Всеки модерен потребител на компютър, който поне веднъж се е сблъсквал с пакета Програми на Microsoft Office, който е един от най-разпространените днес, знае какво има в него задължителноИма MS Excel приложение. Сега ще разгледаме основната концепция на електронните таблици. По пътя ще се даде кратка информацияза основните елементи на структурата на таблични елементи и данни и някои от техните възможности.

Какво е електронна таблица на Excel?

Първото споменаване на програмата Excel датира от 1987 г., когато Microsoft пусна своя прочут офис пакет от програми и приложения, комбинирани общо име MS Office.

По същество процесорът за електронни таблици Excel е универсален инструмент за обработка на математически данни от всякакъв тип и ниво на сложност. Това включва математика, алгебра, геометрия, тригонометрия, работа с матрици, решаване на сложни системи от уравнения и много други. Почти всичко свързано с този план е представено в самата програма. Функциите на електронните таблици са такива, че много потребители не само не знаят за тях, но дори не подозират колко мощен е този инструмент. програмен продукт. Но на първо място.

Първи стъпки с електронни таблици

Веднага след като потребителят отвори Excel, той вижда пред себе си таблица, създадена от така наречения шаблон по подразбиране. Основната работна зона се състои от колони и редове, чието пресичане образува клетки. За да разберете как да работите с всичко, основният елемент на електронната таблица е клетката, тъй като в нея се въвеждат.

Всяка клетка има номерация, състояща се от поредно обозначение на колона и ред, но в различни версииприложения може да се различава. Така например във версията от 2003 г. първата клетка, разположена на пресечната точка на колона „A“ и ред „1“, е обозначена като „A1“. Този подход беше променен във версията от 2010 г. Тук обозначението е представено под формата на редни цифри и числа, но в реда за описание колоните са обозначени с "C", а редовете с "R". Много хора не разбират с какво е свързано това. Но тук всичко е просто: "R" е първата буква английска дума row (ред, ред), а “C” е първата буква от думата column (колона).

Използвани данни

Когато казваме, че основният елемент на електронната таблица е клетка, трябва да разберете, че това се отнася изключително за входните данни (стойности, текст, формули, функционални зависимости и др.). Данните в клетките могат да имат различни формати. Функцията за промяна на формата на клетката може да бъде извикана чрез щракване с десния бутон върху нея (десен бутон на мишката).

Данните могат да бъдат представени в текстови, цифрови, процентни, експоненциални, парични (валута), дробни формати, формати за време и дата. Освен това можете да зададете допълнителни опции за външния вид или десетичните знаци, когато използвате числа.

Главен прозорец на програмата: структура

Ако се вгледате внимателно в главния прозорец на приложението, ще забележите, че в стандартната версия таблицата може да съдържа 256 колони и 65536 реда. В долната част има раздели за листа. В новия файл има три от тях, но можете да посочите повече. Ако считаме, че основният елемент на електронната таблица е лист, това понятие трябва да се припише на съдържанието на различни данни на различни листове, които могат да се използват междуфункционално при указване на съответните формули и функции.

Такива операции са най-приложими при създаване на обобщени таблици, отчети или сложни изчислителни системи. Отделно си струва да се каже, че ако има взаимосвързани данни на различни листове, резултатът при промяна на зависимите клетки и листове се изчислява автоматично, без повторно въвеждане на формула или функция, изразяваща една или друга зависимост на променливи и константи.

В горната част има стандартен панел с няколко основни менюта, а точно отдолу е ред с формули. Говорейки за данните, съдържащи се в клетките, можем да кажем, че основният елемент на електронната таблица е този елемент, тъй като самата линия показва или текстови, или цифрови данни, въведени в клетките, или формули и В смисъл на показване на информация, формулата линията и клетката са едно и също. Форматирането или указването на тип данни обаче не е приложимо към низ. Това е чисто инструмент за преглед и въвеждане.

