Principios de la gestión de registros. Fundamentos teóricos del trabajo de oficina y trabajo con material de oficina. Cualidades y conocimientos profesionales

Trabajo de oficina- una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales.

Inicialmente, el término apareció en el habla oral (presumiblemente en el siglo XVII) y significaba el proceso de resolución (producción) de un caso: “hacer negocios” - resolver el problema. En el transcurso de la decisión, se hizo necesario consolidar el resultado, por ejemplo, el acuerdo alcanzado. Ya en el siglo XVI. la palabra se usa un negocio como colección de documentos relacionados con cualquier caso, emisión. Por primera vez en este concepto, la palabra "negocio" se registró en documentos en 1584.

El trabajo de oficina moderno incluye:

Asegurar la creación oportuna y correcta de documentos (documentación);

Organización del trabajo con documentos (recepción, transferencia, tramitación, contabilidad, registro, control, almacenamiento, sistematización, preparación de documentos para archivo, destrucción).

Paralelo al término "trabajo de oficina" documentación de gestión (GAMA). Su aparición está asociada con la introducción de los sistemas informáticos en la gestión y su soporte organizativo, de software y de información para aproximarse a la terminología utilizada en los programas informáticos y la literatura. "Sistema estatal de soporte de documentación para la gestión" e "Instrucciones típicas para el trabajo de oficina en los ministerios y departamentos de la Federación de Rusia".

Documentando— este es el proceso de creación y formato de un documento . El estándar estatal define la documentación como "registrar información en varios medios de acuerdo con las reglas establecidas".

La disciplina científica se dedica al estudio del desarrollo de métodos de documentación y soportes de información: gestión de registros .

Organización del trabajo con documentos— esto es para asegurar el movimiento de documentos en la administración, su uso con fines de referencia y almacenamiento El término está definido por la norma estatal como "la organización del flujo de documentos, almacenamiento y uso de documentos en las actividades actuales de la institución".

Flujo de documentos se refiere al movimiento de documentos en una organización desde el momento en que se crean o reciben hasta que se completa la ejecución o el envío.

La tecnología para trabajar con documentos incluye:

Recepción y procesamiento primario de documentos;

Su consideración preliminar y distribución;

Registro de documentos;

Control sobre la ejecución de documentos;

Trabajo de información y referencia;

Ejecución de documentos;

Enviándolos;

Sistematización (formación de casos) y almacenamiento actual de documentos.

Revelemos algunos de los conceptos enumerados..

Registro Significa un registro de credenciales sobre un documento en una forma establecida, fijando el hecho de su creación, envío o recepción.

Control de ejecución de documentos — un conjunto de acciones para asegurar su ejecución oportuna.

Formación del caso — agrupación de documentos ejecutados en un caso de acuerdo con la nomenclatura de casos (una lista sistematizada de nombres de casos traídos en una organización, indicando los términos de su almacenamiento, redactada de la manera prescrita) y sistematización de documentos dentro del caso.

Información - información sobre personas, objetos, hechos, eventos, fenómenos y procesos, independientemente de la forma de su presentación. Se imponen una serie de requisitos a la información de gestión: integridad, eficiencia, fiabilidad, precisión, focalización, accesibilidad para la percepción humana.

Los documentos se utilizan en diversos campos de actividad, ramas del conocimiento, esferas de la vida y son objeto de investigación en muchas disciplinas científicas. Por tanto, el contenido del concepto "documento" es ambiguo y depende de la industria y para qué se utiliza. Entonces, para los abogados, un documento es principalmente una forma de probar o evidenciar algo, para un historiador, una fuente histórica, un documentalista de cibernética, un portador de información, y los especialistas en el campo de la administración lo consideran un medio de fijación y transmitir decisiones de gestión.

La Ley Federal "Sobre Información, Informatización y Protección de la Información" contiene la siguiente definición del concepto de "documento":

Documento— se trata de información registrada en un soporte de material con requisitos que permiten su identificación, igual definición se da en la norma estatal para los términos y definiciones "Trabajo de oficina y negocio de archivo". Para una descripción más completa del concepto de "documento", también debería divulgarse el concepto de "requisito".

Copia del documento — es un documento que reproduce íntegramente la información del documento original y todas sus características externas o parte de ellas. Una copia del documento puede ser facsímil o gratuita. Se realiza una copia por fax en una fotocopiadora, utilizando fotografías, máquinas de fax, impresoras. En el caso de los documentos elaborados con máquinas de escribir, una copia facsímil es la segunda y posteriores copias de los documentos recibidos en papel carbón. Ellos, por regla general, permanecen en los asuntos de la institución. Una copia gratuita contiene todos los detalles del documento, pero no necesariamente repite su forma.

Cada documento consta de varios de sus elementos constitutivos, que se denominan requisitos (nombre, autor, destinatario, texto, fecha, firma, etc.). GOST corrige la siguiente definición:

Detalles del documento— un elemento obligatorio de registro de un documento oficial.

