Top Gear UK: срещите за планиране се провеждат най-добре в спокойна атмосфера

Много екипи практикуват срещи за планиране, на които мениджърите раздават задачи и очертават общи работни тактики за близко бъдеще. Много правителствени агенции имат срещи за планиране в понеделник сутрин.

Някои хора смятат планирането на срещи за загуба на време, но от друга страна, без редовно обсъждане на текущи проблеми със сигурност ще има много некоординирани действия. Тук, както винаги, балансът е важен.

Например, много държавни агенции практикуват планиране на срещи всяка седмица и събиране на целия персонал там. Това е класически пример за загуба на време. Не всяка седмица възникват належащи проблеми, които са важни за целия екип. Все пак всеки трябва да присъства на подобни събития. Дори тези, които не са засегнати пряко или косвено от текущия дневен ред. Срещите и сесиите за планиране са се превърнали в класически примери за загубено време в книгите за управление на времето.

КАК ДА ИМАТЕ ПЕРФЕКТНИЯ ПЛАНЕР?

Нищо не е перфектно. Никой не знае как да проведе правилно среща за планиране. Тук има твърде много променливи. Какъв вид среща за планиране се нуждае от вашия екип зависи от това колко хора имате и в какъв тип дейност участвате. Мога само накратко да ви кажа какво видях в различни организации.

Когато работех в института, имах възможност да работя на две структурни подразделения. И двамата тренираха срещи с лидера. Те се проведоха нерегулярно и в двата случая бяха доста продуктивни. Успяхме да обсъдим всички наболели въпроси. Имаше само един недостатък на тези срещи за планиране - понякога (не винаги) бяха скучни, тъй като не всички въпроси ме засягаха по един или друг начин.

Работих и в частна организация, където изобщо нямаше срещи за планиране. Във всеки случай, докато работех като програмист, имах късмета да говоря с директора очи в очи само няколко пъти в продължение на около 2,5 години. През останалото време на работа бях ангажиран с непосредствената си работа и обсъждах резултатите от работата с мениджъра в текущия режим. Това беше достатъчно за очите.

В друга организация видях ежедневни срещи за планиране, които се практикуват всяка сутрин, независимо дали има текущ дневен ред или не. За моя вкус ежедневните срещи за планиране са твърде много. Например, ако всяка сутрин всички членове на екипа прекарват 15 минути на среща за планиране и още 15 минути, за да се върнат към ежедневните дейности, тогава за една седмица ще има 2,5 часа загубено време за всеки служител всяка седмица. Това е повече от 5% от общото работно време. За месец вече натрупвам над 10 часа. Съгласете се - това се забелязва.

Освен сутрешните срещи за планиране, виждал съм и практиката на вечерните срещи за планиране, които протичат в спокойна атмосфера, когато много неща вече са свършени и никой не бърза. Аз лично харесвам този формат повече от сутрешната среща за планиране.

Що се отнася до седмичните срещи за планиране, те вероятно са необходими. Но трябва да се опитате да ги проведете в най-съкратения формат. Не протакайте дискусиите с часове. Особено ако участва в плановата среща голям бройхората.

ЗАЩО СУТРИННИЯТ ПЛАН Е ЗЛО?

Докато хората се приготвят за работа, докато се събудят, минава известно време. Тогава те просто започват да вършат бизнеса си - и са разсеяни от сутрешната среща за планиране. Тогава след срещата за планиране те се връщат на работа. И - не дай си боже, някой да ги разсее от работата след планиращата среща. Тогава в 11 сутринта ще трябва да отидете на обяд, а след обяд ще ви се спи. Сутринта е най-доброто и продуктивно време. Не бих ги похарчил за ежедневна среща за планиране.

СРЕЩИ В КОРИДОРА ПРАВИ

Ако в екипа има малко хора, тогава защо да не провеждате срещи, стоящи в коридора. При заседнал начин на живот това е по-здравословно и ви позволява да се чувствате много по-свободни. Много бизнес треньори съветват прилагането на това в ежедневната практика. Можете да развиете тази идея по-нататък и да обсъдите работни проблеми на масата за вечеря или докато тренирате във фитнеса на компанията. Замислете се – правите две неща едновременно, освен това обсъждате работни проекти в най-спокойна атмосфера и можете да говорите с колегите си по-открито, отколкото в офиса.

Постигането на координирана, бърза и ефективна работа на екипа не е лесна задача за всеки мениджър. Задачата на шефа е да разработи единна стратегия за действие за всеки подчинен, да наблюдава работата им и да я коригира. За да постигнете ползотворна работа, трябва да разберете как да провеждате срещи, как правилно да инструктирате подчинените за определен период.

Среща за планиране - обсъждане и разпределение на планираните за определено време работни задачи. Такива срещи могат да бъдат разделени на няколко вида в зависимост от техния вид, време и количество.

Първият тип включва отчетни срещи (те са необходими на ръководството, за да докладва как се изпълняват работните задачи в момента), дискусионни срещи (където се разглеждат предложенията и се обсъждат промени в плана за действие) и мотивационни срещи (където всеки получава своя задача в процеса на решаване на основния проблем).

В зависимост от времето можете да провеждате ежедневни, седмични или месечни срещи.

Ако вземем за основа количествения фактор, срещите за планиране могат да бъдат разделени на общи или масови (на които присъстват всички служители) и закрити (когато срещата се провежда отделна групаили отдел).

Провеждането на срещи за планиране има някои предимства:

  • Поддържа дисциплината и намалява закъсненията.
  • Помага за ясно и ясно поставяне на задачи пред екипа. Краткосрочният дневен план е много по-полезен и продуктивен от шестмесечния.
  • Показва действителния индикатор за ефективност. Това качество се разпростира, ако на срещата за планиране служителите представят доклади на своите началници за това, което са направили.

Не забравяйте за високата мотивационна роля на срещите. Компетентното провеждане на среща означава да повлияе положително на настроението на служителите, да даде такса за ползотворна работа и да ги стимулира да подобрят работата си. В допълнение, това свойство помага за установяване на положителни взаимоотношения между екипа и ръководството.

от другата страна, провеждането на срещи за планиране също има своите недостатъци:

  • Дългите срещи отнемат силата и енергията на служителите.
  • Внезапните, непланирани срещи обикновено са неефективни.

За да избегнете подобни негативни фактори, срещите трябва да се провеждат внимателно.

Експертно мнение

На срещата за планиране служителите предлагат нови идеи за развитие на бизнеса и увеличаване на продажбите

Асмик Геворгян,

Генерален директор и един от собствениците на веригата магазини "Провокация" в Москва

Ние възнаграждаваме и подкрепяме нашите служители по всякакъв възможен начин, които се интересуват от повишаване на познаваемостта на марката. Нашите франчайзополучатели решиха да провеждат специални срещи два пъти месечно, на които служителите да изразяват своите мисли и предложения за развитие на компанията и увеличаване на продажбите. Авторите на най-интересните проекти и идеи получават бонус до 15% от заплатата си.

Някои от нашите най-добри дизайни на тениски бяха първоначално замислени и предложени от служители. Благодарение на нашите служители, ние повишаваме видимостта на компанията, като спонсорираме културни младежки събития.

Ярък пример: един от нашите служители в Тула предложи да участва в общински спортни състезания и вечери в клубове. Креативността и решителността на този служител бяха ключът към факта, че нашата реклама се появи в популярните градски кафенета. В крайна сметка продажбите в град Тула се удвоиха. Доходите на служителя се увеличиха по подобен начин - няколко месеца по-късно той стана директор на магазина.

