Служителите използват телефони по време на работа. И много компании плащат за мобилни телефони. Но при изчисляване на данъка върху дохода възниква въпросът: в каква сума трябва да се отпишат разходите? телефонни разговори. Трябва ли личните разговори да се разделят от бизнес разговорите и как да стане това правилно? Как да записвам разходи за телефони и SIM карти?

Как да определим размера на разходите за мобилни комуникации?

Има два начина за определяне на разходите за комуникационни услуги за служителите.

Основният начин е детайлизиране на преговорите, т.е. преглед на всички обаждания, направени от даден телефонен номер и изолиране на служебни обаждания от тях.

Вторият метод се основава на първия. Първо детайлизирате всички телефонни разговори от даден номер, за да знаете конкретната сума, която служителят харчи за служебни разговори, а след това ограничавате разходите, т.е. Всеки месец давате на служителя определена сума за телефонни разговори. Прехвърляне на средства към телефонен номерможе да се извърши без участието на самия служител: чрез прехвърляне на средства от разплащателната сметка на работодателя към телекомуникационния оператор.

Всеки от тези методи трябва да се фокусира върху някакъв икономически осъществим документ. А за това е необходимо компанията да разработи правила за ползване на фирмени мобилни телефони. Това ще улесни мениджъра да контролира обажданията на служителя. Правилата трябва да вземат предвид следните принципи:

1. Служителят може да използва телефонни разговори само в рамките на служебните си задължения.

2. Телефонни разговоритрябва да бъде ограничен, лимитът се определя от ръководителя на компанията в определен размер.

3. При използване на служебни телефони за лични цели служителят е длъжен да върне сумата за лични разговори на дружеството на основание чл.232 от Кодекса на труда, като я удържи от трудовото си възнаграждение или в касата на дружеството.

4. Тези правила се прилагат за служители, използващи служебни телефонни номера.

Тези правила са подписани от лицето, отговорно за телефонните услуги в дружеството и главния счетоводител, и са заверени с подпис и печат на управителя.

Предимства и недостатъци на подробните преговори.

Предимството на детайлизирането на разговорите е, че мениджърът може да проследи работата и личните разговори на служителя и да види как служителите използват работното си време. Освен това основателността на такива разходи е лесна за доказване пред данъчните власти, които изискват подробен отчет.

Но има ситуации, в които е трудно да се отделят бизнес разговори от лични, например, когато роднините на служител купуват фирмени продукти и служителят трябва да прекарва време в разговор с тях. В допълнение, за детайлизиране на разходите ви е необходим извлечение от вашия телеком оператор, което изисква допълнителни средства при поръчка.

Предимства и недостатъци на ограничаването.

Предимствата на ограничаването са, че компанията може да оптимизира разходите за мобилни комуникации, т.е. можете да планирате бюджет, ако знаете сумите на вашите разходи предварително.

Недостатъците на ограничаването са, че служителят може да няма достатъчно пари за преговори и ще трябва да ги плати от собствения си джоб. Освен това ще е необходимо периодично да се индексира лимитът поради повишени тарифи, сезонност на работа и т.н. И това са допълнителни разходи.

Как да вземем предвид разходите, ако служител е преговарял за лични цели за сметка на компанията?

Ако телефонът е служебен, той е регистриран на фирмата, съответно всички издадени фактури ще бъдат издадени на фирмата и изцяло заплатени от нея. И това не зависи от това дали разговорите са били лични или служебни.

Но какво да кажем за личните преговори? Тук всички операции по отчитане на разходите за мобилни комуникации зависят от това дали служителят възстановява разходите за телефонни разговори или не. Методът на отчитане на разходите тук не играе роля.

Сега нека поговорим за възстановяване на разходите за мобилни комуникации.

Служителят възстановява разходите за мобилни комуникации.

Когато служител възстановява разходи за лични преговори, платената от него сума се взема предвид като част от неоперативните приходи на компанията. В същото време същата сума трябва да бъде включена в другите разходи на компанията (клауза 25, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Ако служителят не възстановява разходите за лични разговори.

Ако служител не възстанови на работодателя такси за лични телефонни разговори, тогава тази сума не може да бъде взета предвид при изчисляване на данъка върху дохода. Тези разходи няма да бъдат икономически оправдани и няма да имат отношение към дейността на дружеството.