Los diferentes documentos constan de un conjunto diferente de detalles. La cantidad de detalles está determinada por el propósito de crear un documento, su propósito, los requisitos para el contenido y la forma de este documento. Para muchos documentos, el número de detalles está estrictamente limitado. Para una serie de documentos, el número y la composición de los requisitos se establecen mediante actos legislativos y reglamentarios. Pero en cualquier caso, como se desprende de la definición, la información registrada en el soporte material debe formalizarse poniendo los detalles necesarios. Solo entonces se convierte en un documento. El conjunto de detalles es formulario documento.

En la ciencia documental, un documento se considera el resultado de fijar (mostrar) hechos, eventos, fenómenos de la realidad objetiva y la actividad mental humana de cualquier manera conveniente en material especial.

Los documentos, que tienen información fija (visualización), garantizan su conservación y acumulación, la posibilidad de transferirlos a otra persona, el uso repetido, el retorno repetido y repetido a ellos en el tiempo. Tocan diversas esferas de la actividad humana y se dividen en textos y gráficos, medios tradicionales (manuscritos, mecanografiados) y mecánicos, científicos, técnicos, personales y oficiales, etc.

Los detalles legalmente más significativos incluyen: el nombre de la organización, la fecha y el número de registro del documento, la firma, el sello, los sellos de aprobación y aprobación.

Documentos oficiales- se trata de documentos creados por personas jurídicas o personas físicas, redactados y certificados en la forma prescrita. Entre ellos, una categoría especial está formada por documentos de servicio (gestión), que están determinados por el estándar estatal como documentos oficiales utilizados en las actividades actuales de la organización.

Sistema de documentación — es un conjunto de documentos interconectados según las características de origen, finalidad, tipo, campo de actividad, requisitos uniformes para su registro.

Las principales funciones del trabajo de oficina.: (de función lat. - "ejecución, implementación")

Ø Proporcionar - proporcionar al proceso empresarial información documentada de la cantidad y el contenido requeridos;

Ø transformador - transformación de información no documentada en documentada (en forma de documentos impresos o electrónicos);

Ø contabilidad - se expresa en la formación de un sistema de contabilidad de documentos y la asignación de signos contables, que permiten identificar documentos en el futuro en el proceso de sistematización, almacenamiento y movimiento;

Ø Procesando - se expresa en el manejo ordenado de los documentos y la implementación de acciones a tal efecto en sus sistematización, almacenamiento y movimiento;

Ø control - expresado en "seguimiento" del estado del trabajo de oficina en el proceso de funcionamiento con el objetivo de la mejora continua.

Principios(de Lat. - "comienzo") - se determinan los principios fundamentales, sobre la base de los cuales se desarrollan las principales direcciones de actividad, los medios óptimos y las formas de resolver los problemas de trabajo de oficina en cada una de las direcciones:

· eficiencia - el funcionamiento del trabajo de oficina debe contribuir a la eficiencia de la empresa en su conjunto;

· fiabilidad - satisfacción garantizada de las necesidades de la empresa de información documentada;

· oportunidad - la información documentada requerida debe estar a disposición de la empresa en una fecha determinada (en un período de tiempo específico);

· complejidad - satisfacción coordinada y decidida de las necesidades de la empresa en varios tipos de información documentada, principalmente información de gestión;

· orden - la información documentada se mueve (entre la empresa y sus socios, así como dentro de ella) de acuerdo con el propósito funcional y las capacidades de "rendimiento" de los canales de intercambio de información proporcionados por el esquema de flujo de documentos de la empresa;

· flexibilidad - la capacidad del subsistema de proporcionar información documentada para el autodesarrollo, dependiendo de las condiciones de funcionamiento.

Los empleados del ámbito de la gestión dedican una media del 60% de su tiempo de trabajo a trabajar con documentos. El volumen de trabajo técnico con documentos es a menudo tan grande que interfiere con la actividad productiva principal de la empresa. Por tanto, la organización racional del trabajo de oficina se considera una de las tareas más importantes que garantizan una gestión eficaz.

La organización del trabajo de oficina depende de:

Ø eficiencia de gestión;

Ø rentabilidad;

Ø eficiencia;

Ø cultura laboral de los empleados

El desarrollo de nuevas tecnologías de la información en la gestión, nuevos programas de oficina se realiza en base a las reglas tradicionales de trabajo de oficina (registro de documentos, aprobación, control de su ejecución, ejecución, almacenamiento de archivos, etc.)

La organización y gestión del trabajo de oficina requiere conocimientos y habilidades profesionales. Puede convertirse en un profesional en el trabajo de oficina solo después de dominar las reglas y técnicas para trabajar con documentos oficiales.

Se lleva a cabo el mantenimiento de registros unidades especiales(servicios de oficina), y en pequeñas organizaciones y empresas - secretarias-asistentes.

Repitamos que el trabajo de oficina consta de dos componentes:

Ø documentación;

Ø organización del trabajo con documentos.

Documentando– grabar información en varios medios de acuerdo con las reglas establecidas ... Se da mucho espacio a las reglas de documentación. Se presta especial atención al diseño de detalles, requisitos para formularios.

Los requisitos para el texto, las características del idioma y el estilo de los documentos de servicio, el procedimiento para editarlos se destacan en un capítulo separado. Cada tipo de documento (pedido, protocolo, carta, acta, etc.) tiene sus propias características.