3 компонента на успешните срещи за планиране

  1. Информационен компонент.Направете материала интересен и полезен за слушателите. Ако скучната информация не може да бъде избегната, опитайте се да я представите по необичаен начин. Информацията, представена на срещата за планиране, трябва да бъде полезна и вълнуваща. Ако искате да провеждате успешни срещи, най-добре е да не споделяте блудкава и скучна информация.
  2. Емоционален компонент.Очарователният материал с лошо предаване е лош материал. Спомнете си университета – прекарването на времето в някои часове беше скучно, студентите буквално спяха в клас, докато в други всеки искаше да стигне до дъното на нещата и да ги обсъди.
  3. Лидерът, който ръководи срещата.Авторитетът на говорещия пряко влияе върху усвояването на информацията. Ако все още не сте постигнали високи реторични умения, работете по-усилено върху точки 1 и 2, преди да сте домакин на срещата.

Как да провеждаме срещи за планиране без съпротива на служителите

Не е тайна, че служителите често имат негативно отношение към планирането на срещи. Струва си да разберем причините за това възприятие.

Първо, първоначалният произход на подобни срещи за планиране се свързва сред хората с времето, когато средствата за комуникация не позволяваха координиране на работата на хората и беше необходимо да се съберем лично като цял екип и да обсъждаме важни работни въпроси с часове. Тъй като няма други начини да разберете или обсъдите важни точкипросто нямаше, за срещата се натрупаха купища въпроси, коментари и пожелания относно работата. Затова се наложи срещата да продължи няколко часа.

Второ, много офис служители се дразнят от факта, че срещите за планиране заемат 1/5 от общото им работно време. В същото време няма толкова много за обсъждане - речта на шефа обикновено заема половината от цялата среща.

на трето място, ако провеждате среща всеки ден, тогава служителите скоро ще я третират като събитие „за шоу“. Служителите няма да докладват подробно и интересно за напредъка на работата или някакви промени, защото те просто може да не се случат за толкова кратък период от време. Основните цели на всяка компания са дългосрочни планове, така че не трябва да отнемате ценно време на служителите, за да слушате „нещата са нормални, ние работим“. Само в критични случаи, извънредни ситуации и неотложни задачи се налагат ежедневни срещи.

Как да проведем правилно среща за планиране, като изберем подходящия формат

1. Информационна среща

Можете да провеждате такава среща за планиране в понеделник, да я направите седмично събитие за всеки отдел на вашата компания, за всеки ръководител на отдел. Целта на тази среща е да разберем какво е постигнато през изминалата седмица, какво е постигнато и какво се планира за тази седмица. Мениджърите могат да предадат важна информация на подчинените си и да ги мотивират да работят продуктивно. Не отлагайте срещата – най-добре е да я проведете в рамките на 30 минути.

2. Разпределение на задачите

Тази кратка среща е най-добре да се направи в началото на деня. Мениджърите дават инструкции за деня и ги обясняват на служителите. Ако няма въпроси или важна информация, такава среща няма да отнеме много работно време от служителите.

3. Среща за планиране

Такава среща за планиране трябва да се проведе, след като всички служители са били уведомени предварително писмено или електронен формуляр. Нека се подготвят по темата, определят час за срещата и секретар на срещата. Също така изпратете заключенията и резултатите от срещата на всички, които присъстваха или очакваха да присъстват на срещата за планиране. Важно е да се отбележи, че такава среща за планиране не трябва да се провежда твърде дълго. Ако това не може да се избегне, не забравяйте да организирате паузи за почивка или закуски.

4. Среща за творческо планиране

Ако този път няма какво да предложите на отбора, добър вариантще проведе планираща среща в нестандартен формат. Това може да е състезание най-добрата идеяили мозъчна атака.

5. Планираща среща за разрешаване на конфликти

Не забравяйте за човешкия фактор и възможните недоразумения в екипа.

Правилната позиция на шефа е да идентифицира и реши такъв проблем. Би било по-подходящо от всякога да се проведе среща за тази цел. Трябва да дадете възможност на всеки човек да обясни своята позиция и да му кажете от какво точно не е доволен. Форматът на такава среща не трябва да бъде строг; оставяйте хората да говорят или да спорят, като аргументират мнението си. След като заедно идентифицирате предизвикателствата, трябва да ги преодолеете. Не е нужно да поемате това сами; специалисти по човешки ресурси и висши мениджъри ще ви помогнат.

Трябва да проведете среща, като изберете интересна тема за всички - така че всеки да иска да говори, а вие да имате възможност да регулирате разговора и да коригирате посоката му.

Обобщете срещата, съберете казаното от участниците и споделете резултатите с тях.

Няма нужда да предупреждавате колегите от самото начало, че планиращата среща се провежда поради възникнал конфликт. Изключение правят специални срещи, организирани единствено за разрешаване на подобни ситуации.

Как да увеличим ползите от планирането на срещи

Лошо организираните сесии за планиране, срещи и съвещания са абсолютно безполезни и дори вредни. Защото сами по себе си те не създават добавена стойност, но за тях може да се отдели огромно количество време.

Научете правилата за организиране на ефективни срещи за планиране от списание Търговски директор, които ще ускорят работния процес с минимално време.

Как да провеждаме срещи за планиране ежедневно: алгоритъм стъпка по стъпка

Стъпка 1. Определете целите на сутрешната среща за планиране

Всяка организация трябва да представя и планира резултатите от своята работа. Въз основа на вашите цели трябва да съставите стъпка по стъпка план за тяхното изпълнение.

Изберете целите от списъка, които са подходящи за вашия бизнес:

  • Поставяне на цели

Основната причина за провеждането на екипни срещи е планирането на задачите. Дневният план на един служител не трябва да включва повече от 3 задачи и 1 фокус. В идеалния случай всеки служител сам определя задачите и акцентите за деня и докладва това на мениджъра.

За да си поставите реалистични и постижими цели, използвайте. Най-добре е да планирате работата си, като използвате конкретни числа. Визуализирайте информацията: по-добре е събитието да се проведе в стая с проектор или дъска, на която записвате основните задачи. Маркирайте фокуса си за деня с маркер и го подчертайте по време на разговора.

Най-добре е всеки служител да напише своя план.

  • Обратна връзка от служителите

Много често служителите, изправени пред проблем или неразбираема ситуация, не докладват за това на шефа си. Обикновено това се обсъжда между колеги и не се счита за достойно да бъде докладвано на ръководството. Необходимо е да се установи постоянен контакт с подчинените. Служителите трябва да свикнат да казват на своя ръководител какво ги притеснява и тревожи в процеса на изпълнение на задълженията им.

В този случай мениджърът трябва да проведе отделни срещи, за да изслуша всеки проблем и да реагира по подходящ начин, дори ако смята, че ситуацията не си струва специално внимание. Освен това потърсете корена на проблема, а не виновника. Назначете конкретно лице, отговорно за отстраняването на проблема, и поставете ясен краен срок за това.

  • Трансфер на опит и обучение

Говорете първи – кажете на колегите си как вие самите бихте изпълнили възложената задача. Започнете дискусия, попитайте служителите как да направят тази или онази работа по-добре и по-ползотворно. Можете да проведете среща за планиране под формата на игра или да вземете бизнес случай, така че всеки да може да участва в дискусията.

