نماذج من قوائم المراجعة وإكمالها. القائمة المرجعية للتدقيق الداخلي - المهام واللوائح والأمثلة الواضحة

يعتمد نطاق احتياجات التحكم على هيكل ونوع نشاط منظمة معينة. للتحقق بشكل صحيح عمل الشركة، فمن الضروري إجراء فحوصات منتظمة. هذا الإجراء مستحيل بكل بساطة بدون قائمة مرجعية مجمعة بشكل صحيح.

مفهوم القائمة المرجعية للتدقيق الداخلي

قد تكون هناك حاجة إلى قائمة مراجعة التدقيق لمراجعة العملية الكاملة لمنظمة أو صناعة أو عملية أو قسم معين. تم ملء هذه الوثيقة مسبقًا في النموذج الوسائط الورقية، بدأت تظهر فيما بعد الإصدارات الإلكترونيةفي الوورد والإكسل. توجد الآن تطبيقات متخصصة لذلك، لكن الطرق السابقة لا تزال ذات صلة.

تحتوي قائمة التدقيق القياسية على 6 أعمدة:

1. خط الأعداد.
2. متطلبات ISO يمكن التحقق منها.
3. أسئلة مفصلة.
4. طريقة تقييم المتطلبات التي يتم التحقق منها.
5. ملاحظة حول نتيجة الشيك.
6. تعليقات من مدقق الحسابات أو اللجنة.

تتم ترجمة مفهوم قائمة المراجعة حرفيًا على أنه "قائمة مرجعية" ويمكن حتى استخدامه لمراجعة أنشطة موظف واحد في الشركة.

الإطار التنظيمي

وفقًا للقانون الاتحادي الصادر في 30 ديسمبر 2008 رقم 307 "بشأن مراجعة» يتم تنظيم إعداد قوائم المراجعة أنواع مختلفةولكن هذا ينطبق على التدقيق الخارجي. يجوز قانوناً إجراء عمليات التدقيق الداخلي من قبل الشركات المتعاقدة.يمكن للإدارة دعوة الموظف لإجراء التفتيش بدلاً من إنشاء لجنة من موظفيها.

المادة 19 القانون الاتحادييُلزم "بشأن المحاسبة" بتاريخ 6 ديسمبر 2011 بإجراء تدقيق داخلي. يتعلق هذا بمراجعة قطاع المحاسبة، ويتم التحكم في مجالات النشاط الأخرى وفقًا للتفضيلات الشخصية للمنظمة.

وظائف الوثيقة

تتمثل الأهداف الرئيسية لقائمة المراجعة في التحكم في المعلومات وتنظيمها حول العمليات الحالية لأي نوع من النشاط.

هذا نوع من قائمة الأسئلة التي تسمح لك بإجراء تحليل منهجي وتحديد أوجه القصور في عمل جزء معين من المنظمة.

فيما يلي وصف لمراحل ملء القائمة المرجعية للتدقيق الداخلي لنظام إدارة الجودة مع الأمثلة.

خطوات التعبئة

أثناء عملية المراقبة، تم تغيير هيكل القائمة المرجعية مهم. عند تطويره، من الضروري مراعاة الإجراء التسلسلي المنطقي الذي يستبعد العودة المستمرة إلى الجوانب التي تم النظر فيها بالفعل. سيسمح لك هذا ببناء البنية الصحيحة ليس فقط لقائمة المراجعة نفسها، بل سيساعد أيضًا في ملؤها بشكل صحيح.

في الواقع، يعد ملء قائمة مرجعية مكتوبة جيدًا أمرًا بسيطًا للغاية.

• في المرحلة الأولى، تحتاج إلى التعمق في محتوى عنصر الشيك، أو قراءة السؤال أو التعرف على المعيار الخاضع للرقابة.
• بعد ذلك عليك توضيح طريقة التقييم وتنفيذها وفق هذه الفقرة. قد يكون هذا اختبارًا أو مقابلة أو استطلاعًا أو مراجعة للوثائق أو طريقة أخرى للتقييم.
• في المرحلة الثالثة، من الضروري إدخال أو إدخال نتائج المراقبة في العمود المناسب من قائمة المراجعة.
• يوجد أيضًا في عدد من المستندات فقرة تحتوي على تعليقات المدقق. إذا كان موجودًا في القائمة المرجعية، فيجب إكماله قبل الانتقال إلى السؤال التالي.