Los trabajadores de oficina deben estar familiarizados con la tecnología para trabajar con documentos. La organización eficaz del trabajo con documentos proporciona las condiciones óptimas para todo tipo de trabajo con documentos desde el momento de su creación o recepción hasta su destrucción o transferencia al almacenamiento de archivos.

Organización del trabajo con documentos incluye la organización de la circulación de documentos, almacenamiento y uso de documentos en las actividades actuales de la institución. Cabe destacar que la organización del trabajo con documentos a veces se denomina tecnología de trabajo con documentos . Incluye:

Flujo de documentos,

Registro de documentos,

Control sobre el momento de ejecución,

Nomenclatura de casos,

Organización del almacenamiento actual de documentos,

Valorar la experiencia,

Registro de casos,

· Preparación y traslado de casos al archivo de la organización.

Es posible hablar de la existencia de un sistema de mantenimiento de registros en una organización si:

• - el flujo de trabajo está organizado, es decir, el movimiento de los documentos desde el momento en que son creados o recibidos por la organización hasta la finalización de la ejecución y / o el envío o transferencia al archivo para su almacenamiento;
• - se ha establecido un sistema de registro y contabilidad de documentos (entrantes, internos, salientes);
• - los documentos ejecutados se depositan en archivos de acuerdo con la nomenclatura de casos.

Aunque, por supuesto, esto está lejos de ser todo lo necesario para la organización eficaz del trabajo con documentos. Podemos decir que este es el conjunto mínimo de elementos que nos permite hablar de la presencia del trabajo de oficina en la organización.

Los principios básicos de la gestión documental moderna se reflejan en la norma ISO 15489: 2001 “Información y documentación. Gestión de documentos ". Esta norma ha sido traducida al ruso y adoptada como norma nacional GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema de normas para información, bibliotecología y publicación. Gestión de documentos. Requerimientos generales".

La característica principal de la gestión documental moderna es que se basa en principios similares a los de los sistemas de gestión de la calidad. Se utiliza el conocido ciclo de mejora continua de Deming: "Planificar - Hacer - Verificar - Actuar":

• - en la primera etapa, se desarrolla una política, todos los procesos se regulan en detalle;
• - en la segunda etapa, la gestión de documentos se lleva a cabo en estricta conformidad con los requisitos legislativos y reglamentarios y los documentos reglamentarios internos de la organización. Prueba documental recopilada del cumplimiento de los requisitos;
• - en la tercera etapa, se analiza la efectividad del sistema de gestión documental, se seleccionan las medidas para corregir y mejorar este sistema. Los resultados del análisis están documentados;
• - en la cuarta etapa, las mejoras y correcciones descritas en la tercera etapa se introducen en el sistema (que también están documentadas).

A lo largo del ciclo, se lleva a cabo periódicamente formación y formación avanzada de todos los empleados de la organización sobre cuestiones de gestión documental.

Este enfoque permite no solo mejorar constantemente la eficiencia de la gestión de documentos, sino también integrar fácilmente el sistema de gestión de documentos y varios sistemas de gestión (calidad, seguridad de la información, medio ambiente, protección laboral, etc.).

En el soporte de documentación, la organización del flujo de documentos es una de las áreas de actividad más importantes.

La circulación de documentos cubre toda la secuencia de movimientos de documentos en el aparato de control, durante el cual se llevan a cabo las operaciones de recepción, transmisión, revisión, preparación, procesamiento y envío de documentos. El flujo de trabajo racionalmente organizado garantiza el rápido paso de los documentos por el camino más corto con una mínima pérdida de tiempo.

La organización del flujo de documentos se basa en varias reglas o principios que deben observarse estrictamente:

