في نهاية مايو 2011، اتخذت وزارة المالية خطوة أخرى نحو تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية - حيث صدر أمر بالموافقة على إجراءات إصدار واستلام الفواتير الإلكترونية. ولكن من أجل أن تصبح حقيقية التأثير الاقتصاديمن استخدام التقنيات غير الورقية، من المهم تحويل جميع تدفقات المستندات* إلى شكل إلكتروني. شركة 1C مستعدة لتزويد مستخدميها بمثل هذه الفرص.

قانون الضرائب في الاتحاد الروسي

فن. 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي بصيغته المعدلة. القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2010 رقم 229-FZ).

القانون الاتحادي رقم 63-FZ المؤرخ 10 يناير 2002 رقم 1-FZ

بتاريخ 25/04/2011 رقم 50 ن

نحن نتحرك نحو تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة

لقد طال انتظار الحاجة إلى التحول إلى التقنيات غير الورقية في الاقتصاد. إن إدخال تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة له تأثير اقتصادي إيجابي: تقليل تكاليف المنظمات على المواد الاستهلاكية، والخدمات البريدية، والحفاظ على أرشيف الوثائق على الورق (تكاليف الورق، والموظفين، واستئجار مساحة للأرشيف، وما إلى ذلك)، وتقليل الوقت اللازم لمعالجة البيانات وتبادلها، مما يقلل من عدد الأخطاء، والقدرة على البحث بسرعة الوثيقة المطلوبةفي الأرشيف الإلكتروني.

الآن الدولة تفعل الكثير في هذا الاتجاه. في عام 2002، تم اعتماد قانون "التوقيع الرقمي الإلكتروني"، الذي حدد الأهمية القانونية للمستندات الإلكترونية الموقعة بالتوقيع الإلكتروني. لسوء الحظ، لا تنطبق أحكام هذا القانون على الفواتير، والتي كان هناك نص خاص بها في قانون الضرائب في الاتحاد الروسي. وقد تم الآن رفع هذا القيد.

في الصيف الماضي، تم إجراء تغييرات على قانون الضرائب في الاتحاد الروسي، مما ينص على إمكانية إعداد وإصدار الفواتير في النموذج الإلكترونيبموافقة متبادلة بين أطراف المعاملة وتوافر الوسائل والإمكانيات التقنية لتلقي هذه الفواتير ومعالجتها (المادة 169 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي بصيغته المعدلة بموجب القانون الاتحادي رقم 229-FZ المؤرخ 27 يوليو 2010) ).

في 6 أبريل 2011، وقع رئيس الاتحاد الروسي على القانون الاتحادي رقم 63-FZ "بشأن التوقيع الالكتروني». قانون جديديهدف إلى القضاء على أوجه القصور في القانون الاتحادي الحالي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيعات الرقمية الإلكترونية"، فضلاً عن توسيع نطاق استخدام التوقيعات الإلكترونية.

وأخيرًا، في 25 مايو 2011، صدر أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن "بشأن الموافقة على إجراءات إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني" مسجلة لدى وزارة العدل الروسية (رقم التسجيل 20860).

سجلت وزارة العدل الروسية إجراءات إصدار واستلام الفواتير الإلكترونية

ينص الإجراء على أن إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني يتم من خلال واحدة أو أكثر متوافقة الوسائل التقنية، مشغلي إدارة الوثائق الإلكترونية. يرجى ملاحظة أن استخدام الفواتير الإلكترونية مسموح به فقط بالاتفاق المتبادل بين أطراف المعاملة. وبالتالي، فإن استخدام المستندات الإلكترونية هو حق وليس التزامًا على الأطراف المقابلة. يحدد الإجراء اليوم الذي يعتبر تاريخ الإصدار وتاريخ استلام الفواتير الإلكترونية، وينظم إجراءات إجراء التصحيحات عليها.

يدخل الإجراء حيز التنفيذ منذ لحظة نشره رسميًا (البند 2 من أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن). في الواقع، يمكن استخدامه بعد ظهور مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية المعتمدين* وموافقة دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا على تنسيقات الفواتير، وسجل الفواتير المستلمة والصادرة، ودفتر المشتريات، ودفتر المبيعات إلكترونيًا النموذج (الفقرة 2 من البند 9 من المادة 169 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) .

ملحوظة:
* يجب أن تتم الموافقة على إجراءات اعتماد الشركات كمشغلي إدارة المستندات الإلكترونية من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا. بعد اعتماد المشغلين، سيتم الاتفاق معهم على آلية التبادل المقابلة ومن ثم دعمها في البرامج الاقتصادية لشركة 1C.

في البرامج الاقتصادية لشركة 1C، سيتم تنفيذ إمكانية إعداد وإصدار الفواتير في شكل إلكتروني بعد الموافقة على المستندات والتنسيقات المذكورة أعلاه.

كان إدخال الفواتير الإلكترونية بمثابة حافز على أوسع نطاق ممكن من استخدام المستندات المحاسبية والضريبية والمالية الأخرى في شكل إلكتروني.

تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة في "1C:Enterprise 8"

بالفعل، قام برنامج 1C: Trade Management 8 بتنفيذ القدرة على تبادل المستندات، والتي لا ينظم القانون إجراءات التبادل الخاصة بها (على سبيل المثال، الفواتير، والفواتير، وكتالوجات المنتجات، وقوائم الأسعار، والأوامر، بما في ذلك المستندات في شكل حر) . التبادل المباشر "البائع - المشتري" ممكن من البرنامج (عبر البريد الإلكتروني أو دليل الملفات المشترك على الخادم).

عند تطوير آلية لتبادل المستندات الإلكترونية في 1C:Enterprise 8، كانت المهمة هي تنفيذ آلية إعداد وتبادل بسيطة باستخدام الواجهة الأكثر ملاءمة. يتم توقيع المستندات رقميًا وإرسالها إلى المستلم بنقرة زر واحدة. إذا اتفق المشاركون في البورصة فيما بينهم على أنه ليس كل المستندات المرسلة يجب أن تكون ذات أهمية قانونية، فعندئذٍ الأنواع الفرديةلا تحتاج المستندات إلى استخدام التوقيع الرقمي.

لسهولة الاستخدام، يحتوي النظام على نظام تلميح مدمج (خطوة بخطوة)، والذي يعلم المستخدم بالإجراء الضروري التالي عند العمل مع مستند إلكتروني.

