Задължен ли е служителят да идва на работа по-рано? Как да се научим да стигаме навреме

Кадър от филма "Майор Пейн"

Преди да напиша текста, отидох в търсачката за заявката „така че служителите да не закъсняват“ и честно казано бях объркан, съжалявах както за служителите, така и за съветниците още повече. Те предложиха да се разделят хората според критерия за активността на мозъчните полукълба и да се изготви индивидуален график в зависимост от това дали служителят е „интуитивен“ или „сензивен“, те посъветваха да се предизвика чувство за вина у онези, които стигнаха до грешното време и играйте срамната „купа на закъснелия“. Като цяло малко хора смятаха, че ще бъде по-лесно да направят идването на работа навреме приятно.

Разбира се, само с помощта на контрол можете да постигнете страхотни резултати. Андрей Ковтун, основател на услугата My Schedule, споделя случая на своя клиент: „Когато компанията R-line (повече от 100 души) автоматизира регистрацията на присъствие с помощта на wi-fi мониторинг, броят на закъсненията намаля с повече от 60% 2 месеца след това изпълнение" Но правилната (положителна!) мотивация плюс отчитането на часа на пристигане работи още по-добре.

Вкусна мотивация

Екстрите са едни от най-популярните награди. Понякога възниква спонтанно и работи особено добре, когато има достатъчно лакомства само за най-точните.

„Преди време един от нашите служители носеше домашно приготвени сладки всеки петък. Изненадващо беше, че първо беше мъж, и второ, наистина всеки път печеше вкусни, нестандартни и различни бисквити или торти. В компанията работят повече от 80 души, така че нямаше достатъчно хора за всички. Буквално след 2-3 седмици служителите, които обикновено бяха много уморени до петък, оставаха до късно и намираха много причини да дойдат на работа по-късно, започнаха да пристигат не просто навреме, но и предварително, за да опитат първи лакомствата . Сега петък е нашият най-точен ден!“, споделя Олга Бакунова, ръководител маркетинг отдел в Siam Consulting.

Бисквитки от Сергей за Хелоуин

Много компании въвеждат тази практика умишлено. „Ако работният ден започва в 9-00, тогава има компании, които предлагат безплатна закуска, шоколадови бонбони или други лакомства на служители до 8-45. Така денят на пристигналите навреме започва с комуникация и позитивизъм“, казва Мария Ковалева, управляващ съдружник на Talentedme.

Двойно е добре, когато лакомствата са здравословни и съдържат витамини. „Работният ден на фирмата започва в 9:00; за тези, които пристигат по-рано или навреме, се разнасят ограничени количества плодове в 8:50. В 9.05 те почистват“, казва Анна Матвеева, ръководител на отдел „Персонал и комуникации“ на GANDALF Group of Companies.

Малки срещи за планиране преди началото на работния ден

Сутринта в болницата започва с планираща среща, на която трябва да присъстват всички служители. Майка ми е лекар и знам от първа ръка колко е важно да стигнеш навреме, за да си наясно с всичко.

Такива срещи за планиране, на които се обсъждат задачите за деня и могат да се организират открити въпроси търговски дружества. „В идеалния случай вътрешните срещи трябва да са приятелски настроени и зареждащи с енергия. Затова успехите на служителите се празнуват сутрин, а всичко свързано с проблемите се обсъжда в друг момент. Тази система работи добре в отделите маркетинг, телемаркетинг и продажби“, споделят опита си от BCG компанията „Информаодитсервиз“.

Работи. Роман Алехин, основател на маркетинговата група „Алехин и партньори“, споделя казус: „Маркетингов отдел - " креативни хора"и беше много трудно да намеря начин да мотивирам да идвам навреме на работа. Глобата беше демотивираща, другите методи на принуда са подобни. Преди седмица започнах да прилагам SCRUM управление, което включва малки срещи за планиране, не повече от 10 минути, всеки ден по едно и също време с целия екип на проекта завърших срещите си за планиране в 9:00 сутринта. През седмицата не закъснявах за работа в екипите.“

Превърнете дисциплината в игра

Това работи особено добре с милениалите, които мразят контрола и обичат да „играят“.