• 1. Centralización de operaciones de recepción y envío de documentos. Esto significa que todos los documentos que ingresan a la organización, independientemente del método de entrega, y los documentos que se envían desde la organización (a excepción de los documentos recibidos y transmitidos por fax y correo electrónico y relacionados exclusivamente con la competencia de los departamentos) deben procesarse en un departamento - servicio de trabajo de oficina (secretaria).
• 2. Eliminación de movimientos de retorno irrazonables durante el paso del documento. En el proceso de flujo de documentos, los documentos pueden devolverse a la autoridad por la que ya pasaron, solo si esto se debe a una necesidad comercial (por ejemplo, en la etapa de firma de un documento por el titular, el documento pasa dos veces por el secretaria del jefe).
• 3. Organización de la consideración preliminar de los documentos recibidos antes de su presentación para resolución. La consideración preliminar permite seleccionar de la masa total de documentos recibidos por la organización, aquellos documentos que, por su importancia y trascendencia para la organización, deben ser considerados por el titular. El resto de los documentos, sin pasar por el jefe, se envían para su consideración a los subdirectores y a las subdivisiones, si los responsables de las subdivisiones están dotados de la competencia adecuada.
• 4. Registro único de los documentos recibidos por la organización y enviados desde la organización. Esto significa que el documento recibido por la institución educativa preescolar y destinado a consideración del director o sus suplentes se registra en la institución educativa preescolar y, luego de ser revisado por el director, no se reinscribe allí. Y, en consecuencia, el documento recibido directamente por el departamento se registra solo en el departamento. De lo contrario, podemos decir que el documento vive en la organización bajo un número de registro asignado en la institución educativa preescolar o en una división.
• 5. Presentación de resoluciones específicas, con la mayor precisión posible, definir el ejecutor, asignación, plazo. Aprobar resoluciones es función del líder, pero el secretario también puede influir en este proceso hasta cierto punto. El secretario debe saber que la resolución debe ser específica, y su redacción debe ser tal que el albacea no tenga dudas sobre qué propósito le ha fijado el titular al considerar el documento.
• 6. Eliminación de aprobaciones no razonables, organización de aprobaciones paralelas, reducción de tiempo para aprobación de documentos.
• 7. Delegación del titular del derecho a firmar documentos a los jefes adjuntos y jefes de divisiones estructurales. "Reducir" el nivel de firma de documentos reduce la ruta y, en consecuencia, el tiempo de movimiento de los documentos durante la ejecución.
• 8. Realización de operaciones técnicas para el procesamiento y transferencia de documentos por personal técnico, operaciones creativas - por especialistas y gerentes.
• 9. División de documentos incluidos en el flujo de documentos de la organización en flujos de documentos. Como regla general, hay tres flujos de documentos: documentos entrantes (entrantes), documentos salientes (salientes) e internos.
• 10. Asignación de los denominados documentos no registrados en el conjunto de documentos entrantes. Los documentos no registrados son documentos que no requieren ejecución y uso con fines de referencia (cartas de invitación, felicitaciones, publicaciones publicitarias, etc.). Estos documentos tienen la ruta más corta de la organización, se transfieren inmediatamente a los departamentos correspondientes.

La creación de un sistema de registro es otro componente del trabajo de oficina. Para resolver la cuestión de cómo organizar el registro de documentos, primero debe responder algunas preguntas:

• 1. ¿Quién de la dirección de la organización tiene derecho a firmar los documentos de salida (correspondencia)? Puede haber varias respuestas a esta pregunta:
  • - toda la correspondencia enviada está firmada por el jefe de la organización;
  • - la correspondencia saliente está firmada por el jefe de la organización, así como por los jefes adjuntos de la organización de acuerdo con la competencia que se les haya otorgado;
  • - la correspondencia saliente es firmada por el jefe de la organización, los jefes adjuntos de la organización de acuerdo con la competencia que se les otorga, así como los jefes de las divisiones estructurales en las áreas de actividad de las divisiones.
• 2. ¿Quién de la dirección de la organización puede considerarse la primera instancia de consideración de la correspondencia entrante? También puede haber varias respuestas posibles aquí:
  • - toda la correspondencia entrante es considerada por el jefe de la organización y, en consecuencia, solo él toma resoluciones que determinan el movimiento posterior de documentos;
  • - la correspondencia entrante tiene derecho a considerar, además del titular, a sus suplentes en aquellas cuestiones, cuya solución es de su competencia;
  • - a excepción del jefe y sus adjuntos, la correspondencia entrante puede ser considerada directamente por los jefes de departamento, respectivamente, solo en aquellos asuntos sobre los que tienen derecho a tomar decisiones independientes.

Si solo el jefe de la organización o el jefe y sus adjuntos tienen derecho a firmar documentos, el registro de documentos (entrantes y salientes), por supuesto, debe concentrarse en el servicio de gestión de la oficina. Si los jefes de departamento también están dotados de este derecho, puede haber dos opciones para organizar el registro: primero, el registro de todos los documentos se concentra en el servicio de trabajo de oficina (como en el caso anterior), el segundo, el registro de los documentos que pasan por la gestión se realiza en el servicio de trabajo de oficina, los documentos recibidos en subdivisiones y los salientes de subdivisiones se registran en subdivisiones. Esta opción para registrar documentos, por regla general, es típica de las grandes organizaciones, así como de las divisiones geográficamente separadas de una organización.

Al crear un sistema de registro, la elección de la forma de registro del documento no tiene poca importancia: tradicional (utilizando revistas o archivos de tarjetas) o automatizado (basado en tecnologías informáticas). Por supuesto, no todas las organizaciones pueden permitirse comprar un sistema automatizado especializado, pero cualquier servicio de administración de oficina puede, en lugar de mantener un registro tradicional de documentos entrantes y salientes en papel, mantener un registro electrónico (por ejemplo, en forma de Excel hoja de cálculo), que sin duda será una herramienta más flexible en la búsqueda de documentos, en la realización de trabajos de referencia o en el seguimiento de la ejecución de documentos.

Al organizar el sistema de registro, debe pensar en la estructura del número de registro del documento (en primer lugar, entrante y saliente). Es deseable que el número de registro del documento no solo consista en el número de serie del documento, sino que también incluya códigos que permitan rastrear el movimiento del documento durante la ejecución o preparación. Dichos códigos pueden ser: código de subdivisión (según el clasificador de subdivisiones estructurales), el código de un funcionario (según el clasificador de funcionarios), etc.