يمكنك تنزيل نموذج لقائمة مرجعية للتدقيق الداخلي.

نموذج قائمة مرجعية للتدقيق الداخلي

نموذج قائمة المراجعة للتدقيق الداخلي - 1

نموذج قائمة المراجعة للتدقيق الداخلي - 2

نموذج قائمة المراجعة للتدقيق الداخلي - 3

نموذج قائمة المراجعة للتدقيق الداخلي - 4

نموذج قائمة مرجعية للتدقيق الداخلي - 5

هذه قائمة تحتوي على عدد من الفحوصات اللازمة للوظيفة. من خلال تحديد العناصر الموجودة في القائمة، يمكنك أنت، الفريق أو المتخصص، التعرف على حالة العمل أو صحته.

أثناء العمل على أحد المشاريع، هل وجدت نفسك تعتقد أن هذه ليست المرة الأولى التي تكرر فيها أخطاء واضحة؟ أو هل لاحظت أنه عند أداء مهمة مألوفة، يرتكب الموظفون نفس الأخطاء، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت؟

يمكن استخدام قوائم المراجعة في مجموعة متنوعة من المجالات: هناك قوائم مرجعية للنادلين والطيارين والمسوقين ومصممي الويب.

ستساعدك القواعد التالية لقوائم المراجعة أنت وموظفيك على إنشاء منتج مفيد وعالي الجودة.

قواعد إعداد قوائم المراجعة

1. نقطة واحدة - عملية واحدة

عناصر قائمة التحقق هي الحد الأدنى من العمليات الكاملة. على سبيل المثال، طلب إنتاج بطاقات العمل وتسليم بطاقات العمل إلى المكتب هما عمليتان مختلفتان. ولذلك، يتم عرضها كعناصر منفصلة في قائمة التحقق:

• • تم طلب بطاقات العمل؛
  • بطاقات العمل تسليمها إلى المكتب.

1. يتم كتابة النقاط في شكل إيجابي

الغرض من القائمة المرجعية هو التحقق من جاهزية المهمة، لذلك من الأفضل تكوين العناصر بشكل إيجابي - "تم الطلب والتسليم". قارن بين الصياغة: "طلب بطاقات العمل" و"يتم طلب بطاقات العمل". الخيار الثاني يتطلب المزيد من المسؤولية.

1. العدد الأمثل للنقاط يصل إلى 20

لا يجب أن تكون قوائم المراجعة طويلة. العدد الأمثل للنقاط يصل إلى 20. إذا لزم الأمر، فمن الأفضل تقسيم المهمة إلى عدة مراحل وإنشاء قائمة مرجعية منفصلة لكل مرحلة.

التنفيذ الفعال لقوائم المراجعة:

1. اختبار

بعد إعداد القائمة المرجعية، قم بمراجعة جميع النقاط عقليًا مع الموظف. اكتب ما فاتك. ترتيب النقاط في بالترتيب الصحيح. قم بإجراء التعديلات.

1. تسجيل

يجب أن تبدو قائمة المراجعة جميلة من الناحية الجمالية - عندها سيكون العمل بها أكثر متعة.

1. سهولة الوصول

قم بتنظيم الوصول المشترك إلى المستندات للموظفين بحيث يمكن طباعتها بسهولة في الوقت المناسب. اطبع القائمة الناتجة على شكل جدول (إذا تم ملء القائمة المرجعية كل يوم).

إقرأ أيضاً: أفضل 30 موقعًا لـ Uaneta لشهر أغسطس 2018

فوائد استخدام قوائم المراجعة:

• هيكلة معلومات الموظف. عند تسجيل الإجراءات اللازمة، يفهم الموظف بوضوح التسلسل المطلوبالمهام؛
• زيادة سرعة تدريب الموظفين الجدد. ليست هناك حاجة لتكرار تسلسل العمليات عدة مرات. يكفي تقديم إحاطة قصيرة وإعطاء قائمة مرجعية لها عمل مستقل;
• نتائج عالية، وانخفاض عدد الأخطاء. كما ذكرنا في بداية المقال، تساعد قوائم المراجعة على تجنب الأخطاء والأخطاء الناتجة عن عدم الانتباه؛
• إمكانية تبادل الموظفين؛
• توفير وقت العمل - سيقضي الموظفون وقتًا أقل بكثير في إعادة المهام.

