Тази статия ще опише принципите за създаване на бланки с помощта на текстообработваща програма Office Word. Първо, нека да разгледаме определението за бланка.

Бланката е специален лист хартия, обикновено с размер А4. Ако това е бланка на компания или фирма, предприятие, тогава подробностите за тази компания обикновено се посочват на бланка. Например информация като лого, име, информация за контакт и банкови данни (по избор) може да бъде посочена на бланката.

Ето примери за няколко бланки:


Според мен втората бланка се набива твърде на очи и ще отвлече вниманието на човека, който ще чете информацията в документа.

Нека започнем да създаваме вашата бланка. Нека вземем първата примерна форма като проба. Ще използваме Office Word. Първо го отворете и създайте нов документ:

За да създадем формуляра и да поставим детайлите, ще използваме полетата за горен и долен колонтитул. Нека отворим заглавката за редактиране. За да направите това, щракнете двукратно в горната част на листа в посочената област:

След като отворите заглавката за лесно редактиране и поставяне на данни, добавете таблица, състояща се от един ред и 2 колони. Това може да стане с помощта на менюто "Вмъкване" → "Таблица" от секцията "Таблици":

След това ще поставим логото на компанията в лявата клетка и информация за компанията в дясната и ще подравним детайлите вляво. За да вмъкнете изображение, използвайте инструмента „Вмъкване“ → „Рисуване“ от секцията „Илюстрации“:

След това форматирайте детайлите по ваш вкус и премахнете показването на граници от таблицата. За да направите това, изберете цялата таблица, като щракнете върху иконата "стрелка":

Сега започнете да попълвате долната част на бланката. Ако не сте затворили редактирането на долния колонтитул, започнете да попълвате долния колонтитул. Ако сте затворили редактирането на горни и долни колонтитули, просто щракнете двукратно в долната част на страницата в маркираната област:

В долния колонтитул ще покажем подробностите за компанията. Нека добавим телефонен номер, уебсайт и имейл адрес:

Сега можем да добавим малко графичен дизайн за нашата форма. Да отидем отново на заглавката. В раздела Вмъкване изберете Фигури → Правоъгълник. И поставете правоъгълник в заглавката. Щракнете с десния бутон върху него и изберете „Изпращане назад“ → „Поставяне зад текст“:

Разтегнете го през цялата област на горния и долния колонтитул и след това преминете към форматирането му. Задайте „Shape Outline“ на „No Outline“. Отидете на „Запълване на фигура“ → „Градиент“ и изберете настройки приблизително както в примера:

Ето какво се оказа фирмената бланка:

В примера разделих прозореца, за да покажа едновременно горната и долната част. Освен това не обръщайте внимание на матовите цветове и текста в горните и долните колонтитули, това се случва, когато превключите в режим на редактиране на документа. Всичко ще бъде ясно видимо при отпечатване.

Вече научихте как да създадете своя собствена бланка. Опитайте и експериментирайте с други значения и форми, защото бланката е като лицето на компания.

Въпреки че бланката на организацията не е правен документ, тя е официална форма на бизнес кореспонденция, която компанията изпраща. Поради това се налагат определени изисквания за изготвянето на такъв документ, заложени в съответния GOST R 6.30-2003.

Предназначение на формата

Формулярът служи като основна форма за бизнес кореспонденция и се използва в следните случаи:

  • при подготовка на изходяща кореспонденция;
  • за издаване на всякакви информационни писма от контрагенти: уведомления, поздравления, търговски предложения и други;
  • изготвяне на заповеди и разпореждания от вътрешен характер;
  • съставяне на благодарности и поздравления към служителите;
  • изготвяне на договори с контрагенти и частни лица.

По правило дизайнът на бланката на всяка организация се разработва по предварително създаден образец. Предполага се, че неговите тонове, стил и художествени елементи съответстват на търговската марка, марката, фирменото лого или приетите корпоративни цветове. Формулярът се създава в специална програма или с участието на специални компании, предоставящи дизайнерски и печатни услуги.

Използва се в два варианта:

  • хартия;
  • електронен.

И двата вида трябва да са абсолютно еднакви не само като съдържание, но и като параметри на страницата, пропорции и т.н., за да не се създава усещането за различията им.