Por ejemplo, el número de registro del documento entrante - 232 / 01-12 - incluye las siguientes partes: el número de serie del recibo (232), el código del funcionario (01 - el código del director general), el código de la unidad ejecutora (12). El número de serie del documento está separado de otras partes del número de registro por una barra. El número de registro del documento puede incluir otros códigos, por ejemplo, el índice del caso según la nomenclatura de casos, en el que se depositará el documento después de la ejecución.

Al organizar un sistema de registro de documentos, es necesario tener en cuenta las siguientes disposiciones:

• - el registro de documentos se realiza mediante matrices de documentos (flujos de documentos): documentos entrantes - una matriz, saliente - otra, interna - la tercera (en cada uno de ellos, se pueden seleccionar sus matrices constituyentes, si es necesario);
• - el registro de documentos se lleva a cabo: entrante - el día de la recepción, saliente - el día del envío;
• - la entrega de los documentos registrados a los artistas intérpretes o ejecutantes se lleva a cabo el mismo día (el día de la recepción y el registro) o el día siguiente (esto significa que todas las operaciones con los documentos entrantes, incluida la consideración por parte de la dirección, se llevan a cabo el día de recepción o, si el documento se recibió al final de la jornada laboral, o fuera del horario laboral, al día siguiente; en organizaciones grandes con una estructura compleja, puede llevar hasta dos o tres días llevar el documento al albacea) ;
• - el registro de los documentos salientes se lleva a cabo el día de su firma, en casos extremos, al día siguiente.

El tercer componente del sistema de trabajo de oficina es un sistema de almacenamiento actual de documentos, que le permite sistematizar los documentos ejecutados y convertirlos en casos. Para realizar este trabajo se requiere una nomenclatura de casos. Nomenclatura de casos: una lista de encabezados de casos creados en el trabajo de oficina, que indica los términos de su retención. Es importante comprender que la nomenclatura de casos realiza simultáneamente varias funciones en el trabajo de oficina. Además de realizar la función ya nombrada, actúa como documento contable y como herramienta de búsqueda. Si necesitamos encontrar un documento de los años anteriores de actividad de la organización, será muy difícil hacerlo sin una nomenclatura de casos. Este y otros problemas son enfrentados por organizaciones que no cuentan con una nomenclatura de casos y configuran casos según el principio de conveniencia en su trabajo actual, sin tomar en cuenta las relaciones que existen entre diferentes documentos en el proceso de toma y ejecución de decisiones, y sin tener en cuenta el tiempo de almacenamiento de los documentos.

Desarrollar una nomenclatura de casos es un paso muy importante en la organización de un sistema de mantenimiento de registros. La nomenclatura de asuntos de la organización es un documento consolidado (nomenclatura resumida de casos), que consta de la nomenclatura de casos de divisiones. Las divisiones de la organización desarrollan secciones de la nomenclatura de casos bajo la orientación organizativa y metodológica y el control de la oficina y el servicio de archivo. Para el desarrollo de la nomenclatura de casos se pueden involucrar organismos especializados, realizando este trabajo de forma contractual. Si la organización no cuenta con un especialista en el campo del trabajo de oficina o el archivo, será problemático realizar este trabajo sin una formación especial.

Organización del flujo de trabajo, sistemas de registro de documentos y sistemas para su almacenamiento actual: este es el mínimo que nos permite hablar sobre la presencia de trabajo de oficina en la organización. Pero esto está lejos de ser una lista completa de lo que debería incluir el sistema de trabajo de oficina. Estos son algunos componentes igualmente importantes:

• - instrucciones para el trabajo de oficina (soporte de documentación);
• - formularios de documentos (desarrollo de formularios, su contabilidad - tareas del servicio de trabajo de oficina);
• - sistema de control de ejecución de documentos;
• - regulación de las reglas y procesos para documentar las actividades de la organización, etc.

En la organización del trabajo de oficina, por supuesto, la instrucción para el trabajo de oficina ocupa un lugar muy especial. Este es un documento reglamentario aprobado por el jefe de la organización y es obligatorio para todos los empleados de la organización. La instrucción para el trabajo de oficina define y consolida la tecnología de creación, procesamiento, procesamiento, almacenamiento y uso de documentos en las actividades de gestión de la organización. Estrictamente hablando, si bien la organización no tiene instrucciones para el trabajo de oficina, es posible hablar del sistema de trabajo de oficina solo con un cierto grado de convención. Pero tampoco es del todo correcto comenzar a trabajar en la creación de un sistema de trabajo de oficina en una organización con el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina, ya que la instrucción debe consolidar normativamente las reglas y métodos de trabajo con documentos que ya se han elaborado en práctica y probado por la práctica.

El trabajo de oficina es una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales.

Las principales tareas del trabajo de oficina se pueden llamar:

• · Creación de documentos, es decir, fijarlos en cualquier soporte;
• · Transferencia de documentos para su posterior ejecución o toma de decisiones sobre los mismos;
• · Registro de documentos para el control de su ejecución;
• · Sistematización y almacenamiento de documentos, búsqueda rápida de documentos según sea necesario.

