Обхватът на нуждите от контрол зависи от структурата и вида дейност на конкретна организация. За да се провери правилно работата на компанията, е необходимо да се извършват редовни проверки. Тази процедура е просто невъзможна без правилно съставен контролен списък.

Концепцията за контролен лист за вътрешен одит

Контролен списък за одит може да се изисква за преглед на цялата дейност на организация или конкретна индустрия, процес или подразделение. Този документ е попълнен преди това във формуляра хартиен носител, по-късно започва да се появява електронни версиив Word и Excel. Вече има специализирани приложения за, но предишните методи са все още актуални.

Стандартният контролен списък за одит съдържа 6 колони:

  1. Числова линия.
  2. Проверяемо ISO изискване.
  3. Подробни въпроси.
  4. Метод за оценка на проверяваното изискване.
  5. Бележка за резултата от проверката.
  6. Коментари от одитор или комисия.

Самата концепция за контролен лист буквално се превежда като „контролен списък“ и дори може да се използва за одит на дейността на 1 служител на компанията.

Нормативна рамка

Съгласно Федералния закон от 30 декември 2008 г. № 307 „За одит» регламентирано е изготвянето на контролни листове различни видове, но това се отнася за външния одит. Законово е разрешено извършването на вътрешни одити от компании с договор.Ръководството може да покани служител да извърши проверка, вместо да създаде комисия от свои служители.

Чл.19 Федерален закон„За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. задължава извършването на вътрешен одит. Това касае одита на счетоводния сектор, останалите области на дейност се контролират според личните предпочитания на организацията.

Функции на документа

Основните цели на контролния лист са да контролира и структурира информация за текущите процеси на всеки вид дейност.

Това е един вид контролен списък с въпроси, който ви позволява да провеждате систематичен анализ и да идентифицирате недостатъци в работата на определена част от организацията.

По-долу са описани етапите на попълване на контролния лист за вътрешен одит на СУК с примери.

Стъпки за пълнене

По време на контролния процес структурата на контролния лист има важно. При разработването му е необходимо да се вземе предвид логична последователна процедура, която изключва постоянно връщане към вече разгледани аспекти. Това ще ви позволи да изградите правилната структура не само на самия контролен списък, но и ще ви помогне да го попълните правилно.

Всъщност попълването на добре написан контролен списък е много лесно.

  • На първия етап трябва да се задълбочите в съдържанието на елемента за проверка, да прочетете въпроса или да се запознаете с контролирания критерий.
  • След това трябва да изясните метода за оценка и да го извършите в съответствие с този параграф. Това може да бъде изпит, интервю, анкета, преглед на документацията или друг метод на оценка.
  • На третия етап е необходимо да въведете или въведете резултатите от контрола в съответната колона на контролния списък.
  • Също така в редица документи има параграф с коментарите на одитора. Ако е в контролния списък, трябва да бъде попълнен, преди да преминете към следващия въпрос.

Можете да изтеглите примерен контролен списък за вътрешен одит.

Примерен контролен лист за вътрешен одит

Примерен контролен лист за вътрешен одит – 1

Примерен контролен лист за вътрешен одит - 2

Примерен контролен лист за вътрешен одит – 3

Примерен контролен лист за вътрешен одит – 4

Примерен контролен лист за вътрешен одит – 5

Това е списък, съдържащ редица необходими проверки за работа. Чрез отмятане на елементи в списъка вие, екипът или специалистът, можете да научите за състоянието или коректността на тази работа.

Докато работехте по проект, хващахте ли се на мисълта, че това не е първият път, когато повтаряте очевидни грешки? Или сте забелязали, че когато изпълняват позната задача, служителите правят същите грешки, губейки време?

Контролните списъци могат да се използват в различни области: има контролни списъци за сервитьори, пилоти, търговци и уеб дизайнери.

Следните правила за контролни списъци ще помогнат на вас и вашите служители да създадете полезен и висококачествен продукт.

Правила за изготвяне на контролни списъци

  1. Една точка - една операция

Елементите от контролния списък са минималните завършени операции. Например поръчката за изработка на визитки и доставката на визитки до офиса са 2 различни операции. Следователно те се показват като отделни елементи в контролния списък:

    • поръчани са визитки;
    • визитки с доставка до офиса.
  1. Точките се изписват в утвърдителна форма

Целта на контролния списък е да провери готовността на задачата, така че е по-добре да съставите елементите в утвърдителна форма - „поръчано, доставено“. Сравнете формулировката: „поръчка на визитки“ и „поръчване на визитки“. Вторият вариант изисква повече отговорност.