Можете да проведете обучение: разкажете или повторете скриптове, типични отговори, предимства на продукта, фирмени промоции и други подобни с колеги. Включете целия екип в този процес.

Не се повтаряйте, учете служителите си на нещо ново всеки ден, развивайте ги!

  • Повишен екипен дух

Говорете за компанията като за сплотен екип - използвайте думите „ние“, „нашият екип“ в речта си.

Докладвайте нещо ново и интересно през последния ден: какво се е случило вчера, новини за компанията, нейните успехи (дори малки). Само защото имате вътрешен имейл бюлетин не означава, че всички го четат. Следователно най-интересните и важни неща могат да бъдат разказани отново на планиращата среща. Ако информацията не е изцяло положителна, служителите ще имат възможност да обсъдят план за действие.

Запомнете важни дати за служителите, говорете за тях (рождени дни на самите служители, членове на техните семейства, деца, важно събитиеза компанията и така нататък).

  • Екипна мотивация

Можете да проведете среща, за да заредите екипа с позитивизъм за следващия ден. За да направите това ви трябва:

  • Похвалете един от служителите (най-добър в продажбите, добро качество, благодарност от клиента, решение на трудна ситуация и др.).
  • Когато възлагате задачи, обяснете как работата ще се отрази положително на общите цели на компанията. Нека всеки служител знае, че е важен.
  • Използвайте мотивиращи думи и фрази: „Да го направим!“, „Покажете какво можете!“ и т.н.
  • Покажете, че вярвате във всеки служител, често казвайте фрази като „Ние можем“, „Ние ще успеем“, „Аз съм уверен“ и др.

Важно правило за провеждане на ефективни срещи е да говорите само за положителни неща, да не правите забележки на никого на срещата за планиране и да не се карате на екипа. Сутрин трябва да говорите само за положителни неща!

Не забравяйте да използвате всички цели, споменати по-горе, но не всички трябва да имат срещи наведнъж.

Стъпка 2. Изготвяне на разпоредби

След като сте избрали целите на сутрешната си среща, трябва да решите как да ги проведете. Правилникът може да бъде отпечатан и окачен в офиса, където се провежда планиращата среща.

Решете колко дълго възнамерявате да провеждате срещата и го запишете в правилата. Петнадесет минути са достатъчни за ефективна среща. Освен това направете конкретен план: какво ще говорите на срещата. За да направите това ви трябва:

Срещата за планиране трябва да се проведе на положителна нотка. Поздравете екипа, поздравете някой от служителите за свършената работа и успехите през изминалия ден. В края на срещата можете да поздравите екипа, да му пожелаете приятен ден или да го мотивирате да работи продуктивно.

В началото на срещата за планиране докладвайте какво е постигнато през изминалия ден. Поставете нови задачи въз основа на това, което сте направили. След това можете да проведете тренировка или да започнете повторение.

Получете реакция от екипа, общувайте с тях в края на срещата, за да не удължавате събитието. Ако темата за обсъждане е твърде трудна и изисква повече от две минути, пренесете я на отделна среща или я възложете на конкретен служител.

Стъпка 3. Подготовка за срещата за планиране

За да проведете правилно и компетентно среща за планиране, трябва да се подготвите за нея предварително. По-добре е да се подготвите за сутрешната среща вечерта и не забравяйте да запишете всичко.

Ежедневните цели трябва да са в съответствие с дългосрочните цели и да вземат предвид предизвикателствата от предишния ден. Отделно за всеки елемент напишете за какво ще говорите: положителни новини, проблеми, скорошни събития, обучение.

Стъпка 4. Провеждане на среща за планиране

Започнете да провеждате срещата, като използвате своя план. Поздравете екипа. Следете времето, така че срещата да не продължава повече от 15 минути.

По време на срещата наблюдавайте реакцията на служителите на всеки етап от срещата за планиране. По този начин можете да определите кое е било интересно за екипа и кое не. Ако служителите не се интересуват от някаква информация, помислете дали можете да я премахнете от плана или да промените начина, по който е представена.

Можете да разберете колко ефективно сте провели срещата за планиране, като погледнете качеството на работата на служителите и нивото на продажбите. Ако производителността се е увеличила, тогава срещата за планиране е била организирана правилно.

Експертно мнение

Как да проведем нестандартна сутрешна среща за планиране

Дмитрий Гришин,

Председател на борда на директорите и един от основателите на Mail.Ru Group в Москва

За нас провеждането на срещи в необичаен формат е обичайно нещо. Всеки от тях отнема по-малко от половин час. Срещите за планиране са отворени за всички; могат да участват всички служители, а не само тези, които са пряко свързани с темата на срещата за планиране. Говорим изправени, за да се отдалечим донякъде от обичайния формат на работа на работното място.

Намирането на възможно най-много креативни идеи за решаване на възникнали проблеми, дори и такива, които изглеждат напълно нереалистични, е основната цел, с която започнахме да провеждаме подобни планови срещи. Предложенията се критикуват строго по същество, без емоции, като се говори само за техническата страна на въпроса.

Всичко предложено от екипа се въвежда в специална база данни. Провеждането на събития от този формат означава да се даде възможност на служителите да се чуят един друг и да не се закачат за незначителен проблем. Всеки се чувства съпричастен към една обща кауза, важна за компанията и това като нищо друго дава стимул за работа.

Как правилно да проведем среща за планиране в отдел

Всеки от нас разбира колко много трябва да направят ръководителите на отдели. В допълнение към редовната работа, те поемат решаване на проблеми и обща организацияцелия отдел. Ефективността на един шеф зависи от методите и инструментите на управление, които използва. Струва ли си да отделяте време и да провеждате срещи в този случай?

Всичко зависи от подхода на мениджъра към въпроса за планирането на срещи. В един случай шефовете подхождат много формално към срещите за планиране, дори ако правилата на компанията предвиждат провеждането на такива срещи. Такъв лидер вярва, че основното е повече усилия, по-малко срещи. Други ръководители на отдели решават да провеждат срещи по собствена инициатива, защото знаят колко ефективен е подобен инструмент за подобряване на качеството на екипната работа.

Ако менторът на цял отдел вярва, че срещите трябва да се провеждат просто защото „трябва“, тогава той не трябва да губи време за провеждане на срещи за планиране. Всякакви събития, организирани само за шоу, имат само отрицателно въздействие върху работата. Въз основа на самото име срещата за планиране е компетентно планиране на действия за постигане на големите цели на компанията.

Въз основа на цикъла на Деминг, срещата за планиране е периодична проверка (Check) на работата на екипа с цел промяна или пренасочване на движението (Akt), ако е необходимо.

Колко често да се провеждат срещи за планиране в отдела? Ежедневните срещи в отдела са необходими само за нови или неопитни служители, които не могат да се справят без постоянен надзор и съвети от началниците си. За по-сплотен и опитен екип е необходимо срещите да се провеждат веднъж седмично, в един и същи ден, приблизително еднакви по време и структура с планиращата среща. Това е необходимо с цел дисциплина.

Най-често мениджърът отказва да проведе планираща среща, защото го смята за загуба на време. Взаимодействието с екипа се превръща в кратък монолог без обратна връзка от служителите. С този подход повечето функции се губят, освен може би информационни и отчасти дисциплинарни.