В по-голяма степен формата играе представителна роля. Удобно е организацията да се свърже със своите партньори, клиенти или потенциални купувачи, като използва конкретна бланка в кореспонденция. В допълнение, това е удобно от практическа гледна точка: сред много документи кореспонденцията на компанията може да бъде намерена много бързо чрез отличителни знаци.

Какво съдържа бланката: образец

Формулярът трябва да съдържа:

  • пълно фирмено наименование на организацията;
  • данни за контакт (адрес, телефонни номера, имейл);
  • Данни за плащане, фирмен уебсайт, данъчен идентификационен номер, контролно-пропускателен пункт се посочват при поискване.

Регулаторните документи не задължават компанията да създава лого, търговска марка или друг художествен дизайн. Най-често обаче формулярът е не само самият формуляр с подробности, но и изображение на логото на LLC, индивидуален предприемач или друга компания, което му позволява да стане по-забележим и съответно да привлече повече клиенти.

Така в най-простата версия примерна бланка на организация може да изглежда така.

И в повечето случаи се използват артистични елементи, за да се създаде ефект на уникална форма: някои примери са показани по-долу.



Изисквания за регистрация на фирмена бланка

Законодателството не съдържа понятието „фирмена бланка“, следователно по много начини, когато създава този формуляр, компанията може да се придържа към собствената си гледна точка и да реализира всяка идея за дизайн. Въпреки това GOST R 6.30-2003 предоставя подробно описание на изискванията, които са препоръчителни, а не задължителни. Ключовите са следните:

  1. Текстът е написан четливо и е необходима следната информация:
  • пълно наименование на фирмата;
  • адрес – действителен и юридически с посочване на пощенски код и регион;
  • организационно-правна форма (индивидуален предприемач, LLC, PJSC, обществено сдружение);
  • юрисдикция на структурата (в случай на бюджетни организации и държавни органи).
  1. Формат на листа А4 или А5, хартия със стандартно качество, бяла или с неясен, светъл фон, чийто цвят е по преценка на дизайнера.
  2. Маржове:
  • отляво, отдолу и отгоре 2 см;
  • вдясно 1 см.

По-добре е да се предвиди място отляво, което е малко по-голямо от нормата - 25-30 mm, тъй като в много организации хартиените носители се подават във файлове.

Има и други класификации на формулярите - често такива формуляри се използват не само за организация, но и за отдел или конкретно длъжностно лице, както и за клон (местно подразделение) на компания. Също така, разделянето на видовете документи е свързано с тяхното предназначение - например понякога в една и съща организация се създават образци на бланки за конкретни документи. Всички видове класификация са представени схематично на фигурата.

От практическа гледна точка трябва да вземете предвид няколко съвета, за да направите използването на формуляра възможно най-удобно:

  1. Можете да използвате фонови изображения върху повърхността на хартията, но ако трябва да изпратите документ по факс, трябва да имате предвид, че те няма да бъдат отпечатани и могат да попречат на отразяването на основния текст.
  2. Отново от гледна точка на факса трябва да имате предвид шрифтът да е достатъчно голям и четим.
  3. По-добре е да не използвате лъскава хартия или хартия с покритие, тъй като мастилото и синият печат могат да се „разпространят“ по повърхността й.
  4. В електронната версия на документа е най-добре да поставите цялата непроменима информация в долните колонтитули (име, информация за контакт, данни за плащане и т.н.), така че да не може да бъде изтрита или редактирана по небрежност.

От гледна точка на дизайна и художествените елементи няма и не може да има единни изисквания. Все пак има няколко общи съвета, които могат да ви помогнат да проектирате формата си по-красиво и да я направите привлекателна.

1. Бъдете прости

От една страна, това е очевидно изискване, въпреки че на фона на бързото развитие на съвременните дизайнерски технологии става особено актуално. Под простота разбираме използването на хармонични художествени мотиви и съчетаването на малък брой (от 1 до 3) цвята. Грешка е да се мисли, че успехът на дизайна на формата зависи от голям брой елементи или ярки цветове. Всъщност, ако обърнете внимание на световните марки с лого, техните графики са базирани на прости мотиви.

