مبادئ التوثيق. الأسس النظرية للعمل المكتبي والعمل بالمعدات المكتبية. الصفات المهنية والمعرفة

العمل المكتبي— فرع من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية.

ظهر المصطلح أصلاً في الكلام الشفهي(من المفترض أنه في القرن السابع عشر) ويعني عملية حل (إنتاج) قضية: "إنتاج قضية" - حل مشكلة. أثناء اتخاذ القرار، كانت هناك حاجة إلى توحيد النتيجة، على سبيل المثال، التوصل إلى اتفاق. بالفعل في القرن السادس عشر. يتم استخدام الكلمة قضية كمجموعة من الوثائق المتعلقة بمسألة أو قضية ما. ولأول مرة في هذا المفهوم تم تسجيل كلمة "الفعل" في الوثائق عام 1584.

تشمل الأعمال المكتبية الحديثة ما يلي:

ضمان إنشاء الوثائق (الوثائق) بشكل صحيح وفي الوقت المناسب؛

تنظيم العمل مع المستندات (الاستلام، النقل، المعالجة، المحاسبة، التسجيل، المراقبة، التخزين، التنظيم، إعداد المستندات لحفظها في الأرشيف، التدمير).

بالتوازي مع مصطلح “العمل المكتبي” دعم التوثيق للإدارة (داو). ويرتبط ظهوره بإدخال أنظمة الكمبيوتر في الإدارة ودعمها التنظيمي والبرمجيات والمعلوماتي لتقريبها من المصطلحات المستخدمة في برامج الكمبيوتروالأدب. " نظام الدولةدعم التوثيق للإدارة" و"التعليمات القياسية للعمل المكتبي في وزارات وإدارات الاتحاد الروسي."

التوثيق— هذه هي عملية إنشاء مستند وتنفيذه . يُعرّف معيار الولاية التوثيق بأنه "تسجيل المعلومات على الوسائط المختلفة وفقًا للقواعد المعمول بها".

التخصص العلمي الذي يدرس تطور أساليب التوثيق وناقلات المعلومات هو إدارة الوثائق .

تنظيم العمل مع الوثائق— هذا هو ضمان حركة المستندات في جهاز الإدارة واستخدامها للأغراض المرجعية والتخزين. يتم تعريف المصطلح بواسطة معيار الدولة على أنه "تنظيم تدفق المستندات وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة".

تدفق الوثيقةاستدعاء حركة المستندات في المؤسسة منذ لحظة إنشائها أو استلامها حتى الانتهاء من التنفيذ أو الإرسال.

تتضمن تقنية العمل مع المستندات ما يلي:

الاستقبال و المعالجة الأوليةوثائق؛

النظر الأولي والتوزيع؛

تسجيل الوثائق

مراقبة تنفيذ الوثيقة؛

المعلومات والعمل المرجعي.

تنفيذ الوثائق؛

إيفادهم؛

التنظيم (تكوين الملفات) والتخزين الحالي للوثائق.

دعونا نتوسع في بعض المفاهيم المذكورة أعلاه..

تسجيليعني سجل البيانات المحاسبية حول المستند في النموذج المحدد، مع تسجيل حقيقة إنشائه أو إرساله أو استلامه.

مراقبة تنفيذ الوثيقة — مجموعة من الإجراءات التي تضمن تنفيذها في الوقت المناسب.

تشكيل القضية — تجميع المستندات المنفذة في قضية وفقًا لتسميات القضايا (قائمة منهجية بأسماء القضايا المفتوحة في المنظمة، مع الإشارة إلى فترات تخزينها، المعدة بالطريقة المنصوص عليها) وتنظيم المستندات داخل القضية.

معلومة — معلومات عن الأشخاص والأشياء والحقائق والأحداث والظواهر والعمليات، بغض النظر عن شكل عرضها. هناك عدد من متطلبات المعلومات الإدارية: الاكتمال والكفاءة والموثوقية والدقة والاستهداف وإمكانية الوصول للإدراك البشري.

يتم استخدام الوثائق في مجالات مختلفةالأنشطة وفروع المعرفة ومجالات الحياة وهي موضوع دراسة الكثيرين التخصصات العلمية. ولذلك فإن محتوى مفهوم "الوثيقة" متعدد القيم ويعتمد على الصناعة التي يستخدم فيها ولأي أغراض. وبالتالي، بالنسبة للمحامين، تعد الوثيقة، في المقام الأول، وسيلة لإثبات شيء ما أو الإدلاء به، وبالنسبة للمؤرخ فهو مصدر تاريخي، والموثق الوثائقي في علم التحكم الآلي هو حامل للمعلومات، ويعتبره المتخصصون في مجال الإدارة بمثابة وسائل تسجيل ونقل القرارات الإدارية.

في القانون الاتحادي"فيما يتعلق بالمعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات"، تم تحديد التعريف التالي لمفهوم "الوثيقة":

وثيقة— وهي معلومات مسجلة على وسيط ملموس مع تفاصيل تسمح بالتعرف عليها. ويرد نفس التعريف في معيار الدولة للمصطلحات والتعاريف "العمل المكتبي والأرشفة". للمزيد الخصائص الكاملةينبغي التوسع في مفهوم "الوثيقة" وكذلك مفهوم "الدعائم".

نسخة من الوثيقة — هذا مستند يعيد إنتاج معلومات المستند الأصلي بالكامل وكل ما يتعلق به علامات خارجيةأو جزء منهم. يمكن أن تكون نسخة الوثيقة عبارة عن نسخة طبق الأصل أو نسخة مجانية. يتم عمل نسخة طبق الأصل باستخدام آلات التصوير باستخدام التصوير الفوتوغرافي وأجهزة الفاكس والطابعات. بالنسبة للمستندات المنتجة على الآلات الكاتبة، فإن نسخة الفاكس هي النسخة الثانية واللاحقة من المستندات التي يتم استلامها من خلال ورق الكربون. وهم، كقاعدة عامة، يظلون في شؤون المؤسسة. تحتوي النسخة المجانية على كافة تفاصيل الوثيقة، ولكنها لا تكرر شكلها بالضرورة.

وتتكون كل وثيقة من عدد من العناصر المكونة لها، والتي تسمى تفاصيل (الاسم، المؤلف، المرسل إليه، النص، التاريخ، التوقيع، وما إلى ذلك). تحدد GOST التعريف التالي:

تفاصيل الوثيقة— عنصر إلزامي في تصميم الوثيقة الرسمية.