Нека да разгледаме случая с пример.

Пример 1. Компанията на OSNO взема предвид разходите за мобилни комуникации.

През юни 2013 г. Alpha LLC сключи договор за предоставяне на услуги мобилни комуникациис оператора, като в условията посочите 100% предплащане. Организацията разполага с три абонатни номера, които се използват главен счетоводител, финансов директор и старши мениджър. Методът за определяне на разходите и приходите в Alpha LLC е методът на начисляване. През юни счетоводителят преведе 6500 рубли авансово за мобилни комуникационни услуги. Направа на окабеляването

Д-т 60 К-т 51= 6500 – превод на средства за мобилни комуникации

През юли 2013 г. е издадена фактура за мобилни комуникационни услуги за юли в размер на 6254 рубли. (включително ДДС 954 rub.). При детайлизиране на номерата на лични разговори не са идентифицирани числа. Ние правим окабеляването:

D-t 26 K-t 60 = 5300 рубли (6254-954) - цената на официалните преговори за юли 2013 г. се взема предвид
D-t 19 K-t 60 = 954 рубли - входящо ДДСза мобилни комуникации
D-t 68 K-t 19 = 954 рубли - входният ДДС се приема за приспадане

Какви документи могат да се използват за потвърждаване на разходи за телефонни разговори на мобилен телефон?

За да избегнете проблеми с данъчните власти, когато отписвате разходите за мобилни комуникации, компанията трябва да разполага със следните документи:

Правила за използване на служебни мобилни телефони;

Списък на служителите, които могат да използват служебни мобилни номера.

И двата документа се одобряват от управителя.

Длъжностна характеристика или клауза в трудовия договор, в която се посочва, че служителят има право на мобилен телефон за работа.

Договор с мобилен оператор, подробни месечни сметки.

Ако служител използва лична SIM карта, е необходимо копие от договора му с оператора, данни за сметката му и заявление за възстановяване на разходите за мобилни комуникации.

Как да вземем предвид цената на самите телефони и разходите за корпоративни SIM карти?

Производствените нужди понякога изискват от работодателя да закупи корпоративни SIM карти и телефони. Могат ли такива разходи да бъдат отписани като себестойност? Можете и тук няма проблеми.

Корпоративната SIM карта принадлежи на организацията, а не отделен служител. Самата компания сключва споразумение с телекомуникационния оператор и след това прехвърля SIM картата на служителя въз основа на акт за предаване. Собственикът на SIM картата е работодателят.

Разходите за закупуване на корпоративни SIM карти трябва да бъдат класифицирани като други разходи (клауза 25, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация). По принцип това са разходите за цената на самата SIM карта. Обикновено услугата за предоставяне на номер и свързване към мрежата е безплатна. освен това пари в брой, с които са закупени SIM карти, обикновено се кредитират незабавно в сметката на абоната. В този случай тези разходи трябва да се вземат предвид при изразходване на пари (клауза 3, клауза 7, член 272, клаузи 1, 2, член 318 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Ако собственикът на телефонния апарат е фирма, телефонният апарат е корпоративен. Съответно се поставя в баланса. Поради ниската им цена (до 40 000 рубли), телефонните апарати се вземат предвид като част от материалните разходи и се отписват като цяло.

Ако служител използва личен телефон, има ли право на обезщетение?

Нека разгледаме ситуация, при която служител използва SIM картата си или личния си мобилен телефон за работа. Или и SIM картата, и самият телефон са собственост на служителя.

Когато използва лично имущество за служебни цели, служителят има право на парично обезщетение(Член 188 от Кодекса на труда на Руската федерация). Размерът на обезщетението и начините на плащане не са посочени в закона. Следователно размерът на компенсацията може да бъде всякакъв по преценка на ръководството. Само в този случай е необходимо да се издаде заповед за реда за изплащане на обезщетение за използване на лични мобилни телефониза служебни цели. Това обезщетение е включено изцяло с други разходи (клауза 25 от параграф 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Възможно ли е да включите разходите за допълнителни комуникационни услуги в разходите?

