Geschäftsbriefe gehören zur Gruppe der Informations- und Referenzdokumente und machen den Großteil der offiziellen Dokumente aus, die zur Dokumentation der Aktivitäten der Organisation verwendet werden.

Geschäftsbrief- dies ist eine verallgemeinernde Bezeichnung für Dokumente unterschiedlichen Inhalts, die der Kommunikation und Übermittlung von Informationen zwischen Adressaten in der Geschäftspraxis von Organisationen dienen.

"BRIEF" als Dokumententyp wird nicht unterschieden und daher nicht in der Kopfzeile des Dokuments angegeben. Buchstaben erfüllen die folgenden Funktionen:

  • - ein Kommunikationsmittel sind;
  • - ein Mittel zur Weitergabe von Informationen sind;
  • - sind eine Mitteilung über eine Tatsache.

Historischer Exkurs

Die ersten Buchstaben in Russland - Birkenrindenbuchstaben waren in der Regel sehr kurz. Die längsten Buchstaben haben 166 und 176 Wörter. Aber meistens sind die Buchstaben viel kürzer: Die meisten der vollständig erhaltenen Buchstaben sind nicht länger als 20 Wörter, nur wenige von ihnen sind länger als 50 Wörter.

Die meisten Birkenrindenbriefe sind Privatbriefe. Sie widmen sich den unterschiedlichsten Angelegenheiten des aktuellen Lebens - Wirtschaft, Familie, Geld, Handel usw. Petitionen (XIV-XV Jahrhunderte) an den Feudalherrn von den Bauern grenzen eng an die Kategorie der Privatbriefe an.

Ein Geschäftsbrief ist eine Art Visitenkarte einer Organisation. Sie urteilen danach, wie korrekt und ästhetisch es aufgesetzt und gerahmt ist professionelle Qualitäten Mitarbeiter, die darin arbeiten, und über die Organisation als Ganzes.

Geschäftsbriefe lassen sich nach folgenden Kriterien klassifizieren:

nach Art: Garantie-, Belehrungs-, Begleit-, Glückwunsch-, Dankesbriefe usw. Die Einteilung von Geschäftsbriefen nach Art ist der Schlüssel zu ihrer Klassifizierung;

  • - nach Typisierung: Standard, Bildschirm, individuell;
  • – nach Anwendungsbereich: Handel, Verwaltung, Justiz usw.;
  • - nach Struktur: Geschäftsbriefe können einfach und komplex aufgebaut sein;
  • - nach Ort im Arbeitsablauf: Briefe in Bezug auf die Organisation gehen ein oder aus;
  • - am Ort des Korrespondenzprozesses: Initiative, Antwort;
  • - gegebenenfalls zur Fortsetzung der Korrespondenz: Geschäftsbriefe können ein Antwortschreiben erfordern (Anfrageschreiben, Aufforderungsschreiben) und kein Antwortschreiben (Anweisungsschreiben);
  • - je nach Rechtsstatus der Adressaten: Geschäftsbriefe können von staatlichen Stellen, Organisationen, Bürgern usw. stammen;
  • - in Richtung der Organisation; Briefe können Produktion, Finanzen, Beratung, Projektaktivitäten usw. umfassen;
  • - je nach Versandart: Briefe können per Post, elektronisch (elektronische Nachricht), telegrafisch (Telegramm), per Fax (Faxnachricht), per Telefon (Telefonnachricht), fernschriftlich (Telex) übermittelt werden. Unabhängig von der Versandart werden Geschäftsbriefe auf speziellen Formularen für Briefe erstellt. Die erste Seite des Textes wird auf dem Formular erstellt, die restlichen Seiten befinden sich auf gewöhnlichem Papier.

Das Hauptpapierformat für Briefbögen ist A4. Formulare werden typografisch, mit Hilfe des Betriebsdrucks oder mit Hilfe der Computertechnologie direkt bei der Erstellung des Dokuments erstellt. Die Methode zur Herstellung von Formularen hängt von den Präferenzen der Organisation ab, wobei die Anforderungen für die Herstellung von Formularen unter Verwendung des Wappens der Russischen Föderation oder der Wappen der Subjekte der Russischen Föderation berücksichtigt werden.

Bei der Vorbereitung und Ausführung eines Schreibens werden die folgenden Angaben verwendet:

  • - Das Staatswappen der Russischen Föderation;
  • - Wappen des Subjekts der Russischen Föderation;
  • - das Emblem der Organisation oder Marke (Dienstleistungsmarke);
  • – Organisationscode;
  • – Staatliche Hauptregistrierungsnummer (OGRN) juristische Person;
  • – TIN/KPP;
  • – Formularcode des Dokuments;
  • - Name der Firma;
  • - Referenzdaten über die Organisation;
  • – Name des Dokumententyps;
  • - das Datum des Dokuments;
  • – Registrierungsnummer des Dokuments;
  • – Verweis auf die Registrierungsnummer und das Datum des Dokuments;
  • - Adressat;
  • - Überschrift zum Text;
  • - der Text des Dokuments;
  • - eine Markierung auf dem Vorhandensein des Antrags;
  • - Unterschrift;
  • - Impressum drucken;
  • - eine Notiz über den Darsteller.

Die Struktur des Textes des Schreibens umfasst:

  • - appellieren;
  • - Informationsteil;
  • - die letzte Etikette-Formel der Höflichkeit.

Geschäftsbriefe sollten mit einer persönlichen Ansprache des Briefempfängers beginnen. Die Aufgabe des Appells besteht darin, mit dem Adressaten Kontakt aufzunehmen, Respekt auszudrücken, ihn auf das Schreiben aufmerksam zu machen. Am offiziellsten ist die Formel für die Ansprache nach Position, sie wird verwendet, wenn Führungskräfte in einer hohen offiziellen Position (Präsident, Vorsitzender usw.) angesprochen werden:

"Sehr geehrter Herr Präsident!";

"Sehr geehrter Herr Vorsitzender!"

Auch die Anrede mit Nachnamen ist offiziell. Die Adressierung nach Nachnamen (ohne Vornamen, Vatersnamen oder Initialen) ist in der offiziellen Korrespondenz weit verbreitet, sie ist streng offiziell und weist auf das Vorhandensein einer gewissen Distanz zwischen dem Adressaten und dem Adressaten des Briefes hin:

"Sehr geehrter Herr Antonov!";

"Sehr geehrte Frau Belova!"

Die gebräuchlichste Option zur Angabe von Geschäftskontakten ist die Ansprache mit Namen und Patronym:

"Lieber Sergej Iwanowitsch!";

"Liebe Irina Nikolajewna!"

Wenn Sie sich an eine Gruppe von Mitarbeitern wenden oder wenn es schwierig ist, Informationen über das Management der Organisation zu erhalten, wird der Aufruf verwendet:

"Sehr geehrte Herren!"

Bei der Ansprache von Personen des gleichen Berufskreises wird der Appell verwendet:

„Liebe Äste!“;

"Liebe Kolleginnen und Kollegen!"

Der Informationsteil des Briefes verwendet formeller Geschäftsstil- eine besondere Art von Russisch literarische Sprache konzipiert für die Kommunikation im Bereich Verwaltungsmanagement.

BEI Allgemeiner Fall Der Text des Schreibens besteht aus Sätzen, die in Absätzen gruppiert sind. Zwischen den Absätzen sollte ein klarer semantischer und stilistischer Zusammenhang bestehen.

Für die beste Wahrnehmung des Briefes sind sie hauptsächlich einem Thema gewidmet. Um die verschiedenen Aspekte abzudecken, bedarf es jedoch in der Regel einer zusätzlichen Strukturierung des Textes. Eine solche Strukturierung beinhaltet oft die Unterteilung des Textes in drei Teile: Einleitung, Hauptteil und Schluss.

Der einleitende Teil des Textes soll den Kern des Problems spezifizieren, das als Anlass für das Schreiben diente. Es kann ein Absatz sein.

Der Textkörper dient dazu, die verschiedenen Aspekte des Themas einheitlich und detailliert zu beschreiben. Je nach Komplexität und Neuartigkeit kann der Hauptteil einen bis drei oder mehr Absätze umfassen.

Der letzte Teil des Textes besteht normalerweise aus einem Absatz mit Schlussfolgerungen sowie einer Bitte (Forderung, Hinweis) an den Adressaten und der Art der Erwartungen des Autors.

Beim Schreiben von Briefen sehr wichtig hat die Wahl zwischen bestimmten Sprachwerkzeuge. Die gebräuchlichste Form der schriftlichen Darstellung ist die Verwendung der 1. Person Plural- in Verben, die die Schlüsselaktion des Textes bezeichnen: "Wir garantieren die Zahlung", "Wir teilen mit, dass ...", "Wir bitten Sie, ... zu senden", "Wir schlagen vor, ... in Betracht zu ziehen", "Wir senden nach Abschluss ...", "wir erinnern, was ..." usw. Beim Schreiben eines Briefes auf offiziellem Briefkopf wird die Form der Darstellung des Brieftextes aus der 1. Person Singular "bitte beachten Sie ...", "Ich halte es für notwendig ..." usw. verwendet.

In der Praxis staatlicher Stellen beginnen Buchstaben mit dem Namen der Organisation "Landwirtschaftsministerium Russische Föderation schlägt vor...", "Das Kulturministerium der Russischen Föderation fragt...".

Die abschließenden Benimmformeln sind sprachlich stabile Phrasen, die Hoffnung auf weitere Zusammenarbeit, Bedauern über die begrenzten Fähigkeiten des Adressaten usw. ausdrücken:

"Es tut uns leid, dass wir Ihr Angebot nicht nutzen können";

"Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit."

Die letzte Höflichkeitsformel kann in formellen Briefen fehlen, fasst aber fast immer Briefe zusammen, die etwas persönlicher Natur sind (z. B. Dankesbriefe). Die Verwendung einer abschließenden Höflichkeitsformel dämpft den offiziellen Ton am Ende der Nachricht etwas.

Die abschließende Höflichkeitsformel steht vor der Unterschrift und steht unterhalb der letzten Zeile des Brieftextes.

Beginnt ein Dienstbrief mit dem Appell „Sehr geehrte…!“, sollte er mit der abschließenden Benennungsformel „Respektvoll“ enden, die 2-3 Intervalle unter dem Text abgedruckt ist, aus dem Absatz:

Der Appell und die abschließenden Höflichkeitsformeln bilden den sogenannten Etikette-Rahmen. Steht im Schreiben kein Einspruch, dann entfällt auch die Schlussformel „Mit Respekt“.

Die folgenden Standardformulierungen können auch als endgültige Höflichkeitsformel verwendet werden:

"Mit dem gleichen Respekt...";

"Mit tiefem Respekt...";

"Mit tiefem Respekt...";

"Mit Dankbarkeit und Respekt...";

"Mit Dankbarkeit und Respekt...";

"Mit freundlichen Grüßen und den besten Wünschen..."

Betrachten Sie die wichtigsten Arten von Briefen, die in der Geschäftspraxis am häufigsten vorkommen.

Brief-Nachricht – ein Geschäftsbrief, der über Ereignisse und Tatsachen von beiderseitigem Interesse informiert, benachrichtigt. Ein Nachrichtenschreiben kann eine Initiative sein oder eine Antwort auf ein Anfrageschreiben sein. Basierend auf den Besonderheiten sind Nachrichtenbriefe normalerweise klein und bestehen aus einem oder zwei Sätzen. Ein Mitteilungsschreiben kann mit einer Begründung oder direkt mit einer Angabe der gemeldeten Informationen beginnen. Es ist zulässig, eine Briefnachricht direkt mit dem Wort "Ich informiere" oder einem seiner Synonyme ("Ich sende", "Ich sende", "Ich vertrete") zu beginnen, sowie:

"Wir informieren Sie darüber, dass...";

"Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass ...";

"Wir halten es für erforderlich, Sie über ... zu informieren";

"Wir informieren Sie darüber, dass...";

"Benachrichtigen, dass...";

"Wir informieren Sie darüber, dass...";

"Wir informieren Sie darüber, dass...";

"Wir halten es für notwendig, Sie darüber zu informieren, dass ...";

"Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass..."

"Wir möchten Sie darüber informieren, dass...";

"Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass...";

"In Fortsetzung unserer ... berichten wir über unsere ...";

"Für Berufung ... informieren ...";

"Ich betrachte es als meine Pflicht, Ihnen mitzuteilen, dass ...";

"Ich bin berechtigt, Ihnen mitzuteilen, dass ...";

"Benachrichtigen...";

"Basierend auf dem Vorstehenden halten wir es für notwendig...";

„Es steht fest, dass im Zeitraum von … bis …“;

"Wir teilen Ihnen mit, dass ab..." usw.

Ein Beispiel für eine Briefnachricht ist in Anhang 12 dargestellt.

Motivationsschreiben - ein Geschäftsbrief, der den Adressaten über die Richtung der dem Brief beigefügten Dokumente (Verträge, Kataloge, Register usw.) oder Sachwerte informiert. Das Versenden eines Anschreibens ist eine bewährte Praxis in der Geschäftspraxis von Organisationen und trägt zur Rechnungslegung und weiteren effektiven Informations- und Nachschlagearbeit mit den übermittelten Dokumenten bei.

Das Anschreiben beginnt mit den Standardsätzen:

"Wir führen Regie ...";

"Wir präsentieren Ihnen...";

"Wir kehren zu Ihnen zurück ...";

"Wir schicken Ihnen ...".

Diesen Sätzen können einleitende Informationen vorangestellt werden, die diese Führungssituation begleiten:

"In Übereinstimmung mit der Vereinbarung senden wir Ihnen ...";

"Gemäß Zeitplan präsentieren wir ...";

"Zur Bestätigung unserer Vereinbarung senden wir ..." usw.

Eine Besonderheit des Anschreibens ist die Kennzeichnung des Vorhandenseins der Bewerbung unter dem Text.

Ein Musteranschreiben finden Sie in Anlage 13.

Instruktives (Anweisungs-, Zirkular-) Schreiben – ein Geschäftsbrief, der eine Anweisung (Klarstellung) an untergeordnete Organisationen zu Abrechnungen, Berichterstattung usw. enthält. Diese Art von Brief wird von staatlichen, kommunalen Stellen sowie Organisationen mit untergeordneten Organisationen gesendet.