تتكون المستندات المختلفة من مجموعات مختلفة من التفاصيل. يتم تحديد عدد التفاصيل حسب أغراض إنشاء المستند والغرض منه ومتطلبات محتوى وشكل هذا المستند. بالنسبة للعديد من المستندات، يكون عدد التفاصيل محدودًا تمامًا. بالنسبة لعدد من الوثائق، يتم تحديد عدد وتكوين التفاصيل بموجب القانون و أنظمة. ولكن على أي حال، وكما يلي من التعريف، يجب إضفاء الطابع الرسمي على المعلومات المسجلة على وسيط ملموس من خلال لصقها التفاصيل الضرورية. عندها فقط يصبح مستندًا. مجمل التفاصيل هو استمارة وثيقة.

في علم التوثيق، تعتبر الوثيقة نتيجة تثبيت (عرض) الحقائق والأحداث وظواهر الواقع الموضوعي والنشاط العقلي البشري بأي طريقة مناسبة على مادة خاصة.

الوثائق، بعد تسجيل (عرض) المعلومات، وبالتالي ضمان الحفاظ عليها وتراكمها، وإمكانية نقلها إلى شخص آخر، والاستخدام المتكرر، والعودة المتكررة والمتكررة إليها مع مرور الوقت. أنها تؤثر مجالات مختلفةالأنشطة البشرية وتنقسم إلى نص ورسوم بيانية وتقليدية (مكتوبة بخط اليد ومكتوبة على الآلة الكاتبة) و وسائل الإعلام الآلةالعلمية والتقنية والشخصية والرسمية، الخ.

تشمل التفاصيل الأكثر أهمية من الناحية القانونية: اسم المنظمة وتاريخ ورقم تسجيل المستند والتوقيع والختم والموافقة وطوابع الموافقة.

الوثائق الرسميةهي المستندات التي تم إنشاؤها بواسطة قانوني أو فرادى، مصاغة ومصدقة بالطريقة المقررة. من بينها، فئة خاصة تتكون من الوثائق الرسمية (الإدارية)، والتي يتم تحديدها معيار الدولةكيف الوثائق الرسميةالمستخدمة في الأنشطة الحالية للمنظمة.

نظام التوثيق — هذه مجموعة من الوثائق المترابطة بناء على خصائص المنشأ والغرض والنوع ومجال النشاط، متطلبات موحدةإلى تصميمهم.

وظائف المكتب الأساسية:(من الوظيفة اللاتينية - "التنفيذ، التنفيذ")

Ø توفير – تزويد عملية المؤسسة بالمعلومات الموثقة الكمية المطلوبةوالمحتوى؛

Ø تحويلية – تحويل المعلومات غير الموثقة إلى معلومات موثقة (في شكل وثائق ورقية أو إلكترونية)؛

Ø محاسبة - يتم التعبير عنه في تشكيل نظام لتسجيل المستندات وتعيين الخصائص المحاسبية لها، مما يسمح بمزيد من تحديد المستندات في عملية التنظيم والتخزين والحركة؛

Ø يعالج - يتم التعبير عنه في التعامل المنظم مع المستندات وتنفيذ الإجراءات لهذا الغرض التنظيم والتخزين والحركة.

Ø يتحكم - يتم التعبير عنها في "مراقبة" حالة العمل المكتبي أثناء عملية التشغيل بغرض التحسين المستمر.

مبادئ(من اللاتينية - "البداية") - المبادئ الأساسية التي على أساسها يتم تطوير الاتجاهات الرئيسية للنشاط، ويتم تحديد الوسائل والأساليب المثلى لحل مشاكل العمل المكتبي في كل مجال من المجالات:

· كفاءة - أداء العمل المكتبي يجب أن يساهم في كفاءة المؤسسة ككل؛

· مصداقية - ضمان توفير احتياجات المؤسسة من المعلومات الموثقة؛

· التوقيت المناسب - يجب أن تكون المعلومات الموثقة المطلوبة متاحة للمؤسسة بحلول تاريخ معين (في فترة زمنية محددة)؛

· تعقيد – تلبية منسقة ومستهدفة لاحتياجات المؤسسة في أنواع مختلفةالمعلومات الموثقة، وفي المقام الأول المعلومات الإدارية؛

· الانتظام - تحركات المعلومات الموثقة (بين المؤسسة وشركائها، وكذلك داخلها) وفقًا للغرض الوظيفي وقدرات "الإنتاجية" لقنوات تبادل المعلومات التي يوفرها نظام تدفق مستندات المؤسسة؛

· المرونة – قدرة النظام الفرعي على توفير معلومات موثقة للتطوير الذاتي حسب ظروف التشغيل.

يقضي موظفو الإدارة ما متوسطه 60% من وقت عملهم في العمل على المستندات. مقدار العمل الفنيغالبًا ما يكون حجم المستندات كبير جدًا بحيث يتعارض مع الأنشطة الأساسية الإنتاجية للمؤسسة. لهذا السبب تنظيم عقلانييعتبر العمل المكتبي أحد أهم المهام، وضمان الإدارة الفعالة.

يعتمد تنظيم العمل المكتبي على:

Ø كفاءة الإدارة.

Ø الربحية.

Ø الكفاءة.

Ø ثقافة عمل الموظف

تطوير جديد تكنولوجيا المعلوماتفي الإدارة، يتم تنفيذ البرامج المكتبية الجديدة على أساس قواعد العمل المكتبي التقليدية (تسجيل المستندات، والموافقة عليها، ومراقبة تنفيذها، وتنفيذها، وتخزينها في الأرشيف، وما إلى ذلك)

يتطلب تنظيم وإدارة العمل المكتبي المعرفة المهنيةوالمهارات. لا يمكنك أن تصبح محترفًا في مجال العمل المكتبي إلا بعد إتقان قواعد وتقنيات العمل مع المستندات الرسمية.

يتم تنفيذ حفظ السجلات وحدات خاصة (خدمات إدارة المكاتب)، وفي المنظمات والشركات الصغيرة - مساعدي السكرتارية.

دعونا نكرر أن العمل المكتبي يتكون من عملين مرتبطين بشكل لا ينفصم عناصر:

Ø التوثيق؛

Ø تنظيم العمل مع الوثائق.

