Контролният лист на мениджъра по продажбите е основният инструмент за наблюдение на качеството и ефективността на неговата работа. С негова помощ може да се осъществява супервизия - първо, от ръководството, и второ, от самия служител. Ще ви кажем как правилно да създадете контролен списък в нашата статия, а също така ще дадем пример и ще покажем проба.

Контролен списък за мениджър продажби: какво е и за какво е?

Контролният списък е списък със задачи, които трябва да бъдат изпълнени от мениджър продажби (всеки друг мениджър) в рамките на определен период от време, например работен ден.

Това не е просто списък със задачи, това е списък на онези задачи, които не само трябва да бъдат изпълнени задължително, но и проверявайте изпълнението им, докладвайте за изпълнението – пред себе си, пред ръководството. Като цяло, в превод от английски, „лист“ е „списък“, а „чек“ е „чек“.

Контролният списък за магазин за търговия на дребно също е ефективен инструмент за запомняне да се направи нещо, което е важно и трябва да бъде направено от мениджъра по продажбите.

Темпо стопанска дейностднешният ден е толкова натоварен, че всъщност не е никак трудно да забравите за нещо важно: можете да забравите и да пропуснете важна среща, да забравите да направите необходимите покупки, да отговорите на търговско предложение и т.н.

Контролният списък се използва във всички сектори на дейност, където е недопустимо да се правят грешки: в медицината, строителството и други области.

Случва се през работния ден мениджърът буквално да няма нито една свободна минута не само за почивка, но и за някои важни въпроси.

Но в същото време, ако анализирате представянето в края на работния ден, се оказва, че няма специални резултати: сякаш сте работили много, направили сте много неща, нито веднъж не сте седнали, и в крайна сметка не направи нищо.

Това явление е характерно не само за мениджърите по продажбите, но и за всяка категория служители. Това се случва, когато мениджърът не структурира работния си ден по възможно най-добрия начин, отделя твърде много време за маловажни задачи, оставяйки малко или никакво време за онези задачи, които трябва да бъдат приоритетни.

И в същото време на мениджъра изглежда, че цял ден работи неуморно.

Контролен списък помага за решаването на този проблем ефективно планиранена своето време. След като записа в контролния списък задачите, които трябва да изпълни през деня, мениджърът ще трябва да разпредели времето си по такъв начин, че да има достатъчно за изпълнение на всички задачи.

Програмата за автоматизация на магазин Business.Ru ще ви позволи да контролирате не само изпълнението на вашите задачи навреме, но и вашите служители. Възлагайте задачи на своите подчинени онлайн и наблюдавайте тяхното изпълнение през целия ден, като правите корекции, ако е необходимо.

Контролен лист за ръководителя на търговския отдел. видео

Как правилно да създадете и напишете контролен списък

Контролният списък е таблица, състояща се от колони:

  1. Задача;
  2. Знак за завършване;
  3. Бележки.

Това е общоприета, позната и позната структура на контролния списък за мнозина. Може да варира в зависимост от индустрията, в която работи даден мениджър.

Има няколко прости правила, следвайки които можете да напишете правилния контролен списък, който ще стане ефективни средствауправление на вашето собствено време, както и личен асистент на мениджър продажби и всеки друг специалист на компанията.

Тези правила са както следва:

1. Бъдете кратки. Необходимо е задачите да се записват в съкратен вид опция, във формататочки, без декодиране и ненужни пояснения;

2. Напишете каквото ви трябва. Само онези задачи, които са от определена важност и които мениджърът може да забрави, трябва да бъдат записани в контролния списък. Очевидно няма нужда да пишете нещо като „Включете компютъра“ в списъка за проверка;

3. Напишете в утвърдителна форма. Например задачите могат да изглеждат така:

  • Изготвяне на протокол за разногласия по договора с доставчик N;
  • Подпишете договор с доставчик N1;
  • Изпратете търговска оферта на купувач N2.

Някои експерти в областта на управлението и търговията на дребно казват, че задачите могат да бъдат написани не в утвърдителна форма, а дори в минало време.

Твърди се, че тази форма на записване на задачите в контролен лист повишава личната отговорност на мениджърите и съответно повишава ефективността на работата на този конкретен мениджър (всеки от тях).

В този случай същите задачи ще изглеждат така (пример):

  • Изготвен протокол за разногласия по договора с доставчик N;
  • Подписан договор с доставчик N1;
  • Изпратено търговско предложение на купувач N2.

4. Поставете приоритети. Най-важните задачи в контролния списък могат да бъдат подчертани с удебелен шрифт или записани с главни букви(„capslock“).

Мениджърът, в случай на непредвидени обстоятелства, може да направи промени в своя график по такъв начин, че да не повлияят на изпълнението на най-много важни задачинасрочено за днес.

Когато подчертавате задачи, не прекалявайте: твърде много разпределени задачи могат просто да дезориентират мениджъра, което в крайна сметка ще доведе до факта, че някои от най-важните елементи няма да бъдат завършени.

5. Не правете списъка си за проверка твърде голям. Експертите казват, че не трябва да има повече от 20 точки и задачи. С други думи, трябва да запишете само това, което е наистина важно и което не може да бъде забравено при никакви обстоятелства;

6. Редактирайте. Темпо на бизнес активността модерен човекпрез деня е не само бърз, но понякога и непредвидим. През работния ден могат и ще възникнат нови задачи, които трябва да бъдат решени и изпълнени днес: нови срещи, пътувания, разговори, кореспонденция. И това определено ще направи корекции във вашия контролен списък;

7. В колоната за коментари не забравяйте да посочите с какви трудности е трябвало да се сблъскате, докато изпълнявате тази или онази задача, какви са нюансите;

8. Анализирайте. В края на работния ден, след него, трябва да прегледате контролния си списък и да видите какво е изпълнено, как е изпълнено, прочетете отново бележките, които сте оставили в контролния списък през работния ден.

Този анализ ще ви помогне да идентифицирате вашите собствени възможни проблемис планиране на времето, с приоритизиране и също така решаване на тези проблеми. Работата по контролен списък, постоянното му анализиране и анализирането на всеки изминал ден ще помогне за подобряване на ефективността на мениджъра по продажбите.

Примерен контролен списък за мениджър продажби

Примерен контролен списък за мениджър продажби за работен ден (работна седмица) може да изглежда така (пример):

Номер на поръчката

Задача

Знак за завършване

Бележки

Проверете имейла

Проверете разписките пари в бройот купувачи, клиенти

Подгответе платежни документи за разплащания с доставчици

Подгответе вариант на договора с клиента N

Съгласете договора с клиента N с ръководството

Ако е съгласувано с ръководството, изпратете за одобрение с клиента N

Изготвяне на търговско предложение за фирми N1, N2 и N3

Изпращайте търговски предложения до фирми N1, N2 и N3

Обадете се на фирми N1, N2 и N3, информирайте ги за пратката търговски предложенияи договорете време за контакт относно тези търговски предложения.

Намерете контакти на ръководството на фирми N4 и N5, обадете се и уговорете среща до края на тази седмица.

Вижте заявките за доставка за днес

Издаване на фактури, TTN

Въведете първични документи в

Файл на входящите документи в папка

Вземете отчет от касата

Подгответе и изпратете отчет за продажбите за изминалата седмица

Запознайте се и преговаряйте

с директора на фирма N6

Среща с търговския директор на N7

Водете преговори по време на бизнес обяд с ръководителя на отдел продажби на фирма N8

Изготвя и представя отчет за работа с длъжници

С програмата за автоматизиране на работата на магазина Business.Ru можете лесно да задавате планове за своите подчинени и да проследявате процента на тяхното изпълнение. Системата за мотивация ще стане прозрачна и продавачът ще може сам да разбере колко е спечелил и за какво.