  1. Оптималният брой точки е до 20

Контролните списъци не трябва да са дълги. Оптималният брой точки е до 20. Ако е необходимо, е по-добре да разделите задачата на няколко етапа и да създадете отделен контролен списък за всеки етап.

Ефективно прилагане на контролни списъци:

  1. Тестване

След като съставите контролния списък, психически преминете през всички точки заедно със служителя. Напишете пропуснатото. Подредете точките в в правилния ред. Направете редакции.

  1. Регистрация

Контролният списък трябва да изглежда естетически приятен - тогава ще бъде по-приятно да работите с него.

  1. Удобен достъп

Организирайте споделен достъп до документи за служителите, така че да могат лесно да бъдат отпечатани в точното време. Отпечатайте получения списък под формата на таблица (ако контролният списък се попълва всеки ден).

Прочетете също: Топ 30 сайта на Uaneta за август 2018 г

Ползи от използването на контролни списъци:

  • структуриране на информацията за служителите. Когато записва необходимите действия, служителят ясно разбира необходимата последователностзадачи;
  • увеличаване на скоростта на обучение на нови служители. Няма нужда да повтаряте последователността от операции няколко пъти. Достатъчно е да направите кратък инструктаж и да дадете контролен лист за самостоятелна работа;
  • високи резултати, намален брой грешки. Както бе споменато в началото на статията, контролните списъци помагат да се избегнат грешки и грешки по невнимание;
  • взаимозаменяемост на служителите;
  • спестяване на работно време - служителите ще отделят значително по-малко време за преработване на задачи.

Андрей Маноха, творчески директор на интернет агенцията UaMaster

Хващали ли сте се някога на мисълта, че това не е първият път, когато повтаряте нещо на служител? Или забелязвате, че когато изпълнявате позната задача, служителите правят същите досадни грешки? Ако да, тогава е време да инструктирате служителите да изготвят контролни списъци.

Контролен списък(Списък за проверка) - списък, съдържащ редица необходими проверки за всяка работа. Маркирайки позиции в списъка, служителят може да разбере за статуса/коректността на тази работа.

Значението на контролните списъци не може да бъде надценено. Без значение колко опитен е един служител, в бързане той лесно може да забрави важна подробност. Да вземем например една често срещана ситуация – подготовка за участие в изложба. Това е много скъпо начинание. Един пропуснат детайл - листовки, които не са отпечатани навреме - може да струва половината от бюджета.

Може да се използват контролни списъци в различни области:Има контролни списъци за сервитьори, за пилоти, за търговци, за уеб дизайнери.

По-долу са правилата за създаване на контролни списъци, които ще помогнат на вашите служители да създадат полезен и висококачествен инструмент.

Правила за изготвяне на контролни списъци


1. Една точка - една операция

Елементите от контролния списък са минималните завършени операции. Какво означава?

Поръчката за изработка на визитки и доставката на визитки до офис са 2 различни операции.

Следователно те се показват като отделни елементи в контролния списък.

*поръчани са визитки
* визитки с доставка до офис

2. Точките се записват в утвърдителна форма

Целта на контролния списък е да провери готовността, така че е по-добре да съставите артикулите в утвърдителна форма - „поръчано, доставено“. Сравнете формулировката „поръчайте визитки“ и „поръчайте визитки“. Вторият вариант изисква повече отговорност.

3. Оптималният брой точки е до 20

Списъците за проверка не трябва да са дълги. Оптималният брой точки е до 20. Ако е необходимо, по-добре е да разделите задачата на няколко етапа и да създадете отделен контролен списък за всеки етап.

Пример за контролен списък:


Ефективно прилагане на контролни списъци


1. Тестване

След като съставите контролния списък, психически преминете през всички точки заедно със служителя. Напишете пропуснатото. Поставете точките в правилния ред. Направете редакции.

2. Дизайн

Контролният списък трябва да изглежда естетически приятен - тогава ще бъде по-приятно да работите с него.

3. Удобен достъп

Организирайте споделен достъп до документи за служителите, така че да могат лесно да бъдат отпечатани в точното време. Отпечатайте получения списък под формата на таблица (ако контролният лист се попълва всеки ден).