التوثيق– تسجيل المعلومات على الوسائط المختلفة وفق القواعد المقررة . يتم إعطاء مساحة كبيرة لقواعد التوثيق. اهتمام خاصتهدف إلى إعداد تفاصيل ومتطلبات النماذج.

يتم تسليط الضوء على متطلبات النص وميزات اللغة وأسلوب الوثائق الرسمية وإجراءات تحريرها في فصل منفصل. كل نوع من المستندات (الأمر، البروتوكول، الرسالة، الفعل، إلخ) له خصائصه الخاصة.

يجب أن يكون لدى العاملين في المكاتب معرفة جيدة بتكنولوجيا العمل مع المستندات. يوفر التنظيم الفعال للعمل مع المستندات الظروف المثالية لجميع أنواع العمل مع المستندات من لحظة إنشائها أو استلامها وحتى إتلافها أو نقلها إلى مخزن الأرشيف.

تنظيم العمل مع الوثائقيتضمن تنظيم تدفق المستندات وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمؤسسة. يجب التأكيد على أن تنظيم العمل مع المستندات يسمى أحيانًا تكنولوجيا العمل مع الوثائق . ويشمل:

· تدفق الوثيقة،

· تسجيل الوثائق,

· السيطرة على المواعيد النهائية،

· قائمة الحالات،

· تنظيم التخزين الحالي للوثائق،

· فحص القيمة،

· تسجيل الحالات

· إعداد القضايا ونقلها إلى أرشيف المنظمة.

يمكننا التحدث عن وجود نظام إدارة المكاتب في المنظمة إذا:

• - يتم تنظيم تدفق المستندات، أي حركة المستندات من لحظة إنشائها أو استلامها من قبل المنظمة حتى الانتهاء من التنفيذ و/أو إرسالها أو نقلها للتخزين؛
• - تم إنشاء نظام لتسجيل ومحاسبة الوثائق (الواردة، الداخلية، الصادرة)؛
• - يتم وضع المستندات المنفذة للتخزين في ملفات وفقًا لتسميات الملفات.

على الرغم من أن هذا ليس كل ما هو ضروري بالطبع تنظيم فعالالعمل مع الوثائق. يمكننا القول أن هذا هو الحد الأدنى من العناصر التي تسمح لنا بالحديث عن وجود العمل المكتبي في المنظمة.

تنعكس المبادئ الأساسية لإدارة المستندات الحديثة في معيار ISO 15489:2001 "المعلومات والتوثيق". إدارة الوثائق." هذا المعيارتُرجمت إلى اللغة الروسية وتم اعتمادها كمعيار وطني GOST R ISO 15489-1-2007 "نظام معايير المعلومات والمكتبات والنشر". إدارة الوثائق. المتطلبات العامة".

السمة الرئيسية لإدارة المستندات الحديثة هي أنها تعتمد على مبادئ مشابهة لمبادئ أنظمة إدارة الجودة. يتم استخدام دورة ديمنج المعروفة للتحسين المستمر - "خطط - نفذ - تحقق - تصرف":

• - في المرحلة الأولى، يتم تطوير السياسة، ويتم تنظيم جميع العمليات بالتفصيل؛
• - في المرحلة الثانية، تتم إدارة الوثائق بما يتفق بدقة مع المتطلبات التشريعية والتنظيمية والوثائق التنظيمية الداخلية للمنظمة. تجمع الأدلة الوثائقيةاستيفاء المتطلبات؛
• - في المرحلة الثالثة، يتم تحليل فعالية نظام إدارة الوثائق، واختيار التدابير اللازمة لضبط وتحسين هذا النظام. يتم توثيق نتائج التحليل.
• - في المرحلة الرابعة، يتم إدخال التحسينات والتصحيحات المخطط لها في المرحلة الثالثة على النظام (والتي يتم توثيقها أيضًا).

طوال الدورة بأكملها، يتم إجراء التدريب والتدريب المتقدم بانتظام لجميع موظفي المنظمة بشأن قضايا إدارة الوثائق.

لا يسمح هذا النهج بالتحسين المستمر لكفاءة إدارة المستندات فحسب، بل يسمح أيضًا بدمج نظام إدارة المستندات وأنظمة الإدارة المختلفة بسهولة (الجودة، وأمن المعلومات، بيئة، حماية العمال، وما إلى ذلك).

في دعم التوثيقيعد تنظيم تدفق المستندات أحد أهم مجالات النشاط.

يغطي تدفق المستندات التسلسل الكامل لحركات المستندات في جهاز الإدارة، حيث يتم تنفيذ عمليات استلام المستندات وإرسالها ومراجعتها وإعدادها وتنفيذها وإرسالها. يضمن تدفق المستندات المنظم بشكل عقلاني المرور السريع للمستندات على طول أقصر مسار الحد الأدنى من التكاليفوقت.

يعتمد تنظيم تدفق المستندات على عدة قواعد أو مبادئ يجب مراعاتها بدقة:

