Informe anticipado de viáticos de viaje de negocios. El orden de contabilidad y composición de los gastos de viaje. ¿Cuándo y cómo se pagan estos gastos?

De conformidad con el art. 166 del Código Laboral de la Federación Rusa, un viaje de negocios se reconoce como un viaje de un empleado por orden del jefe de la organización por un período determinado a otra localidad para realizar una asignación oficial fuera del lugar de trabajo permanente. Los viajes de negocios no son viajes de negocios para los empleados cuyo trabajo permanente se realiza en la carretera o tiene carácter de viaje. Las características del envío de empleados en viajes de negocios se establecen de la manera determinada por el Gobierno de la Federación Rusa. En el artículo, consideraremos cuestiones relacionadas con el reflejo de los gastos de viaje en la contabilidad de una institución autónoma, según los cambios en la legislación de la Federación Rusa.

En virtud del art. 167 del Código Laboral de la Federación Rusa, si un empleado es enviado a un viaje de negocios, el empleador está obligado a reembolsarle:

1. Gastos de viaje, incluidos los taxis (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 27 de junio de 2012 No. 03-11-04/2/80).

2. Gastos de manutención, incluido el alquiler de un apartamento en el lugar del viaje de negocios (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 5 de diciembre de 2011 No. 03-03-
06/1/802).

3. Gastos adicionales asociados a vivir fuera del lugar de residencia permanente (asignación diaria). Las dietas se pagan al empleado por cada día del viaje de negocios, incluidos los fines de semana y días festivos no laborables, así como por cada día de viaje. Se determina la cantidad de días por los cuales se deben pagar los viáticos (cláusula 7 del Reglamento No. 749, Carta del Servicio Federal de Impuestos de la Federación Rusa del 24 de noviembre de 2015 No. SD-4-3 / 20427):

cuando viaje al lugar de un viaje de negocios en un automóvil personal o de la empresa, según una nota de servicio que el empleado debe presentar al regresar de un viaje de negocios. El memorando debe ir acompañado de documentos que confirmen el uso del transporte para viajar al lugar del viaje de negocios y de regreso (carta de porte, facturas, recibos, recibos de caja, otros documentos que confirmen la ruta del transporte) (cartas del Ministerio de Hacienda de la Federación Rusa del 29 de abril de 2015 No. 03-03- 06/1/24840, del 20/04/2015 No. 03-03-06/22368);
en otros casos, según los documentos de viaje.

Si el empleado no presentó documentos de viaje (por ejemplo, perdió boletos de viaje y no pudo recuperarlos), entonces puede confirmar el período de estadía en un viaje de negocios (cláusula 7 del Reglamento No. 749, Carta de Rostrud de fecha 10/ 19/2015 n.º 2450‑6‑1):

o documentos para el alquiler de vivienda en el lugar del viaje de negocios (contrato de prestación de servicios hoteleros);
o una nota sobre el período de estadía en el lugar del viaje de negocios.

4. Otros gastos incurridos por el empleado con el permiso o conocimiento del patrón. Por ejemplo, dichos gastos incluyen el alquiler de un automóvil en el lugar de un viaje de negocios.

Si el empleado es enviado en un viaje de negocios al extranjero, se le compensa con:

el costo de emisión de un pasaporte extranjero, visa y otros documentos de viaje;
tasas consulares y de aeródromo obligatorias;
tasas por el derecho de entrada o tránsito del transporte por carretera;
gastos de alta del seguro médico obligatorio;
otros pagos y tasas obligatorios.

Además del reembolso de los gastos enumerados, se paga al empleado el salario promedio por los días pasados en un viaje de negocios (artículo 167 del Código Laboral de la Federación Rusa).

El pago de salarios a un empleado por el período de un viaje de negocios será contrario a las disposiciones del Código Laboral de la Federación Rusa (Carta Rostrud No. 275-6-0 con fecha 05.02.2007).

Al reflejar estas transacciones en la contabilidad, el contador debe determinar el tipo de gastos con la vinculación de los artículos (subelementos) de KOSGU y el monto del reembolso de los costos incurridos por el empleado.

Reembolso de gastos de viaje

Se determina el procedimiento y el monto del reembolso de los gastos de viaje (artículo 168 del Código Laboral de la Federación Rusa):

empleados que han concluido contratos de trabajo para trabajar en instituciones estatales federales, organismos estatales federales, por actos legales reglamentarios del Gobierno de la Federación Rusa;
empleados que hayan concluido contratos de trabajo para trabajar en instituciones estatales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, organismos estatales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, por actos legales reglamentarios de las autoridades estatales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa;
empleados que han concluido contratos de trabajo para trabajar en instituciones municipales, gobiernos locales, por actos legales reglamentarios de los gobiernos locales.

Por lo tanto, si estamos hablando de gastar fondos del presupuesto federal, entonces se aplican el procedimiento y las normas aprobadas por los Decretos del Gobierno de la Federación Rusa del 02.10.2002 No. 729, del 26.12.2005 No. 812, si una institución autónoma se financia con cargo al presupuesto de un sujeto o municipio, luego se aplican los documentos aprobados por la autoridad correspondiente. Por ejemplo, el Procedimiento y montos de reembolso de gastos relacionados con viajes de negocios para empleados de instituciones estatales de la República de Crimea están aprobados por el Decreto del Consejo de Ministros de la República de Crimea con fecha 26 de diciembre de 2014 No. 624. Este documento establece las siguientes dietas:

100 rublos - en viajes de negocios dentro de la Federación Rusa, excepto Moscú y San Petersburgo;
RUB 300 - en viajes de negocios a Moscú y San Petersburgo.

Llamamos la atención de los lectores sobre lo siguiente:

Tipo de gastos con vinculación de artículos (sub-ítems) de KOSGU

A partir de 2016, las instituciones estatales (municipales) atribuyen los costos incurridos por la organización por tipo de gastos con la vinculación de artículos y subartículos de KOSGU.

La lista y las reglas para el uso de grupos individuales, subgrupos y elementos de tipos de gastos se dan en la subsección. 5.1.2 secc. 5 "Tipos de gastos" de la Instrucción N° 65n.

Los requisitos esenciales de la estructura aprobada de los tipos de gastos se establecen en el inciso. 5.1.1 de esta sección. En particular, debe prestar atención a las siguientes disposiciones de este documento.

Al reflejar los gastos asociados a los pagos a personas físicas, es importante distinguirlos entre los elementos de los tipos de gastos 112 “Otros pagos al personal de las instituciones, con excepción del fondo de salarios” y 244 “Otras compras de bienes, obras y servicios para satisfacer las necesidades estatales (municipales)”:

A la hora de reflejar los gastos asociados a la adscripción de empleados, es necesario tener en cuenta que:

la emisión de efectivo a empleados en comisión de servicio (o su transferencia a tarjetas bancarias de empleados) contra el informe para la compra de boletos de viaje y (o) el pago por el alquiler de locales residenciales se refleja en los elementos relevantes del tipo de gasto 112;
el pago de boletos para viajes al lugar del viaje de negocios y de regreso y (o) la contratación de locales residenciales para trabajadores en comisión de servicios en virtud de acuerdos (contratos) se refleja en el código del tipo de gastos 244.

