التأكد من أن هذه الوثيقة قد تم إرسالها من قبل الشخص الموقع وأنه لم يتم تغييرها أثناء عملية التسليم.

مبدئيا الوسائل الحديثةيتيح لك التشفير توفير نفس وسائل التحقق من صحة المستند مثل التوقيع على الورق.

يمنح القانون الاتحادي "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني"، الذي تم اعتماده في يناير 2002، للمنظمات الفرصة لإنشاء أنظمة لتبادل المستندات الإلكترونية حصريًا، حيث يمكن للمستند الإلكتروني أن يكون بمثابة مستند أصلي لا يحتاج إلى تكراره بنسخة ورقية. ومع ذلك، اليوم الشرعية اي دي اسيكون مطلقًا فقط بالنسبة لتدفق المستندات الداخلي، حيث يتم استخدامه بشكل نشط، حيث يتم تنظيم تدفق المستندات الداخلي بواسطة المدير العام.

وبالتالي، فإن السبب الرئيسي لوجود تدفق المستندات المختلط هو حقيقة مسألة التطبيق اي دي اسولم يتم حلها بعد على مستوى الدولة.

ومع ذلك، لا يمكن استخدام تبادل الوثائق في شكل إلكتروني في جميع مجالات أنشطة المنظمة، بل فقط في بعض مجالاتها.

أصبحت المستندات الإلكترونية تدريجياً عنصراً من عناصر النشاط الاقتصادي الشركات الروسية. إنها مريحة، وتسمح لك بتجنب ازدحام مكتبك بمجموعة من الورق، ويمكن للشركات تبادل هذه المستندات في غضون ثوانٍ. ولكن ما هو المطلوب لكي تتمتع الوثيقة الإلكترونية بالقوة القانونية؟ وكيف يمكن إثبات الصلاحية القانونية للوثيقة الإلكترونية في المحكمة؟

القوة القانونية للوثيقة الإلكترونية

يعترف التشريع الروسي الحالي بإمكانية تنفيذ معاملة باستخدام مستند إلكتروني، بشرط توقيع هذه المستندات بتوقيع إلكتروني. القواعد ذات الصلة منصوص عليها في الفن. 434 القانون المدنيالترددات اللاسلكية وفي الجزء 4 من الفن. 11 القانون الاتحاديبتاريخ 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "فيما يتعلق بالمعلومات، تكنولوجيا المعلومات"وبشأن حماية المعلومات" (المشار إليه فيما بعد بالقانون رقم 149-FZ).

لا يمكن إعداد العقود فحسب، بل أيضًا المستندات المحاسبية الأولية والموحدة في شكل إلكتروني، بشرط أن تكون مصدقة بتوقيع إلكتروني (المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ "بشأن المحاسبة") . تسمح المادة 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي بشكل مباشر بإعداد وإصدار الفواتير في شكل إلكتروني بالاتفاق المتبادل بين أطراف المعاملة وإذا كانت متوافقة الوسائل التقنيةللقبول وبشرط أن تكون الفاتورة الإلكترونية موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل لرئيس الشركة أو الشخص المفوض عنه1.

وبالتالي، فإن العنصر الأساسي في أي مستند إلكتروني، والذي يشير إلى قوته القانونية ويؤكد حقيقة إرساله من قبل الطرف المناسب، هو التوقيع الإلكتروني. وجودها ليس كذلك الحقيقة الأخيرةوأثناء محاكمة، وبالتالي حول التنظيم القانونيالتوقيع الإلكتروني يحتاج إلى أن يقال بمزيد من التفصيل.

التوقيع الإلكتروني

في الفقرة 1 من الفن. 6 من القانون الاتحادي الصادر في 04/06/2011 رقم 63-FZ "بشأن التوقيعات الإلكترونية" (المشار إليه فيما بعد بالقانون رقم 63-FZ) ينص على أنه وفقًا لـ القاعدة العامةيتم التعرف على المعلومات في شكل إلكتروني موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل كمستند إلكتروني يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا بتوقيع مكتوب بخط اليد. تم تحديد قاعدة مماثلة في الفقرة 3 من الفن. 11 من القانون رقم 149-FZ. تمت صياغة هذا المطلب على النحو التالي القاعدة الحتميةومع ذلك، يحق للمحاكم الاعتراف بالتوقيع البسيط باعتباره شهادة صحيحة للمعلومات، وهو ما تفعله غالبًا في الممارسة العملية.

وهنا نأتي إلى مسألة أنواع التوقيعات الإلكترونية المقننة في العصر الحديث التشريع الروسي. تحدد المادة 5 من القانون رقم 63-FZ الأنواع التالية من التوقيع الإلكتروني:

1. التوقيع الإلكتروني البسيط.

عند استخدامه، يتم تأكيد حقيقة تكوين التوقيع الإلكتروني من قبل شخص معين باستخدام الرموز أو كلمات المرور أو وسائل أخرى.

2. التوقيع الإلكتروني المعزز.

