За да се вземат предвид разходите при изчисляване на данъка върху дохода, разходите трябва да бъдат обосновани и документирани (член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация). За оправдаване и документиране на разходите за горива и смазочни материали се използват пътни листове.

Фирмата може да разработи формата на пътния лист самостоятелно. В същото време в независимо разработена форма трябва да бъдат отразени всички подробности на пътния лист, одобрен със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152.

Нека дадем пример за попълване на товарителница за компанията Nice от Екатеринбург. Можете да изтеглите образеца.

Нови подробности

Със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 януари 2017 г. № 17 са направени промени в списъка на задължителните данни:

1) разпоредбата, според която печатът или печатът на организацията е поставен в заглавната част на пътния лист, е отменена;

2) е установена нова задължителна реквизит - дата и час на предпътния преглед на техническото състояние на превозното средство. Датата и часът се подпечатват от инспектора по техническото състояние на превозните средства или инспектора по техническото състояние на градския наземен електрически транспорт, който е извършил съответния контрол, и се заверяват с неговия подпис, посочващ фамилията и инициалите

Новата версия на Заповед № 152 на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. е в сила от 26 февруари 2017 г. За да се изпълни новото изискване, от тази дата върху пътните листове трябва да се поставя знак (или печат) „технически трябва да се постави контролът преминал. Механикът, отговарящ за техническия контрол, трябва да постави датата, часа и подписа си с препис.

  1. Името е пътен лист.
  2. Номер.
  3. Срок на валидност.
  4. Информация за собственика на автомобила.
  5. Тип и модел на автомобила.
  6. Държавна регистрационна табела.
  7. Показанията на одометъра при излизане от гаража и при влизане в гаража.
  8. Дата и час на излизане от гаража и влизане в гаража.
  9. Подпис и пълно име на служителя, който поставя показанията на одометъра, дата и час на листа.
  10. Пълното име на водача.
  11. Дата и час на медицинския преглед преди и след пътуването на водача.
  12. Подпис и трите имена на медицинския работник, който извършва медицинския преглед.
  13. Бележка за предпътна проверка на техническото състояние на превозното средство.
  14. Подпис и трите имена на контрольора по техническата изправност на автомобила.
Пътният лист може да бъде издаден за всеки период не по-дълъг от месец. Ако пътният лист се издава за месец, тогава трябва да посочите първия и последния ден от месеца, за който е издаден този лист. Например – от 1 март 2017 г. до 31 март 2017 г. Ако една кола се използва от няколко водачи на смени, тогава се издават няколко пътни листа: по една за всеки шофьор.

Унифицирана форма на документооборот за транспортните фирми е пътният лист. Попълването на формуляра е необходимо за счетоводителите, за да изчислят заплатите, да отпишат гориво и да изготвят сертификати за услуги за клиенти; както и за шофьори, за да се обоснове законността на транспортирането на стоки. Нека да разгледаме какви промени в товарителниците са настъпили през 2017 г. - процедурата за генериране на документа е дадена по-долу.

Нова форма на пътен лист от 2017г

Стандартните формуляри са одобрени от Държавния комитет по статистика в Резолюция № 78 от 28 ноември 1997 г. Превозвачът има право да разработи формата на първичния документ независимо, след като го е одобрил със заповед на ръководителя. В този случай е необходимо да се отразят всички задължителни реквизити в съответствие с изискванията на Заповед № 152 от 18 септември 2008 г. (Писмо на Министерството на финансите № 03-03-06/2/161 от 25 август 2009 г. ).

Използването на нови товарителници през 2017 г. се дължи на промени в Заповед № 152, която влезе в сила на 26 февруари (Заповед № 17 от 18 януари 2017 г.). Списъкът с необходимите подробности е коригиран, като се вземат предвид следните условия:

  1. Вече не е необходимо да поставяте печат/печат на транспортната компания (юридическо лице или индивидуален предприемач) в горната част на формуляра.
  2. Добавено е задължение за посочване на датата и часа на предпътната проверка на състоянието на автомобила от отговорното лице (инспектор), заверена с личен подпис на инспектора и препис от него.