أندري مانوخا، المدير الإبداعي لوكالة الإنترنت UaMaster

هل سبق لك أن فكرت في أن هذه ليست المرة الأولى التي تكرر فيها شيئًا ما لموظف؟ أو لاحظت أنه عند أداء مهمة مألوفة، يرتكب الموظفون نفس الأخطاء المزعجة؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فقد حان الوقت لتوجيه الموظفين إلى إعداد قوائم المراجعة.

قائمة التحقق(قائمة المراجعة) - قائمة تحتوي على عدد من الفحوصات اللازمة لأي عمل. من خلال وضع علامة على العناصر الموجودة في القائمة، يمكن للموظف معرفة حالة/صحة هذا العمل.

لا يمكن المبالغة في تقدير أهمية قوائم المراجعة. بغض النظر عن مدى خبرة الموظف، فإنه يمكن أن ينسى بسهولة في عجلة من أمره تفاصيل مهمة. لنأخذ، على سبيل المثال، الموقف الشائع - الاستعداد للمشاركة في المعرض. هذه مهمة مكلفة للغاية. يمكن أن تكلف إحدى التفاصيل المفقودة - المنشورات غير المطبوعة في الوقت المحدد - نصف الميزانية.

يمكن استخدام قوائم المراجعة في مجموعة متنوعة من المجالات:هناك قوائم مرجعية للنادل والطيارين والمسوقين ومصممي الويب.

فيما يلي قواعد إنشاء قوائم مرجعية من شأنها أن تساعد موظفيك على إنشاء أداة مفيدة وعالية الجودة.

قواعد إعداد قوائم المراجعة

1. نقطة واحدة - عملية واحدة

عناصر قائمة التحقق هي الحد الأدنى من العمليات الكاملة. ماذا يعني ذلك؟

إن طلب إنتاج بطاقات العمل وتسليم بطاقات العمل إلى المكتب هما عمليتان مختلفتان.

ولذلك، يتم عرضها كعناصر منفصلة في قائمة التحقق.

* تم طلب بطاقات العمل
* تسليم بطاقات العمل إلى المكتب

2. يتم كتابة النقاط بصيغة الإيجاب

الغرض من القائمة المرجعية هو التحقق من الاستعداد، لذلك من الأفضل تكوين العناصر بشكل إيجابي - "تم الطلب والتسليم". قارن بين عبارة "طلب بطاقات العمل" و"بطاقات العمل المطلوبة". الخيار الثاني يتطلب المزيد من المسؤولية.

3. العدد الأمثل للنقاط يصل إلى 20

لا ينبغي أن تكون قوائم المراجعة طويلة. العدد الأمثل للنقاط يصل إلى 20. إذا لزم الأمر، فمن الأفضل تقسيم المهمة إلى عدة مراحل وإنشاء قائمة مرجعية منفصلة لكل مرحلة.

مثال لقائمة التحقق:

التنفيذ الفعال لقوائم المراجعة

1. الاختبار

بعد إعداد القائمة المرجعية، قم بمراجعة جميع النقاط عقليًا مع الموظف. اكتب ما فاتك. ضع النقاط بالترتيب الصحيح. قم بإجراء التعديلات.

2. التصميم

يجب أن تبدو القائمة المرجعية ممتعة من الناحية الجمالية - وسيكون العمل بها أكثر متعة.

3. سهولة الوصول

قم بتنظيم الوصول المشترك إلى المستندات للموظفين بحيث يمكن طباعتها بسهولة في الوقت المناسب. اطبع القائمة الناتجة على شكل جدول (إذا تم ملء ورقة الشيك كل يوم).

