Офис работа— клон на дейност, който осигурява документиране и организация на работа с официални документи.

Терминът първоначално се появява в устна реч(вероятно през 17-ти век) и означаваше процеса на решаване (произвеждане) на случай: „произвеждане на случай“ - решаване на проблем. По време на решението имаше нужда да се консолидира резултатът, например постигнато споразумение. Още през 16в. използва се думата случай като колекция от документи, свързани с някакъв въпрос или въпрос. За първи път в това понятие думата „акт“ е записана в документи през 1584 г.

Съвременната офис работа включва:

Осигуряване на своевременно и коректно създаване на документи (документация);

Организация на работа с документи (получаване, предаване, обработка, отчетност, регистрация, контрол, съхранение, систематизиране, подготовка на документи за архивиране, унищожаване).

Успоредно с термина „офис работа“ документация за управление (DOW). Появата му е свързана с въвеждането на компютърните системи в управлението и тяхната организационна, софтуерна и информационна поддръжка, за да се доближи до терминологията, използвана в компютърни програмии литература. " Държавно устройстводокументация за управление" и "Стандартни инструкции за деловодство в министерствата и ведомствата на Руската федерация".

Документация— това е процесът на създаване и изпълнение на документ . Държавният стандарт определя документацията като „запис на информация на различни носители съгласно установените правила“.

Научната дисциплина, която изучава развитието на документационни методи и носители на информация е управление на документи .

Организация на работа с документи— Това е осигуряване на движението на документите в апарата за управление, тяхното използване за справочни цели и съхранението е определено от държавния стандарт като „организиране на документооборота, съхранението и използването на документите в текущата дейност на институцията“.

Документооборотнаричаме движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането.

Технологията за работа с документи включва:

Рецепция и първична обработкадокументи;

Предварителното им разглеждане и разпределение;

Регистрация на документи;

Контрол на изпълнението на документите;

Информационна и справочна дейност;

Оформяне на документи;

Тяхното изпращане;

Систематизиране (формиране на досиета) и текущо съхранение на документи.


Нека разширим някои от понятията, изброени по-горе..

Регистрацияозначава запис на счетоводни данни за документ в предписана форма, записващ факта на неговото създаване, изпращане или получаване.

Контрол на изпълнението на документите — набор от действия, които осигуряват навременното им изпълнение.

Образуване на дело — групиране на изпълнени документи в дело в съответствие с номенклатурата на делата (систематичен списък с имена на дела, открити в организацията, посочващи сроковете им на съхранение, съставен по предписания начин) и систематизиране на документите в рамките на делото.

Информация — информация за лица, предмети, факти, събития, явления и процеси, независимо от формата на тяхното представяне. Съществуват редица изисквания към управленската информация: пълнота, ефективност, достоверност, точност, насоченост, достъпност за възприемане от човека.

Използват се документи в различни областидейности, отрасли на знанието, сфери на живота и са обект на изследване на мн научни дисциплини. Следователно съдържанието на понятието „документ“ е многозначно и зависи от индустрията, в която се използва и за какви цели. Така за юристите документът е преди всичко начин за доказване или свидетелство за нещо, за историка той е исторически извор, кибернетикът документалист е носител на информация, а специалистите в областта на управлението го смятат за средства за записване и предаване на управленски решения.

IN Федерален закон„Относно информацията, информатизацията и защитата на информацията“ се определя следното определение на понятието „документ“:

Документ— Това е информация, записана на материален носител с подробности, които позволяват нейното идентифициране. За повече пълни характеристикиПонятието „документ“ трябва да бъде разширено, както и понятието „реквизит“.

Копие от документа — това е документ, който напълно възпроизвежда информацията от оригиналния документ и всички негови външни признациили част от тях. Копието на документа може да бъде факсимиле или безплатно копие. Копие по факс се прави на копирни машини, с помощта на фотография, факс машини и принтери. За документи, произведени на пишещи машини, факсимилно копие е второто и следващите копия на документите, получени чрез копирна хартия. Те, като правило, остават в делата на институцията. Безплатното копие съдържа всички подробности за документа, но не е задължително да повтаря формата му.

Всеки документ се състои от множество съставни елементи, които се наричат подробности (име, автор, адресат, текст, дата, подпис и др.). GOST установява следното определение:

Подробности за документа— задължителен елемент в дизайна на официален документ.

Различните документи се състоят от различни набори от подробности. Броят на подробностите се определя от целите на създаването на документа, неговата цел, изискванията за съдържанието и формата на този документ. За много документи броят на детайлите е строго ограничен. За редица документи броят и съставът на подробностите са установени със закон и наредби. Но във всеки случай, както следва от определението, информацията, записана на материален носител, трябва да бъде формализирана чрез поставяне необходими подробности. Едва тогава става документ. Съвкупността от детайли е форма документ.

В документознанието документът се разглежда като резултат от фиксиране (показване) на факти, събития, явления от обективната реалност и човешката умствена дейност по всеки удобен начин върху специален материал.

Документите, които записват (показват) информация, по този начин осигуряват нейното запазване и натрупване, възможността за прехвърляне на друго лице, многократно използване, многократно и многократно връщане към него във времето. Влияят различни областичовешки дейности и се делят на текстови и графични, традиционни (ръкописни, машинописни) и машинна медия, научни, технически, лични и служебни и др.

Най-важните правно значими подробности включват: име на организацията, дата и регистрационен номер на документа, подпис, печат, одобрение и печати за одобрение.

Официални документиса документи, създадени от правни или лица, изпълнени и заверени по установения ред. Сред тях специална категория се състои от официални (управленски) документи, които се определят държавен стандарткак официални документи, използвани в текущата дейност на организацията.

Система за документиране — това е набор от документи, свързани помежду си въз основа на характеристиките на произход, предназначение, вид, сфера на дейност, единни изискваниякъм техния дизайн.

Основни офис функции:(от ​​латински функция - „изпълнение, реализация“)

Ø осигуряване – осигуряване на корпоративния процес с документирана информация необходимо количествои съдържание;

Ø преобразуващ – трансформиране на недокументирана информация в документирана информация (под формата на хартиени или електронни документи);

Ø счетоводство – изразява се във формиране на система за регистриране на документи и придаване на счетоводни характеристики към тях, позволяваща по-нататъшно идентифициране на документите в процеса на систематизиране, съхранение и движение;

Ø обработка – изразява се в надлежно обработване на документи и извършване на действия за тази цел систематизиране, съхранение и движение;

Ø контрол – изразява се в „мониторинг” на състоянието на деловодството в процеса на експлоатация с цел непрекъснато подобряване.

Принципи(от латински - „начало“) - основни принципи, въз основа на които се разработват основните насоки на дейност, определят се оптималните средства и методи за решаване на проблемите на работата в офиса във всяка от областите:

· ефективност – функционирането на деловодството трябва да допринася за ефективността на предприятието като цяло;

· надеждност – гарантирано осигуряване на нуждите на предприятието от документирана информация;

· своевременност – необходимата документирана информация трябва да бъде на разположение на предприятието до определена дата (в определен период от време);

· сложност – координирано и целенасочено задоволяване на потребностите на предприятието в различни видоведокументирана информация, предимно управленска;

· подреденост - документирана информация се движи (между предприятието и неговите партньори, както и вътре в него) в съответствие с функционалното предназначение и "пропускателните" възможности на каналите за обмен на информация, предвидени от схемата на документооборота на предприятието;

· гъвкавост – способността на подсистемата да предоставя документирана информация за саморазвитие в зависимост от условията на работа.

Мениджърските работници прекарват средно 60% от работното си време в работа с документи. Обем техническа работас документи често е толкова голям, че пречи на производствените, основни дейности на предприятието. Ето защо рационална организацияофис работата се счита за един от най-важните задачи, осигуряващи ефективно управление.

Организацията на работата в офиса зависи от:

Ø ефективност на управлението;

Ø рентабилност;

Ø ефективност;

Ø работна култура на служителите

Разработване на нов информационни технологиив управлението новите офис програми се изпълняват въз основа на традиционните правила за офис работа (регистрация на документи, одобрение, контрол на тяхното изпълнение, изпълнение, архивно съхранение и др.)


Организацията и управлението на деловодството изискват професионални познанияи умения. Можете да станете професионалист в областта на офис работата само след като усвоите правилата и техниките за работа с официални документи.

Води се деловодство специални звена (услуги за управление на офиси), а в малки организации и фирми - секретарски помощници.

Нека повторим, че работата в офиса се състои от две неразривно свързани компоненти:

Ø документация;

Ø организация на работа с документи.

Документация– запис на информация на различни носители по установени правила . Много място е отделено на правилата за документиране. Специално вниманиенасочени към изготвяне на подробности и изисквания към формулярите.

Изискванията към текста, характеристиките на езика и стила на официалните документи и процедурата за редактирането им са подчертани в отделна глава. Всеки вид документ (заповед, протокол, писмо, акт и др.) има свои характеристики.

Офис служителите трябва да познават добре технологията на работа с документи. Ефективната организация на работата с документи осигурява оптимални условия за всички видове работа с документи от момента на тяхното създаване или получаване до унищожаване или предаване на архивно съхранение.

Организация на работа с документивключва организацията на документооборота, съхранението и използването на документите в текущата дейност на институцията. Трябва да се подчертае, че организацията на работа с документи понякога се нарича технология за работа с документи . Тя включва:

· документооборот,

· регистрация на документи,

· контрол върху срокове,

· списък на случаите,

· организиране на текущо съхранение на документи,

· проверка на стойността,

· регистрация на дела,

· подготовка и предаване на дела в архива на организацията.

Можем да говорим за наличие на система за управление на офис в една организация, ако:

  • - организира се документооборот, т.е. движението на документи от момента на тяхното създаване или получаване от организацията до завършване на изпълнението и/или изпращането или прехвърлянето за съхранение;
  • - изградена е система за регистриране и отчитане на документи (входящи, вътрешни, изходящи);
  • - изпълнените документи се поставят за съхранение в досиета в съответствие с номенклатурата на досиетата.

Въпреки че, разбира се, това не е всичко, което е необходимо за ефективна организацияработа с документи. Можем да кажем, че това е минималният набор от елементи, който ни позволява да говорим за наличието на офис работа в организацията.

Основните принципи на съвременното управление на документи са отразени в стандарта ISO 15489:2001 „Информация и документация. Управление на документи." Този стандартпреведен на руски език и приет като национален стандарт GOST R ISO 15489-1-2007 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателска дейност. Управление на документи. Общи изисквания“.

Основната характеристика на съвременното управление на документи е, че се основава на принципи, подобни на принципите на системите за управление на качеството. Използва се добре познатият цикъл на Деминг за непрекъснато усъвършенстване - „Планиране - Направете - Проверете - Действайте“:

  • - на първия етап се разработва политика, всички процеси се регламентират подробно;
  • - на втория етап управлението на документи се извършва в строго съответствие със законовите и регулаторните изисквания и вътрешните нормативни документи на организацията. Събиране документални доказателстваизпълнение на изискванията;
  • - на третия етап се анализира ефективността на системата за управление на документи, избират се мерки за коригиране и подобряване на тази система. Резултатите от анализа се документират;
  • - на четвъртия етап в системата се въвеждат подобрения и корекции, планирани на третия етап (които също се документират).

По време на целия цикъл редовно се провежда обучение и повишаване на квалификацията за всички служители на организацията по въпросите на управлението на документи.

Този подход позволява не само постоянно да се подобрява ефективността на управлението на документи, но и лесно да се интегрират система за управление на документи и различни системи за управление (качество, информационна сигурност, среда, охрана на труда и др.).

IN документална поддръжкаорганизацията на документооборота е една от най-важните области на дейност.

Документопотокът обхваща цялата последователност от движение на документи в апарата за управление, по време на които се извършват операции по получаване, предаване, преглед, подготовка, изпълнение и изпращане на документи. Рационално организираният документооборот осигурява бързото преминаване на документите по най-краткия път с минимални разходивреме.

Организацията на документооборота се основава на няколко правила или принципи, които трябва стриктно да се спазват:

  • 1. Централизация на операциите по получаване и изпращане на документи. Това означава, че всички документи, които пристигат в организацията, независимо от начина на доставка, и документи, които са изпратени от организацията (с изключение на документите, получени и предадени по факс и имейли отнасящи се изключително до компетентността на звената) трябва да се обработват в едно звено - служба за деловодство (секретар).
  • 2. Премахване на необосновани връщания при преминаване на документ. В процеса на документооборот документите могат да бъдат върнати на органа, през който вече са преминали, само ако това се дължи на служебна необходимост (например на етапа на подписване на документ от ръководителя, документът преминава през секретаря на ръководителя два пъти).
  • 3. Организиране на предварителен преглед на получените документи преди предаването им за разрешаване. Предварителният преглед ви позволява да изберете от цялата маса документи, получени от организацията, тези документи, които поради тяхната важност и значимост за организацията трябва да бъдат разгледани от мениджъра. Останалите документи, заобикаляйки ръководителя, се изпращат за разглеждане на заместник-ръководителите и отделите, ако ръководителите на отдели са надарени със съответната компетентност.
  • 4. Еднократна регистрация на документи, получени от организацията и изпратени от организацията. Това означава, че документ, получен от службата за предучилищна образователна институция и предназначен за разглеждане от ръководителя или неговите заместници, се регистрира в службата за предучилищна образователна институция и след преглед от ръководителя на отдела не се регистрира отново там. И съответно директно постъпил в отдел документ се регистрира само в отдела. В противен случай можем да кажем, че документът живее в организацията под един регистрационен номер, който му е присвоен в службата за предучилищна образователна институция или в отдела.
  • 5. Издаване на конкретни решения, максимално прецизно определящи изпълнител, задание и срок. Вземането на решения е функция на мениджъра, но секретарят също може да повлияе на този процес до известна степен. Секретарят трябва да знае, че резолюцията трябва да е конкретна и нейната формулировка трябва да е такава, че изпълнителят да няма въпроси за това каква цел е поставил мениджърът за него при разглеждането на документа.
  • 6. Елиминиране на неоснователни одобрения, организиране на паралелни одобрения, намаляване на времето за одобрение на документи.
  • 7. Делегиране от управителя на правото да подписват документи на заместник-управители и ръководители на структурни подразделения. „Намаляването“ на нивото на подписване на документи намалява маршрута и следователно времето за движение на документите по време на изпълнение.
  • 8. Извършване на технически операции по обработка и предаване на документи от технически персонал, творчески операции - от специалисти и ръководители.
  • 9. Разделяне на документи, включени в документооборота на организацията, на документопотоци. По правило има три документопотока: входящи (входящи) документи, изпратени (изходящи) и вътрешни документи.
  • 10. Идентифициране на т.нар. нерегистрирани документи в масива от входящи документи. Нерегистрираните документи са документи, които не изискват изпълнение и използване за справочни цели (писма-покани, поздравления, рекламни публикации и др.). Тези документи имат най-краткия път в организацията и веднага се прехвърлят в съответните отдели.

Създаването на система за регистрация е друг компонент от работата в офиса. За да решите как да организирате регистрацията на документи, първо трябва да отговорите на няколко въпроса:

  • 1. Кой от ръководството на организацията има право да подписва изходящи документи (кореспонденция)? Може да има няколко отговора на този въпрос:
    • - цялата изходяща кореспонденция е подписана от ръководителя на организацията;
    • - изходящата кореспонденция се подписва от ръководителя на организацията, както и от заместник-ръководителите на организацията в съответствие с предоставената им компетентност;
    • - изходящата кореспонденция се подписва от ръководителя на организацията, заместник-ръководителите на организацията в съответствие с предоставената им компетентност, както и ръководителите на структурни звена в областите на дейност на звената.
  • 2. Кой от ръководството на организацията може да се счита за първи орган за преглед на входящата кореспонденция? Може да има и няколко варианта за отговор:
    • - цялата входяща кореспонденция се преглежда от ръководителя на организацията и съответно само той взема решения, определящи по-нататъшното движение на документите;
    • - входящата кореспонденция има право да се разглежда, в допълнение към управителя, от неговите заместници по въпросите, чието решаване е в тяхната компетентност;
    • - в допълнение към управителя и неговите заместници, входящата кореспонденция може да се разглежда директно от ръководителите на отдели, съответно само по онези въпроси, по които те имат право да вземат независими решения.

Ако само ръководителят на организацията или ръководителят и неговите заместници имат право да подписват документи, регистрацията на документи (входящи и изходящи) със сигурност трябва да бъде концентрирана в службата за управление на офиса. Ако това право е предоставено и на ръководителите на отдели, може да има два варианта за организиране на регистрацията: първата - регистрацията на всички документи е концентрирана в службата за управление на архивите (както в предишния случай), втората - регистрацията на документи, преминаващи през управлението, се извършва в службата за управление на деловодството, документите, пристигащи в отделите и произхождащи от отдели, се регистрират в отделите. Тази опция за регистриране на документи обикновено е типична за големи организации, както и за териториални обособени поделенияорганизации.

При създаването на система за регистрация изборът на формата за регистрация на документи е не малко важен: традиционна (използвайки дневници или картотеки) или автоматизирана (базирана на компютърни технологии). Разбира се, не всички организации могат да си позволят да купуват специализирани автоматизирана система, но всяка услуга за управление на офиси може, вместо да поддържа традиционен регистър на входящите и изходящите документи на хартия, да поддържа електронен журнал(например под формата на таблица на Excel), което със сигурност ще бъде по-гъвкав инструмент при търсене на документи, извършване на справочна работа или наблюдение на изпълнението на документи.

Когато организирате система за регистрация, трябва да обмислите структурата на регистрационния номер на документа (предимно входящ и изходящ). Желателно е регистрационният номер на документа да се състои не само от серийния номер на документа, но и да включва кодове, които позволяват проследяване на движението на документа по време на изпълнение или подготовка. Такива кодове могат да бъдат: код на отдел (съгласно класификатора на структурните звена), служебен код (съгласно класификатора на длъжностните лица) и др.

Например регистрационният номер на входящ документ - 232/01-12 - включва следните части: пореден номер на разписка (232), официален код (01 - код генерален директор), код на изпълнителната единица (12). Серийният номер на документа се отделя от останалите части на регистрационния номер с наклонена черта. Регистрационният номер на документа може да включва и други кодове, например индекса на делото според номенклатурата на делата, в които документът ще бъде депозиран след изпълнение.

При организирането на система за регистрация на документи е необходимо да се вземат предвид следните разпоредби:

  • - регистрацията на документи се извършва според масиви от документи (документни потоци): входящи документи - един масив, изходящи - друг, вътрешен - трети (във всеки от тях могат да бъдат разделени съставните им масиви, ако е необходимо);
  • - регистрацията на документи се извършва: входящи - в деня на получаване, изходящи - в деня на изпращане;
  • - доставката на регистрирани документи на изпълнителите се извършва в същия ден (ден на получаване и регистрация) или на следващия ден (това означава, че всички операции с входящи документи, включително преглед от ръководството, се извършват в деня на получаване или, ако документът е получен в края на работния ден или в извънработно време - на следващия ден в големи организации със сложна структура може да отнеме до два до три дни, за да донесете документа на изпълнителя;
  • - регистрацията на изходящи документи се извършва в деня на подписването им, в в краен случай- на следващия ден.

Третият компонент на системата за управление на офиса е текущата система за съхранение на документи, която ви позволява да систематизирате изпълнените документи и да ги формирате във файлове. За извършване на тази работа е необходима номенклатура на случаите. Номенклатура на делата - списък на заглавията на делата, създадени в деловодството, с посочване на сроковете им на съхранение. Важно е да се разбере, че номенклатурата на делата изпълнява едновременно няколко функции в деловодството. Освен че изпълнява вече споменатата функция, той действа като счетоводен документ и като инструмент за търсене. Ако трябва да намерим документ за предходните години от дейността на организацията, тогава ще бъде много трудно да го направим без списък със случаи. С този и други проблеми се сблъскват организации, които нямат номенклатура на делата и образуват дела на принципа на удобството в текущата си работа, без да отчитат връзките, които съществуват между различните документи в процеса на вземане и изпълнение на решения, и без да се вземат предвид сроковете на съхранение на документите.

Разработването на номенклатура на делата е много важна стъпкапри организиране на деловодната система. Номенклатурата на делата на организацията е консолидиран документ (консолидирана номенклатура на делата), състоящ се от номенклатури на дела на отдели. Подразделенията на организацията разработват раздели от номенклатурата на делата под организационното и методическото ръководство и контрол на службата за управление на деловодството и архива. За разработване на номенклатура на случаите може да се включи следното: специализирани организации, извършвайки тази работа на договорна основа. Ако организацията няма специалист в областта на управлението на записи или архивирането, ще бъде проблематично да се извърши тази работа без специално обучение.

Организацията на документооборота, система за регистриране на документи и система за тяхното текущо съхранение е минимумът, който ни позволява да говорим за наличие на офис работа в една организация. Но това не е пълен списък на това, което трябва да включва системата за управление на офиса. Ето някои еднакво важни компоненти:

  • - инструкции за деловодство (документална поддръжка);
  • - формуляри на документи (разработване на формуляри, записването им - задачи на службата за деловодство);
  • - система за контрол на изпълнението на документи;
  • - регламентиране на правила и процеси за документиране на дейността на организацията и др.

В организацията на работата в офиса, разбира се, инструкциите за работа в офиса заемат много специално място. това нормативен документ, одобрен от ръководителя на организацията и задължителен за всички служители на организацията. Инструкциите за управление на записи определят и консолидират технологията за създаване, обработка, обработка, съхраняване и използване на документи в управленските дейности на организацията. Строго погледнато, докато организацията няма инструкции за управление на офиси, е възможно да се говори за система за управление на офиси само с известна степен на условност. Но също така не е напълно правилно да се започне работа по създаването на система за управление на офис в организация с разработването на инструкции за офис работа, тъй като инструкциите трябва нормативно да консолидират правилата и техниките за работа с документи, които вече са разработени на практика и проверено от практиката.

Деловодството е отрасъл от дейност, който осигурява документиране и организация на работа с официални документи.

Основните задачи на офис работата могат да бъдат наречени:

  • · Създаване на документи, т.е. фиксирането им на всякакъв носител;
  • · Предаване на документи за последващото им изпълнение или вземане на решения по тях;
  • · Регистриране на документи за осъществяване на контрол върху тяхното изпълнение;
  • · Систематизиране и съхранение на документи, бързо търсене на документи при необходимост.

Принципи на работа в офиса:

  • · Оперативност при съставяне и преминаване на документа;
  • · Високо качестводокументи;
  • · Оптимален документооборот (целесъобразност на документите, недопустимост на многократното им дублиране и бюрокрация при преминаване и др.);
  • · Технологии за безхартиен обмен на информация, където е възможно

Има три форми на организиране на офис работа:

  • · централизиран,
  • · децентрализирана
  • · смесени.

При централизирана форма на организация на работата в офиса всички операции по обработка на документи са концентрирани (централизирани) в един център за цялата институция - офис, общ отдел или секретар.

Децентрализираната форма включва разпръскване на офис операции между структурните подразделения на институцията; Освен това всеки от тях извършва относително хомогенен набор от офис операции. Не трябва да се бърка децентрализираната форма на организация на работата в офиса, при която работните операции в офиса се извършват в различни структурни подразделенияинституции, с организационна структураслужба за офис управление, която има специализирани звена: експедиции, машинни бюра, контролни групи и др.

В смесена форма операциите се извършват централизирано (приемане, регистрация, контрол, възпроизвеждане на документи) и децентрализирано (справочни и информационни услуги, съхранение на документи, формиране на файлове).

Формата на организация на работата в офиса се избира, като се вземат предвид размерът на институцията, обемът на документооборота и съставът на структурните подразделения. В малки институции (когато документацията се извършва директно в отдели), както и в географски изолирани (разположени например в различни райони голям град) изберете централизирана форма. Повечето институции и организации използват смесена форма на организация на офиса.

Най-рационалната форма за организиране на отделните офис процеси и операции е централизацията, тъй като позволява: намаляване на разходите за офис операции; подобряване на организацията на работа на офис персонала и по-специално въвеждане на нейната стандартизация; осигуряват специализация и взаимозаменяемост на работниците; използвайте прогресивни и продуктивни технически средства; осигуряват единството на организационното и методическото ръководство. В съвременните условия е възможно напълно да се централизират услугите за офис работа само в сравнително малки институции. В големите институции трябва да се стремите към целесъобразна централизация на отделните офис работни функции, като получаване и изпращане на документи, регистриране и наблюдение на изпълнението на документи, стенография и отпечатване на документи, тяхното възпроизвеждане и методическо управление на офисната работа.

В малки институции, които нямат общи отдели или отдели за деловодство, обслужването на деловодството се извършва от секретар-помощник на ръководителя.

Ако организацията или институцията разполага с голям обем документи, тогава се въвежда структурно звено, отговарящо за деловодството: офис, общ отдел, отдел за деловодство и др. Дейностите на това структурно звено са отразени в специално разработен правилник.

За да регулират работния процес в офиса, да определят методите и методите за създаване и обработка на документи в организацията, отделите за офис работа разработват инструкции за работа в офиса, които се установяват със заповед на ръководителя на институцията. В света на компютърните технологии офис работата започна да губи своята популярност и беше заменена от офис работа.

Документооборот в света на безхартиените технологии. Структура и компоненти на системата електронен документооборот

документооборот електронен безхартиен офис

Увеличаването на информационните потоци в науката, бизнеса, производството и културата изисква някаква реакция от страна на информационните технологии. Обществото харчи огромно количествохартия, а информацията, получена на хартия, е по-малко динамична от електронната.

Идеята за безхартиена технология съществува от десетилетия. В същото време днес можем да говорим само за частично реализиране на тази идея.

И ето някои причини:

Безхартиените технологии изискват задълбочена правна подкрепа (например в Беларус на в моментанито една данъчна служба няма да приеме отчет само в електронен вид, нито един съд няма да приеме заверено споразумение електронен подписи т.н.).

Електронната система за управление на документи (EDMS) е автоматизирана многопотребителска система, която съпътства процеса на управление на работата на йерархична организация, за да се гарантира, че тази организация изпълнява своите функции. Предполага се, че процесът на управление се основава на четими от човека документи, съдържащи инструкции, които служителите на организацията трябва да следват.