• 1. مركزية عمليات استلام وإرسال المستندات. وهذا يعني أن جميع المستندات التي تصل إلى المؤسسة، بغض النظر عن طريقة التسليم، والمستندات التي يتم إرسالها من المؤسسة (باستثناء المستندات المستلمة والمرسلة عن طريق الفاكس و بريد إلكترونيوالمتعلقة حصريًا باختصاص الوحدات) يجب معالجتها في وحدة واحدة - خدمة إدارة المكاتب (السكرتير).
• 2. القضاء على حركات العودة غير المعقولة عند تمرير الوثيقة. في عملية تدفق المستندات، لا يمكن إعادة المستندات إلى السلطة التي مرت من خلالها إلا إذا كان ذلك بسبب ضرورة العمل (على سبيل المثال، في مرحلة توقيع المستند من قبل المدير، تمر الوثيقة عبر سكرتير المدير مرتين).
• 3. تنظيم المراجعة الأولية للمستندات المستلمة قبل تقديمها للحل. تتيح لك المراجعة الأولية الاختيار من بين مجموعة المستندات التي تتلقاها المنظمة، تلك المستندات التي يجب أن يأخذها المدير في الاعتبار، نظرًا لأهميتها وأهميتها بالنسبة للمنظمة. يتم إرسال المستندات المتبقية، التي تتجاوز الرئيس، للنظر فيها إلى نواب الرؤساء والإدارات، إذا كان رؤساء الأقسام يتمتعون بالكفاءة المناسبة.
• 4. التسجيل لمرة واحدة للوثائق الواردة إلى المنظمة والمرسلة من المنظمة. وهذا يعني أن الوثيقة التي تلقتها خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة والمخصصة للنظر فيها من قبل الرئيس أو نوابه مسجلة في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وبعد مراجعتها من قبل رئيس القسم، لم يتم تسجيلها هناك مرة أخرى. وعليه فإن الوثيقة التي يتم استلامها مباشرة من قبل القسم يتم تسجيلها في القسم فقط. بخلاف ذلك، يمكننا القول أن الوثيقة موجودة في المنظمة تحت رقم تسجيل واحد مخصص لها في خدمة المؤسسة التعليمية ما قبل المدرسة أو في القسم.
• 5. إصدار قرارات محددة، على أدق وجه ممكن، تحدد المنفذ، والتكليف، والموعد النهائي. إن اتخاذ القرارات هو وظيفة المدير، ولكن يمكن للسكرتير أيضًا التأثير على هذه العملية إلى حد ما. يحتاج السكرتير إلى معرفة أن القرار يجب أن يكون محددا، ويجب أن تكون صياغته بحيث لا يكون لدى المنفذ أسئلة حول الهدف الذي حدده له المدير عند النظر في الوثيقة.
• 6. إلغاء الموافقات غير المعقولة، وتنظيم الموافقات الموازية، وتقليص الوقت اللازم لاعتماد المستندات.
• 7. تفويض المدير بحق التوقيع على المستندات لنواب المديرين ورؤساء الأقسام الهيكلية. "تقليل" مستوى توقيع المستندات يقلل من المسار، وبالتالي وقت حركة المستندات أثناء التنفيذ.
• 8. إجراء العمليات الفنية لمعالجة ونقل المستندات من قبل الموظفين الفنيين والعمليات الإبداعية - من قبل المتخصصين والمديرين.
• 9. تقسيم المستندات المتضمنة في تدفق المستندات الخاص بالمؤسسة إلى تدفقات مستندية. كقاعدة عامة، هناك ثلاثة تدفقات للمستندات: المستندات الواردة (الواردة)، والمستندات المرسلة (الصادرة)، والمستندات الداخلية.
• 10. تحديد ما يسمى بالوثائق غير المسجلة في مجموعة الوثائق الواردة. المستندات غير المسجلة هي المستندات التي لا تتطلب التنفيذ والاستخدام للأغراض المرجعية (رسائل الدعوة، التهنئة، المنشورات الإعلانية، إلخ). هذه الوثائق لها أقصر طريق في المنظمة، ويتم نقلها على الفور إلى الإدارات ذات الصلة.

يعد إنشاء نظام التسجيل مكونًا آخر من مكونات العمل المكتبي. لتحديد كيفية تنظيم تسجيل المستندات، عليك أولاً الإجابة على عدة أسئلة:

• 1. من من إدارة المنظمة له الحق في التوقيع على المستندات الصادرة (المراسلات)؟ قد تكون هناك عدة إجابات على هذا السؤال:
  • - جميع المراسلات الصادرة موقعة من رئيس المنظمة؛
  • - المراسلات الصادرة موقعة من رئيس المنظمة ونوابه حسب الاختصاص الممنوح لهم؛
  • - يتم التوقيع على المكاتبات الصادرة من قبل رئيس المنظمة ونواب رؤساء المنظمة حسب الاختصاص الممنوح لهم وكذلك رؤساء الوحدات الهيكلية في مجالات نشاط الوحدات.
• 2. من من إدارة المؤسسة يمكن اعتباره أول من يقوم بمراجعة المراسلات الواردة؟ قد يكون هناك أيضًا العديد من خيارات الإجابة:
  • - تتم مراجعة جميع المراسلات الواردة من قبل رئيس المنظمة، وبالتالي فهو وحده الذي يتخذ القرارات التي تحدد مواصلة حركة المستندات؛
  • - يحق للمراسلات الواردة أن ينظر فيها، بالإضافة إلى المدير، من قبل نوابه بشأن المسائل التي يقع حلها ضمن اختصاصهم؛
  • - بالإضافة إلى المدير ونوابه، يمكن لرؤساء الأقسام النظر مباشرة في المراسلات الواردة، على التوالي، فقط في تلك القضايا التي يحق لهم اتخاذ قرارات مستقلة بشأنها.

إذا كان لرئيس المنظمة أو الرئيس ونوابه فقط الحق في التوقيع على المستندات، فمن المؤكد أن تسجيل المستندات (الواردة والصادرة) يجب أن يتركز في خدمة إدارة المكتب. إذا كان هذا الحق منوطًا أيضًا برؤساء الأقسام، فقد يكون هناك خياران لتنظيم التسجيل: الأول - يتركز تسجيل جميع المستندات في خدمة إدارة السجلات (كما في الحالة السابقة)، والثاني - تسجيل يتم تنفيذ المستندات التي تمر عبر الإدارة في خدمة إدارة السجلات، ويتم تسجيل المستندات الواردة إلى الأقسام والصادرة من الأقسام في الأقسام. عادة ما يكون هذا الخيار لتسجيل المستندات نموذجيا للمؤسسات الكبيرة، وكذلك الإقليمية أقسام منفصلةالمنظمات.

عند إنشاء نظام التسجيل، فإن اختيار شكل تسجيل المستندات ليس له أهمية كبيرة: تقليدي (باستخدام المجلات أو ملفات البطاقات) أو آلي (استنادًا إلى تكنولوجيا الكمبيوتر). وبطبيعة الحال، لا تستطيع جميع المنظمات شراء المتخصصة النظام الآلي، ولكن يمكن لأي خدمة إدارة مكتبية، بدلاً من الاحتفاظ بسجل تقليدي للمستندات الواردة والصادرة على الورق، الاحتفاظ بها مجلة إلكترونية(على سبيل المثال، في شكل جدول Excel)، والذي سيكون بالتأكيد أداة أكثر مرونة عند البحث عن المستندات أو إجراء العمل المرجعي أو مراقبة تنفيذ المستندات.

عند تنظيم نظام التسجيل، تحتاج إلى التفكير في بنية رقم تسجيل المستند (الوارد والصادر في المقام الأول). ومن المستحسن ألا يتكون رقم تسجيل المستند من الرقم التسلسلي للمستند فحسب، بل يشمل أيضًا رموزًا تسمح بتتبع حركة المستند أثناء التنفيذ أو الإعداد. يمكن أن تكون هذه الرموز: رمز القسم (حسب تصنيف الوحدات الهيكلية)، والرمز الرسمي (حسب تصنيف المسؤولين)، وما إلى ذلك.