Трябва да се има предвид, че форма, а търговската марка не е самото съдържание, а средство за представянето му в най-атрактивна форма. Ето защо, ако използвате излишък от ярки цветове и рисунки, тогава самата форма просто ще отвлече цялото внимание от съдържанието на съобщението.

В допълнение, мрачните цветове внасят лекомислие и дори недоверие към компанията - в тази връзка не забравяйте, че този документ се отнася за служебна кореспонденция за служебно ползване.

Ето пример за примерна бланка на организация с прост дизайн.

2. Използвайте правилния графичен редактор

Най-простите и в същото време доста привлекателни форми могат да бъдат разработени в обикновеното приложение Ms Office Word. Въпреки това има много други програми, които ви позволяват ефективно да обработвате графична информация и предоставят по-големи възможности за избор на дизайн:

  • Photoshop;
  • Илюстратор;
  • InDesign.

Словесната формула за привлекателността на формуляра е следната: той трябва да привлича вниманието и да предизвиква желание да го вземете и прочетете съдържанието.

МОЛЯ, ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ. Ако професионалните програми не са налични, е напълно възможно да използвате Photoshop - важно е само да настроите разделителната способност на поне 300 dpi.

3. Подредете приоритетите

Първоначално трябва да прецените коя информация трябва първо да ви хване окото и да я подчертаете с всички възможни методи – по-едър и/или по-артистичен шрифт, разполагане на по-видно място.

В примера по-долу фирмата иска да подчертае номера си за контакт - той е отпечатан едър вляво, както и търговската си марка.

4. Използвайте допълнителни инструменти за персонализиране

Оригиналността винаги е ефективно средство за изпъкване от общия поток от информация. Следователно използването на оригинална форма и необичайна комбинация от цветове винаги ще хваща окото и ще създава по-приятно впечатление от традиционния, незабележим дизайн.

5. Вдъхнете живот на вашата рисунка

В потока от ежедневна информация, който в повечето случаи е от регулиран характер, добавянето на жив ефект чрез „очовечаване“ на рисунка може да бъде много плодотворна идея.

6. Не забравяйте марката си

Разбира се, формата трябва или директно да съдържа логото на продукта, или да бъде сходна с него по мотиви: цвят и комбинации от графични елементи.

7. Не пестете хартия

Ако спестите твърде много от хартия, тогава загубите на изображение могат да доведат до много по-големи разходи. Най-правилният вариант е плътна хартия с равномерна, текстурирана повърхност. Това е точно такъв лист, който ще бъде приятно да държите в ръцете си.

8. Добавете специални ефекти

Всички допълнителни средства за оригиналност ще помогнат на документа да се открои от останалите. Използвана е комбинация от контрастни цветове на повърхността с красиви шарки.

9. Обърнете внимание на подравняването

Въпреки че в повечето случаи се използват ъглови форми, правилата за форматиране на текст не са толкова очевидни. На тях трябва да се обърне специално внимание. Можете да проведете проучване сред служителите за това колко успешен е този или онзи вариант.

10. Не "размазвайте" картината

Формулярът е официален документ, а не чертеж, така че делът на художествените елементи не трябва да надвишава една четвърт.

Създаване на формуляр със собствените си ръце: видео

Ако имате много малко време и искате да направите красива, но в същото време проста форма, можете да свършите работата в приложението Ms Word. Видео инструкциите ще помогнат за това.

Ето видеоурок за това как да направите калъп във Photoshop.

Отговорност за използване на чуждо търговско име

Въпреки факта, че в гражданското законодателство няма концепция за фирмена бланка, съществуват следните термини:

  • търговска марка;
  • име на марката.

Правото на компанията за изключително използване на тези средства за индивидуализация е залегнало в членове 1474 и 1484 от Гражданския кодекс. Можете да посочите името си и да се подпишете не само на формуляри, но и на всякакви други обекти:

  • знак;
  • в реклами;
  • всякакви вътрешни документи;
  • документи за кореспонденция с клиенти и контрагенти;
  • върху стоки и опаковки;
  • в интернет (включително за създаване на име на домейн).

Изключителното право предполага недопустимост на използване на име и търговска марка не само със същото, но и с подобно съдържание. На практика доказателства за сходство често се предоставят само след извършване на изследване.