In der Praxis enthalten die Leiter von Organisationen in Dokumenten dieser Art freizügige Anweisungen zu bestimmten Angelegenheiten der Organisation. Alle Mitarbeiter der Organisation, deren Aktivitäten sich auf dieses Thema beziehen, müssen mit Anweisungsschreiben vertraut gemacht werden. Alle im Weisungsschreiben festgehaltenen Weisungen sind zur Ausführung durch Untergebene verbindlich.

Die Anweisungsschreiben werden vom Leiter der staatlichen (kommunalen) Körperschaft oder Organisation unterzeichnet.

Anweisungsschreiben können mit einer Begründung des Zwecks des Schreibens oder einem Verweis auf ein Regulierungsdokument beginnen - "Um ...", "In Übereinstimmung mit dem Beschluss ... Nr. ... vom ..." , und enden mit dem Satz - "Über die Ausführung dieses Rundschreibens Bericht ... ns später ... ".

Ein Musterbelehrungsschreiben ist in Anlage 14 dargestellt.

Forderungsbrief – ein Geschäftsbrief, dessen Zweck es ist, offizielle Informationen, Informationen, Dokumente zu erhalten oder bestimmte Maßnahmen einzuleiten, die für die Urheberorganisation erforderlich sind. Große Menge Führungssituationen Anlass zu Aufforderungsschreiben geben.

Das Antragsschreiben enthält die Begründung des Antrags und eine Darlegung des Antrags selbst. Die Begründung kann Verweise auf Rechtsvorschriften und andere enthalten Vorschriften, organisatorische und rechtliche Dokumente. Die Begründung muss der Antragstellung vorangehen. Die Begründung kann in Fällen fehlen, in denen die Anfrage offensichtlich und typisch ist, und auch wenn die Umsetzung der Maßnahmen, aus denen die Anfrage besteht, in der Verantwortung der Organisation, Einheit oder des Beamten liegt. Oft wird eine Bitte mit dem Verb „bitten“ formuliert:

"Bitte informieren...";

"Bitte zahlen Sie...";

"Wir bitten Sie um Angabe von ...";

"Bitte machen Sie Angaben zu...";

"Wir bitten Sie um Bestätigung...";

"Wir bitten Sie zu akzeptieren...";

"Zum zweiten Mal bitten wir Sie um unverzügliche Rückzahlung...";

"Ich bitte Sie, an meine Adresse zu senden..."

"Ich bitte Sie...";

"Zahlen Sie bitte...";

"Ich bitte Sie, Anweisungen zu geben...";

"Wir bitten Sie zu berücksichtigen ...";

"Ich informiere Sie und frage...";

"Lass es mich wissen, bitte...";

"Nach dem Vorvertrag bitte ich Sie ...";

"Wir bitten um Unterstützung bei ...";

"Ich lenke Ihre Aufmerksamkeit und frage ...";

"Bitte handeln Sie am...";

"Zusätzlich zu... bitte beachten Sie...";

"In Anbetracht dessen, dass ...; wir bitten ...";

"Wir bitten Sie, eine Gelegenheit zu finden...";

"Wir bitten Sie, die Frage nach ... zu prüfen";

"Wir bitten Sie um Bestätigung...";

"In Übereinstimmung mit unserer Vereinbarung bitten wir ..." usw.

Die Bitte kann auch ohne das Verb „bitten“ formuliert werden, zum Beispiel: „Wir hoffen auf eine positive Lösung des Problems …“;

"Wir werden Ihnen sehr dankbar sein; wenn Sie senden...";

"Wir werden Ihnen dankbar sein; wenn Sie...";

"Bitte informieren...";

"Es wäre wünschenswert...";

"Wir möchten...";

"Wir würden gerne...";

"Wir hoffen, dass Sie es für möglich halten, unseren Einspruch zu prüfen"; "Wir wenden uns mit einer Bitte an Sie ...";

"Ich möchte mich mit einer Bitte an Sie wenden ...";

"Hiermit informieren wir Sie und bitten um unverzügliche Bereitstellung..."; "Wir werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie...";

"Wir werden dankbar sein...";

"Wir werden dankbar sein für...";

"Wir werden sehr...";

"Wir hoffen, dass Sie es für möglich halten...";

"Wir werden uns freuen; wenn Sie...";

"Wir wenden uns an Sie mit der Bitte um ...";

"Es wäre wünschenswert, sich mit ... vertraut zu machen";

"Wir möchten..." usw.

Ein Brief kann mehrere Anfragen enthalten. In diesem Fall werden die folgenden Sprachausdrücke verwendet:

"Wir bitten Sie auch, zu überlegen (bereitstellen, durchführen ...)"; "Gleichzeitig bitten wir Sie ...".

Ersuchen werden vom Leiter der Organisation oder einem behördlich bevollmächtigten Beamten unterzeichnet. Ein Anfrageschreiben erfordert ein Antwortschreiben.

Zu beachten ist, dass die Aufforderung auch in anderen Schreiben enthalten sein kann, beispielsweise in Motivationsschreiben, Garantie usw.

Ein Musteranfrageschreiben ist in Anlage 15 enthalten. Antwortschreiben- ein Geschäftsbrief, der als Antwort auf ein Anfrageschreiben verfasst wurde. Die Antwort kann positiv oder negativ sein (Ablehnungsschreiben).

Bei der Erstellung von Antwortschreiben ist das Prinzip der sprachlichen Parallelität zu beachten: Im Text des Antwortschreibens sollten die gleichen sprachlichen Ausdrücke und Vokabeln verwendet werden, die der Autor im Initiativschreiben verwendet hat.

Wichtig zu merken!

Einen Link auf das eingegangene Schreiben sollten Sie im Text des Antwortschreibens („Auf Ihr Schreiben von … Nr. …“) nicht einfügen. Um auf das erhaltene Schreiben zu verlinken, enthalten die Formulardetails das Attribut „Link zu Datum und Nummer des erhaltenen Dokuments“, in das Informationen zum Initiativschreiben eingetragen werden. Ein Antwortschreiben kann mit den Worten beginnen: "Auf Ihr Schreiben hin informieren wir ...", "Auf Ihr Schreiben hin informieren wir ...".

In Antwortschreiben verwendete Standardphrasen:

"Wir informieren Sie...";

"Wir informieren dich...";

"Auf Ihre Anfrage teilen wir ..." mit;

"Leider können wir nicht...";

"Zu unserem großen Bedauern...";

"Zu unserer beiderseitigen Zufriedenheit...";

"Auf Wunsch versenden wir ...".

Der Standardtext eines positiven Antwortschreibens könnte so aussehen:

Eine ablehnende Antwort muss begründet werden, ein Antrag sollte nicht ohne Begründung abgelehnt werden. Wenn die Organisation - der Verfasser des Schreibens - Informationen darüber hat, wer unter welchen Bedingungen wann diese Anfrage positiv beantworten kann, wird empfohlen, den Adressaten über diese Informationen zu informieren.

Standardsätze in Ablehnungsschreiben:

"Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Ihrer Anfrage aus folgenden Gründen nicht nachkommen können...";

"Aufgrund von ... kann unsere Organisation nicht ...".

Ein Musterantwortschreiben ist in Anlage 16 enthalten.

Beachten Sie!

Die Geschäftskommunikation erlaubt keine Unhöflichkeit und Taktlosigkeit und geht von einem neutralen Kommunikationston zwischen den Partnern aus. In diesem Zusammenhang wird empfohlen, direkte Ablehnungen in Geschäftsbriefen zu vermeiden.

Erinnerungsschreiben- ein Schreiben, in dem eine Tatsache erneut gemeldet wird, sowie in Fällen, in denen die Organisation der Gegenpartei keine Maßnahmen ergreift, die sich aus ihren funktionalen Pflichten oder akzeptierten Vereinbarungen ergeben.

Der Text eines Mahnschreibens besteht in der Regel aus zwei Teilen: einem Verweis auf ein Dokument, das die Verpflichtungen der Parteien oder die Umstände festlegt, in deren Zusammenhang die Organisation verpflichtet ist, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen, und Aufforderungen zur Durchführung von TC oder andere Aktionen.

Der Schlüsselsatz des Mahnschreibens ist das Verb „ich erinnere (erinnere)“.

Grundmodelle und Gestaltungen eines Mahnschreibens:

"In einem Brief von ... haben wir Ihnen mitgeteilt, dass ...";

„Allerdings haben wir bisher keine Antwort von Ihnen erhalten“;

"In Erinnerung daran bitten wir...";

"Bei Nichterhalt einer Antwort innerhalb von ... Frist ...";

"Wir erinnern Sie daran, dass gemäß dem Plan der gemeinsamen Arbeit ...";

"Wir bieten Ihnen vertragsgemäß an...";

"Gemäß Vertrags-Nr. ... erinnern wir Sie an die Verpflichtungen ...";

"Trotz wiederholter Mahnung...";

"Teilen Sie uns dringend den Stand der Dinge mit";

"Zum zweiten Mal schicken wir Ihnen ...";

"Zum zweiten Mal informieren wir Sie...";

"Zum zweiten Mal erinnern wir Sie...";

"Wir bitten Sie...";

"Noch einmal ... wir erinnern Sie daran ...";

"Sonst werden wir gezwungen...";

"Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass ...";

"Wir möchten Sie darüber informieren, dass ..."

Das Mahnschreiben kann einen weiteren zusätzlichen Teil enthalten, in dem die Sanktionen erwähnt werden, die verhängt werden, wenn die erforderlichen Maßnahmen nicht ergriffen werden:

"Wenn Sie Ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, werden Sie mit Strafen belegt" usw.

Ein Muster-Mahnschreiben ist in Anlage 17 enthalten.

Dankesschreiben (Dankesschreiben) - ein Geschäftsbrief, in dem der Dank für die ergriffenen Maßnahmen zum Ausdruck gebracht wird (für den erhaltenen Brief, für die Bereitstellung von Informationen, für die Einladung). Dankesbriefe sind weniger formalisiert als andere Arten von Briefen und werden in einer freieren Form geschrieben.

Die Schlüsselsätze des Briefes können die folgenden Ausdrücke sein: "Danke für ...";

"Wir danken Ihnen für...";

"Wir sind Ihnen dankbar, dass...";

"Wir sind dankbar für...";

"Wir bedanken uns für Ihren Brief und teilen Ihnen mit, dass ...";

"Wir haben eine Einladung erhalten, wofür wir sehr dankbar sind"; "Vielen Dank im Voraus für...";

"Wir erkennen dankbar an ...";

"Wir danken Ihnen für...";

"Lass mich dir danken für...";

"Lassen Sie mich Ihnen meinen aufrichtigen Dank aussprechen...";

"Vielen Dank für Ihre Hilfe bei...";

"Wir sind Ihnen dankbar für...";

"Wir haben Ihre Einladung erhalten... wofür wir Ihnen dankbar sind..."; "Zu Ihrem Brief, vielen Dank für die Bereitstellung...", "Wir drücken Ihnen unsere tiefe Dankbarkeit aus für...";

"In diesem Zusammenhang möchte ich Ihnen danken...";

"Von ganzem Herzen danke ich Ihnen...";

„Wir danken Ihnen für … und teilen Ihnen mit, dass …“;

"Unser aufrichtiger Dank für...";

"Mit einem Gefühl tiefer Dankbarkeit..." usw.

Ein Muster-Dankesschreiben befindet sich in Anlage 18.

Bestätigungsbrief - ein Geschäftsbrief, in dem der Adressat den Erhalt von Informationen, Dokumenten oder anderen Materialien, zuvor getroffenen Vereinbarungen, Absichten usw. bestätigt. Bei der Bestätigung einer Vorvereinbarung sollte der Text des Schreibens kurz das Wesentliche angeben, bei der Bestätigung des Eingangs von Dokumenten müssen diese benannt werden. In einigen Fällen fasst das Bestätigungsschreiben das Wesentliche der erhaltenen Dokumente zusammen.

Die zentrale Sprachformel dieser Art von Briefen ist das Verb „Ich bestätige“.

Grundmuster und Gestaltungen eines Bestätigungsschreibens:

„Wir bestätigen den Eingang der Unterlagen (Vorvertrag, Zustimmung etc.)“;

"Wir bekräftigen die bei den Gesprächen getroffenen Vereinbarungen...";

"Absicht bestätigen...";

„Wir danken für den Erhalt der Materialien …“, usw.

Ein Bestätigungsschreiben kann mit einer Anfrage, einem Wunsch, einem Angebot enden.

Ein Musterbestätigungsschreiben ist in Anlage 19 enthalten.

Benachrichtigungsbrief– ein Geschäftsbrief, der über öffentliche Veranstaltungen (Tagungen, Seminare, Ausstellungen, Konferenzen usw.) informiert.

Benachrichtigungsschreiben werden in der Regel an eine Vielzahl von Organisationen, Institutionen und Unternehmen gesendet, um sie zu gewinnen oder zur Teilnahme an laufenden Veranstaltungen einzuladen. Benachrichtigungsschreiben können sowohl über die Veranstaltung, Zeit und Ort der Veranstaltung informieren als auch gleichzeitig zur Teilnahme auffordern, über die Teilnahmebedingungen an der Veranstaltung informieren und sonstige unterstützende Informationen enthalten. So kann ein Kündigungsschreiben gleichzeitig ein Einladungsschreiben sein oder einem Einladungsschreiben vorangehen.

Das Benachrichtigungsschreiben kann Anhänge enthalten, die das Programm der Veranstaltung, einen Teilnahmeantrag und andere Informationsmaterialien enthalten können. Solche Briefe werden in der Regel an die Liste gesendet, sodass die erforderliche "Adresse" pauschal oder gar nicht erstellt wird.

Anzeigeschreiben werden vom Leiter der Organisation oder dem stellvertretenden Leiter unterzeichnet, der für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung verantwortlich ist, sowie von mehreren Leitern, wenn die Veranstaltung von mehreren Organisationen gemeinsam durchgeführt wird.

Ein Muster eines Benachrichtigungsschreibens ist in Anhang 20 dargestellt.

Einladungsbrief – Geschäftsbrief, der eine Art Benachrichtigungsschreiben ist. Der Unterschied zu einem Anzeigeschreiben besteht darin, dass es nicht auf einem Briefkopf ausgestellt werden darf, sondern ein anderes Format, eine andere Farbe, zusätzliche Gestaltungselemente in Form von Ornamenten, Zeichnungen usw.