Операторите често предоставят допълнителни комуникационни услуги за своите абонати ( международен роуминг, изчакване и пренасочване на повикване, гласова поща, идентификация на обаждащия се и други). Тези разходи могат да бъдат отписани като други разходи при определяне на основата за данък върху дохода (клауза 25, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Документи, които могат да се използват за потвърждаване на такива разходи - фактури, актове и др. Освен това е необходимо да се докаже икономическата обосновка на тези разходи. Тук трябва да се ръководите служебни задължения. Или, както в аналогията с мобилните комуникации: съставете заповед за ползване допълнителни услугисъобщения и списък на лицата, имащи право на това. Можете да въвеждате данни в трудовите договори на служителите и да записвате необходимите елементи в длъжностните характеристики.

Безплатна книга

Заминавайте скоро на почивка!

За да получите безплатна книга, въведете информацията си във формата по-долу и щракнете върху бутона „Вземете книга“.

На всяка търговско предприятиесе използват мобилни комуникации, особено ако ние говорим заза пътуващия характер на работата - ръководството се обажда на служителите, самите работници се обаждат на клиенти и т.н. Проблеми с разходите клетъчна комуникацияса решени по различен начин във фирмите - в някои случаи служителите получават телефон със SIM карта за целия период на внедряване трудова дейност, някъде служителите сами плащат за комуникации, а след това им се плаща компенсация за мобилни комуникации.

Как служителите на едно предприятие могат да бъдат осигурени със средства за комуникация?

Работодателят по свое усмотрение предоставя на служителите си клетъчна комуникация по един от следните начини:

  1. Той купува мобилни телефони, сключва договор с телекомуникационния оператор и издава SIM карти от него, а служителят използва устройството в границите, одобрени от началниците му.
  2. Компенсира на служител, който използва личен телефон, разходите за плащане на услугите на клетъчния оператор. Разходите включват и амортизация на личното имущество на служителя.
  3. Кани служителя да сключи договор за наем на своя личен телефонза нуждите на фирмата.

Условията за използване на личния телефон на служителя по време на работа могат да бъдат посочени в трудовия договор и размерът на обезщетението също може да бъде посочен там. INдлъжностна характеристика

трябва да бъдат предписани правилата, по които служителят ще използва корпоративните комуникации.

Какви документи потвърждават разходите за мобилни комуникации?

(трябва да предоставите информация за събеседника, времето на разговора, неговата продължителност и цена).

Не само служителят, но и работодателят е длъжен да се погрижи за документи, които биха помогнали да оправдаят разходите му за плащане на обезщетение за мобилни комуникации на данъчната служба.

  • За да докаже, че е претърпял разумни загуби, работодателят трябва:
  • изготвяне на местен акт, който да изброява всички длъжности на служители, които изискват клетъчна комуникация;

одобрява процедурата за използване на корпоративни клетъчни комуникации. Както правилата за използване на комуникацията, така и местнитенормативен акт

могат да бъдат включени в колективния трудов договор като приложения към него.

Как се изчислява мобилното обезщетение?

Ако служител използва личен мобилен телефон за служебни цели и използва неограничена комуникационна услуга, работодателят му плаща фиксирана сума компенсация всеки месец.

Неограничените тарифи не са изгодни за собствениците на компании, тъй като те включват провеждане на разговори изключително в района на пребиваване на потребителя на услугата.

Ако работодателят има нужда служителят да се обажда на клиенти или партньори в други градове, той ще трябва да понесе допълнителни разходи. Ето защо е препоръчително работодателите да избират тарифи с таксуване на секунда и ниски цени за комуникация на дълги разстояния. Най-често срещаният начин за възстановяване на разходите за клетъчни комуникации е плащането на действително платеното време за мобилна комуникация според тарифите на телекомуникационния оператор. За целта работодателят изисква от служителя да му предоставя отчет в края на всеки месец, в който са посочени подробно извършените от служителя разговори и тяхната цена.:

  1. По въпросите на плащането на обезщетение за мобилни комуникации, трябва да запомните
  2. следните точки
  3. Преди да се съгласи да използва личния мобилен телефон на служител и да получи възстановяване на разходите, работодателят трябва да изиска от служителя да предостави документ, който да докаже, че той е собственик на телефона. Работодателят не може да удържа данък върху доходите на физическите лица от сумите на обезщетението, ако предварително наложи ограничения върху използването на мобилни комуникации. Разрешено е увеличаване на лимитите в бъдеще.Ако служителят превиши лимитите, определени от работодателя за използване на мобилни комуникации, той получава компенсация само за разходите, които попадат в рамките на договорените лимити - останалите разходи се възстановяват от личните пари на служителя. Ако, напротив, служителят е получил обезщетение в

Прочетете също статията ⇒ Относно включването на въпроси за компенсация за мобилни комуникации в текста на колективен трудов договор или друг местен акт на предприятието

Често срещани грешки

грешка:Служителят изисква от мениджъра да възстанови разходите му за мобилни комуникации, докато отношенията им се формализират в рамките на гражданскоправен договор.