Principios del trabajo de oficina:

• · Eficiencia en la redacción y aprobación del documento;
• · Documentos de alta calidad;
• · Optimización del flujo de documentos (conveniencia de los documentos, inadmisibilidad de su repetición múltiple y trámites burocráticos durante el paso, etc.);
• Tecnologías de intercambio de información sin papel cuando sea posible

Hay tres formas de organizar el trabajo de oficina:

• Centralizado,
• Descentralizado
• · Mezclado.

Con una forma centralizada de organización del trabajo de oficina, todas las operaciones de procesamiento de documentos se concentran (centralizan) en un solo centro para toda la institución: la oficina, el departamento general o con la secretaria.

La forma descentralizada implica la dispersión de las operaciones de oficina entre las unidades estructurales de la institución; mientras que en cada uno de ellos se realiza un conjunto relativamente homogéneo de operaciones de oficina. La forma descentralizada de organización del trabajo de oficina, en la que el trabajo de oficina se realiza en varias divisiones estructurales de la institución, no debe confundirse con la estructura organizativa del servicio de gestión de oficina, que cuenta con unidades especializadas: expediciones, oficinas de máquinas, grupos de control, etc.

De forma mixta, las operaciones se realizan de forma centralizada (recepción, registro, control, duplicación de documentos) y descentralizada (servicios de referencia e información, almacenamiento de documentos, formación de casos).

La forma de organización del trabajo de oficina se elige teniendo en cuenta el tamaño de la institución, el volumen de flujo de trabajo y la composición de las unidades estructurales. En instituciones pequeñas (cuando la documentación se realiza directamente en subdivisiones), así como en desunidas territorialmente (ubicadas, por ejemplo, en varios distritos de una gran ciudad), se elige una forma centralizada. La mayoría de las instituciones y organizaciones utilizan una forma mixta de organización del trabajo de oficina.

La forma más racional de organización de los procesos y operaciones de trabajo de oficina individuales es la centralización, ya que permite: reducir el costo del trabajo de oficina; mejorar la organización del trabajo del personal de oficina y, en particular, introducir su reglamento; asegurar la especialización e intercambiabilidad de los trabajadores; utilizar medios técnicos progresivos y productivos; Asegurar la unidad del liderazgo organizativo y metodológico. En las condiciones modernas, es posible centralizar completamente el trabajo de oficina solo en instituciones relativamente pequeñas. En las grandes instituciones, uno debe esforzarse por la centralización oportuna de las funciones individuales del trabajo de oficina, como recibir y enviar documentos, registrar y monitorear la ejecución de documentos, estenografía e impresión de documentos, su reproducción y la gestión metodológica del trabajo de oficina.

En instituciones pequeñas que no tienen departamentos generales, departamentos de trabajo de oficina, el trabajo de oficina lo realiza el secretario asistente del jefe.

Si una organización o institución tiene un gran volumen de documentos, entonces se introduce una unidad estructural que se encarga del trabajo de oficina: oficina, departamento general, departamento de trabajo de oficina, etc. Las actividades de esta unidad estructural se reflejan en un reglamento especialmente desarrollado.

Para regular el proceso de trabajo de oficina, determinar las técnicas y métodos para crear y procesar documentos en la organización, los departamentos de administración de la oficina desarrollan instrucciones para el trabajo de oficina, que se establecen por orden del jefe de la institución. En el mundo de la tecnología informática, el trabajo de oficina comenzó a perder popularidad y fue reemplazado por el trabajo de oficina.

Flujo de documentos en el mundo de las tecnologías sin papel. La estructura y los componentes del sistema de gestión de documentos electrónicos.

flujo de documentos oficina electrónica sin papel

El aumento de los flujos de información en la ciencia, los negocios, la producción, la cultura requiere una cierta reacción de la tecnología de la información. La sociedad consume una gran cantidad de papel y la información recibida en papel es menos dinámica que la información electrónica.

La idea de la tecnología sin papel tiene más de una década a sus espaldas. Al mismo tiempo, hoy solo podemos hablar de una implementación parcial de esta idea.

Y hay algunas razones aquí:

• · Recibir información en forma electrónica requiere hábito (esto se puede llamar más bien un aspecto psicológico);
• · Las tecnologías sin papel requieren un soporte técnico sólido: tecnología informática adecuada, alto rendimiento de las líneas de comunicación, adaptabilidad de los algoritmos;

Las tecnologías sin papel requieren un respaldo legal sólido (por ejemplo, en Bielorrusia en este momento, ninguna inspección fiscal aceptará un informe solo en forma electrónica, ningún tribunal aceptará un acuerdo certificado por una firma electrónica, etc.).

El sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un sistema multiusuario automatizado que acompaña el proceso de gestión del trabajo de una organización jerárquica con el fin de garantizar que esta organización realiza sus funciones. En este caso, se supone que el proceso de gestión se basa en documentos legibles por humanos que contienen instrucciones para los empleados de la organización que son necesarias para la ejecución.