В резултат на изучаването на материала в тази глава студентът трябва:

знам

  • модели и основни характеристики на системата за управление на офиса;
  • основни законодателни актове и наредби правни актоверегламентиране на работата с документи;
  • етапи от формирането на деловодството като технология за работа с документи;
  • основни офис операции;

да бъде в състояние да

Определете мястото на службата за офис управление в структурата на органа публична администрацияв различни исторически периоди;

собствени

Умения сравнителен анализтехнологии за работа с документи в различни исторически периоди от развитието на деловодството.

Поръчайте документи

Документацията за поръчки получи името си от името на централната система изпълнителни органиРуска централизирана държава от XVI-XVII век. - поръчки.Те възникват като органи на управление поради факта, че доверените представители на великия княз (боляри и чиновници) изпълняват задачите, които той, „царят суверен и Велик княз... наредени”, разчитаха от своя страна на своите сътрудници и помощници. В процеса на изпълнение на дългосрочни или постоянни поръчки, постепенно се развива постоянни функциии е сформиран определен състав от обслужващи хора, на които е възложено да решават конкретни въпроси и да изпълняват конкретни задачи.

Формира се определена йерархия от длъжностни лица, които имат право да вземат решения, които се документират и съхраняват, за да се консолидира прецедентът на управлението, извършва се „управление на дела“, като както въпросът, така и документът, в който е фиксиран, се наричат ​​„случай“. ”. татко модерен език„производство“ се разбира като „разрешаване на проблеми“. Така постепенно се оформя система от централни изпълнителни органи - заповеди и местни изпълнителни органи - заповед (изселване) колиби в окръзите. Поръчките имаха единна структура: те бяха разделени на таблици (разделения, формирани в зависимост от въпросите на дейността), а таблиците бяха разделени на височини (за конкретни области на работа). Ордените се оглавяваха от съдии - длъжностни лица, които имаха право да съдят, т.е. взема решения. Чиновниците, изпълняващи функциите на „другари“ (помощници на съдията), бяха назначени измежду децата на боляри и други служители на Думата (околничи, думски благородници). В средата на 16в. Боляри, членове на Болярската дума, бяха назначени за съдии и до края на 17 век, когато бяха формирани 50 ордена, те можеха и бяха ръководени главно от чиновници измежду „служещите хора“, т.е. приети при обществена услуга. В бюрата и канцелариите под ръководството на стария (старши) писар работеха чиновници от среден (среден) и млад (младши) чиновници. Средните чиновници изготвиха проект на решение въз основа на резолюцията на секретаря или старшия чиновник, а младшите чиновници изпълняваха функциите на преписвачи в процеса на документиране на решенията.

При разглеждането на управленските въпроси се вземаха решения въз основа на принципа на съчетаване на единството на командването и колегиалността. Ако преди това са възникнали въпроси в дейността на заповедта и в Кодекса на законите или в книгите на указите („записите“) и сред съхраняваните документи е било възможно да се намери подобно записано решение по този въпрос (административен прецедент), тогава съдията или секретарят взема решението сам. Ако възникне въпрос за първи път, той се обсъжда от съдията с деловодителите и решението се взема колективно. В необходимите случаи сложен въпрос, възникнал за първи път, беше отнесен за разглеждане до Болярската дума. Както вземането на решения, така и тяхното документиране, включително вида на документа и процедурата за неговото удостоверяване („изпратете памет във Вологда...“; „... с ръцете на чиновника...“, т.е. подписано от чиновника ), се основават на нормите на обичайното право (закрепени в Кодекса на законите) и се формират като традиция, обичай и професионално умение, което се усвоява и предава от служителите. Въз основа на обичаите се е развила определена последователност от операции за работа с документи, т.е. и технологии, и основите на управлението на документи.

Върху документа, получен в поръчката (над първия ред на колоната над адреса), е изписана датата на получаването му. След като се запознае с документа, служителят най-често дава указания за намиране на заповеди в документите подобен въпрос, което е могло да бъде решено по-рано (управленски прецедент), и направете копие на съответния документ, така че най-често решението на чиновника беше формулирано: „Изпишете“. В таблици или вие те бяха избрани необходими документи, и стари чиновници, които знаеха формата, формата и характерните фрази на текста на използваните видове документи, съставиха проект или проект на документ за отговор (материалът беше подготвен „по случая за доклада до чиновника“, т.е. проект на решение въз основа на документи). Служителят проверява изготвения проект на решение, прави забележки и корекции („мастило“) и го предава за преписване (изготвяне на проект, готов за подпис). Старият чиновник „коригира“ документа, т.е. неговата виза, наречена „дясна“, показва, че проектодокументът и окончателният му проект са идентични, взетото решение е документирано правилно. Секретарят или съдията подписва документа с „iripis“ - действителният подпис на длъжностното лице, отговорно за решението; подписът придава на документа юридическа сила. Старите чиновници са записвали взетото решение в заповедната („тефтер”) книга на заповедта.