Отговорността за такова действие е предвидена под формата на обезщетение за всички причинени вреди, както и прекратяване на използването на името на фирмата и търговската марка или тяхната значителна промяна, която ясно ще разграничи една компания от друга.

Законът защитава изключително правото на използване на тези средства не само в пълен размер, но и в съкратен вид, като често съкратеният вариант се превръща в самостоятелно наименование на една и съща фирма. Класически пример е Спестовната банка, която днес се нарича само с думата „Сбербанк“.

Фирмената бланка е документ, който ще ви позволи да създадете правилното първо впечатление за дадена компания, така че си струва да работите усилено веднъж, за да създадете оригинален формуляр за няколко години напред.

(2 оценки, средни: 5,00 от 5)

Всяка организация, компания или индивидуален предприемач има своя собствена система за водене на записи. Това включва използването на бланки. Използването им не е задължително, но в някои случаи по определени причини е по-добре да се използват такива форми.

Възможно е да се води бизнес кореспонденция и да се издават поръчки без използване на специални формуляри, но тяхното използване говори не само за репутацията на компанията, но също така ви позволява да създадете впечатление за солидност и сериозни намерения.

Това е уникален инструмент, който демонстрира корпоративния стил на компанията, който заедно с маркови визитни картички и пликове ви позволява да създадете имидж на сериозна организация и надежден партньор.

Разбира се, само бланката не може да гарантира успешна сделка и не увеличава вероятността за успешно партньорство, но сред останалата кореспонденция от различни компании вашето съобщение или информационно писмо на бланка ще се открои.

На формуляри от този тип се съставят различни документи:

  • изходяща поща;
  • договори и много други.

Текстовият компонент в този случай е важен, но дизайнът и оформлението на такъв документ също играят роля. Поради тази причина този елемент трябва да изглежда красив, оригинален, но без излишни украшения, докато всички детайли на дизайна за предпочитане трябва да бъдат проектирани така, че да са лесни за забелязване и получателят да може да получи цялата необходима информация.

Има три начина за създаване на формуляр:

  1. Начертайте сами дизайн и отпечатайте необходимия брой такива документи на всеки принтер, ако е необходимо.
  2. Поръчайте разработване и печат от печатница, но такива услуги ще струват повече.
  3. Използвайте специален софтуер, с който можете да създадете своя собствена форма, като използвате готови шаблони или собствени разработки. Една от тези програми е достъпна за изтегляне на адрес: soft.oszone.net/program/3642/programma_dlu_sozdaniu_blankov.

Корпоративната бланка, чиято извадка се намира на тази страница, може да бъде направена във всеки стил и да съдържа всякакви дизайнерски елементи, от които се нуждаете, но когато проектирате, трябва да се придържате към определени правила.

Регистрация на формата

Такива формуляри се изготвят на листове А4 и трябва да съдържат следните атрибути:

  • име на организацията или посочване на индивидуалния предприемач;
  • данни за контакт;
  • Ако желаете или е необходимо, можете да посочите данни за плащане, както и INN и KPP.

Що се отнася до логото, различните дизайнери имат различни гледни точки по този въпрос. Някои смятат, че не е необходимо да се обръща специално внимание на това, тъй като при поръчка на отпечатване на формуляри в печатница тази опция ще струва повече и няма голяма полза от нея.

Други твърдят, че логото е търговска марка, с която една компания ще бъде разпозната, така че трябва да бъде буквално „наложено“ на получателя. И двете гледни точки могат да се считат за крайности и е по-добре да се използва компромисно решение: логото може да се използва някъде в ъгъла на формуляра или до името на организацията, но не трябва да го поставяте няколко пъти на един лист и особено не е препоръчително да използвате логото като фоново изображение.

Последното се обяснява не толкова с нюансите на дизайнерското изкуство, а с практически причини: много организации използват факс за предаване на документи и изпращането на документи, „претоварени“ с графични елементи на такива формуляри, може да бъде трудно.

Нюанси

Оптималната примерна бланка за LLC или индивидуален предприемач не трябва да съдържа ненужни структури и елементи, но в същото време трябва да се откроява сред обикновените документи, отпечатани на обикновена хартия. Много лесно е да постигнете добър дизайн, без да „претоварвате“ документа с ненужни подробности, ако следвате определени правила.

