Kuidas teha kindlaks mis tahes vaba töökoha jaoks vajalikud professionaalsed omadused. Kuidas teha mitut ülesannet, säästes samal ajal energiat isiklikuks eluks

Kas olete ikka veel veendunud, et edu võti on võime teha mitut ülesannet? On aeg see illusioon hajutada. Oxfordi teadlased uurisid ajureaktsioone ja tõestasid, et multitegumtöö põhjustab ainult kahju. Mitme asja korraga tegemine kurnab meid. Kannatab keskendumisvõime, suureneb väsimus ja mis kõige ebameeldivam, hävib aju. Saidi toimetajad on kogunud huvitavat teavet multitegumtöötluse ohtude ja monotegumtöö (single-tasking) omaduste kohta.

Multitegumtööga seotud müütide kummutamine

Kui ringi vaadata, siis tundub, et elame supermeeste maailmas. Inimesed vaatavad samaaegselt filme, räägivad telefoniga, kontrollivad e-kirju ja vaatavad silmanurgast sotsiaalmeedia vooge. Ajaühiku kohta tehakse mitu ülesannet. Kuid see on illusioon. Mitut asja korraga tehes kaotame keskendumisvõime, mistõttu ei tee me midagi väga hästi.

Püüdes omaks võtta mõõtmatust, me võidame halvad harjumused mis mõjutavad negatiivselt töö tootlikkust. Me ise kutsume esile suurenenud ärevust, stressi ja neuroose. Probleem on selles, et inimese aju ei ole oma olemuselt loodud multitegumtööks. Teadlased on seda eksperimentaalselt tõestanud.

Veel hiljuti arvati, et multitegumtöö tingimustes üles kasvanud noored tajuvad infot paremini. Selle põhjuseks on asjaolu, et lapsed õpivad, suhtlevad ja teevad asju kõrvaklappe välja võtmata ja samal ajal sotsiaalvõrgustikes hängides. See pole nii lihtne. Teadlased uurisid kahe vanuserühma - 18-21-aastaste ja 35-39-aastaste - võimeid.

Selgus, et kui on ainult üks ülesanne, siis noored saavad sellega tõesti 10% kiiremini hakkama küpsed inimesed. Kuid see eelis kaob kohe, kui subjektid teevad mitut ülesannet. Pealegi langeb ülesannete täitmise kiiruse langus sõltumata ülesannete keerukusest. Selgub, et on vaid üks võimalus teha tööd kiiresti ja tõhusalt – ilma, et miski muu segaks.

4 põhjust, miks mitte teha mitut ülesannet

Multitegumtöö on müüt. Tegelikult peab aju pidevalt ühelt asjalt teisele ümber lülituma. Kuni inimene on ergas ja aktiivne, tuleb see üsna kergesti. Kuid iga kord peate tegema rohkem ja rohkem pingutusi, et mitte kaotada keskendumisvõimet. Selle tasu on liiga kõrge.

1. Töö valmimise kiiruse märkimisväärne langus

Tähelepanu muutmisel on ülesannete täitmisele katastroofiline mõju. Uuringud on näidanud, et kontoritöötajad kulutavad kuni 28% oma ajast keskendumisvõime taastamisele. See tähendab, et piisab ühest telefonikõnest, sõnumist või isegi lisanupu vajutamisest, et pikendada ülesande kestust kolmandiku võrra.

Selgub, töö läheb palju kiiremini, kui planeerid oma aega targalt ja teed asju ükshaaval. Samal ajal jääb kvaliteet kõrgeks.

2. Ajutegevuse vähenemine on löök loovusele

Kui me räägime analüütikute ja inimeste kohta loomingulised elukutsed, siis pole neil absoluutselt lubatud multitegumtööd teha. See vähendab ajutegevust üldiselt. Lisaks ununevad esilekerkivad mõtted ja ideed koheselt, kui inimene tähelepanu vahetab. Loovus langeb, tekib loominguline kriis ja see kõik lõppeb võimsa löögiga enesehinnangule.

3. Ohustatud on töö kvaliteet ja lihtsad rõõmud

Kiiruse vähendamine mitmesugused tööd, täidetakse ilmselgelt samaaegselt. Kuid kas see on tõesti nii oluline, kui tegemist on lihtsate igapäevatoimingutega? Selgub, et see on ka oluline. Kui loed, närid võileiba ja jood samal ajal teed, ei naudi sa raamatut, sööki ega jooki. Alles jääb vaid rahulolematuse tunne. Tehes mitut asja korraga, ei tee sa tegelikult midagi ja jätad end ilma lihtsatest igapäevastest rõõmudest.