Como resultado de estudiar el material de este capítulo, el estudiante debe:

saber

• patrones y características principales del sistema de trabajo de oficina;
• principales actos legislativos y actos jurídicos normativos que regulan el trabajo con documentos;
• etapas de la formación del trabajo de oficina como tecnología para trabajar con documentos;
• trabajo de oficina básico;

ser capaz de

Determinar el lugar de oficina del trabajo de oficina en la estructura del organismo gubernamental en diferentes períodos históricos;

propio

Habilidades de análisis comparativo de la tecnología de trabajo con documentos en diferentes períodos históricos del desarrollo del trabajo de oficina.

Solicitar trabajo de oficina

El trabajo de la oficina de orden recibió su nombre del nombre del sistema de órganos ejecutivos centrales del estado centralizado ruso de los siglos XVI-XVII. - pedidos. Surgieron como órganos de gobierno debido a que los confidentes del Gran Duque (boyardos y escribanos), en el desempeño de los cometidos que él, "el Soberano Zar y el Gran Duque ... ordenaron", se apoyaron, a su vez, en sus confidentes y asistentes. En el proceso de realización de asignaciones de largo plazo o permanentes, gradualmente se desarrollaron las funciones permanentes y se conformó una determinada plantilla de personas de servicio, a quienes se les asignó la solución de temas específicos y la implementación de asignaciones específicas.

Se conformó una cierta jerarquía de funcionarios que tenían derecho a tomar decisiones, las cuales se documentaban y almacenaban para consolidar el precedente de gestión, se realizaban "diligencias del caso", y el "caso" era el nombre tanto de la emisión como del documento en que fue arreglado. En lenguaje moderno, "gestión de casos" se entiende como "la solución de problemas". Así, un sistema de órganos ejecutivos centrales - órdenes - y órganos ejecutivos locales - chozas de secretarios (congresos) en los condados - fue tomando forma gradualmente. Los pedidos tenían una estructura uniforme: se dividían en tablas (subdivisiones formadas según los temas de actividad) y tablas en desarrollo (para áreas específicas de trabajo). Las órdenes fueron dirigidas por jueces, funcionarios que tienen derecho a juzgar, es decir, tomar decisiones. Los secretarios que desempeñaban las funciones de "camaradas" (jueces asistentes) fueron nombrados entre los hijos de boyardos y otros funcionarios de la Duma (okolnichi, nobles de la Duma). A mediados del siglo XVI. Los boyardos, miembros de la Duma de Boyar, fueron nombrados jueces y, a fines del siglo XVII, cuando se formaron 50 órdenes, pudieron ser dirigidos y dirigidos principalmente por empleados de entre los "militares", es decir, contratado para servicio público. Bajo la dirección del empleado mayor (mayor), el empleado de la mano del medio (medio) y el empleado joven (menor) trabajaron en las mesas y povtya. Los secretarios intermedios prepararon un proyecto de decisión sobre la resolución del secretario o secretario principal, y los secretarios subalternos en el proceso de documentar las decisiones desempeñaban las funciones de escribas.

Al considerar las cuestiones de gestión, las decisiones se tomaron sobre la base del principio de combinar la gestión unipersonal y la colegialidad. Si han surgido preguntas anteriormente en las actividades de la orden, y en el Código de Leyes o en los libros indicados ("cuaderno") y entre los documentos almacenados, se pudo encontrar una decisión registrada similar sobre este tema (precedente administrativo), luego, el juez o el secretario tomaron la decisión por sí solos. Si la pregunta surgió por primera vez, el juez la discutió con los secretarios y la decisión se tomó colectivamente. En los casos necesarios, un tema complejo que surgió por primera vez se remitió a la Boyar Duma para su consideración. Tanto la adopción de decisiones como su documentación, incluido el tipo de documento y el procedimiento para su certificación ("enviar memoria a Vologda ..."; "... detrás de las manos del secretario ...", es decir, firmado por el secretario), se basaron en las normas del derecho consuetudinario (consagradas en el Código de Leyes) y se formaron como una tradición, costumbre, habilidad profesional que fue dominada y transmitida por el personal de servicio. Sobre la base de las aduanas, se ha desarrollado una cierta secuencia de operaciones para trabajar con documentos, es decir y tecnología, y los conceptos básicos del flujo de trabajo.

En el documento recibido en el pedido (arriba de la primera carta de la columna arriba de la dirección), se redactó la fecha de su recepción. Después de leer el documento, el secretario solía dar instrucciones para encontrar un problema similar en los documentos de la orden, que podría haberse resuelto antes (precedente administrativo), y para hacer una copia del documento correspondiente, por lo tanto, la mayoría de las veces la resolución del secretario era formulado: "Escribe". Los documentos necesarios se seleccionaron en las tablas o povytyah, y los antiguos empleados, que conocían la forma, la forma y las frases características del texto de los tipos de documentos utilizados, compilaron un borrador o borrador de un documento de respuesta (el material se preparó "en el caso al informe del secretario ", es decir, un proyecto de decisión basado en documentos). El secretario revisó el borrador preparado de la decisión, hizo comentarios y correcciones ("tinta") y lo envió para reescribirlo (haciendo un borrador listo para firmar). El antiguo secretario "honró" el documento, es decir, su visa, denominada "correcta", testificó que el borrador del documento y su borrador final eran idénticos, la decisión tomada fue documentada correctamente. El secretario o juez firmó el documento con "iris" - la firma real del funcionario responsable de la decisión, la firma le dio fuerza legal al documento. El antiguo secretario registró la decisión tomada en el libro especificado ("nota") de la orden.