Wenn eingeladen eine große Anzahl Personen verwenden Schablonen, vorgefertigte Einladungstexte. Einladungsschreiben sind in der Regel an eine bestimmte Person oder Personen gerichtet, daher verwenden sie die Formeln zur Adressierung des Adressaten "Sehr geehrte ..!", "Sehr geehrte ..!", Zum Beispiel:

"Sehr geehrter Herr Stepanov!";

"Lieber Alexander Nikolaevich!";

"Sehr geehrte Herren!";

"Sehr geehrte Branchenchefs!" usw.

Einladungsschreiben können an gesendet werden Email, aber bei besonders feierlichen Anlässen sollten Einladungen per Post oder Kurier verschickt werden. In Einladungsschreiben werden folgende Ausdrücke verwendet:

"Wir laden Sie ein, an ... teilzunehmen";

"Wir bitten Sie um Ihre Teilnahme an...";

"Wir haben die Ehre, Sie einzuladen...";

"Nehmen Sie unsere Einladung an...";

"Lasst mich einladen (wir laden ein) ...";

"Wir würden uns freuen, Sie auf..." zu sehen;

"Wir werden Ihnen sehr dankbar sein für Ihre Teilnahme an...";

"Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie unsere Einladung zu... annehmen könnten";

"Wir laden Sie ein zu ... was stattfinden wird ..." usw.

Der Standardtext eines Einladungsschreibens sieht folgendermaßen aus:

"23. bis 25. März 2014 statt Wissenschaftliche und praktische Tagung„Bildung – neue Zeit, neue Wege“. Wir bitten Sie, Ihre Teilnahme an der Konferenz zu bestätigen und Abstracts des Vortrags im Umfang von 3-5 Blatt zuzusenden. Weitere Informationen werden Ihnen nach Bestätigung Ihrer Teilnahme zugesandt.

Ein Muster-Einladungsschreiben ist in Anlage 21 enthalten.

Antwort auf Einladungsschreiben – Geschäftsbrief mit positivem oder negativem Feedback. Im Falle einer positiven Entscheidung kann die Organisation sofort einen Antrag auf Teilnahme an der Veranstaltung stellen. Im Falle einer negativen Entscheidung muss der Grund für die Ablehnung angegeben werden, wobei die Antwort auf das Einladungsschreiben mit der Begründung für die Ablehnung zu beginnen ist: "Im Zusammenhang mit ...".

Eine Musterantwort auf ein Einladungsschreiben ist in Anhang 22 dargestellt.

Glückwunschschreiben (Glückwunschschreiben) – ein Geschäftsbrief, der zu feierlichen Anlässen im Zusammenhang mit bedeutenden Ereignissen in der Position eines Beamten oder einer Organisation erstellt wird.

Glückwunschschreiben werden in freier Form verfasst, sie können entweder klein sein und ein oder zwei Sätze umfassen, oder sie können sehr ausführlich sein. Im letzteren Fall werden im Glückwunschschreiben die wichtigsten Lebensabschnitte, Tätigkeiten des Gratulanten, seine wichtigsten Errungenschaften aufgeführt. Wenn das Schreiben an eine Organisation oder ihre strukturelle Untergliederung gerichtet ist, werden darin die wichtigsten und bedeutendsten Errungenschaften der Organisation oder Untergliederung aufgeführt.

In der Unternehmenspraxis lassen sich folgende Gratulationsgründe unterscheiden:

  • - Jubiläen, Geburtstage der Empfängerorganisation und des Leiters der Organisation;
  • - Vergabe, Gewinnen von Wettbewerben, Gewinnen von Ausschreibungen;
  • – Erfolg in der Geschäfts- und Berufstätigkeit (Berufung zum Hohe Position, Verleihung eines Ehren- oder Sondertitels, Eröffnung einer neuen Filiale etc.);
  • - Feiertage (Neujahr, Weihnachten, Tag des Verteidigers des Vaterlandes usw.);
  • – religiöse Feiertage (Weihnachten);
  • - angenehme Ereignisse im Privatleben (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes);
  • – Abschluss von für beide Seiten vorteilhaften Partnerschaftsvereinbarungen;
  • - Jahrestag der Zusammenarbeit (in der Regel das erste oder runde).

Trainieren

Glückwunschschreiben können nicht nur auf dem Briefkopf der Organisation, sondern auch auf speziellem Papier verschiedener Art erstellt werden Farben, verziert mit einem Ornament, mit größere Dichte usw.

Folgende Schlüsselwörter werden in Glückwunschschreiben verwendet:

"Glückwunsch zu Ihrer...";

"Wir gratulieren Ihnen herzlich zu...";

"Bitte akzeptieren Sie unsere aufrichtigen Glückwünsche zu...";

"Wir gratulieren Ihnen herzlich zu...";

"Herzlichen Glückwunsch zu...";

"Bitte akzeptieren Sie unsere aufrichtigen Glückwünsche...";

"Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer neuen Position";

"Herzlichen Glückwunsch zur Eröffnung einer neuen Filiale";

„Wir haben uns sehr gefreut, von Ihrem Erfolg bei den Wahlen zu erfahren. Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Sieg!“ usw.

Der Standardtext eines Glückwunschschreibens könnte so aussehen:

„Bitte nehmen Sie unsere aufrichtigen Glückwünsche zu Ihrer Wahl zum Präsidenten des Verwaltungsrats entgegen. Wir wünschen Ihnen viel Gesundheit und Erfolg bei Ihrer Arbeit. Wir sind zuversichtlich, dass Ihre Erfahrung und hohe Professionalität dazu beitragen werden, das Unternehmen weiterzuentwickeln und seine Position in der zu stärken Bereich der Hochtechnologien."

Ein Muster-Glückwunschschreiben ist in Anlage 23 dargestellt.

Antwort auf ein Glückwunschschreiben – ein Brief, der als Antwort auf Glückwünsche zu feierlichen Anlässen im Zusammenhang mit bedeutenden Ereignissen in der Position eines Beamten oder einer Organisation verfasst wurde.

Der Standardtext der Antwort auf das Glückwunschschreiben:

"Danke für die Aufmerksamkeit, die Sie mir an meinem Geburtstag erwiesen haben. Danke für Ihre freundlichen und aufrichtigen Worte. Ich für meinen Teil wünsche Ihnen viel Glück und Gesundheit, Wohlstand und Wohlstand."

Eine Musterantwort auf ein Glückwunschschreiben ist in Anlage 24 dargestellt.

Garantieschreiben - ein Geschäftsbrief, der die Zahlung für die geleistete Arbeit oder die Bereitstellung von etwas (Dienstleistungen, Produkte, Räumlichkeiten usw.) garantiert.

In einer Garantieerklärung übernimmt die Urheberorganisation bestimmte Verpflichtungen, daher hat eine solche Garantieerklärung eine rechtliche Bedeutung. Der Text des Bürgschaftsschreibens enthält eine Aufforderung zur Erbringung von Werkleistungen, Erbringung von Dienstleistungen etc. und enthält einen rechtserheblichen Satz: „Wir garantieren Zahlung“ etc. Weiter im Text des Schreibens sind die Bankdaten der Organisation - des Autors des Garantieschreibens - angegeben.

Garantieerklärungen werden vom Direktor unterzeichnet und Hauptbuchhalter Organisationen werden Unterschriften durch das Hauptsiegel der Organisation beglaubigt.

Es ist wichtig zu wissen!

Ein charakteristisches Merkmal eines Garantieschreibens ist das Vorhandensein des erforderlichen "Namens des Dokumententyps", der bei anderen Arten von Briefen nicht angebracht ist. Diese Requisite sieht so aus - GARANTIESCHREIBEN.

Grundmodelle und Gestaltungen eines Garantiebriefes:

"Wir garantieren die Rückgabe des Darlehens...";

"Wir garantieren die Rückzahlung des Darlehens in Höhe von ... bis zu ...";

"Wir garantieren die Zahlung. Unser Girokonto...";

"Die Bereitstellung von Wohnraum ist gewährleistet...";

"Das Unternehmen garantiert ...";

"Mit diesem Schreiben garantieren wir...";

"(Name der Organisation) bittet (Sie) um Hilfe ... (Name der Organisation) garantiert ...";

"Wir bitten, um Hilfe zu leisten, ... (Name der Organisation) Garantien zu geben ...";

„Wir garantieren, dass die im Rahmen der vorstehenden Bestellung gelieferten Geräte in allen Punkten der Beschreibung entsprechen, Spezifikationen und in der Bestellung enthaltenen Spezifikationen";

„Sollte sich das Gerät innerhalb ... ab Inbetriebnahme als mangelhaft herausstellen, verpflichten wir uns, den Mangel auf unsere Kosten zu beseitigen“;

"Wenn ... verpflichten wir uns, defekte Geräte kostenlos zu ersetzen";

„Wir verpflichten uns, neue Geräte unverzüglich zu liefern“;

„Wir übernehmen die Kosten für Transport und Versicherung“ usw.

Ein Mustergarantieschreiben ist in Anlage 25 enthalten.

Informationsbrief – Geschäftsbrief, in dem dem Adressaten Informationen amtlicher Art mitgeteilt werden.

Ein Informationsschreiben hat eine ähnliche Bedeutung wie ein Mitteilungsschreiben oder ein Verkaufsschreiben, ist jedoch umfassender und informativer. Dieser Brief ist das Ergebnis logische Entwicklung Korrespondenz. Sie wird dem Adressaten zugesandt, wenn der Kontakt zu ihm zustande gekommen ist und er der weiteren Entwicklung der Geschäftsbeziehung nicht widerspricht. Ein Informationsschreiben soll den Adressaten in etwas größerem Umfang als die Nachricht über den Wunsch des Autors, Geschäftskontakte aufzubauen, und über bestimmte Aspekte ihrer Umsetzung informieren.

Informationsschreiben sind hilfreich, um einen ersten Kontakt mit dem Adressaten herzustellen, der mit einer bestimmten Menge an Informationen ausgestattet ist zusätzliche InformationÜbersichtscharakter. Ein Informationsschreiben kann eine Aufforderung an den Adressaten enthalten, zusätzliche Informationen einzuholen, indem die Formulierung im Schreiben verwendet wird: „Wir werden Ihre Fragen gerne beantworten.“

Ein Muster-Informationsschreiben ist in Anhang 26 dargestellt.

Bewerbungsschreiben - ein Geschäftsbrief, der in Fällen erstellt wird, in denen die Organisation an Veranstaltungen teilnehmen oder Dienstleistungen einer anderen Organisation in Anspruch nehmen möchte. BEI kommerzielle Aktivitäten Im Zusammenhang mit der Erbringung von Waren und Dienstleistungen kann der Antrag als Hauptdokument verwendet werden, auf dessen Grundlage die Bestellung erteilt und der Vertrag erstellt wird. Eine besondere Art von Anträgen sind Unterlagen, die bei den Exekutivbehörden eingereicht werden und staatliche Organisationen um eventuelle Rechte anzumelden, Genehmigungen einzuholen usw.

Der Antrag kann in einheitlicher Form oder unter Berücksichtigung der von der Organisation, die Waren oder Dienstleistungen anbietet, formulierten Anforderungen erstellt werden. Im ersten Fall besteht die Vorbereitung eines solchen Antrags darin, ein von der Verkaufsorganisation vorgeschlagenes Musterformular auszufüllen. Wird der Antrag in freier Form gestellt, enthält er Informationen, die für den Verfasser des Schreibens wesentlich sind.

Da ein Bewerbungsschreiben eigentlich eine Aufforderung ist, Arbeiten auszuführen, Dienstleistungen zu erbringen, in die Teilnehmerliste einer Veranstaltung aufgenommen zu werden, verwendet der Bewerbungstext in der Regel die gleichen Sprachwendungen wie in Bewerbungsschreiben:

"Bitte nehmen Sie Sie in die Gruppe auf, um an ... teilzunehmen";

"Wir bitten Sie, für die Teilnahme von zwei Vertretern unseres Unternehmens in ... zu sorgen";

"Bitte melden Sie sich als Teilnehmer an..." usw.

Je nach Situation beinhaltet der Text des Bewerbungsschreibens zusätzliche Informationüber die Teilnehmer der Veranstaltung, den Gegenstand der Bewerbung, die Bedingungen für die Arbeitsleistung oder Teilnahme an laufenden Veranstaltungen etc. Wird beispielsweise eine Teilnahme an einer Veranstaltung (Seminar, Tagung, Festival, Messe etc.) beantragt, werden folgende Angaben gemacht:

  • - Veranstaltungstitel;
  • - das Datum der Veranstaltung;
  • – Form der Beteiligung (Sprecher, Zuhörer, Teilnehmer usw.);
  • – Nachname, Vorname und Patronym des Teilnehmers (der Teilnehmer);
  • - Arbeitsort, Position;
  • - Postanschrift mit Postleitzahl, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
  • – die Notwendigkeit eines Hotels für die Dauer der Veranstaltung.

Bei der Erstellung eines Antrags auf Erbringung jeglicher Art von Dienstleistung sind alle wesentlichen Aspekte des Antragsgegenstands und alle erforderlichen Angaben über den Antragssteller zusätzlich zu den im Briefformular enthaltenen Angaben enthalten angegeben.

Der Antrag kann auch eine Zahlungsgarantie für Dienstleistungen oder die Teilnahme an der betreffenden Veranstaltung enthalten.

Ein Musterbewerbungsschreiben ist in Anlage 27 enthalten.

Ergänzungsschreiben - ein Geschäftsbrief, der nach dem Hauptbrief versandt wird und zusätzliche Informationen enthält. Ein charakteristisches Merkmal eines solchen Schreibens ist ein direkter Hinweis darauf, dass es sich um eine Fortsetzung des vorherigen Schreibens handelt. Hier sollte das Ergänzungsschreiben beginnen, zum Beispiel:

"Zusätzlich zum Brief...";

"Dieser Brief ist zusätzlich zu ...".

Im Text des Ergänzungsschreibens sollte erläutert werden, was die Notwendigkeit des Versands verursacht hat, z. B.:

"Im Zusammenhang mit einer erheblichen Änderung der Kosten von Komponenten für das Produkt ... die ein direktes Interesse für Ihr Unternehmen darstellen ...".

Ein Muster eines Ergänzungsschreibens ist in Anlage 28 dargestellt.

Entschuldigungsschreiben - ein Schreiben, das anlässlich einer Entschuldigung an den Adressaten für die Verstöße in den Geschäftsbeziehungen verfasst wurde. Entschuldigungsschreiben sind in der offiziellen Geschäftskorrespondenz relativ selten. Sie sind jedoch in vielen Fällen unverzichtbar, um sich beim Adressaten förmlich zu entschuldigen und die Beziehung zu normalisieren, insbesondere wenn eine Entschuldigung nicht anders möglich ist.

