Напомнящо писмо- един от видовете бизнес кореспонденция. Тази форма на кореспонденция може да се използва напълно различни ситуации, особено когато трябва да напомните на другата страна

  • за изпълнение на поетите задължения,
  • относно спазването на закона,
  • за наближаването на някакво важно събитие или дата и др.

Обикновено писмото се предшества от устно напомняне, но ако няма желания ефект, подателят прибягва до писмено уведомление. Така това писмо служи не само като напомняне, но и като доказателство за предприетите действия.

В някои случаи се използват напомнящи писма, когато друга форма на предаване на съобщения от една страна на друга е невъзможна по някаква причина (например в съответствие с условията на договора).

ФАЙЛОВЕ Отворете тези файлове онлайн 2 файла

Кой пише писмото?

Обикновено писането на такива писма е задължение на мениджъра. структурна единица, чиито интереси са засегнати, адвокат или секретар на организацията. Но независимо от това кой участва пряко в подготовката му, препоръчително е писмото да се даде на ръководителя на предприятието за подпис - по този начин то ще придобие солидност и по-голяма значимост за адресата.

Правила за писане на напомнящо писмо

Писмото няма стандартна, унифицирана форма, така че може да бъде написано в свободна форма. Въпреки това, когато го подготвяте, си струва да се придържате към някои норми и стандарти на бизнес кореспонденция.

Напомнящото писмо трябва да съдържа

  • информация за подателя и адресата (пълните имена на компаниите, а ако става дума за адресата, тогава и длъжността и пълното име на конкретен служител),
  • причина за напомнянето,
  • както и препратки към закони и разпоредби, които са от значение за припомнения проблем или ситуация (ако е необходимо).
  • Ако случаят е свързан с неизпълнение на задължения или нарушаване на закона, следва да бъдат посочени препратки към тях, както и евентуални санкции и мерки, които подателят е готов да предприеме за разрешаване на проблема (с посочване на срокове или период).
  • Няма да е излишно да ви напомня за възможността за мирно разрешаване на проблема, което устройва и двете страни.
  • В случаите, когато към писмото са приложени допълнителни документи, това също трябва да бъде отбелязано в съдържанието му, като се посочи броят на прикачените файлове и страниците на всеки от тях поотделно.

Тонът на писмото трябва да бъде изключително учтив и коректен, ако има обръщение към определено длъжностно лице, не забравяйте да използвате епитета „Уважаеми“. В напомнянето е напълно недопустимо изопачаване на факти, предоставяне на невярна информация и дори заплахи. Когато съставяте напомнящо писмо, важно е да запомните, че по всяко време то може да се превърне в правно значим документ.

Това писмо може да бъде или много кратко, състоящо се само от една фраза, или подробно, включващо няколко точки. Освен това напомнянето може да бъде изпратено повече от веднъж, няколко пъти (в такива случаи в него трябва да бъдат въведени фрази като „напомняме ви отново“, „напомняме ви отново“).

Писмото може да бъде написано на ръка или в печатна форма, но независимо от избрания вариант, то трябва да бъде заверено с „жив“ подпис. Освен това трябва да се регистрира в дневника на изходящата документация. Не е необходимо съобщението да се заверява с печат, тъй като от 2016 г. изискването за използване на печати и щемпели в дейностите за юридически лица, както преди това беше отменено за индивидуални предприемачи.

Пример за писане на напомнящо писмо

  1. В началото на писмото е посочено изпращач, т.е. В необходимите редове напишете пълното наименование на фирмата (съгласно учредителните документи), адрес и телефон за връзка. Следващият пасва получател: неговото име и конкретното лице, към което се прави пряко обръщение (длъжност, фамилия, име и бащино име).
  2. След това трябва да поставите датаписане на писмо и номерспоред вътрешния документооборот на фирмата, както и да посочите име на документас кратко указание за значението му (в този случай „за прехвърляне на плащане по договора“).
  3. След това можете да преминете към описателна част. Първо трябва да посочите причината за напомнянето. Ако това е нарушение на клауза от договора, тогава запишете нейната дата, номер и същност, ако ние говорим заО пари в брой, тогава те трябва да бъдат посочени както с цифри, така и с думи. След това трябва да формулирате напомняне и да предложите да изпълните задълженията си в определен срок (също с цифри и думи). И накрая, можете да изброите действията, които подателят е готов да предприеме, за да реши проблема по-фундаментално.
  4. В заключение е необходимо писмо абонирайте се, с препис от подписа и посочване на длъжността на подписалия.

Как да изпратите напомнящо писмо

Писмото може да бъде изпратено чрез

  • имейл,
  • чрез факс съобщение
  • или чрез руската поща.

Можете да комбинирате две опции, напр. имейлс „жив“ елемент, особено ако архивирате последния с разписка за получаване (това ще послужи като още едно доказателство за изпращане на писмото и, което е по-важно, доставката му до десните ръце). Във всеки случай си струва да запомните, че писмата пътуват през руската поща доста дълго време, така че, когато я използвате, е препоръчително да имате малко време или да дублирате този метод на изпращане на други.

Ако напомнящото писмо няма ефект

Негласните правила на бизнес кореспонденцията означават, че напомнящото писмо изисква задължителен отговор от получателя (също писмено). Ако напомнянето не е довело до очаквания от подателя резултат, следващият етап е писането, което по правило е по-твърдо по своя характер и непосредствено предшества съдебната процедура.

Напомнящо писмо с предложение за сътрудничество

Когато една организация е в активно търсенепартньори, тя може да ръководи потенциална партияписмо за бъдещи отношения с предложение за сътрудничество. По този начин можете не само да разширите пазара на продажби, но и да намерите печеливши доставчици и изпълнители на необходимата услуга.

Такова писмо с оферта може да бъде целево, но може да бъде адресирано до няколко възможни контрагента наведнъж или създадено в обобщена форма за широк спектър от информация.

Можете да изпратите такова писмо във всяка удобна форма:

  • по пощата;
  • с куриер;
  • по имейл;
  • по факс;
  • предайте на лична среща.

По-късно такова писмо може да бъде преформулирано в напомнящо писмо, ако е имало сигнал от другата страна за възможно сътрудничество, но първото писмо, например поради липса на време, не е било внимателно разгледано.

Необходими елементи на напомнящо писмо:

  • обръщане към адресата (ръководителя на организацията, по име или длъжност, към конкретно лице или, ако писмото е обобщено, се избира форма, която е възможно най-близка до индивидуализираната);
  • заглавие на документа (предложение за сътрудничество, търговско предложение, бизнес предложение и др., в зависимост от целта);
  • обобщена информация за изпращащата организация, която е важна за бъдещо сътрудничество;
  • условията, при които се предлага взаимодействието;
  • данни за контакт (телефон, факс, имейл, адрес)

Не забравяйте да посочите датата, името на ръководителя на организацията, със собственоръчен подпис и печат.

Примерно напомнящо писмо с предложение за сътрудничество

Напомнящо писмо за изпълнение на задълженията

Такова писмо се изпраща на организация, ако по някаква причина тя не е изпълнила поетите преди това задължения по отношение на своя контрагент навреме или крайният им срок наближава и намеренията на партньора не са ясни.

Важно е писмото да е напомняне, а не укор или заплаха. Любезният тон е предпоставка. Без да знаете причините за забавянето, обвиняването на партньора може да е безразсъдно, възможно е той да има обективни обстоятелства.

Напомнянето може да се повтори. Ако такова писмо не се изпраща за първи път, тогава в края трябва да информирате за окончателното си намерение, например да се обърнете към съда.

Много е важно да отговорите правилно на потенциален имейл за поръчка. Няма значение с кого работите (дизайнер, дизайнер на оформление, програмист), винаги можете да подобрите шаблона за отговор, така че преобразуването да е максимално.

