Responsabilidades de un gerente de oficina. Responsabilidades funcionales y laborales del director de oficina y secretaria. Descripción del trabajo de un gerente de oficina con funciones de secretaria Qué deben hacer los gerentes de oficina

Comentario.

Muy a menudo escuchas de quienes buscan empleo. "Buscando trabajar oficina del gerente", la mayoría de ellos son representantes del buen sexo. La posición suena tentadora y sugiere de antemano trabajar en la oficina, que es por lo que muchos se esfuerzan. ¿Pero todo el mundo se da cuenta de lo que debe hacer un director de oficina? Al fin y al cabo, no se trata sólo de conocimientos sobre el trabajo de oficina, como algunos piensan. Este puesto implica ciertas responsabilidades y conocimientos. En primer lugar, este puesto pertenece al equipo directivo, ya que un directivo es un directivo. En segundo lugar, se trata de responsabilidad no sólo de la documentación, sino también de trabajar empleados de oficina. Por tanto, ciertos conocimientos son simplemente necesarios. Y antes de postularse para este puesto, necesita conocer los requisitos básicos que se aplican a un candidato para este puesto.
1. Además de la educación superior, debe tener cursos en el campo de "Administrador de oficina", experiencia trabajar en el sector administrativo, y la experiencia es deseable trabajar por especialidad.
2. El candidato deberá conocer los principios básicos de: colocación del personal en la oficina, gestión de personal, construcción de la estructura organizativa de la oficina, métodos y control de las actividades de auditoría.
3. Un solicitante para el puesto de gerente de oficina debe conocer los métodos de planificación táctica y estratégica, así como saber de qué son responsables los empleados.
4. Los conceptos básicos del trabajo de oficina, los conceptos básicos para proporcionar documentación, el tipo de documentos de texto, su estructura y las características de compilación para cada caso específico: este conocimiento del solicitante es necesario, ya que la oficina Trabajo Implica mucha documentación.
5. El director de la oficina deberá suministrar a la oficina todo el material de oficina necesario, garantizar el equipamiento técnico de la oficina y, por supuesto, deberá poder utilizar todo tipo de material de oficina.
6. La celebración de contratos comerciales, contabilidad básica y conocimiento de un idioma extranjero solo aumentarán las posibilidades de obtener trabajar Gerente de oficina.
7. ¿Qué puede hacer un gerente sin conocimientos de etiqueta empresarial y ética de las relaciones en un equipo? Este conocimiento también es necesario.
8. Y, por supuesto, conocimiento del código laboral de la Federación de Rusia, normas y reglamentos de seguridad (especialmente cuando trabajar con equipo de oficina), protección laboral, seguridad contra incendios.

Hay que recordar que el jefe de oficina es el responsable, en primer lugar, del proceso de trabajo en el equipo. A partir del conocimiento necesario presentado, podemos concluir cuáles son las responsabilidades laborales del gerente de oficina. Quizás la etapa más crítica en trabajar es la organización de diversas reuniones con clientes, visitantes, delegaciones y la realización de estas reuniones. Esto requerirá habilidades de negociación, su análisis y preparación de la documentación adecuada. Trabajo Gerente de oficina es responsable de la realización de conferencias, presentaciones, seminarios y reuniones diversas. Una responsabilidad importante es prevenir y resolver los conflictos en el equipo de trabajo que naturalmente puedan surgir. Además de resolver conflictos, el director de la oficina debe ayudar a sus empleados a resolver cuestiones laborales.

Como gerente, el gerente de oficina es responsable del desempeño inadecuado de las funciones laborales del equipo de trabajo y del incumplimiento de sus deberes, así como de diversas infracciones en el lugar de trabajo y daños materiales causados ​​a la empresa.

Entonces esta profesión tiene muchos deberes y responsabilidades. Por lo tanto, antes de postularse para este puesto, es necesario prepararse y obtener los conocimientos necesarios. Y también es necesario poder gestionar un equipo de empleados con diferentes carácteres y hábitos. Y aquí se necesitarán algunas habilidades psicológicas de gestión de equipos. Se pueden aprender leyendo la literatura relevante.

El gerente de oficina es un empleado que garantiza el trabajo continuo de una organización o su departamento con documentos, visitantes e información diversa. El desempeño de cualquier organización depende en gran medida de la eficiencia con la que se organice el trabajo de oficina. Después de todo, los documentos deben estar en orden, las órdenes de gestión deben ejecutarse y comunicarse adecuadamente a los artistas, la información entrante debe comprenderse y tenerse en cuenta y los visitantes deben recibirse de manera oportuna. La desorganización en esta área puede socavar los esfuerzos de todos los demás empleados. Por tanto, no es exagerado decir que el director de oficina es una de las figuras clave en cualquier oficina. Es el responsable del trabajo de oficina y documentación. En una palabra, un director de oficina moderno es el verdadero propietario de la oficina.

Para trabajar como office manager basta con tener una educación superior o secundaria especializada (según los requisitos y nivel de la empresa), puedes realizar cursos especializados en conocimientos de PC y programas 1C. Es recomendable estudiar literatura sobre etiqueta empresarial.

Lo que deberías saber
En principio, la profesión no tiene requisitos educativos estrictos; se puede dominar en cursos especiales. Sin embargo, los empleadores suelen dar preferencia a quienes tienen una educación superior (ni siquiera es más importante la especialidad, sino el hecho mismo de tenerla). Es importante poder utilizar una computadora y otros equipos de oficina (fax, proyector multimedia, etc.) y encontrar y organizar información rápidamente. En la mayoría de los casos, los empleadores exigen que estos especialistas dominen al menos un idioma extranjero. Es deseable tener conocimientos básicos de economía, derecho y psicología. También pueden ser necesarios conocimientos especiales relacionados con las áreas en las que opera la organización.

Cualidades personales

• sociabilidad;
• buena voluntad;
• capacidad para llevarse bien con la gente;
• organización;
• definición;
• puntualidad;
• buena RAM;
• capacidad para concentrar y distribuir la atención;
• alto nivel de cultura;
• Correcto lenguaje oral y escrito.

• supervisar el trabajo de toda la oficina;
• coordinación del trabajo de todos los servicios de oficina (secretarias, mensajería, administradores, conductores, técnicos, etc.);
• correspondencia de negocios;
• distribución de llamadas;
• conocer visitantes;
• apoyo administrativo y económico para todos los empleados de oficina;
• trabajar con documentación contable primaria en el programa 1C;
• preparación de facturas, facturas, cancelación de materiales;
• mantenimiento de registros, preparación de diversos informes;
• mantener gastos de oficina, flujo de documentos de pago;
• organización de vacaciones y otros eventos corporativos;
• velar por la limpieza y el orden en la oficina;
• análisis de las actividades de los proveedores: este requisito no se aplica a todas las empresas;
• informar sobre vacaciones, tiempo libre y horas extras no es un requisito para todas las empresas;
• emisión de visas, invitaciones, registros para empleados extranjeros: este requisito se presenta con mayor frecuencia en las grandes empresas, especialmente en los sectores de la construcción y los seguros;
• realizar correspondencia comercial en un idioma extranjero es un requisito para las empresas grandes o extranjeras;
• Deberes de un traductor: este requisito suele imponerse en las empresas occidentales.

El nivel de remuneración de un gerente de oficina, como cualquier otro especialista, depende no solo de sus cualidades profesionales, sino también de otros factores, incluido el tamaño de la empresa, las características específicas de sus actividades, así como el alcance de funciones realizadas por el empleado. Si un gerente de oficina realiza solo sus funciones principales: el "dueño de la oficina", entonces, con una educación superior y una experiencia laboral de al menos 2 años, puede contar con un salario. de 50.000 a 60.000 tenge . Si, además de su jefe de oficina, también es responsable de las funciones de recepción, el nivel de remuneración por su trabajo varía dentro de 70.000 tenge . Bueno, cuando se trabaja con documentación contable primaria en el programa 1C, se agregan a esta lista la preparación de facturas, facturas, cancelación de materiales, gestión de documentos, trabajo de oficina, entonces el monto de la remuneración aumenta. hasta 100.000 tenge . Todos estos datos son típicos de las empresas nacionales, pero también de las empresas extranjeras, donde se imponen requisitos especiales al gerente de la oficina, por ejemplo, conocimiento del idioma chino, tecnología (¡no equipo de oficina!), disponibilidad de un automóvil y, en consecuencia, , el nivel de pago es mayor - desde 120.000 tenge . Un dato interesante es que con los mismos requisitos, un gerente de oficina masculino recibirá desde 150.000 tenge .

Ventajas de la profesión:

• alta demanda en el mercado laboral;
• habilidades administrativas y comerciales;
• experiencia trabajando con documentos;
• oportunidad de mejorar las habilidades comunicativas.

Desventajas de la profesión:

• trabajo tedioso en términos de una gran cantidad de cuestiones organizativas que requieren soluciones inmediatas;
• falta de responsabilidades laborales claramente descritas, lo que lleva a combinar varios puestos;
• Algunos empleados perciben al director de la oficina como su secretario personal, otros subestiman la importancia del trabajo que realiza.

Trabajar como gerente de oficina está contraindicado para personas con trastornos neuropsíquicos, visión binocular, audición, habla, coordinación motora, problemas de visión de los colores o temblores en las manos.

En primer lugar, un director de oficina exitoso es un excelente administrador y es capaz de gestionar un proceso multifactorial bastante complejo. Si lo desea, puede, por ejemplo, convertirse en administrador de un gran hotel o tienda. En segundo lugar, es un excelente comunicador y puede expresarse como jefe de personal (o incluso como director), por supuesto con la formación adicional adecuada. En tercer lugar, puede convertirse en un referente del directivo, combinando habilidades periodísticas, analíticas y artísticas. En cuarto lugar, puede convertirse en una figura económica importante, por ejemplo, en el jefe del departamento de suministros. Y en quinto lugar, lo que me gustaría enfatizar especialmente es que puede convertirse y seguir siendo un excelente gerente de oficina, una persona que "respira vida" y pone orden en un entorno de oficina cambiante.

Imagine una oficina de empresa donde trabajan una gran cantidad de especialistas diferentes. Usted vino a esta oficina por negocios, pero no había papel en la impresora, no le invitaron a una taza de café, el gerente tiene dificultades para recordar para qué lo necesita. Naturalmente, una reunión así no le inspirará confianza y tratará de marcharse lo antes posible. Sin embargo, un trabajo de oficina mal organizado no significa que no se deba confiar en toda la empresa. Es muy posible que allí simplemente no haya ningún director de oficina.

Imagínese una oficina de empresa donde trabajan una gran cantidad de especialistas diferentes: una secretaria, un gerente, un contable, un guardia de seguridad, etc. Usted vino a esta oficina por negocios y no hay papel en la impresora, nadie sabe cuándo estará allí el contador, no le invitaron a una taza de café, el gerente tiene dificultades para recordar para qué lo necesita. Naturalmente, una reunión así no le inspirará confianza y lo más probable es que intente marcharse lo antes posible. Sin embargo, un trabajo de oficina mal organizado no significa que no se deba confiar en toda la empresa. Bien puede ser que simplemente no haya gerente de oficina.

Al fin y al cabo, el director de la oficina es precisamente la persona de cuya profesionalidad depende la primera impresión de los visitantes sobre el trabajo de toda la oficina y de la empresa en su conjunto. Él siempre sabe dónde está cada cosa, quién vendrá, cuándo, qué necesita alguien y mucho, mucho más. Los representantes de esta profesión son el alma, el corazón y el cerebro de cualquier cargo. Por tanto, no es de extrañar que hoy, cuando las empresas tienen que trabajar en condiciones de competencia feroz, los directores de oficina tengan más demanda que nunca. Al fin y al cabo, a veces es la primera impresión que el visitante tiene del trabajo de la oficina la que puede ser decisiva a la hora de elegir un contratista o un fabricante.

Y si tenemos en cuenta que el trabajo de un administrador de oficina parece muy fácil y no engorroso, entonces resulta bastante comprensible por qué tantos jóvenes sueñan con esta profesión. Sin embargo, vale la pena entender que detrás de la simplicidad externa se esconde un trabajo muy complejo que requiere ciertas cualidades personales, cuya lista puede conocer hoy.

¿Qué es un gerente de oficina?

Un gerente de oficina es un empleado de la empresa que pertenece al equipo directivo junior, cuyas actividades combinan las funciones de especialistas como secretaria, jefe de almacén, administrador y secretaria. Muy a menudo, esta especialidad se convierte en el paso inicial en el crecimiento profesional de los trabajadores de oficina.

El nombre de la profesión proviene del latín officium (servicio, favor, obligación) y del inglés administrar (gestionar, administrar). Es decir, a juzgar por el nombre, representantes profesión de gerente de oficina Dirigir el desempeño de funciones o servicios. Esto corresponde hasta cierto punto a las responsabilidades de un director de oficina moderno, pero sólo hasta cierto punto, ya que su ámbito de actividad abarca casi todo lo que sucede en la oficina. Por cierto, esta profesión apareció hace relativamente poco tiempo, ya que antes del rápido desarrollo de diversas estructuras comerciales simplemente no era necesaria. Hoy en día, tener una gran plantilla de empleados es impensable sin una persona concreta que pueda encargarse de organizar el trabajo de la oficina, permitiendo así que otros compañeros se ocupen de un área reducida de su trabajo.

funcionarios responsabilidades del gerente de oficina puede variar mucho de una empresa a otra. Pero la mayoría de las veces la lista incluye:

• mantener documentación primaria: facturas, facturas, informes, etc.;
• actividades organizativas: comunicar a los empleados las órdenes de gestión, controlar la ejecución de las órdenes, organizar viajes de negocios, almuerzos, reuniones, eventos corporativos, etc.;
• recepción inicial de visitantes: recibir invitados, servir té/café, presentar el propósito de la visita, concertar una cita con la dirección;
• funciones económicas: comprar equipos y material de oficina, organizar lugares de trabajo para otros empleados, llamar a técnicos para solucionar problemas.

Además de todo lo anterior, el gerente de la oficina, siguiendo las instrucciones del gerente, puede buscar información, preparar resúmenes, asistir a reuniones, preparar conferencias y tomar notas taquigráficas. Y también organizar archivadores, rastrear correspondencia, sistematizar las llamadas entrantes por importancia, tomar actas, recibir faxes, contestar el teléfono. O realizar otras actividades adicionales.

¿Qué cualidades personales debe tener un director de oficina?

Porque trabajo de gerente de oficina incluye una gama bastante amplia de responsabilidades, entonces las habilidades organizativas, la diligencia y la comunicación adquieren una importancia fundamental en la actividad profesional de dicho especialista. Además, un administrador de oficina debe tener las siguientes cualidades personales:

• disciplina;
• puntualidad;
• diligencia;
• memoria y atención desarrolladas;
• resistencia al estrés;
• limpieza;
• iniciativa;
• Capacidad para trabajar en equipo;
• buena voluntad;
• tolerancia.

Además, un administrador de oficina profesional debe dominar el uso de una computadora, navegar por Internet y hablar de forma competente. Además, es deseable que sepa no sólo ruso, sino también al menos un idioma extranjero.

Ventajas de ser jefe de oficina

Ventajas de ser jefe de oficina La lista podría durar muchísimo tiempo. Y, en primer lugar, existe una gran demanda de estos especialistas en el mercado laboral moderno. Al mismo tiempo, los especialistas experimentados y altamente calificados pueden contar no sólo con un empleo rápido en una empresa exitosa, sino también con un nivel de ingresos muy alto (los salarios de los gerentes de oficina en Rusia oscilan entre 25 y 55 mil rublos).

También cabe destacar la posibilidad de adquirir habilidades administrativas y económicas, que le serán útiles tanto en la vida personal como en cualquier otro puesto si el director de la oficina decide cambiar de campo de actividad o “optar” por un ascenso.

Otra ventaja indudable de esta profesión es que no requiere la adquisición de conocimientos teóricos en el proceso de estudios de larga duración en universidades o escuelas técnicas. Todos los matices y características del trabajo de un administrador de oficina se adquieren fácilmente a través de la experiencia (es decir, en el proceso de actividad profesional).

Y lo más importante es que incluso las personas más tímidas e inseguras que trabajan como gerentes de oficina se sentirán relajadas y seguras en cualquier sociedad. Y todo gracias a la invaluable experiencia de entablar un diálogo interesante y productivo con una variedad de personas.

Desventajas de ser gerente de oficina

Hablando sobre desventajas de la profesión de gerente de oficina En primer lugar, es necesario señalar lo tedioso del proceso laboral. El hecho es que el trabajo de este especialista casi siempre va acompañado de una gran cantidad de cuestiones organizativas, la mayoría de las cuales deben resolverse con urgencia, aquí y ahora. Y son frecuentes situaciones estresantes, tensión nerviosa, actividad física y control constante sobre uno mismo y los demás.

Además, los directores de oficina tienen que combinar varios puestos "extraños" a la vez: alguien utiliza al director de oficina como secretario, otro le encarga el trabajo de mensajero. También sucede que la dirección no evalúa adecuadamente las actividades de un especialista, subestimando significativamente su importancia. O los deberes del empleado pueden incluir funciones que debe realizar un empleado especialmente capacitado. Por ejemplo, cuando una empresa no tiene su propio departamento de personal, el trabajo del gerente de la oficina puede incluir entrevistas con los solicitantes, selección de personal y mantenimiento de registros laborales.

¿Dónde puedo conseguir un trabajo como gerente de oficina?

Consigue un trabajo como gerente de oficina. muy simple, ya que no se aceptan requisitos estrictos para la educación especial de dichos especialistas. Puede familiarizarse con los principios básicos y los matices del trabajo en cursos especiales o directamente en el proceso de actividad.

Tengamos en cuenta que casi cualquier persona puede ser contratada para el puesto de director de oficina, independientemente de si tiene estudios secundarios especializados o superiores. Pero hay que tener en cuenta que, en igualdad de condiciones, la mayoría de los empleadores dan preferencia a los solicitantes que tienen una educación superior, preferiblemente en humanidades o economía.

Los cursos de informática que confirmarán su conocimiento seguro de los programas y aplicaciones de Office pueden ayudarle a conseguir un trabajo. Además, dependiendo de la organización, se pueden requerir conocimientos de idiomas extranjeros, títulos en psicología, economía y derecho.

Actualmente, muchos institutos y universidades rusos ofrecen cursos para directores de oficina en las facultades de administración y gestión de oficinas. Incluyendo estos las mejores universidades de rusia, Cómo:

• Universidad Técnica Estatal de Moscú que lleva el nombre. NORDESTE. Bauman;
• Instituto Internacional de Economía y Gestión de Rostov;
• Universidad Estatal de Gestión;
• Universidad Estatal de San Petersburgo;
• Universidad Estatal del Suroeste.

En la sociedad moderna han aparecido muchas profesiones nuevas de las que ni siquiera se oía hablar hace unas décadas. Pero las innovaciones están entrando gradual y seguramente en nuestras vidas, y los escolares de ayer están pensando en la eterna pregunta de "quién ser". Las niñas se sienten especialmente atraídas por la profesión de “directora de oficina”. En este artículo se analizará qué es este trabajo y qué habilidades debe tener.

¿Qué clase de gerente es este?

Por el nombre se desprende claramente que el puesto de "gerente de oficina" está asociado con estar en la oficina y gestionar los asuntos actuales de la empresa. El empleado se ocupa de documentación, información diversa y visitantes.

La mayoría de las responsabilidades de un gerente de oficina están relacionadas con los documentos. Todos comprenden que los pedidos, certificados y otros documentos deben redactarse correctamente, registrarse y almacenarse adecuadamente.

Además, cualquier empresa siempre recibe la visita de clientes, clientes o socios, y es necesario distribuirlos correctamente para que las personas lleguen a la persona que necesitan. Toda la información recibida del exterior también la recibe el director de la oficina, cuyas responsabilidades son distribuir correctamente los datos entre los departamentos.

Un empleado de esta profesión también es el primero en comunicarse con las personas que llegan a la organización. Y a veces este contacto es suficiente y no hay necesidad de distraer a las personas de mayor posición. El encargado de la oficina puede brindarle al visitante la información o cualquier documento que necesite. Si es necesario el contacto con otras personas, fija un horario de cita que sea conveniente para todos.

Responsabilidades inmediatas

Entonces, descubrimos quién es el gerente de oficina. Responsabilidades:

1. Trabajar con documentación entrante y saliente. Al sistematizar todas las cartas entrantes (tanto electrónicas como regulares), puede proporcionar las respuestas necesarias. Si ésta fuera competencia de otras personas, la traslada a los servicios correspondientes.
2. Sirve como enlace entre los visitantes y la gerencia. Registra visitantes, programa citas, ayuda con problemas iniciales.
3. Todas las llamadas telefónicas y faxes también van primero al director de la oficina.
4. Prepara los documentos necesarios, como órdenes, resoluciones, extractos.
5. Recopila la información necesaria y elabora informes al respecto, prepara informes analíticos.
6. La preparación de reuniones y conferencias también forma parte de sus responsabilidades.
7. Responsable de garantizar que la oficina esté equipada con todos los suministros necesarios. En consecuencia, mantiene un registro planificado de la disponibilidad y necesidades de bienes materiales. Participa en la compra y aceptación de bienes materiales.

El director de la oficina, cuyas responsabilidades son muy diversas, es, de hecho, el “dueño” de la oficina. Muchas cosas recaen sobre sus hombros y todo el trabajo de la institución puede fracasar sin una dirección adecuada y competente.

¿Cómo cubrir un puesto vacante?

Para conseguir un trabajo, lo primero que debes hacer es decirle y mostrarle al empleador quién eres. Para ello se utilizan todo tipo de cuestionarios y currículums.

El currículum de un director de oficina, como el de cualquier otro empleado de oficina, debe contener los puntos básicos a los que se presta atención.

Puntos clave del currículum

1. NOMBRE COMPLETO.
2. Detalles de contacto.
3. Educación.
4. Experiencia laboral y logros.
5. Cualidades personales.

Es recomendable añadir algo propio a los puntos principales. Debes intentar interesar a un posible empleador para que te elija entre la multitud.

Aunque el trabajo en sí pueda parecer aburrido, un gerente de oficina no se atascará en la rutina. Se espera que una persona en este puesto sea creativa y autosuficiente, por lo que inmediatamente prestará atención al currículum correspondiente.

Presentarnos de forma original

• El currículum de un gerente de oficina, por supuesto, debe contener los puntos básicos que todos conocen. Pero también todo el mundo está cansado de los cuestionarios monótonos. Es especialmente peligroso utilizar clichés que han puesto a la gente nerviosa.
• Un currículum no es más que autopromoción. Y el director de la oficina representa a toda la organización. Para hacer esto, en primer lugar, debes poder presentarte.
• Como regla general, los cuestionarios se compilan en una computadora y, por lo tanto, deben estar bellamente diseñados. Es recomendable realizar subtítulos, destacando cada idea en un párrafo aparte. Esto demostrará su capacidad para pensar con claridad y lógica.
• No debes dejarte llevar por frases largas; por regla general, no se leen hasta el final y se pasa a otra cosa.
• No tengas miedo de escribir sobre tus pasiones, pero no las extiendas a media página.
• Aún así, lo principal para un gerente de oficina es la alfabetización, la claridad y la lógica, por lo tanto, al redactar un currículum, escriba sin errores, de forma breve y directa.
• A la hora de describir tus cualidades personales, recuerda que el responsable de la oficina debe ser sociable, poder encontrar contacto con cualquier persona y ser amable al mismo tiempo.

¿Qué educación se necesita?

Para conseguir un trabajo como director de oficina, lo mejor es tener una formación económica superior. Pero incluso si no tienes una universidad de economía detrás, pero el puesto te atrae, puedes tomar cursos especiales. En cualquier caso, los empleadores siempre valoran más la educación superior que la educación secundaria, aunque no sea la educación económica.

Muchas empresas también requieren conocimientos de idiomas. En este caso, es importante tanto la libre comunicación como la lectura de los artículos y su traducción.

Naturalmente, un gerente de oficina debe comprender el equipamiento de oficina y tener un excelente dominio de los programas informáticos necesarios para el trabajo.

Debido a que el trabajo del gerente de oficina requiere la preparación y preparación de diversa documentación, se necesitan conocimientos básicos de jurisprudencia.

Y si tienes cursos de psicología en tu haber, esto sólo aumentará tus posibilidades de encontrar trabajo. Después de todo, un empleado en este puesto se comunica mucho y está llamado a resolver muchas situaciones controvertidas y conflictos.

Secretaria o gerente de oficina: ¿cuál es la diferencia?

Después de trabajar como "secretaria", el director de oficina puede ser una extensión de su carrera. ¿Cuál es la diferencia y cuáles son las diferencias en el trabajo de estas dos personas? Vamos a resolverlo.

Eres secretaria si:

• Responder llamadas telefónicas.
• Llevar registros de los asuntos, reuniones y planes del titular de la organización.
• Usted está a cargo de solicitar y emitir pases.
• Te encargas de los billetes de avión, reservas de hotel, etc.
• Prepare té y café para el gerente y los visitantes.
• Recibe la documentación entrante y la redistribuye.

Entonces, ¿por qué necesita un administrador de oficina?

Esta es una especie de paso adelante en la carrera profesional. Como regla general, las grandes organizaciones tienen varios gerentes y, en consecuencia, secretarias. Se espera un trabajo extenso. El director de la oficina está a cargo de ellos y coordina sus acciones.

Además, es responsable de coordinar el trabajo del personal de servicio subalterno, como personal de mantenimiento y limpieza. Si la empresa tiene sólo unos pocos coches, los conductores están subordinados a él.

El equipo de oficina recae sobre los hombros del director de la oficina: compra, cancelación, celebración de contratos de suministro.

Este es un empleado que asegura el trabajo continuo de una organización o su división con documentos, visitantes e información diversa.

La gente llama a los empleados de oficina “plancton de oficina” y “gerentes”.

El desempeño de cualquier organización depende en gran medida de la eficiencia con la que se organice el trabajo de oficina. Después de todo, los documentos deben estar en orden, las órdenes de gestión deben ejecutarse y comunicarse adecuadamente a los artistas, la información entrante debe comprenderse y tenerse en cuenta y los visitantes deben recibirse de manera oportuna.

La desorganización en esta área puede socavar los esfuerzos de todos los demás empleados. Por tanto, no es exagerado decir que el director de oficina es una de las figuras clave en cualquier oficina. Es el responsable del trabajo de oficina y documentación.

Sus responsabilidades también incluyen la recepción inicial de los visitantes: habla con ellos, en algunos casos resuelve inmediatamente sus preguntas (por ejemplo, emite la documentación necesaria), pero si es necesario contactar con la gerencia, determina con quién exactamente se debe contactar y hace una cita.

Prepara y atiende diversas reuniones, sesiones y conferencias. Trabaja con correspondencia: sistematiza las cartas recibidas periódicamente y por correo electrónico según su nivel de importancia, después de lo cual prepara él mismo las respuestas o las transmite a las autoridades superiores. Recibe faxes y realiza negociaciones telefónicas. Elabora proyectos de órdenes, resoluciones, etc.

Si es necesario, selecciona información sobre determinados temas, prepara resúmenes e informes analíticos. Toma notas, registra, taquigrafía reuniones, mantiene un índice de tarjetas de organizaciones y personas con quienes se lleva a cabo correspondencia o negociaciones.

El director de oficina moderno es el verdadero dueño de la oficina.

Cualidades personales

Un buen director de oficina debe ser una persona sociable, amigable y que sepa llevarse bien con la gente. La organización, la claridad y la puntualidad son importantes. En este trabajo son útiles una buena memoria de trabajo y la capacidad de concentrarse y distribuir la atención. Se requiere un alto nivel de cultura y un habla oral y escrita competente.

salario promedio

Salario de 20 a 30.000 rublos al mes, según la experiencia y el lugar de trabajo.

Educación (¿Qué necesitas saber?)

En principio, la profesión no tiene requisitos educativos estrictos; se puede dominar en cursos especiales. Sin embargo, los empleadores suelen dar preferencia a quienes tienen una educación superior (ni siquiera es más importante la especialidad, sino el hecho mismo de tenerla).

Es importante poder utilizar una computadora y otros equipos de oficina: fax, proyector multimedia, etc., para buscar y organizar información rápidamente. En la mayoría de los casos, los empleadores exigen que estos especialistas dominen al menos un idioma extranjero. Es deseable tener conocimientos básicos de economía, derecho y psicología. También pueden ser necesarios conocimientos especiales relacionados con las áreas en las que opera la organización.

Especialidades de universidades y colegios.

Lugar de trabajo y carrera.

Estos trabajadores tienen demanda en todas las organizaciones e instituciones más o menos grandes que reciben visitantes y tienen flujo de documentos. Existe una demanda constantemente alta de ellos en el mercado laboral. Pero las perspectivas de carrera de los directivos de oficina son insignificantes; nunca podrán sustituir a sus jefes. A menos que se casen con él.

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