Валерия Краскова, PR мениджър на компанията Personal Resolution, разказва за този опит: „Разработихме стимулираща практика, която стимулира проактивността и дисциплината. В обращение е въведена местна валута, за която могат да се получат точки професионални постиженияи личностни качества. Беше решено също да бъдат представени определени номинации. Една от номинациите е „най-точен“. Присъжда се на служител, който винаги пристига навреме или преди всички останали. Получените точки могат да бъдат изразходвани за всеки продукт във фигуративния „магазин“ на компанията. Сред „стоките“ са билети за кино, билети за театър, допълнителен почивен ден, пътуване до селски спа център и дори седмица допълнителна платена ваканция. Можете да получите 10-35 точки наведнъж и редът на цените е такъв, че ако билетът за кино струва 50, тогава една седмица ваканция вече е 250, тоест трябва да станете най-добрият средно 12 пъти, за да получите допълнителна почивка и това е резултат, който очевидно е положителен и ще се отрази на компанията."

Неочаквана награда

Можете да дадете подаръци на тези, които не са закъснели веднъж в месеца. „В компания, която разпространява продукти за осветление, управителят инструктира секретарката да записва стриктно времето на пристигането на служителите в офиса. В края на всеки месец този, който никога не закъсняваше, получаваше награда. Това може да бъде допълнителен ден ваканция, почивен ден в петък, подаръчни карти за популярни вериги магазини, купони за посещение на фитнес клуб или спа център. Резултат: системните закъснения спряха след 2 месеца, еднократните закъснения се случиха изключително рядко“, споделя случая си Наталия Сторожева, генерален мениджърцентър за бизнес и кариерно развитие "Перспектива".

Могат да се награждават цели отдели: „Всеки месец съставяме рейтинг на отделите, които закъсняват най-малко. В края на годината ги очаква приятна изненада“, споделя Анна Матвеева.

Можете да изберете произволен ден от месеца и да наградите дошлите навреме точно в него. Лариса Богданова, директор на агенцията за подбор на персонал IBC Human Resources, смята, че това е най-правилната стратегия: „Основното е тази възможност да не е всеки ден, а в непредсказуем ден, за да има стимул да вярваме и надявам се на топла закуска днес.”

Искрена загриженост и допълнителен почивен ден за някой, който закъснява

Погрижете се за закъснелите. Може би те се нуждаят особено от вашата подкрепа сега.

„Забелязах, че хората закъсняват или се представят по-зле, когато нещата не вървят добре. И често този проблем не се дължи на работа. И така, преди няколко месеца нещата започнаха да се развиват много зле за един от моите прекрасни служители. Оказа се, че той е в тежка депресия и той поиска да го подкрепят и напротив да му дават повече смени, за да влезе в ритъм. Направихме точно това, той излиза от депресията и работи страхотно.

Прекрасен инструмент е да помолите човек да си почине една или две смени. Ако някой служител ме разочарова, говорим заедно и му давам извънреден почивен ден“, споделя Роман Сабиржанов, основател на Hotconsulting.ru.

Основен

Закъснението само по себе си не е грешка. Ако компанията не губи служители поради закъснения, тогава няма нужда да пробивате никого. И, разбира се, за всеки човек е важно компанията да е приятелска, лидерът да вдъхва уважение и задачите да вдъхновяват. Нека капитан да ме извини за очевидността, но по някаква причина хората успяват да забравят тези прости истини.

Moygrafik.ru е услуга, която помага за подобряване на трудовата дисциплина, минимизиране на отсъствията и закъсненията на персонала и оптимизиране на фонда за заплати. През юни 2016 г. рисковият инвеститор Александър Румянцев инвестира в стартъпа.