Възможно ли е да се приеме възстановяване (компенсация) за клетъчни комуникации като разход за намаляване на данъка върху доходите и ще се счита ли това плащане за доход на служител за изчисляване на данъци върху заплати. Служителят сключва договор с телеком оператора самостоятелно; SIM картата и телефонът принадлежат на служителя. Подробности няма да се предоставят от служители. Изготвихме заповед за лимита за позиции, допълнителни споразумения към трудовия договор и с посочване в устава на предприятието за възстановяване на разходите за клетъчни комуникации

За да предоставите на служителите мобилна комуникация, можете да компенсирате служителите за разходите за разговори за служебни цели от техния личен мобилен телефон. Сумите на това обезщетение не се облагат с данък върху доходите на физическите лица и осигурителни вноски. При изчисляване на данъка върху дохода компенсацията за разходи за служебни разговори от личен телефон може да бъде включена в други разходи. Освен това тези разходи трябва да бъдат икономически обосновани и документирани. Списъкът с документи, потвърждаващи производствения характер на телефонните разговори, не е определен от закона. Контролните агенции препоръчват потвърждаване на производствения характер на телефонните разговори със следните документи:

заповеди на ръководителя на организацията за одобряване на списъка на служителите, които използват лични телефони за изпълнение на служебните си задължения;

писмени споразумения за използване на лични телефони от служители на работното място;

подробни сметки на мобилните оператори;

длъжностни характеристики, които посочват при изпълнение на какви задължения служителят може да използва мобилни комуникации;

заявления от служители за възстановяване на разходи за служебни разговори от лични телефони;

копия на документи, потвърждаващи, че използваният телефонен номер принадлежи на служителя.

При липса на подробни разговори е възможно спорни въпросиот данъчните власти относно законосъобразността и основателността на тези разходи. В същото време има и положително съдебна практикав полза на данъкоплатците. Във всеки случай, ако няма подробности за разговорите, посочете във вътрешните документи на организацията задължението на служителите да изготвят отчети за бизнес разговори, извършени през месеца от личен мобилен телефон.

Обосновката на тази позиция е дадена по-долу в материалите на системата Главбух

За да предостави на служител мобилна комуникация, организацията може не само да се свърже със самия клетъчен оператор, но и да компенсира служителите за разходите за разговори от техния личен мобилен телефон.

Видове плащания

Когато използва собствения си мобилен телефон за работа, служителят има право да получава два вида плащания:

възстановяване на разходите за бизнес разговори.*

вноски за задължително пенсионно (социално, медицинско) осигуряване (подточка „и“ клауза 2, част 1, член 9 от Закона от 24 юли 2009 г. № 212-FZ, писмо на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от август 6, 2010 г. № 2538-19);

вноски за осигуряване срещу злополуки и професионални заболявания (параграф 10, алинея 2, параграф 1, член 20.2 от Закона от 24 юли 1998 г. № 125-FZ).*

ОСНОВЕН: данък общ доход

Когато изчислявате данъка върху дохода, включете компенсация за разходи за бизнес разговори от личен телефон като част от други разходи (). Разходите трябва да бъдат икономически обосновани и документирани (клауза 1, член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация).*

Ако организацията използва метода на начисляване, тогава данъчната основа може да бъде намалена, тъй като се получават заявления и документи от служители, потвърждаващи разходите за официални преговори (подточка 3, клауза 7, член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Ако организацията използва касовия метод, отпишете разходите само след действителното изплащане на обезщетението (клауза 3 от член 273 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

ОСНОВАНИЕ: писмени доказателства

Ситуация: какви документи потвърждават производствения характер на разговорите на служител по мобилен телефон. Организацията компенсира на служителите разходите за разговори от личния им мобилен телефон

Списъкът с документи, потвърждаващи производствения характер на телефонните разговори, не е определен от закона. Въпреки това съдилищата са склонни да вярват, че организацията е длъжна да докаже връзката между разходите за плащане на комуникационни услуги и нейните производствени дейности(вижте например решенията на Федералната антимонополна служба на Московския окръг от 19 януари 2009 г. № KA-A40/12732-08, Западносибирски окръг от 4 май 2005 г. № F04-2733/2005 (10928-A27). -40) и Източносибирски окръг от 27 май 2005 г. № A58-1983/03-F02-2300/05-S1).

Главният счетоводител съветва: има аргументи, които позволяват на организациите да вземат предвид разходите за плащане на мобилни комуникационни услуги без подробни фактури при данъчно облагане. Те са както следва.

Данъчният кодекс на Руската федерация не съдържа списък със задължителни документи, които могат да се използват за потвърждаване на направените разходи. Освен това фактът на разходите може да бъде потвърден от всеки документ, дори косвено посочващ това (клауза 1 от член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Нито данъчното законодателство, нито законодателството в областта на съобщенията, нито законодателството в счетоводството съдържат изисквания за задължително декодиране на проведените разговори, получаване на подробни фактури и съставяне на протокол за всяко обаждане. Освен това съдържанието на преговорите представлява защитена от закона комуникационна тайна (). Това означава, че организацията не е длъжна да потвърди производствения характер на тези разходи чрез детайлизиране на сметките.

В процеса на работа всяка компания използва мобилни комуникации. В някои случаи говорим за така наречените корпоративни тарифи, когато служителите получават телефон със SIM карта за времето на работа; в някои случаи служителят е принуден да плаща за комуникация за своя сметка и работодателят компенсира всички разходи. В тази статия ще анализираме подробно и двата варианта.

Позицията на законодателя

В чл. 164 от Кодекса на труда на Руската федерация, законодателят определя, че паричното обезщетение се изплаща от работодателя за покриване на разходите, направени от служителя в резултат на изпълнение на служебните му задължения.

В чл. 188 от Кодекса на труда на Руската федерация се посочва, че такова обезщетение се състои от три компонента:

  • използване на вещи;
  • амортизация на имущество;
  • разходи, свързани с използването на имуществото.

В този случай размерът на обезщетението обикновено се определя по споразумение на страните. Този въпрос трябва да бъде уреден или в текста на трудовия договор, или в допълнително споразумение към него.

Въпреки това чл. 41 и 45 от Кодекса на труда на Руската федерация установяват изискване, според което въпросите относно компенсациите за мобилни комуникации трябва да бъдат включени в текста на колективния договор или в друг местен акт на предприятието.

Работодателят има право да определи фиксиран размер на плащанията или да обвърже стойността му с всякакви показатели. В този случай всички суми трябва да бъдат икономически обосновани и подкрепени със съответните документи.

Документираната консумация се потвърждава от следните документи:

  • със заповед на ръководителя на предприятието, според която служителят се компенсира за мобилни комуникации;
  • декларация от служителя, в която отчита направените от него разходи;
  • справка на служителя за проведените от него разговори на работното място, в която се посочва лицето, на което е проведен разговорът, часът и цената на разговора;
  • подробности за обажданията от телеком оператора;
  • трудов договор, текстът на който включва задължението на работодателя да изплаща обезщетение за мобилни комуникации;
  • споразумение за предоставяне на комуникационни услуги от мобилен оператор.

Федералният арбитражен съд на Централния окръг в своето решение № A35-8471-2009 от 24 юни 2011 г. постанови, че работодателят има право:

  • определя размера на плащанията и реда за възлагането им;
  • изясняване на условията за възстановяване на разходите за мобилни комуникации;
  • одобрява местни актове, които ще съдържат обосновка за плащанията.

Имайте предвид, че възстановяването на разходите за мобилни комуникации от работодателя е задължително само ако между него и служителя има сключен трудов договор. При формализиране на отношенията в рамките на гражданско споразумение разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация не се прилагат за тях.