Нека да разгледаме примера за работата на дизайнер на свободна практика. Редовно (понякога по-често, понякога по-рядко) получавате заявки за оценка на разходите за разработване на дизайн или въпроси относно текущото ви натоварване и способността да поемете проекта. На такива писма може да се отговори по различни начини и при равни други условия връщането ще бъде значително различно.

В месеците, когато натовареността ми беше близо до 100%, не се тревожех особено за тези въпроси - отговарях, че съм зает и няма да мога да поема нови поръчки през следващия месец. Но когато работата по няколко многогодишни проекта приключи, трябваше да се бързам малко, за да запълня празнините в работното време.

И така, какви са основните принципи, които разбрах за себе си:

1. Ако бъдете помолени да покажете портфолио, най-добре е да попитате какъв план ще бъде направен сайтът и да подготвите за клиента специална селекция от произведения с подходящ тип сложност и свързани теми. Дори ако имате отделно създадено красиво портфолио, дайте връзка към него и по-долу избройте произведения, които са сходни по дух и предмет.

Например, ако искат да поръчат от вас дизайн на портал с каталог на салони за красота и частни фризьори, тогава ако имате в арсенала си дизайни на салони за красота и сайтове от портален тип, първо ги покажете. Ако те сравняват с друг дизайнер, те ще предпочетат този, който вече е работил по подобни проекти и от него е приблизително ясно какво ниво може да се очаква.

На такъв клиент не трябва първо да се показват сайтовете на търговците на автомобили, дори и да се гордеете много с тях. Можете или да предоставите отделна връзка към вашето портфолио за всички проекти, или да напишете, че сте създали такива сайтове и на други теми.

2. Отговаряйте бързо и точно (без да изпускате от поглед всички въпроси на клиента). Подгответе за себе си списък с всички проекти, групирани по тема и тип (сайт с визитка, портал, онлайн магазин, промоционален сайт и др.). Това ще ви позволи много бързо да формирате извадка за отговор, а бързината, с която давате обратна връзка, ясно показва, че най-вероятно няма да объркате сроковете.

Самият аз забелязах, че когато се обръщам например към дизайнери на оформление, при равни други условия бих предпочел да платя 30-50% повече за оформление, но на човек, който отговаря на въпроси много бързо (винаги правя всички заявки по e- поща) и може точно да ви даде представа за часа.

Например, в работно време сте получили заявка „Здравейте! Имаме нужда от проект за строителен портал. Можете ли да го поемете? Ако е така, какви са условията, цената и бих искал да видя примери за работа.

Ще бъде чудесно, ако отговорите на лицето в рамките на един час с примери за работа от портален тип и строителство (дори ако това са визитни картички), както и да посочите приблизителни срокове и ценови диапазони. В този конкретен случай няма достатъчно първоначални данни (поне някаква разбираема техническа спецификация) за точна оценка на времето, но трябва да се посочи минимумът. Отговорете, че „Мога да отговоря точно на условията и цената, след като прочета техническите спецификации. Ориентировъчната цена за изработка на главна страница за сайт от портален тип е от ###$, вътрешни - в зависимост от сложността и количеството. Ориентирът за време е 4-7 дни за основния вариант, вътрешни - в зависимост от сложността.”

Останете свързани дори извън дома. Направете шаблонен отговор, когато сте далеч от дома си и отговорете поне със стандартен отговор „Здравей! Благодаря ви за писмото. В момента не съм на работния си компютър, мога да отговоря в рамките на 24 часа“ или всяка друга опция. Важно е да отговаряш бързо и да даваш да се разбере, че те има и че си адекватен и бърз.

3. Посочете, че информацията за крайните срокове е актуална и че сте готови да започнете работа по проекта още сега. Ако поръчката отнеме известно време, времето може да варира в зависимост от натоварването.

Често е имало случаи, когато съм казвал, че времето за разработка е до седмица. Получих отговор, че да побързаме - добре, изглежда, че съм свободен, така че 4 дни ще са достатъчни. В резултат на това техническите изисквания и предплащането отпадат след 3 седмици, но вече имам съвсем различно натоварване и физически не мога да създам ясно оформление за 4 дни и да му обърна нужното внимание.

Януарското затишие радва само офис служителите. И това притеснява свободните стрелци на свободна практика с липсата на поръчки и замъглените перспективи. И така, какво трябва да направя? Предлагам не просто да седите край морето и да чакате промени, а активно да хвърляте въдици. В тази статия ще ви кажа, как да напиша писмо до клиенти получи нова поръчка.

Стари клиенти

Ако имате такива минимален опитработа, тогава вече имате клиентска база. Нека е минимално. Надявам се, че вече сте пожелали на всичките си клиенти Весела Коледа и Честита Нова Година?
Ако (внезапно!) по някаква причина сте забравили (или сте се смутили) - тогава все още имате време до края на празниците. А закъснението ви дори може да работи във ваша полза, защото пощенските кутии сега са много по-спокойни, отколкото бяха в края на декември. Така че вашият имейл е по-вероятно да бъде отворен и прочетен. Например, умишлено отложих поздравленията на моите клиенти за 8 януари, така че да е по-подходящо да комбинирам както поздравления, така и рекламно съобщение.


Вашето поздравление трябва да е нещо повече от пожелание за „Щастие-Здраве-Успех”. Пишете искрено и на всеки клиент поотделно. Напишете колко се радвате за това, което ви донесе изминалата година, колко високо оценявате доверието на клиента във вас и какво удоволствие сте изпитали да работите по неговия проект. Накрая напишете, че сте готови да направите подарък на скъп клиент - през целия януари цената на услугите е тази и тази. Или оставете цената същата, но обещайте бонус. В духа на „спомняте ли си, че искахте да преработите уебсайта си? Нека направим одит и да направим препоръки за подобряване на съдържанието – напълно безплатно!“ Не правете бюлетин от вашите поздравления, пишете лично на всеки клиент, съставете лично уникално поздравление.

Нови клиенти

Къде да намерим нови клиенти е най-належащият въпрос. Има много начини, но всеки от тях изисква известно усилие от ваша страна. Като подарък за Нова година ще сведа това усилие до минимум. Просто четете!

И така, какво трябва да направите. Просто трябва да отворите браузъра си и да въведете „Сайтове за счетоводство в Екатеринбург“ в лентата за търсене. Или "Сайт за красота и здраве Самара." Или „Moscow Dog Magazine“. Тоест трябва да определите а) Вашата тема, тази, в която сте най-компетентни и успешни б) Вашия град. И ще получите списък със сайтове или тематични портали, които могат да станат ваши редовни клиенти. Разбира се, Интернет не познава граници, но както показва опитът, клиентите предпочитат да работят с изпълнители, до които могат да „достигнат“: обадете се без проблеми мобилен телефон, запознайте се и поговорете. Разбира се, ако вашият град не ви е достатъчен, копайте по-широко и по-далеч. Въпросът, както се казва, е господарски.

Прегледайте всички връзки и направете списък с тези, които са най-интересни за вас. Уверете се, че сайтовете действително имат съдържание и наистина можете да създадете нещо подобно за тях. Това могат да бъдат статии и рекламии дори основна информация. Ненуачо (c). Всичко, от което се нуждаете сега, е Намерете имейл адреса на редактора в секцията „контакти“ и му напишете писмо.

Ето и обещания подарък от мен - шаблон за писмо с предложение за сътрудничество:

„Добър ден!

Казвам се Маша Иванова и съм професионален копирайтър. От доста време следя сайта ви с голям интерес и много харесвам статиите ви.
Като автор на статии, специализирам в (изброя) теми и ще се радвам да работя с вас като копирайтър.