4. Krooniline väsimus, stress ja neurootilised häired

Kui muretsete multitegumtöö pärast, siis teie üldine taseärevus. Nii harjutad end liigse närvilisusega. Alustatud, kuid lõpetamata ülesanded on võimas stressitegur. Keha reageerib aktiivsuse langusega. Mahajäämisi koguneb rohkem, ärevus suureneb ja tootlikkus langeb. See on multitegumtöö nõiaring.

Näpunäiteid monotegumtööks – lihtne ja tõhus ühe ülesande tegemine

Kirjuta see üles. Plaani kirjalikult. Kui ülesanne on paberile salvestatud, ei pea te sellele mõtlema.

Määrake oma prioriteedid. Tehke asju kiireloomulisuse ja tähtsuse järjekorras.

Kaaluge aega. Eraldage igale plaani punktile täpselt nii palju aega, kui on selle elluviimiseks vajalik.

Puhka. Planeerige mitte ainult oma ülesandeid, vaid ka nendevahelisi pause.

Kontrollige oma e-posti ajakava järgi. See kehtib ka suhtlusvõrgustike kanalite ja telefonisõnumite kohta.

Kui saate, lülitage töötamise ajaks telefon ja kõik helihoiatused välja. Pidage meeles, et iga kõne pikendab ülesande kestust kolmandiku võrra. Keskendumise taastamiseks kulub teil vähemalt 15 minutit. Parem on ülesanne lõpetada, seejärel vaadata telefoni, e-posti ja vastata olulistele sõnumitele.

Multitegumtöötlus on praeguse aja nõue. Peame kõigega hakkama saama, tegema seda tõhusalt, palju ja õigel ajal. Mõned inimesed elavad selles režiimis kergesti, teised aga ei suuda oma tööd üldse tõhusalt korraldada.

Muidugi omistame multitaskingu rohkem tööasjadele. Sellepärast tahaksin mõnda neist vaadata praktilisi nõuandeid mis aitab teil olla parem ja tugevam.

1. Multitegumtöö ei ole lahe. Lahe on see, kui teete mis tahes ülesande, alustate väga kvaliteetselt. Siis võtad endale uue ülesande ja teed seda uuesti. Lõpetage kõik, mida alustasite. Kõnele vastates osalege dialoogis 100%. Lugesite kirja kirja - andke vastus. Ja nii on iga asi, ükskõik kui tühine.
2. Planeeri oma päev, nädal, kuu jne. Kirjutage üles kõik ülesanded, mis tuleb ära teha. Seejärel järjestage need tähtsuse ja valmimiskiiruse järgi. Seetõttu tehke ennekõike neid asju, mida saab kiiresti ja lihtsalt lõpetada. Näete, et ülesannete loend on muutunud palju lihtsamaks. Kuid nad jäävad sellesse keerulised ülesanded- jagage need osadeks, et saaksite iga päev vähehaaval liikuda suure ja keeruka ülesande täitmise poole.
3. Määrake oma telefonis või arvutis endale meeldetuletusi. Kui mõistate, et teie kalender on täis või unustate palju asju, seadke endale meeldetuletusi. Nii töötate paremini ja saavutate rohkem.

Tihti juhtub, et oled palju ära teinud, aga tegelikult pole midagi valmis saanud. Selle põhjuseks on asjaolu, et teid segasid korraga paljud asjad, see tähendab, et te ei keskendunud ega lähenenud ülesandele hästi. Või nad ei optimeerinud ühegi ülesande täitmist, näiteks pidasid koosolekut liiga kaua või võtsid enda peale uus ülesanne, kuigi mõistate, et teil pole aega õigel ajal palju ära teha. Väga oluline on hinnata oma tegelikku töökohta, et see aitab kaasa päeva (ajastamise) standardimisele. Proovige paariks päevaks terve päev üles kirjutada, esimesest viimase minutini. Saate ise oma ebaefektiivsust hinnata.

Üldiselt on inimkonna suur probleem see, et keegi ei väärtusta teiste aega. See väljendub mitmel viisil. Näide selle kohta, kuidas see töös kajastub:

Kirjutasite kirja ja andsite teada, et ootate adressaadilt vastust, kuid tema omakorda ei vastanud. Samas ei saa sa ülesandest lahti lasta, sest sulle pole veel vastust saanud. Kirjutad uuesti, helistad ja küsid vastust On ilmselge, et oled palju aega raisanud.