Die Standardformulierung für den Beginn von Entschuldigungsschreiben lautet: "Ich bitte Sie, eine Entschuldigung im Zusammenhang mit (für) ... anzunehmen". Entschuldigen Sie sich am Anfang des Schreibens und erläutern Sie erst dann die Beweggründe für Ihren Einspruch. Gleichzeitig ist es nicht üblich, sich im Laufe des Schreibens zweimal zu entschuldigen. Es ist besser, Ihr Bedauern im Zusammenhang mit der vorübergehenden Verletzung der Beziehung zum Adressaten so aufrichtig und überzeugend wie möglich auszudrücken. Der generelle Ton des Entschuldigungsschreibens sollte betont versöhnlich, aber nicht einschmeichelnd sein.

Ein Musterentschuldigungsschreiben ist in Anhang 29 enthalten.

Kondolenzschreiben - ein Geschäftsbrief, der geschrieben wurde, um Bedauern, Mitgefühl und Beileid auszudrücken. Diese Art von Briefen wird in der alltäglichen Geschäftskorrespondenz im Zusammenhang mit dem Tod von nahestehenden Personen (Angehörige, Kollegen) verwendet.

Bei weniger tragischen Ereignissen ( Naturkatastrophe, größere Probleme in der Tätigkeit der Organisation) ein schriftlicher Ausdruck des Mitgefühls, des Bedauerns verwendet wird. Diese Briefe sollen freundliche Unterstützung zeigen Geschäftsumfeld. Bei Missverständnissen im Verhältnis zwischen Autor und Adressaten, bei Meinungsverschiedenheiten, die gegen die übliche Ordnung geschäftlicher Kontakte verstoßen, ist diese Form der schriftlichen Beschwerde zulässig. Solche Briefe sollten mit Worten des Beileids (Beileid, Bedauern) beginnen, zum Beispiel: „Ich bitte Sie, mein Beileid entgegenzunehmen …“ oder „Ich spreche Ihnen mein aufrichtiges Mitgefühl aus …“. Es ist sehr wünschenswert, dass der allgemeine Ton eines solchen Briefes betont warm ist und Raum für Hoffnung und Optimismus lässt.

Ein Musterkondolenzschreiben befindet sich in Anlage 30.

Empfehlungsschreiben - eine Form des Antrags des Autors an den Adressaten zugunsten eines Dritten, der nicht an der Korrespondenz beteiligt ist. Meistens gibt es Empfehlungsschreiben, die von der Organisation an den Mitarbeiter ausgestellt wurden, um die Erfahrung in dieser Organisation, die Verdienste und persönlichen Qualitäten des Mitarbeiters zu bestätigen.

Eine typische Formulierung für den Anfang eines Empfehlungsschreibens ist die folgende: „Ich habe die Ehre, Sie, Herr (Frau) …, durch dieses Schreiben zu empfehlen. Danach macht der Autor den Adressaten auf die Beweggründe seines Aufrufs aufmerksam und legt seine eigene Vorstellung von der empfohlenen Person dar. Eine ausführliche Empfehlung kann nicht allgemein sein, sondern muss eine Beschreibung der konkreten Vor- (oder Nachteile) der empfohlenen enthalten, um beim Adressaten einen objektiven Eindruck von dieser Person zu erzeugen.

Das ist interessant!

Der Dichter Sergei Yesenin kam am 9. März 1915 in St. Petersburg an. Die erste Person, die er in der Stadt besuchte, war L. L. Blok. Er gab ihm Empfehlungsschreiben, und Yesenins Weg in literarische Kreise war offen.

In der Geschäftspraxis kann man eine Gruppe von Buchstaben herausgreifen, die bei der Durchführung kommerzieller Aktivitäten von Organisationen verwendet werden, die sogenannten Handelsbriefe. Diese Gruppe umfasst die folgenden Arten von Buchstaben.

Eine Anfrage - ein Geschäftsbrief, den ein potenzieller Käufer in der Vorvertragsphase an einen potenziellen Verkäufer sendet, um Informationen über die Möglichkeit der Lieferung einer Warensendung zu bestimmten Bedingungen zu erhalten, oder mit der Aufforderung, ein Angebot für die Lieferung einer bestimmten zu senden Warensendung (zur Erbringung einer bestimmten Art von Dienstleistung). Eine kommerzielle Anfrage sollte von einem Informationsschreiben unterschieden werden und Briefe der Bitteüber die Mitteilung der Lieferbedingungen und des Warenpreises. Ein Anfrageschreiben gilt auch nicht als Antrag oder Auftrag, da es sich um andere Arten von Schreiben mit anderen Elementen und Details handelt.

Bei einer kommerziellen Anfrage interessiert sich der Käufer für die Möglichkeit, eine Warensendung innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu liefern, unter bestimmten Bedingungen kann die Ausgabe des Lieferpreises erhöht werden. Geben Sie in der Anfrage in der Regel an: den Namen der Ware (Dienstleistung) und die Bedingungen, unter denen Sie die Ware erhalten möchten (Menge, Qualität der Ware, Modell, Marke, Preis, Lieferzeit, Lieferbedingungen usw .).

Die Zahlungsbedingungen bestimmen, wann und wie der Käufer mit dem Verkäufer abgerechnet wird. Die Lieferbedingungen bestimmen, wo und zu welchem ​​Zeitpunkt die Verantwortung für die Sicherheit der Ware und die Risiken vom Verkäufer auf den Käufer übergehen.

Bei der Bestimmung der Lieferbedingungen im internationalen Handel werden Begriffe verwendet, die im INCOTERMS-Lexikon der Handelsbegriffe ( International Handelsklauseln, INCOTERMS), entwickelt von der Internationalen Handelskammer. Das Wörterbuch enthält Begriffe zu den grundlegenden Lieferbedingungen, die sich auf den Transportprozess, die Registrierung von Lieferungen usw. beziehen, die in enthalten sind internationale Verträge an und Verkauf. Die dreibuchstabigen Abkürzungen für jeden Begriff sind Standard und wurden von den relevanten PLO-Gremien vereinbart. Da es sich bei INCOMERMS um einen ständig verbesserten Satz von Begriffen handelt, ist es bei der Verwendung in Verträgen erforderlich, die Ausgabe des Wörterbuchs anzugeben.

Einige Begriffe aus dem Wörterbuch sind unten aufgeführt:

  • – FAS ( Frei Längs des Schiffes) - frei entlang der Schiffsseite in ... (Verschiffungshafen). Der Verkäufer betrachtet seine Verpflichtungen als erfüllt, wenn die Ware an der Seite des Schiffes auf dem Liegeplatz platziert wird. Ab diesem Zeitpunkt trägt der Käufer alle Kosten und Risiken des Verlustes oder der Beschädigung der Ware. Der Begriff wird nur für den See- oder Binnenschiffstransport verwendet;
  • – FOB ( Frei am Bord) – frei an Bord in ... (Verschiffungshafen). Verantwortung und Gefahr gehen auf den Käufer über, sobald die Ware im vereinbarten Verschiffungshafen die Schiffsreling passiert. Der Begriff wird nur für den See- oder Binnenschiffstransport verwendet;
  • – CIF ( kosten Versicherung Fracht - Kosten, Versicherung, frachtfrei zum Bestimmungshafen. Der Begriff wird nur für den See- oder Binnenschiffstransport verwendet;
  • – CIFC ( Kostenversicherung Fracht und Conihsion) – CIF und Vermittlungsprovision;
  • – DAF ( An der Grenze geliefert) - Lieferung an der Grenze. Es wird davon ausgegangen, dass der Verkäufer seine Verpflichtungen zur Lieferung der Ware erfüllt hat, die die Zollabfertigung für den Export durchlaufen hat, sobald sie dem Käufer an der vereinbarten Stelle an der Grenze übergeben wird. Der Begriff kann für alle Verkehrsträger verwendet werden, wird jedoch hauptsächlich für den Schienen- und Straßenverkehr verwendet.

Die kommerzielle Anfrage verwendet die folgenden Ausdrücke:

"Bitte informieren genaue Information um...";

"Wir bitten Sie, sich über die Liefermöglichkeit zu informieren...";

„Bitte machen Sie ein Angebot für die Lieferung …“, usw.

Standardtext des Anforderungsschreibens:

„Der VAMIT-Konzern ist auf die Erforschung von Holztrocknungstechnologien spezialisiert. In diesem Zusammenhang sind wir sehr an der Anschaffung und Installation von Trockenkammern russischer Unternehmen interessiert. Bitte senden Sie Broschüren und Informationen zum Preis der Kits Standardprojekte wissenschaftliche und technische Dokumentation für Holztrocknungsanlagen".

Ein Musteranfrageschreiben ist in Anlage 32 enthalten.

Antwort auf ein Anfrageschreiben – ein Antwortschreiben eines potenziellen Verkäufers von Waren (Dienstleistungen) auf eine Anfrage potenzieller Käufer Waren Dienstleistungen).

Falls der Verkäufer bereit ist, alle Bedingungen der Anfrage zu erfüllen, kann er sofort ein Lieferangebot senden. Die Erstellung eines Qualitätsvorschlags erfordert jedoch Zeit, daher wird empfohlen, zunächst grundsätzlich zuzustimmen und den Vorschlag im nächsten Schreiben zu senden.

Die Antwort auf eine kommerzielle Anfrage kann wie folgt lauten:

  • - ein Angebotsschreiben (Angebot), wenn der Verkäufer die Anfrage des Käufers sofort erfüllen kann;
  • - ein Informationsschreiben über das Produkt (die Dienstleistungen), wenn der Käufer Informationen über das Produkt angefordert hat;
  • - Weigerung, den Antrag zu prüfen.

Im letzteren Fall verlangt die Ethik der Geschäftsbeziehungen zunächst, sich für den Auftrag zu bedanken und dann die Gründe darzulegen, warum der Auftrag nicht angenommen und ausgeführt werden kann, zum Beispiel:

"Vielen Dank für Ihre Anfrage zur Lieferung ... Leider kann Ihre Bestellung aufgrund von ... nicht zur Prüfung angenommen (ausgeführt) werden";

"Vielen Dank für Ihre Lieferanfrage... Der gewünschte Artikel kann leider nur zu den Konditionen geliefert werden...";

"Vielen Dank für Ihre Lieferanfrage ... Der gewünschte Artikel kann leider nicht früher geliefert werden ... Bitte teilen Sie uns Ihr Einverständnis zur Änderung der Lieferzeit mit."

Standard-Antworttext für eine Anfrage:

"Nach Prüfung Ihrer Anfrage für die Möglichkeit, 2000 ASUS VX239H-Monitore im April 2014 nach Jekaterinburg zu liefern, bestätigen wir unsere Bereitschaft, diese Produkte innerhalb der angegebenen Zeit zu liefern."

Eine Musterantwort auf ein Anfrageschreiben ist in Anhang 33 dargestellt.

Angebotsschreiben (Präsentationsschreiben) - ein Geschäftsbrief an einen potenziellen Partner mit einem Angebot von Waren, Dienstleistungen, Zusammenarbeit usw. Bei kommerziellen Aktivitäten wird ein solches Angebotsschreiben als kommerzielles Angebot oder Angebot bezeichnet.

Das Angebot kann sein:

  • – schriftliche Bestätigung einer zuvor getroffenen mündlichen Vereinbarung;
  • - eine Antwort auf ein zuvor versandtes Anfrageschreiben;
  • - ein unabhängiger Vorschlag, der ein Initiativdokument ist. In diesem Fall fungiert es als Werbebrief.

In den ersten beiden Fällen wird das Angebot als Antwort auf ein Anfrageschreiben oder aufgrund von Vorverträgen verschickt, ist also nicht proaktiv. Dementsprechend wird in der ersten Zeile des Schreibens die Motivation für die Zusendung des Vorschlags angegeben.

Es gibt viel mehr obligatorische Elemente in einem kommerziellen Angebot als in einer Anfrage. Dazu gehören Daten zu Verpackung und Etikettierung, Qualität, Warenpreis, Lieferpreis, Kosten der gesamten Charge, Zahlungsbedingungen. Es ist möglich, Informationen über die Entschädigung von Risiken unter Umständen höherer Gewalt und die Bedingungen des Schiedsverfahrens bereitzustellen.

Bei kommerziellen Aktivitäten sind Angebote (Offerten) kostenlos und verbindlich. Ein kostenloses Angebot ist ein Angebot, dessen Erfüllung der Verkäufer vor Vertragsschluss ablehnen kann; sie verpflichtet den Verkäufer nicht zum Verkauf der Ware. Informationen zum kostenlosen Angebot finden Sie in der ersten Zeile des Textes (... wir machen Ihnen ein unsererseits unverbindliches Angebot). Ein verbindliches Angebot ist ein Angebot, bei dem der Verkäufer vor Ablauf einer bestimmten Frist nicht das Recht hat, es abzulehnen.

Dem konkreten Käufer wird ein verbindliches Angebot unter Angabe der wesentlichen Lieferbedingungen (Menge der Ware, Qualität, Preis der Ware usw.) zugesandt. Ein verbindliches Angebot bindet den Verkäufer an die Verpflichtung, das angebotene Produkt an die Person zu verkaufen, der er es anbietet, daher ist ein obligatorisches Element eines verbindlichen Angebots die Angabe der Gültigkeitsdauer des Angebots in der letzten Zeile, zum Beispiel: " Das Angebot gilt bis ...". Das Ausbleiben einer Antwort innerhalb der Frist ist gleichbedeutend mit der Annahmeverweigerung des Angebots.

Um ein Qualitätsvorschlagsschreiben zu erstellen, müssen Sie in den folgenden Konzepten navigieren:

  • - Annahme - Annahme des Angebots zu den Bedingungen des Verkäufers;
  • - in loser Schüttung - Transport von übergroßer Fracht ohne Verpackung;
  • - in loser Schüttung - Beförderung von Flüssigkeiten in Tanks oder Tankschiffen ohne Verpackung;
  • - in loser Schüttung - Transport von Schüttgütern ohne Verpackung.

Am gebräuchlichsten internationale Begriffe definieren

Zahlungsbedingungen:

  • - ACC / ACC (ACCOUNT / ACCOUNT) - von Konto zu Konto;
  • – V/S ( Rechnung Zur Abholung) - eine Rechnung zur Abholung;
  • – CBD (CASH BEFORE DELIVERY) – Barzahlung vor Lieferung der Ware;
  • – CD (CASH GEGEN DOKUMENTE) – Barzahlung gegen Dokumente;
  • – CIA (CASH IN ADVANCE) – Vorauszahlung in bar.

Das Angebot an den Partner enthält eine spezifische genaue Information,

denn der nächste Schritt kann der Abschluss einer Vereinbarung sein, oder allgemeine Informationen, die eigentlich ein Angebot zur Aufnahme von Verhandlungen sind.

Die Struktur des Angebots kann wie folgt aussehen:

Teil 1. Einführung:

  • - Schöne Grüße;
  • - Angabe des Grundes für das Schreiben.

Die folgenden Sätze werden in diesem Teil der Nachricht verwendet:

"Auf Ihre Anfrage teilen wir Ihnen mit, dass ...";

"Wir freuen uns, dass Sie mit uns geschäftliche Kontakte knüpfen wollen";

„Gerne senden wir Ihnen die gewünschten Muster zu und bieten…“;

"Unser Vertreter, Herr N., teilt uns mit, dass Sie an unseren Waren interessiert sind...";

"Bezüglich Ihrer Anfrage...";

"Wir bestätigen unsere Vereinbarung und geben bekannt, dass wir liefern können ...";

"Unsere Geschäftspartner (N) haben uns mitgeteilt, dass Sie daran interessiert sind, unsere Produkte in Ihr Sortiment aufzunehmen...";

"Wir sind bereit, Sie mit unseren Produkten zu beliefern, und senden Ihnen daher unseren neuesten Katalog zur Ansicht."

Teil 2. Hauptteil:

  • - Beantwortung der gestellten Fragen;
  • - Bedeutung vermitteln Kommerzielles Angebot(Betonung der Exklusivität des Produkts, wenn es wenige Hersteller dieses Produkts gibt; Betonung der Parameter, Unterschiede des Produkts, wenn es viele Hersteller dieses Produkts gibt; Betonung der Merkmale der Arbeit des Unternehmens und der Erbringung von Dienstleistungen , wenn es viele Hersteller dieses Produkts gibt).

Verwendete Sätze:

"Wir sind bereit, Ihnen ein Sonderangebot zu machen";

"Wir bieten Ihnen...";

"Wir bieten Ihnen fest...";

"Zur Bestätigung unserer Vereinbarung bieten wir Ihnen ...";

„Im Anhang übersenden wir Ihnen unseren Katalog mit der aktuellen Preisliste“;

"Unsere ausführliche Preisliste wird Sie von der Reichhaltigkeit unseres Sortiments überzeugen";

"Unser Angebot gilt bis...";

„Preise inklusive Verpackungs- und Versandkosten“;

"Wir liefern zu den Bedingungen...";

"Wir sind bereit, Ihnen einen Rabatt zu gewähren...";

„Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie einem Testkauf zu Testzwecken zustimmen“;

"Unter der Voraussetzung, dass die Rohstoffpreise unverändert bleiben, ....";

"Unsere Produkte werden sehr geschätzt für...".

– Zusatzangebote (Betonung einer besonderen Kundenbeziehung).

Verwendete Sätze:

"Um Ihnen den Einstieg in dieses neue Geschäft zu erleichtern, gewähren wir Ihnen einen Rabatt von ... % auf unsere Preise im Katalog";

"Die hervorragende Qualität unserer Produkte hat weltweit viel Aufmerksamkeit erregt";

"Ich mache Sie besonders auf die Positionen aufmerksam...";

"Für Ihre Zwecke ist das Modell am besten geeignet...";

„Positionen (Waren), die in der Preisliste gekennzeichnet sind, kann ich Ihnen besonders empfehlen, da sie hergestellt werden...“;

"Sie könnten eine große Charge gewinnbringend kaufen ...";

"Wie Sie sehen können, sind unsere Preise wettbewerbsfähig";

"Wir sind zuversichtlich, dass die Qualität unserer Produkte all Ihre Erwartungen erfüllen wird";

"Wir geben allen unseren Produkten ... ein Jahr Garantie";

"Unsere Produkte werden sorgfältig auf Qualität geprüft";

"Wir würden uns freuen, mit Ihnen in Geschäftsbeziehungen zu treten, und wir sind überzeugt, dass Sie unsere Produkte in Ihrem Geschäft erfolgreich verkaufen können";

"Ihr erster Auftrag wird Sie davon überzeugen, dass wir bestrebt sind, alle Wünsche des Kunden mit größter Sorgfalt zu erfüllen."

Teil 3. Finale:

– Ausdruck der Dankbarkeit für Aufmerksamkeit und Ausdruck der Hoffnung auf Zusammenarbeit.

Verwendete Sätze:

"Wir würden uns sehr freuen, bald einen Auftrag von Ihnen zu erhalten";

„Wenn Sie hierzu Fragen haben, erreichen Sie uns unter den folgenden Telefonnummern“;

„Sollte unser Vorschlag nicht zu Ihnen passen, sind wir Ihnen für die Mitteilung der Gründe dankbar“;

„Über die Liefer- und Zahlungsbedingungen erteilen wir Ihnen auf Anfrage gerne Auskunft“;

"Wir freuen uns auf Ihre Bestellung und versprechen eine schnelle und genaue Ausführung."

Standardtext des Angebotsschreibens:

„Wir machen Sie auf einen neuen Katalog aufmerksam, der eine vollständige Palette von Möbeln enthält, die von unserem Unternehmen hergestellt werden. Wir senden auch eine Preisliste, die erhebliche Rabatte für unsere Stammkunden bietet. Diese Rabatte können wir jedoch nicht lange einhalten, so dass wir empfehlen Ihnen, Ihre Bestellung im laufenden Monat aufzugeben."

Ein Musterangebotsschreiben ist in Anlage 34 enthalten.

Antwort auf ein Angebotsschreiben - ein Antwortschreiben eines potenziellen Käufers von Waren (Dienstleistungen) auf das Angebot eines potenziellen Verkäufers von Waren (Dienstleistungen).

Es gehört zur Geschäftsetikette, dass Sie auf ein Angebot reagieren müssen, auch wenn Sie es nicht annehmen können.

Die Antwort auf das Angebotsschreiben kann ein Schreiben sein, das die Annahme des Angebots bestätigt, oder eine Ablehnung. Kann der Käufer nur mit einigen Angebotsbedingungen nicht einverstanden sein, kann er dem Verkäufer ein Gegenangebot zukommen lassen, was zu einer Handelskorrespondenz führt, in deren Verlauf sich die Parteien entweder auf alle wesentlichen Lieferbedingungen einigen oder den Abschluss ablehnen eine Transaktion. Je nach Situation können die folgenden festen Ausdrücke als Antwort auf das Angebotsschreiben verwendet werden:

"Vielen Dank für das gemachte Angebot und wir teilen Ihnen mit, dass wir bereit sind, ein Geschäft am ... abzuschließen";

"Wir nehmen Ihr Angebot an für...";

"Wir bestätigen unsere Bereitschaft, eine Einigung über ..." zu erzielen;

"Vielen Dank für Ihr Angebot, aber wir sind derzeit nicht daran interessiert, diesen Artikel zu kaufen."

Der Standardtext der Antwort auf das Angebotsschreiben:

„Vielen Dank für Ihr Angebot, zusätzliche Stromwandler zur Komplettierung von Schaltschränken zu liefern. Allerdings halten wir den von Ihnen genannten Preis für zu hoch. Außerdem sind die Zahlungsbedingungen für uns leider nicht akzeptabel. Wir sind dazu bereit auf Ihre Vorschläge zurückkommen, wenn Sie entsprechende Änderungen für möglich halten.

Eine Musterantwort auf ein Angebotsschreiben ist in Anhang 35 dargestellt.

Forderungsschreiben - ein Geschäftsbrief, dessen Zweck es ist, die Gegenpartei zu ermutigen, ihre Verpflichtungen unter Bedingungen zu erfüllen, bei denen es zu Verstößen gegen zuvor akzeptierte Vereinbarungen kommt.

Mahnschreiben sind in der Regel komplex aufgebaut. Sie enthalten die Bedingungen der Vereinbarungen mit Verweis auf bestimmte Dokumente, skizzieren das Wesentliche der aktuellen Situation, formulieren die Verpflichtung zur Erfüllung von Verpflichtungen und weisen auf mögliche Sanktionen im Falle der Nichterfüllung dieser Verpflichtungen hin.

Schlüsselsätze in Aufforderungsschreiben können sein:

"Wir bitten dringend um Erfüllung (senden, bereitstellen, überweisen) ...";

"Wir fordern, unsere Verpflichtungen zu erfüllen...";

"Wir fordern sofortige Hinrichtung ...", etc.

Mögliche Sanktionen können wie folgt formuliert werden:

"Andernfalls werden Sie mit Strafen belegt ...";

"Andernfalls wird der Fall an das Schiedsgericht verwiesen";

"Andernfalls sind wir nicht für die Folgen verantwortlich ..." usw.

Eine Musterantwort auf ein Aufforderungsschreiben ist in Anhang 36 dargestellt.

Das Schadensschreiben wird auf Briefkopf erstellt. Auf gesetzlicher Ebene gibt es derzeit keine regulatorischen Anforderungen für die Einreichung von Ansprüchen. Die Praxis hat jedoch die folgenden Empfehlungen für ihre Erstellung und Gestaltung entwickelt.

  • - Reklamationsgründe (Verbindung zu einer zwischen den Parteien geschlossenen Vereinbarung, Garantieerklärung);
  • - die Essenz, der Gegenstand des Anspruchs. Es ist anzugeben, welche Pflicht verletzt wird und in welchem ​​Umfang (Verzug, unzureichende Qualität usw.);
  • - die Gültigkeit des Anspruchs (Verbindungen zu Verträgen, Akten usw.), Nachweise, die auf Verweise auf behördliche Dokumente hinweisen, die als Grundlage für die Befriedigung des Anspruchs dienen;
  • – Ihnen entstandene Sach- und sonstige Schäden;
  • – Klagen des Partners auf die Forderung; spezifische Anforderungen des Reklamationsstellers (Vertragskündigung, Rückzahlung von Geldern, Anforderung des Ersatzes minderwertiger Waren usw.) mit Angabe des Zeitpunkts für die Erfüllung dieser Anforderungen;
  • – was zu tun ist, wenn der Anspruch nicht befriedigt wird. Das Schreiben muss eine Warnung vor einer späteren Berufung enthalten Justiz falls der Anspruch nicht befriedigt wird.

Zur eindeutigen Identifizierung dieses Brieftyps darf der Brieftyp auf dem Dokument angegeben werden - CLAIM.

Ein Reklamationsschreiben (Reklamationsschreiben) sollte eine Überschrift zum Text haben, die seine Hauptanforderungen widerspiegelt, z Anspruch aus Mietvertrag vom __________ Nr. ________“.

Das Reklamationsschreiben (Reklamationsschreiben) muss einen Hinweis auf das Vorhandensein des Antrags enthalten, in dem alle beigefügten Dokumente aufgeführt sind, die die Gültigkeit des Anspruchs bestätigen. Das Schreiben setzt die Frist zur Prüfung dieser Forderung, die jedoch nicht gesetzlich festgelegt ist und in der Praxis einen Monat beträgt. Die Darstellungsform des Textes sollte möglichst korrekt sein, um die Geschäftsbeziehungen und das Ansehen der Partner zu wahren.

Mahnschreiben werden in der Regel per Einschreiben mit separater Empfangsbestätigung und Empfangsbestätigung an den Adressaten versandt. Diese Dokumente werden vom Beschwerdeführer für eine mögliche Vorlage bei den Justizbehörden aufbewahrt.

Bei der Zusammenstellung des Anspruchstextes werden die folgenden Sätze als Grundlage für die Einreichung eines Anspruchs verwendet:

"Wir senden Ihnen eine Forderung für...";

„Wir übersenden Ihnen ein Prüfungszeugnis vom … Nr. …, aus dem hervorgeht, dass …“;

"Unser Kunde macht Ihnen eine Reklamation (Reklamation) bezüglich der Qualität...";

"Wir erheben Anspruch auf die Qualität der Ware...";

"Auf Grund einer Handelshandlung erheben wir Anspruch gegen ...";

"Vertragsgemäß ... haben Sie gegen Absatz Nr. ... verstoßen.";

"In der versendeten Warenpartie ... wurde ein Mangel festgestellt ...";

„Bei der Annahme der erhaltenen Ware (Datum) laut Rechnungs-Nr. … wurde ein Mangel festgestellt …“;

"Zu unserem großen Bedauern teilen wir Ihnen mit, dass...";

"Leider müssen wir Ihnen mitteilen...";

„Nach Ziffer 4 des Vertrages müssen Sie uns … liefern“.

Die folgenden Ausdrücke werden verwendet, um die Anforderungen anzugeben:

"Wir beabsichtigen, von Ihrer Seite zu fordern ...";

"Wir beabsichtigen, Sie zu fragen ...";

"In Übereinstimmung mit dem oben Genannten bitten wir Sie...";

"Im Zusammenhang mit dem Vorstehenden wurde Ihnen eine Geldbuße wegen ... auferlegt".

Um den Inhalt der Sanktionen auszudrücken, werden Ausdrücke verwendet:

"Im Falle der Umgehung von Maßnahmen zur Lösung der in der Beschwerde genannten Probleme wird der Fall an das Schiedsgericht verwiesen ...";

"... andernfalls werden Sie mit Strafen belegt";

"Verweigerung der Vertragserfüllung im Zusammenhang mit der erklärten Beschwerde ...".

Antwort auf ein Reklamations- (Beschwerde-) Schreiben Die Organisation muss innerhalb der angegebenen Frist einreichen. Während dieser Zeit müssen Sie die Gegenpartei schriftlich über die Ablehnung der Forderung oder über deren Annahme zur Gegenleistung informieren. Wenn die Forderung zur Prüfung angenommen wird, wird die Frist für die Entscheidung über die Forderung oder spezifische Maßnahmen zu ihrer Befriedigung mitgeteilt. Im Falle der Ablehnung des Anspruchs werden die Gründe für die Ablehnung unter Bezugnahme auf Dokumente angegeben, die dies belegen können.

  • – Briefe mit Waren- oder Dienstleistungsangeboten;
  • - Präsentationsschreiben mit Informationen über die Organisation.

Neben diesen Sorten ist Werbung weit verbreitete Informationsschreiben, Prospekte, Bulletins, deren Aufgabe es ist, detaillierte, manchmal detaillierte Informationen über Waren und Dienstleistungen bereitzustellen. Diese Materialien sind keine Werbebriefe, erfüllen aber zusammen mit ihnen eine Werbefunktion. Werbematerialien werden in der Regel auf Anfrage des Interessenten bereitgestellt, der die Hauptinformationen über die Organisation oder das Produkt aus dem Werbebrief oder auf andere Weise erhalten hat.

  • - der Werbebrief sollte nicht lang sein und nicht mehr als eine Seite umfassen;
  • – Werbebrief sollte prägnant, klar und informativ sein; Sie sollten die Organisation und die angebotenen Waren oder Dienstleistungen nicht im Detail beschreiben, sondern es ist notwendig, nur den Unterschied zwischen Ihrer Organisation und anderen, Ihren Waren von den Waren anderer Anbieter hervorzuheben;
  • - Es ist nicht angebracht, die Vorzüge Ihrer Organisation zu übertreiben, da alle Informationen immer überprüft werden können;
  • – die angebotenen Waren oder Dienstleistungen nicht aufgezwungen werden sollen; die wiederholte Wiederholung eines Satzes, wenn auch in unterschiedlichen Versionen, kann den Gesprächspartner verunsichern;
  • - Ein Werbebrief repräsentiert Ihre Firma, Firma, daher muss er auf einem Briefkopf mit allen für den Brief notwendigen Details ausgestellt werden.
  • 3. Präsentation des Produkts (Ware) und Aufzählung seiner Hauptvorteile.
  • 4. Auflistung zusätzlicher oder verwandter Begriffe.
  • 5. Konkreter Kooperationsvorschlag (Großhandel bzw Einzelhandel, Dienstleistungsangebot etc.).
  • 6. Ausdruck der Bereitschaft, Produktmuster, detaillierte Informationen über das Produkt oder die Dienstleistungen bereitzustellen und alle Fragen zu beantworten, die ein potenzieller Verbraucher haben kann.
  • 7. Standardsatz mit einem Ausdruck der Hoffnung auf Zusammenarbeit.
  • 8. Unterschrift (Position, Nachname, Initialen).

Stellt der Brief eine Organisation dar, kann seine Struktur wie folgt aussehen:

  • 1. Appell an den Adressaten („Sehr geehrte Damen und Herren!“ oder „Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen!“).
  • 2. Eine kurze Einführung in die Organisation und die Art ihrer Aktivitäten.
  • 3. Beschreibung der Haupttätigkeiten der Organisation, ihrer Vorteile im Vergleich zu anderen Organisationen, die ähnliche Waren oder Dienstleistungen anbieten.
  • 4. Spezifischer Vorschlag für eine Zusammenarbeit.
  • 5. Ausdruck der Bereitschaft, alle interessanten Informationen über die Organisation bereitzustellen und alle Fragen zu beantworten.
  • 6. Standardsatz mit einem Ausdruck der Hoffnung auf Zusammenarbeit.

Um eine stärkere Wirkung auf einen potenziellen Partner zu erzielen, ist es erforderlich, dass ein Werbeschreiben für Waren und Dienstleistungen mindestens vom Leiter der Abteilung und ein Schreiben, das die Organisation repräsentiert, vom Leiter der Organisation oder seinem Stellvertreter unterzeichnet wird.

Bei der Gestaltung von Werbebriefen sollte man sich an die allgemeinen Regeln für die Gestaltung von Geschäftsbriefen halten, aber um die Aufmerksamkeit auf den Brief zu lenken, ist es akzeptabel, eine breitere Palette an Textgestaltung zu verwenden, wie zum Beispiel die Hervorhebung der wichtigsten Textfragmente.

Modernes Management verlangt also von jedem Manager und jeder Führungskraft, dass er in der Lage ist, Wirtschaftstexte verschiedenster Art zu schreiben. Dies kann sowohl die Erstellung von Werbebriefen und Geschäftsvorschlägen sein, als auch die Gestaltung von Glückwunschschreiben und Danksagungen. Der Erfolg aller Management- und Handelsaktivitäten hängt direkt von der Erstellung einiger dieser Dokumente ab. Dabei werden praktische schriftliche Fertigkeiten zur Erstellung von Geschäftsbriefen, unabhängig von thematischen Schwerpunkten des Textes, in der täglichen Arbeit von fast allen Fachleuten gefordert, darunter Führungskräfte aller Ebenen, Leiter von Unternehmensabteilungen, Werbefachleute, persönliche Assistenten von Führungskräften, sowie alle Büroangestellten.

Ein Anforderungsschreiben ist vielleicht die häufigste Form der Geschäftskorrespondenz. Die Anzahl der Situationen, in denen eine Anfrage im Namen einer juristischen oder natürlichen Person gestellt werden muss, kann nicht gezählt werden. Dies ist die Entgegennahme von Informationen, Produktmustern, Koordination von Aktionen, Aufforderung zu einer Aktion etc.

Die Zusammensetzung und Struktur des Anforderungsschreibens unterscheidet sich nicht wesentlich von den Standardschreiben. Der Text des Anforderungsschreibens besteht in der Regel aus zwei Teilen:

1. Der einleitende Teil, in dem das Wesentliche des Falles in narrativer Form dargelegt wird, die Motive und Gründe für das Stellen eines Antrags erläutert werden. Häufig werden hier folgende Standardausdrücke verwendet:

der Antragsgrund

Wegen Nichterhalt... ;

Angesichts der gesellschaftlichen Bedeutung ... ;

Unter Berücksichtigung (unserer langjährigen Zusammenarbeit)... ;

Angesichts der (langfristigen und fruchtbaren Natur unserer Geschäftsbeziehung)... ;

In Anbetracht der Widersprüchlichkeit Ihrer Maßnahmen mit den zuvor angenommenen Abkommen ...;

Aufgrund der Verzögerung beim Erhalt der Sendung... ;

Basierend auf den Verhandlungsergebnissen in der Frage von ... usw.

Ziel der Anfrage

Um die Bestellung auszuführen... ;

Um das Problem so schnell wie möglich zu lösen... ;

Probleme koordinieren... ;

Um die Sicherheit des Frachtdurchgangs zu gewährleisten ... ;

Vermeiden Konfliktsituationen... usw.

In Übereinstimmung mit der zuvor getroffenen Vereinbarung …;

Im Zusammenhang mit der Beschwerde an unsere Adresse ... ;

Aufgrund einer mündlichen Vereinbarung... ;

Basierend auf unserem Telefongespräch... ;

Laut Regierungsverordnung... ;

Gemäß dem Protokoll über gegenseitige Lieferungen usw.

Alle oben genannten Ausdrücke müssen unter Berücksichtigung des Kontexts und der Sprachsituation verwendet werden.

Fast alle Standardausdrücke beginnen mit einer abgeleiteten Präposition oder mit einer Präpositionalkombination. Auf die korrekte Verwendung dieser Präpositionen sollte bei Substantiven geachtet werden, die hauptsächlich im Genitiv und Dativ stehen.

2. Eigentlich eine Anfrage. Hier enthält der Schlüsselsatz des Briefes Wörter, die aus dem Verb fragen gebildet werden. Seine Verwendung wird durch Etiketteanforderungen für Geschäftstexte und psychologische Gesetze erklärt. Unternehmenskommunikation- eine Person erklärt sich bereitwillig bereit, eine Handlung auszuführen, die in Form einer Bitte und nicht in Form einer Forderung ausgedrückt wird.

In einigen Fällen enthält die Anfrage selbst, beschreibend ausgedrückt, dieses Verb nicht, z. B.: Wir hoffen, dass Sie unseren Vorschlag innerhalb der angegebenen Frist berücksichtigen können.

Die Bitte kann in der 1. Person Singular („Ich bitte …“), in der 1. Person Plural („Bitte …“), in der 3. Person Singular (in diesem Fall sind Substantive mit einer Sammelbedeutung) ausgedrückt werden verwendet: „Das Direktorium fragt …“, „Verwaltung fragt …“, „Rat Arbeitskollektiv fragt ... " usw.), aus der dritten Person Plural, wenn mehrere Substantive mit kollektiver Bedeutung verwendet werden (die Verwaltung und der Rat des Arbeitskollektivs fragen ...).

Wenn das Anforderungsschreiben mehrdimensional ist, kann die Zusammensetzung des zweiten Teils eines solchen Schreibens wie folgt aussehen (Teile der Zusammensetzung müssen der Absatzaufteilung des Textes entsprechen):

Bitte bitte...)

Gleichzeitig frage ich... (Frag auch...)

Und auch bitte... (Und auch bitte...)

Beim Verfassen eines Anfrageschreibens sollten Sie auch die folgenden Empfehlungen berücksichtigen:

1. Wenn Sie eine Anfrage stellen, betonen Sie Ihr Interesse oder das Interesse Ihrer Organisation, diese zu erfüllen.

2. Beginnen Sie Ihr Schreiben keinesfalls mit dem Wort „Bitte...“ – taktvoller ist es, zunächst die Beweggründe Ihres Einspruchs zu erläutern (auch wenn bereits alle Details mit dem Adressaten abgesprochen sind).

3. Beeilen Sie sich nicht, dem Adressaten im Voraus zu danken. Damit bringen Sie sich und den Empfänger in eine unangenehme Lage. Versuchen Sie sich zu bedanken, wenn Sie wissen, dass Ihrer Bitte entsprochen wurde.

Bei der Formulierung einer Anfrage werden häufig folgende Standardausdrücke verwendet:

Wir appellieren an Sie (Sie) mit einer Bitte ...

Über den Versand an uns...

Über das Senden von mir ...

Über die Abschiebung zu unserer Organisation...

Über das Geben von mir ...;

Ich bitte (bitte) dich (dich) ...

Benachrichtigen Sie uns)...

Senden Sie mir)...

Es ist Zeit, sich vorzustellen...

Sofort melden...

Benachrichtigen (Unternehmensleitung) über ...

Informieren Sie mich über...;

Ich bitte um Ihre (Ihre) Zustimmung, ...

Senden an...

Geben uns...

Kennenlernen...

Transfer... nächste Ausrüstung... ;

Wir bitten um Ihre (Ihre) Mithilfe bei ...

Kassenbon...

So schnell wie möglich versenden...

Bereitstellung zusätzlicher Informationen bzgl.

Halten... ;

Ich bitte um Ihre (Ihre) Anweisungen ...

Zum Abschluss einer Vereinbarung über ...

Zur Ausgabe aus dem Lager des Unternehmens ... an einen Vertreter ...

Für Papierkram für...

Zur Durchsicht... ;

Wir bitten Sie, die Höflichkeit nicht zu verweigern und ... .

Ein Anforderungsschreiben ist eine eigene Art von Geschäftsbrief. Der Zweck seiner Zusammenstellung ist der Wunsch, den Empfänger zu einer bestimmten Aktion zu bewegen. Der Empfänger, d. h. die Person, an die sich diese Anfrage richtet, kann sowohl juristischer als auch juristischer Natur sein Individuell. Wenn das Schreiben an eine Organisation oder ein Unternehmen gerichtet ist, ist es üblich, es auf den Namen des Leiters dieses Unternehmens zu schreiben.

Abfassung

In den meisten Fällen wird das Schreiben auf dem Briefkopf des entsendenden Unternehmens ausgestellt. Der Aufbau des Schreibens sieht folgendermaßen aus:

  • ausgehende Nummer und Erstellungsdatum des Dokuments;
  • Daten des Erstellers (Name und Position der Person, die die Erstellung des Schreibens veranlasst hat);
  • der Name des Dokuments, der kurz (in einem Satz) sein Wesen angibt;
  • ein Aufruf an den Empfänger (meistens wird ein persönlicher Aufruf verwendet, zum Beispiel „Lieber Fedor Stepanovich!“);
  • den Hauptteil des Anfrageschreibens, beginnend mit einem Satz, der das Verb „bitten“ enthält, z. B. „Bitte informieren Sie …“, „Wir bitten Sie um Unterstützung …“ oder „Wir bitten Sie um … “;
  • eine höfliche Form, die Hoffnung auf einen günstigen Ausgang des Falls auszudrücken, mit den Sätzen „Wir hoffen auf eine positive Lösung unseres Problems“ oder „Wir hoffen auf Ihre Hilfe bei ...“;
  • die Unterschrift des Erstellers (meistens wird das Anforderungsschreiben vom Leiter der Organisation, seinem Stellvertreter oder dem Leiter der Struktureinheit unterzeichnet).

Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass der Empfänger des Schreibens ggf. die Möglichkeit hat, sich direkt an den Absender zu wenden. Dazu müssen Sie die Kontaktdaten der Person angeben, die die Anfrage äußert.

Oft entsteht eine Situation, wenn der Absender mehrere Anfragen an den Empfänger hat, die erfüllt werden müssen. In diesem Fall ist es ratsam, alle bestehenden Anfragen in einem Brief anzugeben und den Haupttext in Absätze zu unterteilen. Dadurch wird der Dokumentenfluss deutlich reduziert und Zeit gespart, sowohl für den Absender als auch für den Adressaten.

Ein Anfrageschreiben beinhaltet den Erhalt eines Antwortschreibens, das eine positive oder negative Antwort auf die angegebene Anfrage enthält. Wenn das Originalschreiben mehr als eine Anfrage enthält, enthält das Antwortschreiben die Ergebnisse der Prüfung jeder dieser Anfragen.

Ein Anfrageschreiben ist eine Art Geschäftsbrief. Die Anfrage wird an Partner, Gegenparteien, Regierungsbehörden ... gesendet. Manchmal können Sie darauf verzichten (z. B. indem Sie einen Mitunternehmer mündlich um einige Informationen bitten), aber im Allgemeinen sollten Sie solche Nachrichten nicht vernachlässigen. Zumindest um der etablierten Ordnung zu folgen.

Was kann beantragt werden?

  • Informationen (über die Eigenschaften des Produkts und seine Verfügbarkeit, über die Liefermethoden und Lieferzeiten, über die Gründe für die Verzögerung der Abfahrt usw.).
  • Unterlagen oder Gegenstände (Vertragsunterlagen, Warenmuster etc.).

Mit einem Wort, wenn Sie etwas nicht wissen oder nicht vollständig verstehen, wenn Sie Dokumente oder Preislisten benötigen, senden Sie ein Anfrageschreiben.