За всеки мениджър взаимодействието с група е много по-трудно, отколкото взаимодействието с всеки служител поотделно. Управлението на цял екип наведнъж е умение на опитен и добър шеф. Такъв лидер знае как да проведе правилно среща за планиране: бързо и по същество, като същевременно получава „връщане“ от групата, обсъжда някакъв въпрос с тях и въз основа на това регулира работата на отдела. Най-добре е срещата да е половин час (+- 15 минути). Човек е физиологично програмиран точно с такова време за най-голяма концентрация на внимание.

Въвеждането на ново събитие - среща за планиране - ще отнеме известно време. Често ще трябва да проведете повече от една среща, за да заработи такъв инструмент. Ако ръководителят на отдела започне да слуша обратната връзка на екипа, той ще получи много нова информация, която никой не е изразявал преди. Но сега се появи шанс - лидерът сам поиска! Ще е необходимо да се определят индивидуалните роли на служителите и тяхната цел в работата на цялата група, да се преодолеят възраженията и да се аргументира тяхната позиция по възможно най-добрия начин. Често мениджърите не завършват внедряването на нов инструмент и, като са на няколко стъпки от идеалния резултат, се връщат към по-малко ефективно управление, тоест провеждайте разговори отделно с всеки служител.

10 правила за провеждане на сутрешна среща в търговския отдел

Често мениджърите по продажбите са добри в основната си отговорност да говорят с хората и да продават продукти, но в същото време изобщо не са в състояние да действат по план, да анализират извършената работа и да работят последователно. Ако мениджърът вече е получил много поръчки за този месец, той спира да работи толкова активно, прави по-малко студени обаждания и не се занимава с пасивни клиенти.

След като забележи такава тенденция, мениджърът може да информира мениджъра за това на срещата за планиране, заявявайки, че неговото бягство от работа е забелязано и се наблюдава. Разбира се, мениджърите ще търсят извинение да не участват в срещата с аргумента, че са заети. Среща може да се проведе за целите на административното управление, когато мениджърът може да повлияе на работата и да я подобри, ако забележи спад или извънредна ситуация.

За да проведете среща за планиране възможно най-ефективно, трябва да се придържате към тях правила:

Правило 1. Честота

Сутрешните срещи трябва да се провеждат по едно и също време всеки ден, независимо от настроението ви. С течение на времето срещата за планиране ще стане навик и ще послужи като сигнал на мениджърите да започнат работа. Има случаи, когато липсата на среща или лошата й организация нарушават обичайния режим на деня на мениджърите и отнемат добро настроениеи желание за работа.

На сутрешната среща за планиране мениджърите трябва напълно да дойдат на себе си, да се събудят и да разберат - време е да започнете работа!

Правило 2. Дисциплина

3 ключа към ефективна среща за планиране са провеждането на срещи с точна структура, конкретни цели и едно и също време. Ако правилата се спазват, срещата за планиране има положителен ефект върху работата на мениджърите; отклонението от тях, напротив, вреди на работата.

Срещата трябва да се проведе по едно и също време. Служителите трябва да пристигат в офиса рано и да не закъсняват. Трябва да се подготвите за работа преди и по време на срещата, за да можете да започнете работа веднага след края на срещата. Всеки мениджър трябва да се подготви предварително за срещата за планиране, да си постави цели за деня и да изчисли всички показатели, за да не отнема време от целия екип по време на срещата и да не се разсейва.

Ако решите да проведете среща, базирана на игра, отделете приблизително 45 минути за това. Това е повече от обикновена среща, но е много ефективно за работата на екипа и финансовото представяне на компанията.

Правило 3. Енергия

Сутрешната среща създава настроението на служителите за целия ден.

Ако проведете скучна и безинтересна среща за планиране, тогава няма да има положителен ефект от работата през този ден. Предоставяйте информация ясно и интересно, не позволявайте на екипа да се отклонява от темата или да пита за неща, които не са уместни обща работаекипи.

На срещата за планиране трябва да говорите само за това, което се отнася за всички служители. Такова събитие е колективно усилие, а не просто време за сядане.

Правило 4. Постоянно обучавайте своите мениджъри

Всеки път в края на работния ден разберете от мениджърите как е минала работата - какви трудности са възникнали, какви възражения от страна на клиентите не могат да бъдат преодолени. Обобщете информацията, за да можете да отделите част от сутрешната среща за планиране, за да разрешите ситуацията с екипа.

Първо, нека самият мениджър да опише възникналия проблем. След това прегледайте накратко теорията по темата, като например раздела за аргументация. След това направете мозъчна атака по време на играта: ролята на клиент ще бъде поета от мениджъра, който е изправен пред сложността, а останалите му подчинени предлагат варианти за решаване на проблема.

Дискусията трябва да се води така, че всеки служител да участва в намирането на решение. Не е нужно всеки път да си обяснявате как да се справите с трудност; оставете екипа сам да намери изход чрез взаимодействие помежду си.

Този подход с ежедневно обучение ще позволи на мениджърите постоянно да се усъвършенстват и да не се страхуват да се сблъскат с проблем.

Правило 5. Постоянно следете какво е планирано

Правилото е много ясно от името. Ако спрете да наблюдавате работата на мениджърите, няма да видите ефективна работа.

Правило 6. Мотивация на екипа

Когато провеждате среща за планиране, докладвайте не само общите резултати за предходния ден, но също така подчертайте мениджърите с най-добро и най-лошо представяне. Това няма да повлияе негативно на работата на служителите, а само ще даде стимул да работят също толкова добре или да се подобрят, ако вчера нещо се е объркало.

Важно е да се отбележат не само количествените показатели, но и качеството на работата. Хвалете мениджърите, които общуваха с клиента по-добре от другите. Можете сами да слушате разговорите на служителите или да се свържете с отдела за контрол на качеството за доклад.

Правило 7. Конкретност в плановете

Когато планира деня си на сутрешната среща, мениджърът трябва да реши какви продажби ще направи, с кого ще се срещне и какво заплащане ще получи. Необходимо е да свикнете да провеждате събитие по такъв начин, че мениджърите винаги да предоставят тези данни в конкретни номера и имена на организации. Нека мениджърът ясно да посочи компаниите, на които ще се обади и посети, дори и да няма конкретни отговори от клиенти, планирани за днес.

Освен това дневният план трябва да бъде част от месечната цел. С други думи, ако планът за продажби за месеца е 500 000 рубли, тогава продавачът не може да планира да получава 15 000 на ден, тъй като такъв темп няма да доведе до изпълнение на дългосрочна задача.

Наложително е да се борите с възраженията на собствените си служители, които не искат да си поставят висока летва, като се позовават на суеверие или просто недоволство. Обучете служителите да си поставят амбициозни цели.

Не забравяйте, че планът трябва да е реален и осъществим, а не просто казан. Мениджърът трябва да разбере, че поставената за деня задача е реална и да се стреми да я изпълни.

Правило 8. Проверете готовността на целия екип

Преди да изпратите подчинените си по местата им, проверете тяхната готовност. Става въпрос закакто за външни ресурси (презентационни материали, визитни картички, телефонни бази данни и др.), така и за вътрешни, „човешки“ – дали всички са в правилното настроение или трябва да се работи поотделно с някого, за да се мотивира да извършва продуктивни дейности .

Правило 9. Силен призив за действие в края на срещата

За да завършите срещата за планиране, измислете ярка мотивираща фраза, която ще служи като сигнал за започване на работа - например „Хващайте се за работа!“, „Напред!“ и други подобни.