Consideremos varios ejemplos de reembolso de gastos de viaje utilizando las disposiciones de las Directivas No. 65n.

La Institución Cultural Autónoma envió en viaje de negocios a los empleados que forman parte de la plantilla. Los gastos de viaje ascendieron a:

viáticos - 2,000 rublos. (transferido a tarjetas bancarias de empleados);
para viajar al lugar del viaje de negocios - 6,000 rublos. (emitido en efectivo).

Los gastos de alojamiento fueron pagados por la institución en virtud de un acuerdo con el hotel por un monto de 10,000 rublos.

Todos los gastos se tienen en cuenta sobre la base de informes anticipados y se atribuyen al costo de los servicios para el tipo principal de actividad. Todas las operaciones se llevaron a cabo en el marco de la asignación estatal.

para el pago de asignaciones diarias y gastos de viaje para empleados, bajo el código del tipo de gastos 112 "Otros pagos al personal de instituciones, con excepción del fondo de salarios" y el subartículo 212 "Otros pagos" de KOSGU;
para el pago de alojamiento en hotel: según el código del tipo de gastos 244 "Otra compra de bienes, obras y servicios para satisfacer las necesidades estatales (municipales)" y el subartículo 226 "Otros gastos, servicios" de KOSGU.

En la contabilidad de una institución autónoma, de acuerdo con la Instrucción N° 183n, estas operaciones se reflejarán de la siguiente manera:

contenido de la operación	Débito	Crédito	Cantidad, frotar.
Los viáticos se transfieren a los empleados de la institución.	4 210 03 000 4 208 12 000	4 201 11 000 4 210 03 000	2 000
Fondos emitidos para viajes al lugar del viaje de negocios	4 208 12 000	4 201 34 000	6 000
Transferido a la tarifa de alojamiento del hotel.	4 206 26 000	4 201 11 000	10 000
Servicios de alojamiento hotelero reflejados	4 109 60 226	4 302 26 000	10 000
Pago anticipado de alojamiento en hotel realizado	4 302 26 000	4 206 26 000	10 000
Aceptado por gastos contables para el pago de dietas a los empleados	4 109 60 212	4 208 12 000	2 000
Contabilización de los gastos de viaje de los empleados	4 109 60 212	4 208 12 000	6 000

Una institución educativa autónoma envió a un empleado en un viaje de negocios. Desde la caja de la institución, el empleado recibió boletos de tren comprados anteriormente mediante transferencia bancaria por un monto de 10,500 rublos. a expensas de los fondos recibidos por la prestación de servicios pagados.

En virtud de la Instrucción N° 65n, el pago de pasajes de viaje de ida y vuelta al lugar de viaje de negocios para trabajadores en comisión de servicio en virtud de convenios (contratos) se refleja en el tipo de gastos código 244 “Otras compras de bienes, obras y servicios para atender necesidades (municipales)” y el subartículo 222 “Servicios de transporte » KOSGU.

Los boletos de viaje comprados están sujetos a contabilización como parte de los documentos monetarios en la cuenta 0,201,35,000 (cláusula 169 de la Instrucción N° 157n). Su emisión desde la caja a la persona responsable se refleja en las órdenes de débito en efectivo (f. 0310002) con la entrada "Fondo" en el crédito de esta cuenta (cláusula 90 de la Instrucción No. 183n).

De acuerdo con la Instrucción N° 183n, se realizarán los siguientes asientos contables:

contenido de la operación	Débito	Crédito	Cantidad, frotar.
Russian Railways transfirió dinero para boletos por transferencia bancaria	2 206 22 000	2 201 11 000	10 500
Boletos de tren recibidos en la caja de la institución.	2 201 35 000	2 302 22 000	10 500
Pago adelantado realizado	2 302 22 000	2 206 22 000	10 500
Boletos emitidos desde la taquilla al responsable	2 208 22 000	2 201 35 000	10 500
El empleado presentó un informe anticipado.	2 109 60 222	2 208 22 000	10 500

El Institución Deportiva Autónoma envía a cinco deportistas menores de edad y un entrenador-profesor a participar en competencias regionales durante tres días. Los gastos de viaje ascendieron a:

para viajar - 6,000 rublos. (6 personas x 1000 rublos/persona);
para alojamiento - 3.000 rublos. (6 personas x 500 RUB/persona);
asignación diaria - 1.800 rublos. (6 personas x 300 RUB/persona).

Los fondos de la caja de la institución se emitieron bajo el informe del entrenador-maestro, que es un empleado de la institución. Al regresar de la competencia, presentó un informe anticipado sobre el gasto de los fondos recibidos. Todas las operaciones se llevaron a cabo en el marco de la asignación estatal.

De acuerdo con la Instrucción N° 65n, los gastos de una institución autónoma se reflejarán en la contabilidad de la siguiente manera:

para el pago de asignaciones diarias, viajes y alojamiento para un entrenador de un maestro - bajo el código del tipo de gastos 112 "Otros pagos al personal de las instituciones, con excepción del fondo de salarios" y subartículo 212 "Otros pagos" de KOSGU;
para el pago de viáticos, viajes y alojamiento para atletas (que no son empleados a tiempo completo) - bajo el código del tipo de gastos 113 "Otros pagos, con excepción del fondo de salarios de instituciones, a personas involucradas de acuerdo con la ley para realizar ciertos poderes" y el artículo 290 "Otros gastos" de KOSGU.

contenido de la operación	Débito	Crédito	Cantidad, frotar.
Se emitieron fondos de la caja para el pago de dietas, viajes y alojamiento para el formador del profesor. (1000 + 500 + 300) frotar.	4 208 12 000	4 201 34 000	1 800
Se emitieron fondos de la caja para el pago de dietas, viajes y alojamiento para atletas. (5000 + 2500 + 1500) frotar.	4 208 91 000	4 201 34 000	9 000
Contabilización de los gastos de viaje de los empleados	4 109 60 212	4 208 12 000	1 800
Se tomaron en cuenta los gastos para el pago de viáticos de los atletas	4 109 60 290	4 208 91 000	9 000

Como se indicó anteriormente, además del pago de los gastos de viaje, a los empleados fijos se les paga el salario promedio durante todo el tiempo que están en un viaje de negocios. La cantidad de ganancias promedio pagaderas a un empleado por los días de un viaje de negocios se determina de acuerdo con el art. 139 del Código Laboral de la Federación Rusa y el Reglamento sobre las peculiaridades del procedimiento para calcular el salario promedio, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 24 de diciembre de 2007 No. 922.

El cálculo del salario promedio se basa en los salarios reales acumulados y las horas reales trabajadas durante los últimos 12 meses calendario anteriores al período durante el cual el empleado retiene el salario promedio. Al determinar los ingresos medios, se tienen en cuenta todos los tipos de pagos previstos por el sistema de remuneración aplicado por el empleador correspondiente, independientemente de las fuentes de estos pagos.

El mes calendario es el período del 1 al 30 (31) día del mes correspondiente inclusive (en febrero - al 28 (29) día inclusive) (Artículo 139 del Código Laboral de la Federación Rusa, cláusulas 2, 4 del Reglamento sobre las peculiaridades del procedimiento de cálculo del salario medio).

En virtud de la Instrucción N° 65n, los costos de pagar las ganancias promedio durante el tiempo dedicado a un viaje de negocios se reflejan en el código del tipo de gastos 111 “Fondo para salarios de instituciones” y se asignan a la subpartida 211 “Salarios ” de KOSGU.

La acumulación y el pago de primas de seguro del monto de los ingresos promedio se reflejarán en el código del tipo de gastos 119 "Contribuciones para el seguro social obligatorio para pagos de salarios a empleados y otros pagos a empleados de instituciones" y se asignan a sub -artículo 213 "Devengos para pagos de salarios" de KOSGU.

Considere un ejemplo.

Un empleado de una institución autónoma fue enviado en viaje de negocios desde el 14 de marzo de 2016 por un período de cuatro días. Su salario durante los últimos 12 meses calendario anteriores al período durante el cual retiene el salario promedio ascendió a 345,000 rublos. El período del 01/03/2015 al 29/02/2016 la persona nombrada trabajó en su totalidad. Funciona según el horario de una semana laboral de cinco días. El número de días realmente trabajados en el período de facturación es de 248.

El salario se devenga al empleado como parte de una actividad generadora de ingresos y la institución lo contabiliza como parte de los gastos directos. El salario se paga al empleado de la caja de la institución.

Determine el salario diario promedio. Ascenderá a 1.391,13 rublos. (345.000 rublos / 248 días).
Calcule la cantidad de ganancias promedio para los días de un viaje de negocios. Es igual a 5.564,52 rublos. (1.391,13 rublos x 4 días).
El monto de las primas de seguro acumuladas será de 1.680,49 rublos. (5564,52 rublos x 30,2%) (en PFR - 22%, FSS - 2,9%, FFOMS - 5,1%). Supongamos que la tasa de las primas del seguro social obligatorio contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales es del 0,2%.

De acuerdo con la Instrucción N° 183n, se realizarán los siguientes asientos contables:

contenido de la operación	Débito	Crédito	Cantidad, frotar.
Ganancias promedio acumuladas para el período de viaje de negocios	2 109 60 211	2 302 11 000	5 564,52
primas de seguro pagadas	2 109 60 213	2 303 02 000 2 303 06 000 2 303 07 000 2 303 10 000	1 680,49
IRPF retenido (5.564,52 rublos x 13%)	2 302 11 000	2 303 01 000	723
Primas de seguros transferidas a fondos extrapresupuestarios	2 303 02 000 2 303 06 000 2 303 07 000 2 303 10 000	2 201 11 000	1 680,49
IRPF cotizado	2 303 01 000	2 201 11 000	723
Ganancias promedio emitidas de la caja al empleado menos el impuesto sobre la renta personal (5.564,52 - 723) rublos	2 302 11 000	2 201 34 000	4 841,52

* * *

En conclusión, resumimos lo anterior.

1. A partir de 2016, los tipos de gastos detallan las áreas de apoyo financiero para los gastos de las instituciones autónomas. Al mismo tiempo, se realizan pagos a particulares:

en la forma en que se realicen (en efectivo o en especie);
por tipo de destinatarios (empleados actuales o anteriores (empleados), otras categorías de ciudadanos).

También es importante distinguir entre gastos entre elementos de tipos de gastos 112 “Otros pagos al personal de instituciones, con excepción del fondo de salarios” y 244 “Otras compras de bienes, obras y servicios para satisfacer necesidades estatales (municipales) ”.

2. Los códigos KOSGU se utilizan actualmente al registrar transacciones en contabilidad y datos contables en estados financieros, al tiempo que se vinculan con tipos de gastos.

3. Los gastos de viaje para el pago de la asignación diaria, el alojamiento y los viajes se reflejan a partir de 2016 en el subartículo 212 "Otros pagos" de KOSGU.

4. El pago de dietas, alimentos en efectivo, así como la compensación por gastos de viaje y estadía de deportistas y estudiantes cuando sean enviados a diversos eventos (competiciones, olimpiadas, prácticas educativas y otros eventos) se encuentran reflejados en el artículo 290 “Otros gastos "KOSGU.

Reglamento sobre las peculiaridades del envío de empleados en viajes de negocios, aprobado. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 13 de octubre de 2008 No. 749.

Ley Federal No. 212-FZ del 24 de julio de 2009 "Sobre las contribuciones de seguro al Fondo de Pensiones de la Federación Rusa, el Fondo de Seguro Social de la Federación Rusa y el Fondo Federal de Seguro Médico Obligatorio".

Instrucciones sobre el procedimiento para aplicar la clasificación presupuestaria de la Federación Rusa, aprobadas. Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 1 de julio de 2013 No. 65n.

Instructivo para el uso del Plan de Cuentas para la contabilidad de las instituciones autónomas, aprobado. Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 23 de diciembre de 2010 No. 183n.

Instructivo para el uso del Plan Único de Cuentas para la Contabilidad de las Autoridades Estatales (Órganos de Gobierno), Órganos de Autogobierno Local, Órganos de Gestión de Fondos Extrapresupuestarios del Estado, Academias de Ciencias del Estado, Instituciones Estatales (Municipales), aprobado. Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 1 de diciembre de 2010 No. 157n.

Si es imposible adquirir servicios para su organización.

El tema de la asignación de viaje es importante e interesante para todos. Este es un tema complejo. Constante y sistemáticamente se producen cambios y adiciones, que se reflejan en la normativa.

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Por lo tanto, el pago de dietas para viajes de negocios en 2019 no puede perder relevancia en el presente.

Base normativa

El Código Laboral y el Código Fiscal, los Decretos Gubernamentales, las instrucciones y las cartas explicativas del Ministerio de Finanzas de Rusia brindan una imagen completa y detallada de la composición, las opciones contables y el reembolso de los gastos de viaje diarios.

Tipos de gastos de viaje

Al enviar a un empleado en un viaje de negocios para realizar una tarea individual, el empleador está obligado a compensar los gastos de viaje de su empleado:

para viajar al lugar de ejecución de la tarea de producción y viceversa;
el costo del servicio de arrendamiento de vivienda;
Subsidio diario;
otros costos incurridos con el permiso del jefe o fijados.