ولراحة المستخدمين يتضمن البرنامج أيضاً:

• التكوين المرن لخطوات العمل مع المستندات الإلكترونية في وضع المستخدم؛
• إنشاء مستند إلكتروني بعدة تنسيقات مقبولة بشكل عام ويحددها المستخدم؛
• ربط شهادة التوقيع بأنواع معينة من المستندات الإلكترونية الموقعة، وكذلك التحقق من صحة شهادة التوقيع عند الإرسال أو الاستلام؛
• التتبع التلقائي للإصدار الحالي من المستند الإلكتروني وفقًا لوثيقة النظام المحاسبي؛
• عرض قائمة بجميع المستندات الإلكترونية مع خصائص مختصرةفيما يتعلق بوثيقة النظام المحاسبي؛
• الاحتفاظ بسجل مفصل للأحداث المتعلقة بالإجراءات المتعلقة بالمستندات الإلكترونية؛
• عرض محتويات مستند إلكتروني على الشاشة في شكل مطبوع مألوف للمستخدم، أو تثبيت توقيع رقمي أو إرساله إلى مؤلف المستند لمراجعته، بالإضافة إلى القدرة على تحميل مستند إلكتروني مع التوقيعات الرقمية المثبتة عليه دليل على القرص؛
• مقارنة بين نسختين من المستندات الإلكترونية.
• نموذج مريح منفصل لمعالجة المستندات الإلكترونية المعدة للتوقيع، مقسمة حسب شهادات التوقيع للموظفين المسؤولين في المنظمة؛
• الإنشاء التلقائي لوثيقة النظام المحاسبي بناءً على محتويات الوثيقة الإلكترونية المستلمة.

في المستقبل، سيتم تنفيذ تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة في حلول أخرى على منصة 1C:Enterprise 8.

في الختام، نشير مرة أخرى إلى أنه مع إدخال نظام التبادل الإلكتروني للمستندات مع الأطراف المقابلة، أصبح من الممكن تحسين مستوى جودة المعالجة والتبادل معلومات حديثة، تقليل عدد الأخطاء التي تمت مواجهتها أثناء الإدخال "اليدوي"، بالإضافة إلى تقليل كثافة اليد العاملة ووقت معالجة المستندات.

إذا كانت الشركة تخطط للتحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية، فستساعدك توصياتنا في إنشاء خطة عمل. سيخبرونك بكيفية التفاوض مع المقاولين واختيار مقدم الخدمة وإعداد الموظفين للتغييرات في العمل.

إذا كانت الشركة ستتحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) مع الأطراف المقابلة، فقم بتقييم جزء المستندات الذي سيكون من الممكن إرساله إلكترونيًا مسبقًا. يعتمد حجم المشروع وخطة العمل الخاصة به وتكاليف العمالة ونفقات الشركة على ذلك.

كيفية وضع خطة عمل للانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع المقاولين

تقسيم العمل على تحول الشركة إلى إدارة المستندات الإلكترونية إلى كتل:

• القضايا التنظيمية؛
• الأطراف المقابلة.
• تدفق المستندات؛
• طاقم عمل؛
• مزود؛
• ميزانية.

قم بإدراج المهام التي سيتم إكمالها داخل كل كتلة (انظر.

). اضبط القائمة إذا لزم الأمر. لنفترض أن الشركة قد لا تحتاج إلى الأتمتة: فمن الملائم تتبع حالة تسجيل المستندات من خلال النظام المحاسبي للشركة، ولكن إذا لم يكن حجم تدفق المستندات كبيرًا، فلن تؤتي تكاليف الأتمتة ثمارها.

قرر بنفسك الترتيب الذي ستتبعه لتنفيذ الخطوات المذكورة أعلاه. يمكن تنفيذ بعض الأعمال في وقت واحد، على سبيل المثال، تطوير مواد العرض التقديمي للموظفين والتفاوض مع المقاولين.

كيفية التفاوض مع الأطراف المقابلة بشأن الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية

قسّم الأطراف المقابلة للشركة إلى أربع مجموعات. وسيتعين على كل مجموعة اتباع نهج خاص من أجل الاتفاق على الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية. من الممكن ألا يتفق جميع الأطراف المقابلة، فسيتعين عليك الاستمرار في تبادل المستندات الورقية معهم أو إنهاء التعاون.

الأطراف المقابلة الهامة التي تستخدم إدارة المستندات الإلكترونية.تعمل هذه الشركات بالفعل مع مقدمي الخدمات الخاصين بها، وربما ليس مع المنظمات التي تنوي شركتك التعاون معها. ويمكنك التعامل مع الأطراف المقابلة من هذه المجموعة على النحو التالي:

1. فكر فيما إذا كان من المستحسن الدخول في اتفاقية مع المزود الذي يتعاون معه المشتري (المورد).

2. اكتشف ما إذا كان هناك تجوال بين المزود المقصود لشركتك ومزود الطرف المقابل.

3. قم بدعوة الطرف المقابل لإبرام اتفاقية مع المزود الذي تختاره شركتك.

الأطراف المقابلة الهامة التي لا تستخدم إدارة المستندات الإلكترونية.إذا رفض المشتري (المورد) استخدام إدارة المستندات الإلكترونية، ولم يكن من المربح للشركة التوقف عن التعاون معه، فتابع وفق أحد السيناريوهين:

1. استخدم مع مثل هذا الطرف المقابل .

2. حدد موعدًا وحاول إقناعهم باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية.

وعد بأنك ستتسامح مع أوجه القصور المحتملة وستساعد في إنشاء تدفق المستندات الإلكترونية في العمل مع شركتك.

صغيرالأطراف المقابلة الذين يستخدمون إدارة المستندات الإلكترونية.ويمكن تطبيق نفس الخيارات على هذه المجموعة من المشترين والموردين فيما يتعلق بالأطراف المقابلة الهامة. لكن يُنصح بإجراء المفاوضات على شكل مراسلات حتى لا يضيع الوقت الإضافي. إذا لم يتم التوصل إلى اتفاق، فقد يكون من الأسهل رفض التعاون.

صغيرالأطراف المقابلة الذين لا يستخدمون إدارة المستندات الإلكترونية.إذا لم يكن المشتري (المورد) أحد الشركاء الرئيسيين للشركة، فحاول تحفيزه على استخدام إدارة المستندات الإلكترونية مع مزود مناسب لك. خيارات:

1. أعلن، على سبيل المثال، اعتبارًا من بداية الربع الجديد، أن شركتك تقبل وترسل المستندات في شكل إلكتروني فقط.

2. خذ عمولة إذا خسر الطرف المقابل وأرسلت التكرارات. غرامة إذا قدم المستندات الأصلية بعد الموعد النهائي. تطبيق هذه التدابير فيما يتعلق بالمشترين (الموردين) الذين لا يقومون بتسليم الأوراق في الوقت المحدد.

ل الشركات الصغيرةالذين يتبادلون المستندات الورقية، فإن الأمر يستحق إعداد عرض تقديمي واضح. إذا فهم الأطراف المقابلة الفروق الدقيقة في إدارة المستندات الإلكترونية، فسيكون من الأسهل إقناعهم بتغيير إجراءات عملهم. من الصعب مقابلة جميع المشترين والموردين الصغار للشركة، لذا فإن العرض التقديمي سيكون مقنعًا.

كيفية اختيار مزود إدارة المستندات الإلكترونية

إذا كان لدى الشركة العديد من الأطراف المقابلة، فمن المرجح أن تعمل مع العديد من مقدمي الخدمة. حاول تقليل عدد الأخير.

اختر مقدمي الخدمة:

• مع من يعمل بالفعل الأطراف المقابلة للشركة والذين يمكنك تحويل حجم كبير من المعاملات إليهم؛
• والتي لديها الحد الأقصى للتجوال.
• والتي يمكنها استخدام شهادات توقيع الشركة (إن وجدت).