Ето един преглед в неговата цялост:

Василий Василиев, компания MashStroyKomServUral: „Маша Иванова е отличен копирайтър. Работим с нея от дълго време и всеки път сме много доволни от резултата. Маша винаги улавя същността на задачата, пише ярко, интересно, интелигентно и с хумор. Статиите са интересни за четене и процентът на реализация е 20%.“ С увереност препоръчваме Мария като специалист"

Винаги работя в пълно съответствие с техническото задание и сроковете, като към всяка задача подхождам отговорно и творчески. Гарантирано ще получите качествено съдържание.
Имам 100% грамотност, добър стил и мога да намеря нетривиални решения и интересни подходи във всеки текст. Освен това съм общителна, инициативна и с добро чувство за хумор.

За да демонстрирам способностите си, съм готов да изпълня тестова задача за вас.
Ще се радвам да получа отговор на имейл или телефон 895555555
За да разбера вашето решение, ще ви се обадя на 13.01.2015 следобед
С уважение и надежда за съдействие Мария Иванова. "

Сега ще обясня

Това писмо е съставено, като се вземат предвид правилата за продажба на текстове. Вие идентифицирате своите компетенции и силни страни. Дайте обратна връзка и облекчете притесненията. Демонстрирайте ползите от работата с вас и дайте ясна оферта накрая: какво, кога и кой трябва да го направи. Обаждането - което също се обсъжда - е ваша отговорност. Можете гордо да чакате някой да ви пише или да ви се обади лично, или можете просто да наберете и да попитате: „Добър ден, писах ви, обаждам се да изясня - получихте ли молбата ми? Получено, но не прочетено? Разбира се, разбира се, разбирам. Ако ви се обадя отново в сряда, ще бъде ли удобно за вас?“ И просто се обадете в определеното време. Ще видите, когато на третия път редакторът най-накрая стига до писмото на упорития новодошъл - и кой знае, може би вие сте точно този, от който той (тя) се нуждае?

За парите ще си говорите лично - затова в шаблона, който ви предлагам, няма цифра за знак килограм и т.н. Защото ако цената ви е по-висока от средната в града, то вие ще я оправдаете именно с лична комуникация. И ако е по-ниска, тогава има риск те да се съгласят и да не знаете, че изданието е било готово да похарчи много пари.

Трябва да изпратите повече от едно или две такива писма. 50 броя вероятно е добро число. Аз съм сериозен! Повечето ще останат без отговор; някои ще бъдат върнати, защото пощенската кутия е въведена с грешка или вече не съществува. това е добре Колкото повече изпращате, толкова по-широки са вашите възможности.

Какво следва?

Е, тогава ще съобщите за ситуацията. В личен разговор или кореспонденция ще отговаряте подробно на въпроси относно трудов стаж или условия, а също така емоционално и страстно ще изразите интереса си за сътрудничество. В допълнение към факта, че наистина ще намерите обещаващи клиенти, вие също ще станете по-добри в бизнес комуникацията.

Знаете колко изненадващо е понякога да получавате писма от копирайтъри като: „Здравейте, предлагам услугите си, автобиографията ми е приложена.“ Това е всичко?! Ами говоренето? И ми кажи защо ти? И в крайна сметка, за да си направя труда да отворя точно този прикачен файл, аз, като получател на писмото, трябва да имам МОТИВАЦИЯ. Трябва да ме закачите.

Всъщност такова презентационно писмо ще каже за вас като за пишещ човек, много повече от суха автобиография със списък на местата на вашата работа. Наистина ли е важно за вашия потенциален клиент да знае, че този копирайтър е работил като маркетолог в някаква компания преди 5 години? Но той може да се интересува от способността на копирайтъра да усеща нуждите на целевата аудитория - така че отново е по-добре да пишете за това в писмото, където изброявате вашите компетенции.

Способност да се продаваш - изключително важно за копирайтър и фрийлансър. Нека вашите статии са три пъти красиви, но ако не го кажете колкото е възможно повече повечехора - те (статиите) ще останат неизвестни. И въпреки че много хора се страхуват от „продаването“, те все още трябва да го направят. Затова го правете с удоволствие! Сега знаете как да напиша писмо до клиент. Опитайте това и ще видите – лесно е. Общувайте с клиента като с човек, когото наистина, наистина искате да харесате. Просто защото и ти го харесваш. Ще говорим за любовта към клиентите следващия път))

IN напоследъкимейлът приема всичко по-голямо мястов бизнес кореспонденцията. Неговите предимства са очевидни: ефективност, достъпност и лекота на използване. Трябва да се помни, че електронната кореспонденция има свои собствени нюанси.

Получаване на писма

  1. Проверявайте имейла си поне 2 пъти на ден – сутрин и следобед. В противен случай можете да спрете работата на други хора и да забавите разрешаването на проблемите;
  2. Ако сте получили писмо, това означава, че някой го е изпратил и го е направил по някаква причина. Следователно получените писма трябва да се четат. Разбира се, спамът не се разглежда тук;
  3. Ако сте мениджър, работният ви ден трябва да започне с стартиране на имейл клиент, който не се разтоварва цял ден и автоматично проверява пощата. Настройте автоматична доставка/получаване на поща поне на всеки 10 (или по-добре 2 - 3) минути;
  4. ако сте много заети и сте получили писмо, преценете от кого е, темата и го прегледайте набързо - това ще ви помогне бързо да разберете дали писмото изисква спешен отговор или може да изчака малко;
  5. най-простият и ефективен начиндвижете нещата напред и не събирайте купища поща - отговаряйте на писмата незабавно. Ето защо, ако не сте ангажирани с разговор или друга дейност, която не търпи прекъсване, отговорете на писмото незабавно.

Полета „До“, „Як“, „Скрито копие“

Трябва да разберете, запомните и правилно да използвате полетата „До“, „Як“ и „Скрито копие“. Вашите действия при получаване на писмото или действията на получателя зависят от това.

  1. "На кого". Ако изпратите въпрос, очаквате отговор от адресата, посочен в полето „До“. Ако вие сте получателят, трябва да отговорите. Тоест писмото и информацията или въпросите, които то съдържа, са адресирани директно до получателя, посочен в това поле.
  2. „Копиране“. Получателите в това поле получават писмо за информация или са „поканени като свидетели“. Получателят на копията не трябва общ случайотговорете на писмото. Освен това, когато има такава необходимост, се счита за учтиво да се започне с фразата „Извинете за намесата“.
  3. „Сляпо копие“ Фактът, че писмото е изпратено до лицето, посочено в полето „Скрито копие“, няма да бъде известно на основния получател или тези, които са в копията. Това поле се използва и за масово изпращане, така че вашата адресна книга да не е известна на всички получатели.

Когато отговаряте, не забравяйте за бутона „Отговор на всички“ - това ще запази копия на първоначалните получатели на писмото и вашият отговор няма да премине покрай тях. Винаги можете да премахнете нежелани получатели или да добавите други.

Ако полученото писмо съдържа повече от двама получатели в полето „До“, това означава, че и двамата кореспонденти или някой от тях трябва да отговорят. Решете кой да отговаря. Въпреки това, бъдете внимателни, когато изпращате писма, съдържащи повече от двама получатели в полето „До“: ако изпратите писмо до всички, рискувате да не получите отговор от никого.

Предметно поле

Не трябва да оставяте това поле празно. Хората, с които си кореспондирате, може да получават стотици имейли на ден и да използват това поле, за да преценят бързо важността на съдържанието на имейла.

Темата трябва да отразява накратко темата на писмото. Заглавия като „Въпрос“, „Здравей!“ или празни заглавия разкриват, че сте или начинаещ, или липса на основни умения в бизнес кореспонденцията.

„Значението на писането“

Ако писмото съдържа информация за спешни промени, текста на всеки договор или друга информация, на която първо трябва да се обърне внимание, използвайте „висока“ важност, това ще подчертае писмото във входящата кутия.

  • Не използвайте напразно "висока" важност!
  • Лично писмо до бизнес кореспондент или писмо със забавна и небизнес снимка или връзка трябва да бъдат отбелязани с „ниска“ важност.

Писане на отговор

  1. Започнете с поздрав, учтиво е.
  2. Говорете на същия език с човека. Това се отнася не само за руския/английския език, но и за формата на текста. Неформалният отговор на официално писмо е неуважение към респондента и демонстрация на собствена ниска култура.
  3. Не използвайте транслитерация, освен когато изпращате имейли от мобилни устройства. Ако вашият имейл клиент не поддържа руски език или поврежда кодировките, моля, прикачете текста на отговора в прикачения файл.
  4. Бизнес писмотрябва да бъдат точни, конкретни и кратки.
    • точност– посочете точните подробности, които имате предвид (например дата на срещата, точка от дневния ред на срещата, дата и тема на друг имейл или име на файл).
    • Специфичност– от писмото трябва да става ясно КАКВО ТОЧНО се изисква от получателя.
    • Лаконичност. Който мисли ясно, той говори ясно и вашият получател го вижда. Затова не бива да поставяте на три страници това, което може да се напише в три изречения. Лаконичният бизнес текст не е сухота, а спестяване на време и прецизност на мисълта.
  5. Ако писмото съдържа няколко въпроса, теми или задачи, структурирайте ги и ги отделете. Непрекъснатият „поток от сапун“ е труден за четене и можете да пропуснете всъщност основния въпрос на писмото.
  6. Отговорете възможно най-точно на исканията, направени в писмото. Отговорът на молба или задача е „Да го направим!“ непълна „Ще го направим до такава и такава дата“, „след толкова дни“, „след такова и такова събитие“ е по-категоричен и точен отговор.
  7. Текстът не трябва да съдържа грешки! Печатните грешки не са страшни, но ако изписвате думите неправилно във всяка буква, това се забелязва много бързо и оставя негативен отпечатък върху имиджа ви на бизнес партньор.
  8. Никога не изпращайте писмо без да прочетете какво сте написали! Прочетете отговора си и се уверете, че е кратък, точен, ясен, конкретен и не съдържа граматически грешки. Проверете дали всички необходими получатели са посочени и дали са поставени правилно в полетата „До“ и „Як“. Проверете за граматически грешки.
  9. Цитирайте текста на оригиналното писмо.
  10. Когато цитирате изцяло (ако отговорът ви е на цялото писмо), пишете текста на отговора в НАЧАЛОТО на писмото, а не в края!
  11. Ако отговорите ви са точка по точка, разделете цитата с празни редове отгоре и отдолу.

Прикачени файлове

  1. Не прикачвайте файлове във формати EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR към писма - много имейл клиенти или сървъри строго блокират такива прикачени файлове и получателят никога няма да ги прочете. Опаковайте ги в архив (zip, rar) като в черупка и ги поставете в този вид.
  2. Счита се за нормално да изпращате прикачени файлове до 2-3 мегабайта без предупреждение. Ако искате да изпратите прикачен файл по-голям размер, проверете с кореспондента дали такъв файл ще премине през неговия сървър или ще се побере в пощенската му кутия.
  3. Въздържайте се от инвестиции със съмнително съдържание: първо, вашият кореспондент може да не споделя вашите вкусове, и второ, можете да създадете проблеми на човек, работещ в организация, където се използва цензура на пощата.

Електронен подпис

  1. Полезно е да го имате (има вашата информация за контакт) и е добра форма, която демонстрира вашия професионализъм.
  2. Подписът не трябва да надвишава 5-6 реда. Трябва да включва най-малко вашето име и фамилия. Освен това е препоръчително да посочите своя телефонен номер, адрес имейл, името и физическия адрес на дружеството, както и адреса на неговия уебсайт.
  3. Имате два варианта електронен подпис: за инициативни (собствени) писма с пълна подкрепа

Бизнес писмото трябва да има ясна структура, чиито предимства са:

  • спестяване на вашето време и времето на получателя;
  • гаранция, че адресатът ще прочете писмото и ще разбере правилно същността му;
  • получаване на разбираем, ясен отговор.

Структура на бизнес писмо

Обжалване

Той се намира в горната част на писмото и съдържа длъжността и трите имена на адресата. За официална бизнес кореспонденция стандартният адрес е „Уважаеми“, което се изписва с главна буква и в центъра на страницата. И тогава има много опции в зависимост от това какво пишат и на кого. Така в Русия е обичайно да се обръщат към хората по име и бащино име, в компании със западна корпоративна култура - просто по име. Ако познавате партньора си лично, можете да се обърнете към него така: „Уважаеми Андрей Петрович“, ако не познавате, „Уважаеми господин Смирнов“. Между другото, когато се обръщате към човек, думата „г-н“ не може да бъде съкратена до „г-н“. И при никакви обстоятелства не трябва да пишете „Уважаеми г-н А. П. Смирнов“. Или „Андрей Петрович“, или „г-н Смирнов“.

Ако не пишете на кралски особи, представители на религиозни деноминации, президенти и членове на парламента различни страни, считайте се за късметлия. За тях има официални формули за преобразуване и специални за всеки ранг. Преди да изпратите такова писмо, внимателно проверете дали избраното съобщение отговаря на статуса на адресата. Много по-лесно е да запомните как да пишете на военния персонал: „Уважаеми другарю полковник“, дори ако този полковник е жена. Но адресът „Дами и господа“ е светски и е по-добре да го използвате, да речем, за покана за откриването на салон модни дрехи. Ако каните някого на бизнес презентация – например нови сондажни платформи – тогава, според установената практика, за всички се използва общото обръщение „Уважаеми господа“. В случая няма значение, че в тази организация работят и жени.

Пример:

генерален директор
LLC "Конкорд"
Доброволски П.И.

Уважаеми Павел Илич!
или
Уважаеми господин Доброволски!

Преамбюл

Съставя първия абзац на писмото, който излага неговата цел, причината, която ви е подтикнала да го напишете. След като прочете преамбюла, адресатът трябва да разбере същността на писмото. Пример: Пиша ви, за да изразя недоволството си от качеството на суровините за производство на мебели, които вашата компания ни доставя, и разчитам на вашите действия. насочени към бърза промяна на ситуацията към по-добро и компенсиране на причинените ни загуби.

Пример:Навсякъде миналия месец, започвайки от втори юни тази година, 10-15% от всяка партида от вашите суровини е дефектна. Тези факти са надлежно документирани от специалистите на нашата компания. Към настоящото писмо са приложени копия на документи. Загубите на нашата компания поради получаването на дефектни суровини възлизат на около 1 милион рубли. Вече пет години си сътрудничим с Concord LLC и досега не сме имали причина да се оплакваме. При това положение ние настояваме за пълно обезщетение на нашите загуби. Ако е необходимо, ние сме готови да проведем съвместна проверка на отхвърлените суровини.

Заключение

Необходими за кратко резюме на всичко написано и логичен завършек на писмото.

Пример:Сигурен съм, че ще разберете тази ситуация и в близко бъдеще нашето сътрудничество ще се нормализира.

Подпис

Писмото завършва с подпис (длъжност + пълно име) на адресата, предшествано от стандартната учтива форма „С уважение“. Възможни са и следните опции: „Искрено ваши“, „С надежда за продуктивно сътрудничество“, „С благодарност за вашето сътрудничество“ и др. При подписване на писмо е важно да се вземе предвид рангът на адресата и адресата. Писмото, адресирано до генералния директор, също трябва да бъде подписано от генерален мениджърили поне негов заместник. В този случай подписът трябва да съответства на неговото декодиране: ситуацията, когато заместник-директорът поставя наклонена черта до фамилията на директора и подписва със собственото си име, е неприемлива.