Организационни разходи за закупуване на мобилни телефони

След закупуване на мобилни телефони за нуждите на организацията, счетоводният отдел трябва да отчете разходите по предвидения от закона начин, като се има предвид, че цената на закупените продукти постепенно ще намалява. Счетоводството трябва да записва разходите, които са насочени към закупуване на мобилни телефони и SIM карти за тях, съгласно член PBU 6/01. В същото време те могат да бъдат отнесени към обикновени или други разходи в баланса на организацията. Алгоритъмът за „кредитиране“ на покупка към сметката на организацията също ще зависи от нейната цена. Например телефони, чиято цена е над 40 000 рубли. ще бъдат класифицирани като дълготрайни активи. Следователно в този случай върху тях ще бъдат начислени амортизационни такси, които трябва да покрият всички разходи за поддържане на телефоните в работно състояние. Ако цената на телефоните е под 40 000 рубли, тогава те са включени в материалните разходи. Всички средства, изразходвани за закупуване на мобилни телефони, трябва да бъдат потвърдени с подходящи чекове и разписки.

За да потвърди основата за обезщетение, която се отнася до всички разходи за използване на мобилни комуникации, ръководителят на предприятието трябва да извърши редица действия:

  • одобрява с местен акт списъка на длъжностите, които изискват оперативно използване на мобилни комуникации;
  • разработва правила за използване на корпоративни мобилни комуникации.

Освен това такива актове могат да бъдат включени като приложения към колективния трудов договор.

Осигуряване на служителите с инструменти за комуникация

Предоставянето на служителите на средства за мобилна комуникация може да се осигури от работодателя по няколко начина:

  1. Работодателят закупува мобилни телефони, издава SIM карти, а служителят ги използва в рамките на установените лимити.
  2. Възстановява на служителя разходите за използване на личен мобилен телефон, като включва амортизация на имущество.
  3. Сключва договор за наем на телефон със служителя.

В този случай работодателят може да включи в текста на трудовия договор условия за използване на личен мобилен телефон и да определи размера на обезщетението. Освен това текстът на длъжностната характеристика може да включва разпоредби относно процедурата за използване на корпоративни комуникации.

Данъчни проблеми

Чл. 209 от Данъчния кодекс на Руската федерация се посочва, че всички доходи, получени от физически лица в процеса на извършване на трудова дейност, подлежат на данъчно облагане. В този случай работодателят действа като данъчен агент и „събира“ данък върху доходите на служителите. Работодателят трябва да изчисли размера на данъка в съответствие с направените разходи.

Чл. 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация разходите, направени за мобилни комуникации, трябва да бъдат потвърдени от следните документи:

  • плащания;
  • споразумения с организации (например за закупуване на SIM карта);
  • кореспонденция с телеком оператора и др.

Данъчните инспектори обаче нямат право да изискват определени документи от работодателя. Говорим преди всичко за детайлизиране на сметката и декодиране на разговори. Законодателят счита тези точки за поверителна кореспонденция.

Всички разходи на работодателя за заплащане на мобилни комуникационни услуги, съгласно чл. 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, когато се изчислява данъкът върху доходите на организацията, трябва да се включи сред другите разходи. В същото време всички компенсационни плащания, извършени на служителите за използването на техните лични мобилни телефони, не трябва да се облагат с данъци.

Размер на компенсацията на мобилните работници

За да се изясни размерът на плащанията на служител, който използва личен телефон и SIM карта за разрешаване на работни проблеми, работодателят и служителят водят преговори, в резултат на които се определя размерът на плащанията. След това тази информация се включва в текста на трудовия договор, който се подписва от страните. Ако е необходимо, ако трудови отношениявече са започнали, можете да подпишете допълнително споразумение към договора, което изяснява всички необходими точки.

В случаите, когато изплащането на компенсация за използването на мобилно устройство на служител не е изолирано по природа, цялата информация може да бъде посочена в колективния договор, а именно процедурата за използване и формулата за изчисляване на размера на компенсацията. Впоследствие със служителя може да бъде подписано споразумение за изплащане на обезщетение, за да се уточни неговият размер.

Освен това препоръчваме на работодателя да включи в длъжностната характеристика на служителя информация за използването на лични мобилни комуникации в интерес на организацията, както и мерки за отговорност при изчерпване на комуникационния лимит. Това е необходимо, така че служителят да не счита впоследствие, че правата му са нарушени, тъй като не е бил запознат с лимита за комуникация и последиците от прекратяването му.