لا ينبغي أن يؤخذ عامل السعر في الاعتبار. إذا لم يكن لدى المزود خدمة التجوال مع مقدمي الخدمة من الأطراف المقابلة لك، فهو غير مناسب، حتى لو كانت خدماته أرخص.

كيفية إضفاء الطابع الرسمي على تدفق المستندات الخاصة بالشركة

قبل التبديل إلى إدارة المستندات الإلكترونية، تحتاج إلى إضفاء الطابع الرسمي على حركة مستندات الشركة. قم بالإنشاء أو التعديل إذا لزم الأمر:

1. قائمة المستندات التي تستخدمها الشركة عند العمل مع الأطراف المقابلة.

2. القائمة الحالية للمسؤولين المشاركين في تدفق الوثائق. يرجى الإشارة إلى من:

• ينشئ مستندًا - ويحمله إلى حساب شخصيمزود؛
• يوقع الوثيقة. سيحتاج هؤلاء الموظفون إلى تسجيل دخول وكلمة مرور لإدخال حساباتهم الشخصية وشهادات التوقيع الإلكتروني؛
• يتحكم في توقيع المستند من قبل الطرف المقابل؛
• طباعة المستند وحفظه في مجلد أو حفظه على خادم الشركة.

ويجب تحديث هذه القائمة باستمرار. بمجرد مغادرة الموظف، يجب إلغاء توقيعه الإلكتروني وإصداره للشخص المعين حديثاً.

إعداد وتوثيق في اللائحة الداخلية جدول زمني لحركة الوثائق من لحظة إنشائها إلى إرسالها إلى الأرشيف (انظر . ).

كيفية إعداد موظفي الشركة للانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية

مدى سرعة ونجاح الشركة في التحول إلى ، يعتمد على الموظفين. ولمنعهم من تخريب المشروع، من المهم عدم إجبارهم، بل إقناعهم بفوائد الابتكار.

أحد عناصر التكلفة المهمة عند تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية هو الدفع مقابل وقت عمل الموظفين، والذي سينفقونه على التدريب للعمل فيه نظام جديدوحل حالات الطوارئ. إجراء جهود توعية وتدريب مركزية لتقليل هذه التكاليف.

ابدأ بالشرح والتدريب مسبقًا - عندما قررت الإدارة التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية. تنظيم عرض تقديمي لشرح مبادئ العمل لجميع العاملين في الشركة بما في ذلك الموظفين الذين لا يشاركون في إدارة المستندات الإلكترونية.

إيلاء اهتمام خاص لتدريب الموقعين. خلق مفهومة و تعليمات مفصلة، ويفضل أن يكون ذلك مع لقطات الشاشة: الموقع الذي يجب الانتقال إليه، وما هي المعلومات التي يجب إدخالها وأين، وما هي الأزرار التي يجب الضغط عليها وفي أي لحظة، وكيفية العمل مع شهادة التوقيع.

ستساعد الحجج التالية في إقناع الموظفين بدعم مشروع إدخال إدارة المستندات الإلكترونية:

• من حيث مستوى مسؤولية المسؤول، فإن التوقيع الإلكتروني لا يختلف عن التوقيع المادي؛
• تتيح لك إدارة المستندات الإلكترونية إنشاء المستندات ومعالجتها بسرعة. لا يتعين عليك الاتصال ومعرفة متى سيقوم الطرف المقابل بالتوقيع وإرسال المستند المطلوب؛
• لن تضيع الوثائق. سيكون من الأسهل العثور عليهم.

كيفية تخطيط تكاليف تنفيذ إدارة الوثائق الإلكترونية

يتكون من الأجزاء التالية:

1. تكلفة خدمات المزود هي 10000-20000 روبل. في السنة، يعتمد على خطة التعريفة. تعرف على الأسعار والميزانية المخصصة لهم.

2. تكلفة شهادة التوقيع الإلكتروني هي 1000-2000 روبل. في السنة، يعتمد على خطة التعريفة الخاصة بالشركة المصنعة للشهادة.

3. رواتب الموظفين - مدفوعات إضافية أو تكلفة الوقت الذي لن يقضيه الموظفون في واجباتهم المباشرة. تعتمد التكاليف على مدة المهام وتكلفة ساعة عمل الموظف.

ستكون أنواع العمل التالية كثيفة العمالة: الاجتماعات و المحادثات الهاتفيةمع المقاولين، وإعداد العروض التقديمية والتعليمات للمقاولين والموظفين في شركتك، وتدريب الموظفين، وحل حالات الطوارئ (انظر. ). خطط كم من الوقت سيستغرق.

الميزانية ليس فقط رواتب الموظفين، ولكن أيضا المساهمات الاجتماعية منهم.

4. تكلفة الأتمتة - تعتمد على المهام التي تريد الشركة حلها، ومدى تعقيد تنفيذها، وتكلفة ساعة عمل المطور.

أعدت من المواد

نائب المدير العامتاكسكوم ذ.م.م

تستخدم الغالبية العظمى من المحاسبين برامج كمبيوتر متخصصة ويقدمون تقارير إلكترونية إلى مأمورية الضرائب والصناديق. فلماذا لا تتواصل "إلكترونيًا" مع نظرائك؟ لماذا تطبع مجموعات من الورق بينما يمكنك إنشاء المستندات الإلكترونية وتخزينها؟ لقد قيل لنا كيفية القيام بذلك من قبل شركة تقدم خدمات إدارة المستندات الإلكترونية.

إيجور فلاديميروفيتش، من فضلك أخبرنا ما هي إدارة المستندات الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:تعد إدارة المستندات الإلكترونية وسيلة لتنظيم العمل مع المستندات، عندما يتم إنشاء الجزء الأكبر من أصولها في شكل إلكتروني، دون استخدام الوسائط الورقية. يرجى ملاحظة أنه مع تدفق المستندات في شكل إلكتروني، يتم إنشاء النسخ الأصلية، وليس فقط النسخ الإلكترونية. وثائق ورقية. يمكن تجميع المستندات الإلكترونية بالتنسيقات المعتمدة في معظم برامج المحاسبة. ولكن لكي تكون الوثيقة الإلكترونية ذات أهمية قانونية، يجب ألا تتوافق فقط مع التنسيقات المعتمدة وأن تحتوي على تفاصيل إلزامية، بل يجب أيضًا أن يتم توقيعها بتوقيع إلكتروني.

بعد إنشاء مستند، يمكنك التوقيع عليه فورًا بالتوقيع الإلكتروني في العديد من برامج المحاسبة، ولكن ليس كلها.

إذا تم إرسال مستند إلكتروني إلى الطرف المقابل، فيجب إرساله وفقًا لإجراءات تبادل المستندات الإلكترونية.

ما هو نوع الإجراء المتبع في تبادل المستندات الإلكترونية؟ ما نوع التوقيع الإلكتروني الذي يجب توقيعه على المستند الإلكتروني؟

نشكر كبير المحاسبين في شركة ذات مسؤولية محدودة "شركة "ANIS-98"" على موضوع المقابلة المقترح أولغا فلاديميروفنا سالتيكوفا،موسكو.