Teie juht/kolleeg korraldas koosoleku, mis kestis kaks tundi, kuigi see oli planeeritud 20 minutiks, selgub, et 1 tund 40 minutit on ebaefektiivselt kulutatud aeg. Tuli varem planeeritud ülesanded ümber ajastada ja mõelda, millal oma tänased ülesanded lõpetada.

Seetõttu on äärmiselt oluline mõelda oma kolleegidele, oluline on mitte varastada teiste aega.

SOOV JA VÕIME ÕPPIMISE JA ARENDADA

1. Võime tajuda uut teavet ning võime/pühendumus pidevaks õppimiseks ja täiustamiseks
2. Valmisolek õppida
3. soov õppida uusi asju
4. lihtne treenida
5. soov kasvada ja areneda
6. Tahe õppida, soov areneda

Igasugune suhtlus enam-vähem suletud kogukonnas muutub üsna sageli igavaks ja üksluiseks. Parimal viisil selle suhtluse mitmekesistamine on ilmselt õppimine, uue arutelu pakkumine. Ja enamus arutlusi meeldivas ühiskonnas, mis diskussiooni enda käigus mingeid liialdusi ei too, on seotud millegi väljamõtlemisega. Seetõttu on üsna loomulik, et kvaliteetide nõudluse poolest järgmisel kohal Venemaa juhid me näeme loovust ja kalduvust uuendustele.

LOOVUS JA UUENDUS

1. kalduvus uuenduste järele
2. oskus leida loovaid lahendusi
3. loovus töötama
4. oskus ja tahe loovalt mõelda,
5. oskus näha igas protsessis täiustumisvõimalust, avatus uute lahenduste leidmiseks, valmisolek muutusi toetada
6. loominguline lähenemine tööle

jätkub

Arvatakse, et mis rohkem inimesi omab oskusi korraga juhtida erinevaid asju, seda produktiivsem on ta teistega võrreldes. Multitegumtöö = Tootlikkus. On see nii? On üsna ilmne, et meie suhtumine sellesse teemasse on mitmetähenduslik: mõned usuvad, et multitegumtöö on ebatõhus ja isegi kahjulik, samas kui teised ei suuda samal ajal lihtsalt hakkama saada. suur summaäri samal ajal, vaid suudab seda kunsti ka teistele inimestele õpetada. On üsna loomulik, et paljudele teeb muret küsimus: kuidas juhtida mitut asja korraga ja juhtida kõike?

Mis on multitegumtöö?

Multitegumtöö – oskus jaotada mitu tegevust juhitavateks osadeks, et naasta katkenud probleemi juurde, mida rikastab teiste probleemide paralleelse lahendamise kogemus.

Multitegumtöö– olukord, kus töö ülesande kallal peatatakse, et alustada uut ülesannet.

Kas olete kunagi näinud inimesi, kes täidavad korraga mitut ülesannet:

• Saada meili ja telefoniga rääkides.
• Nad vaatavad televiisorit ja loevad ajalehti.
• Üritusel osaledes teevad nad märkmeid täiesti erineval teemal.
• Sõida autoga ja reageeri telefonikõned.

Kas arvate, et mitme asja korraga juhtimine on keeruline või on seegi oskus, mis omandatakse ja muutub tasapisi meile harjumuseks?

Jah, multitegumtöö on meil muutumas igapäevaseks keeruline maailm. Ja sa pead hakkama saama korraga sada asjaga, et sind läbikukkunuks ei peetaks. Aga mis hinda me selle eest maksame?

Teaduslikud uuringud tõestavad, et inimesed ei suuda korraga toime tulla rohkem kui kahe ülesandega. See kõik sõltub meie aju otsmikusagarate arvust. Neid on ainult kaks. Kui täidame ühte ülesannet, töötavad mõlema otsmikusagara alad ülesande täitmisel koos. Kui on kaks ülesannet, jagavad lobed oma kohustused ja kumbki poolkera keskendub oma eesmärgile.

Seetõttu, kui tema käsutuses on ainult kaks otsmikusagarat, ei suuda inimene toime tulla rohkem kui kahe ainulaadse ülesandega. Kui lisatakse kolmas, on aju sunnitud asendama ühe esimestest ülesannetest. See tähendab, et me oleme vaid vähesel määral võimelised multitegumtööks, kuigi ausalt öeldes tuleb märkida, et meie hulgas on inimesi, kes on võimelised samaaegselt läbi viima mitukümmend juhtumit ja projekti, näiteks vene keele guru. infoäri Andrei Parabellum.