Във връзка с горните законодателни новости документите за пътуване от 1 март 2017 г. трябва да отговарят на изброените изисквания. Ако формулярът е разработен от транспортната организация независимо, е необходимо да се провери наличието на всички необходими линии. Ако няма показатели във формуляра, документът трябва да бъде финализиран, за да се избегнат претенции от контролните органи.

Основни правила за съставяне на пътни листове

Честотата на образуване зависи от спецификата на дейността на компанията. Ако предприятието е автотранспортно предприятие, се изисква ежедневно издаване на пътни листове - тоест за една смяна. Изключение прави шофьорът да е в командировка. В този случай е разрешено да се издаде формуляр за целия период на отсъствие с подробно отразяване на предстоящия маршрут.

Ако дружеството не е автотранспортно дружество, е разрешено да съставя товарителница с определена честота, необходимостта от която се определя самостоятелно от стопанския субект. Например може да е десетилетие или месец, но не повече. Наличието на товарителница е задължително за отписване на гориво, потвърждаване на доставката на стоки и инвентар и оправдаване на разходите за данък върху дохода.

Пътен лист за камион

Ако предприятието притежава (собственост или лизинг) товарни превозни средства, можете да използвате различни форми на пътни листове - одобрени с Резолюция № 78:

  1. 4-P – различава се по това, че когато се издава този формуляр, приходите на водачите се начисляват на база време.
  2. 4-C - предназначен за изчисляване на доходите на парче.

И двата формуляра трябва да съдържат информация за предприятието, шофьора, превозното средство, превозвания товар и маршрутите. Трябва да се въведе часът на напускане/пристигане в гаража, показанията на скоростомера, вида на използваното гориво и приложените коефициенти. Документът се заверява от упълномощени лица - механик, контрольор, диспечер, медицински работник, ръководител.

Формулярите за товарителници за камиони могат да бъдат изтеглени. Там можете също да изтеглите формуляри за пътуване за индивидуални предприемачи.

Пътен лист за лек автомобил

Ако фирмата използва служебен транспорт, се изисква пътен лист за лек автомобил, за да се потвърди разходът на гориво и смазочни материали и да се изчисли паричното обезщетение за използване на превозни средства. Можете сами да разработите документа или да вземете като основа стандартния формуляр на пътния лист за лек автомобил от Резолюция № 78. Процедурата за изготвяне предвижда отразяване на задължителна информация и подробности.

Обърнете внимание! Пътен лист по ф. е предназначен за работа на таксиметрови шофьори. 4. Въз основа на този първичен документ се записва обемът на действителната работа и се изчислява заплатата на таксиметровия шофьор.

Всички руски компании и частни предприемачи, управляващи превозни средства, са длъжни да поддържат пътни листове. Товарният транспорт не прави изключение. „Ваучер” е документ, потвърждаващ направените разходи за експлоатация и поддръжка на автомобила, както и разхода на гориво. Попълненият формуляр е основата за изчисляване на заплатите на водача.

За всеки тип превозно средство са разработени и одобрени индивидуални форми на унифициран формуляр (Постановление на Държавния комитет по статистика от 28 ноември 1997 г. № 78). Съгласно Закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г. не е необходимо да се използват одобрените формуляри, организацията има право самостоятелно да разработва и одобрява формуляра, като взема предвид специфичните особености на дейността на предприятието. На практика по-голямата част от институциите и индивидуалните предприемачи използват унифицирани формуляри.

За камиони има две форми на ваучери, одобрени от Държавния статистически комитет: № 4-S (OKUD 0345004) и № 4-P (OKUD 0345005). Товарни листове за камиони (формуляр 2019) формуляр № 4-C се използват от организации, в които шофьорите се заплащат на парче, а формуляр 4-P се използва за плащане на база време. Възможно е и двата формуляра да се използват в една институция. Текущи форми:

  • изтеглете безплатно товарителница за камион 2019 в word;
  • изтеглете безплатно товарителница за камион форма 2019 в excel;
  • изтеглете безплатен примерен пътен лист за камион 2019 г.

Също така предлагаме да изтеглите формуляр за товарителница за камион, като използвате формуляри 4-P и 4-C.

Формуляр № 4-П

Формуляр № 4-В

Нови правила за пълнене

От 01.03.2019 г. влязоха в сила промени за всички видове транспорт. Министерството на транспорта на Русия въведе нововъведения със Заповед № 467 от 21 декември 2018 г. в основните разпоредби относно ваучерите - Заповед № 152 от 18 септември 2008 г.

Преди това законодателите установиха списък със задължителни подробности, без които документът може да се счита за невалиден. В допълнение, съответните заповеди премахнаха задължителното поставяне на официален или кръгъл печат на фирма върху ваучер, ако уставът на бюджетна организация не предвижда използването на печат.

Ако документът не съдържа всички необходими данни, тогава служителите на КАТ имат право да глобят собственика на автомобила и водача. Данъчните служители също няма да приемат документа като доказателство за разходите; те ще преизчислят данъчната основа и ще наложат глоба.

Информация, която трябва да се попълни във формуляра за ваучер за камион за 2019 г.:

  1. Име и номер на документа, дата на образуване (извлечение). При номерирането на ваучерите трябва стриктно да се спазва хронологичният ред.
  2. Срокът на валидност на документа, тоест периодът, за който е издаден, но не повече от един полет или работна смяна.

От 01.03.2019 г. срокът на валидност на ваучера е променен. Преди това документът се издаваше за срок до 1 месец включително. Сега издайте ваучер само за един полет, независимо колко дни продължава този полет. Или за една работна смяна, независимо от броя на извършените полети през работния период.

  1. Пълни данни за собственика на превозното средство, включително OGRN (OGRNIP - за частни собственици).
  2. Данни за водача на автомобила: пълно име и номер на валидна шофьорска книжка.
  3. Информация за транспорт: регистрационен номер, марка.
  4. Данни от одометъра преди напускане и при връщане в гаража.

От 1 март 2019 г. вече не е необходимо да се заверяват показанията на километража с печат или щемпел. Достатъчен е подпис на отговорния служител.

  1. Точната дата и час на началото на полета и връщане в гаража.
  2. Подпис, пълно име и длъжността на отговорния служител, взел и записал показанията на километража, дата и час.
  3. Дата и час на медицинския преглед на водача преди заминаване и при връщане.
  4. Подпис и пълно име медицинският специалист, извършил прегледа. При наличие се поставя печат, но от 01.03.2019 г. става незадължителен. Нужен е само подпис на здравен работник.
  5. Информация за преминаване на технически преглед преди излитане на полет във формат ДД/ММ/ГГГГ, както и часове и минути.

Подобна проверка стана незадължителна за пътнически превозни средства, експлоатирани за собствени нужди на компанията. Бележка относно контрола преди пътуване, преди смяна и след пътуването не е задължителна. Но за търговски превозвачи и предприятия, експлоатиращи автобуси и камиони за собствени цели, това е задължително.

  1. Подпис и пълно име лице, отговорно за проверката на превозното средство (механик, инспектор, майстор).

Документът винаги се съставя в един екземпляр. Попълненият формуляр се заверява от управителя и се поставя кръгъл печат (ако има такъв). Готовият билет се предава на водача. В края на пътуването (изпълнение на задачата) водачът предава документа на отговорното лице на бюджетната организация за подпис. Нов лист не трябва да се издава, докато водачът не докладва за предишния.

По-долу ще намерите готов образец за попълване на товарителница за камион за 2019 г.

Характеристики на счетоводството и съхранението на документацията

Ваучерите трябва да се вземат предвид в. Формата на формуляра може да бъде разработена самостоятелно и одобрена в счетоводната политика. Или използвайте унифицирана документация във формуляр № 8 (OKUD 0345008), одобрен с Резолюция на Държавния комитет по статистика от 28 ноември 1997 г. № 78.

Процедурата за попълване на дневника на ваучера за пътуване се основава на хронологичната регистрация на всички издадени формуляри в организацията. С отделна заповед назначете отговорник за съставянето на дневника. Ако бюджетна организация използва свой собствен формуляр за дневник, тогава процедурата за попълването му също трябва да бъде одобрена. Отговорното лице трябва да бъде запознато с тази процедура и да се подпише.

Съхранявайте ваучери и регистрационни дневници най-малко 5 години - такива изисквания са посочени в заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152. За липса на документация данъчните власти могат да ви глобят с 200 рубли за всеки документ.

Отговорност и санкции

Управителят, както и отговорните служители, носят отговорност за коректността, достоверността и пълнотата на информацията, посочена в документацията. Правилно съставеният ваучер е не само основа за отписване на разходи, но и потвърждение, че превозното средство е в добро работно състояние, водачът има право да управлява автомобила, преминал е медицински преглед и др.

Служител на КАТ ще наложи глоба в размер от 500 до 3000 рубли за непредоставен или неправилно съставен пътен лист (член 12.3 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). И ако служителите на Федералната данъчна служба открият значителни грешки при попълване на ваучери, те ще изключат разходите, направени върху тях, ще преизчислят основата за данък върху дохода и ще наложат глоба. Освен това, ако не подадете документи за бюро одит на Федералната данъчна служба, организацията е изправена пред глоба от 200 рубли за всеки документ.

Правилата за попълване на формуляри за пътуване се промениха през 2017 г. Стана задължителна маркировка за техническа изправност на автомобила. Но стана излишно да се заверява документът за пътуване с печат.

Цялата подходяща информация за попълването на формуляри за пътуване е събрана в тази статия. Има образец за попълване на пътен лист през 2017 г., включително пътнически, експертен съвет. Статията ще бъде полезна както за счетоводители на бюджетни, така и на търговски организации.

Бланки, по които се издава пътния лист през 2017 г

Утвърдена е унифицираната форма на документа. Но не е необходимо да се използват унифицирани форми на първични документи. Следователно можете да разработите свой собствен шаблон. Ще ви кажем как да създадете лист с формуляр.

Изискването за наличие на товарителница се съдържа в параграф 59 от Инструкциите за бюджетно счетоводство и параграф 5.4 от параграф 5 от Заповед № 27 на Министерството на транспорта на Русия от 9 март 1995 г. В допълнение, параграф 2.1.1 от Правилата за движение, които бяха одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 23 октомври 1993 г. № 1090, се казва, че в определени случаи водачът трябва да има със себе си пътен лист, лицензионна карта и документи за превозвания товар , както и застрахователна полица за задължителна застраховка гражданска отговорност.

Ако водачът няма пътен лист, той може да бъде глобен съгласно член 12.3 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Моля, имайте предвид, че използваната форма на пътния лист зависи от вида на превозното средство. Например за леки автомобили се използва формуляр 0345001, а за товарни автомобили се използват формуляри за товарителница 0345004 и 0345005.

Корекция на пътен лист на лек автомобил

Тъй като пътният лист е признат за първичен счетоводен документ, когато правите корекции в него, трябва да се ръководите от параграф 4 от Инструкция № 25n и параграф 5 от член 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ.

Възможно е да се правят промени в първичните счетоводни документи, но само по споразумение с участниците в стопански операции. Това трябва да бъде потвърдено с подписите на същите лица, подписали съответните документи, като се посочи датата на корекциите. Следователно корекция (например стандарти за разход на бензин) трябва да бъде потвърдена с подписа на водача и механика (или друго упълномощено лице).

Регистрация на пътни листове

Служителят, издал пътния лист на водача, го регистрира в регистъра на пътния лист, като използва формуляр 0345008, одобрен с Решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78. Номерът и датата на издаване на документа трябва да съответстват на датата на регистрацията му в този дневник. Във всеки ред на дневника се записват последователно номерът на пътния лист, датата на издаването му, данните на водача, а водачът и диспечерът също поставят подписите си, като посочват датата, на която диспечерът е получил пътния лист от водача.

Товарни листове - основа за отписване на гориво и смазочни материали

Счетоводството ежемесечно отписва ГСМ. Трябва да се помни: за да се отразят такива разходи в счетоводството и данъчното счетоводство, те трябва да бъдат документирани.

По този начин, според финансистите, за целите на данъчното счетоводство разходите за закупуване на бензин за служебни автомобили трябва да отговарят на изискванията, установени в член 252, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация, и могат да бъдат потвърдени с товарителници и касови бележки за закупуването на гориво. По-специално тази позиция е изразена в писмото на Министерството на финансите на Русия от 4 септември 2007 г. № 03-03-06/1/640.

След като счетоводителят получи пътните листове, той проверява тяхната коректност и отписва изразходвания от водача бензин (клауза 59 от Инструкция № 25n). За изчисляване на разходите за ГСМ е необходимо в пътния лист да се определят действителният пробег на автомобила и разходът на гориво.

Имайте предвид: по време на проверки, ако документът не съдържа необходимата информация (или дори самият документ), инспекторите признават разходите за непотвърдени.

Освен това отбелязваме, че ако една организация изплаща на своя служител компенсация за използването на личния му автомобил за служебни пътувания, тогава валидността на разходите се потвърждава и от пътни листове. Руското министерство на финансите настоява за това в писмо от 16 ноември 2006 г. № 03-03-02/275.

Срок на валидност на пътния лист

Първичните документи трябва да бъдат съставени по такъв начин и с такава редовност, че въз основа на тях да е възможно да се прецени валидността на направените разходи.

Според Росстат, изразено в писмо № IU-03-22/257 от 3 февруари 2005 г., товарителницата се издава само за един ден или смяна. Издава се за по-дълъг период при командировка, когато водачът изпълнява задача повече от един ден (смяна).

Но в писмо от 3 февруари 2006 г. № 03-03-04/2/23 руското Министерство на финансите изрази следната позиция. Товарният лист може да бъде издаден и за по-дълъг период, например седмица или дори месец. Вярно е, че и в този случай трябва да осигури отчитане на отработеното време и разхода на горива и смазочни материали. И документът също така ще потвърди разходите (включително като данъкоплатец) за гориво и смазочни материали. Не забравяйте, след като сте взели такова решение, да го одобрите в счетоводната политика.

Има прецеденти, когато съдиите подкрепяха организации, които изготвяха пътни листове веднъж месечно (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 5 април 2004 г. № A56-22408/03).

Моля, имайте предвид, че всички тези разяснения бяха направени във връзка с товарителници, които потвърдиха валидността на отчитане на разходите за гориво и смазочни материали при изчисляване на данъка върху дохода. Следователно контролните органи могат да се позовават на разпоредбите на Инструкция № 25n, съгласно които бюджетните институции са длъжни да използват унифицирани форми на първични счетоводни документи. Списъкът с формуляри на документи от клас 03 на Общоруския класификатор на управленската документация (OKUD) също включва формуляри на пътни листове, предназначени за попълване за един ден.

По този начин, за да се избегнат конфликтни ситуации с регулаторните органи, все още препоръчваме да съставяте пътна бележка ежедневно.

Показанията на скоростомера в пътния лист

Механик или друг служител, назначен от управителя, проверява и записва показанията на скоростомера на превозното средство ежедневно в пътния лист (в колоните „Показания на скоростомера“ и „Показания на скоростомера при връщане в гаража“). Разбира се, показанията на скоростомера в пътния лист в началото на деня трябва да съвпадат с показанията в края на предишния ден от експлоатацията на автомобила. Въз основа на данните в тези колони се определя стандартното количество изразходвано гориво въз основа на действителния пробег на превозното средство и стандартите за разход на гориво, одобрени със заповед на управителя.

Основният документ за лек автомобил, отразяващ експлоатацията на определена марка превозно средство, е пътният лист. За записване на движението на лек автомобил се допуска стандартен формуляр 3 в свободна форма; От 2017 г. са направени допълнения към попълването на формуляра за товарителницата на лекия автомобил, можете да изтеглите формуляра, валиден през 2017 - 2018 г., в статията в word. Освен това е осигурен примерен пълнеж.

За шофьорите на камиони се издава пътен лист в различна форма -.

Основни функции на документа:

  • проследяване на маршрута на движение на фирмения шофьор;
  • изчисляване на заплатите на шофьора;
  • отписване на разходи за ГСМ и поддръжка на МПС.