IV. موراشكينتسيف:سيكون هذا الترتيب مختلفًا بالنسبة للمستندات المختلفة. الفواتير الإلكترونية لها متطلبات خاصة وأكثر صرامة. يجب أن يتم توقيعها بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز وإرسالها من خلال مشغل إدارة المستندات الإلكترونية النظام، تمت الموافقة عليه. بأمر من وزارة المالية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن.

يعد التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز بمثابة نظير لختم المنظمة إلى جانب توقيع الشخص المسؤول. وهي مصحوبة بشهادة مفتاح التحقق المؤهلة. يمكن لمراكز التصديق المعتمدة فقط إصدار مثل هذه التوقيعات الإلكترونية قانون 04/06/2011 رقم 63-FZ. المستندات التي تم توقيعها بتوقيع رقمي إلكتروني بموجب قانون EDS القديم، والذي لن يعد صالحًا اعتبارًا من 1 يوليو قانون 10 يناير 2002 رقم 1-FZ، تعتبر موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل محسّن.

في بعض الصناعات، على سبيل المثال في إنتاج المجوهرات، يُنصح بنقل ليس فقط المستندات الخارجية، ولكن أيضًا بعض المستندات الداخلية للمنظمة من خلال مشغل. لا تحتاج المستندات الداخلية عادةً إلى التوقيع بتوقيع مؤهل محسّن. وفقًا لتقدير المنظمة نفسها، قد يكون التوقيع الإلكتروني المعزز غير المؤهل أو حتى البسيط كافيًا.

يتم أيضًا إصدار التوقيعات المحسنة غير المؤهلة عن طريق مراكز التصديق، ويمكن أن تكون أرخص من التوقيعات المؤهلة. التوقيع البسيط عبارة عن تشفير أو كلمة مرور تسمح لك بالتعرف على منشئ المستند. يمكنك إضافة مثل هذا التوقيع باستخدام برنامج كمبيوتر، وسيتطلب تكلفة أقل من شراء توقيع محسّن.

يمكن إرسال المستندات الخارجية، باستثناء الفواتير، إلى الأطراف المقابلة عبر البريد الإلكتروني البسيط. وباتفاق الطرفين، يمكن التوقيع عليها إما بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز أو معزز غير مؤهل. لكن استخدم نظام خاصتعد إدارة المستندات الإلكترونية أكثر ملاءمة، لأنها تتيح لك تلقي إشعار على الفور بأن شريكك قد تلقى المستند. ويمكنه بدوره التوقيع عليه فورًا وإرساله إليك.

ما هي أفضل طريقة للبدء في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:عادةً ما تقرر الشركات التي لديها العديد من الأطراف المقابلة وكمية كبيرة من تدفق المستندات الخارجية التحول إلى استخدام المستندات الإلكترونية. نظرًا لأن تبادل المستندات الإلكترونية، وخاصة الفواتير، لا يمكن تحقيقه إلا بالاتفاق المتبادل بين الطرفين البند 1 الفن. 169 قانون الضرائب للاتحاد الروسي، فأنت بحاجة أولاً إلى مناقشة إمكانية التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع نظرائك العاديين. ثم يجب عليك اختيار مشغل إدارة المستندات الإلكترونية وإبرام اتفاقية معه. تم نشر قائمة مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية المدرجين في شبكة Trust التابعة لدائرة الضرائب الفيدرالية موقع خدمة الضرائب الفيدرالية .

ما هي المعايير التي يجب أن تبحث عنها عند اختيار المشغل؟

IV. موراشكينتسيف:كقاعدة عامة، يوفر مشغلو إدارة المستندات الإلكترونية الفرصة لتبادل المستندات الإلكترونية مع العديد من الأطراف المقابلة في وضع الاختبار. خلال هذه "التشغيل التجريبي"، ستتمكن من فهم الواجهة الأكثر ملاءمة لك وما إذا كان من السهل دمج برنامج المحاسبة الخاص بك مع نظام إدارة المستندات الخاص بالمشغل.

كلما زادت صعوبة الجمع بين برنامج محاسبي ونظام إدارة المستندات الإلكتروني، زادت تكلفة تنفيذ النظام. يرجى أيضًا الانتباه إلى تكلفة إرسال المستندات الإلكترونية. عادة ما تكون تكاليف الشحن هي نفسها كما في الاتصالات المتنقلة: "المتصل" أي مرسل الوثيقة الإلكترونية هو الذي يدفع. غالبًا ما يلزم إرسال المستندات الإلكترونية كمجموعة. في هذه الحالة، قد تكون هناك رسوم مقابل إرسال مجموعة من المستندات، على سبيل المثال فاتورة وشهادة إنجاز العمل أو فاتورة.

هل من الضروري الدخول في نفس الوقت في اتفاقية مع مركز التصديق - وهي منظمة تصدر التوقيعات الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:يعد هذا أمرًا إلزاميًا لتدفق المستندات الخارجية. يجب أن يزود مركز الشهادات جميع المشاركين في تدفق المستندات بالتوقيعات الإلكترونية. الشركات التي تقدم التقارير إلكترونيًا قد أبرمت بالفعل مثل هذه الاتفاقيات. إذا كنت تستخدم التدفق الداخلي للمستندات فقط، فهذا يعتمد على رغبتك. يمكن توقيع المستندات الداخلية بتوقيع إلكتروني بسيط، وفي هذه الحالة ليست هناك حاجة لإبرام اتفاقية مع سلطة التصديق.

يمكن للأطراف المقابلة استخدامها أنظمة مختلفةإدارة الوثائق الإلكترونية؟ أم أنه من الممكن استلام المستندات فقط إذا أرسلها شريكك عبر نفس المشغل؟

IV. موراشكينتسيف:حاليا، لسوء الحظ، لا يوجد تجوال داخلي بين المشغلين. لذلك، من أجل الحصول على المستندات، تحتاج إلى الاتصال بنفس المشغل مثل الشركة التي ترسل المستندات. لذلك، إذا كان الأطراف المقابلة لديك يعملون من خلال مشغلين مختلفين، فمن أجل تبادل المستندات مع الأطراف المقابلة، سيتعين عليك الدخول في اتفاقية مع كل مشغل.

نأمل أن يعمل التجوال خلال هذا العام ومن ثم سيكون من الممكن قبول المستندات المرسلة من خلال مشغلين آخرين.

هل من الضروري النص بشكل منفصل على استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني في العقود مع الأطراف المقابلة؟

IV. موراشكينتسيف:لا، ليس عليك القيام بهذا. ويكفي لتبادل العادي عن طريق البريد الإلكتروني(لا يحتاجون إلى التصديق على التوقيعات الإلكترونية) أو الرسائل الورقية عن طريق الفاكس، حيث يتم تأكيد الموافقة على استخدام المستندات الإلكترونية كتاب وزارة المالية بتاريخ 01/08/2011 رقم 03-07-09/26. أو، على سبيل المثال، يمكن لأحد الأطراف المقابلة دعوة آخر من خلال المشغل الخاص به، كما يحدث عند دعوة "الأصدقاء" على الشبكات الاجتماعية، ويمكن للآخر قبول هذه الدعوة. ومع ذلك، إذا كان الطرف المقابل لا يرغب في تلقي المستندات إلكترونيًا، فسيتعين عليك الاستمرار في إرسال المستندات الورقية إليه.