Формули в електронни таблици на Excel

Що се отнася до формулите, в програмата има доста от тях. Някои от тях като цяло са непознати за много потребители. Разбира се, за да разберете всички тях, можете внимателно да прочетете същото справочно ръководство, но програмата също така предоставя специална възможноставтоматизация на процесите.

Когато щракнете върху бутона отляво " f x " (или знака " = ") ще се покаже списък, от който можете да изберете необходимото действие, което ще спести потребителя от въвеждане на формулата ръчно.

Има и друг често използван лек. Това е функция за автоматично събиране, представена под формата на бутон. Тук също не е необходимо да въвеждате формула. Достатъчно е да активирате клетката в реда и колоната след избрания диапазон, където трябва да се направи изчислението, и да кликнете върху бутона. И това не е единственият пример.

Свързани данни, листове, файлове и кръстосани препратки

Що се отнася до взаимосвързаните връзки, данни от друго място в този документ, файл на трета страна, данни от интернет ресурс или изпълним скрипт могат да бъдат прикачени към всяка клетка и лист. Това дори ви позволява да спестите дисково пространство и да намалите оригиналния размер на самия документ. Естествено, как да създадете такива взаимоотношения, ще трябва да се разбере внимателно. Но, както се казва, ще има желание.

Добавки, диаграми и графики

По отношение на допълнителни инструменти и възможности, електронните таблици на MS Excel предоставят на потребителя богат избор. Без да говорим за конкретни добавки или изпълними Java или Visual Basic скриптове, ще се съсредоточим върху създаването на графични визуални инструменти за преглед на резултатите от анализа.

Ясно е, че рисуването на диаграма или изграждането на графика въз основа на огромно количествозависими данни ръчно и тогава не всеки иска да вмъкне такъв графичен обект в таблица като отделен файл или прикачено изображение.

Затова се използва автоматичното им създаване с предварителен избор на тип и тип. Ясно е, че те са изградени на базата на специфична област от данни. Само при конструирането на графики и диаграми може да се твърди, че основният елемент на електронната таблица е избрана област или няколко области на различни листове или в различни прикачени файлове, от които ще бъдат взети стойностите на променливите и зависимите резултати от изчисленията.

Прилагане на филтри

В някои случаи може да се наложи да използвате специални филтри, които са инсталирани на една или повече колони. В самата проста версияпомага за търсене на данни, текст или стойност в цяла колона. Ако има съвпадение, всички намерени резултати ще бъдат показани отделно.

Ако има зависимости, останалите стойности в други колони и редове ще бъдат показани заедно с филтрираните данни в една колона. Но това е най-простият пример, защото всеки персонализиран филтър има собствено подменю с определени критерии за търсене или специфична настройка.

Заключение

Разбира се, просто е невъзможно да се разгледат всички възможности на софтуерния пакет MS Excel в една статия. Поне тук можете да разберете кои елементи са основните в таблиците, въз основа на всеки конкретен случай или ситуация, както и да разберете поне малко, така да се каже, основите на работа в тази уникална програма. Но за да го овладеете напълно, ще трябва да работите усилено. Често самите разработчици не винаги знаят на какво е способно тяхното въображение.

клетка- неделим елемент от таблица, който съдържа данни.

Клетъчната структура в електронната таблица на Excel има няколко нива:

1. Най-горното ниво е изображението на съдържанието на клетката, което се показва на екрана. В него виждаме форматирани стойности, като текст, числа или резултати от изчисления по формули.

2. Второто ниво съдържа скрито форматиране. Съдържа служебна информация за съдържанието на клетката, която не се показва по никакъв начин, но се използва в Excel при работа.

3. Третото ниво съдържа формулата. В зависимост от зададените опции можете да видите или стойността, изчислена по формулата, или самата формула.

4. Четвъртото ниво съдържа името на клетката.

5. Петото ниво съдържа коментар.

Клетъчен адрес- определя се от името на колоната и номера на реда, които образуват пресечната точка (например A1).

Клетъчен блок- група от последователни клетки. Блок от клетки може да се състои от една клетка, ред, колона или поредица от части от редове и колони (например B2:C5).