على سبيل المثال، يتضمن رقم تسجيل مستند وارد - 232/01-12 - الأجزاء التالية: الرقم التسلسلي للإيصال (232)، الكود الرسمي (01 - كود) المدير العام)، رمز الوحدة المنفذة (12). يتم فصل الرقم التسلسلي للمستند عن الأجزاء الأخرى من رقم التسجيل بشرطة مائلة. وقد يتضمن رقم تسجيل المستند أيضًا رموزًا أخرى، على سبيل المثال، فهرس الحالة حسب تسميات الحالات التي سيتم إيداع المستند فيها بعد التنفيذ.

عند تنظيم نظام تسجيل المستندات، من الضروري مراعاة الأحكام التالية:

• - يتم تسجيل المستندات وفقًا لمصفوفات المستندات (تدفقات المستندات): المستندات الواردة - مصفوفة واحدة، والصادرة - أخرى، والداخلية - الثالثة (في كل منها، يمكن فصل المصفوفات المكونة لها، إذا لزم الأمر)؛
• - يتم تسجيل المستندات: الواردة - في يوم الاستلام، الصادرة - في يوم الإرسال؛
• - يتم تسليم المستندات المسجلة إلى المنفذين في نفس اليوم (يوم الاستلام والتسجيل) أو في اليوم التالي (وهذا يعني أن جميع العمليات المتعلقة بالمستندات الواردة، بما في ذلك المراجعة من قبل الإدارة، تتم في يوم الاستلام أو، إذا تم استلام المستند في نهاية يوم العمل أو في غير ساعات العمل - في اليوم التالي، في المنظمات الكبيرة ذات البنية المعقدة، فقد يستغرق الأمر ما يصل إلى يومين إلى ثلاثة أيام لإحضار المستند إلى المنفذ)؛
• - يتم تسجيل المستندات الصادرة في يوم توقيعها كملاذ أخير- في اليوم التالي.

المكون الثالث لنظام إدارة المكاتب هو نظام تخزين المستندات الحالي، والذي يسمح لك بتنظيم المستندات المنفذة وتشكيلها في ملفات. لتنفيذ هذا العمل، هناك حاجة إلى تسميات الحالات. تسميات الحالات - قائمة عناوين الحالات التي تم إنشاؤها في العمل المكتبي، مع الإشارة إلى فترات تخزينها. من المهم أن نفهم أن تسميات الحالات تؤدي في نفس الوقت عدة وظائف في العمل المكتبي. بالإضافة إلى أداء الوظيفة المذكورة بالفعل، فهو بمثابة مستند محاسبي وكأداة بحث. إذا كنا بحاجة إلى العثور على وثيقة للسنوات السابقة من أنشطة المنظمة، فسيكون من الصعب للغاية القيام بذلك دون قائمة الحالات. هذه المشاكل وغيرها تواجهها المنظمات التي ليس لديها تسميات للقضايا وتشكل القضايا على أساس مبدأ الملاءمة في عملها الحالي، دون مراعاة العلاقات القائمة بين الوثائق المختلفة في عملية اتخاذ القرارات وتنفيذها، ودون مراعاة فترات تخزين المستندات.

تطوير تسميات الحالات أمر بالغ الأهمية خطوة مهمةفي تنظيم نظام العمل المكتبي. تسميات شؤون المنظمة هي وثيقة موحدة (التسمية الموحدة للشؤون)، تتكون من تسميات شؤون الأقسام. تقوم أقسام المنظمة بتطوير أقسام تسميات الحالات في إطار التوجيه والرقابة التنظيمية والمنهجية لإدارة السجلات وخدمة الأرشفة. لتطوير تسميات الحالات، قد يكون هناك ما يلي: المنظمات المتخصصة، أداء هذا العمل على أساس تعاقدي. إذا لم يكن لدى المنظمة متخصص في مجال إدارة السجلات أو الأرشفة، فسيكون من الصعب القيام بهذا العمل دون تدريب خاص.

إن تنظيم تدفق المستندات ونظام تسجيل المستندات ونظام تخزينها الحالي هو الحد الأدنى الذي يسمح لنا بالحديث عن وجود العمل المكتبي في المنظمة. لكن هذه ليست قائمة كاملة بما يجب أن يتضمنه نظام إدارة المكاتب. فيما يلي بعض المكونات التي لا تقل أهمية:

• - تعليمات للعمل المكتبي (دعم الوثائق)؛
• - نماذج المستندات (تطوير النماذج وتسجيلها - مهام خدمة إدارة المكاتب)؛
• - نظام مراقبة تنفيذ الوثائق؛
• - تنظيم قواعد وعمليات توثيق أنشطة المنظمة، الخ.

في تنظيم العمل المكتبي، بالطبع، تحتل التعليمات المتعلقة بالعمل المكتبي مكانًا خاصًا جدًا. هذا وثيقة معيارية، معتمدة من رئيس المنظمة وهي إلزامية لجميع العاملين في المنظمة. تحدد تعليمات إدارة السجلات وتدمج تقنية إنشاء المستندات ومعالجتها ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الإدارية للمنظمة. بالمعنى الدقيق للكلمة، طالما أن المنظمة ليس لديها تعليمات بشأن إدارة المكاتب، فمن الممكن التحدث عن نظام إدارة المكاتب فقط بدرجة معينة من الاتفاقية. ولكن ليس من الصحيح أيضًا البدء في العمل على إنشاء نظام لإدارة المكاتب في منظمة ما مع تطوير تعليمات العمل المكتبي، حيث يجب أن تعمل التعليمات بشكل معياري على توحيد قواعد وتقنيات العمل مع المستندات التي تم وضعها بالفعل في الممارسة العملية واختبارها من خلال الممارسة.

العمل المكتبي هو فرع من النشاط يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية.

يمكن تسمية المهام الرئيسية للعمل المكتبي بما يلي:

• · إنشاء المستندات، أي تثبيتها على أي وسيلة؛
• · نقل المستندات لتنفيذها لاحقًا أو اتخاذ القرار بشأنها؛
• · تسجيل الوثائق لممارسة الرقابة على تنفيذها؛
• · تنظيم وتخزين المستندات والبحث السريع عن المستندات حسب الحاجة.