Tema multitegumtöö erineb kardinaalselt meie tavapärasest: tema eesmärk on “lõpetada”, ehk viia äri või ülesanne planeeritud tulemuseni. Tulemust pole, mis tähendab, et teie multitegumtöö on väärtusetu. Tulemused ja saavutused peavad olema kohal.

Selliste inimestega kohtudes tahad olla nende moodi. Aeg ja tingimused dikteerivad oma reeglid ning me peame pöörama tähelepanu sellele, kuidas ja mis võimaldab neil suure hulga erinevate ülesannetega toime tulla. Huvitav on lahti harutada nende saladusi, mille abil on nad meist palju tõhusamad.

Kuid nad ei avalda ainult oma saladusi. Tõenäoliselt peituvad nende multitegumtöö hämmastavad tulemused nende kõrges organiseerituse tasemes, analüütilises mõtlemises, analüüsi- ja sünteesivõimes ning süstemaatilises lähenemises. Algul on need lihtsalt head harjumused, siis saavad harjumustest meie tegevustesse sisse ehitatud isiklikud efektiivsuse oskused. Kui teie töö iseloomu tõttu on teie tähelepanu sageli oma põhitegevusest häiritud, siis on teil vajalikke oskusi, leiate kiiresti viise, kuidas ühelt tegevuselt teisele lülituda. Isegi kui arvestada, et praegusele tegevusele lülitumiseks kulub selle ülesande täitmiseks palju rohkem aega, kui oli vaja.

Inimestele selline töö ei meeldi, pealegi on see stressirohke ja loob ebasoodsa emotsionaalse tausta, mille tulemusena jõuame koju väsinuna ja pigistatuna nagu sidrunist. Sellistes vigade tegemise tõenäosus stressirohke olukord suureneb, teavad kõik, kui oluline on keskenduda asjade tegemisele oluline ülesanne. Kõik, mis teid segab, võib segada: muusika, vestlused, telefonikõned, kolleegide ja töötajate küsimused.

Arvan, et enamik meist eelistab siiski keskenduda ühe ülesande täitmisele ja teades päevaks planeeritud ülesannete mahtu, proovib seda lahendada lühike aeg lahendades järjestikku ühe probleemi teise järel. Kvaliteet ei tohiks kannatada.

Kuidas multitegumtööga toime tulla

On mitmeid huvitavaid tehnikaid, mis võimaldavad teil korraga tegeleda mitme asjaga.

1. Arvutiga töötamine, jätke avatuks vaid üks vahekaart. Pärast ülesande täitmist saate selle vahekaardi sulgeda ja avada järgmise.

2. Öeldakse, et saad mitme asjaga korraga hakkama. Aitab mitme arvutimonitori kasutamine – need lahendavad lühiajalise mäluga seotud probleeme ja tõstavad tootlikkust.

3. Enne kui hakkate töötama mõne muu ülesandega, Esmalt on soovitatav see Pomodoro tehnikat kasutades alamülesanneteks jaotada. Selle meetodi olemus seisneb selles, et jagades ülesande (päeva) struktureeritud osadeks, keskendute selle täitmisele 25 minuti jooksul, tehes lühikesi pause.

4. Planeerimise tähtsust ei saa ülehinnata, seetõttu on multitegumtöö planeerimise oskus äärmiselt kasulik. Oluline on õppida ülesandeid tähtsuse järjekorda seadma ning kõige olulisemad ja kiireloomulisemad alati esmalt lahendada. Teadke oma aega, teadke oma ülesandeid ja planeerige neid vastavalt, andke nõu neile, kes teevad seda lihtsalt.

5. Motivatsioon. Muide, seda oleks paslik mainida ka täidetavate ülesannete kvaliteedi kontekstis. Oma töötajaid maksimaalselt kasutades ja koormates unustavad juhid sageli sellist tööd hinnata, jättes samale tasemele materiaalsed hüved. Tulemuseks on töökvaliteedi vältimatu halvenemine, kuna ta isiklikult ei ole huvitatud kõvasti töötamisest, tasuta lisaülesannete täitmisest.

6. Soovitus kasutada pause maastiku muutmiseks ja mõnele muule tegevusele üleminek võimaldab mitte ainult keskenduda üksikutele ülesannetele, vaid annab ka võimaluse veidi lõõgastuda ja veidi lõbutseda.