Работен лист- съдържа отделна електронна таблица.

Работна тетрадка- набор от работни листове.

2. Типове данни

Символни (текстови) данниса описателни. Може да включва букви, цифри, препинателни знаци и др. За изрично посочване на данни за знаци, поставете апостроф отпред " (например запис "132 - електронната таблица ще се счита за текст).

Ако текстът, който въвеждате, е по-дълъг от размера на колоната, той ще бъде показан в следните колони, ако са празни.В противен случай текстът ще бъде отрязан от границата на следващата колона.

Числени даннисъдържат само числови стойности. Ако въведеното число е по-голямо от размера на клетката, тогава то не се показвав съседната празна клетка и автоматично се преобразува в експоненциална форма (1.6E+5) или клетката се запълва със знаци - # .

Десетичният разделител е запетая (12,1999).

Формуласъдържа запис, който може да включва аритметични, логически и други операции, извършвани с данни от други клетки (=A1+B1). Писането на формула винаги започва със знака е равно на =.

функция- малка подпрограма, която изчислява данни с помощта на няколко формули (например функцията AVERAGE(B2:D5) първо изчислява сумата от данните в клетки B2:D5 и след това разделя получената сума на общо количествоклетки). Писането на функция винаги започва със символа @ .

Дати- цифрови данни, показващи дни, месеци, години (например 12.1999 - декември 1999).

3. Формат на клетка

За да форматирате клетки, трябва да изпълните командата формат - клетки. Резултатът от вашите действия ще бъде появата на диалогов прозорец:

ориз. 1. Диалогов прозорец Формат на клетка.

Отметка Номерви позволява да изберете следните формати:

генерал- използва се за показване на текст и числови стойности от произволен тип.

Числен- показва числата в нормална форма с определена точност (т.е. посочен е броят на цифрите след десетичната запетая).

Парични- показва числата в парична форма, т.е. посочване парична единица(125,56 рубли).

Финансови- използва се за подравняване на парични стойности с помощта на разделителя на целите и дробните части.

Дата- показва числови стойности във формат на дата. Тези. ако въведете числото 366, тогава във формат на датата ще бъде 30.12.1900. Може да се покаже дата

· в цифров вид (12.04.99),

· посочване на месеца и годината (апр. 99),

· посочване на ден, месец, година и час (12.04.99 14:40).

време- показва числови стойности във времеви формат. При посочване на час може да се използва съкращение следобед, което означава, че посоченият час е след обяд (17:00 - 17:00).

Процент- показва числата като процент. Когато въвеждате проценти, трябва да имате предвид, че процентите се определят като част от единица. Тези. за да въведете 85% трябва да въведете числото 0,85.

Дробна- показва нецели числа като дроби. Тези. ако въведете числото 0,25, то ще се покаже като 1/4.

Експоненциален- показва числата в експоненциална форма. Тези. всички числа се показват във формат:

където M е числото s цяла часткато една цифра;

E - указател на десетичната степен,

P - степенен ред.

Например числото 245 ще се покаже като 2,45E+02

Текст- показва числата в текстов формат. С такива номера не могат да се извършват операции.

Допълнителна- предназначени за работа с адреси, телефонни номера и др.

4. Формули и функции

4.1 Използване на формули

Има аритметични и логически формули. IN аритметика Във формулите се използват следните оператори:

+ - допълнение;

- - изваждане;

* - умножение;

/ - разделяне;

^ - степенуване

Операторите за сравнение се използват в логически формули:

= - равно;

<> - не е равен;

< - по-малко;

> - повече;

<= - по-малко или равно на;

>= - по-голямо или равно на.

4.2 Използване на функции

Електронната таблица съдържа следните типове функции:

· математически- извършване на сложни математически операции (изчисляване на алгоритми, тригонометрични функциии т.н.);

· статистически- извършване на операции за изчисляване на параметри случайни променливиили техни дистрибуции;

· текст- извършване на операции с текстови низове, например изчисляване на дължината на низ, извършване на операции за заместване на текст;

· логично- използва се за конструиране на логически изрази;

· финансови- използва се при сложни финансови изчисления, например за определяне на размера на месечните плащания за погасяване на заем;

· дата и час- използва се за операции с дати и часове, например намиране на броя на дните между две дати;

· работа с база данни- прилага се, ако таблицата се използва като база данни;

· проверка на свойства и стойности- служи за проверка на данните, въведени в клетките.

4.3 Относително и абсолютно адресиране

Относителноадресирането е зададено за клетки във формули и функции по подразбиране и е обикновен адрес на клетка, например B2. Ако във формула или функция се използват относителни адреси на клетки, тогава при копиране на такава формула в други клетки адресите на клетките автоматично ще се променят:

Това адресиране е удобно, ако трябва да извършите една и съща операция за няколко последователни клетки. Относителното адресиране обаче може да бъде неудобно, ако стойностите се намират само в конкретни клетки. Тогава при копиране не е необходимо адресите на клетките да се променят автоматично. За целта формулите използват абсолютно адресиране на клетки.

Абсолютен адресклетки - това е непроменим адрес на клетка по време на процеса на копиране или прехвърляне на формула. За да посочите абсолютен адрес, въведете символа $ . Има два вида абсолютно адресиране: пълно и частично:

· Пълно абсолютно адресиране се посочва, ако при копиране или преместване адресът на клетката не трябва да се променя напълно. За да направите това, символът $ се поставя преди името на колоната и номера на реда $A$1+$B$1.

· Частично абсолютно адресиране се посочва, ако само номерът на реда или името на колоната A$1+B$1 не се променя при копиране и преместване

Забележка. Ако се произвежда копиранеФормулите и адресите на клетките са посочени относително, след което адресите ще се променят автоматично. Ако се произвежда трансферформулите и адресите на клетките са посочени относително, тогава не се извършват автоматични промени в адресите. Ако обаче се прехвърли не само формулата, но и данните за изчислението, тогава адресите се променят автоматично.

5. Общи принципиработа

5.1 Въвеждане и редактиране на данни

За входданни, трябва да поставите курсора върху желаната клетка и да въведете данните от клавиатурата. Въвеждането на данни завършва с натискане на клавиш .

За редактиранесъдържанието на клетката, трябва да поставите курсора върху желаната клетка и да натиснете клавиша или щракнете два пъти с мишката. Редактирането на данни също завършва с натискане на клавиш .

5.2 Диаграмиране

Следните основни типове диаграми могат да бъдат създадени в електронна таблица на Excel:

· Кръгова диаграма- използва се за графична интерпретация един променлива. Стойностите на тази променлива са представени в диаграмата чрез сектори на кръг. Може да се намира в равнина и в космоса.

· График- изобразява всяка променлива като начупена линия или равнина (в пространството).

· Хистограма- изобразява всяка променлива като колона. Може да се намира в равнина и в космоса.

· Правил- подобен на хистограма, но разположен вертикално. Може да се намира в равнина и в космоса.

· С площи- изобразява всяка променлива като област.

· Венчелистче- използва толкова оси за начертаване на графики, колкото са стойностите на данните.

За диаграмиранетрябва да направите следното:

1. Изберете данни. Ако данните не са в съседни колони, тогава можете да използвате клавиша за маркиране .

2. Изпълнете командата Вмъкване - Диаграма.

3. Изберете типа на диаграмата и типа на графиката.

4. Ако е необходимо, променете диапазона от клетки с данни.

5. Въведете атрибутите на диаграмата (име на осите и самата графика, легенда и др.).

6. Посочете разположението на диаграмата (на същия лист или на нов).

7. Натиснете бутона Готови.

5.3 Работа с макроси

Макро- записана последователност от действия или команди, съхранени под конкретно име за многократна употреба. Макросите са ефективни средстваавтоматизация на трудоемки, често повтарящи се операции.