Buchstabenstruktur

Solche Nachrichten werden wie andere Geschäftsbriefe geschrieben:

  • zunächst werden die Angaben zum Empfänger und Absender angegeben;
  • dann - das Erstellungsdatum und die ausgehende Nummer des Dokuments;
  • Titel, der die Essenz des Themas widerspiegelt;
  • Adressierung des Empfängers (normalerweise mit Namen und Patronym, es sei denn, Sie schreiben an offizielle Behörden);
  • Kern der Frage;
  • wohlwollender Ausdruck der Hoffnung auf Zusammenarbeit;
  • Dankbarkeit;
  • Position, vollständiger Name und Unterschrift des Absenders.

Da es sich bei dem Anforderungsschreiben um ein offizielles Dokument handelt, sollte es auf Firmenpapier geschrieben werden. Ein Muster-Antragsschreiben können Sie hier herunterladen.

Wie schreibt man?

Beginnen Sie Ihre Abfrage am besten mit kurze Erklärung Gründe für die Bewerbung. Informationen einfach ohne Angabe von Gründen (und sogar in Form eines Ultimatums, wie manche es tun) zu fordern, ist eine schlechte Form. Schreiben Sie wörtlich einen einleitenden Satz, zum Beispiel:

  • „auf der Grundlage unserer Vorverträge“;
  • „um möglichen Streitigkeiten vorzubeugen“;
  • „in Übereinstimmung mit dem abgeschlossenen Vertrag“;
  • "für den Vertragsschluss."

Gegebenenfalls können Sie sich auf Rechtsakte berufen. Wenn das Gesetz beispielsweise vorschreibt, dass Sie sich vor Abschluss einer Vereinbarung mit Papieren vertraut machen müssen, können Sie in einem Brief schreiben: „In Übereinstimmung mit Artikel Bundesgesetz vom 24. Juli 2012 Nr. 397-FZ ... ". Sie können ohne vorherige Erläuterungen nur in Fällen fortfahren, in denen der Grund für die Anfrage offensichtlich ist (z. B. wenn Sie ein Anfrageschreiben für ein kommerzielles Angebot nach dem Muster schreiben). Aber wenn der Kontaktgrund nicht üblich ist, sollten Sie die Situation schildern und Ihre Beweggründe ausführlich darlegen, damit der Empfänger keine Fragen hat.

Im Inhaltsteil gilt es (möglichst prägnant) eine konkrete Anforderung zu formulieren. Es ist unerwünscht, in derselben Nachricht um Erläuterungen zu mehreren Themen zu bitten. Dies ist jedoch optional – wenn Sie für jede kleine Ausgabe (von denen es insgesamt 5-10 Stück gibt) einen Brief verfassen, führt dies nur zu übermäßigem Formalismus. Der Adressat wird auch nicht sehr glücklich darüber sein, einem solchen „Papier“-Bombardement ausgesetzt zu sein. Der Inhalt beginnt mit Standardeinleitungskonstruktionen:

  • „bitte informieren über …“;
  • „Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie …“;
  • "Bitte senden ...".

Ein Anfrageschreiben erfordert immer ein Antwortschreiben. Wenn die Frage dringend und dringend ist, erwähnen Sie taktvoll, dass Sie so schnell wie möglich eine Antwort wünschen. Dazu können folgende Formulierungen verwendet werden:

  • "Bitte antworten Sie so bald wie möglich";
  • „Wir bitten Sie dringend, innerhalb von fünf Tagen zu antworten“;
  • „Bitte antworten Sie innerhalb von zwei Wochen“;
  • „Wir freuen uns auf Ihren Brief“;
  • „Dokumente bitte schnellstmöglich per E-Mail zusenden.“

In den meisten Fällen ist die Anforderungsnachricht sehr kurz. Es besteht keine Notwendigkeit, Ihre Gedanken entlang des Baums zu verteilen und Ihre Gedanken zum Thema und zum Thema zu äußern.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für die häufigsten Abfragen.

Muster-Aufforderungsschreiben für die Bereitstellung von Dokumenten

„Lieber Wladimir Alexandrowitsch!

Um einen Vertrag zwischen Artemis LLC und Schwarzenspiegel JSC abzuschließen, stellen Sie bitte die folgende Liste von Dokumenten bereit:

  • Gesellschaftsvertrag;
  • Zertifikate von OGRN und TIN;
  • Bescheinigung über die staatliche Registrierung des Unternehmens (erhältlich von der Föderalen Steueraufsichtsbehörde in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise);
  • Auftrag zur Ernennung zum Generaldirektor.

Bitte senden Sie sowohl die Originaldokumente (per russischer Post oder Kurierdienst) als auch deren Kopien (per E-Mail an [E-Mail geschützt])».

Musterschreiben für Auskunftsersuchen

„Lieber Pjotr ​​Wladimirowitsch!

Bitte informieren Sie mich über die Möglichkeit der Lieferung von Schiffsmotoren E-100 (Katalogcode SRK-1738-8476) in einer Menge von 10 Stück bis zum 10. Dezember 2015 und informieren Sie mich über die Liefer- und Zahlungsbedingungen. Danke im Voraus für die schnelle Antwort!"

Musterbrief mit der Bitte um Klarstellung

„Lieber Alexander Petrowitsch!

Um möglichen Streitigkeiten vorzubeugen, bitte ich Sie, den Ablauf der Lieferung von Rhesusaffen aus dem Hoheitsgebiet Nordvietnams so detailliert wie möglich zu schildern. Welche Fahrzeuge werden in welcher Phase eingesetzt, besteht Gefahr für Leben und Gesundheit von Personen, mit welcher Dauer ist maximal zu rechnen? Ich freue mich auf deine Antwort".

Verfassen Sie einen Brief gemäß den angegebenen Beispielen und vergessen Sie dabei nicht die Höflichkeit und die Geschäftsethik. Die Anfrage sollte keine Drohphrasen, Ultimaten und Versprechungen enthalten, bei Nichtbeantwortung mit einer Beschwerde an die Behörden zu gehen. Formulieren Sie Ihr Anliegen so korrekt wie möglich, auch wenn der Empfänger es eindeutig nicht erfüllen möchte. Und wenn die Antwort ausbleibt (oder Ihnen eine behördliche Verweigerung der Datenbereitstellung zugestellt wird), müssen Sie zu ernsthafteren Maßnahmen greifen – zum Beispiel eine Abmahnung schreiben.

Im geschäftlichen Verkehr sind Dokumente streng offiziell, nach einem einzigen Muster oder in Übereinstimmung mit anerkannten Standards (z. B.) erstellt und fast informell, wenn Sie ein unerwartetes Problem lösen, um Hilfe bitten oder Ihre Dankbarkeit ausdrücken müssen. Es wird fälschlicherweise angenommen, dass die "freie" Form einfacher zu verwenden ist; im Gegenteil, um einen überzeugenden Appell oder Brief zu verfassen, müssen Sie sich viel mehr Mühe geben, als ein einheitliches Formular auszufüllen.

Die zweite Kategorie von Dokumenten umfasst eine Vielzahl von Aufforderungsschreiben, von denen Muster unten zu finden sind. Eine solche Botschaft kompetent und klar zu verfassen ist manchmal nicht weniger wichtig als. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Hilfsersuchen, Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung des perfekten Dokuments und Tipps für den Versand an den Empfänger.

Anleitung zum Schreiben eines Anfrageschreibens

Und Hilferufe können aus naheliegenden Gründen nicht nach einem einheitlichen Muster erstellt werden: Mit einer einheitlichen Form ist es einfach unmöglich, sich an spezifische Umstände anzupassen. Damit die Bitte die gewünschte Wirkung hat, ist es nämlich äußerst wichtig, die Persönlichkeit des Empfängers, seinen sozialen Status, seine aktuelle finanzielle Situation und andere Faktoren zu berücksichtigen. Zudem sollte das Schreiben einen ausgesprochen vertraulichen Charakter haben: Handelt es sich um ein rein amtliches Dokument, wird der standardmäßig in einer günstigeren Position befindliche Adressat wahrscheinlich lieber mit einer Abmeldung antworten oder den Dialog einfach mit der Absendung verweigern Nachricht an den Papierkorb.

Wichtig: Während des gesamten Briefes ist es notwendig, einen warmen und respektvollen Ton einzuhalten. Wir dürfen nicht vergessen, dass ein Anforderungsschreiben keine offizielle Anforderung ist, es kann vom Empfänger frei ignoriert oder abgelehnt werden. Respekt allein ohne ausreichende Motivation wird keine Ergebnisse bringen, aber zumindest wird es in der Lage sein, die Aufmerksamkeit des Lesers aufrechtzuerhalten und ihn dazu zu zwingen, das Ende des Textes zu erreichen.

Bevor Sie beginnen, ein Aufforderungsschreiben zu schreiben, um ein Problem zu lösen, Zahlungen aufzuschieben oder einen Rabatt zu gewähren, ist es sinnvoll, sich für den Adressaten zu entscheiden. Je nach den Umständen können dies sein:

  • eine Privatperson – zum Beispiel ein wohlhabender Investor oder ein einflussreicher Wissenschaftler;
  • Einzelunternehmer oder Inhaber einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung;
  • die juristische Person als Ganzes, wenn dem Absender der Name des Geschäftsführers nicht bekannt ist oder es für ihn nicht nachvollziehbar ist, wer genau auf die Nachricht antwortet;
  • Beamter jeder Ebene - vom Bürgermeister einer Kleinstadt bis zum Gouverneur oder verantwortlichen Leiter einer Struktur.

Natürlich unterscheidet sich ein Schreiben an einen durchschnittlichen Unternehmer im Geiste stark von einem offiziellen Schreiben, in dem um Unterstützung an den Vorsitzenden einer staatlichen Körperschaft gebeten wird. Der Aufbau aller Anforderungsschreiben ist jedoch ungefähr gleich; Es reicht aus, wenn der Compiler selbst versteht, welche Elemente in jedem Buchstaben vorhanden sein müssen, welche variiert werden können und auf welche besser vollständig verzichtet werden sollte. Dies ist viel schwieriger zu tun als, aber immer noch möglich. Die folgenden Anweisungen helfen Ihnen, die Situation zu verstehen.

Die zweite Frage, die vor dem Schreiben eines Anfrageschreibens geklärt werden muss, ist die Struktur des Dokuments. Wie bereits erwähnt, gibt es keine einheitliche Form der Nachricht, aber der allgemeine Plan aller Geschäftsbriefe ist fast derselbe - er sollte befolgt werden. Ein formelles oder halboffizielles Ersuchen um Unterstützung, Unterstützung oder Dienstleistungen besteht aus den folgenden Blöcken:

  1. "Hut". Es besteht aus dem Logo der Organisation, zusätzlichen Mustern (es wird empfohlen, kein Standard-, sondern Ihr eigenes Design zu verwenden; es schadet nicht, dafür einen professionellen Designer zu beauftragen) und den Namen der entsendenden Organisation, falls letztere nicht Teil davon ist das Logo. Entgegen der landläufigen Meinung ist es nicht erforderlich, die Staatssymbole der Russischen Föderation, einschließlich Flagge und Wappen, in die „Kopfzeile“ aufzunehmen, insbesondere wenn der Absender eine Privatperson, ein Einzelunternehmer oder ein kleines Unternehmen ist keine Verbindung zu Behörden. Es ist unwahrscheinlich, dass das Vorhandensein einer Flagge und eines Wappens die Entscheidung des Empfängers beeinflusst, aber (wenn sie unpassend verwendet werden) diese Attribute dazu führen, dass der Leser die Vertrauenswürdigkeit des Antragstellers vermutet.
  2. Einführender Teil. Es enthält:
    • offizieller Name des entsendenden Unternehmens (vollständig und abgekürzt) oder Nachname, Vorname und Patronym des Verfassers des Ersuchens;
    • Angaben zum Adressaten, einschließlich TIN, PSRN, statistische Codes, Registrierungsnummern und Girokonto;
    • Kontaktdaten: vollständige Adresse mit Postleitzahl, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Konten in Instant Messenger und sozialen Netzwerken usw.;
    • optional - Vor- oder Nachname, Name und Vatersname des Empfängers, je nachdem, ob es sich um eine juristische Person oder eine natürliche Person handelt;
    • eine Begrüßung, die durch eine Leerzeile vom Haupttext getrennt und durch eine größere Schriftart hervorgehoben wird;
    • Anhaltspunkte aufgrund der Beschwerde (Eintreten einer Verzögerung, Analyse der Ergebnisse, Vorliegen einer mündlichen Vereinbarung, Halten Telefongespräche usw);
    • Ernennung eines Anfrageschreibens (Beseitigung aufgetretener Missverständnisse, schnelle Lösung des Problems oder sofortige Hilfe für eine Person).
  3. Haupt Text. Der Hauptteil des Schreibens sollte (möglichst kurz, verständlich und in literarischem Russisch) das Wesentliche der Aufforderung enthalten: die Schulden bezahlen, ausgeben Reparaturarbeiten, rendern finanzielle Unterstützung Unterkunft oder bieten einen Rabatt. Ganz am Anfang des Textes muss betont werden, dass es sich bei dem Schreiben gerade um eine Bitte handelt; Am einfachsten geht dies mit den entsprechenden Ableitungen: „Ich frage aufrichtig“, „Wir fragen Sie“, „Unsere Organisation fragt“, „Ich frage Sie“ - und andere. Wie bereits erwähnt, ist ein Anforderungsschreiben keine Aufforderung, geschweige denn eine Anordnung, daher ist es notwendig, vom Anfang bis zum Ende der Nachricht einen respektvollen Ton einzuhalten, wobei zu bedenken ist, dass es sich in diesem Fall um die betroffene Person handelt Absender, nicht der Leser. Die einzigen Ausnahmen sind Nachrichten mit der Bitte, die Schulden zu begleichen; aber in diesem Fall sollte man den Respekt vor dem Adressaten nicht vergessen. Es schadet auch nicht, am Anfang des Briefes ein paar herzliche Worte (wenn sich Absender und Empfänger gut kennen) oder offizielle Komplimente hinzuzufügen, wenn Verfasser und Adressat nicht vorher kommuniziert haben oder die Interaktion in einem rein geschäftlichen Rahmen stattfand . Wenn ein Brief mehrere wesentlich unterschiedliche oder miteinander verbundene Anfragen enthält, muss jeder von ihnen einen eigenen Absatz erhalten, oder noch besser, eine Liste mit Aufzählungszeichen erstellen, die einen erheblichen visuellen Vorteil gegenüber massivem Text hat.
  4. Fazit. Hat der Brief für den Absender eine besondere Bedeutung, lohnt es sich hier noch einmal (kurz und überzeugend), den Leser zum Handeln aufzurufen. Dies kann sowohl mit zwei oder drei Sätzen geschehen, die die Quintessenz des Haupttextes darstellen, als auch mit Hilfe eines aufmerksamkeitsstarken Slogans. Lassen Sie sich jedoch nicht zu sehr davontragen; Das Anfrageschreiben muss vertraulich sein und darf nicht kommerziell oder werblich sein. Lassen Sie seinen Stil eher unkompliziert als absichtlich angepasst sein und beim Leser Zweifel an der Aufrichtigkeit des Absenders wecken. Dies ist besonders wichtig, wenn das Schreiben eine Bitte um Hilfe oder Unterstützung enthält.
  5. Abschied und Unterschrift. nicht immer eingestellt. Wenn der Zweck des Dokuments darin besteht, Hilfe oder Unterstützung zu suchen, ist es sinnvoll, anstelle dieser Formel eine andere Formel zu verwenden, z. B. „Danke im Voraus“, „Danke im Voraus“, „Danke für Ihre Aufmerksamkeit“, „Danke vielen Dank für Ihre Hilfe“, und so weiter. Welcher Ausdruck auch immer verwendet wird, er wird unbedingt und unbedingt durch ein Komma und, wenn es der Platz zulässt, durch eine neue Zeile von der Signatur selbst getrennt. Das Satzzeichen hat in diesem Fall keine funktionale, sondern eine grafische Bedeutung, die dem Leser das Erfassen des Textes erleichtert; gleiches gilt für die Übertragung der Signatur in die nächste Zeile.
  6. Datum und Stempel. Unmittelbar nach der Unterschrift am Ende des Briefes müssen Sie das Erstellungsdatum oder, falls es im Voraus geschrieben wurde, das Versanddatum angeben. Das Anbringen eines Siegels und einer persönlichen Unterschrift ist optional, aber sehr wünschenswert: Dies ist ein weiteres Zeichen des Respekts gegenüber dem Adressaten. Auch wenn die Nachricht elektronisch gesendet wird (obwohl es empfohlen wird, Papierdokumente), am Ende der Seite lohnt es sich, elektronische Kopien des Siegels (Stempel) und der persönlichen Unterschrift des Absenders anzubringen oder das Dokument mit einer erweiterten digitalen Signatur zu zertifizieren.