В зависимост от това какво продава вашият магазин, примерът за контролния списък на мениджъра по продажбите може да е различен. Най-малкото задачите ще са различни и задачите за всеки ден, за всяка седмица ще са различни.

Няма нужда да търсите чеклист или готова проба, подходяща специално за вашия магазин, след като изучите горната проба, подгответе чеклист с вашите мениджъри по продажбите, които са подходящи за вас и ще работят за подобряване на ефективността на вашия бизнес; .

Хващали ли сте се някога на мисълта, че това не е първият път, когато повтаряте нещо на служител? Или забелязвате, че когато изпълнявате позната задача, служителите правят същите досадни грешки? Ако да, тогава е време да инструктирате служителите да изготвят контролни списъци.

Контролен списък(Списък за проверка) - списък, съдържащ редица необходими проверки за всяка работа. Маркирайки позиции в списъка, служителят може да разбере за статуса/коректността на тази работа.

Значението на контролните списъци не може да бъде надценено. Без значение колко опитен е един служител, в бързане той лесно може да забрави важна подробност. Да вземем например една често срещана ситуация – подготовка за участие в изложба. Това е много скъпо начинание. Един пропуснат детайл - листовки, които не са отпечатани навреме - може да струва половината от бюджета.

Може да се използват контролни списъци в различни области:Има контролни списъци за сервитьори, за пилоти, за търговци, за уеб дизайнери.

По-долу са правилата за създаване на контролни списъци, които ще помогнат на вашите служители да създадат полезен и висококачествен инструмент.

Правила за изготвяне на контролни списъци


1. Една точка - една операция

Елементите от контролния списък са минималните завършени операции. Какво означава?

Поръчката за изработка на визитки и доставката на визитки до офис са 2 различни операции.

Следователно те се показват като отделни елементи в контролния списък.

*поръчани са визитки
* визитки с доставка до офис

2. Точките се записват в утвърдителна форма

Целта на контролния списък е да провери готовността, така че е по-добре да съставите артикулите в утвърдителна форма - „поръчано, доставено“. Сравнете формулировката „поръчайте визитки“ и „поръчайте визитки“. Вторият вариант изисква повече отговорност.

3. Оптималният брой точки е до 20

Контролните списъци не трябва да са дълги. Оптималният брой точки е до 20. Ако е необходимо, е по-добре да разделите задачата на няколко етапа и да създадете отделен контролен списък за всеки етап.

Пример за контролен списък:


Ефективно прилагане на контролни списъци


1. Тестване

След като съставите контролния списък, психически преминете през всички точки заедно със служителя. Напишете пропуснатото. Подредете точките в в правилния ред. Направете редакции.

2. Дизайн

Контролният списък трябва да изглежда естетически приятен - тогава ще бъде по-приятно да работите с него.

3. Удобен достъп

Организирайте споделен достъп до документи за служителите, така че да могат лесно да бъдат отпечатани в точното време. Отпечатайте получения списък под формата на таблица (ако контролният лист се попълва всеки ден).

Ползи от използването на контролни списъци


* Структуриране на информацията в главата на служителя. Когато записва необходимите действия, служителят ясно разбира необходимата последователностзадачи.
* Увеличаване скоростта на обучение на нови служители. Няма нужда да повтаряте последователността от операции за стотен път. Достатъчно е да направите кратък инструктаж и да дадете контролен лист за самостоятелна работа.
* Високи резултати, намален брой грешки. Както бе споменато в началото на статията, контролните списъци помагат да се избегнат пробиви и небрежни грешки.
* Взаимозаменяемост на служителите.

Примери за полезни контролни списъци за онлайн бизнес

Правя го веднъж на две седмици.

Всичко това са постоянни контролни списъци. Понякога създавам контролен списък за еднократно събитие. Например, ако планирам ваканция.

Как да създадете контролен списък?