Документи през XVI-XVII век. бяха колони, т.е. залепени листове „александрийски” лист хартия, нарязан вертикално на три части, чийто формат беше малко по-голям от сегашния стандартен формат AZ. На гърба на документа на местата, където листовете са били залепени („по стави“), сричка по сричка са изготвени „надясно“ и „надпис“, като както във визата, така и в подписа е името на длъжността, името и фамилията на длъжностното лице („ди-ак Сав-ва Тют -чев“). Буквите върху композицията трябваше да обхващат двата края на залепения лист хартия, за да се запази непокътната зоната за залепване и да се предотвратят фалшификати и вмъквания на чужди листове. По този начин е осигурена правна сила по отношение на защитата на носителя на документа, т.е. форми.

Залепените листове бяха навити на свитък, в колона, адресът беше посочен на гърба на първия став („На нашия воевода във Вологда...“), колоната беше запечатана с печата на чиновника и изпратена или предадена в отговор на искането. Проектодокументът с поправките на чиновника беше залепен в една от общите колони, които трябваше да се съхраняват по ред в сандъци под печата на чиновника. Понякога залепените колони бяха „въпрос и отговор“, т.е. особен въпрос, но най-често залепването на документи се извършваше в обикновени ленти, обемни колони, просто „в сандъци“, т.е. но се натрупаха общи въпроси, които бяха решени в тези структурни звена като документи.

По същия начин книгите и списъците (в книгите) се водеха в поръчки, използвани за записване на счетоводна информация, която можеше да се използва като основа за вземане на решения в бъдеще. Описите и записите на съхраняваните документи не са широко разпространени, но се използват като начин за записване на ценности и материални активи. Например, при смяна на управител, документите заедно с други ценности се прехвърлят по боядисан списък (т.е. според боядисване, опис).

Колонната форма на документи, използвана предимно за обмен на информация и кореспонденция, стана най-широко разпространена, така че деловодството в държавни институцииРусия XVI-XVII век. се нарича не само подреден, но и колонен.

внимание!

Поръчайте документи в Русия през 16-17 век. трябва да се разглежда като установена система.

Основните видове документи от тази епоха са дипломи различни видовеи различни, включително граждански, значения - указ, дарение, облигация, акт за продажба, замяна и др. (повече от 40 разновидности). Но в реда на документите, a видов съставдокументни потоци: висши власти (цар, болярска дума, заповеди) издават укази, присъди и ги изпращат за изпълнение, управителите получават „мандати на паметта“;

  • - подчинените органи (воеводите в окръзите) изпращат „отписки“ от заповеди;
  • - равнопоставени органи и длъжностни лица размениха „спомени“. Гражданите в местните органи и държавните органи

трябваше да бъдат изпратени петиции, които бяха съставени в специална форма, посочваща титлите на царя и в специална форма за представяне на съдържанието. Следователно документите за гражданите са съставяни и изпълнявани от чиновници, които са работили срещу заплащане извън стените на поръчките и на обществени места („чиновници на района“), чиято дейност се счита за прототип на нотариуса. В табл 1.1 представя основните характеристики на документацията за поръчки.

Таблица 1.1

Основни характеристики на документацията за поръчки

Критерии за анализ

Характеристики на деловодството и управлението

Централни държавни органи
  • - маса;
  • - вой

Принцип на управление (процедура за вземане на решение)

Комбинацията от единоначалие и колегиалност

Законодателна уредба

Няма специален регламент за работа с документи;

се прилагат правилата на обичайното право (Кодексове от 1497 и 1550 г., Кодекс на катедралата 1649);

правилата за документиране се формират като обичай бизнес оборот, която се съхранява и предава от чиновници и чиновници в заповеди

Основни офис операции
  • - Приемане на документа (изписва се датата на получаване);
  • - насока за изпълнение (указание

по изпълнение) и изпълнение (документация);

  • - изпращане (посочва се адрес);
  • - съхранение (в зоната на отговорност на чиновниците, вземащи решения, т.е. текущи)

Форма на документ

Колона, книга

Форма на документ

Идентификационните данни на документа не са отделени от текста, с изключение на визата и подписа; видът и разнообразието на документа се определят от характерните обрати на текста

Видове документи (видове документопотоци)
  • - Указ, присъда;
  • - памет;
  • - отписване;
  • - петиция от граждани