Това се отнася главно за използваните шрифтове. Като цяло един шрифт не може да бъде обективно „лош“ или „добър“, тъй като всеки човек има различно визуално възприятие. Но определено не трябва да използвате различни готически, трудни за четене или екзотични шрифтове за такива формуляри, особено ако формулярът се използва от голяма компания с добра репутация. Също така трябва да избягвате смесването на стилове и шрифтове и да не използвате подчертаване, курсив или промяна на размера на шрифта, освен ако не е абсолютно необходимо.

Не използвайте твърде малък шрифт, особено когато посочвате атрибутите и името на организацията във формуляра: когато изпращате по факс, това понякога води до това, че получателят получава нечетливо копие на документа.

От практическа гледна точка спазвайте и следните изисквания. Не трябва да използвате хартия с покритие или гланц, тъй като тя не попива добре мастилото и това ще създаде определени проблеми, ако трябва да подпечатате документ. Когато създавате оформление на формуляра, имайте предвид, че готовият отпечатан документ може да бъде подаден, така че е по-добре да отстъпите 2-2,5 сантиметра от левия ръб на листа.

Почти всички фирмени документи се отпечатват на бланки, което им придава уникална корпоративна идентичност.
В горната част на листа, над първия ред, има отделна област - заглавката. Логото или името на компанията обикновено се поставя тук на бланката. Долният колонтитул, който се намира след долния ред на текста, най-често съдържа информация за контакт – телефонен номер, адрес и фирмен сайт. Понякога при създаване на бланки се използват и фонови изображения.

За да създадете бланка в Microsoft Office Word 2007, трябва да изпълните следните стъпки.

1. Отидете в раздела "Вмъкване", в групата "Заглавен и долен колонтитул" и щракнете върху бутона "Заглавен колонтитул". На екрана ще се появят готови опции за дизайн на горен и долен колонтитул. Можете да изберете горен и долен колонтитул, които да съответстват на стила на заглавната страница - в Microsoft Office 2007 всички дизайни се пресичат един с друг. Щракнете върху който и да е дизайн и ще видите, че основният текст на вашия документ светва и над първия ред се появява област, където можете да въведете нещо.

2. След като изберете дизайн, на лентата ще се появи нов раздел - „Дизайнер“. Използвайте инструментите в този раздел, за да персонализирате горните и долните колонтитули. Например в групата „Позиция“ можете да зададете разстоянието от полетата до горните и долните колонтитули.

3. За да вмъкнете лого в долния колонтитул, щракнете върху бутона „Картина“ в групата „Вмъкване“. На екрана ще се появи диалогов прозорец за отваряне на файлове. Посочете къде се съхранява изображението на логото на вашия компютър и щракнете върху бутона „Вмъкване“. Логото ще бъде вмъкнато в долния колонтитул.

4. В допълнение към логото можете да вмъкнете датата и часа на създаване на документа в заглавката. За да направите това, в групата „Вмъкване“ щракнете върху съответния бутон, например „Дата и час“. На екрана ще се появи диалогов прозорец, в който можете да изберете формата на датата.

Обикновено датата се вмъква в договорите, така че да се променя автоматично.

5. След като редактирате заглавката, щракнете върху бутона Отиди до долния колонтитул. Автоматично ще бъдете отведени в долната част на страницата, за да проектирате своя долен колонтитул. Тук въведете информация за контакт с фирмата: телефон, уебсайт, имейл адрес.

В допълнение към горните и долните колонтитули, подложките често се използват за създаване на бланки - това са снимки, които се вмъкват в документ като фон на страниците. Може би това ще бъде лого (разбира се, ако сте вмъкнали лого в заглавката, няма нужда да дублирате това изображение, като го зададете като фон). За да зададете фон, отидете в раздела Оформление на страницата и щракнете върху бутона Воден знак в групата Фон на страницата. Изберете "Custom Underlay" от менюто. В диалоговия прозорец, който се показва, поставете превключвателя на позиция „Картина“. След това щракнете върху бутона „Избор“, в прозореца, който се отваря, посочете мястото за съхранение на желаната снимка на вашия компютър и щракнете върху бутона „Вмъкване“.