Пример:С уважение, генерален директор на мебелна фабрика "Заря" А. Д. Киселев

P.S

Postscript (P.S.) - послепис в края на писмото след подписа - се използва доста рядко в бизнес кореспонденцията. Служи за информиране на получателя за важно събитие, възникнали след написването на писмото, или да му предадат информация, която е косвено свързана с темата на писмото.

Пример 1: P.S. Информирам ви, че процентът на дефекти в партида суровина, пристигнала преди 3 часа, се увеличи до 17%!

Пример 2: P.S. Ръководителят на нашия отдел за приемане на суровини ще се срещне с вашите специалисти във вашето предприятие утре в 14:00 часа.

Приложения

Приложенията са незадължителна добавка към основния текст на писмото и затова се съставят на отделни листове - всяко приложение на свой лист. Няма правила за писането им.

Стандартни фрази за бизнес кореспонденция

Забележки

  • Информираме ви, че забавянето на пратката... се дължи на...
  • Уведомяваме Ви, че ръководството на завода взе решение...
  • Уведомяваме Ви, че Вашата оферта е приета.
  • Информираме Ви, че ние...
  • Бихме искали да ви информираме, че...
  • Уведомяваме ви, че за съжаление не можем...

Модели на изрази, обясняващи мотиви (Най-често срещаните фрази в началото на стандартно бизнес писмо)

    В съответствие с протокола...
  • С цел засилване защитата на собствеността...
  • В отговор на вашето искане...
  • За потвърждение на нашия телефонен разговор...
  • За да потвърдим нашето съгласие...
  • С цел предоставяне на техническа помощ...
  • Поради тежката ситуация...
  • Във връзка с съвместна работа…
  • Според писмото на клиента...

Ако авторът е юридическо лице, тогава действията се прехвърлят:

  1. Трето лице единствено число, Например:
    • Завод Заря няма нищо против...
    • Руско-английското съвместно предприятие "Союз К" предлага...
    • Кооперация Наив гарантира...
  2. Трето лице множествено число, например: Ръководството и профсъюзният комитет на завод Заря настойчиво молят...
  3. Първо лице множествено число:
    • моля те...
    • Потвърждаваме...
    • Информираме...

Ако авторът е физическо лице, тогава действията се прехвърлят:

  1. Първо лице единствено число, например:
    • За ваша информация…
    • моля те...
    • Информирам ви...
  2. Първо лице множествено число, например:
    • Ние одобряваме...
    • Получихме вашата телеграма...
    • честито...
    • Ние подкрепяме...

Заявка

  • Моля, проверете напредъка на работата...
  • Моля, вземете мерки...
  • Моля, предоставете данни за ефективността...

Изпращане на документи или материални ценности

  • Изпращаме монтажни чертежи на машини...
  • Изпращаме интересуващите Ви документи с препоръчана поща...
  • Изпращаме Ви подписания от нас договор...

Потвърждение

  • С благодарност потвърждаваме получаването на вашата поръчка и пристъпваме към нейното изпълнение...
  • Потвърждаваме получаването на спецификации за...
  • Завод Заря потвърждава условията за доставка на оборудване...

Оферта

  • Можем да Ви предложим…
  • Каним ви да закупите…
  • Можем да ви препоръчаме...

Покана

  • Каним Ви да участвате в обсъждането на проекта...
  • Моля, вземете участие в обсъждането на проблема...
  • Каним представител на вашата фирма да посети...

Отказ и отхвърляне на предложение (проект)

  • Проектоименният списък, който изпратихте за строителни проекти на стойност... не може да бъде одобрен от нас поради следните причини.
  • Вашето предложение (проект) е отхвърлено поради следните причини...

Напомняне

  • Напомняме, че според плана за съвместна работа трябва...
  • Напомняме, че в съответствие с... Трябва...
  • Напомняме ви, че дължимото ви плащане възлиза на...
  • Напомняме, че срокът за предаване на ръкописа изтича...

Гаранции

  • Ние гарантираме плащане.
  • Гарантираме срокове.
  • Гарантираме качеството на продуктите.

Тълкуване на собствената позиция

  • Нашите искания за този проблемне доведе до положителни резултати.
  • Нямаме забележки по дизайна.
  • Не можем да ви доставим стоките... поради следните причини:...

Тълкуване на действията на другата страна

  • Подобно забавяне може да доведе до...
  • Напълно необяснимо защо вашият завод бави изпращането на форми...
  • Обещанията, които сте дали, не се спазват.

Последни думи

  • Надяваме се молбата ни да бъде изпълнена.
  • Очакваме с нетърпение по-нататъшно сътрудничество.
  • С пожелания за успех.
  • Молим Ви да не забавяте отговора си.
  • Моля да ни извините за забавянето на отговора (за грешка).

Етични стандарти за бизнес кореспонденция

Бизнес кореспонденцията, както всяка друга форма на човешко взаимодействие, се основава на набор от етични правила и норми, основната от които е „КОРЕКТНОСТ И УВАЖЕНИЕ КЪМ ВАШИЯ ПАРТНЬОР“. Дори ако целта на писмото е да изрази оплакване, текстът му не трябва да съдържа груби думи или некоректни изрази, които могат да обидят вашия контрагент. Грижейки се да запазите достойнството на вашия получател, вие по този начин запазвате своето собствено.

  • започнете съобщението с изявление за отказ. На първо място, трябва да посочите мотивите за взетото решение и да изясните, че при определени обстоятелства въпросът може да бъде върнат за разглеждане;
  • наложете на адресата очаквания резултат от въпроса, например: „Моля, проучете и разрешите проблема положително“ или „Моля, одобрете тази кандидатура“
  • насърчаване на адресата да бърза при вземане на решение с думите „спешно“, „незабавно“, „по-спешно“ кратки срокове" По-добре е да използвате формулите на етикета „Моля да отговорите до такава и такава дата“, „Призовавам ви незабавно да ме информирате за решението си“
  • намек на адресата за неговото въображаемо невнимание, некомпетентност, въвеждане в текста на писмото на формулировка като „Предлагам внимателно да проуча ...“.

За получателя на бизнес писма задължителните изисквания от гледна точка на етичните стандарти са:

  • отказ от формуляр за отговор, в който писмо с молба или писмо с оферта се връща на автора с информацията за отговор, поставена върху тях;
  • бърз и ясен отговор на изпращащата организация. Забавянето или липсата на отговор може да се счита за отказ от сътрудничество.

Следването на етичните стандарти за бизнес кореспонденция, изброени по-горе, няма да изисква от вас да извършите подвиг и с времето ще стане лесно и обичайно. Освен това ще ви създаде репутация на тактичен човек и дори ще ви научи как да превръщате противниците си в съюзници.

Общи правила за писане на бизнес писма

В допълнение към структурата, друг важен компонент на компетентното бизнес писмо е неговият спретнат дизайн.

Информационно писмо

Информационно писмо- Това служебно писмо, информиране на адресата за официална информация.

Дължината на бюлетина варира от един параграф до няколко страници.

По правило информационните писма се подписват от ръководителя на организацията, а в случай на масово изпращане (например до всички клиенти на компанията) те може изобщо да не съдържат ръчен подпис природа.

Молба– официално писмо, изпратено за получаване на официална информация или документи.

По принцип запитванията се изготвят по същия начин като исканията. Писмата за искане обикновено се подписват от ръководителя на организацията или официално упълномощено длъжностно лице.

Текстът на писмото с искане трябва да съдържа обосновка за необходимостта от предоставяне на материали или информация и действителното изложение на искането.

Писмо с искане изисква писмо с отговор.

Писмо за отговор

Писмото за отговор е служебно писмо, което е написано като отговор на писмо със запитване или писмо с искане.

Отговорът може да бъде отрицателен (писмо за отказ) или положителен.

Текстът на писмото-отговор трябва да използва същия език и лексика, които авторът е използвал в инициативното писмо, при условие че писмото с искане е написано правилно от езикова гледна точка.

Не трябва да включвате в текста на писмото отговор връзка към полученото писмо („Към вашето писмо от _______#__…“).

Информацията за инициативното писмо е включена в регистрационния номер на писмото за отговор. Препоръчително е да започнете писмо за отказ с обосновка на отказа: „Във връзка с...“, тъй като отрицателният отговор трябва да бъде обоснован, не можете. просто откажете заявка без обяснение.

Писмо за потвърждение

Писмото за потвърждение е официално писмо, в което адресатът потвърждава предварително постигнати договорености, намерения, получаване на информация, документи или други материали и др.

Основната езикова формула на този тип писма е: „Потвърждаваме (получаване на документи, предварителен договор, съгласие за ...)“.

При потвърждаване на предварителен договор текстът на писмото трябва да очертае накратко неговата същност.

Ако получаването на документи е потвърдено, трябва да ги назовете и т.н. Писмото за потвърждение може да завършва с молба, желание или предложение.

Писмо за оплакване

Писмото за оплакване е инициативно делово писмо, чиято цел е да изрази оплакване или недоволство до адресата.

В заключение трябва да се изразят конкретни желания или предложения за коригиране на ситуацията.

Гаранционно писмо

Гаранционните писма имат за цел да предоставят на адресата писмени гаранции, за да потвърдят определени обещания или условия, намерения или действия на автора (изпращащата организация), по един или друг начин засягащи интересите на адресата.

Гаранционните писма са адресирани до организацията или индивидуален. Думата „гаранция“ може изобщо да не се споменава в текста на писмото, но писмото ще остане документ, съдържащ гаранция.

Плащането за извършената работа, времето на нейното завършване, качеството на работата, качеството на продукта, времето на доставката му, плащането за получените продукти и т.н. могат да бъдат гарантирани. Тези аспекти могат да формират съдържанието на цялото писмо или да бъде включено в текста на писмото като негов компонент.

Гаранционните писма имат подчертано правно естество, съответстващи по статут на документи с договорен характер. Най-често се издават гаранционни писма за потвърждение на плащането.

В този случай е задължително да посочите номер на договор и фактура, по която трябва да се извърши плащането.

Гаранционните писма се отличават с яснота, точност и недвусмислена формулировка - тъй като говорим за предоставяне на адресата на гаранции от името и от името на организация или длъжностно лице. Трябва да посочи вида на операцията, която трябва да се извърши.

Такива писма могат да започват с изложение на същността на гаранциите, предоставени на адресата, например: „С това писмо гарантирам...“.

В други случаи гаранционното писмо може да съдържа изложение на причините за намерението на автора да декларира готовността си да предостави на адресата определени гаранции. В този случай съответното изявление се формулира в последното изречение, например: „Ние гарантираме плащане“ или „Гарантирам навременно и пълно плащане“.

Характеристика на този тип писмо е, че заедно с подписа на автора (например директор на организация) има подпис на длъжностно лице, което е пряко отговорно за финансови или други въпроси. Ако се изпраща гаранционно писмо като задължение за плащане на покупка, предоставена услуга и т.н., то трябва да посочи банковите данни на организацията, която плаща.

Ключовата фраза на гаранционното писмо може да включва следните думи и изрази:

  • Ние гарантираме...
  • Ние гарантираме, че...
  • Фирмата партньор гарантира...
  • Моля, изпратете на нашия адрес с наложен платеж (вид гаранция)…
  • Ние гарантираме плащане...
  • С това гарантираме...

Резюме

Автобиографията е вид бизнес писмо, което има за цел да предостави най-пълното и изгодно представяне на специалист пред работодателя.

Когато пишете автобиография, трябва стриктно да спазвате редица правила:

  1. Представи се
  2. образование
  3. опит
  4. Трябва ли да посоча желаното ниво на заплата?
  5. Необходимо ли е да се посочи допълнителна информацияза себе си?
  6. Имате ли нужда от лични данни?
  7. Съобразете автобиографията си с изискванията на работодателя
  8. Отношение към командировките
  9. Наличие на препоръки
  10. Мотивационно писмо

Няма и не може да има единна автобиография за всички случаи, която да бъде изпратена до всички компании без промени.

Всеки път първо трябва да помислите какви качества ще бъдат оценени нова работа, и съответно променете автобиографията. Информацията, представена в автобиографията, трябва да бъде надеждна. Не оставяйте празни петна в автобиографията си.

И най-важното, резюмето трябва да е кратко: не повече от една до една и половина страници. Способността ви да формулирате ясно и кратко е показател високо нивообща култура.

Наличието на снимка в автобиографията е добре дошло.

  1. Потвърждение на факта и условията на работа в организацията, кратка информацияотносно заеманите длъжности и изпълняваните задължения (за препоръчително писмо от частно лице в този параграф се посочва за какъв период от време и в какво качество авторът на писмото познава препоръчаното лице). Списъкът с отговорности трябва да посочва квалификациите на препоръчаното лице. Ако препоръчаното лице е заемало различни длъжности, тогава данните за заеманите и изпълняваните длъжности служебни задълженияса посочени за всеки интервал от време. Пример:Сидоров Владимир Александрович работи в компанията Vector от 12 март 1998 г. до 16 март 2002 г., включително от 12 март 1998 г. до 16 март 2002 г. - като мениджър на отдела за търговия и покупки, от 17 март до 25 ноември 2002 г. - като старши мениджър в същия отдел. Отговорностите му като ръководител се състоеха в организирането на доставката на компоненти, а като старши мениджър - в организирането на взаимодействието между фирмите доставчици на компоненти и производството.
  2. Кратко описание на професионални, бизнес и личностни качествапрепоръчва и успехите, които е постигнал по време на работата си в организацията. Трябва да изоставите такива общи думи като надежден, компетентен, съвестен и т.н. и да се съсредоточите върху конкретни факти, като характеризира препоръчаната от гледна точка на неговата професионални качества, способност за справяне с определени задачи Тук можете да се съсредоточите върху такива категории като ниво на знания и упорита работа при изпълнение на основни задължения, способност за справяне с нестандартни задачи, изобретателност, инициативност, способност за учене, способност за адаптиране към. различни ситуации, емоционална стабилност, лидерски качества Тук можете да дадете приблизително сравнение на работата на препоръчания човек с работата на неговите колеги, да посочите най-значимите постижения, проекти, разработени и реализирани лично от него. Пример:Той самостоятелно владее софтуера, независимо и успешно води бизнес преговори, ефективно ръководи своите подчинени и др.
  3. Причини за смяна на работата (напускане на организацията, преместване на друго място). Това може да бъде промяна в профила на организацията, закриване на отдел, кадрови променив организацията, смяна на местоживеене и др.
  4. Изводи. Кратка и конкретна оценка на компетентността, деловите качества на препоръчаното лице, негов творчески потенциали възможности кариерно израстване. Препоръки за заемане на конкретна позиция или длъжности (в някои случаи е препоръчително да посочите тук степента, в която препоръчвате човек за желаната позиция: безусловно, силно, с известни резерви, не препоръчвам). Пример:Сидоров Владимир Александрович владее технологиите... (има богат опит в работата със сървър софтуер...или ...може да работи независимо с корпоративни клиенти... и т.н.). Вярвам, че г-н Сидоров може ефективно да изпълнява задълженията на ръководител на отдел, като работи като началник на отдел, заместник-ръководител на изчислителния отдел на предприятие от средно ниво.
  5. Данни за контакт на лицето, което подписва писмото. Това е особено важно за препоръчителните писма, написани от частни лица, тъй като е напълно възможно новият работодател, след като е прочел препоръчително писмо, ще иска да изясни някои подробности.