Необходимостта от пътен лист за лек автомобил се дължи на икономическия характер на документа. Данъчната инспекция проверява пътните листове за коректност на изпълнение и за спазване на нормите за отписване на горива и смазочни материали за съществуващия транспорт в организацията. Пътни листове се издават за всяко превозно средство, включително и за наети автомобили.

Освен това от 1 март 2017 г. е необходимо да се осигури използването на нова форма на товарителница, която ще вземе предвид промените, въведени със заповед на Министерството на транспорта от 18 януари 2017 г. Прочетете за тези промени по-долу.

Документът се издава на водача ежедневно или на смени. Ако шофьорът е в дълга командировка, законът позволява изготвянето на формуляр за цял месец.

Ако няколко шофьора са допуснати до официалния транспортен отдел, тогава всеки от тях трябва да има свой собствен маршрутен лист.

Попълване на нов пътен лист за лек автомобил

Съгласно заповед на Министерството на транспорта № 152 с изм. от 18 януари 2017 г., от 1 март трябва да приложите нов формуляр, в който трябва да бъдат предоставени някои промени:

  • е одобрен списък с подробности, които трябва да присъстват в новата форма на пътния лист за автомобила, като са дадени и обяснения за всеки детайл, който е включен в него, сред тези данни:
  • процедурата за попълване на пътния лист е актуализирана - няма нужда да се поставя печат или печат на юридическо лице или индивидуален предприемач в заглавната част на новия формуляр на пътния лист; добавено е техническото състояние на лек автомобил - инспекторът отбелязва датата и часа на прегледа, удостоверява записа с подписа си, като посочва декодирането.

Като се вземат предвид тези промени, е необходимо да се създаде нова форма на пътен лист, докато за лек автомобил можете да вземете за основа формуляр 3, одобрен на 28 ноември 1977 г. с Резолюция № 78, или да създадете свой собствен формуляр, като вземете вземете предвид промените, описани по-горе.

Как изглежда новият формуляр за образец на формуляр 3, като се вземат предвид промените през 2017 г.: (щракнете за уголемяване)

Страница 1

Страница 2

Формуляр 3 за лек автомобил не е задължителен за използване; приема се собствена форма на пътна бележка, която може да бъде допълнена, в допълнение към задължителната информация за водача и автомобила на фирмата, с експлоатационните характеристики на конкретното превозно средство.

„Неразрешено“ изготвяне на пътен лист е възможно само за превозни средства от категория В, при липса на превозвани товари и пътници.

След като сте решили да попълните унифициран документ, трябва да разберете, че той все още се нуждае от подобрение. Например, изисква се да въведете датата и часа на проверката на водача (преди и след пътуването), а за фирмите, предоставящи транспортни услуги, също и информация за техническото състояние на превозното средство преди пътуването.

Пътният лист се състои от лицева и задна страна.

Предната част съдържа информация:

  • серия и номер на формуляра;
  • ден на издаване на пътния лист;
  • наименование на предприятието, използващо превозни средства, неговото местоположение;
  • марка и номер на автомобила;
  • Пълно име на водача, на когото е издаден пътният лист, данни за шофьорската му книжка;
  • информация за задачата за водача: време и място на тръгване на автомобила;
  • информация за връщането на превозни средства в гаража, паркинга (показания на скоростомера и час на пристигане);
  • подпис на водача при предаване на автомобила;
  • информация за техническото състояние на автомобила: показания на скоростомера; подпис на механика, разрешаващ тръгването;
  • информация за разпределения бензин, остатъка в резервоара и изразходваните литри;
  • подпис на механика, който е отчел пробега на автомобила.

Обратната страна на формуляра за товарителница включва 6 точки: сериен номер, код, място на тръгване, час на тръгване и връщане, брой изминати километри, подпис на водача.

Въз основа на получената пътна ведомост счетоводителят изчислява отписването на изразходваното гориво и заплаща на водача за работата му. Записите, направени в маршрутната форма, могат да се използват при съставяне на протокол за измерване на гориво (контрол).