Макросът може да бъде създаден ръчно с помощта на команди на езика за програмиране Visual Basic или записан с помощта на устройство за запис на макроси, което преобразува последователност от потребителски действия в код на език за програмиране.

За да създадете макрос, трябва да направите следното:

1. Изпълнете командата Инструменти – Макро – Стартиране на запис.

2. Посочете името на макроса и задайте клавишната комбинация, която извиква макроса.

3. Изпълнете действията, които макросът трябва да извърши.

4. За да прекратите записа, натиснете бутона Спрете записана лентата с инструменти.

Електронните таблици (или табличните процесори) са приложни програми, предназначени да извършват изчисления с електронни таблици.

В електронните таблици цялата обработена информация се намира в клетките на правоъгълна таблица. Разликата между електронната таблица и простата е, че има „полета“ (колони на таблица), чиито стойности се изчисляват чрез стойностите на други „полета“, където се намират изходните данни. Това се случва автоматично при промяна на изходните данни. Полетата на таблицата, в които се намират изходните данни, обикновено се наричат ​​независими полета. Полетата, в които се записват резултатите от изчисленията, се наричат ​​зависими или изчисляеми полета. Всяка клетка от електронната таблица има свой собствен адрес, който се формира от името на колоната и номера на реда, където се намира. Редовете са номерирани, а колоните са обозначени с букви от латинската азбука.

Електронните таблици имат големи размери. Например, най-често използваната електронна таблица на Excel на IBM-съвместими компютри има 256 колони и 16 384 реда. Ясно е, че маса с такъв размер не може да се побере на екрана. Следователно екранът е само прозорец, през който можете да видите само част от масата. Но този прозорец се движи и с негова помощ можете да гледате навсякъде в таблицата.

Нека помислим как може да изглежда таблица за изчисляване на разходите на ученици, които планират да отидат на екскурзия до друг град.

Общо 6 ученици отиват на екскурзия, 4 от тях ще отидат в музея, а 5 ще отидат в цирка. Билетите за влак струват 60 рубли, но можете да отидете и с автобус, като платите 48 рубли. Тогава става възможно или да увеличите цената на обяда, или да закупите по-скъпи билети за цирк, но при най-добрите места. Има много други опции за разпределяне на бюджета, предназначен за екскурзия, и всички те могат лесно да бъдат изчислени с помощта на електронна таблица.

Електронната таблица има няколко режима на работа: създаване на таблица (въвеждане на данни в клетки), редактиране (промяна на стойностите на данните), изчисляване с помощта на формули, съхраняване на информация в паметта, конструиране на графики и диаграми, статистическа обработка на данни, подреждане по атрибут.

Формулите, по които се изчисляват стойностите на зависимите полета, включват числа, адреси на клетки от таблица и знаци за операции. Например формулата, по която се изчислява стойността на зависимото поле в третия ред е: VZ*NZ - числото в клетка V3 се умножава по числото в клетка SZ, резултатът се поставя в клетка D3.

Когато работи с електронни таблици, потребителят може да използва и така наречените вградени формули (Excel има около 400 от тях), т.е. предварително подготвени за определени изчисления и въведени в паметта на компютъра.

Повечето таблични процесори ви позволяват да подредите (сортирате) таблица според някои критерии, например низходящ. В същото време в нашата таблица на първо място (във втория ред) ще има разходите за закупуване на билети (максимална стойност - 360 рубли), след това (в третия ред) ще има разходите за посещение на цирка (100 рубли), след това цената на обяда (60 рубли) и накрая в последния ред - разходи за посещение на музея (минимална стойност - 8 рубли).

Електронните таблици осигуряват и графичен режим на работа, който дава възможност за графично представяне (под формата на графики, диаграми) на цифровата информация, съдържаща се в таблицата.

Електронните таблици са лесни за използване, бързо се овладяват от непрофесионални компютърни потребители и значително опростяват и ускоряват работата на счетоводители, икономисти, учени, дизайнери и хора от редица други професии, чиято дейност е свързана с изчисления.