„Петата се счупи“, „стоя в задръстване дълго време“ - чувате всичко това като извинение за закъснение от подчинените си всяка сутрин. Но поради отсъствието на един или друг служител в точния момент, важна задача отново пропадна. Дойде време да научите подчинените си на дисциплина.

Да накарате някои хора да идват навреме на работа е изключително трудно и дори най-строгите методи може да не ви помогнат с това. Тук е редно да дадем личен пример. Започнете да идвате в офиса малко по-рано. Просто ще бъде неудобно за хората да закъсняват, когато шефът вече е в офиса.

Контролирайте пристигането си на работа

Първоначално трябва да накарате служителите си да разберат колко е важно всеки да е на мястото си в определеното време. Във всеки момент могат да възникнат обстоятелства, които изискват присъствието на един или друг служител. И липсата му може да причини значителни проблеми в работния процес. Не трябва да говорите за това с всеки човек поотделно - съберете целия екип. И ни напомнете още веднъж, че трябва да дойдете в офиса в уречения час, еднакъв за всички. Струва си да се каже, че присъствието на служителя на работното място ще бъде строго контролирано. Например, охраната на контролно-пропускателния пункт ще записва часа на пристигане на всички или вашите подчинени ще трябва да изпратят шаблон на съобщение чрез вътрешна корпоративна поща веднага щом пристигнат работно мястона компютъра. На входа можете да инсталирате контролер с магнитен четец. Всичко това е необходимо, за да посочи на служителя неговите нарушения. Не всеки иска да му се карат всеки ден.

Законът не предвижда събиране на глоби от служителите за закъснение. Но всеки работодател има право да въведе във вътрешния правилник на компанията определени правилакоито всички трябва да следват. Идването на работа навреме е едно от тях. В случай на неспазване на дисциплинарните стандарти, служителят рискува да понесе материални разходи. Но това е крайна мярка и е по-добре да се избягва. Опитайте се да насърчите хората да идват навреме материални блага. Разделете заплатата на всеки подчинен на заплата и бонус. Служителят ще може да получи бонус само ако спазва правилата, приети от компанията, включително времето за идване на работа. Всеки определено се интересува от получаване на месечен или тримесечен бонус.

Подарете будилник

Ако не искате да държите подчинените си в страх, можете например да дадете будилници на тези, които закъсняват. Най-вероятно следващия път човекът ще отиде на работа един час по-рано, само за да бъде в офиса в точното време. Опитайте се да мотивирате служителите си не само с пари. Да кажем, организирайте състезание между тях - този, който дойде на работа навреме за един месец, ще бъде победител. Поставете снимката му като най-дисциплиниран служител на почетното табло. Направете му подарък – например карта за пътуване. Изберете и нарушителя. Публикувай снимката му и на човек, който винаги закъснява, но на дъската на срама.

Също така е добра идея да провеждате петминутни срещи за планиране с целия екип сутрин. Освен това, предварително, всеки път, инструктирайте един от служителите, с когото да говорите кратко съобщениеза това, за което компанията е особено загрижена днес, учейки хората на екипен дух. Отговорността, която подобни срещи са предназначени да внушат, ще принуди човек да се опита да не закъснява. Постепенно служителите ще свикнат с тази рутина и нищо няма да ги спре да идват на работа навреме.

Изненадан ли сте от въпроса? Изглежда, как би могло да бъде иначе, защото вие:

винаги идвайте на работа навреме;
подготовка за срещи за планиране, присъствие на конференции;
планиране на бизнес срещи и разговори с клиенти...

Но има едно „но“. Най-вероятно в работния ви график липсва един малък детайл. Тази подробност е времето за напускане на работа. Но е много важно, ако не искате да се превърнете в работохолик и скоро да „изгорите“ поради прекомерни натоварвания.

7 прости правила за управление на работното време

Решението е просто - преценете часа, в който искате да излезете от офиса. Но в този случай може да възникне друг проблем – рискът да не довършите важни неща. Как можете да се научите да се прибирате навреме и въпреки това да се справяте със задълженията си?