За да изплати обезщетение, работодателят трябва да издаде подходяща заповед, която ще определи размера, времето и процедурата за прехвърляне. Служителят се запознава със заповедта с подписа си. Този документ е необходим за осчетоводяване и впоследствие за данъчна службакато потвърждение на разходите за мобилни комуникации.

Как се изчислява размерът на обезщетението?

В някои случаи служителят може да използва тарифа без лимит, чиято цена не се променя. В този случай работодателят превежда фиксирана сума на служителя месечно. Такива тарифи обаче са неудобни за работодателя, тъй като месечният лимит включва само разговори в рамките на региона. Връзките на дълги разстояния се заплащат допълнително. Ето защо е препоръчително работодателят да свърже тарифа, която включва таксуване на секунда и по-ниски цени за разговори на дълги разстояния.

Вторият вариант е в края на месеца служителят да предостави данни за разговорите и да уточни сумата за всяко обаждане. В този случай работодателят заплаща реално договореното време според тарифите на оператора.

Работодателят, когато използва мобилния телефон на служител в интерес на организацията, трябва да поиска от него документи, потвърждаващи собствеността върху закупения телефон.

Ако работодателят определи лимити за телефонни разговори през годината и ги документира, тогава той може да бъде освободен от плащане на данък върху доходите на физическите лица по отношение на тях. Въпреки това, ако е необходимо, лимитът може да бъде увеличен.

Ако на служителя е изплатена излишна сума от компенсацията, остатъкът може да бъде прехвърлен на следващия месец. Но в ситуация, в която служител надхвърля месечния лимит, той трябва да възстанови разходите за своя сметка. Тази разпоредба също трябва да бъде съобщена на служителя чрез включването й в текста на трудовия договор.

По този начин работодателят може да организира предоставянето на мобилни комуникации на служителите или чрез предоставяне на корпоративни комуникации и мобилен телефон, или чрез възстановяване на разходите за използване на лична собственост от последния.

За да се отговори на въпроса са използвани следните документи и наредби:

  • Данъчен кодекс на Руската федерация (TC RF);
  • Кодекс на труда на Руската федерация (LC RF);
  • Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 23 декември 2009 г. № 03-04-07-01/387;
  • Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 17 юни 2009 г. N 03-04-06-01/138;
  • Писмо на Федералната данъчна служба на Руската федерация за Москва от 21 януари 2008 г. № 28-11/4115;
  • Писмо на Федералната данъчна служба на Руската федерация за Москва от 18 септември 2007 г. № 18-11/3/088759@;
  • Решение на Федералния арбитражен съд на Централния окръг от 24 юни 2011 г. по дело № A35-8471/2009;
  • Решение на Федералния арбитражен съд на Севернокавказкия окръг от 18 юни 2009 г. по дело № A53-14011/2008-C5-14.

    • Въз основа на предоставената информация, считаме за необходимо да информираме:

    Използването на личен телефон в интерес на работодателя е възможно в два варианта: чрез самото устройство, както и служителите да поемат разходите за мобилни комуникации, причинени от преговори като част от тяхната работна дейност.

    Законодателят в чл. 164 от Кодекса на труда на Руската федерация определя компенсацията като парични плащания, които се установяват за възстановяване на разходите на служител, направени от него за изпълнение на трудовите му задължения или свързани с трудовите му задължения. Съгласно чл. 188 от Кодекса на труда на Руската федерация, ако служител, със знанието на работодателя, използва собственост, принадлежаща на служителя (превозни средства, всяко оборудване, др. технически средства, материали), на служителя се изплаща компенсация за използването и амортизацията на тези артикули и се възстановяват разходите, свързани с използването на такива артикули. Работникът или служителят има право на обезщетение, ако посочените вещи се използват в полза на работодателя. По този начин компенсацията на служителите за използване на телефони за служебни цели, както и разходите за заплащане на разговори в интерес на услугата, не е опция, а необходимост. Тези. посоченото обезщетение е задължение на работодателя.