¿Qué es una asignación diaria y qué incluye?

Un empleado adscrito tiene la garantía de recibir una cantidad fija por cada día, que no depende de factores externos para completar la tarea, lo que se denomina "viáticos".

El presente artículo de gastos de viaje tiene por objeto asegurar la vida normal de una persona que se ve obligada a pasar algún tiempo fuera del entorno habitual.

No hay necesidad de documentar las dietas. Una persona tiene derecho a utilizarlos a su discreción.

¿En qué casos son retribuidos y son obligatorios?

El devengo y pago de las dietas tiene carácter permanente, e implica un elemento de garantía y cuidado de la gestión para el trabajador en comisión de servicio.

El monto recibido del anticipo siempre incluye el monto de la asignación diaria calculada sobre la base de.

¿Han sido cancelados?

En 2019, el Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa planteó la idea de abolir las dietas, con la esperanza de aumentar posteriormente el monto del impuesto sobre la renta con esta medida.

Los empleadores y los empleados hablaron negativamente sobre esto. Los medios de comunicación dieron amplia cobertura al tema de la posibilidad de cancelar viáticos.

Los planes del Ministerio de Hacienda prácticamente no estaban destinados a hacerse realidad. No se han realizado cambios legislativos.

Tamaño, normas y límites bajo las nuevas reglas.

La legislación laboral define la asignación diaria:

Cabe señalar que estos valores deben considerarse el tamaño mínimo para las organizaciones comerciales. El límite de los límites superiores de la empresa se determina de forma independiente.

La asignación diaria para un viaje de negocios con comidas no cambia.

Todas las dietas y dietas, que se establezcan en las organizaciones, deberán estar reflejadas en el Reglamento sobre viajes de negocios.

¿En qué puedes gastar?

¿Para qué sirven las dietas diarias? No se requiere confirmación del uso de viáticos cuando se aplica después de un viaje de negocios.

Todos son libres de usar estas cantidades como mejor les parezca para los gastos diarios. Pero en la mayoría de los casos, los empleados desplazados gastan viáticos en comida y transporte público.

¿Cuántos días se emiten?

Después de firmar la orden de viaje de negocios ya petición del empleado adscrito, se emite un anticipo para el próximo viaje de negocios.

Si el viaje de negocios se cancela dentro de los tres días, el anticipo debe ser devuelto a la caja de la empresa. El período de pago también se limita al período entre la emisión de la orden y la partida real del empleado.

Pago para diferentes ocasiones.

Reglas generales

El esquema para la ocurrencia, pago, informe y recálculo de las dietas de viaje es simple y corresponde completamente a la relación sobre el tema de las dietas diarias:

Hay una necesidad de producción para enviar a un empleado en un viaje de negocios.
Se emite una orden enumerando las condiciones y requisitos para este viaje de negocios.
Se emite un anticipo sobre la base de una orden de pago de gastos, calculada sobre la base de los datos de la orden. El monto del anticipo también incluye viáticos.
El empleado adscrito va al destino, realiza la tarea de producción y regresa.
Dentro de los tres días posteriores a su regreso, el empleado elabora un informe anticipado, al que adjunta los documentos que confirman el gasto (cheques, recibos, facturas, etc.).
Los servicios económicos de la empresa verifican el informe de avance, luego de lo cual es aprobado por el jefe de la organización. La asignación diaria está controlada por las fechas de llegada y salida en los documentos de viaje.
El pago final se realiza sobre el anticipo emitido y los fondos realmente gastados. El exceso de gastos se paga adicionalmente al empleado, los ahorros se devuelven a la caja de la organización.

Viaje de negocios de un día

Si un viajero de negocios tiene la oportunidad de regresar a su lugar de residencia todos los días, los viáticos en un viaje de negocios no se acumulan ni se pagan.

Sólo se aceptarán para reembolso los gastos de viaje.

Viajes a cargo del anfitrión

En un acuerdo escrito celebrado por ambas partes, se especifica la fuente de financiación del viaje de negocios.

Si la parte anfitriona paga el viaje de negocios, los viáticos se incluirán en el monto de la compensación.

En las instituciones presupuestarias, solo pueden pagar el monto de la asignación diaria permitida por la ley. Los gastos incurridos en exceso de la norma no son aceptados para reembolso.

Dos viajes en un día

En el Reglamento sobre viajes de negocios, es recomendable señalar la situación en la que un empleado durante el día puede trasladarse a varios lugares con diferentes asignaciones diarias.

Los pagos deben realizarse de acuerdo con las normas aprobadas para el lugar de llegada.

Trabajar en el extranjero

El algoritmo de acciones corresponde a las reglas generales para el pago de viáticos.

En la orden de viaje al extranjero es necesario hacer constar el motivo del viaje en estricto apego a la legislación vigente.

El monto de la asignación diaria para un viaje al extranjero está aprobado en el Reglamento sobre viajes de negocios, cuyo límite mínimo se fija en actos legislativos y el máximo lo establece la dirección de la empresa.

Al final del viaje

Al regresar de un viaje de negocios antes de lo previsto, el empleado elabora un informe anticipado.

Los servicios económicos de la empresa vuelven a calcular el anticipo emitido anteriormente. Los fondos recibidos en exceso se devuelven al cajero de la organización.

trabajo de fin de semana

La asignación diaria se paga por cada día calendario de viaje de negocios. Al empleado se le acreditarán viáticos por el fin de semana, aunque no haya trabajado durante este período.

Viaje a los países de la CEI

Las asignaciones diarias a países vecinos se acumulan de acuerdo con las normas de viajes al exterior.

¿Como contar? Ejemplos

La pregunta despierta gran interés: "¿Cómo se pagan los viáticos?".

Consideremos varios casos.

Ejemplo 1:

Ingeniero Ivanov P.S. (LLC "Signal", Samara) fue enviado desde el 6 de junio a Nizhnevartovsk para probar el equipo por un período de 10 días. Según el Reglamento sobre viajes de negocios, la asignación diaria en Rusia se establece en 1.200 rublos.

A un empleado se le ha cobrado una asignación diaria por un monto de 12,000 rublos: (1,200 rublos * 10 días = 12,000 rublos)

Ejemplo 2:

El tecnólogo Savelyev M.F. (LLC "Stimul", Moscú) fue enviado a Ekaterimburgo desde el 1 de junio para verificar el proceso tecnológico por un período de 25 días. Subsidio diario para actos locales aprobados por un monto de 1250 rublos. La tarea se completó antes de lo previsto. El empleado regresó a su lugar de residencia permanente el 18 de junio.

Antes del viaje Savelyev M.F. recibió un anticipo, que incluía viáticos por un monto de 31,250 rublos.