Има 7 прости правила, които ще ви позволят да управлявате времето си:

Ела на работа рано. Това е очевидно – ако искате да се приберете навреме, елате на работа малко по-рано от обикновено. По това време никой няма да ви разсейва. Ще можете спокойно да изпълнявате онези задачи, които изискват концентрация.
Затворете вратата на офиса. Затворената врата изобщо не е знак за вашата необщителност или враждебност. Вратата просто ще служи като пречка за вашите колеги. Те ще помислят два пъти дали да ви прекъснат.
Решете въпроси по телефонабез да напускате офиса си.
Намерете си заместник. Често хората губят много допълнително време, защото нямат асистент. След това, преди ваканцията си, те трябва да работят до късно и седем дни в седмицата, за да свършат всичко навреме.
Намалете времето за рутинни задачи. Често хората не осъзнават, че вече са много по-опитни и могат да вършат нормалната работа много по-бързо. Те продължават да прекарват твърде много време в рутина.
Трябва да работите на работа!Много офис служители са изключително неорганизирани. Постоянно се разсейват от други неща. И тогава просто не остава време за самата работа.
Преценете вашите възможностипреди да вземете нова работа. Решете дали можете да изпълнявате нови задачи в определеното време. Научете се да идентифицирате задънени проекти и да ги изоставяте.

Следвайте тези прости правила и скоро ще можете да изпълнявате задачите си по-бързо. След това продължете към 7 съвета как да напуснете работното си място навреме:

Отговорете незабавно на въпроси по телефона или имейл. Докато решавате да отговорите, тази информация може вече да не е от значение.
Трябва да се обадите в същия ден и след това да съсредоточите цялата си енергия върху изпълнението на друга задача.
Не отлагайте телефонния разговор. Ограничете разговора си само до пет минути или по-малко. Това ще ускори темпото на вашата работа.
Научете се да казвате не уверено. Безпроблемните работници се считат за най-неорганизираните. Научете се да казвате „Не“.
Съкратете срещите. Ако можете да намалите телефонното обаждане или обяда, можете да направите същото със среща.
Започнете без забавяне.
90% е достатъчно. Повечето задачи се считат за изпълнени, когато са изпълнени на 90%.

Автоматизирайте управлението на времето си

Днес стана много по-лесно и по-удобно да държите времето под контрол. Причината е развитието на технологиите в областта на автоматизацията на бизнес процесите. Като пример, услугата Yaware.TimeTracker ще ви позволи да:

контрол на работното време;
контролирайте „прахосниците на време“;
определи за днес, седмица, месец.

Увеличете личната си ефективност и производителността на вашата компания днес. За да направите това, просто инсталирайте Yaware.TimeTracker на работните компютри на вашата компания. Тествайте услугата за първите 2 седмици безплатно.

1. Признайте си кого обикновено обвинявате за закъснението си: времето, обстоятелствата, вродените си качества, неистовия ритъм на живот, семейството, задръстванията? Сега осъзнайте, че ако искате (наистина искате) да стигнете навреме, тогава ще стигнете навреме - и нищо няма да ви спре. Почувствайте се като собственик на вашето време!

2. Всеки закъснял има свои собствени представи за границите на позволеното. Някои хора винаги закъсняват с 10 минути, докато други закъсняват с час и половина. Познавайки себе си, имайте това предвид, когато планирате срещи и партита. Например, знаейки, че ще ви очакват в дванадесет, отбележете си, че трябва да сте там в 11:45. Този невинен трик ще ви помогне да намерите липсващите 15 минути!

3. Уговаряйте се с всички, с които си уговаряте срещи, за да не ви очакват. След като сте закъсняли няколко пъти и сте се сблъскали с необходимостта да търсите някого или да преговаряте отново, ще се обучите.