    В съответствие с чл. 188 от Кодекса на труда на Руската федерация размерът на обезщетението се определя по споразумение на страните по трудовия договор (служител и работодател), направено в писмена форма. Съгласно чл. 11 от Кодекса на труда на Руската федерация, нормите на трудовото законодателство и други актове, съдържащи норми на трудовото право, не се прилагат за лица, работещи по граждански договор. От това следва, че за да възникне задължение на работодателя да възстанови на служителя разходите за ползване на телефон и мобилни комуникации, трябва да има сключен трудов договор между работодателя и служителя, като размерът на обезщетението се определя или в самия трудов договор, или в друг двустранен договор. Въпросите за обезщетението могат да бъдат решени и в колективен договор или споразумение (членове 41, 45 от Кодекса на труда на Руската федерация).

    Горната позиция е посочена, наред с другото, в обясненията, дадени от Министерството на финансите на Руската федерация в писмо от 23 декември 2009 г. № 03-04-07-01/387, писмо от 17 юни 2009 г. 03-04-06-01/138 . Тези заключения са в съответствие със Службата на Федералната данъчна служба на Руската федерация за Москва, която посочи това в писмо от 21 януари 2008 г. № 28-11/4115, писмо от 18 септември 2007 г. № 18-11 /3/088759@.

    Съгласно чл. 209 Данъчния кодекс на Руската федерация доходи лицакоито са данъчни жители на Руската федерация, подлежат на облагане с данък върху доходите на физическите лица. В съответствие с чл. 24 и 226 организацията-работодател е данъчен агент по данъка върху доходите на физическите лица и е длъжна да го изчислява, удържа и внася в бюджета. В същото време, според подс. 3 с.л. 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация, компенсацията на служител във връзка с използването на мобилен телефон в интерес на услугата, както и компенсация за разходи за клетъчни комуникации, не се облагат с данък върху доходите на физическите лица.

    Министерството на финансите на Руската федерация и Московската служба на Федералната данъчна служба на Руската федерация подчертават в писмата си, че посоченото обезщетение трябва да бъде икономически обосновано. Поради факта, че данъчното и трудовото законодателство не съдържа изисквания или документи, които трябва да потвърждават валидността на размера на обезщетението, съдилищата дават на работодателя правото самостоятелно да определя процедурата за компенсиране на служителите за разходите за използвани мобилни телефони и разходи за мобилни комуникации и списък с документи, потвърждаващи такива разходи (решение на Федералния арбитражен съд на Централния окръг от 24 юни 2011 г. по дело № A35-8471/2009).

    Въз основа на гореизложеното, приблизителният състав на документите за компенсиране на служителите за мобилни телефони, използвани за служебни нужди, и компенсация за разходи за мобилни комуникации е както следва:

  • Наличие на трудов договор, длъжностна характеристика или друг документ, от който следва, че служителят трябва да използва мобилен телефон за правилното изпълнение на трудовите си функции. Едва ли един копач има нужда от мобилен телефон. Въпреки това, ако работодателят смята, че използването на мобилен телефон от служител ще има икономически ефектза организацията, тогава може да се изложи някаква обосновка в заповедта за организацията.
  • Писмено споразумение между служител и работодател, определящо размера на обезщетението. Размерът на обезщетението за ползване на телефон трябва да се определя или като фиксирана сума, или като процент от цената на телефона. Тъй като служителят има право на обезщетение във връзка с използването на неговата собственост, е необходимо да се потвърди фактът, че телефонът принадлежи на служителя, за което е препоръчително организацията да разполага с копия от документи за закупуване на служител телефона. Ако говорим за компенсация за разходи за мобилни комуникации, не е необходимо писмено споразумение, т.к размерът на разходите се определя на базата на фактурите на телеком оператора. В този случай ще бъде достатъчна заповед от организацията, в която се посочва кой от служителите има право на компенсация за разходите за мобилни комуникации и в какъв размер (постановление на Федералния арбитражен съд на Севернокавказкия окръг от 18 юни 2009 г. дело № A53-14011/2008 -C5-14).

    • Размерът на компенсацията, както е посочено по-горе, се определя или въз основа на писмено споразумение със служителя, или (в случай на компенсация за разходи за мобилни комуникации) - въз основа на фактури на оператора. Ако тарифата е неограничена, можете да заплатите пълната й цена. Ако сумата зависи от времето на разговорите, препоръчително е да определите цената на разговорите за работа въз основа на данните от фактурата, предоставена от служителя.

    Искате ли да получите правен съветотносно вашия въпрос? Обади ми се сега!