Ползи от използването на контролни списъци


* Структуриране на информацията в главата на служителя. Когато записва необходимите действия, служителят ясно разбира необходимата последователност от задачи.
* Увеличаване скоростта на обучение на нови служители. Няма нужда да повтаряте последователността от операции за стотен път. Достатъчно е да направите кратък инструктаж и да дадете контролен лист за самостоятелна работа.
* Високи резултати, намален брой грешки. Както бе споменато в началото на статията, контролните списъци помагат да се избегнат пробиви и небрежни грешки.
* Взаимозаменяемост на служителите.

Примери за полезни контролни списъци за онлайн бизнес

Имайте време да направите всичко, не забравяйте нищо и не правете грешки! Ще се изненадате, но именно с подобни мисли много хора си лягат или стават сутрин. модерни хора. Какви методи и средства не се използват за повишаване на професионалната и лична продуктивност. Някои хора задават аларми и напомняния на личните си електронни устройства, докато други „по старомодния начин“ покриват всичко около себе си с цветни стикери. Но има една наистина удобна опция, която работи - контролен списък. Какво представлява и за всеки ли е подходящо това вълшебно средство?

Магически списъци, тествани в полети

Смята се, че контролните списъци първоначално са започнали да се използват в авиацията. Летенето на самолет включва извършването на редица сложни операции в определена последователност. И без система за напомняне, дори опитен пилот с помощник може да направи грешка, а грешките по този въпрос могат да имат тотални последствия. Ето защо като допълнителна „застраховка“ на летците се предлага контролен лист за всеки полет. какво е това По същество списък, състоящ се от отделни действия, които трябва да бъдат изпълнени, в този случай организирани в правилна последователност. Тъй като този инструмент работи идеално в авиацията, той беше приет и цивилни, чиито професии са далеч от авиацията.

Кой ще се възползва от контролните списъци и защо?

Системите за ежедневно напомняне са полезни за всеки, който иска да повиши личната продуктивност. Управлението на времето е област на познание, чиито основни принципи и техники могат да се използват еднакво успешно от мениджър, начинаещ предприемач и всяка домакиня. Променя се само спецификата, тъй като всеки вид дейност има своите специфики. В стандартната си версия контролният списък е списък с действия и задачи. Но ако е необходимо, можете да го съставите под формата на списък от някои отделни елементи. Много хора водят списъци за пазаруване - и те всъщност също са контролни списъци, както всеки друг кулинарна рецепта, написани в колона под формата на набор от компоненти с препоръки за дозиране. Между другото, в почти всички заведения кетърингТакива напомняния висят в кухнята за готвачи, за да могат да готвят по-бързо, като използват съвети за теглото на порцията и всеки конкретен продукт, използван в конкретно ястие. Най-често се създава контролен списък за един човек, но ако определена задача ще бъде решена от група хора, списъкът също ще помогне. В този случай е необходимо задачата/крайната цел да се раздели на подпозиции, всяка от които ще се изпълнява от един служител. След това всяка задача се възлага на конкретен изпълнител и, ако е необходимо, той сам я описва стъпка по стъпка в личен контролен лист.

Общи правила за изготвяне

Ако искате да станете по-продуктивни и да свършите повече неща без много суетене, време е да опитате да създадете първия си контролен списък. Такъв план трябва да има ясна структура и привлекателен външен вид. Също така е препоръчително да поддържате времева последователност (можете да я откажете, ако всички задачи са отворени). Избягвайте дългите абзаци, препоръчително е всяка задача да е изразена с 3-4 думи и задължително използвайте глаголи. Как да създадете контролен списък, който ще работи? Просто е - изберете удобен за вас формат: хартия, бележка в телефона или файл на компютъра. Общо трябва да имате две колони, в първата ще бъде записан номерът и ще бъде формулирана самата задача, а във втората ще бъде поставен знак, тъй като е изпълнена. Специалистите съветват да не задрасквате изпълнените задачи, а да ги отбелязвате с отметки или кръстчета.

Правилно формулирайте задачите

За да могат вашите контролни списъци наистина да работят, важно е да се научите как правилно да формулирате задачите. Нещата, които се изпълняват редовно, не е необходимо да се разделят на подточки, но е препоръчително еднократните задачи и задания да се разделят на подточки. Например: препоръчително е да запишете преговорите с нови клиенти с поне 3 бележки, като подчертаете за себе си онези теми, които трябва да бъдат обсъдени. Ако трябва да изпращате ежедневен отчет, напишете задачата в един параграф. Не забравяйте да запишете всичко, което всъщност може да забравите. За да намалите времето, необходимо за изпълнение на задачите, можете също да правите подробни бележки в контролния списък, например да въведете информация за контакт на тези, с които планирате да се свържете.