فوائد استخدام قوائم المراجعة

* هيكلة المعلومات في رأس الموظف. عند كتابة الإجراءات اللازمة، يفهم الموظف بوضوح التسلسل المطلوب للمهام.
* زيادة سرعة تدريب الموظفين الجدد. ليست هناك حاجة لتكرار تسلسل العمليات للمرة المائة. يكفي تقديم إحاطة قصيرة وتقديم قائمة مرجعية للعمل المستقل.
* نتائج عالية، وانخفاض عدد الأخطاء. كما ذكرنا في بداية المقال، تساعد قوائم المراجعة على تجنب الثقوب والأخطاء الإهمالية.
* إمكانية التبادل بين الموظفين .

أمثلة على قوائم المراجعة المفيدة للأعمال التجارية عبر الإنترنت

لديك الوقت لفعل كل شيء، لا تنسى أي شيء ولا ترتكب الأخطاء! سوف تتفاجأ، ولكن مع أفكار مماثلة يذهب الكثير من الناس إلى الفراش أو يستيقظون في الصباح. الناس المعاصرين. ما هي الأساليب والوسائل التي لا تستخدم لزيادة الإنتاجية المهنية والشخصية. يقوم بعض الأشخاص بوضع المنبهات والتذكيرات على أجهزتهم الإلكترونية الشخصية، بينما يقوم البعض الآخر "بالطريقة القديمة" بتغطية كل شيء من حولهم بملصقات ملونة. ولكن هناك خيارًا واحدًا مناسبًا حقًا وهو قائمة المراجعة. ما هو وهل هذا العلاج السحري مناسب للجميع؟

القوائم السحرية التي تم اختبارها في الرحلات الجوية

من المعتقد أن قوائم المراجعة بدأت في الأصل في الاستخدام في مجال الطيران. يتضمن الطيران بالطائرة إجراء عدد من العمليات المعقدة في تسلسل محدد. وبدون نظام التذكير، حتى الطيار ذو الخبرة مع مساعده يمكن أن يرتكب خطأ، والأخطاء في مثل هذه المسألة يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة. ولهذا السبب، يتم تقديم قائمة مرجعية لكل رحلة، باعتبارها "تأمينًا" إضافيًا. ما هذا؟ بشكل أساسي، قائمة تتكون من الإجراءات الفردية التي يجب إكمالها، ويتم تنظيمها في هذه الحالة التسلسل الصحيح. وبما أن هذه الأداة تعمل بشكل مثالي في مجال الطيران، فقد تم اعتمادها و المدنيينالذين مهنهم بعيدة عن الطيران.

من سيستفيد من قوائم المراجعة ولماذا؟

تعد أنظمة التذكير اليومية مفيدة لأي شخص يريد زيادة الإنتاجية الشخصية. إدارة الوقت هي مجال من مجالات المعرفة التي يمكن استخدام مبادئها وتقنياتها الأساسية بنجاح متساوٍ من قبل المدير ورائد الأعمال المبتدئ وأي ربة منزل. تتغير التفاصيل فقط، لأن كل نوع من النشاط له تفاصيله الخاصة. في نسختها القياسية، قائمة المراجعة هي قائمة بالإجراءات والمهام. ولكن إذا لزم الأمر، يمكنك تجميعها في شكل قائمة ببعض العناصر الفردية. يحتفظ العديد من الأشخاص بقوائم التسوق - وهذه في الواقع هي أيضًا قوائم مرجعية، تمامًا مثل أي قوائم أخرى وصفة الطهي، مكتوبة في عمود على شكل مجموعة من المكونات مع توصيات الجرعة. بالمناسبة، في جميع المؤسسات تقريبا تقديم الطعاميتم تعليق مثل هذه التذكيرات في المطبخ للطهاة حتى يتمكنوا من الطهي بشكل أسرع، وذلك باستخدام نصائح حول وزن الحصة وكل منتج محدد يستخدم في طبق معين. في أغلب الأحيان، يتم إنشاء قائمة مرجعية لشخص واحد، ولكن إذا تم حل مهمة معينة بواسطة مجموعة من الأشخاص، فستساعد القائمة أيضًا. في هذه الحالة، من الضروري تقسيم المهمة/الهدف النهائي إلى بنود فرعية، سيتم تنفيذ كل منها من قبل موظف واحد. بعد ذلك، يتم تعيين كل مهمة لمؤدي معين، وإذا لزم الأمر، يصفها لنفسه خطوة بخطوة في قائمة مرجعية شخصية.