حسنًا، لقد اتفقنا مع شركائنا، واخترنا مشغلًا أو حتى عدة مشغلين. ماذا تفعل بعد ذلك؟

IV. موراشكينتسيف:نحتاج الآن إلى تكييف العمليات التجارية للشركة مع تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية عند العمل مع المقاولين:

تطوير واعتماد إجراء لإدارة المستندات الإلكترونية؛
تعيين المسؤولين عن صيانتها؛
تنظيم أرشيف إلكتروني للوثائق المستلمة والمرسلة؛
تحدد في السياسة المحاسبية قواعد إنشاء واستلام وتخزين المستندات الإلكترونية، وتعيين المسؤولين عن إنشاء المستندات الإلكترونية وتوقيعها.

يجب تزويد كل موظف مخول بالتوقيع على المستندات الإلكترونية بتوقيع إلكتروني، لأنه لا يمكنك نقل توقيعك إلى أشخاص آخرين.

هل أحتاج إلى طباعة المستندات الإلكترونية وتخزينها في شكل ورقي؟

IV. موراشكينتسيف:لا، ليس من الضروري، على الرغم من أن الكثيرين يواصلون القيام بذلك بالطريقة القديمة. يتم تخزين جميع المستندات الإلكترونية المرسلة والمستلمة في أرشيف إلكتروني. ويجب تنظيم أرشيفك الإلكتروني بحيث يمكنك، إذا لزم الأمر، على سبيل المثال، بناءً على طلب مفتشية الضرائب، العثور بسرعة على المستندات المطلوبة وإرسالها إلى مفتشية الضرائب إلكترونيًا، بنفس الطريقة التي يتم بها الآن إرسال التقارير الإلكترونية .

وإذا طلب مأمورية الضرائب أو المدقق نسخة ورقية من مستند إلكتروني، هل سيكون من الواضح أن هذه نسخة من المستند الإلكتروني وأن المستند الإلكتروني موقع من الطرفين؟

IV. موراشكينتسيف:يمكنك طباعة المستند الإلكتروني والحصول على نسخة ورقية. ستتم طباعة هذه النسخة تلقائيا كونها نسخة ورقية من مستند إلكتروني وتم توقيع الأصل إلكترونيا من قبل الأطراف. يمكن استخدام نسخة ورقية، إذا تم تنفيذها بشكل صحيح، أي مصدقة بتوقيع وختم المنظمة أو موثقة، بنفس طريقة استخدام نسخة من المستند الورقي الأصلي.

هل يمكن إنشاء جميع المستندات إلكترونيًا؟

IV. موراشكينتسيف:يمكن إنشاء المستندات في شكل ورقي وإلكتروني. إذا تم توقيع مستند إلكتروني بتوقيع إلكتروني مؤهل، فإنه يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا باليد البند 5 الفن. 9 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ؛ البند 1 الفن. 6 من قانون 04/06/2011 رقم 63-FZ. هناك تنسيقات إلكترونية معتمدة من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية للفاتورة ومذكرة الشحن TORG-12 وشهادة إتمام العمل. يمكن إنشاء مستندات أخرى بأي تنسيق، مثل النص أو pdf.

ولكن هناك وثيقة يجب كتابتها على الورق. هذه بوليصة شحن. ولا يمكن حتى الآن توفير إمكانية قراءتها إلكترونيًا أثناء السفر.

بالإضافة إلى المستندات المنظمة للعلاقة بين صاحب العمل والموظف، على سبيل المثال طلب التوظيف، عقد العمل، ويجب أيضًا كتابتها في شكل ورقي.

ما هي متطلبات الأجهزة وأجهزة الكمبيوتر المتصلة بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:وينطبق الشيء نفسه على أجهزة الكمبيوتر التي يتم من خلالها إرسال التقارير الإلكترونية إلى مكتب الضرائب والسلطات التنظيمية الأخرى. يجب أن يكون لكل مكان عمل متصل بنظام إدارة المستندات الإلكترونية قناة إنترنت مستقرة ويجب تثبيت برنامج Crypto-Pro أو برنامج آخر مماثل للعمل مع المفاتيح الإلكترونية.

ما هي المخاطر التي قد تنشأ عند إنشاء وإرسال المستندات الإلكترونية وكيفية تجنبها؟

IV. موراشكينتسيف:في رأيي، لا توجد مخاطر جدية. الشيء الوحيد هو أنك بحاجة إلى توخي الحذر الشديد، والقيام بكل شيء في الوقت المحدد وعدم ارتكاب الأخطاء في المستندات الإلكترونية، وخاصة الفواتير. إن لوائح إصدار وإرسال الفواتير صارمة للغاية. ولتصحيح الخطأ في الفاتورة المقدمة، عليك إعادة إرسال الفاتورة المصححة.

لكن لا يمكنك ترحيل فاتورة جديدة باستخدام تاريخ مضى بالفعل.

يتم الترقيم المستمر للفواتير في برنامج المحاسبة. لا يهم ما إذا كنت ترسل فواتير ورقية أو إلكترونية وما إذا كنت تستخدم شركة نقل واحدة أو أكثر.

ما هي التكلفة التقريبية لإرسال واستلام مستند إلكتروني؟

IV. موراشكينتسيف:لقد بدأ للتو في الظهور سعر مستقر في السوق لهذه الخدمات. اليوم يمكن أن تتراوح من 1 إلى 5 روبل. لإرسال وثيقة إلكترونية واحدة. بالإضافة إلى ذلك، يتقاضى بعض المشغلين رسوم اشتراك. عادةً ما يكون استلام المستندات الإلكترونية مجانيًا.

وعلى أية حال، فهو أرخص من إرسال المستندات بالبريد العادي، خاصة لمسافات طويلة. بالإضافة إلى تقليل تكلفة طباعة وتخزين المستندات الورقية.

وفقًا لمراجعات الشركات التي بدأت في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية، فإن التوفير عند التحول إلى تبادل المستندات مع الأطراف المقابلة إلكترونيًا يمكن أن يصل إلى حوالي 2٪ من إجمالي مبيعات الشركة.

تدفق المستندات بين الشركات (تدفق المستندات الإلكترونية الخارجية)

الفصل 1. الانتقال إلى تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة: من أين تبدأ، ما تحتاج إلى معرفته

ايكاترينا ميكيفا
كارينا قسيس
17 مايو 2017 2:43 مساءً

غالبًا ما يتم الحديث عن إدارة المستندات الإلكترونية كثيرًا، ولكن التنقل كميات كبيرةالمصطلحات الجديدة صعبة، والأصعب من ذلك هو فهم كيفية عمل كل شيء. تم تصميم سلسلة المقالات "المحاسب والمستند الإلكتروني" خصيصًا لتخبر بلغة يسهل الوصول إليها كل ما يحتاج المحاسب إلى معرفته حول هذا النوع من التفاعل. كيف تبدأ التبادل؟ كيفية العمل مع المستندات الأولية الإلكترونية وتقديم التقارير في شكل جديد؟ ستجد إجابات لهذه الأسئلة وغيرها في قضايانا.

سنتحدث في الفصل الأول عن كيفية التحول إلى التفاعل الإلكتروني مع الأطراف المقابلة وما هو مطلوب لبدء التبادل.