Убийци на времето

Всичко започва с малки неща - смятаме, че ще имаме време да превъртим няколко коментара в онлайн дневник, да проверим имейла си (в случай че се случи нещо важно) или да отговорим на SMS на телефона си. Малките автоматични действия, които днес са като зависимости, често причиняват закъснение, и то доста.

Приоритизиране

Има хора, които обикновено планират графика си и пристигат навреме; те не знаят какво означава да тичат след влак или да закъснеят за важна бизнес среща. Но те могат например да закъснеят за среща с приятели и да принудят всички да ги чакат на спирката. Такива хора закъсняват там, където им е удобно, където могат да си починат, или по-точно там, където могат да си го позволят. Отделна подкатегория са тези, които самите не обичат да чакат и действат на принципа „Предпочитам да дойда по-късно, отколкото да страдам, опитвайки се да отнемам време“. Единственото решение тук е съзнателното култивиране на уважение към плановете на другите хора.

Слабо развито чувство за време

Това не винаги означава липса на самообладание. Такива хора може би искрено си мислят, че всяко пътуване с метрото трае не повече от 10 минути. Някои действия - и списъкът с тях е много разнообразен - просто не се контролират от тяхното съзнание, което означава, че за да премахнете проблема, трябва да изпълните просто упражнение: допълнете всяка задача, която въвеждате в дневника си, с бележка относно необходимото време за това. Това си струва да се прави с всички нормални ежедневни дейности. Може би ще научите нещо ново.

Скрит протест

Психолозите излагат и следната гледна точка: ако човек закъснява за някакво събитие със завидна последователност, това означава, че той има скрито нежелание да отиде там. Например постоянното закъснение за вечерен фитнес или за сутрешния влак не означава, че трябва да се откажете от спорта и да спрете да ходите на работа. В този случай можем да кажем, че може би трябва да промените вида на обучението или да изберете друг вид транспорт, за да стигнете до работа. Малки неща като това могат да имат значение.

Полезни съвети

Те ще ви помогнат да не закъснеете прости съвети, чието спазване ще ви помогне да управлявате времето. Придържайте се към тях - и ще ви стане по-лесно!

1. Станете веднага

Принудете се да ставате в определен час, да не настройвате будилника няколко пъти и да не лежите в леглото след събуждане повече от 10 минути. Освен това трябва да си лягате навреме, тогава ще бъде по-лесно да станете и през целия ден няма да се налага да пиете галони кафе, за да се „събудите“.

2. Осъзнайте ползите

На първо място, разберете ползите, които ще получите, ако се явите на работа навреме. Това може да е да се чувствате добре или желание да вършите по-важни неща, да подобрите отношенията с шефа или подчинените си, да повишите нивото си на самодисциплина или да дадете пример на другите. По принцип няма значение какви са причините, основното е да разберете сами защо трябва да идвате на работа навреме. Това знание ще ви запали за по-нататъшни действия.

3. Поставете краен срок за напускане на къщата.

Ако сте намерили работа по-рано от седмица, тогава знаете колко време отнема да стигнете до работа. Въз основа на това знание, както и на знанието какво означава за вас „да си на работа навреме“, определете в колко часа трябва да излезете от вкъщи. Помислете за песимистичен сценарий - ще трябва да чакате дълго автобуса, ще има задръствания пред кръговото, а светофарите ще светят червено.

Крайният срок трябва да се третира не като твърдо правило, а като насока. Няма проблем, ако тръгнете с 10 минути закъснение. Няма проблем, ако тръгнете 10 минути по-рано. Тази насока ще ви помогне: пристигнете навреме или пристигнете по-рано. Което е много по-добре от това: да сте навреме или да закъснеете.

4. Ако закъснеете, закъснейте веднъж

Ако се случи да закъснеете вкъщи или в града сутринта, обадете се и предупредете за това още преди да дойде времето, като в същото време ми кажете часа, в който ТОЧНО ще сте на работа. Тъжно е, ако закъснявате за работа няколко пъти в един ден: те се обадиха, след като вече сте закъснели, казаха, че закъсняват и ще се върнат след час - и дори час по-късно не сте били на работа. Никой не се нуждае от такъв служител!