Documentos de los siglos XVI-XVII. eran columnas, es decir hojas pegadas de una hoja de papel "alejandrina" cortada verticalmente en tres partes, que era un poco más grande que el formato A3 estándar actual. "A la derecha" y "registro" se escribieron en el reverso del documento en los lugares donde las hojas estaban pegadas ("de acuerdo con las regulaciones") por sílabas, y tanto la visa como la firma incluían el título del puesto. , el nombre y apellido del funcionario ("di-ak Sav-va Tyut -Nights"). Las letras de la grapa tenían que agarrarse a ambos extremos de la hoja de papel pegada para mantener intacto el sitio de pegado y evitar falsificaciones e inserciones de hojas extrañas. Así, se aseguró la fuerza legal en el aspecto de la protección del portador del documento, es decir formas.

Las hojas pegadas se enrollaron en un pergamino, en una columna, la dirección se indicó en el reverso de la primera carta ("En Vologda, nuestro voivoda ..."), la columna se selló con el sello del escribano y se envió o transmitió en respuesta a una solicitud. El borrador del documento con las correcciones del secretario se pegó en una de las columnas comunes, que debían mantenerse en orden en los cofres detrás del sello del secretario. A veces, las columnas a pegar eran preguntas y respuestas, es decir. un negocio peculiar, pero la mayoría de las veces el pegado de documentos se realizaba en cintas comunes, columnas voluminosas, simplemente "por cofres", es decir pero cuestiones generales que se resolvieron en estas divisiones estructurales, a medida que se acumulaban documentos.

De la misma forma, tanto los libros como las listas (en libros) se mantenían en orden, que se utilizaban para registrar información contable que podría ser utilizada como base para la toma de decisiones en el futuro. Los inventarios y la contabilidad de los documentos almacenados no estaban generalizados, pero se utilizaban como una forma de contabilizar los objetos de valor y los activos tangibles. Por ejemplo, cuando un voivoda cambió, los documentos, junto con otros objetos de valor, se transfirieron de acuerdo con una lista pintada (es decir, de acuerdo con una lista, un inventario).

La forma de columna de documentos, utilizada principalmente para el intercambio de información, para la correspondencia, fue la más extendida, por lo tanto, el trabajo de oficina en las instituciones estatales de Rusia en los siglos XVI-XVII. llamado no solo orden, sino también columnar.

Atención!

Encargar trabajo de oficina en Rusia en los siglos XVI-XVII. debe considerarse como un sistema establecido.

Los principales tipos de documentos de esta época fueron diplomas de varios tipos y diferentes, incluido el derecho civil, significados: indicativo, salario, esclavitud, escritura de venta, permuta, etc. (más de 40 variedades). Pero en la gestión de órdenes, la composición de especies de los flujos de documentos se va formando gradualmente: los órganos superiores (el zar, la Duma de Boyar, órdenes) emitieron decretos, sentencias y los enviaron para su ejecución, los gobernadores recibieron "memorias de castigo";

• - los organismos subordinados (voivods en los condados) enviaron "respuestas formales" a las órdenes;
• - Igualdad de cuerpos y funcionarios intercambiaron "recuerdos". Ciudadanos a organismos locales y gubernamentales

debían enviar peticiones, las cuales fueron redactadas en un formulario especial indicando los títulos del rey y en una forma especial de presentación del contenido. Por tanto, para los ciudadanos, los documentos fueron redactados y ejecutados por dependientes que trabajaban por un honorario fuera de los muros de órdenes y en lugares concurridos ("dependientes de la calle"), cuyas actividades se consideran el prototipo del notario. Mesa 1.1 presenta las principales características del trabajo de oficina de oficina.

Cuadro 1.1

Las principales características del trabajo de oficina de oficina.

Criterios de análisis	Características del trabajo y la gestión de oficina.
Órganos del gobierno central	- mesa; - levantando
Principio de gestión (procedimiento de toma de decisiones)	Combinación de gestión unipersonal y colegialidad
Regulación legislativa	No existe una regulación especial de trabajo con documentos; se aplican las normas del derecho consuetudinario (Código de Leyes de 1497 y 1550, Código de la Catedral de 1649); Las reglas de documentación se forman como una costumbre de la rotación comercial, que es conservada y transmitida por los empleados y los empleados en los pedidos.
Trabajo básico de oficina	- Aceptación del documento (se establece la fecha de recepción); - dirección de ejecución (indicación por ejecución) y ejecución (documentación); - envío (se redacta la dirección); - almacenamiento (en el área de responsabilidad de los empleados que toman las decisiones, es decir, actual)
Formulario de documento	Columna, libro
Formulario de documento	Los datos de identificación del documento no se separaron del texto, excepto la visa y la firma; el tipo y variedad del documento fueron determinados por los giros característicos del texto
Tipos de documentos (composición por especies de los flujos de documentos)	- Decreto, veredicto; - memoria; - darse de baja; - petición de los ciudadanos