Някои бизнес плановици съветват да записвате задачи в контролен списък, сякаш вече са изпълнени. Съответно, пишете не „трябва да се направи...“, а „...направено!“. Това е доста ефективна техника от психологическа гледна точка, но трябва да свикнете с нея. Системата за етикетиране също е удобна за използване. Изберете най-удобната за вас опция: маркиране на текст, подчертаване. Но се опитайте да не се увличате с избора, в противен случай ще получите твърде цветен и ярък списък за проверка. Попълването на списъка със задачи трябва да се извършва в един цвят, а за подчертаване използвайте не повече от два цвята, отбелязвайки това, което е наистина важно.

Не се опитвайте да правите всичко

Популярен въпрос сред тези, които току-що започват да работят със списъци със задачи: контролен списък - какво е това, седмичен или дневен работен план? Дългосрочните цели и дейности трябва да бъдат записани отделно. Контролният списък е мини-списък, предназначен за един ден. Общо количествоточките не трябва да надвишават 20. В противен случай или ще се провалите, или ще се преуморите, като и двете опции нямат нищо общо с производителността. Създаването на контролен списък може да се превърне в обичаен вечерен или сутрешен ритуал. В края на деня е време да прегледате списъка си и да разберете дали всички планирани задачи са изпълнени в необходимата степен.

Необходима е проверка

Да приемем, че сте приключили със създаването на първия си контролен списък. Какво да правя след това? Просто е, сега е моментът да го прочетете внимателно и да го проверите. Първо, важно е наистина да не забравяте или пропускате нищо. Второ, по време на проверката можете да коригирате и добавите нещо, ако е необходимо. И само ако сте доволни от всичко, можете да вземете контролния списък на работа. Опитайте се да не забравяте да правите навременни бележки за изпълнението на задачите. Ако смятате, че създаването на контролни списъци е дълго и трудно, бързаме да ви разубедим. За удобство можете да съхранявате някои шаблони, например списъци за опаковане на неща за бизнес пътуване или основни задачи за всеки ден (при условие, че се повтарят). Средно попълването на контролния списък отнема не повече от 10-15 минути заедно с проверката; важно е само да изберете време, когато никой и нищо няма да ви разсейва.

Инструмент за анализ

Контролният списък не е само инструмент за напомняне и повишаване на продуктивността. Можете също да използвате списъци със задачи в корпоративна среда. Мениджърът може да създава контролни списъци за своите подчинени и с тяхна помощ да наблюдава и контролира процеса на изпълнение на задачите. Този инструмент е полезен и ако тепърва започвате да работите върху себе си и търсите най-подходящите методи и варианти за разпределяне на ежедневната дейност. В този случай също е необходимо да се проверява броят или процентът на изпълнените задачи и нерешените задачи ежедневно и след това да се формулират нова програмана следващия ден въз основа на получените резултати. Оказва се, че въпросът: „Чеклист - какво е това?“ може да се отговори по следния начин: инструмент за повишаване и оценка на производителността.

Правя го веднъж на две седмици.

Всичко това са постоянни контролни списъци. Понякога създавам контролен списък за еднократно събитие. Например, ако планирам ваканция.

Как да създадете контролен списък?

  1. Съкратете го. Това не е есе. Това е просто събиране на точки. Яснота на формулировката! Прост речник! Целта е дори с бърз поглед да схванете същината.
  2. Премахнете ненужните елементи. Включете само това, което може да забравите. Например в контролния списък за писане на статии няма елемент „Включване на лаптоп“. Ще направя това без напомняне.
  3. Подчертайте това, което е важно. Capslock или получер. Основното нещо е да не прекалявате. Едно или две изхвърляния на лист са достатъчни.
  4. Редактирайте постоянно. Контролният списък трябва да е актуален. Виждали ли сте редакциите ми с молив? тук Когато има много редакции, отпечатвам контролния списък отново.

Къде да съхраняваме?

На хартия, на смартфон, в Evernote... Където ви е удобно.

Можете дори да приложите контролния списък директно към елемента. Например използвах стикери на моя лаптоп. Но не залепна))

Общо

Контролните списъци са прости и удобни. Това ще ви спести много време. И нерви.

Защо не се говори за това в училище? Вместо глупави морализаторства от рода на: „Главата ли си забрави?“