Тази фраза ще служи като котва, която допълнително ще зареди екипа.

Правило 10. Визуализация

За да се проведе плановик с по-голяма ефективност, е задължително да се създаде табло, на което да бъдат прикрепени резултатите от срещата и рейтинга, така че служителите да могат да видят общите си постижения, техния показател и колко близо са до изпълнение на месечния план.

Как да провеждате среща за планиране всяка седмица

Ако искате да проведете ефективно срещата си за планиране, трябва да помислите две условия.Първо, времето, предвидено за срещата, не е дълго, около половин час. Второто са бележки по време на срещата за планиране. Целите, които лидерите гласят, трябва да бъдат записани.

Седмичната среща за планиране се състои от четири етапа:

Етап 1. Обявяване на целите на компанията

Най-добрият начин за провеждане на седмична среща е да започнете с повторение на основната или дългосрочна цел на компанията. Например „Успешна компания с голям пазар“. След това наименувайте задачата за по-кратък период - нещо като „Увеличете приходите на организацията за тази година с 3 пъти“.

Етап 2. Ръководителите на отдели разказват един по един какво са направили миналата седмицаза постигане на целта

Необходимо е да се проведе планираща среща, за да се получи конкретна информация от ръководителите за извършената работа. Не трябва да допускате общи фрази или неинформативно изказване като „Успяхме да увеличим ефективността на отдела с 10%“. В такъв случай си струва правилно да се запитаме какви мерки са взети.

Ако началникът на отдела продължава да дава информация общ, водещият на срещата трябва да го прекъсне и директно да попита дали има информация, която си заслужава да бъде обсъдена на срещата. Ако не, трябва да продължите срещата, като предадете думата на друг отдел.

Ако провеждате срещи в този формат, можете ясно да видите резултатите от работата на всеки отдел на компанията. Освен това по този начин става ясно кой от лидерите работи усилено в полза на организацията и кой само се преструва.

Етап 3. Поставя се цел за следващата седмица за цялата компания и фасилитаторапостигасъгласие на участниците за тази цел

Дайте възможност на всеки мениджър да каже какво ще прави неговият отдел тази седмица, как ще изпълни плана. Запишете планираните задачи в дневник.

Освен това ръководителите на отдели ще имат възможност да взаимодействат помежду си: помолете друг отдел да направи нещо, ако са необходими съвместни усилия. След обсъждане такива цели също трябва да бъдат записани в дневник.

Стъпка 4: Лидерът на срещата пита дали са готови наистина да постигнат целта си тази седмица и обявява началото.

Тази форма на среща за планиране помага да се постигнат най-положителните резултати. Ръководителите на отдели започват да работят усилено и да постигат високи резултати в своя отдел или освобождават позиции за по-ценни кадри. Именно с помощта на такива срещи можете да разберете кой от вашите колеги полага всички усилия и кой просто се представя.

Експертно мнение

Най-добрият вариант за провеждане на седмични срещи за планиране е на няколко нива

Владимир Киселев,

Генерален директор, партньор на JSC "SHERP Company" в Москва

Седмичните планови срещи са задължителни събития за всяка компания, на които се преглеждат и обсъждат резултатите от работата и се поставят цели за следващата седмица. Най-добре е да провеждате срещи на всяко ниво. Първо, ръководителите на отдели и Главен мениджър, след което се провеждат планови срещи във всеки отдел с прекия му началник. На второстепенни срещи мениджърите също могат да обявяват информация, която се отнася за цялата компания и всеки служител.

Важно е да се проведе среща за планиране не само в строгата рамка на посочената тема, но и да се даде възможност на служителите да намерят информация, която ги интересува, и да обсъдят работни въпроси. Ролята на такива срещи е много голяма: така екипът научава за нови цели, промени в плана или други новини. Изпълнителният директор трябва да провежда срещи със служители, които не участват в седмични срещи за планиране, веднъж месечно или тримесечно.

Как да провеждаме срещи за планиране с помощта на творчески подход

1. Изберете необичайно място

Срещите могат да се провеждат не само в офиса. Търсене красиво мястовъв вашия град, насип, пешеходна улица или кафене. Основното е, че можете бързо да стигнете от и до работа.

Място, което колегите ще харесат: кафене, насип, паркова зона. Единственото предупреждение е мястото да се намира близо до офиса, за да може всеки да стигне бързо.

2. Планирайте нестандартен час

Опитайте се да провеждате срещи не сутрин, а например на обяд (просто не оставяйте екипа без храна) или 30 минути преди края на работния ден (това ускорява темпото на работа!).

3. Използвани материали

Раздайте канцеларски материали не на всички участници, а комплект хартия и химикал за 2-3 души. Така те сами ще решават кой какво да пише.

4. Вземете телефоните на всички преди началото на срещата.

Добро решение е срещата да се проведе без разсейване. Първоначално това ще предизвика известно смущение и объркване, но след това значително ще увеличи концентрацията и участието на участниците в решаването на проблеми.

5. Променете формата на събитието

Можете да проведете планираща среща по телефона или Skype, за да разнообразите обичайния ритъм, когато всички са свикнали да седят в заседателна зала.

Експертно мнение

Може ли една планираща среща с пури, наргиле и уиски да е ефективна?

Николай Новоселов,

директор на компанията ArtNauka, Москва

Въз основа на личен опит, мога да кажа, че увеличаването на броя на срещите за планиране има отрицателно въздействие върху производителността на компанията. Опитахме се да проведем „тих ден в офиса“ и се убедихме, че този подход дава по-добри резултати от самата среща за планиране. За съжаление, този метод не е напълно подходящ за нас; не можем да прекараме ден без срещи всяка седмица, тъй като работим в зоната на събитието.

Служителите биха се радвали да участват в срещи за планиране повече, ако провеждат срещи с пура и пиене на уиски. В такава почти неформална атмосфера колегите могат да разкажат много повече и честно да изразят мнението си. Не се страхувах, че ще се появи фамилиарност в екипа, ако се проведат такива срещи за планиране. Отношенията между служителите не са се променили, хората просто започнаха да се чувстват по-спокойни, да изразяват мнението си за ситуацията и да дават практически съвети.

Как да провеждаме срещи за планиране, използвайки опита на успешни компании

Компетентното провеждане на срещи с екипа не винаги означава организиране на срещи за планиране в обичайния формат, когато всички се събират и седят на столове. IN модерни компании, в които нестандартните методи бързо се вкореняват, все повече се опитват да провеждат срещи в изправено положение. Срещите „на крака“ ви помагат да се отървете от празните, провлачени разговори и да чуете само най-важната информация.

Atomic Object, компания за разработка на софтуер, отдавна реши да провежда срещи на крака. Благодарение на този креативен формат ръководството постига максимални резултати: липса на ненужни дискусии, ясно поставени въпроси и верни отговори. Практиката показва, че срещите, провеждани изправени, отнемат не повече от 7 минути - екипът планира деня, слуша инструкциите и веднага започва работа. Ако провеждате планиращи срещи от този тип, служителите няма да имат възможност да се отпуснат и ще трябва да действат и говорят по-активно.

The Wall Street Journalсъобщава, че дори по време на Първата световна война е било обичайно да се провеждат кратки срещи за планиране, тъй като бавността е била неприемлива. По-късно този формат се премести в бизнеса, в който имаше нужда от ускоряване на взаимодействието и обмена на информация.

Ползите от новия формат на срещата са научно доказани. Учен изследователАлен Блудорн от Университета на Мисури откри, че провеждането на среща в изправено положение означава отнемане на по-малко време от служителите, но постигане на ако не по-добри, то абсолютно подобни резултати в сравнение с обикновените срещи.

Според резултатите от проучването Първа версия, проведено през 2011 г., около 80% от анкетираните 6000 служители потвърдиха, че за техните компании е обичайно да провеждат кратки срещи за планиране всеки ден.

В допълнение към планирането на срещи „на крак“, западните компании измислиха и други иновации за по-ефективна работа.

Например в компанията Facebookреши да проведе кратки срещи за планиране 15 минути преди почивката, като по този начин първоначално определи продължителността на срещата. Служителите твърдят, че този метод дава добри резултати: хората говорят кратко и само по темата.

Ако е необходимо да се бори с дисциплината в компанията, да се намали броят на закъсненията, е необходимо да се провеждат кратки срещи. По-добре е да не каните закъснелите на дискусията, тъй като, не знаейки част от информацията, те ще се намесят в срещата и ще забавят времето, като задават ненужни въпроси.

В компанията AdobeсистемиРешихме да проведем срещи за планиране и в същото време да се справим със закъсненията. Те дори предвидиха наказания за пристигналите в неподходящия момент. Загубеното време по вина на закъснелите беше приравнено към времето, което би могло да бъде изразходвано за разработване на програми. Така че неустойката за всяко забавяне е $1.

Компания Steelcaseе измислил своя собствена функция - сигналът за началото на срещата е композицията на Елвис Пресли - „Малко по-малко разговор“ или „По-малко чат“.

Ако служителите на организацията нямат време да проведат не само редовна среща, но и кратка, можете да проведете среща с помощта на средства за комуникация. В такива случаи можете да изберете да чатите или да изпратите имейл до компанията, за да предадете основното необходимата информацияколеги. В същото време провеждането на срещи „на крака“ все още е по-ефективно от всички други срещи за планиране.

Информация за експертите

Асмик Геворгян, генерален директор и съсобственик на веригата магазини "Провокация", Москва. Provocation-Production LLC. Сфера на дейност: производство и продажба на облекла и аксесоари с провокативни щампи. Територия: централен офис – в Москва; производство - в Твер; търговски обектии магазини - в повече от 100 града на Русия, Беларус, Украйна и Казахстан. Численост на персонала: 55 (в компанията майка).

Дмитрий Гришин, председател на борда на директорите и съосновател на Mail.Ru Group, Москва. Дмитрий Гришин оглавява борда на директорите от март 2012 г. През 2005 г. той става един от съоснователите на Mail.Ru Group, където от ноември 2010 г. до октомври 2016 г. е главен изпълнителен директор на компанията (Русия). Дмитрий работи в Mail.Ru от 2000 г.; през 2001 г. е назначен за технически директор на компанията, от 2003 г. до 2010 г. е генерален директор. Завършва Факултета по роботика и интегрирана автоматизация на Московския държавен университет технически университеттях. Н. Е. Бауман. През 2012 г. той основава GrishinRobotics, фирма за рисков капитал за инвестиране в потребителска роботика по целия свят.

Владимир Киселев, Генерален директор, Партньор на JSC "SHERP Company", Москва. Владимир Киселев – Генерален директор и старши партньор на консултантска компания „ШЕРП Къмпани” от 2000 г. От 1996 г. работи в областта на управлението на персонала, а от 1998 г. ръководи службата за управление на персонала на голям диверсифициран холдинг. JSC "SHERP Company" съществува от 2000 г., занимавайки се с формирането на високоефективни управленски екипи и бизнес развитие на клиенти, използвайки иновативни патентовани технологии.

Николай Новоселов, директор на компанията ArtNauka, Москва. IP Novoselova T.A. (АртНаука). Обхват на дейност: провеждане на шоу програми, тиймбилдинги и презентации на базата на научни експерименти. Територия: централен офис в Москва, осем представителства в Русия. Брой персонал: 10. Брой представления годишно: 340.

Сега нека изброим стъпките, необходими за провеждане на качествена среща за планиране.
Преди срещата за планиране ръководителят назначава лице (секретар), което да записва плановете на участниците. И той го осведомява, дава му тази статия да прочете, така че секретарят да разбере всички нюанси на провеждането на срещи за планиране. Останалите участници в срещата за планиране НЕ трябва да четат тази статия. Секретарят прави таблица, в която вписва всички участници в плановата среща:
№, Снимка, Фамилия Име, Тел., Имейл, позиция, Задача за следващата седмица и крайни срокове, Задача за миналата седмица, Бележки: Бележки за присъствието на срещата за планиране, изпълнение на задачите от миналата седмица и др.

Секретарят трябва да направи аудиозапис на срещата за планиране и да транскрибира разговора след срещата за планиране, за да запише всичко, което е планирано от хората, за да изпрати след това тази информация на тези, които трябва да извършат тази дейност.

След това на срещата за планиране лидерът обявява началото на срещата за планиране, приветства събралите се, запознава участниците един с друг (ако има нови участници в срещата за планиране) и казва целите на компанията в дългосрочен план, в краткосрочен план , за периода до следващата планираща среща:

Нека започнем нашата среща за планиране. Приветствам всички! Нашите глобални цели: да станем номер 1 в нашата индустрия, за това се нуждаем от статистиката ни за развитие да бъде по-висока от тази на нашите конкуренти. Целта ни е до края на годината да отворим още 200 ресторанта. Нашата цел за седмицата е да продадем 30 франчайза. Сега ще ви представя нашата секретарка: Това е Анна Иванова. Това е много полезен човекза всички нас тя ще запише нещата, които планираме да направим на срещата за планиране, за да не ги забравим и ще ни ги изпрати имейлстенограма от срещата за планиране. Анна, това е Владимир Петров, началник отдел покупки. Това е Юлия Сидорова, ръководител на службата по човешки ресурси. Това е Мария Ивановна, главен счетоводител. и т.н.

След това лидерът предупреждава, че по време на речта е необходимо да се каже фамилията, името и длъжността за преписа, така че другите, когато четат, да разберат кой говори.
- По време на планиращата среща, за да можем след това удобно да прочетем стенограмата, която Анна ще ни изпрати, преди да вземем думата, ви моля да кажете фамилията и собственото си име и да заявите позицията си.

И след това наблюдавайте спазването на това правило. Например някой казва:
- Не мисля, че можем да направим това.
Водещият го прекъсва и любезно казва:
- Моля, представете се и назовете позицията си.
- началник отдел "Снабдяване" Владимир Петров. Е, мисля, че няма да можем да закупим това тази седмица, защото трябва да обявим търг, а това ще отнеме 2 седмици.

По това време секретарят трябва да мисли в сегашно време, трябва да може да концентрира вниманието си върху случващото се, да помни и да прави бележки кой казва тази или онази фраза, например, ако мениджърът е забравил да поиска да се представи. След това тя възстановява данните с помощта на аудио, прави препис и го изпраща на участниците. Очертава какво трябва да прави всеки и изпраща лични задачи. След това тя се обажда на хората и им напомня, че е изпратила задачи за изпълнение по имейл и се уверява, че писмото й е получено.