مبادئ العمل المكتبي:

• · الكفاءة في إعداد وتمرير الوثيقة.
• · جودة عاليةوثائق؛
• · تحسين تدفق المستندات (ملاءمة المستندات، وعدم قبول تكرارها المتكرر والروتين أثناء مرورها، وما إلى ذلك)؛
• · تكنولوجيات تبادل المعلومات غير الورقية حيثما أمكن ذلك

هناك ثلاثة أشكال لتنظيم العمل المكتبي:

• · مركزية،
• · اللامركزية
• · مختلط.

مع الشكل المركزي لتنظيم العمل المكتبي، تتركز جميع عمليات معالجة المستندات (مركزية) في مركز واحد للمؤسسة بأكملها - مكتب أو إدارة عامة أو سكرتير.

يتضمن الشكل اللامركزي توزيع العمليات المكتبية بين الأقسام الهيكلية للمؤسسة؛ علاوة على ذلك، يقوم كل منهم بمجموعة متجانسة نسبيًا من العمليات المكتبية. لا ينبغي الخلط بين الشكل اللامركزي لتنظيم العمل المكتبي، حيث يتم تنفيذ عمليات العمل المكتبي بشكل مختلف الانقسامات الهيكليةالمؤسسات، مع الهيكل التنظيميخدمة إدارة المكاتب التي تحتوي على وحدات متخصصة: البعثات، والمكاتب الآلية، ومجموعات المراقبة، وما إلى ذلك.

في شكل مختلط، يتم تنفيذ العمليات مركزيًا (استقبال المستندات وتسجيلها ومراقبتها واستنساخها) ولا مركزيًا (خدمات المراجع والمعلومات وتخزين المستندات وتكوين الملفات).

يتم اختيار شكل تنظيم العمل المكتبي مع الأخذ في الاعتبار حجم المؤسسة وحجم تدفق المستندات وتكوين الأقسام الهيكلية. في المؤسسات الصغيرة (عندما يتم التوثيق مباشرة في الأقسام)، وكذلك في المؤسسات المعزولة جغرافيًا (الموجودة، على سبيل المثال، في مناطق مختلفة مدينة كبيرة) اختر نموذجًا مركزيًا. تستخدم معظم المؤسسات والمنظمات شكلاً مختلطًا من تنظيم المكاتب.

الشكل الأكثر عقلانية لتنظيم العمليات والعمليات المكتبية الفردية هو المركزية، لأنها تسمح بما يلي: تقليل تكلفة العمليات المكتبية؛ تحسين تنظيم عمل موظفي المكاتب، وعلى وجه الخصوص، إدخال توحيده؛ ضمان التخصص وقابلية التبادل بين العمال؛ استخدام التقدمية والإنتاجية الوسائل التقنية; ضمان وحدة القيادة التنظيمية والمنهجية. في الظروف الحديثة، من الممكن مركزية خدمات العمل المكتبية بالكامل فقط في المؤسسات الصغيرة نسبيًا. في المؤسسات الكبيرة، ينبغي للمرء أن يسعى جاهداً لتحقيق مركزية مناسبة لوظائف العمل المكتبي الفردي، مثل استلام وإرسال المستندات، وتسجيل ومراقبة تنفيذ المستندات، واختزال المستندات وطباعتها، واستنساخها، والإدارة المنهجية للعمل المكتبي.

في المؤسسات الصغيرة التي لا يوجد بها أقسام عامة أو أقسام عمل مكتبية، يتم تنفيذ خدمات العمل المكتبي من قبل السكرتير المساعد للرئيس.

إذا كان لدى منظمة أو مؤسسة حجم كبير من الوثائق، يتم إدخال وحدة هيكلية مسؤولة عن العمل المكتبي: مكتب، إدارة عامة، إدارة عمل مكتبية، إلخ. تنعكس أنشطة هذه الوحدة الهيكلية في لائحة تم تطويرها خصيصًا.

من أجل تنظيم عملية العمل المكتبي، وتحديد أساليب وأساليب إنشاء ومعالجة المستندات في المنظمة، تقوم أقسام العمل المكتبي بوضع تعليمات للعمل المكتبي، والتي يتم وضعها بأمر من رئيس المؤسسة. في عالم تكنولوجيا الكمبيوتر بدأ العمل المكتبي يفقد شعبيته وحل محله العمل المكتبي.

تدفق المستندات في عالم التقنيات اللاورقية. هيكل النظام ومكوناته إدارة الوثائق الإلكترونية

مكتب تدفق المستندات الإلكترونية اللاورقية

إن زيادة تدفق المعلومات في مجالات العلوم والأعمال والإنتاج والثقافة تتطلب نوعاً من رد الفعل من جانب تكنولوجيا المعلومات. ينفق المجتمع كمية ضخمةالورق، والمعلومات الواردة على الورق أقل ديناميكية من المعلومات الإلكترونية.

فكرة التكنولوجيا اللاورقية موجودة منذ عقود. وفي الوقت نفسه، لا يمكننا اليوم أن نتحدث إلا عن التنفيذ الجزئي لهذه الفكرة.

وإليك بعض الأسباب:

• · الحصول على المعلومات النموذج الإلكترونييتطلب العادة (وهذا يمكن أن يسمى بالأحرى الجانب النفسي)؛
• · تتطلب التقنيات اللاورقية دقة الدعم الفني: ملائم تكنولوجيا الكمبيوتر، عالي عرض النطاق التردديخطوط الاتصال، والفعالية التكنولوجية للخوارزميات؛

تتطلب التقنيات غير الورقية دعمًا قانونيًا شاملاً (على سبيل المثال، في بيلاروسيا في اللحظةلن يقبل أي مكتب ضرائب تقريرًا إلكترونيًا فقط، ولن تقبل أي محكمة اتفاقية معتمدة التوقيع الالكترونيإلخ.).

نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) هو نظام آلي متعدد المستخدمين يرافق عملية إدارة عمل منظمة هرمية من أجل التأكد من قيام هذه المنظمة بوظائفها. من المفترض أن تعتمد عملية الإدارة على وثائق يمكن قراءتها بواسطة الإنسان وتحتوي على تعليمات يجب على موظفي المنظمة اتباعها.