5. Не надценявайте силните си страни

Може би, когато планирате нещата, очаквате да постигнете повече, отколкото физически можете. Определете кое е най-важно за вас и го направете. Кажете на хората, които разчитат на вас (шефа ви например), че можете да правите само това, за което имате време.

6. Направете ясен списък със задачи

Скучно е, но работи: вземете си дневник и запишете какво ще правите. Така не само ще станете по-точни, но и няма да забравите например важно събитие, само защото ви е пропуснало ума.

7. Носете часовник

И не забравяйте да ги разгледате! Можете да преместите стрелките с 3-5 минути напред, но е по-добре да попитате някого за това, за да не знаете колко точно е бърз часовникът. Това ще ви даде малко допълнително време. Изберете красив часовник, който харесвате. Можете да изберете няколко, за да съчетаете различни тоалети. Постоянно ще обръщате внимание на тях и в същото време ще помните за времето.

8. Бъдете честни със себе си

Защо си позволявате да закъснявате? Това е неучтиво и ви прави неорганизирани и извън контрол. Признайте си: може би постоянно закъснявате за работа, не защото ви отнема много време, за да се подготвите, а защото не се интересувате от работа и просто не искате да отидете там?

Ако все пак закъснеете отново, не забравяйте да се извините всеки път и, ако е възможно, обяснете, че закъснението ви не е признак на неуважение, а проблем, върху който работите. Въпреки че това е незначително, все пак ще облекчи чувството ви за вина.

9. Измислете свои собствени 9 начина да идвате на работа навреме

Най-много най-добрите начини- това са тези, които ви подхождат. Измислете ги! Измислете своя собствена уникални начинии ги следвай. И след това елате тук отново и споделете опита си. Успех!

Контролирайте пристигането си на работа

Първоначално трябва да накарате служителите си да разберат колко е важно всеки да е на мястото си в определеното време. Във всеки момент могат да възникнат обстоятелства, които изискват присъствието на един или друг служител. И липсата му може да причини значителни проблеми в работния процес. Не трябва да говорите за това с всеки човек поотделно - съберете целия екип. И ни напомнете още веднъж, че трябва да дойдете в офиса в уречения час, еднакъв за всички. Струва си да се каже, че присъствието на служителя на работното място ще бъде строго контролирано. Например, охраната на контролно-пропускателния пункт ще записва часа на пристигане на всички или вашите подчинени ще трябва да изпратят шаблон за съобщение чрез вътрешна корпоративна поща веднага щом заемат работното си място на компютъра. На входа можете да инсталирате контролер с магнитен четец. Всичко това е необходимо, за да посочи на служителя неговите нарушения. Не всеки иска да му се карат всеки ден.

Законът не предвижда събиране на глоби от служителите за закъснение. Но всеки работодател има право да въведе определени правила във вътрешния правилник на компанията, които всеки трябва да спазва. Идването на работа навреме е едно от тях. В случай на неспазване на дисциплинарните стандарти, служителят рискува да понесе материални разходи. Но това е крайна мярка и е по-добре да се избягва. Опитайте се да насърчите хората да бъдат навреме с материални облаги. Разделете заплатата на всеки подчинен на заплата и бонус. Служителят ще може да получи бонус само ако спазва правилата, приети от компанията, включително времето за идване на работа. Всеки определено се интересува от получаване на месечен или тримесечен бонус.

Подарете будилник

Също така е добра идея да провеждате петминутни срещи за планиране с целия екип сутрин. Освен това, всеки път предварително, инструктирайте един от служителите да даде кратко съобщение за това, което компанията е особено загрижена днес, като научи хората на екипен дух. Отговорността, която подобни срещи са предназначени да внушат, ще принуди човек да се опита да не закъснява. Постепенно служителите ще свикнат с тази рутина и нищо няма да ги спре да идват на работа навреме.