نظرة من الأعلى: هل التغيير مطلوب؟

صيانة محاسبةترتبط ارتباطًا وثيقًا بتدفق المستندات. لقد تم تحسين مخططات العمل مع المستندات الورقية لعقود من الزمن. اليوم تم استبدالهم بأخرى إلكترونية.

دعونا نلقي نظرة على الوضع الحالي من الأعلى: تقوم العديد من الشركات بأتمتة عملياتها التجارية الداخلية جزئيًا أو كليًا من خلال تنفيذ أنظمة المعلومات. لكن عمل المنظمة لا يقتصر على العمليات الداخلية؛ بل من الضروري أيضًا التفاعل مع الأطراف المقابلة.

على سبيل المثال، بعد الانتهاء من معاملة تجارية، يقوم المحاسب بإعداد تقرير إنجاز العمل في نظامه المحاسبي، وطباعته وإرساله عن طريق البريد أو البريد السريع. يقوم الطرف المقابل، بعد استلام المستند، بمسحه ضوئيًا وإدخاله فيه نظام المعلومات، إن وجدت. ثم يقوم المحاسب بإدخال الإدخالات يدويًا في النظام المحاسبي، و إلزامييحفظ الورقة الأصلية. مريح؟

الوضع متناقض: يتم تحسين العمليات الداخلية، ولكن العمليات الخارجية ليست كذلك. علاوة على ذلك، فإن هذا الأخير هو الذي يؤدي إلى تقليل حقيقي للتكاليف، سواء المادية أو الوقت. يستغرق تسليم المستندات الورقية أيامًا وأسابيع ثمينة، بينما يتم نقل المستندات الإلكترونية في غضون دقائق.

طرق التبادل

لذلك، قررت نقل المستندات الإلكترونية إلى الطرف المقابل. يقرر كلا الطرفين بشكل مستقل كيفية تنظيم التفاعل. هناك خياران رئيسيان:

● التبادل مع الطرف المقابل مباشرة يمكنك البدء بإبرام اتفاقية مبدئية تحدد بالتفصيل الإجراء وشروط الإجراء. إذا استخدم كلا الطرفين المقابلين توقيعًا إلكترونيًا مؤهلاً معززًا، فلا يلزم إبرام الاتفاقية وفقًا لذلك، وفي حالات أخرى يكون ذلك ضروريًا. الميزة الواضحة لهذا الخيار هي أنك لا تحتاج إلى الدفع للمشغلين مقابل إرسال المستندات؛ يمكنك استخدام البريد الإلكتروني العادي. ولكن لا يُسمح بإرسال جميع الملفات مباشرة إلى الطرف المقابل.

● خيار آخر هو تبادل الفواتير من خلال مشغل إدارة المستندات الإلكترونية (مشغل EDO SF). هذه الطريقة أفضل، فقط لأنك تتصل بشبكة المشغل مرة واحدة، وتنضم إلى لوائح الصرف وتعمل في الخدمة. يتمتع ممثلو EDI للأسطول الشمالي بالقدرات التكنولوجية والشخصية والقانونية لضمان التفاعل المشروع مع أي مستندات إلكترونية، والأهم من ذلك، العمل مع الفواتير.

كثيرًا ما يُسألنا، لماذا نحتاج إلى عامل إذا كان بإمكاننا التبادل مباشرة؟ الشيء الأول والأهم هو أنه عند التبادل المباشر، أي بدون مشاركة المشغل، لن تتمكن من تبادل الفواتير الإلكترونية. وفقًا لأمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 10 نوفمبر 2015 رقم 174 ن "عند الموافقة على إجراءات إصدار واستلام الفواتير في شكل إلكتروني عبر قنوات الاتصالات باستخدام توقيع إلكتروني مؤهل معزز"، يجب أن يتم تبادل الفواتير الإلكترونية يتم تنفيذها من خلال مشغل EDI SF، لأنه إذا لزم الأمر، يمكن للمشغل تأكيد حقيقة إصدار أو استلام ESF والمستندات الأخرى.

كارينا قسيس، محللةسينردوكس.

ثلاث خطوات بسيطة لتبادل البيانات الإلكترونية (EDI).

يعد تبادل المستندات الإلكترونية من خلال مشغل EDF SF هو الخيار الأكثر قبولًا، لذلك سننظر فيه بمزيد من التفصيل. لبدء العمل في الخدمة المقابلة، تحتاج إلى:

● الاتصال بالمشغل.

● شراء شهادة التوقيع الإلكتروني وأدوات حماية التشفير (CIPF) أو التوقيع الإلكتروني السحابي (عند شرائه، لا يلزم CIPF)، للحصول على تفاصيل استخدامه، اتصل بالمشغل الخاص بك؛

● ربط الأطراف المقابلة بمساعدة المشغل أو بمفردك.

يعتني متخصصو EDO SF بمعظم المشكلات التنظيمية. إن توفير تجربة مريحة للمستخدمين هو مهمتهم الرئيسية.

الاتصال بالمشغل

بادئ ذي بدء، اتصل بالمشغل، ومناقشة التكلفة وشروط الاتصال. للاتصال بالخدمة، يجب عليك التسجيل باستخدام معلومات تسجيل الدخول وكلمة المرور أو شهادة التوقيع الإلكتروني. لبدء العمل، يجب على العميل قبول القواعد، وتوقيع اتفاقية الترخيص (العرض العام)، وتحديد التعريفة ودفع الفاتورة.

شراء شهادة التوقيع الإلكتروني ووسائل الحماية المشفرة

يمكنك الحصول على المستندات ذات الصلة من أي مركز اعتماد معتمد من قبل وزارة الاتصالات والإعلام في الاتحاد الروسي (قائمة المراجع المصدقة المعتمدة). غالبًا ما يكون هؤلاء هم مشغلو تدفق المستندات الإلكترونية SF أنفسهم. خيار آخر هو أنهم يقدمون خدمات التصديق من خلال شركائهم.

وفق القانون الاتحاديرقم 63 "في التوقيع الإلكتروني" شهادة التوقيع الإلكتروني المستخدمة من قبل الشركة ( كيان قانوني) ، كما يحدد محددًا فرديولكن يتصرف نيابة عن الشركة على أساس الميثاق أو التوكيل. وبطبيعة الحال، لا يمكن نقل الشهادات إلى أشخاص آخرين. لا يمكنك جعل شخص ما يوقع توقيعك على المستندات. وأيضًا، وفقًا للأمر رقم 174ن المؤرخ 10 نوفمبر 2015، تعتبر الفاتورة الإلكترونية المرسلة عبر قنوات الاتصال "منشأة من أحد المشاركين في إدارة المستندات الإلكترونية إذا تم توقيعها بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز لشخص مفوض" مملوكة للشخص المرخص له بالمشارك."

كارينا قسيس، محللةسينردوكس.

التوقيع الإلكتروني هو تسلسل معين من الأحرف المرفقة بالمستند. هناك ثلاثة أنواع من ES: بسيط، معزز غير مؤهل، معزز مؤهل.

وفقًا للقانون الاتحادي رقم 63 "بشأن التوقيعات الإلكترونية"، يتم الاعتراف بالوثيقة التي تحتوي على توقيع إلكتروني بسيط أو معزز غير مؤهل كمستند ورقي موقع باليد.