  1. Съкратете го. Това не е есе. Това е просто събиране на точки. Яснота на формулировката! Прост речник! Целта е дори с бърз поглед да схванете същността.
  2. Премахнете ненужните елементи. Включете само това, което може да забравите. Например в контролния списък за писане на статии няма елемент „Включване на лаптоп“. Ще направя това без напомняне.
  3. Подчертайте това, което е важно. Capslock или получер. Основното нещо е да не прекалявате. Едно или две изхвърляния на лист са достатъчни.
  4. Редактирайте постоянно. Контролният списък трябва да е актуален. Виждали ли сте редакциите ми с молив? тук Когато има много редакции, отпечатвам контролния списък отново.

Къде да съхраняваме?

На хартия, на смартфон, в Evernote... Където ви е удобно.

Можете дори да приложите контролния списък директно към елемента. Например използвах стикери на моя лаптоп. Но не залепна))

Общо

Контролните списъци са прости и удобни. Това ще ви спести много време. И нерви.

Защо не се говори за това в училище? Вместо глупави морализаторства от рода на: „Главата ли си забрави?“

Обхватът на нуждите от контрол зависи от структурата и вида дейност на конкретна организация. За да се провери правилно работата на компанията, е необходимо да се извършват редовни проверки. Тази процедура е просто невъзможна без правилно съставен контролен списък.

Концепцията за контролен лист за вътрешен одит

Контролен списък за одит може да се изисква за преглед на цялата дейност на организация или конкретна индустрия, процес или подразделение. Този документ е попълнен преди това във формуляра хартиен носител, по-късно започва да се появява електронни версиив Word и Excel. Вече има специализирани приложения за, но предишните методи са все още актуални.

Стандартният контролен списък за одит съдържа 6 колони:

  1. Числова линия.
  2. Проверяемо ISO изискване.
  3. Подробни въпроси.
  4. Метод за оценка на проверяваното изискване.
  5. Бележка за резултата от проверката.
  6. Коментари от одитор или комисия.

Самата концепция за контролен лист буквално се превежда като „контролен списък“ и дори може да се използва за одит на дейността на 1 служител на компанията.

Нормативна рамка

Съгласно Федералния закон от 30 декември 2008 г. № 307 „За одит» регламентирано е изготвянето на контролни листове различни видове, но това се отнася за външния одит. Законово е разрешено извършването на вътрешни одити от компании с договор.Ръководството може да покани служител да извърши проверка, вместо да създаде комисия от свои служители.

Чл.19 Федерален закон„За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. задължава извършването на вътрешен одит. Това касае одита на счетоводния сектор, останалите области на дейност се контролират според личните предпочитания на организацията.

Функции на документа

Основните цели на контролния лист са да контролира и структурира информация за текущите процеси на всеки вид дейност.

Това е един вид контролен списък с въпроси, който ви позволява да провеждате систематичен анализ и да идентифицирате недостатъци в работата на определена част от организацията. В допълнение към контролната функция, въз основа на данните от контролния списък, е възможно да се състави по-нататъшен план за развитие или да се промени структурата на компанията. Също така според резултатитевътрешен одит

По-долу са описани етапите на попълване на контролния лист за вътрешен одит на СУК с примери.

Стъпки за пълнене

По време на контролния процес структурата на контролния лист има важно. При разработването му е необходимо да се вземе предвид логична последователна процедура, която изключва постоянно връщане към вече разгледани аспекти. Това ще ви позволи да изградите правилната структура не само на самия контролен списък, но и ще ви помогне да го попълните правилно.

Всъщност попълването на добре написан контролен списък е много лесно.

  • На първия етап трябва да се задълбочите в съдържанието на елемента за проверка, да прочетете въпроса или да се запознаете с контролирания критерий.
  • След това трябва да изясните метода за оценка и да го извършите в съответствие с този параграф. Това може да бъде изпит, интервю, анкета, преглед на документацията или друг метод на оценка.
  • На третия етап е необходимо да въведете или въведете резултатите от контрола в съответната колона на контролния списък.
  • Също така в редица документи има параграф с коментарите на одитора. Ако е в контролния списък, трябва да бъде попълнен, преди да преминете към следващия въпрос.