(1250 rublos * 25 días = 31250 rublos)

De hecho, se suponía que el tecnólogo recibiría una asignación diaria de 22,500 rublos.

(1250 rublos * 18 días = 22 500 rublos)

Saveliev M. F. devolvió 8.750 rublos al cajero de la organización por encima de los fondos recibidos.

(31 250 - 22 500 = 8 750 rublos)

Impuestos

Dieta diaria devengada dentro de las normas (mínimo legislativo o el monto de los pagos aprobados en el Reglamento sobre viajes de negocios):

reducir la base imponible para el cálculo del impuesto sobre la renta;
no están sujetos a tributación para el cálculo del IRPF y las primas de seguros.

Devengo del IRPF

Del monto de la asignación diaria acumulada en exceso del estándar prescrito, se cargan el impuesto sobre la renta personal y las primas de seguro.

Puede evitar este procedimiento si fija la cantidad requerida de pagos en las regulaciones locales.

Retención de la cantidad que exceda el límite

La base gravable para el cálculo del impuesto sobre la renta no se reduce por montos que excedan el límite permitido.

El exceso está sujeto a tributación obligatoria:

impuestos personales;
cuotas de seguro a fondos extrapresupuestarios.

Documentando

Actualmente, la lista de documentos requeridos se ha simplificado significativamente, en particular, se han cancelado los siguientes:

certificados de viaje;
asignaciones de viajes de negocios;
diario de viaje.

Ordenar

El formulario de pedido unificado (No. T-9 o No. T-9a) incluye toda la información necesaria:

Datos de la organización de envío.
Título, número y fecha del documento.
Información sobre el empleado enviado en un viaje de negocios.
Punto de llegada.
Tiempo de finalización de la tarea.
Tarea a completar.
Cómo llegar a su destino y volver.
Motivo del pedido.
Fuente de financiación.

Por los días de estar en un viaje de negocios, el empleado recibe el salario promedio y la asignación diaria por cada día calendario del viaje de negocios. Muchos esperaban que a partir del 1 de enero de 2016 se abolieran los viáticos. Pero eso no sucedió.

De acuerdo con el párrafo 3 de la parte 1 del artículo 168 del Código Laboral de la Federación Rusa, si un empleado es enviado a un viaje de negocios, el empleador está obligado a reembolsarle los gastos adicionales asociados con vivir fuera del lugar de residencia permanente, que es, ración diaria. En consecuencia, a partir del 1 de enero de 2016, los empleadores, como antes, están obligados a pagar asignaciones diarias.

El procedimiento para el pago de viáticos a los empleados.

La asignación diaria se reembolsa al empleado por cada día mientras se encuentra en un viaje de negocios. También se pagan los fines de semana y los días festivos no laborables, así como los días de viaje, incluido el tiempo de parada forzosa en el camino. Por ejemplo, un empleado se fue de viaje de negocios el domingo y regresó el sábado de la semana siguiente. Se pagan las dietas de sábado y domingo.

Las dietas para viajes de negocios de un día en Rusia no se pagan (pero el empleador tiene derecho a proporcionar una compensación en las regulaciones locales de la organización en lugar de las dietas para dichos viajes). Lea más sobre viáticos para viajes de negocios de un día más adelante en este artículo.

Asignación diaria en 2016 en Rusia y en el extranjero

La empresa tiene derecho a decidir cuánto pagar a los empleados por el día de un viaje de negocios (artículo 168 del Código Laboral de la Federación Rusa). La asignación diaria para viajes de negocios debe fijarse en los documentos internos de la organización, por ejemplo, en Reglamento sobre viajes de negocios.

Los contadores saben acerca de 700 y 2500 rublos: si la asignación diaria no supera estos montos, estos montos no tendrán que pagar el impuesto sobre la renta personal. Por lo tanto, por conveniencia, algunas empresas introducen asignaciones diarias de 700 y 2500 rublos, para no retener el impuesto sobre la renta personal de estos montos. Pero esto no significa en absoluto que la organización pueda establecer la asignación diaria para los empleados en 700 y 2500 rublos y ni un rublo más o menos. Puede, por ejemplo, fijar al menos 4000 rublos por día para cada día de un viaje de negocios en Rusia, pero luego se deberá retener el impuesto sobre la renta personal de 3300 rublos (4000 rublos - 700 rublos = 3300 rublos)

Tenga en cuenta que la organización determina el tamaño de los viáticos de forma independiente, fijando su tamaño en las regulaciones locales de la organización, por ejemplo, en las Regulaciones sobre viajes de negocios. Hay asignaciones diarias máximas que no están sujetas al impuesto sobre la renta personal (párrafo 12, cláusula 3, artículo 217 del Código Fiscal de la Federación Rusa). En particular, la asignación diaria en Rusia es de 700 rublos, en el extranjero: 2500 rublos. Es decir, si la organización establece la asignación diaria para Rusia en la cantidad de 1000 rublos, entonces de 300 rublos (1000 - 700) el empleador debe retener el impuesto sobre la renta personal

Cómo calcular los días de viaje de negocios por los que debe pagar viáticos

¿Cómo determinar la cantidad de días por los que debe pagar viáticos? Por ejemplo, si un empleado realiza un viaje de negocios en un automóvil personal y de la empresa, puede contar los días con una nota. El empleado debe presentar dicha nota cuando regrese de un viaje de negocios, junto con los documentos que confirmen el uso del transporte para viajar al lugar del viaje de negocios y de regreso (carta de porte (por ejemplo, en el formulario No. 3), facturas, recibos, recibos de caja, otros documentos que confirmen la ruta de transporte). En otros casos, determine la cantidad de días por los cuales debe pagar viáticos, de acuerdo con los documentos de viaje:

Asignación diaria en moneda extranjera

Viáticos para viajes de negocios fuera de la Federación Rusa, pague los que se establecen en los documentos internos de la empresa.

Viaje de negocios de un día

Por ley, no existe un período mínimo de viaje. Un viaje por instrucciones del empleador puede ser de un día. Organizamos un viaje de este tipo como un viaje de negocios de varios días (emitimos un pedido, colocamos la marca correspondiente en la hoja de tiempo: "K" o "06").

Después de que el empleado se presente para el viaje. El empleador le reembolsa los gastos, como los gastos de viaje, así como otras cantidades convenidas. ¿Son las dietas diarias? Por ley, no se pagan asignaciones diarias para "mini-viajes" en Rusia. Dejar a un empleado sin dinero, incluso en un viaje de negocios de un día, no es una buena idea, incluso si es legal. ¿Cómo puedes salir de la situación?

Pagos por viajes de negocios de un día en lugar de asignaciones diarias

El empleador, a su discreción, puede pagar al empleado una cierta cantidad en lugar de viáticos.