ينبغي لها:

1) تشكلت نتيجة للتحويل المشفر للمعلومات باستخدام مفتاح التوقيع الإلكتروني؛

2) السماح لك بالتعرف على الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند الإلكتروني؛

3) جعل من الممكن اكتشاف حقيقة إجراء تغييرات على مستند إلكتروني بعد توقيعه؛

4) تم إنشاؤها باستخدام أدوات التوقيع الإلكتروني.

3. التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز.

تنقسم التوقيعات الإلكترونية المحسنة إلى مؤهلة وغير مؤهلة. يجب الإشارة إلى مفتاح التحقق للتوقيع الإلكتروني المؤهل المحسن في الشهادة المؤهلة.

يتم التعرف على المعلومات في شكل إلكتروني موقعة بتوقيع إلكتروني بسيط أو بتوقيع إلكتروني غير مؤهل كمستند إلكتروني يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا بتوقيع مكتوب بخط اليد. إذا كان ذلك وفقا للقانون أو العرف دوران الأعمالويجب أن يكون المستند مصدقاً بالختم، ثم يتم الاعتراف بالمستند الإلكتروني الموقع بتوقيع إلكتروني معزز كمستند ورقي موقع بتوقيع مكتوب بخط اليد ومصدق بالختم. تم إنشاء هذه القاعدة في الجزأين 2 و 3 من الفن. 6 من القانون رقم 63-FZ. بمعنى آخر، التوقيع الإلكتروني البسيط وغير المشروط يتوافق مع التوقيع، والتوقيع المعزز يتوافق مع توثيق المستند بالتوقيع والختم. وبالتالي، يمكن التعرف على التوقيع المعزز غير المؤهل باعتباره نظيرًا للتوقيع ونظيرًا للتوقيع بالختم.

وثيقة إلكترونية في المحكمة

المستندات المرسلة عبر بريد إلكتروني، وفقًا للتصنيف أعلاه، يمكن أن يتم توقيعه بتوقيع إلكتروني بسيط. ومع ذلك، يجوز للمحكمة الاعتراف بتبادل هذه المستندات باعتباره إبرامًا صحيحًا للعقد إذا كانت ظروف القضية تشير إلى حقيقة المعاملة: على سبيل المثال، يتم تسليم البضائع، وهو ما يتم تأكيده بالفواتير ومذكرات التسليم وأوامر الدفع. على وجه الخصوص، تم تأكيد هذا الموقف القانوني من خلال حكم محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 17 أكتوبر 2008 رقم 13675/08.

يتم تقديم المستند الإلكتروني إلى المحكمة في شكل مطبوع مع تحديد هوية الرئيس أو الموظف المعتمد في المنظمة التي تقدم هذه الوثيقة إلى المحكمة. ويجب أن تشير هذه الشهادة إلى أن النسخة الورقية المطبوعة مطابقة للأصل الإلكتروني. إذا تم توقيع مستند بتوقيع إلكتروني بسيط، فيجب على الأقل أن يكون تاريخ ووقت إنشاء هذا المستند الإلكتروني والطرف الذي يرسل هذا المستند واضحًا من النسخة المطبوعة المقدمة. إذا تم توقيع مستند إلكتروني بتوقيع معزز، فيجب أن تحتوي النسخة المطبوعة على علامة خاصة تشير إلى تثبيت التوقيع الإلكتروني.

يجوز للمحكمة أن تعترف بالاتفاق المبرم عبر البريد الإلكتروني إذا قدم كل طرف نسخًا متطابقة من هذا الاتفاق. علاوة على ذلك، فإن هذه النسخ الورقية المتطابقة نفسها، التي لم يتم تأكيدها بأدلة أخرى، لا يمكن أن تكون بمثابة حقيقة تأكيد لإبرام العقد. ولكن ماذا تفعل إذا لم يتم جمع الأدلة، وتحتوي على نسخ العقود المقدمة من الأطراف ظروف مختلفة؟ ولمنع مثل هذه المواقف أثناء الإجراءات القانونية، من الضروري التصديق عليها بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز حتى عند إبرام اتفاقية.

سيسمح لك مثل هذا التوقيع بالتصديق على نقطتين أساسيتين: أولاً، أن الاتفاقية تم توقيعها من قبل الطرف المناسب (نظرًا لأن الشهادة شخصية وتصدر لتشير إلى موقف الموقع)، وثانيًا، أن الوثيقة موقعة بحرف معزز ظل التوقيع الإلكتروني المؤهل دون تغيير بعد التوقيع.

في الجزء 1 من الفن. تم إنشاء 4 من القانون الاتحادي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني"، والذي لا يزال ساريًا العلامات التالية، إذا تمت ملاحظته في وقت واحد، يعتبر التوقيع الرقمي الإلكتروني معادلاً للتوقيع المكتوب بخط اليد:

1. تكون شهادة مفتاح التوقيع صالحة في وقت التحقق أو في وقت التوقيع على المستند الإلكتروني.

2. يتم التأكد من صحة التوقيع الإلكتروني في المستند الإلكتروني.