Можете да изтеглите примерен контролен списък за вътрешен одит.

Примерен контролен лист за вътрешен одит

Примерен контролен лист за вътрешен одит – 1

Примерен контролен лист за вътрешен одит - 2

Примерен контролен лист за вътрешен одит – 3

Примерен контролен лист за вътрешен одит – 4

Примерен контролен лист за вътрешен одит – 5

Освен ако не сте един от малкия процент гении с феноменална памет, има голям риск да забравите да правите важни неща. Всъщност не можете да разчитате на паметта си. В самото важен моментВнезапно откривате, че сте забравили да изпълните спешна задача. Но ако организирате и систематизирате някои неща в живота си, ще откриете, че свършите повече и правите наистина важните неща.

Контролен списък за всички случаи

Не напразно казват, че всичко гениално е просто. Така е: понякога, за да си помогнете да свършите малко работа, е достатъчно да направите измамник и да го преглеждате от време на време, за да сте сигурни, че всичко върви по план. Много удобен начин за използване на контролен списък е контролен списък, който съдържа редица елементи за конкретна работа. Преминавайки през тях, трябва да отбележите какво вече е направено и да разберете дали работата се извършва правилно / правилно. Такива списъци могат да се използват във всяка област на живота. Тяхното значение е трудно да се надценява, тъй като производителността на използването им се увеличава няколко пъти.

Дори неща, които е невъзможно да се забравят, се забравят. Но при бързане всичко може да се случи! Особено неприятно е, когато трябва да се върнете назад, да повторите нещо или да се извините за такива неприятни моменти. За щастие тази негативност може да бъде сведена до минимум чрез създаване на контролен списък предния ден. Това ще ви помогне да защитите нервна системаот ненужен стрес.

Какъв е смисълът от такива публикации?

Има много хора, които не използват никакви списъци. Вярват, че най-важното никога не се забравя. Те просто не искат да губят време в работа с предварителни записи. Всъщност създаването на контролен списък отнема само 15 минути.

Смисълът на писането на съвет е да предотвратите грешки в работата си. Списъкът може да включва списък с дейности, които трябва да завършите, или елементи, които да вземете със себе си. Те могат да съдържат съвети, бележки за вас или диаграми. Не винаги си струва да държите рутинните неща в главата си, ако можете да ги поставите на хартия.

Области на използване

Никаква идея не възниква изневиделица. Така че защо имате нужда от контролен списък? Кой пръв дойде с идеята да го използва и за какво? Първоначално контролните списъци се използват в авиацията - там грешките са недопустими, те могат да струват стотици животи. Човешкият фактор не е отменен и хората са склонни да правят грешки, така че пилотите започнаха да използват професионални списъци за проверка. Въпреки че пилотът знае добре какво трябва да се направи преди излитане, той все пак проверява. А вторият пилот се уверява, че проверява контролния списък.

Списъци, инструкции, контролни списъци - всичко това са синоними. Списъците се използват широко в медицината (особено преди операция), строителството и други области.

Използване на контролни списъци в ежедневието

Всеки, който е открил способността да записва всичко на хартия, се чуди как е могъл да се справи без нея преди. В коя област може да бъде полезно създаването на контролни списъци? Да, по всякакъв начин. В края на краищата те могат да се използват за записване на неща, които трябва да се вземат, например на обучение. Можете да създадете контролен списък в случай на командировка, да посочите как да форматирате документите, как да почиствате компютъра си и т.н. Тези действия могат да се повтарят периодично и за тях да се използват едни и същи алгоритми. Но можете също така да правите еднократни списъци, ако събитието е едно събитие, например ваканционно пътуване.

Правила за компилация

Ако мислите как да създадете контролен списък за себе си, тогава това са няколко полезни съветище ви трябва:

. Лаконичността е важна.Трябва да запомните, че това не е есе, така че поддържайте текста възможно най-кратък. Използвайте ясен език и прости думи, за да очертаете основните си точки. Те трябва да бъдат съставени така, че с един бърз поглед същността да може да се схване веднага.