Impuesto sobre la renta de las personas físicas de la asignación diaria para viajes de negocios de un día

Anteriormente, la situación con la tributación de las dietas y el reembolso de otros gastos por viajes de negocios de un día era controvertida. Hoy podemos decir con confianza que la situación se ha estabilizado y la tendencia general es la siguiente: los pagos por viajes de negocios de un día no están sujetos al impuesto sobre la renta personal. Sin embargo, las posiciones de varios departamentos difieren:

Opinión del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa: compensación de gastos documentados asociados con un viaje de negocios de un día (por ejemplo, gastos de comida), no puede estar sujeto al impuesto sobre la renta personal en su totalidad. Si no hay nada que confirme dichos gastos, están exentos de impuestos dentro de los 700 rublos. para un viaje de negocios interno y 2500 rublos. para un viaje de negocios de un día al extranjero (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 1 de marzo de 2013 No. 03-04-07 / 6189).

Opinión del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa: los fondos pagados al trabajador (llamados dietas) no son tales en virtud de la definición contenida en la legislación laboral, sin embargo, con base en su sentido y contenido económico, pueden ser reconocidos como compensación por otros gastos asociados a un viaje de negocios, hecho con el permiso o conocimiento del empleador, en relación con el cual no son los ingresos (beneficio económico) de un empleado sujeto al impuesto sobre la renta personal (Resolución del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa de fecha 11 de septiembre de 2012 No . 4357/12).

Asignación diaria para un viaje de negocios a los países de la CEI

Los viajes de negocios a los países de la CEI (por ejemplo, a Kazajstán, Bielorrusia, etc.) son un caso especial. Durante tales viajes de negocios, no ponen marcas en el pasaporte sobre el cruce de la frontera. Los viáticos para tales viajes se calculan en un orden especial: la fecha de cruce de la frontera está determinada por los documentos de viaje (cláusula 19 del Reglamento No. 749 "Sobre las peculiaridades del envío de empleados en viajes de negocios").

Informe de viáticos

Al regresar de un viaje de negocios, el trabajador deberá presentar al empleador dentro de los tres días hábiles siguientes:

informe anticipado sobre las cantidades gastadas en relación con el viaje de negocios;
la liquidación definitiva del adelanto en efectivo que se le entregó antes de partir en viaje de negocios para gastos de viaje (cláusula 26 del Reglamento sobre viajes de negocios N° 749).

Por los días de viaje de negocios, el empleado tiene derecho a la remuneración media y la dieta diaria por cada día natural del viaje. La empresa tiene derecho a decidir cuánto pagar por día por día. Analizaremos cómo pagar adecuadamente los viajes de negocios en Rusia y en el extranjero.

El procedimiento para el pago de viáticos a los empleados.

La asignación diaria es un costo adicional de un empleado asociado con su residencia fuera del lugar de residencia.

El empleador está obligado a reembolsar a los empleados las asignaciones diarias (párrafo 3 de la parte 1 del artículo 168 del Código Laboral de la Federación Rusa):

por cada día mientras esté en un viaje de negocios;
para los fines de semana y festivos no laborables, así como los días de viaje, incluido el tiempo de parada forzosa en el camino (cláusula 11 del Reglamento sobre viajes de negocios). Por ejemplo, un empleado se fue de viaje de negocios el domingo y regresó el sábado de la semana siguiente. Se pagan las dietas de sábado y domingo.

Las asignaciones diarias para viajes de negocios de un día en Rusia no se pagan, pero el empleador tiene derecho a proporcionar una compensación en las regulaciones locales de la organización en lugar de las asignaciones diarias para dichos viajes. Lea más sobre viáticos para viajes de negocios de un día más adelante en este artículo.

por 9 días - 40 euros por cada día;
por 1 día de regreso a Rusia - 700 rublos.

Tipo de cambio (condicionalmente) euro:

en la fecha del pago por adelantado (30 de mayo) - 70 rublos. por 1 euro;
a partir de la fecha de aprobación del informe de avance (14 de junio) - 68 rublos. por 1 euro

Solución. El gasto por impuesto sobre la renta de las dietas estará incluido en la cantidad de:

40 euros x 70 rublos. x 9 días = 25.200 rublos.

Asignación diaria en Rusia = 700 rublos.

Total: 25.200 rublos. + 700 rublos. = 25 900 rublos

Asignación diaria para viajes de negocios en Rusia y en el extranjero

Los contadores conocen entre 700 y 2500 rublos. - si la asignación diaria no supera estas cantidades, entonces estas cantidades no tendrán que pagar el impuesto sobre la renta personal. Por lo tanto, por conveniencia, algunas empresas introducen estas asignaciones diarias. Pero esto no significa en absoluto que la organización pueda establecer la asignación diaria para los empleados en 700 y 2500 rublos. y ni un rublo más o menos. Puede, por ejemplo, fijar viáticos de al menos 4.000 rublos. por cada día de un viaje de negocios en Rusia, pero luego de 3300 rublos. tendrá que retener el impuesto sobre la renta personal (4000 rublos - 700 rublos = 3300 rublos).

Como regla general, las dietas pagadas a un trabajador por cuenta ajena no están sujetas al IRPF si su cuantía no supera:

700 rublos. - por cada día de un viaje de negocios en Rusia;

2 500 rublos. - por cada día cuando viaje al extranjero.

Conclusión: como tal, no hay límite de viáticos para las organizaciones comerciales. Solo hay cantidades que no están sujetas al IRPF (700 y 2.500 rublos). Entonces, ¿cuánto pagas por día? Decide por tu cuenta (fija la decisión en los documentos internos de la organización).

Cómo calcular los días de viaje de negocios por los que debe pagar viáticos

Si un empleado realiza un viaje de negocios en un automóvil personal y de la empresa, puede contar los días con una nota. Su empleado debe proporcionar, al regresar de un viaje de negocios, junto con los documentos que confirman el uso del transporte para viajar al lugar del viaje de negocios y de regreso (carta de porte, por ejemplo, en el formulario No. 3), facturas, recibos, recibos de caja, otros documentos que confirmen la ruta). En otros casos, el número de días por los que se deben pagar los viáticos se determina mediante documentos de viaje.

Asignación diaria en moneda extranjera

Los viáticos para viajes de negocios fuera de la Federación Rusa pagan el monto establecido en los documentos internos de la empresa.

Asignación diaria para un viaje de negocios de un día

Después de que el empleado se presente para el viaje. El empleador le reembolsa los gastos, como los gastos de viaje, así como otras cantidades convenidas. ¿Son las dietas diarias? Asignación de viáticos para "mini viajes" en toda rusia no son pagados Dejar a un empleado completamente sin dinero, incluso en un viaje de negocios de un día, no es una buena idea, incluso si es legal. ¿Cómo puedes salir de la situación?

Pagos por viajes de negocios de un día en lugar de asignaciones diarias

El empleador, a su discreción, puede pagar al empleado una cierta cantidad en lugar de viáticos.