القواعد العامة للصياغة

إذا كنت تريد أن تصبح أكثر إنتاجية وأن تنجز المزيد من العمل دون الكثير من الضجة، فقد حان الوقت لمحاولة إنشاء قائمة المراجعة الأولى الخاصة بك. وينبغي أن يكون لمثل هذه الخطة هيكل واضح وجذاب مظهر. يُنصح أيضًا بالحفاظ على تسلسل زمني (يمكنك رفضه إذا كانت جميع المهام مفتوحة). تجنب الفقرات الطويلة، ومن المستحسن أن يتم التعبير عن كل مهمة في 3-4 كلمات، وتأكد من استخدام الأفعال. كيفية إنشاء قائمة مرجعية ستعمل؟ الأمر بسيط - اختر التنسيق المناسب لك: ورقة أو ملاحظة في هاتفك أو ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. في المجموع، يجب أن يكون لديك عمودين، في الأول سيتم تسجيل الرقم وصياغة المهمة نفسها، وفي الثانية سيتم وضع علامة عند اكتمالها. ينصح الخبراء بعدم شطب المهام المكتملة، بل وضع علامة عليها بعلامات التجزئة أو الصلبان.

صياغة المهام بشكل صحيح

لكي تبدأ قوائم المراجعة الخاصة بك في العمل حقًا، من المهم معرفة كيفية صياغة المهام بشكل صحيح. لا يلزم تقسيم المهام التي يتم تنفيذها بانتظام إلى عناصر فرعية، ولكن يُنصح بتقسيم المهام والواجبات لمرة واحدة إلى عناصر فرعية. على سبيل المثال: يُنصح بتدوين المفاوضات مع العملاء الجدد بما لا يقل عن 3 ملاحظات، مع إبراز المواضيع التي تحتاج إلى مناقشتها. إذا كنت بحاجة إلى إرسال تقرير يومي، فاكتب المهمة في فقرة واحدة. تأكد من كتابة أي شيء قد تنساه بالفعل. لتقليل الوقت الذي يستغرقه إكمال المهام، يمكنك أيضًا تدوين ملاحظات تفصيلية في قائمة التحقق، على سبيل المثال، إدخال معلومات الاتصال الخاصة بالأشخاص الذين تخطط للاتصال بهم.

ينصح بعض مخططي الأعمال بتدوين المهام في قائمة مرجعية كما لو كانت قد اكتملت بالفعل. وبناءً على ذلك، لا تكتب "يجب أن يتم..." بل "...تم!". هذه تقنية فعالة إلى حد ما من وجهة نظر نفسية، لكن الأمر سيستغرق بعض الوقت للتعود عليها. نظام وضع العلامات مناسب أيضًا للاستخدام. اختر الخيار الأكثر ملاءمة لك: تمييز النص، والتسطير. لكن حاول ألا تبالغ في الاختيار، وإلا فسوف ينتهي بك الأمر بقائمة مرجعية ملونة ومشرقة للغاية. يجب أن يتم ملء قائمة المهام بلون واحد، وللتمييز، لا تستخدم أكثر من لونين، لتحديد ما هو مهم حقًا.

لا تحاول أن تفعل كل شيء

سؤال شائع بين أولئك الذين بدأوا للتو في العمل مع قوائم المهام: قائمة المراجعة - ما هي خطة العمل الأسبوعية أو اليومية؟ يجب تدوين الأهداف والأنشطة طويلة المدى بشكل منفصل. قائمة المراجعة هي قائمة صغيرة مصممة ليوم واحد. الكمية الإجماليةيجب ألا تتجاوز النقاط 20. وإلا فإنك إما ستفشل أو ستصاب بالإرهاق الشديد، وكلا الخيارين لا علاقة لهما بالإنتاجية. يمكن أن يصبح إنشاء قائمة مرجعية من طقوس المساء أو الصباح المعتادة. في نهاية اليوم، حان الوقت لمراجعة قائمتك وفهم ما إذا كانت جميع المهام المخططة قد اكتملت بالقدر المطلوب.

التحقق مطلوب

لنفترض أنك انتهيت من إنشاء قائمة التحقق الأولى الخاصة بك. ماذا تفعل بعد ذلك؟ الأمر بسيط، الآن هو الوقت المناسب لقراءته بعناية والتحقق منه. أولاً، من المهم ألا ننسى أو نفوت أي شيء. ثانيا، أثناء الفحص، يمكنك ضبط وإضافة شيء ما إذا لزم الأمر. وفقط إذا كنت راضيًا عن كل شيء، يمكنك استخدام القائمة المرجعية للعمل. حاول ألا تنسى تدوين الملاحظات في الوقت المناسب حول إكمال المهام. إذا كنت تعتقد أن إنشاء قوائم المراجعة أمر طويل وصعب، فإننا نسارع إلى ثنيك عن ذلك. للراحة، يمكنك تخزين بعض القوالب، على سبيل المثال، قوائم حزم الأشياء لرحلة عمل، أو المهام الأساسية لكل يوم (بشرط أن تتكرر). في المتوسط، لا يستغرق ملء القائمة المرجعية أكثر من 10 إلى 15 دقيقة مع التحقق؛ ومن المهم فقط اختيار وقت لا يشتت انتباهك فيه أحد أو شيء.

أداة التحليل

قائمة المراجعة ليست مجرد أداة للتذكير وزيادة الإنتاجية. يمكنك أيضًا استخدام قوائم المهام في بيئة الشركة. يمكن للمدير إنشاء قوائم مرجعية لمرؤوسيه، وبمساعدتهم، يراقب ويتحكم في عملية إكمال المهام. هذه الأداة مفيدة أيضًا إذا كنت قد بدأت للتو في العمل على نفسك وتبحث عن أنسب الطرق والخيارات لتوزيع النشاط اليومي. وفي هذه الحالة من الضروري أيضًا التحقق من عدد أو نسبة المهام المكتملة والمهام التي لم يتم حلها يوميًا ثم صياغتها برنامج جديدفي اليوم التالي بناء على النتائج التي تم الحصول عليها. اتضح أن السؤال: "قائمة المراجعة - ما هي؟" يمكن الإجابة عليها على النحو التالي: أداة لزيادة الإنتاجية وتقييمها.

أفعل ذلك مرة كل أسبوعين.

هذه كلها قوائم مرجعية ثابتة. أحيانًا أقوم بإنشاء قائمة مرجعية لحدث لمرة واحدة. على سبيل المثال، إذا كنت أخطط لقضاء إجازة.

كيفية إنشاء قائمة مرجعية؟

1. اختصرها. هذه ليست مقالة. إنها مجرد مجموعة من النقاط. وضوح الصياغة! قاموس بسيط! الهدف هو أن تفهم الجوهر حتى بنظرة سريعة.
2. قم بإزالة العناصر غير الضرورية. قم بتضمين ما قد تنساه فقط. على سبيل المثال، في القائمة المرجعية لكتابة المقالات، لا يوجد عنصر "تشغيل الكمبيوتر المحمول". سأفعل هذا دون تذكير.
3. قم بتسليط الضوء على ما هو مهم. Capslock أو جريئة. الشيء الرئيسي هو عدم المبالغة في ذلك. يكفي تفريغ واحد أو اثنين لكل ورقة.
4. تحرير باستمرار. يجب أن تكون قائمة المراجعة محدثة. هل رأيت تعديلاتي بالقلم الرصاص؟ هنا. عندما يكون هناك الكثير من التعديلات، أقوم بطباعة قائمة المراجعة مرة أخرى.

أين تخزن؟

على الورق، على الهاتف الذكي، في Evernote... أينما يناسبك.

يمكنك حتى تطبيق قائمة التحقق مباشرة على العنصر. على سبيل المثال، كنت أستخدم الملصقات على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بي. لكنها لم تلتصق))

المجموع

قوائم المراجعة بسيطة ومريحة. هذا سيوفر لك الكثير من الوقت. والأعصاب.

لماذا لا يتحدثون عن هذا في المدرسة؟ بدلاً من الوعظ الأخلاقي الغبي مثل: "هل نسيت رأسك؟"