. Подчертайте важни точки.За един лист са достатъчни две селекции.

. Премахнете всичко, от което не се нуждаете.Включете само необходимото в списъка. Не трябва да включвате елемента „включване на компютъра“ в контролния списък за писане на статии, това вече е ясно.

.Редактирайте списъка.Трябва да е актуален. Можете да правите бележки с молив точно до елементите; когато има много бележки, можете да отпечатате нов контролен списък.

Между другото, струва си да се каже, че това изобщо не е старомоден начин; контролният списък не е просто списък на хартия. Такива записи могат да се съхраняват на компютър, смартфон или таблет, така че да са винаги под ръка.

Как изглежда контролният списък: проби

Контролният списък често е таблица, в която се въвеждат всички съответни данни. Може да изглежда съвсем различно, но същността е същата - не пропускайте нищо.

По-долу е дадена опция, която можете да използвате на работа, за да не забравите нищо.

Среща за планиране (одобрение на плана за деня)

Изготвен е списък с повиквания

Обаждане на потенциални клиенти

Обаждане на заинтересовани клиенти

Дневник на обажданията

Отчет за плащане

Обаждане на фактурирани клиенти

Планирайте за следващия ден

Можете да подредите контролния списък под формата на обикновен списък. Преглеждайки елементите по време на работа, е много по-лесно да вземете предвид всички нюанси.

Можете ли да определите къде се намирате в сайта?

Всички страници ли ви уведомяват на кой сайт се намирате?

Има ли уводен текст на страниците?

Текстът организиран ли е в малки блокове?

Моделът на оформлението повтаря ли се на всички страници?

Диалозите следват ли логическа последователност от стъпки?

Графичните елементи съдържат ли текст?

Реагират ли графичните елементи на движение на мишката? Това полезна функция ли е?

Когато се движи между страници, трябва ли потребителят да запомни нещо?

Възможно ли е да се мине без рискови и скъпи действия?

Страниците с грешки съдържат ли полезна информация?

Има ли помощ (система за помощ)?

Можете да създадете друг контролен списък. Примерът по-долу е подходящ за ежедневни въпроси, като например облекло. До всеки артикул трябва да поставите съответната буква: P - ремонт, K - купуване, N - не е полезно. След като работата приключи, можете да изпразните гардероба от ненужни неща и да почистите рафтовете.

Велурено или кожено яке

Рокля-калъф

Панталон от туид или вълна

Костюм от туид или вълна

Пола от топла материя

Копринена блуза

Кашмирена водолазка

Жилетка

Чанта в неутрален цвят

Среден и тънък колан

Плътен чорапогащник

Сребърни или златни бижута

Попълването на контролен списък е забавен процес. В навечерието на есента можете да напишете за себе си списък на това, което абсолютно трябва да направите за пълно щастие.

Ползи от използването на контролни списъци

Информационната ера позволява на всеки от нас да бъде по-практичен и по-мъдър в много аспекти. Но голямото количество знания често води до бърза загуба на концентрация. Основното нещо изчезва от погледа, вниманието е разпръснато. Необходимата основна информация се пренебрегва и се появяват грешки в работата. Използвайки редовни контролни списъци, можете да демонстрирате своята компетентност и да почувствате собствените си умения. С тяхна помощ можете да структурирате мислите си и да рационализирате действията си, за да не правите ненужни движения и да губите време.

Дори доста концентрираните хора не трябва да пренебрегват контролния списък. Позволява ви да се дисциплинирате и да следвате планирания път, като избягвате грешки. Ще се погрижиш да не забравиш важна информация. Освободете ума си от малки моменти, за да работите върху сериозни неща. Използването на бележки ще ви помогне да спестите време, защото не е нужно да мислите какво да правите, вече имате всичко написано на хартия.