Asignación de viáticos para viajes de negocios de un día:

en el extranjero: por el monto del 50% de la asignación diaria para viajes de negocios en el extranjero, establecida en los documentos locales de la empresa;

en Rusia: en general, no se les paga, pero usted mismo puede establecer el pago para el empleado.

Impuesto sobre la renta de las personas físicas de la asignación diaria para viajes de negocios de un día

Opinión del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa: los gastos documentados asociados con un viaje de negocios de un día (por ejemplo, gastos de comida) pueden no estar sujetos al impuesto sobre la renta personal en su totalidad. Si no hay nada que confirme dichos gastos, están exentos de impuestos dentro de los 700 rublos. para un viaje de negocios nacional y 2.500 rublos. para un viaje de negocios de un día al extranjero (Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 1 de marzo de 2013 No. 03-04-07 / 6189).
Opinión del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa: los fondos pagados al trabajador (llamados dietas) no son tales en virtud de la definición contenida en la legislación laboral, sin embargo, con base en su dirección y contenido económico, pueden ser reconocidos como compensación por otros gastos asociados a un viaje de negocios , realizado con el permiso o el conocimiento del empleador, en relación con el cual no son ingresos (beneficio económico) de un empleado sujeto al impuesto sobre la renta personal (Resolución del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa de fecha 11 de septiembre, 2012 N° 4357/12).

Asignación diaria para un viaje de negocios a los países de la CEI

Informe de viáticos

Al regresar de un viaje de negocios, el trabajador está obligado a proporcionar al empleador dentro de los tres días hábiles siguientes:

informe anticipado sobre las cantidades gastadas en relación con el viaje de negocios;
la liquidación definitiva del adelanto en efectivo que se le entregó antes de partir en viaje de negocios para gastos de viaje (cláusula 26 del Reglamento sobre viajes de negocios N° 749).

Como parte del documento de avance con el empleado no está obligado a informar sobre asignaciones diarias para viajes de negocios en Rusia, ni sobre asignaciones diarias para viajes de negocios fuera de la Federación Rusa, ni para un día o cualquier otro viaje de negocios. No hay documentos de respaldo para viáticos. El empleador paga viáticos: X rublos, el empleado los gasta a pedido suyo.

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El reflejo de los gastos de viaje en la contabilidad de la organización se realiza sobre la base del informe de avance. Por regla general, los gastos de viaje se registran como entradas en las cuentas de costos de producción, ya que un viaje de negocios es un viaje con fines de producción.

Documentación de viaje

Un requisito previo para enviar en un viaje de negocios es una orden escrita del empleador (Artículo 166 del Código Laboral de la Federación Rusa). Básicamente, esta es una orden para enviar en un viaje de negocios, pero puede haber otro documento. El formulario no está establecido, por lo que la organización puede establecer su propio formulario de documento, o puede utilizar el unificado - No. T-9. Asegúrese de indicar el lugar, fecha, propósito del viaje. Se ha cancelado un certificado de viaje, una asignación de trabajo, pero una organización puede usar estas formas de documentos o establecer las suyas propias en un acto local, así como establecer otros documentos obligatorios, por ejemplo, una plantilla de estimación de gastos de viaje. En el mismo acto local, es necesario establecer el monto de la asignación diaria, puede establecer un límite para los gastos de manutención, así como indicar otros gastos de viaje.

emisión de un anticipo

Un requisito previo para enviar en un viaje de negocios es la emisión de un anticipo. Esto se indica en el párrafo 10 del Reglamento sobre las peculiaridades del envío de empleados en viajes de negocios, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 13 de octubre de 2008 No. 749 (en adelante, el Reglamento). No se especifica cuándo debe emitirse el anticipo. Pero es necesario emitir fondos de la caja contra el informe de gastos de viaje antes de que el empleado se vaya de viaje de negocios. Es posible transferir a una tarjeta bancaria.

No se especifica cómo calcular el anticipo. En la práctica, las dietas se calculan en función de la duración del viaje de negocios, además de tener en cuenta los costos aproximados de viaje y alojamiento, si los paga el propio empleado.

Si los fondos se emiten en efectivo desde la caja de la empresa, la contabilización al emitir un anticipo para gastos de viaje será:

Si se realiza una transferencia a la tarjeta de un empleado:

En caso de que hayan surgido gastos adicionales acordados con el patrón, o se haya extendido el viaje de negocios, el trabajador deberá transferir fondos, lo cual se deriva de la cláusula 10 del Reglamento, ya que el trabajador no está obligado a gastar fondos personales para cumplir con sus obligaciones oficiales. asignación.

En este caso, se podrá reflejar en el pedido el importe a pagar, indicando que se trata de un incremento del importe del anticipo.

por día

Por cada día de viaje de negocios, el trabajador desplazado debe pagar viáticos. Al mismo tiempo, también se paga asignación diaria por fines de semana y vacaciones, tiempo de viaje, período de incapacidad para trabajar en un viaje de negocios (párrafo 3, cláusula 11, cláusula 25 del Reglamento). El empleado no está limitado en cuanto a cómo gastar los viáticos, no es necesario reportar por estos gastos.

La legislación no establece el tamaño de las asignaciones diarias, la organización las determina de forma independiente en una ley local.

Para pagar los viáticos de un empleado, es necesario determinar correctamente su tamaño, según la duración real del viaje de negocios.

La asignación diaria no está documentada, pero debe confirmarse el período del viaje de negocios. El párrafo 7 del Reglamento determina que se confirma con los documentos de viaje y, si no están disponibles, con los documentos sobre el alquiler de la vivienda. Si estos documentos no están disponibles, entonces el empleado debe presentar la confirmación de la fiesta de acogida que indica la fecha de llegada y salida del lugar del viaje de negocios. La forma de dicho documento no está establecida, se presenta de forma arbitraria, en forma de memorando u otro documento. Esto también se indica en la carta de Rostrud de fecha 19/10/2015 N 2450-6-1.

Otros gastos de viaje

Pero el Ministerio de Finanzas adopta una posición diferente, creyendo que si el costo de las comidas en el boleto se resalta en una línea separada, estos costos no se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta (Carta del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa de fecha 20.05.2015 N° 03-03-06/2/28976).

Reflejo de gastos de viaje en contabilidad.

El reflejo de los gastos de viaje depende del propósito del viaje.

Si se envía a un empleado a un viaje de negocios, por ejemplo, para realizar un trabajo en virtud de un contrato con un cliente y los servicios prestados al cliente se reflejan en la cuenta 20, el costo del viaje de negocios se reflejará en la publicación:

Si el viaje de negocios está relacionado con la venta de bienes, la contabilización de los gastos de viaje se reflejará en la publicación:

Un viaje de negocios relacionado con la adquisición de un inmueble aumenta su valor y se refleja en la contabilización:

Si es necesario enviar un empleado para devolver el matrimonio, se refleja lo siguiente en la contabilidad:

Si una organización aplica el sistema fiscal general y el IVA se establece como parte de los gastos de viaje, los asientos contables para los gastos de viaje se verán así:

Dt19 Kt71 - Se incluye IVA en gastos de viaje;

Dt68 "Cálculos de IVA" Kt19: se realizó una deducción de impuestos sobre la base de las facturas.