نتيجة لدراسة مادة هذا الفصل ينبغي للطالب أن:

يعرف

• الأنماط والخصائص الرئيسية لنظام إدارة المكاتب؛
• القوانين واللوائح التشريعية الرئيسية الأفعال القانونيةتنظيم العمل مع الوثائق؛
• مراحل تشكيل العمل المكتبي كتقنية للعمل مع المستندات؛
• العمليات المكتبية الأساسية؛

تكون قادرة على

تحديد مكانة خدمة إدارة المكاتب في هيكل الهيئة الإدارة العامةوفي فترات تاريخية مختلفة؛

ملك

مهارات التحليل المقارنتقنيات العمل مع المستندات في فترات تاريخية مختلفة من تطور العمل المكتبي.

طلب الأوراق

حصلت الأوراق النظامية على اسمها من اسم النظام المركزي الهيئات التنفيذيةالدولة المركزية الروسية في القرنين السادس عشر والسابع عشر. - طلبات.لقد نشأت كهيئات إدارية نظرًا لحقيقة أن الممثلين الموثوق بهم للدوق الأكبر (البويار والكتبة) نفذوا المهام التي قام بها هو "سيادة القيصر و الدوق الأكبر... أمر"، واعتمدوا بدورهم على شركائهم ومساعديهم. في عملية تنفيذ أوامر طويلة الأجل أو دائمة، تم تطويرها تدريجيا وظائف ثابتةوتم تشكيل طاقم معين من أفراد الخدمة، الذين تم تكليفهم بحل مشكلات محددة وتنفيذ مهام محددة.

تم تشكيل تسلسل هرمي معين من المسؤولين الذين لهم الحق في اتخاذ القرارات، والتي تم توثيقها وتخزينها لتعزيز سابقة الإدارة، وتم تنفيذ "إدارة الحالة"، وكان يطلق على كل من القضية والوثيقة التي تم إصلاحها فيها اسم "القضية" ". بنسلفانيا اللغة الحديثةتُفهم "الإجراءات" على أنها "حل المشكلات". وهكذا، تم تشكيل نظام الهيئات التنفيذية المركزية - الأوامر، والهيئات التنفيذية المحلية - أكواخ النظام (الخروج) في المقاطعات تدريجيًا. كان للأوامر هيكل موحد: تم تقسيمها إلى جداول (يتم تشكيل الأقسام حسب قضايا النشاط)، وتم تقسيم الجداول إلى ارتفاعات (لمجالات عمل محددة). وترأس الأوامر قضاة - مسؤولون لهم الحق في الحكم، أي. اتخاذ القرارات. تم تعيين الكتبة الذين يؤدون مهام "الرفاق" (مساعدي القاضي) من بين أبناء البويار وغيرهم من مسؤولي الدوما (أوكولنيتشي، نبلاء الدوما). في منتصف القرن السادس عشر. تم تعيين البويار، أعضاء Boyar Duma، قضاة، وبحلول نهاية القرن السابع عشر، عندما تم تشكيل 50 أمرًا، كان من الممكن أن يقودهم بشكل أساسي كتبة من بين "أشخاص الخدمة"، أي. مقبول في الخدمة العامة. في المكاتب والمكاتب، تحت قيادة الكاتب القديم (الكبير)، كان الكتبة من الطبقة المتوسطة (المتوسطة) والشباب (الصغار) يعملون. يقوم الكتبة الوسطى بإعداد مسودة قرار بناءً على قرار الكاتب أو الكاتب الأول، ويقوم الكتبة المبتدئون بمهام الناسخين في عملية توثيق القرارات.

عند النظر في قضايا الإدارة، تم اتخاذ القرارات على أساس مبدأ الجمع بين وحدة القيادة والزمالة. إذا كانت هناك أسئلة قد نشأت سابقًا في أنشطة الأمر، وفي مدونة القوانين أو في دفاتر المراسيم ("السجل") ومن بين المستندات المخزنة، فمن الممكن العثور على قرار مسجل مماثل بشأن هذه المسألة (سابقة إدارية)، ثم اتخذ القاضي أو الكاتب القرار بمفرده. وإذا طرأ سؤال لأول مرة، يناقشه القاضي مع الكتبة، ويتخذ القرار جماعيا. في الحالات الضرورية، تم إحالة القضية المعقدة التي نشأت لأول مرة إلى Boyar Duma للنظر فيها. كل من عملية صنع القرار وتوثيقها، بما في ذلك نوع الوثيقة وإجراءات التصديق عليها ("أرسل ذكرى إلى فولوغدا..."؛ "... بين يدي الكاتب..."، أي موقعة من قبل الكاتب) على أساس قواعد القانون العرفي (المنصوص عليها في مدونة القوانين) وتم تشكيلها كتقليد وعادات ومهارة مهنية تم إتقانها ونقلها من قبل الأشخاص العاملين في الخدمة. بناء على الجمارك، تم تطوير تسلسل معين للعمل مع المستندات، أي. والتكنولوجيا، وأساسيات إدارة الوثائق.

على الوثيقة المستلمة بالترتيب (أعلى السطر الأول من العمود فوق العنوان)، تمت كتابة تاريخ استلامها. بعد التعرف على الوثيقة، أعطى الكاتب في أغلب الأحيان تعليمات للعثور على الطلبات في المستندات سؤال مماثل، والتي كان من الممكن أن يتم تحديدها مسبقًا (سابقة إدارية)، وعمل نسخة من الوثيقة ذات الصلة، لذلك غالبًا ما تمت صياغة قرار الكاتب: "اكتب". في الجداول أو العواء تم اختيارهم الوثائق اللازمة، والكتبة القدامى الذين عرفوا الشكل والشكل والعبارات المميزة لنص أنواع المستندات المستخدمة، قاموا بتجميع مسودة أو مسودة وثيقة الرد (تم إعداد المادة "في حالة التقرير إلى الكاتب"، أي، مشروع قرار مبني على المستندات). قام الكاتب بفحص مسودة القرار المعدة، وأدلى بالتعليقات والتصحيحات ("الحبر") وقدمها لإعادة كتابتها (إنتاج مسودة جاهزة للتوقيع). الكاتب القديم "صحح" الوثيقة، أي. تشير تأشيرته، التي تسمى "صحيح"، إلى أن مسودة الوثيقة ومسودتها النهائية متطابقتان، وأن القرار المتخذ تم توثيقه بشكل صحيح. قام الكاتب أو القاضي بتوقيع الوثيقة بكلمة "iripis" - التوقيع الفعلي للمسؤول المسؤول عن القرار أعطى الوثيقة القوة القانونية. قام الكتبة القدامى بتسجيل القرار المتخذ في دفتر الأمر ("دفتر الملاحظات") الخاص بالأمر.