След това лидерът дава думата на всеки участник в срещата за планиране по ред, така че всеки да изрази КАКВО ТОЧНО е направено от последната среща за планиране, какви конкретни резултати са постигнати, а не какво е направил или защо нещо не е направено тренирай за него. Лидерът внимателно следи участниците да не замъгляват конкретните резултати от дейността си. Например Владимир Петров казва:
- Тази седмица подготвих документацията за търга.
ръководител:
- какво точно е направено?
- Изготвих изисквания от 25 точки към участника и се договорих с финансовия отдел за сумата, на която ще ни бъде изгодно да закупим това оборудване. и т.н...

След това лидерът пита оратора какво планира да направи като цяло и какво планира да направи преди следващата среща. Той пита за времето на изпълнение на всяка задача и от какво се нуждае, за да изпълни успешно задачата. Освен това ръководителят на срещата за планиране гарантира, че плановете на участниците съответстват обща цел. Преди речта можете да подготвите таблица с осем колони, в която лидерът поставя марки под формата на знаци „+“ и „-“: Фамилия Име, присъствие на срещата за планиране, дългосрочен план, краен срок, седмичен план, краен срок, съответствие с общата цел, бележки (да се отбележи какво трябва на подчинения, за да изпълни задачата и други бележки)
ръководител:
- Владимир, разкажете ни какви са вашите текущи задачи и планове.
- Ще направя търг, за да закупя необходимото оборудване с 10-20% по-евтино.
- Колко време ще ви отнеме провеждането на този търг?
- Провеждането на търга ще ми отнеме 2 седмици.
- Добре, какво планирате да правите тази седмица преди следващата среща за планиране?
- Трябва да изпратя изисквания за участие в търга до фирми за доставка на оборудване.
- До колко компании смятате да изпратите тези изисквания?
- Ами мисля, че има 10 фирми.
- Добре. Имате ли още нещо да добавите, планирате ли да правите нещо друго тази седмица? (или се ограничете до думите: „Това ли е всичко?“, „Свършихте ли?“, „Имате ли още нещо да добавите?“)

След това лидерът благодари на предишния участник и предава думата на следващия. И действа по същата схема, с единствената цел да изтръгне СПЕЦИФИКАТА от хората.
Какво направиха миналата седмица?
Какво точно планират да направят през следващата седмица?
Нужни са конкретни ЦИФРИ и СРОКОВЕ, за да може на следващата планова среща ясно да се види дали човекът е изпълнил задачата, която си е поставил.
И в случай на неспазване, при никакви обстоятелства не слушайте извинения, просто трябва да попитате:
- Анна, какво планира да направи отделът за доставки тази седмица?
- Изпратете на десет фирми изисквания за участие в търга.
- Направено?
- не
- Колко време ще ви отнеме да завършите това?
- Още една седмица.
- Добре.

И ако човек хвърля „сянка върху оградата“, избягва, не казва подробно какво е правил миналата седмица, ние не му даваме възможност да изрази планове за следващата седмица, защото той все още не е изпълнил това, което си е поставил за себе си тази седмица мениджърът просто казва:
- Ясно е. Планираните задачи от отдела за доставки не са изпълнени. Да не губим време и да преминем към HR услугата. Давам думата на Юлия Сидорова.
- Юлия Сидорова, ръководител на отдел "Човешки ресурси". Тази седмица интервюирахме 150 кандидати за позицията мениджър продажби, 15 от тях влязоха в изпитателен срок, ...

Така се провежда плановата среща и се следи изпълнението на задачите.

До какво води липсата на последователност при провеждането на срещи за планиране?
Хората се обезсърчават, разбират, че не могат да направят нищо и могат да си „продумат зъбите“ и никой няма да открие тяхното бездействие.

Затова нашата задача е всички участници в плановата среща ясно да виждат тези, които действат, и ясно да виждат тези, които бездействат. И безделните служители стават много неудобни и те или се коригират и се включват в работата, или сами напускат екипа, защото хората не могат да бъдат на място, където не им е удобно и могат да бъдат удобни само ако дават резултати , или могат да скрият тяхната неефективност. Ето защо е необходимо постоянно да се извеждат резултатите или липсата на такива.
Награждавайте служителите за резултати, за добра статистика, но не и за думи. Насърчавайте хората публично - направете всеотдайните, ЛОЯЛНИ служители по-силни, развивайте ги, обучавайте ги и им дайте повече авторитет. Намерете по-продуктивни хора и направете хората си по-продуктивни. Поддържайте емоционалния фон в екипа на положително ниво и производителността се увеличава значително.

Как да организираме и проведем сутрешна петминутна среща (оперативна среща). Правила, съвети, препоръки. (10+)

Съвети за провеждане на ситуационна среща

Оперативната среща може да бъде много ефективен инструмент за управление или да се превърне в мощен поглътител на време, който значително намалява ефективността на работата. Как да се уверите, че петминутната RAM носи полза, а не вреда?

Планиране на целите на срещата

Колко често трябва да се провежда среща за планиране? Зависи защо го правим. Колко бързо се променя ситуацията, колко често е необходимо да се проверява дали работният план се изпълнява и да се коригира.

важно!На оперативно съвещание е невъзможно да се вземе някакво отговорно решение, което изисква доработка и обсъждане. Такива решения се вземат на по-подробни срещи. Изпълнението им е описано в статията, свързана по-горе. Необходима е среща за планиране, за да:

  • или се уверете, че всичко върви по план,
  • или разберете, че има незначителни отклонения, които могат да бъдат разрешени в текущия ред, чрез съвет или някаква помощ на изоставащите,
  • или установи, че са необходими по-сериозни корекции или нови дизайнерски решения, назначете отговорници за проучване на въпроса, подготовка и провеждане на пълномащабна среща по този въпрос.

План, оперативни разпоредби

Въз основа на горното можем да формулираме основните правила:

Работен план. Трябва да има подробен работен план. Този план трябва да бъде толкова подробен, колкото петминутна среща. Например, ако провеждаме оперативна среща всеки ден, тогава планът трябва да бъде ежедневно детайлизиран, поне няколко седмици предварително. В противен случай просто няма да има какво да се обсъжда на срещата за планиране. Безсмислено е да се слуша доклад на служител за свършената работа през деня, ако не се знае какво е трябвало да направи този ден.

Наредби. Трябва да се отдели минимално време за доклада на всеки участник. Обикновено се отделят около пет минути, но можете да минете и с по-малко време. Може да има специални случаи, когато например служител съобщава новини. Трябва да му се даде време според обема на новините. За обсъждане се отделя същото време, както и за доклада. По време на дискусията можете да задавате изясняващи въпроси, да давате кратки съвети и да се споразумеете какво трябва да направи служителят преди следващата среща за планиране. Ако не е възможно да обсъдите въпроса в рамките на определеното време по време на оперативното съвещание, тогава трябва да планирате да го разработите след него с участието само на онези служители, които имат отношение към проблема. Това ще ви позволи да не разсейвате или да губите времето на други, които нямат нищо общо с проблема.

протокол. Всички взети решения трябва да се записват в протокол. След това на следващата среща за планиране просто вземаме протокола от предишната и проверяваме дали всички участници са направили планираното на предишната среща. Ако служител не е успял да изпълни задача, трябва да решите как да помогнете на този служител. Глупаво е да се очаква, че без да е изпълнил задачата през първата седмица, той ще я направи през следващата. Необходимо е да се установи какви трудности е спрял служителят и как тези трудности могат да бъдат преодолени чрез съвместни усилия.

Полезна ли е една оперативна среща?