Прессъобщение

Прессъобщението е информационно съобщениеза средства средства за масово осведомяване, чиято задача е да привлече вниманието към определено събитие (настъпило или предстоящо) с цел максимално отразяване на това събитие в медиите.

Прессъобщенията се съставят и изпращат от пресслужбите на фирми и организации и имат определени правилаписане:

  • думата „Прессъобщение“ трябва да бъде посочена в заглавката на документа и да бъде посочена датата на разпространението му;
  • заглавието на прессъобщението трябва да отразява темата и посланието на информационното съобщение възможно най-ясно;
  • същността на заглавието на прессъобщението може да бъде разкрита по-подробно в подзаглавието (не е необходимо обаче неговото присъствие);
  • първият параграф на прессъобщението трябва задължително да съдържа следната информация: какво, къде и кога се е случило (ще се случи);
  • Обемът на прессъобщението не трябва да надвишава страница и половина машинописен текст. В този случай е препоръчително да се ограничите до една страница, включително подписа и долните колонтитули на бланката на организацията;
  • прессъобщението може да включва цитати от създатели на новини - отговорни говорители на организацията;
  • прессъобщението се изготвя на бланката на организацията;
  • в подписа на прессъобщението трябва да се посочи пълното име на лицето за контакт, което може да предостави допълнителна информацияпо темата на прессъобщението и неговата информация за контакт: телефон (за предпочитане мобилен), електронна поща, ICQ номер.

Поздравително писмо

Форматът „Поздравления“ принадлежи към категорията на личната бизнес кореспонденция.

Той се съставя на поздравителен формуляр или пощенска картичка и при съставянето му може и трябва да има предимство креативност. Това се отнася както за текста на писмото, така и за неговия дизайн.

Поздравленията могат да бъдат лични (Честит рожден ден) или масови (например Честита Нова година).

В първия случай обръщението към адресата трябва да е лично - по име и отчество; във втория случай може да бъде общ, например „Скъпи приятели!“

И в двата случая изпращачът трябва лично да подпише поздравлението (при изпращане на масови поздравления се използва факсимиле).

Лични поздравления

Масови поздравления

Писмо-покана

Форматът „Покана“ принадлежи към категорията на личната бизнес кореспонденция.

Издава се на официална бланка или пощенска картичка и има за цел да уведоми адресата за определено специално събитие, на което е поканен да присъства.

Поканата трябва да съдържа информация за мястото и часа на събитието, както и името му.

Поканата трябва да посочва приемливия дрескод (например черно и вратовръзка), както и броя на лицата, за които се отнася поканата.

По правило поканата има личен характер, но при провеждане масови събитияможе да е безличен.

Лична покана

Масова покана

Благодарствено писмо

Форматът „Благодаря“ принадлежи към категорията на личната бизнес кореспонденция и е насочен към изразяване на благодарност към адресата.

По правило благодарността се издава на официалната бланка на организацията, но може да се издаде и като пощенска картичка.

Текст благодарствено писмонаписано в сбит, приятелски и официален стил с препратка към събитието, което е накарало подателя да изрази своята благодарност към адресата. При желание могат да бъдат посочени и други заслуги на адресата. Благодарността се заверява с личен подпис на подателя, а в някои случаи и с печат на организацията.

Пример: Съобщение от министър-председателя на Великобритания до председателя на Съвета на народните комисари на СССР (25 април 1942 г.) „Много съм ви благодарен за вашето съобщение от 23 април. Ние, разбира се, ще приветстваме посещението на г-н Молотов, с когото съм сигурен, че можем да свършим много полезна работа. Много се радвам, че намирате за възможно да разрешите това посещение, което съм сигурен, че ще бъде много ценно.“

Съболезнователно писмо

Форматът „Съболезнование“ принадлежи към категорията на личната бизнес кореспонденция и има за цел да изрази съпричастност и подкрепа към адресата по повод друго тъжно събитие или загуба.

Когато пишете съболезнователно съобщение, е много важно да изберете правилното искрени думи, наистина способен да подкрепи получателя в скръбта му.

В същото време е важно да изразите чувствата и преживяванията си относно случилото се.

Съболезнованията се издават в дискретен коректен стил на официална бланка или специална пощенска картичка и се заверяват с личен подпис на подателя.

Бизнес писмо- документ, използван за комуникация, предаване на информация на разстояние между двама кореспонденти, които могат да бъдат както юридически, така и физически лица.

Поради естеството на дейността си, един мениджър или специалист по управление трябва да пише много бизнес писма.

Бизнес писмата включват характеристики, автобиографии, препоръчителни писма, напомнящи и благодарствени писма, писма с покана за интервю или презентация, писма за отказ, искови молби, оплаквания и др.

Как да напиша правилно бизнес писмо

  • хартията за бизнес писма трябва да бъде добро качество, абсолютно чисти, спретнато подстригани;
  • Желателно е формулярът за бизнес писмо да съдържа логото на организацията, нейното пълно наименование, пощенски и телеграфен адрес, телефон, факс, имейл и банкови данни;
  • служебните служебни писма се отпечатват на лицевата страна на листа, без маркировки; всички страници без първата са номерирани с арабски цифри;
  • ширината на полето от лявата страна на листа трябва да бъде най-малко 2 cm, параграфът започва с червена линия с отстъпление от пет интервала от левия ръб на линията; текстът се отпечатва на един и половина до два интервала; Препоръчително е да избягвате пренасянето на думи;
  • в горния десен ъгъл на бизнес писмо под адреса на изпращащата организация се посочва датата, за предпочитане изцяло (например 2 януари 2007 г.);
  • от лявата страна на листа се изписва името на организацията или фамилията и адреса на лицето, до което се изпраща бизнес писмото;
  • отдолу, от ръба на реда или в центъра на листа се изписва учтиво обръщение; например „Уважаеми Иван Иванович“; след обръщение се изисква запетая, но често се използва удивителен знак, за да започне следващата фраза с червена линия и главна буква;
  • бизнес писмото завършва с думи на благодарност за сътрудничеството и изразява надежда за неговото продължаване;
  • подписът е положен в дясната страналист, след последната фраза за учтивост, например „С уважение...“, фамилията на подписващия се отпечатва под неговия собственоръчен подпис;
  • резолюциите на всички видове входяща кореспонденция трябва да бъдат направени с молив или на отделни листове хартия; бизнес писмо се сгъва с текста вътре, а най-важните бизнес писма не се сгъват, за което се изпращат в големи дебели пликове;
  • на телеграфна заявка трябва да се отговори в рамките на 3 дни, на служебно писмо - 10; ако искането изисква подробно разглеждане, тогава в рамките на 3 дни трябва да информирате, че бизнес писмото е взето под внимание и да дадете окончателен отговор в рамките на 30 дни.
  • точност и яснота на представяне на мисли - кратки думи, кратки фрази, кратки параграфи
  • максимална достъпност на текста за разбиране, използване на прости фрази, които точно и недвусмислено изразяват същността
  • грамотност
  • коректност

Това е официално писмо, което посочва наближаването или изтичането на определени задачи, задължения или събития.

Напомнянето със сигурност трябва да бъде приятелско и ненатрапчиво: в никакъв случай не трябва да обвинявате адресата, тъй като причината за забавянето на плащането или неплащането например може да бъде много трудното финансово положение, в което се намира.

Съдържанието на напомнящото писмо зависи преди всичко от това дали за първи, втори или трети път напомняте на партньора си да изпълни задълженията си, неспазване на срока за плащане на сметки на Тошо. Ако клиентът не отговори на вашите напомняния, тогава, разбира се, ще бъдете принудени да го информирате за намерението си да се обърнете към съда и да прекратите договора. Но дори и в този случай стилът на писане трябва да бъде учтив и сдържан.

