Todo usuario de PC moderno que haya encontrado al menos una vez el conjunto de programas de Microsoft Office, que es uno de los más extendidos en la actualidad, sabe que debe incluir la aplicación MS Excel. Ahora veremos el concepto básico de hojas de cálculo. A lo largo del camino, se brindará información breve sobre los principales elementos de la estructura de los elementos tabulares y los datos y algunas de sus capacidades.

¿Qué es un procesador de hojas de cálculo de Excel?

La primera mención del programa Excel se remonta a 1987, cuando la corporación Microsoft lanzó su famosa suite ofimática de programas y aplicaciones, unida bajo el nombre general de MS Office.

De hecho, un procesador de hojas de cálculo de Excel es una herramienta universal para procesar datos matemáticos de todos los tipos y niveles de complejidad. Esto incluye matemáticas, álgebra, geometría, trigonometría, trabajo con matrices, solución de sistemas complejos de ecuaciones y mucho más. Casi todo lo relacionado con este plan se presenta en el propio programa. Las funciones de las hojas de cálculo son tales que muchos usuarios no solo no las conocen, sino que ni siquiera sospechan lo poderoso que es este software. Pero lo primero es lo primero.

Introducción a las hojas de cálculo

Tan pronto como el usuario abre Excel, ve frente a él una tabla creada a partir de la llamada plantilla predeterminada. El área de trabajo principal consta de columnas y filas, cuya intersección forma celdas. En la comprensión de trabajar con todos, el elemento principal de una hoja de cálculo es una celda, ya que es en ella donde se ingresan.

Cada celda está numerada y consta de una columna y una fila ordinal, aunque puede diferir en las diferentes versiones de la aplicación. Entonces, por ejemplo, en la versión 2003, la primera celda en la intersección de la columna "A" y la fila "1" se designa como "A1". En la versión de 2010, este enfoque ha cambiado. Aquí, la designación se presenta en forma de números ordinales y números, pero en la línea de descripción, las columnas se indican como "C" y las filas como "R". Muchos no entienden con qué está conectado esto. Pero todo es simple aquí: "R" es la primera letra de la fila de palabras en inglés (fila, fila) y "C" es la primera letra de la columna de palabras (columna).

Datos utilizados

Hablando sobre el hecho de que el elemento principal de una hoja de cálculo es una celda, debe comprender que esto se aplica exclusivamente a los datos de entrada (valores, texto, fórmulas, dependencias funcionales, etc.). Los datos de las celdas pueden estar en diferentes formatos. La función de cambiar el formato de una celda se puede llamar haciendo clic derecho sobre ella (con el botón derecho del mouse).

Los datos se pueden presentar en formato de texto, numérico, porcentual, exponencial, monetario (moneda), fraccionario y de tiempo, así como en forma de fecha. Además, puede especificar opciones adicionales para la vista o posiciones decimales cuando utilice números.

Ventana principal del programa: estructura

Si observa detenidamente la ventana principal de la aplicación, notará que en la versión estándar la tabla puede contener 256 columnas y 65536 filas. En la parte inferior están las pestañas de la hoja. Hay tres de ellos en el nuevo archivo, pero puede especificar más. Si asumimos que el elemento principal de una hoja de cálculo es una hoja, este concepto debe atribuirse al contenido en diferentes hojas de diferentes datos, que se pueden utilizar de forma transversal al especificar las fórmulas y funciones adecuadas.

Estas operaciones son más útiles al crear tablas dinámicas, informes o sistemas de cálculo complejos. Por separado, se debe decir que si hay datos interconectados en diferentes hojas, el resultado al cambiar celdas y hojas dependientes se calcula automáticamente sin volver a ingresar una fórmula o función que exprese una u otra dependencia de variables y constantes.

Arriba hay un panel estándar con varios menús principales y justo debajo de la línea de fórmulas. Hablando de los datos contenidos en las celdas, podemos decir que este elemento también es el elemento principal de la hoja de cálculo, ya que la propia fila muestra ya sea texto o datos numéricos ingresados ​​en las celdas, o fórmulas y en el sentido de mostrar información, la fila de fórmula y la celda son uno y también. Sin embargo, formatear o configurar el tipo de datos no es aplicable para la cadena. Es puramente un visor y una herramienta de entrada.

Fórmulas en hojas de cálculo de Excel

En cuanto a las fórmulas, hay muchas en el programa. Algunos de ellos son generalmente desconocidos para muchos usuarios. Por supuesto, para tratar con todos ellos, puede leer atentamente el mismo manual de referencia, sin embargo, el programa también brinda una oportunidad especial para automatizar el proceso.

Cuando haces clic en el botón de la izquierda " f x "(O el letrero" = ») Se mostrará una lista desde la cual puede seleccionar la acción requerida, lo que evitará que el usuario ingrese la fórmula manualmente.

Existe otra herramienta de uso común. Esta es la función de autosuma, presentada en forma de un botón en Aquí tampoco es necesario que ingrese una fórmula. Basta con activar la celda en la fila y columna después del rango seleccionado, donde se supone que se debe realizar el cálculo, y hacer clic en el botón. Y este no es el único ejemplo.

Datos, hojas, archivos y referencias cruzadas relacionados

Con respecto a los enlaces interrelacionados, los datos de otro lugar en este documento, un archivo de terceros, los datos de un recurso de Internet o un script ejecutable se pueden adjuntar a cualquier celda y hoja. Esto incluso ahorra espacio en disco y reduce el tamaño original del documento en sí. Naturalmente, la forma de crear tales relaciones deberá determinarse cuidadosamente. Pero, como dicen, habría ganas.

Complementos, cuadros y gráficos

En términos de herramientas y capacidades adicionales, las hojas de cálculo de MS Excel brindan al usuario una amplia variedad de opciones. Aparte de los complementos específicos o los scripts ejecutables de Java o Visual Basic, centrémonos en la creación de herramientas visuales gráficas para ver los resultados del análisis.

Está claro que no todo el mundo quiere dibujar un diagrama o construir un gráfico basado en una gran cantidad de datos dependientes manualmente y luego insertar un objeto gráfico de este tipo en una tabla como un archivo separado o una imagen adjunta.

Por eso se utiliza su creación automática con una selección preliminar del tipo y tipo. Está claro que se construyen sobre la base de un área determinada de datos. Justo al construir gráficos y tablas, se puede argumentar que el elemento principal de una hoja de cálculo es un área seleccionada o varias áreas en diferentes hojas o en diferentes archivos adjuntos, de los cuales se tomarán los valores de las variables y los resultados de los cálculos dependientes.

Aplicar filtros

En algunos casos, puede ser necesario aplicar filtros especiales que se instalan en una o más columnas. En su forma más simple, le ayuda a buscar datos, texto o valor en una columna completa. Si hay una coincidencia, todos los resultados encontrados se mostrarán por separado.

Si existen dependencias, junto con los datos filtrados de una columna, se mostrarán el resto de los valores ubicados en otras columnas y filas. Pero este es el ejemplo más simple, porque cada filtro personalizado tiene su propio submenú con criterios de búsqueda específicos o configuraciones específicas.

Conclusión

Por supuesto, es simplemente imposible considerar todas las características del paquete de software MS Excel en un solo artículo. Al menos aquí puedes entender qué elementos son los principales en las tablas, en función de cada caso o situación específica, y también entender al menos un poco, por así decirlo, con los conceptos básicos de trabajar en este programa único. Pero para dominarlo por completo, tendrá que trabajar duro. A menudo, los propios desarrolladores no siempre saben de lo que es capaz su creación.

Celda- un elemento indivisible de la tabla que contiene datos.

La estructura de una celda en una hoja de cálculo de Excel tiene varios niveles:

1. El nivel superior es la imagen del contenido de la celda, que se muestra en la pantalla. En él, vemos valores formateados como texto, números o los resultados de calcular fórmulas.

2. El segundo nivel contiene formato oculto. Contiene información de servicio sobre el contenido de la celda, que no se muestra de ninguna manera, pero se usa en Excel cuando se trabaja.

3. El tercer nivel contiene la fórmula. Dependiendo de las opciones configuradas, puede ver el valor calculado por la fórmula o la fórmula en sí.

4. El cuarto nivel contiene el nombre de la celda.

5. El quinto nivel contiene comentarios.

Dirección de la celda- determinado por el nombre de la columna y el número de línea que forman la intersección (por ejemplo, A1).

Bloque de celdas- un grupo de celdas secuenciales. Un bloque de celdas puede constar de una celda, fila, columna, secuencia de partes de filas y columnas (por ejemplo, B2: C5).

Hoja de cálculo- contiene una hoja de cálculo separada.

Libro de trabajo- un conjunto de hojas de trabajo.

2. Tipos de datos

Datos de caracteres (texto) son descriptivos. Puede incluir letras, números, puntuación, etc. Para indicar explícitamente datos de caracteres, preceda con un apóstrofo " (por ejemplo, escribiendo "132 - la hoja de cálculo se tratará como texto).

Si el texto ingresado es más largo que el tamaño de la columna, se mostrará en las siguientes columnas, si están vacíos. De lo contrario, el texto quedará recortado por el borde de la siguiente columna.

Datos numéricos contienen solo valores numéricos. Si el número ingresado es mayor que el tamaño de la celda, entonces no mostrado en una celda vacía vecina, y se convierte automáticamente a una forma exponencial (1.6E + 5) o la celda está obstruida con signos - # .

Se utiliza una coma (12,1999) como separador decimal.

Fórmula contiene un registro que puede incluir operaciones aritméticas, lógicas y otras realizadas con los datos de otras celdas (= A1 + B1). La fórmula siempre comienza con un signo es igual a =.

Función- una pequeña subrutina que calcula datos usando varias fórmulas (por ejemplo, la función PROMEDIO (B2: D5) primero calcula la suma de estas celdas B2: D5 y luego divide la suma resultante por el número total de celdas). La grabación de funciones siempre comienza con el símbolo @ .

fechas- datos numéricos que muestran días, meses, años (por ejemplo, 12.1999 - diciembre de 1999).

3. Formato de celda

Para formatear celdas, debe ejecutar el comando Formato - Células... El resultado de sus acciones será la aparición de un cuadro de diálogo:

Arroz. 1. Cuadro de diálogo Formato de celda.

Marcador Número le permite seleccionar los siguientes formatos:

General- utilizado para mostrar texto y valores numéricos de tipo arbitrario.

Numérico- muestra números en forma normal con una precisión especificada (es decir, el número de dígitos después de que se especifica el punto decimal).

Monetario- muestra números en forma monetaria, es decir con indicación de la unidad monetaria (125,56 rublos).

Financiero- se utiliza para alinear los valores monetarios mediante el separador de las partes enteras y fraccionarias.

fecha: muestra valores numéricos en formato de fecha. Aquellos. si ingresa el número 366, entonces en formato de fecha será 30/12/1900. Se puede mostrar la fecha

En forma numérica (12.04.99),

Con la indicación del mes y año (abril de 99),

· Indicación del día, mes, año y hora (12.04.99 14:40).

Tiempo: muestra valores numéricos en formato de hora. Al especificar la hora, se puede utilizar una abreviatura PM, lo que significa que la hora se indica después del almuerzo (5:00 PM - 17:00).

Porcentaje: muestra números como un porcentaje. Al ingresar interés, tenga en cuenta que el interés se determina como una fracción de una unidad. Aquellos. Para ingresar el 85%, debe ingresar el número 0.85.

Fraccionario- muestra números no enteros como fracciones. Aquellos. si ingresa el número 0.25, se mostrará como 1/4.

Exponencial- muestra números en forma exponencial. Aquellos. todos los números se muestran en el formato:

donde M es un número con una parte integral en forma de un dígito;

E - puntero de exponente decimal,

P es el orden del exponente.

Por ejemplo, el número 245 se mostrará como 2.45E + 02

Texto: muestra números en formato de texto. No se pueden realizar acciones con tales números.

Adicional- diseñado para trabajar con direcciones, números de teléfono, etc.

4. Fórmulas y funciones

4.1 Usando fórmulas

Distinguir entre fórmulas aritméticas y lógicas. V aritmética Los siguientes operadores se utilizan en las fórmulas:

+ - adición;

- - resta;

* - multiplicación;

/ - división;

^ - exponenciación

Las fórmulas booleanas utilizan operadores de comparación:

= - es igual a;

<> - no es igual;

< - más pequeño

> - más;

<= - menor o igual;

>= - más o igual.

4.2 Uso de funciones

La hoja de cálculo contiene los siguientes tipos de funciones:

· matemático- realizar operaciones matemáticas complejas (cálculo de algoritmos, funciones trigonométricas, etc.);

· estadístico- realizar operaciones para calcular los parámetros de variables aleatorias o sus distribuciones;

· texto- realizar operaciones en cadenas de texto, por ejemplo, calcular la longitud de una cadena, realizar operaciones de reemplazo de texto;

· acertijo- se utilizan para construir expresiones lógicas;

· financiero- se utilizan en cálculos financieros complejos, por ejemplo, para determinar la cantidad de pagos mensuales para reembolsar un préstamo;

· fecha y hora- se utilizan para operaciones con fechas y horas, por ejemplo, encontrar el número de días entre dos fechas;

· trabajando con la base de datos- aplicar si la tabla se utiliza como base de datos;

· comprobar propiedades y valores- se utilizan para verificar los datos ingresados ​​en las celdas.

4.3 Direccionamiento relativo y absoluto

Relativo El direccionamiento está configurado para celdas en fórmulas y funciones de forma predeterminada y es la dirección de celda habitual, por ejemplo, B2. Si se utilizan direcciones de celda relativas en una fórmula o función, cuando dicha fórmula se copia en otras celdas, las direcciones de celda cambiarán automáticamente:

Este direccionamiento es conveniente si necesita realizar el mismo tipo de operación para varias celdas consecutivas. Sin embargo, el direccionamiento relativo puede resultar inconveniente si los valores están ubicados solo en celdas específicas. Luego, al copiar, no es necesario cambiar automáticamente las direcciones de las celdas. Para ello, las fórmulas utilizan direccionamiento de celda absoluto.

Dirección absoluta celdas: esta es la dirección de la celda, que no se puede cambiar en el proceso de copiar o transferir una fórmula. Para indicar una dirección absoluta, ingrese el símbolo $ ... Hay dos tipos de direccionamiento absoluto: total y parcial:

· El direccionamiento absoluto completo se indica si, al copiar o mover, la dirección de la celda no debe cambiar por completo. Para hacer esto, el carácter $ se coloca antes del nombre de la columna y el número de fila $ A $ 1 + $ B $ 1.

El direccionamiento absoluto parcial se especifica si copiar y mover no cambia solo el número de fila o el nombre de columna A $ 1 + B $ 1

Nota... Si se produce proceso de copiar las fórmulas y las direcciones de celda se especifican de forma relativa, entonces las direcciones se cambiarán automáticamente. Si se produce Continuar las fórmulas y las direcciones de las celdas se especifican de forma relativa, entonces no se produce el cambio automático de direcciones. Sin embargo, si no solo se transfiere la fórmula, sino también los datos para el cálculo, las direcciones se cambian automáticamente.

5. Principios generales de trabajo

5.1 Introducción y edición de datos

Para aporte datos, es necesario colocar el cursor en la celda requerida e ingresar los datos desde el teclado. La entrada de datos finaliza presionando la tecla .

Para edición el contenido de la celda, coloque el cursor en la celda requerida y presione la tecla o haga doble clic con el mouse. La edición de datos también finaliza presionando la tecla .

5.2 Diagramas de construcción

Los siguientes tipos básicos de gráficos se pueden crear en una hoja de cálculo de Excel:

· Gráfico circular- utilizado para interpretación gráfica uno variable. Los valores de esta variable están representados en el diagrama por los cortes del círculo. Puede ubicarse en un avión y en el espacio.

· Calendario- describe cada variable como una línea discontinua o un plano (en el espacio).

· gráfico de barras: muestra cada variable como una columna. Puede ubicarse en un avión y en el espacio.

· Gobernado- similar al histograma, pero ubicado verticalmente. Puede ubicarse en un avión y en el espacio.

· Con áreas- muestra cada variable como un área.

· Pétalo- Utiliza tantos ejes como valores de datos haya para trazar.

Para trazar un diagrama debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione datos. Si los datos no están en columnas adyacentes, puede usar la tecla para seleccionar .

2. Ejecute el comando Insertar - Gráfico.

3. Seleccione el tipo de gráfico y el tipo de gráfico.

4. Si es necesario, cambie el rango de celdas con datos.

5. Introduzca los atributos del gráfico (el nombre de los ejes y el propio gráfico, leyenda, etc.).

6. Indique la ubicación del diagrama (en la misma hoja o en una nueva).

7. Presione el botón Listo.

5.3 Trabajar con macros

Macro- una secuencia grabada de acciones o comandos, guardada con un nombre específico para uso repetido. Las macros son una forma eficaz de automatizar operaciones tediosas y repetitivas.

Se puede crear una macro manualmente usando comandos en el lenguaje de programación Visual Basic, o grabar usando una grabadora de macros que convierte una secuencia de acciones del usuario en código de lenguaje de programación.

Para crear una macro, siga estos pasos:

1. Ejecute el comando Servicio - Macro - Iniciar grabación.

2. Especifique el nombre de la macro y configure el método abreviado de teclado para llamar a la macro.

3. Realizar acciones a realizar por la macro.

4. Presione el botón para finalizar la grabación. Para de grabar en la barra de herramientas.

Las hojas de cálculo (o procesadores de hojas de cálculo) son programas de aplicación diseñados para realizar cálculos con hojas de cálculo.

En las hojas de cálculo, toda la información procesada se ubica en las celdas de una tabla rectangular. La diferencia entre una hoja de cálculo y una simple es que tiene "campos" (columnas de la tabla), cuyos valores se calculan a través de los valores de otros "campos" donde se encuentran los datos originales. Esto sucede automáticamente cuando cambian los datos originales. Los campos de la tabla, en los que se encuentran los datos de origen, generalmente se denominan campos independientes. Los campos que registran los resultados de los cálculos se denominan campos dependientes o calculados. Cada celda de una hoja de cálculo tiene su propia dirección, que se forma a partir del nombre de la columna y el número de línea donde se encuentra. Las filas están numeradas y las columnas están designadas con letras del alfabeto latino.

Las hojas de cálculo son grandes. Por ejemplo, la hoja de cálculo de Excel más utilizada en computadoras compatibles con IBM tiene 256 columnas y 16,384 filas. Está claro que una mesa de este tamaño no puede caber toda en la pantalla. Por lo tanto, la pantalla es solo una ventana a través de la cual solo se puede ver una parte de la mesa. Pero esta ventana es movible y puede usarla para buscar en cualquier lugar de la tabla.

Considere cómo se vería una tabla para calcular los gastos de los escolares que van a ir de excursión a otra ciudad.

En total van a la excursión 6 escolares, 4 de ellos al museo y 5 al circo, los billetes de tren cuestan 60 rublos, pero también se puede ir en autobús, pagando 48 rublos. Entonces es posible aumentar el costo del almuerzo o comprar boletos para el circo a un precio más alto, pero por los mejores asientos. Hay muchas otras opciones para la asignación de presupuesto para un recorrido, todas las cuales se pueden calcular fácilmente usando una hoja de cálculo.

Una hoja de cálculo tiene varios modos de funcionamiento: formación de tablas (introducción de datos en celdas), edición (cambio de valores de datos), cálculo mediante fórmulas, almacenamiento de información en la memoria, creación de gráficos y tablas, procesamiento de datos estadísticos, clasificación por atributo.

Las fórmulas mediante las cuales se calculan los valores de los campos dependientes incluyen números, direcciones de celdas de tabla y signos de operación. Por ejemplo, la fórmula por la cual se calcula el valor del campo dependiente en la tercera fila es: ВЗ * СЗ - el número en la celda ВЗ multiplicado por el número en la celda СЗ, el resultado se coloca en la celda D3.

Al trabajar con hojas de cálculo, el usuario también puede usar las llamadas fórmulas integradas (hay alrededor de 400 de ellas en Excel), es decir, están preparadas de antemano para ciertos cálculos y se ingresan en la memoria de la computadora.

La mayoría de los procesadores de tablas permiten ordenar (clasificar) la tabla según algún criterio, por ejemplo, en orden descendente. Al mismo tiempo, en nuestra tabla, el primer lugar (en la segunda línea) seguirá siendo el gasto por la compra de boletos (el valor máximo es 360 rublos), luego (en la tercera línea) habrá el gasto por visitar el circo (100 rublos), luego los gastos del almuerzo (60 r.) y finalmente en la última línea - el costo de visitar el museo (valor mínimo - 8 rublos).

Las hojas de cálculo también proporcionan un modo de funcionamiento gráfico, que permite representar gráficamente (en forma de gráficos, diagramas) la información numérica contenida en la tabla.

Las hojas de cálculo son fáciles de usar, las personas no profesionales las dominan rápidamente y simplifican y aceleran en gran medida el trabajo de contables, economistas, científicos, diseñadores y personas de otras profesiones cuyas actividades están relacionadas con los cálculos.