Правилно организираните петминутни сесии ви позволяват да:

  • Всички служители трябва да бъдат информирани за хода на работата.
  • Всеки служител има ясна представа какво трябва да направи точно сега.
  • Бързо диагностицирайте, когато служител срещне затруднения, незабавно помагайте, съветвайте и натискайте.

Пример за протокол на срещата

Водя протоколите в електронна таблица. В първата вертикална колона изброявам всички участници в планиращата среща. Първият ред съдържа датите. Има две колони за всяка дата. Първият се попълва на срещата за планиране на тази дата, а вторият се попълва на следващата среща за планиране въз основа на резултатите от изминалата седмица, едновременно с попълването на планове за следващата седмица. Първата колона може да бъде замразена, а останалите могат постепенно да се изместят наляво, така че да виждате само минали и текущи дати. И ако е необходимо, можете да разгледате и предишни дати.

15.07.13 22.07.13
Упражнение Резултат Упражнение Резултат
Началник отдел "Поддръжка". Отговаряйте на запитвания на клиенти относно времето за доставка нова версияПодгответе списък с неразрешени проблеми с изпълнението с клиента 1 Подпишете акт с клиента 2 Определени са срокове, предоставена е информация на клиентите, изготвен е списък с проблемите, който е внесен в отдела за развитие. Актът не е подписан, има забележки Проследяване на работата по подготовката на нова версия, съвместно с отдела за развитие, работа с коментарите на клиента 2
Началник отдел Развитие Подгответе нов модул за показване Направете промяна в счетоводния механизъм Отстранете грешка в отчетната форма Новият модул не е изготвен, открити са грешки в счетоводния механизъм. Съвместно с отдела за поддръжка изработете списък с проблеми за клиента 1 Заедно с отдела за поддръжка изработете коментарите на клиента 2 Заедно с отдела за продажби подгответе модула за демонстрация
Началник отдел "Продажби". Подгответе и изпратете предложения за доставка на нов модул до 10 клиента Демонстрирайте новия модул с клиенти 3 и 4 Търговските предложения са изготвени и не е извършена демонстрация поради липса на новия модул. Изпратете търговски предложенияОще 10 клиента. Наблюдавайте подготовката на нов модул за демонстрация
Началник методичен отдел Подгответе преглед на промените в законодателството Подготвен преглед Обработете заявката от клиент 1, за да се уверите, че е в съответствие с приетата методология

Планерка е производно на английското plan, кратко работилница, посветен на напредъка на планирания план. Според тяхната типология всички планиращи срещи могат да бъдат разделени на категории по три критерия – специфични, временни и количествени.

Според конкретния критерий всички срещи за планиране се разделят на отчетни (кратки срещи, на които мениджърите докладват за напредъка на съответните задачи), дискусионни (брифинги по темата за възможни промени в избрания път за постигане на определена цел) и мотивационни. (срещи, на които се разпределят задачите и се определят ролите в процеса на работа по даден въпрос или задача).

Според времевия критерий срещата за планиране може да бъде ежедневен, седмичен, месечен процес.

Според количествения критерий срещата за планиране може да бъде масова (за всички служители) или закрита (за отделна инициативна група, мениджъри, борд на директорите на компанията).

Защо да провеждате среща за планиране?

Ако организирате този процес като добра традиция преди началото на работния ден, това ще помогне за дисциплиниране на екипа (намаляване на броя на сутрешните закъснения), по-ясно очертаване на целите и задачите на служителите (в края на краищата, както знаете, рационалният план за деня е много по-ефективен от плана за шест месеца), ще даде възможност да се видят по-ясно реалните резултати от работата (ако отчитането на екипа пред лидера и лидера пред екипа станат задължителни елементи на срещата за планиране). В допълнение към гореспоменатите предимства, добре проведената сутрешна среща може да ободри служителите, да повиши производителността и да ги мотивира да работят ефективно през целия ден. Този психологически аспект със сигурност играе роля важна роляпри установяване положителни взаимоотношениямежду служител и работодател, а също така насърчава единството на екипа.

Защо много хора смятат планирането на срещи за остатък от миналото?

Първо, повечето хора приписват самото възникване на този процес на онези времена, когато никога не са чували за телефон и нямат представа какво представляват интернет и мултимедийните технологии. Оказва се, че единственият начинда се срещнем лично и да обсъдим важни работни въпроси бяха точно тези срещи за планиране. Поради липсата на оперативни средства за комуникация се натрупаха много въпроси и подобна акция отне много време (средно три до четири часа). По този повод един известен американски икономист веднъж отбеляза: „Ако във вашата компания има срещи за планиране, значи сте на прав път. Остава само да уволним всички, които отиват там, и да напуснем всички, които работят в този момент.”

Второ, повечето служители в офиса имат негативно отношение към планирането на срещи именно защото около 20% от времето е посветено на това и, както отбелязват много от тях, речта на шефа продължава средно половината от времето, определено за този процес.

Трето, ако срещите за планиране в една компания се провеждат всеки ден, то скоро това определено ще се превърне в формалност. В края на краищата повечето от поставените задачи успешен бизнесмен, са дългосрочни, а дневният отчет в две изречения ще звучи така: „Всичко е наред, работим по въпроса“. Необходимостта от ежедневна среща за планиране обикновено възниква в момента, когато предприятието започне да изпълнява нова стратегическа задача в критично кратък период от време или по време на криза. В такива моменти наистина е необходимо постоянно да следите ситуацията и да следите за най-малките промени.

Наредби

Всяка среща, дори и най-кратката, трябва да има свой собствен регламент. По един или друг начин, това помага да се работи по належащите проблеми много по-продуктивно, което прави процеса по-динамичен и ефективен. Добра практика е вечерта да се изпращат наредби на служителите, за да могат те да обмислят всички повдигнати въпроси и да излязат с конструктивно, смислено предложение. Освен всичко друго, струва си да се има предвид, че до сутрешната среща всеки служител трябва да има копие от правилника в ръка. Важно е да възложите отговорност на конкретен човек, който да следи времето (ако говорителят надвиши срока, описан в регламента, това забавя процеса на срещата и в резултат на това се отразява негативно на настроението на екипа) .

Да провеждаш или да не провеждаш? Това е въпросът

Срещата за планиране, разбира се, е важен процес, поне в контекста на навременното поставяне на цели и мотивацията на служителите, но е дошло времето да надхвърлим обикновеното разбиране на този термин. Може би не е толкова важно да събирате целия екип в задушен офис всеки ден, а да овладеете конферентната технология в Skype. Също така е важно да се вземе предвид аспектът, че една конструктивна среща за планиране трябва да продължи не повече от 15-20 минути. Отчитането на дейностите на всеки отдел може да бъде прието и обсъдено с мениджърите през деня, а сутрешното време може да бъде посветено изключително на подреждането на силите, определяне на задачите и приоритетите.

Във всеки случай всеки предприемач избира собствената си концепция за управление, но за да разберете малко по-внимателно дали са необходими кратки срещи за вашия работен персонал, струва си да претеглите плюсовете и минусите:

Дисциплинира екипа;

Възможност за сутрешна мотивация на служителите;

Ясно поставяне на цели и задачи;

Възможност за креативност и провеждане на срещи за планиране в нетрадиционен стил;

Дългите срещи за планиране изморяват и намаляват производителността на служителите;

Нерегламентираните срещи обикновено са неефективни.