Rat: wenn es wichtig ist, dass der adressat innerhalb einer bestimmten frist eine antwort auf das anschreiben erhält, muss dies im haupttext erwähnt werden: zum beispiel „wir warten auf ihre antwort bis spätestens …“ oder „ Wir hoffen auf Klarstellungen, bevor ...“. Andernfalls kann der Empfänger, der in Bezug auf das Dokument an keine Verpflichtungen gebunden ist, die Antwort verzögern, was dem Absender zusätzliche Schwierigkeiten bereitet.

Beim Versenden eines Hilfe- oder Schuldenersuchens ist zu beachten, dass in Organisationen der Sekretär oder eine bevollmächtigte Person für die Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz zuständig ist. Daher muss ein Bewerber, der möchte, dass seine Nachricht direkt vom Leiter oder Direktor gelesen wird, auf dem Umschlag vermerken „Persönlich zur Hand“, „Vertraulich“ oder „Zur Prüfung ... (Nachname und Initialen des Adressaten)“. Wenn das Dokument jedoch eine Anfrage enthält, die keine persönlichen, kommerziellen oder industriellen Geheimnisse berührt, ist es nicht katastrophal, dass die Nachricht zuerst von der Sekretärin gelesen und registriert und erst dann an den Direktor oder Manager weitergeleitet wird .

Einige Tipps zum Schreiben eines Briefes mit der Bitte um Hilfe:

  1. Der Brief muss in gutem Russisch verfasst sein, ohne Fehler oder Tippfehler. Dies ist nicht nur ein Zeichen der Alphabetisierung des Absenders, sondern auch ein Beweis seines Respekts gegenüber dem Empfänger. Wenn sich der Verfasser des Dokuments nicht die Mühe gemacht hat, den Text noch einmal zu lesen, ist es zumindest unvernünftig, über die Aufrichtigkeit der freundlichen Worte zu sprechen, die er gegenüber dem Empfänger verwendet hat.
  2. Wenn es nicht möglich ist, einen Briefkopf zu verwenden (z. B. einfach nicht vorhanden), sollten Sie zumindest versuchen, eine ansprechende Schriftart mit verschiedenen Größen und Stilen zu wählen. Ein Aufforderungsschreiben muss nicht nur überzeugend, sondern auch optisch ansprechend sein – sonst hält der Adressat es womöglich nicht aus und unterbricht die Lektüre mittendrin, ohne auf den Punkt zu kommen.
  3. Denken Sie daran, dass eine Nachricht, in der um Hilfe oder Unterstützung gebeten wird, kein offizielles Dokument ist. Wenn Sie sie schreiben, sollten Sie versuchen, bürokratische Wendungen und zu lange Sätze zu vermeiden. Je einfacher es für den Empfänger ist, das Dokument zu lesen und den Kern des Einspruchs zu verstehen, desto wahrscheinlicher wird er reagieren und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

Fehler beim Schreiben eines Anfrageschreibens

Um endlich die Regeln und Besonderheiten beim Schreiben von Anforderungsschreiben zu verstehen, sollten Sie sich ein kleines Beispiel mit Fehlern ansehen, die für unerfahrene Autoren typisch sind:

Lieber Valensky A. D.!

Bitte spenden Sie an unseren Schutzfonds wilde Igel Region Moskau jede Menge, ab 500.000 Rubel. Wir erwarten Ihre Antwort bis spätestens 25. August des laufenden Jahres. Unser Girokonto ist 1234567890.

Petrov L. M., stellvertretender Erster Vorsitzender der Stiftung.

Liste der im Brief gemachten Fehler und Beispiele für richtige Lösungen:

  1. "Lieber Valensky A.D!". Korrekte Option:„Lieber Andrey Denisovich!“ (Die Erwähnung des Namens und des Patronyms funktioniert beim Empfänger besser als eine kühl-förmliche Anrede mit dem Nachnamen).
  2. Freundliche Worte und Komplimente fehlen dem Anfrageschreiben gänzlich. Korrekte Option:„Wir wissen, dass Sie sich seit langem und produktiv mit der Wiederherstellung seltener Igelpopulationen beschäftigen, einen eigenen kleinen Zoo haben und auch Gewinner des Staatspreises „Hilf den Igeln“ für die Jahre 2009, 2011 und 2015 sind. ”
  3. Es gibt kein überzeugendes Argument in dem Beispiel. Korrekte Option:„Sie betreiben nicht nur unabhängige Forschung und kommunizieren mit führenden Experten auf dem Gebiet der Igel-Eugenik, sondern helfen auch aktiv verschiedenen Umweltorganisationen, und haben auch wiederholt ihren Wunsch zum Ausdruck gebracht, jede Aktion zu sponsern, die mit der Schaffung eines günstigen emotionalen Umfelds für diese Säugetiere zusammenhängt.
  4. "Bitte spenden Sie..." Wenn Sie an eine Person schreiben, insbesondere in einem Geschäftsbrief und insbesondere wenn dieser eine Bitte enthält, ist es erforderlich, das Pronomen "Sie" mit einem Großbuchstaben zu schreiben. Die Verwendung einer anderen Schreibweise ist ein deutliches Zeichen von Respektlosigkeit oder zumindest Nachlässigkeit des Compilers, was bei einer solchen Meldung völlig unangebracht ist. Korrektes Beispiel: "Bitte spenden Sie."
  5. Im Hauptteil des Anfrageschreibens entweder zu wenig oder zu viel Konkretes. Der Kern der Arbeit des Fonds soll näher beschrieben werden, gleichzeitig soll dem Leser aber auch die Möglichkeit gegeben werden, die Höhe der Spende selbstständig zu wählen. Es besteht keine offensichtliche Notwendigkeit, ein bestimmtes Datum für den Erhalt einer Antwort anzugeben: Seine Erwähnung muss entweder begründet oder aus dem Text des Schreibens gestrichen werden. Korrektes Beispiel: « Im Zusammenhang mit Ihrem Interesse an der Problematik bitten wir Sie herzlichst um eine realisierbare Spende an unsere Stiftung, die seit 2009 Informationen über die Zahl der Igelpopulationen in der Region Moskau und die Bedingungen für ihre Existenz sammelt, sowie Entwicklung von Projekten zur Wiederansiedlung benachteiligter Tiere in mehr gemütliche Plätze. Sie können eine Überweisung auf unser Girokonto 1234567890 vornehmen oder, indem Sie sich an unseren Vertreter wenden, einen anderen bequemen Weg wählen, um den Igeln zu helfen. Wenn es Ihnen nicht schwer fällt, antworten Sie bitte bis spätestens 25. August dieses Jahres auf den Brief: Bereits Anfang September starten wir ein umfangreiches und teures Projekt, an dem auch Sie teilnehmen können.
  6. Fehlt in obigem Aufforderungsschreiben und Abschluss. Korrektes Beispiel: Wir hoffen auf Ihr Verständnis und Ihre Anteilnahme. Wir sind immer bereit, alle Fragen zu beantworten und die verfügbaren Kommentare zu berücksichtigen. Gesund u fröhliche Igel- die Zukunft unserer Ökologie!
  7. In der Nachricht, in der um eine Spende gebeten wird, gibt es keine endgültige Höflichkeitsformel. Dies weist, wie die meisten anderen Fehler, entweder auf die Unfähigkeit des Absenders hin, einen Geschäftsbrief zu verfassen (wie kann ihm dann Geld anvertraut werden?) Oder auf seine offensichtliche Respektlosigkeit gegenüber dem Adressaten. Korrektes Beispiel:

Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe!

Stellvertretender erster Vorsitzender der Stiftung

L. M. PETROV

Muster Anfrageschreiben

Obwohl Anforderungsschreiben in freier Form geschrieben werden, ist es für den Ersteller, insbesondere für diejenigen, die bisher keine solche Erfahrung hatten, nützlich, sich mit Beispielen der häufigsten Nachrichten vertraut zu machen.

Über die Verteilung von Geld

Wenn Sie Hilfe oder Unterstützung von einem Investor, Sponsor oder Kreditgeber beantragen müssen, sollten Sie ein Schreiben ausstellen, in dem Sie um Mittel gebeten werden.

Über die Lieferung von Waren

Manchmal ist es notwendig, den Lieferanten zu bitten, die Lieferzeit der Ware in die eine oder andere Richtung zu verschieben oder so schnell wie möglich eine neue Charge zu bestellen.

Über Zahlungsaufschub

Apropos Mietminderung

Wenn der Vermieter beschlossen hat, die Miete zu erhöhen, oder der Mieter einige Zeit nach Vertragsunterzeichnung erkannt hat, dass er weniger ausgeben kann, können Sie versuchen, die Situation zu beheben, indem Sie einen Brief an die andere Partei senden und sie bitten, die Miete zu senken.

Über den Rabatt

Nicht immer bietet der Verkäufer einer Ware oder Dienstleistung selbst Stamm- oder besonders gewinnbringenden Kunden die Teilnahme am Rabattprogramm an. Um Gerechtigkeit zu erreichen und gleichzeitig eine hervorragende Beziehung zwischen den Parteien aufrechtzuerhalten, ist es hilfreich, einen Brief mit der Bitte um einen Rabatt zu senden.

Über die Zahlung von Schulden

Ab und zu vergisst auch der anständigste Kreditnehmer oder Kunde die nächste Rate oder die Zahlungspflicht für den Kauf. Ein Schreiben mit der Bitte um Begleichung der Schulden hilft, ihn sanft auf unangemessenes Verhalten hinzuweisen.

Über Unterstützung bei der Lösung des Problems

Wenn das Problem nicht im rein finanziellen Bereich liegt und ein Bürger oder eine Organisation umfassende Unterstützung benötigt, können sie aus der Situation herauskommen, indem sie Briefe an mehrere einflussreiche Empfänger verfassen und senden, in denen sie um Unterstützung bei der Lösung des Problems bitten.

Funktionen zum Senden eines Anfrageschreibens

Es gibt mehrere Richtlinien für das Senden offizieller Nachrichten mit der Bitte um Hilfe oder Unterstützung:

  1. Es ist besser, nicht elektronische, sondern Papierversionen des Dokuments zu verwenden per Kurier oder Einschreiben per russischer Post versandt. Ein solcher Ansatz zeigt nicht nur das besondere Interesse des Absenders, sondern auch seine Bereitschaft, eine Antwort auf bestimmte Ausgaben zu erhalten, was beim Empfänger sicherlich einen positiven Eindruck hinterlassen wird.
  2. In manchen Fällen ist es sinnvoll, einen Brief von Hand zu schreiben(natürlich in einer gut lesbaren und augenfreundlichen Handschrift) und auf gutem Papier. Es ist unwahrscheinlich, dass diese Methode für Massenmailings geeignet ist, aber es wird definitiv dazu beitragen, einen bestimmten Adressaten zu interessieren.
  3. Briefe müssen im Journal für ausgehende Dokumente der entsendenden Organisation registriert werden, und nach Erhalt - im Journal der eingehenden Dokumente des Empfängers. Wenn die Korrespondenz zwischen Einzelpersonen erfolgt, müssen Nachrichten nicht registriert werden.

Zusammenfassen

Ein Brief mit der Bitte um Hilfe sollte korrekt und so kurz wie möglich geschrieben werden. Um ein Dokument zu erstellen, ist es besser, einen Briefkopf zu verwenden, und wenn dies nicht möglich ist, greifen Sie zumindest zu attraktiven Schriftarten. Es ist besser, einen fertigen Brief per Kurier oder per Post zu versenden.

Die Nachricht muss eine Präambel, ein paar freundliche Worte an den Empfänger, die Begründung und den Kern der Anfrage enthalten. Am Ende sollten Sie die traditionellen Höflichkeitsformeln verwenden: „Vielen Dank im Voraus“ oder „Respektvoll“. Es wird empfohlen, das Dokument mit der Unterschrift des Managers und dem Siegel oder Stempel der Organisation und im Falle des Versands per E-Mail mit gescannten Bildern der Unterschrift und dem Siegelabdruck oder der digitalen Signatur zu beglaubigen.