يشبه التوقيع الإلكتروني المؤهل المحسّن التوقيع المكتوب بخط اليد والتوقيع المطبوع على الورق. إنه في حضوره تعترف دائرة الضرائب الفيدرالية بالقوة القانونية للوثيقة.

وسيلة حماية معلومات التشفير (CIPF) هي برنامج خاص، الذي يقوم بتشفير وفك تشفير البيانات المرسلة. من الضروري في خدمات التبادل إنشاء التوقيعات الإلكترونية والتحقق منها. يمكن شراء ترخيص حق الاستخدام من خلال المشغلين. كما أن بعضهم لديه القدرة على العمل مع التوقيعات الإلكترونية السحابية. على سبيل المثال، يمكن لمشتركي Synerdocs طلبه واستخدامه بشكل فعال لتوقيع المستندات في الخدمة.

ربط الأطراف المقابلة

بالطبع، لا يمكنك تبادل المستندات الإلكترونية إلا مع الأطراف المقابلة المرتبطة بالفعل بخدمة التبادل. نفس الشيء مع الشبكات الاجتماعية: لا فائدة من التسجيل إذا لم يكن هناك أصدقاء هناك. ومع ذلك، قد يتبع الآخرون شركتك في التجربة. هناك مواقف يحتاج فيها الأطراف المقابلة فقط إلى حافز إضافي أو وصول تفضيلي أو مجاني لفترة من الوقت. سيساعدك مشغل EDO SF في حل جميع أسئلتك، لأنه هو نفسه مهتم بالدعم عالي الجودة لمستخدميه وتوصيل المشتركين الجدد.

لا يهم أي مشغل EDF لـ SF يستخدمه الطرف المقابل، يمكنك الاتصال بمشغل واحد، والطرف المقابل بمشغل آخر. اليوم، يقوم عدد من المشغلين الرائدين بتطوير تكنولوجيا التجوال واستخدامها بنشاط. يمكنك أيضًا استخدام خيارات أخرى لتنظيم التفاعل مع الأطراف المقابلة.

إذا كنت أنت والطرف المقابل متصلين بخدمات مختلفة ولسبب ما لا ترغبان في استخدام خدمات العديد من مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية، فعليك الانتباه إلى بهذه الطريقة - يمكنك الاتصال بالمشغلين لديك لتقديم اقتراح لإنشاء تبادل فيما بينهم.

الخيار الثاني هو العمل مع مشغلين متعددين . لا أحد يمنع المشاركين في البورصة من استخدام خدمات العديد من الشركات. يمكنك أنت بنفسك الاتصال بعدد من المشغلين أو العرض هذه الطريقةالعمل مع الطرف المقابل، إذا كان ذلك مناسبا، بطبيعة الحال.

بدلا من الاستنتاج

دعونا نلخص بإيجاز: ما الذي يحتاج المحاسب إلى معرفته حول كيفية البدء في تبادل المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة؟ أولا، يتم ضمان الأهمية القانونية للوثيقة من خلال التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز. ثانيًا، يضمن مشغل EDF SF التسليم السريع وسلامة المستند الإلكتروني. ثالثا، من أجل بدء التبادل من خلال المشغل، يكفي الانضمام إلى اللوائح، وكذلك شراء شهادة التوقيع الإلكتروني، وإذا لزم الأمر، وسيلة لحماية التشفير. يقع حل المشكلات الأخرى في الواقع على عاتق المشغلين. رابعاً، للبدء بالتبادل من خلالها يكفي التسجيل في الخدمة باستخدام شهادة التوقيع الإلكتروني واختيار التعرفة المناسبة ودفعها. يمكنك أيضًا التسجيل باستخدام معلومات تسجيل الدخول وكلمة المرور؛ وخيار التسجيل هذا مجاني، ولا يتطلب شهادة ويسمح لك بتقييم الإمكانات الأساسية لعميل الويب Synerdocs. لكن التوقيع وإرسال المستندات ممكن فقط في الحالة الأولى.

في العدد القادم

في الفصل الثاني، "لمحاسب حول التوقيعات الإلكترونية"، ستتعرف على الحالات التي لا يزال بإمكانك فيها استخدام التوقيع الإلكتروني. وسنتحدث أيضًا عن كيفية التمييز بين أنواع التوقيعات الثلاثة عن بعضها البعض. دعونا نلقي نظرة فاحصة على آلية التوقيع ومعرفة الوثيقة الإلكترونية التي تعتبر ذات أهمية قانونية. وسنكتشف ما يجب فعله للحفاظ على قوتها.

إدارة المستندات الإلكترونية (EDF)- مجموعة من العمليات الآلية للتعامل مع المستندات المقدمة بشكل إلكتروني دون استخدام الوسائط الورقية.

تعد المستندات الإلكترونية في النماذج المعتمدة مكونات لجميع برامج المحاسبة، ولكن لكي يتم الاعتراف بالمستند الإلكتروني قانونيًا، يجب توقيعه بتوقيع إلكتروني.

أنواع الوثائق الإلكترونية

يمكن استخدام وثيقة إلكترونية موقعة بتوقيع إلكتروني إذا كانت تشريعات الاتحاد الروسي لا تحتوي على حظر مباشر على استخدامها.

وبالتالي، فإن العقود والفواتير المختلفة والتطبيقات والتقارير والتطبيقات، وكذلك مذكرات التسليم والأفعال والفواتير يمكن أن تكون مستندات إلكترونية.

كما تنقسم الوثائق الإلكترونية إلى وثائق غير رسمية ووثائق رسمية.

الوثائق غير الرسمية - الرسائل والعقود والتوكيلات والوثائق الفنية وغيرها من المراسلات - خالية من التنظيم الصارم من قبل الدولة.

بالنسبة للوثائق الرسمية، تنص بعض القوانين التشريعية على متطلبات صارمة فيما يتعلق بقواعد التنسيق والنقل.

المستند الرسمي هو مستند تم إنشاؤه وفقًا لتنسيق خدمة الضرائب الفيدرالية.

تؤثر المستندات الرسمية بشكل مباشر على دقة حسابات الضرائب، لذا فإن الامتثال لجميع إجراءات التحويل أمر مهم بالنسبة لهم.

المستندات الرسمية هي، على سبيل المثال، الفواتير الإلكترونية.

بالنسبة لبعض المستندات الأولية، طورت دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا تنسيقًا موصى به لمذكرة الشحن في نموذج TORG-12 وشهادة قبول (عمل) للخدمات.

على الرغم من الإشارة إلى التنسيق الموصى به لمثل هذه المستندات، إلا أن هذا هو التنسيق الذي يجب على الشركات إرسال هذه المستندات به إلكترونيًا بناءً على طلب مكتب الضرائب إذا كان من الضروري تأكيد نفقات ضريبة الدخل.

خيارات إدارة المستندات الإلكترونية

هناك خياران لتنظيم نظام إدارة المستندات الإلكتروني. الأول هو إبرام اتفاقية بشأن إدارة المستندات الإلكترونية مع الأطراف المقابلة وتبادل المستندات الموقعة بتوقيع إلكتروني عبر بريد إلكتروني. في هذه الحالة، يمكنك استخدام توقيع إلكتروني بسيط.

الخيار الثاني هو تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية من خلال مشغل خاص.

باستخدام هذه الطريقة، تنضم الشركة إلى لوائح تبادل المستندات الإلكترونية ويمكنها أن تتبادل مع الأطراف المقابلة كلاً من المستندات الرسمية (التي وافقت دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا رسميًا على تنسيقها) والمستندات غير الرسمية (العقود والاتفاقيات وتقارير التسوية وما إلى ذلك). .).

المهام الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية

المهام الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية هي:

تسجيل الوثائق

السيطرة على تنفيذ الوثائق؛

إنشاء الدلائل والعمل معهم؛

مراقبة حركة المستندات الورقية والإلكترونية، والحفاظ على تاريخ العمل مع المستندات؛

إنشاء وتحرير تفاصيل الوثيقة؛

إنشاء تقارير عن تدفق المستندات للمؤسسة؛

استيراد المستندات من نظام الملفات والإنترنت؛

إنشاء مستند مباشرة من النظام بناءً على قالب (التكامل المباشر)؛

العمل مع إصدارات المستندات والمستندات المعقدة متعددة المكونات ومتعددة التنسيقات والمرفقات؛

التوزيع الإلكتروني للوثائق؛

العمل مع المستندات في المجلدات؛

استلام المستندات من خلال المسح الضوئي والتعرف عليها.

تقليل تكاليف الوصول إلى المعلومات ومعالجة الوثائق.

مزايا إدارة الوثائق الإلكترونية

تشمل المزايا الرئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية ما يلي:

التخزين المركزي والمنظم والمنظم للوثائق في أرشيف إلكتروني؛

خفض تكاليف الطباعة والبريد وتخزين الفواتير الورقية؛

نهج موحد لإجراءات إنشاء ومعالجة الوثيقة (التسجيل، الموافقة، وما إلى ذلك)؛

تقليل الوقت اللازم لتسليم المستندات وتسجيلها والموافقة عليها؛

سرعة توقيع المستندات؛

القدرة على تنفيذ أي عمليات مع المستندات عبر الإنترنت على مدار الساعة: البحث والتنزيل والطباعة والتوفيق والرفض وكذلك تتبع حركتها؛

بحث سريع عن الوثائق.

يتم ضمان سرية التبادل من خلال تشفير المستندات.

يضمن التوقيع الرقمي الإلكتروني (EDS) تحديد هوية الموقع وسلامة المستندات المرسلة.

يتم ضمان تسليم المستندات الإلكترونية من قبل مشغل إدارة المستندات.

تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية

لتشغيل نظام إدارة المستندات الإلكتروني، يجب عليك:

تطوير واعتماد إجراء لإدارة المستندات الإلكترونية؛

تعيين المسؤولين عن صيانتها؛

تنظيم أرشيف إلكتروني للوثائق المستلمة والمرسلة؛

تحدد في السياسة المحاسبية قواعد إنشاء واستلام وتخزين المستندات الإلكترونية، وتعيين المسؤولين عن إنشاء المستندات الإلكترونية وتوقيعها.

يجب أن يكون لدى كل موظف مخول بالتوقيع على المستندات الإلكترونية توقيع إلكتروني.

بعد إنشاء نظام إدارة المستندات الإلكترونية، لا تستطيع المنظمة طباعة المستندات، ولكن تخزينها في أرشيف إلكتروني.

إذا لزم الأمر، يمكن طباعة المستندات المخزنة في الأرشيف للمفتشين، ويمكن تقديم مستند موقع بالتوقيعات الإلكترونية للأطراف، بعد التصديق عليها أولاً بشكل صحيح.

EDI (إدارة المستندات الإلكترونية): تفاصيل للمحاسب

• نحن ندخل عصر التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI).

  خدمة "1C-EDO". مميزات "1C-EDO" خدمة "1C-EDO" هي الأكثر ربحية... يقومون بشحنات فردية عبر EDO، خدمة "1C-EDO" متاحة بدون دفع. ... معرف مشارك EDF." إنشاء ملف تعريف إعدادات EDF ملف تعريف إعدادات EDF بعد الإنشاء... انتقل إلى "تكوين EDF". إعدادات EDF في النافذة التي تفتح، تحتاج إلى... تبادل المستندات عبر EDF قائمة إعدادات EDF في "إعدادات EDF" المرسلة... يتم عرض السلطات التنظيمية. أرشيف تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) باستخدام نظام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)، تقوم المؤسسات بخفض التكاليف...

• عند تغيير عنوان بريدك الإلكتروني ومشغل EDF، يتعين عليك إخطار السلطات الضريبية

  وهناك عدة اتفاقيات مع مشغلي EDF للتواصل معهم... . إذا قررت إحدى الشركات تغيير مشغل EDF الخاص بها، فعادةً ما يتغير المشغل الإلكتروني أيضًا... -6/19884@. ويجب أيضًا إخطار السلطات الضريبية بشأن تغيير مشغل EDF.

• 8 حجج للاتصال بإدارة المستندات الإلكترونية عند العمل مع شركة تأجير

  والتي يتم إصدارها من قبل أي مشغل EDF معتمد. - هناك العديد من المشغلين في السوق. .. كالأصل. يتم تنظيم عملية التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) نفسها بواسطة القوانين الاتحاد الروسيو... ودعم نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) مع المستأجرين وهو... الذي يتم إصداره من قبل أي مشغل EDF معتمد. - هناك العديد من المشغلين في السوق... إجراء بسيط. عادةً، يوفر مشغل EDF إمكانية الوصول إلى حسابك الشخصي... في عام 2018، يتوقع متخصصو مشغل EDF زيادة في تدفق الأموال ذات الأهمية القانونية...

• المسؤولية عن التأخر في تقديم الإقرار الضريبي

  إبرام اتفاقية مع مشغل إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) بشأن تقديم خدمات... تقديم التبادل الإلكتروني للبيانات مع مصلحة الضرائب؛ أو منح... صلاحيات EDF لدى دائرة الضرائب الفيدرالية إلى ممثل معتمد (وسيط...) لديه اتفاقية مع مشغل EDF وشهادة مفتاح تحقق مؤهل...

• مميزات اختيار نظام التقارير الإلكترونية

  يتم تقديم أنظمة تقارير EDI بواسطة العديد من المطورين. كل البرامج...؟ يتم تقديم أنظمة تقارير EDI بواسطة العديد من المطورين. يتم تقديم كل خدمة برمجية من قبل أكثر من مائة مشغل لـ EDF. يتمتع كل واحد منهم بحالة... الحلول التي تركز على مهام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) المختلفة. بخصوص اختيار المشغل...

• ما تحتاج لمعرفته حول التوقيعات الإلكترونية قبل تنفيذها

  على منصة مشغل إدارة المستندات الإلكترونية (EDF)، وجميع الإجراءات المستخدمة... تبادل المستندات، ومشغل EDF الذي يستخدمه معظم الشركاء من أجل تعظيم... * عدد المستندات المرسلة عبر مشغل EDF إلى الأطراف المقابلة الخارجية. ما هي التغييرات التي تنتظرها...