Gastos de viaje en el contrato con el cliente

A menudo, las partes estipulan que los gastos de viaje de los empleados de la organización implementadora se pagarán por separado en función de los costos reales y, a menudo, surgen preguntas sobre cómo organizar esto.

Cabe señalar que solo sus propios empleados pueden ser enviados a un viaje de negocios, por lo tanto, la indicación de empleados de terceros en el acuerdo de viaje de negocios no significa que el cliente pueda reflejar estos costos como gastos de viaje. Y no se lleva la contabilidad de los gastos de viaje por parte de la organización del cliente en este caso, será un pago por los servicios de la organización ejecutora. Es recomendable indicar en el contrato que se trata de gastos reembolsables o una parte variable del costo de los servicios, que se calcula con base en los costos reales de un viaje de negocios para los empleados del contratista, y también prever si se deben presentar copias de los documentos. proporcionado y términos. El registro de los gastos de viaje es necesario para que el cliente solo verifique su costo, pero no para que se refleje en la contabilidad. Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta que si el contratista aplica el régimen tributario general, entonces se debe cobrar el IVA sobre el costo de los servicios reembolsables (Carta del Ministerio de Hacienda del 22 de abril de 2015 N 07-03-11 / 22989).

Si el cliente es una organización extranjera, el territorio de la Federación de Rusia no se reconoce como el lugar de prestación de servicios y el costo de los servicios no está sujeto al IVA, entonces los gastos reembolsados no están sujetos al IVA, ya que son parte de el costo total de los servicios. Dependiendo de los términos del contrato, un viaje de negocios de los empleados del contratista puede ser considerado como un servicio auxiliar que no está sujeto a impuestos de conformidad con el párrafo 3 del art. 148 del Código Fiscal de la Federación Rusa.

Características de la contabilidad de gastos en un viaje de negocios al extranjero.

Al enviar a un empleado en un viaje de negocios al extranjero, se deben tener en cuenta varias características.

Una diferencia significativa es la determinación de la asignación diaria. El monto de la asignación diaria varía durante el período de un viaje de negocios (cláusula 17 de las Regulaciones): cuando se viaja a través de Rusia, las asignaciones diarias se pagan en la cantidad establecida para viajes de negocios nacionales y en el territorio de estados extranjeros - en la cantidad establecido para viajes de negocios a este estado. En el acto local, las dietas se pueden fijar tanto en un monto único para todos los viajes de negocios al exterior, independientemente del país, como dependiendo del estado.

Los viáticos y otros gastos pueden ser emitidos en moneda extranjera. La contabilidad de los gastos de viaje en moneda extranjera se realiza en rublos.

Para el día de salida de Rusia, los viáticos deben pagarse de acuerdo con las normas para viajar por territorio extranjero, al regreso, de acuerdo con las normas para viajes de negocios nacionales (cláusula 18 del Reglamento). La fecha de cruce de la frontera está determinada por los sellos en el pasaporte. Si un empleado sale y regresa el mismo día, la dieta diaria se paga por el monto del 50% de la norma establecida para un viaje de negocios a este estado.

Desde el punto de vista de la contabilidad y para determinar a qué cuenta se atribuyen los costos de un viaje de negocios, no importa si el viaje de negocios se realiza en el territorio de la Federación Rusa o en el extranjero.

Además, cuando se viaja al extranjero, se reembolsan adicionalmente los costos de emisión de pasaporte, visa, otros documentos necesarios para un viaje de negocios, pagos y tasas (párrafo 23 del Reglamento).

El reflejo de los resultados de un viaje de negocios al extranjero en la contabilidad será similar a un viaje de negocios en la Federación Rusa, y los gastos de viaje también se cancelarán según el propósito del viaje de negocios. Pero debido a que los gastos se realizan en moneda extranjera, habrá peculiaridades en relación al reconocimiento y conversión de moneda a rublos.

Si las asignaciones de viaje se emiten en rublos, los gastos incurridos en moneda extranjera de manera no monetaria (con una tarjeta de rublo de empleado) deben convertirse en rublos al tipo de cambio vigente en la fecha de pago. Si las asignaciones de viaje se emitieron en efectivo, entonces se acepta el tipo de cambio de rublos de acuerdo con el certificado de compra de moneda. En ausencia de dicho certificado, el tipo de cambio se acepta en la fecha en que se emite el anticipo al empleado en rublos (Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 21 de enero de 2016 No. 03-03-06/1/ 2059).

A los efectos de la contabilidad fiscal de los gastos de viaje, la fecha de los gastos será la fecha de aprobación del informe anticipado (cláusula 5, cláusula 7, artículo 272 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Si el anticipo se emite en moneda extranjera, la deuda se convierte en rublos al tipo de cambio en la fecha del pago del anticipo y los fondos no se vuelven a calcular (cláusula 10 PBU 3/2006).

Informe de anticipo de empleados

La fecha límite para presentar un informe sobre los montos gastados en un viaje de negocios está establecida por la cláusula 26 del Reglamento sobre viajes de negocios, es tres días hábiles después de regresar de un viaje de negocios.

La organización puede desarrollar y aprobar el formulario de informe anticipado, pero se puede usar el formulario AO-1 unificado. Los documentos que confirmen los gastos deben adjuntarse al informe de gastos. En base a los documentos aportados se realiza la contabilización de los gastos de viaje en el año 2016.

Si el empleado ha gastado una cantidad superior al anticipo emitido, y se aprueba la gestión del informe de anticipo, entonces está obligado a pagar el exceso de gasto.

Si los gastos de viaje reales del empleado ascendieron a una cantidad menor que el anticipo emitido anteriormente, o si no se proporcionaron los documentos de respaldo, entonces el empleado debe pagar el monto no gastado en la caja o en la cuenta corriente de la empresa. Además, el empleador tiene derecho a retener un anticipo no gastado del salario del empleado (artículo 137 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Al devolver un anticipo no gastado para gastos de viaje, las transacciones se ven así:

Dt 50 Kt71 - pago por parte del empleado del saldo no utilizado del anticipo al cajero;

Dt 51 Kt71 - pago por parte del empleado del saldo no utilizado del anticipo a la cuenta corriente;

Dt 70 Kt71: el saldo del anticipo se deduce del salario del empleado.

Pero la deducción solo puede ser si no ha pasado más de un mes y el empleado no se opone a la deducción. De lo contrario, el empresario tendrá que acudir a los tribunales para devolver el anticipo.