Например:

. Уважаеми!

. Нека използвам случая да ви напомня. Вие, какъв е срокът за плащане на сметки? Вашата поръчка № от(дата) е изтекла

. Ние ще го направим. Благодаря ви, ако вие(дата). Вие ще изпратите превода. Вашият дълг в размер

Извинения, че трябва да ви безпокоя. ти за това

. Оставаме с уважение

. Уважаеми господине!

. ходене. За да Ви посрещнем, удължаваме срока за плащане до(дата) / изпълняваме едновременно. Вашите нови поръчки. Ако не платите баланса до (дата) и не изпратите чек, показващ плащането, ще бъдем принудени временно да спрем всички изпълнения. Вашите заместник-разпространители са овлени.

. чакаме вашият отговор

. С искрено уважение

. Уважаеми господа!

. Извинете, че ви безпокоя отново. Вие, но за съжаление не получихме никакъв отговор на предишните ни напомняния, съжаляваме за това. Вашата компания се отнесе толкова небрежно към нашите искания, въпреки че ние от своя страна винаги стриктно спазвахме условията на договора и изпълнявахме всички ваши поръчки с високо качество.

. Въпреки многократните напомняния и взетите мерки,. Вашият дълг не само остава неизплатен, но продължава да расте, така че смятаме за необходимо да докладваме. Вие относно вашето намерение за прекратяване и договора.

. Жалко, но не виждаме друг изход от тази неприятна ситуация.

. Уважаеми господа!

. Извинете, моля, но трябва да ви напомним отново. Разкажете ни за големия дълг към нашата компания, който продължава да расте. Винаги сме се опитвали да разберем. Имате финансови затруднения, но този път дългът надхвърля всички предишни, а срокът за плащане отдавна е изтекъл.

. Надяваме се. Разбирате, че вече не можем да пренебрегваме интересите на компанията и затова сме принудени да заведем дело

. Жалко, че сътрудничеството ни беше неуспешно

ТИПИЧЕН оборот

Първо споменаване

1 ще позволи. ви напомня за

2. Използвайки тази възможност, нека ви напомня това. Вие сте задлъжнели

3. Моля. преобразувам те специално вниманиена какво y. Имате дълг в размер на

4. Бихме искали да Ви напомним. За вас относно

5. Напомняме ви. На Вас, че срокът за подаване на отчети е изтекъл (дата)

6. Считаме за необходимо да напомним. Вие, че съгласно договора комисионната трябва да бъде платена до (дата)

7. Принудени сме да ви напомним. Вие, че срокът за плащане на фактурите за поръчания печат. Продукти за печат, преминали покрай вас (дата)

8. В. Между другото, напомняме ви. Вие тази пратка. Вече сте изчерпали стоките от склада (дата)

9. Би било уместно да припомним това

10. Вярваме, че това неплащане е просто пропуск и се надяваме на това. Ще го елиминирате в рамките на

11. Към. Успяхте бързо да се ориентирате в ситуацията, изпращаме го. Ще получите копия от вече изтекли фактури

12. Нашият счетоводен отдел съобщи това. Не сте платили няколко сметки навреме

13. Надяваме се, че това неплащане е просто досадна грешка, която ще бъде коригирана в близко бъдеще

14. Съжаляваме (обидени сме), че трябва да ви безпокоим. ти за това

Повторете напомнянията

1. За нас е много неудобно, че трябва да ви напомняме отново. За вас относно

2. За съжаление трябва да ви напомним отново. На вас, от които все още не сте получили. Плащали сте сметки

3 сме много разстроени, че трябва отново да ви напомним за наличието на няколко все още неплатени сметки

4. Забавяне. Вашето плащане противоречи на предишните ни споразумения относно търговските условия. Запазваме си правото да продължим

5. Вашето нежелание да спазвате стриктно сроковете за плащане е нарушение на условията на договора

6. Жалко, но трябва да ви информираме. Вие за промени в системата за плащане на поръчки, които са причинени от факта, че. Не сте платили предишните навреме

7. Никога не бихме се притеснявали. Вие с такива напомняния, ако. Изпълнихте задълженията си за плащане навреме

8. Напомняме ви. какво на теб Вие се съгласихте на плащане в определения от нас срок. Забавеното плащане ни принуждава да таксуваме месечно. Вашата сметка% от неизплатената сума

9. Съжаляваме, но трябва да ви напомним вече веднъж. Вие, че дългът е много голям (значителен)

10 смятат за свой дълг (считаме за необходимо) да напомнят отново. Към вас относно дълг, който е изтекъл на (дата)

11 навсякъде последните седмици. Изпратени са ви три официални напомняния относно значителния дълг на нашата компания. За съжаление не получихме от. няма отговор от вас

12. За нас е неприятно да се свързваме отново с Вас. В тази връзка обаче всички наши напомняния за необходимостта от изпращане на стоките до нашата компания все още остават без отговор

13. Продължаваме отново. Имате краен срок за плащане на фактурата

14. Моля, платете дълга в рамките на дни

15. Чакаме сметките ни да бъдат платени с месеци. Моля, преведете съответната сума по нашата банкова сметка до края на тази седмица

16. Нашето сътрудничество беше доста ползотворно и неговото продължение ще бъде възможно само ако дългът бъде погасен до (дата)

17 Вече Ви писахме няколко пъти (многократно) с молба да обясните защо. Няма да плащате фактурите, но за съжаление не сте получили отговор

18. Вече сте закъснели с месеци с подаването на годишния си отчет, затова сме принудени

19. Вашето пренебрежително отношение към нашите искания вреди на нашето сътрудничество, което някога е било ползотворно

Последно напомняне и предупреждение относно следните правни действия

Ако деликатните напомняния и искания не дадат желаните резултати, ще бъдете принудени да се обърнете към съда или да прекратите договора. Трябва да информирате адресата за това, но направете всичко възможно, така че тонът и стилът на писмото най-накрая да го убедят, че това е изключително неприятно за вас, но единственият възможен изход от ситуацията 34:

1. Забавянето ви в плащането на сметките ви е сериозно нарушение на договора и ние сме принудени да отнесем този въпрос до нашия правен отдел

2. Защото. Не сте отговорили на многократните ни напомняния, отнесохме въпроса до нашия адвокат

3 Съжаляваме да ви съобщим, че поради голям дълг. Вашият заем е временно затворен

4. За съжаление, дългосрочно неплащане. Вашите сметки ни принудиха да отнесем този въпрос до адвокат.

5. Поради факта, че. Вие, въпреки нашата спешна молба за погасяване на дълга, все още не сте изпратили чек, удостоверяващ плащането, ние сме принудени да спрем всички изпълнения. Вашите поръчки

63 предвид създалата се ситуация са принудени да предприемат драстични мерки

7. Вашият дълг е надвишил всички предишни и все още е изискуем (дата). Вече не можем да пренебрегваме интересите на компанията и сме принудени да заведем дело

8. Имайки предвид текущата ситуация в момента, са принудени да обявят намерението си за прекратяване на договора. Имате договор

9. Забавяне. Вашето плащане на сметки ни принуди да се обърнем към съда. Бяхме разстроени. Вашето небрежно отношение към нашите искания

10. Не можем да чакаме повече за плащане. Вашите сметки в края на седмицата са принудени да поискат от нашия правен отдел да организира изплащането на дълга

11. Поради системно и дълго забавяне на доставката на стоките, сме принудени да прекратим договора. Имате договор

12. Предупреждаваме ви. Вие за намерението си да прекратите договора

13. Всички наши искания за изплащане. Дълговете ви бяха напразни, затова сме принудени да заведем дело. Повярвайте ми, ние сме много разстроени, но сега не виждаме друг изход от тази ситуация

14. Жалко, че нашето сътрудничество беше неуспешно