وثائق في القرون السادس عشر إلى السابع عشر. كانت أعمدة، أي. أوراق لاصقة من الورق "الإسكندري" مقطعة عموديًا إلى ثلاثة أجزاء، وكان تنسيقها أكبر قليلاً من تنسيق AZ القياسي الحالي. تم وضع "على اليمين" و"النقش" على ظهر الوثيقة في الأماكن التي تم فيها لصق الأوراق معًا ("بالعصي")، مقطعًا بمقطع، وتضمن كل من التأشيرة والتوقيع اسم صاحب الوثيقة. المنصب والاسم واللقب للمسؤول ("di-ak Sav-va Tyut -chev"). كان على الحروف الموجودة في التركيبة أن تلتقط طرفي الورقة الملصقة من أجل الحفاظ على منطقة اللصق سليمة ومنع التزييف وإدخال الأوراق الأجنبية. وبهذه الطريقة، تم ضمان القوة القانونية من حيث حماية حامل الوثيقة، أي. أشكال.

تم لف الأوراق الملصقة في لفيفة، في عمود، على الجزء الخلفي من أول ستاف تمت الإشارة إلى العنوان ("إلى فويفود لدينا في فولوغدا...")، وتم ختم العمود بختم الكاتب وإرساله أو إرساله استجابة للطلب. تم لصق مسودة الوثيقة مع تصحيحات الكاتب في أحد الأعمدة العامة، والتي كان من المقرر تخزينها بالترتيب في صناديق تحت ختم الكاتب. في بعض الأحيان كانت الأعمدة الملتصقة ببعضها البعض عبارة عن "سؤال وجواب"، أي. إنه أمر غريب، ولكن في أغلب الأحيان يتم تنفيذ لصق المستندات في أشرطة مشتركة، وأعمدة ضخمة، ببساطة "في الصناديق"، أي. لكن القضايا العامة التي تم حلها في هذه الوحدات الهيكلية مع تراكم الوثائق.

وبنفس الطريقة، تم حفظ الدفاتر والقوائم (في الكتب) في أوامر، وتستخدم لتسجيل المعلومات المحاسبية التي يمكن استخدامها كأساس لاتخاذ القرارات في المستقبل. لم تكن قوائم جرد وسجلات المستندات المخزنة منتشرة على نطاق واسع، ولكنها استخدمت كوسيلة لتسجيل الأشياء الثمينة والأصول المادية. على سبيل المثال، عندما تغير المحافظ، تم نقل المستندات والأشياء الثمينة الأخرى وفقًا لقائمة مرسومة (أي وفقًا للرسم والمخزون).

أصبح الشكل العمودي للوثائق، والذي كان يستخدم في المقام الأول لتبادل المعلومات والمراسلات، أكثر انتشارًا، لذلك أصبح العمل المكتبي في المؤسسات الحكوميةروسيا السادس عشر - السابع عشر قرون. لا يُسمى بشكل منظم فحسب ، بل يُسمى أيضًا عموديًا.

انتباه!

طلب الأعمال الورقية في روسيا في القرنين السادس عشر والسابع عشر. ينبغي اعتباره نظاما راسخا.

الأنواع الرئيسية للوثائق في هذا العصر كانت الدبلومات أنواع مختلفةومختلفة منها المدنية والمعاني مثل الحكم والهبة والسند وسند البيع والصرف ونحو ذلك. (أكثر من 40 نوعا). ولكن من أجل الأوراق، أ تكوين الأنواعتدفقات الوثائق: أصدرت السلطات العليا (القيصر، مجلس الدوما البويار، الأوامر) مراسيم وأحكام وأرسلتها للتنفيذ، وتم منح المحافظين "ولايات الذاكرة"؛

• - أرسلت الهيئات التابعة (الحكام في المقاطعات) "إلغاء الاشتراك" للأوامر؛
• - الهيئات والمسؤولون المتساويون تبادلوا "الذكريات". المواطنون في الهيئات المحلية والهيئات الحكومية

كان لا بد من إرسال الالتماسات التي تم وضعها في شكل خاص مع الإشارة إلى ألقاب الملك وفي شكل خاص لعرض المحتوى. لذلك، تم تجميع المستندات الخاصة بالمواطنين وتنفيذها من قبل الكتبة الذين عملوا مقابل أجر خارج أسوار الأوامر وفي الأماكن العامة ("كتبة المنطقة")، والذين تعتبر أنشطتهم نموذجًا أوليًا لكاتب العدل. في الجدول 1.1 يعرض السمات الرئيسية لأوراق الطلب.

الجدول 1.1

الملامح الرئيسية لأوراق الطلب

معايير التحليل	مميزات العمل المكتبي وإدارته
هيئات الحكومة المركزية	- طاولة؛ - عواء
مبدأ الإدارة (إجراءات اتخاذ القرار)	الجمع بين وحدة القيادة والجماعة
التنظيم التشريعي	لا يوجد تنظيم خاص للعمل مع الوثائق؛ يتم تطبيق قواعد القانون العرفي (القوانين رقم 1497 و1550، كود الكاتدرائية 1649)؛ يتم تشكيل قواعد التوثيق كعرف دوران الأعمالوالتي يتم حفظها ونقلها بواسطة الكتبة والكتبة في الأوامر
العمليات المكتبية الأساسية	- استلام الوثيقة (يتم إصدار تاريخ الاستلام)؛ - اتجاه التنفيذ (إشارة عن طريق التنفيذ) والتنفيذ (التوثيق)؛ - الإرسال (يتم توفير العنوان)؛ - التخزين (في مجال مسؤولية الكتبة اتخاذ القرارات، أي الحالية)
نموذج الوثيقة	عمود، كتاب
نموذج الوثيقة	لم يتم فصل تفاصيل تعريف الوثيقة عن النص، باستثناء التأشيرة والتوقيع؛ تم تحديد نوع الوثيقة وتنوعها من خلال المنعطفات المميزة للنص
أنواع المستندات (أنواع تدفقات المستندات)	- المرسوم، الجملة؛ - الذاكرة؛ - إلغاء الاشتراك؛ - التماس من المواطنين