Lisateavet kõigi nende meetodite kohta saate jaotistes ja mõnda neist leiate ka muudest allikatest. Oluline on mõista, et kahjuks ei pääse me multitegumtööst. Kasumlikum on omandada selliste tegevuste tööriistu ja olla valmis selles režiimis töötama.

Enamasti ei tohiks me oma üle uhked olla "mitmetegumtöötlus"“, kuna me ei tee mitut asja korraga, vaid teeme neid järjestikku, vahetades ühelt ülesandelt teisele. Kõige olulisem on keskenduda ühele ülesandele, et üldine tootlikkus ei langeks. Ja kui saabub hetk, mil on vaja teha mitut asja korraga, siis on meie arsenalis piisav hulk sisseehitatud harjumusi, mis avariirežiimis saavad kiiresti hakkama mitme asjaga.

Mõistes, et multitegumtöö iseenesest ei ole alati produktiivne, peate mõistma peamist: peate nägema olukordade erinevusi ja mõistma, millal see on tõesti vajalik teha mitu asja korraga ja millal saab seda vältida. Peame püüdma probleeme lahendada nii, nagu need tekivad. Meie aju tänab meid selle eest.

ja peaaegu kõik meist on sunnitud tegema mitut ülesannet. Otsustasime välja mõelda, kuidas mitte sattuda konflikti oma ajuga ja ikkagi kõigega hakkama saada. Selgub, et see polegi nii raske.

Multitegumtöötlus pole valik

Jah, võib tunduda, et teed palju asju korraga: vastad kõnele, väljastad samaaegselt kliendile arve ja kirjutad ka kellelegi messengeris... Aga tegelikult te ei täida paljusid ülesandeid korraga, vaid vahetate nende vahel kiiresti. Selle asemel, et lõpetada üks asi ja alustada teist, hüppate protsesside vahel, raiskate oma energiat: raiskate aega, et ikka ja jälle keskenduda lõpetamata ülesandele, teil on probleeme. närvipinge ja isegi…. IQ langeb!

Nii et selle asemel, et õpetada teile multitegumtöö oskust, soovitame muuta multitegumtöö mugavaks ja lihtsaks ülesannete jadaks. Pole enam stressi: töötate pingevabas režiimis ja saate rohkem tehtud. Mõned väärtuslikku nõu selle kohta leidsime raamatutest Dave Crenshaw "Mittetegumtöö müüt" ja Devorah Zacki "Single-Tasking".

Loovad viisid segavate teguritega toimetulemiseks

Mõnikord peate kasutama leidlikkust ja loovust, et säästa end tarbetust üleminekust kolmandate osapoolte ülesannetele. Siin on mõned nipid, mis teid aitavad. Pange tähele: need ei ole multitegumtöö oskused, vaid pigem meetodid sellest vabanemiseks:

● Riputage oma kontori uksele silt „Olen ​​hõivatud”.
● Installige programmid, mis blokeerivad sotsiaalmeedia V
teatud kellaajad.
● Kasutage ajajuhtimise tehnikaid, nagu Pomodoro.
● Ärge lükake hilisemale ajale asju, mis ei võta rohkem kui 5 minutit.
● Lülitage oma mobiiltelefonis Wi-Fi ja andmeside välja.

Lülitage lihtsalt telefon välja

Automatiseerige ülesanded

Osa ülesandeid saab ja tuleks delegeerida eriteenistustele. Näiteks kui koostate lepinguid iga päev, siis tasub mõelda, kuidas seda protsessi optimeerida. Näiteks CRM-süsteemid sisestavad sinna automaatselt kliendiandmed.

See on vaid väike osa sellest, milleks CRM-süsteemid on võimelised. Ja mida veel?

● klientidele tellimuse oleku või külastuse aja kohta;
● müügi igas etapis,
● ja salvestada süsteemi andmeid kliendi ja tema päringu kohta,
● Kasutades koheselt valemeid,
● ,
● Automaatselt võrgus.

See suudab kõike seda ja veelgi enamat. Vaadake, kui lihtne on mis tahes protsesse automatiseerida – ilma programmeerija abita, ilma eriteadmisteta, ilma keeruliste vooskeemideta.

Näiteks soovite, et teie kliendid saaksid SMS-i tellimuse oleku kohta – lihtsalt määrake SalesapCRM-i seadetes mõned tingimused. Niipea kui tehing on jõudnud tarnefaasi, saab klient teatud sisuga teate: