Top Gear UK : il est préférable de planifier les réunions dans une atmosphère détendue

Dans de nombreuses équipes, des réunions de planification sont pratiquées, au cours desquelles les gestionnaires répartissent les tâches et définissent les tactiques de travail générales pour un avenir proche. De nombreuses agences gouvernementales ont des réunions de planification le lundi matin.

Certains considèrent que planifier des réunions est une perte de temps, mais d'un autre côté, sans discussions régulières sur les problèmes actuels, il y aura certainement beaucoup d'actions non coordonnées. Ici, comme toujours, l'équilibre est important.

Par exemple, de nombreuses agences gouvernementales pratiquent une réunion de planification chaque semaine et y rassemblent tout le personnel. C'est un exemple classique de perte de temps. Toutes les semaines, des questions pointues ne se posent pas qui sont importantes pour toute l'équipe. Dans le même temps, tout le monde devrait être présent à de tels événements. Même ceux qui ne sont pas directement ou indirectement concernés par l'agenda actuel. Les réunions et les réunions de planification sont devenues un exemple classique de perte de temps dans les livres de gestion du temps.

COMMENT FAIRE UNE RABOTEUSE PARFAITE ?

Rien n'est parfait. Personne ne sait comment mener correctement une réunion de planification. Il y a trop de variables ici. Le type de planification répondant aux besoins de votre équipe dépend du nombre de personnes que vous avez et du type d'activité dans laquelle vous êtes engagé. Je ne peux que vous dire brièvement ce que j'ai vu dans différentes organisations.

Lorsque j'ai travaillé à l'institut, j'ai eu l'opportunité de travailler dans deux divisions structurelles. Dans les deux cas, des rencontres avec un leader ont été pratiquées. Ils ont eu lieu de manière irrégulière et dans les deux cas ont été assez productifs. Nous avons réussi à discuter de toutes les questions brûlantes. Il n'y avait qu'un seul inconvénient à ces réunions de planification - parfois (pas toujours) c'était ennuyeux, car toutes les questions ne me concernaient pas d'une manière ou d'une autre.

J'ai également travaillé dans une organisation privée, où il n'y avait aucune réunion de planification. En tout cas, travaillant comme programmeur, j'ai eu la chance de n'avoir que quelques entretiens privés avec le réalisateur pendant environ 2,5 ans. Le reste du temps au travail, j'étais engagé dans mon travail direct et discutais des résultats du travail avec le responsable dans le mode actuel. C'était assez pour les yeux.

Dans une autre organisation, j'ai vu des réunions de planification quotidiennes qui sont pratiquées tous les matins, qu'il y ait un ordre du jour urgent ou non. Les réunions de planification quotidiennes sont trop à mon goût. Par exemple, si chaque matin tous les membres de l'équipe consacrent 15 minutes à une réunion de planification et 15 minutes supplémentaires pour reprendre leurs activités quotidiennes, alors 2,5 heures de perte de temps net pour chaque employé chaque semaine s'accumulent en une semaine. C'est plus de 5% de tout le temps de travail. Plus de 10 heures ont déjà fonctionné en un mois. D'accord - c'est perceptible.

En plus des réunions de planification du matin, j'ai également rencontré la pratique des réunions de planification du soir, qui se déroulent dans une atmosphère détendue, lorsque beaucoup de choses ont déjà été faites et que personne n'est pressé. Personnellement, j'aime plus ce format que la réunion de planification du matin.

Quant aux réunions de planification hebdomadaires, elles sont probablement nécessaires. Mais vous devez essayer de les réaliser dans le format le plus concis. Ne traînez pas la discussion pendant des heures. Surtout si un grand nombre de personnes participent à la réunion de planification.

POURQUOI MORNING PLANER EST MAL?

Pendant que les gens se rendent au travail, pendant qu'ils se réveillent, cela prend du temps. Ensuite, ils commencent juste à faire leurs affaires - et ils sont distraits par la réunion de planification du matin. Puis, après le briefing, ils sont à nouveau intégrés au travail. Et - Dieu nous en préserve, quelqu'un les distraira des affaires après la réunion. Ensuite, à 11 heures du matin, vous devrez aller déjeuner et l'après-midi, vous aurez sommeil. Le matin est le moment le meilleur et le plus productif. Je ne le dépenserais pas pour une réunion quotidienne.

RÉUNIONS DANS LE COULOIR DEBOUT

S'il y a peu de personnes dans l'équipe, pourquoi ne pas organiser des réunions debout dans le couloir. Avec un mode de vie sédentaire, c'est aussi plus sain pour la santé et permet de se sentir beaucoup plus libre. De nombreux coachs d'affaires conseillent d'intégrer cela dans votre pratique quotidienne. Vous pouvez développer cette idée et discuter des problèmes de travail à table ou lors d'une formation dans une salle de sport d'entreprise. Pensez par vous-même - vous faites deux choses à la fois, et en plus, vous discutez des projets de travail dans l'atmosphère la plus détendue et vous pouvez parler avec vos collègues plus ouvertement qu'au bureau.

Réaliser un travail d'équipe bien coordonné, rapide et efficace n'est pas une tâche facile pour tout manager. La tâche du chef est de développer une stratégie d'action unique pour chaque subordonné, de surveiller son travail et de le corriger. Pour réaliser un travail fructueux, vous devez comprendre comment mener des réunions, comment définir correctement les subordonnés pour une certaine période.

Réunion de planification - discussion et répartition des tâches de travail prévues pour une heure précise. Ces réunions peuvent être grossièrement divisées en plusieurs types, selon leur type, leur durée et leur nombre.

Le premier type comprend les réunions de planification des rapports (ce qui est nécessaire pour que la direction rende compte de la manière dont les tâches de travail sont actuellement exécutées), les réunions de discussion (lorsque les propositions sont examinées et les modifications du plan d'action sont discutées) et les réunions de motivation (où tout le monde obtient leur tâche dans le processus de résolution du problème principal).

En fonction du temps, vous pouvez avoir des réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Si nous prenons le facteur quantitatif comme base, les réunions de planification peuvent être divisées en réunions générales ou de masse (au cours desquelles tous les employés sont présents) et fermées (lorsqu'un groupe ou un département séparé se concerte).

Les réunions de planification présentent certains avantages :

  • Maintient la discipline et réduit les retards.
  • Aide à définir les tâches de l'équipe de manière claire et compréhensible. Un plan à court terme pour la journée est beaucoup plus utile et productif qu'un plan de six mois.
  • Indique les performances réelles. Cette qualité s'étend si lors d'une réunion de planification, les employés présentent des rapports à leurs supérieurs sur ce qu'ils ont fait.

N'oubliez pas le rôle très motivant des réunions. Mener une réunion avec compétence signifie influencer positivement l'humeur des employés, les dynamiser pour un travail fructueux et les stimuler pour améliorer leurs performances. De plus, cette propriété contribue à l'établissement de relations positives entre l'équipe et le patron.

D'un autre côté, tenir des réunions de planification a aussi des côtés négatifs:

  • Les longues réunions demandent de l'énergie et de l'énergie aux travailleurs.
  • Les réunions soudaines et imprévues sont généralement inefficaces.

Pour éviter ces facteurs négatifs, vous devez mener vos réunions de manière réfléchie.

Opinion d'expert

Lors de la réunion de planification, les employés proposent de nouvelles idées pour le développement des affaires et les ventes

Hasmik Gevorgyan,

PDG et l'un des propriétaires de la chaîne de magasins Provokatsiya à Moscou

Nous récompensons et soutenons nos employés de toutes les manières possibles, qui souhaitent accroître la notoriété de la marque. Nos franchisés ont décidé de tenir des réunions spéciales 2 fois par mois, au cours desquelles les employés expriment leurs réflexions et suggestions pour le développement de l'entreprise et l'augmentation des ventes. Les auteurs des projets et idées les plus intéressants reçoivent une prime pouvant aller jusqu'à 15 % de leur salaire.

Certains de nos meilleurs imprimés de t-shirts ont été conçus et suggérés à l'origine par nos employés. Grâce à nos collaborateurs, nous augmentons la visibilité de l'entreprise en parrainant des événements culturels jeunesse.

Un exemple frappant : un de nos employés à Tula a proposé de participer à des compétitions sportives municipales et à des soirées dans des clubs. La créativité et le dévouement de cet employé ont fait en sorte que nos annonces soient diffusées dans les cafés populaires de la ville. Finalement, les ventes dans la ville de Tula ont doublé. Le revenu de l'employé a augmenté de la même manière - après quelques mois, il est devenu directeur de magasin.

3 ingrédients pour une réunion de planification réussie

  1. Composante informationnelle. Rendre le matériel intéressant et utile pour les auditeurs. Si des informations ennuyeuses ne peuvent être évitées, essayez de les présenter d'une manière inhabituelle. Les informations fournies lors de la réunion de planification doivent être utiles et engageantes. Si vous avez l'intention d'avoir une réunion réussie, il est préférable de ne pas partager d'informations fades et ennuyeuses.
  2. Composante émotionnelle. Un matériel fascinant avec une mauvaise présentation est un mauvais matériel. Souvenez-vous de l'université - passer du temps à deux était ennuyeux, les étudiants dormaient littéralement en classe, tandis que dans d'autres, tout le monde voulait comprendre l'essence et discuter.
  3. Le chef qui tient la réunion. L'autorité du locuteur affecte directement l'assimilation de l'information. Si vous n'avez pas encore atteint des compétences rhétoriques élevées, travaillez plus dur sur les premier et deuxième points avant de tenir la réunion.

Comment organiser des réunions de planification en évitant la résistance des employés

Ce n'est un secret pour personne que souvent les employés ont une attitude négative envers la planification des réunions. Il convient de comprendre les raisons de cette perception.

En premier, l'origine originelle de telles réunions de planification est associée à l'époque où les moyens de communication ne permettaient pas de coordonner le travail des personnes et où il était nécessaire que toute l'équipe se réunisse personnellement et discute pendant des heures des problèmes importants du travail. Puisqu'il n'y avait tout simplement pas d'autres moyens de découvrir ou de discuter des points importants, des tonnes de questions, de commentaires et de suggestions sur le travail accumulées par la réunion. Par conséquent, la réunion a dû se tenir pendant plusieurs heures.

Deuxièmement, de nombreux employés de bureau sont agacés par le fait qu'une réunion de planification occupe 1/5 de tout le temps de travail. Dans le même temps, il n'y a pas grand-chose pour la discussion - le discours du patron occupe généralement la moitié de la réunion entière.

Troisièmement si une réunion a lieu tous les jours, les employés la traiteront bientôt comme un événement « pour le spectacle ». Les employés ne rapporteront pas en détail et s'intéressent à l'avancement des travaux ou à tout changement, car ils peuvent tout simplement ne pas se produire en si peu de temps. Les principaux objectifs de toute entreprise sont des plans à long terme, vous ne devriez donc pas prendre un temps précieux de la part des employés pour écouter « les choses vont bien, nous travaillons ». Ce n'est que dans les cas critiques, les situations d'urgence et les tâches urgentes qu'il devient nécessaire de tenir des réunions quotidiennes.

Comment bien tenir une réunion de planification en choisissant le format approprié

1. Réunion d'information

Vous pouvez organiser une telle réunion de planification le lundi, en faire un événement hebdomadaire pour chaque service de votre entreprise, pour chaque chef de service. Le but de cette réunion est de découvrir ce qui a été accompli au cours de la semaine dernière, ce qui a été accompli et ce qui est prévu pour cette semaine. Les leaders peuvent communiquer des informations importantes à leurs subordonnés et les motiver à travailler de manière fructueuse. Ne traînez pas le temps - il est préférable de tenir la réunion dans les 30 minutes.

2. Répartition des tâches

Il est préférable de faire cette courte réunion tôt dans la journée. Les managers distribuent les devoirs de la journée et les expliquent aux employés. S'il n'y a pas de questions ou d'informations importantes, une telle réunion de planification ne prendra pas beaucoup de temps aux travailleurs.

3. Réunion de planification

Une telle réunion de planification devrait avoir lieu après que tous les employés aient été avisés à l'avance par écrit ou par voie électronique. Laissez-les se préparer sur le sujet, programmez une réunion et un secrétaire de réunion. Envoyez également les conclusions et conclusions de la réunion à tous ceux qui étaient présents ou devraient être à la réunion de planification. Il est important de noter qu'une telle réunion de planification ne peut pas être tenue trop longtemps. Si cela ne peut toujours pas être évité, assurez-vous de prendre des pauses pour vous reposer ou grignoter.

4. Réunion de planification créative

Si cette fois vous n'avez rien à offrir à l'équipe, une bonne option serait de tenir une réunion de planification dans un format non standard. Il peut s'agir d'un concours pour la meilleure idée ou d'une séance de remue-méninges.

5. Réunion de planification pour résoudre les conflits

N'oubliez pas le facteur humain et les possibles incompréhensions au sein de l'équipe.

La position correcte du patron est d'identifier et de résoudre un problème similaire. Il sera plus commode que jamais de tenir une réunion à cet effet. Vous devez donner à chacun l'opportunité d'expliquer sa position et de dire ce qui ne lui convient pas exactement. Le format d'une telle réunion ne doit pas être strict, laisser les gens parler ou se disputer, en faisant valoir leur opinion. Une fois que vous avez identifié les difficultés ensemble, vous devez les surmonter. Il n'est pas nécessaire de le prendre uniquement sur vous-même, les spécialistes RH et les cadres supérieurs vous aideront.

Vous devez organiser une réunion en choisissant un sujet intéressant pour tout le monde - afin que tout le monde veuille parler et que vous ayez la possibilité de réguler la conversation et d'ajuster sa direction.

Résumez la réunion, rassemblez ce que les participants ont dit et partagez les résultats avec eux.

Il n'est pas nécessaire d'avertir les collègues dès le début que la réunion de planification a lieu en raison d'un conflit qui a surgi. Une exception est les réunions spéciales organisées uniquement pour faire face à de telles situations.

Comment maximiser les avantages de la réunion de planification

Des réunions de planification, des réunions et des réunions mal organisées sont complètement inutiles et même nuisibles. Car en eux-mêmes, ils ne créent pas de valeur ajoutée, mais un temps considérable peut y être consacré.

Apprenez les règles pour organiser des réunions de planification efficaces du magazine Commercial Director, qui déplacera le flux de travail avec un minimum de temps passé.

Comment tenir des réunions quotidiennement : un algorithme pas à pas

Étape 1. Déterminer les objectifs de la réunion de planification du matin

Chaque organisation doit présenter et planifier les résultats de ses travaux. Sur la base des objectifs fixés, vous devez élaborer un plan par étapes pour leur mise en œuvre.

Sélectionnez des objectifs dans la liste qui conviennent à votre entreprise :

  • Fixer des objectifs

La principale raison de tenir des réunions collectives est la planification des tâches. Le plan quotidien d'un employé ne doit pas inclure plus de 3 tâches et 1 objectif. Idéalement, chaque employé planifie lui-même les tâches et les objectifs de la journée et en informe le manager.

Pour fixer des objectifs réalistes et réalisables, utilisez. Il est préférable de planifier le travail avec des chiffres précis. Visualisez l'information : il vaut mieux conduire l'événement dans une salle avec un projecteur ou un tableau blanc, sur laquelle vous noterez les principales tâches. Marquez l'objectif de la journée avec un marqueur et soulignez-le pendant la conversation.

Il est préférable que chaque employé rédige son plan.

  • Commentaires des employés

Très souvent, face à un problème ou à une situation incompréhensible, les salariés n'en informent pas leur patron. En règle générale, cela est discuté entre collègues et n'est pas considéré comme digne d'être signalé à la direction. Il est nécessaire d'établir un contact constant avec les subordonnés. Les employés doivent prendre l'habitude de faire part à leur responsable de leurs préoccupations et de leurs préoccupations dans l'exercice de leurs fonctions.

Dans ce cas, le leader doit tenir des réunions séparées pour écouter chaque problème et y répondre de manière appropriée, même s'il pense que la situation ne mérite pas une attention particulière. Aussi, cherchez la racine du problème, pas le coupable. Désignez une personne spécifique responsable de la résolution du problème et prévoyez un délai clair pour cela.

  • Transfert d'expérience et formation

Soyez le premier à parler - dites à vos collègues comment vous feriez vous-même la tâche assignée. Lancez une discussion, demandez aux employés comment faire ceci ou cela fonctionne mieux et de manière plus fructueuse. Vous pouvez organiser une réunion de planification sous la forme d'un jeu ou faire une analyse de rentabilisation afin que tout le monde puisse participer à la discussion.

Vous pouvez organiser une formation : raconter ou répéter des scripts avec des collègues, des réponses typiques, des avantages de produits, des promotions d'entreprise, etc. Impliquez toute l'équipe dans ce processus.

Ne vous répétez pas, apprenez chaque jour de nouvelles choses à vos employés, développez-les !

  • Améliorer l'esprit d'équipe

Parlez de l'entreprise comme d'une équipe soudée - dans votre discours, utilisez les mots "nous", "notre équipe".

Communiquez des choses nouvelles et intéressantes pour le dernier jour : ce qui s'est passé hier, les actualités de l'entreprise, ses succès (même les plus petits). Ce n'est pas parce que vous avez une liste de diffusion interne que tout le monde la lit. Par conséquent, la chose la plus intéressante et la plus importante peut être redite lors de la réunion de planification. Si l'information n'est pas entièrement positive, les employés auront l'occasion de discuter d'un plan d'action.

Souvenez-vous des dates importantes pour les employés, parlez-en (anniversaires des employés eux-mêmes, des membres de leur famille, des enfants, d'un événement important pour l'entreprise, etc.).

  • Motivation de l'équipe

Vous pouvez organiser une réunion afin de charger l'équipe de choses positives pour la journée à venir. Pour cela il vous faut :

  • Félicitez quelqu'un du personnel (meilleur des ventes, bonne qualité, gratitude du client, résolution d'une situation difficile, etc.).
  • Lors de l'attribution des tâches, expliquez comment le travail affectera positivement les objectifs globaux de l'entreprise. Expliquez clairement à chaque employé qu'il est important.
  • Utilisez des mots et des phrases motivants : « Faisons-le ! », « Montrez de quoi vous êtes capable ! » etc.
  • Montrez que vous croyez en chaque employé, dites souvent des phrases telles que « Nous pouvons », « Nous réussirons », « Je suis sûr », etc.

Une règle importante pour avoir des réunions efficaces est de ne parler que de choses positives, de ne gronder personne lors de la réunion de planification, de ne pas gronder l'équipe. Le matin, cela vaut la peine de ne parler que du positif!

Assurez-vous d'utiliser tous les objectifs mentionnés ci-dessus, mais tous n'ont pas besoin d'avoir des réunions en même temps.

Étape 2. Nous rédigeons le règlement

Une fois que vous avez choisi vos objectifs pour vos réunions du matin, vous devez décider comment les mener. L'horaire peut être imprimé et affiché dans le bureau où se tient la réunion de planification.

Décidez combien de temps vous avez l'intention de tenir la réunion et notez-le dans les règles. Quinze minutes suffisent pour une réunion efficace. De plus, faites un plan précis : de quoi vous parlerez lors de la réunion. Cela nécessite:

La réunion de planification devrait se dérouler sur une note positive. Saluez l'équipe, marquez quelqu'un du personnel pour le travail accompli et les succès au cours de la dernière journée. A la fin de la réunion, vous pouvez féliciter l'équipe, vous souhaiter une agréable journée, ou les motiver pour un travail productif.

Au début de la réunion de planification, faites-nous savoir ce qui a été fait au cours de la dernière journée. Définissez de nouvelles tâches en fonction de ce qui a été fait. Après cela, vous pouvez effectuer une formation ou commencer la répétition.

Faites réagir l'équipe, parlez-lui en fin de réunion, pour ne pas faire traîner l'événement. Si le sujet de discussion est trop difficile et prend plus de deux minutes, amenez-le à une réunion séparée ou confiez-le à un employé en particulier.

Étape 3. Se préparer pour la réunion de planification

Afin de mener correctement et avec compétence une réunion de planification, vous devez vous y préparer à l'avance. Il est préférable de commencer à préparer votre réunion du matin le soir et de tout noter.

Les tâches de la journée doivent être cohérentes avec les objectifs à plus long terme et résoudre les problèmes rencontrés la veille. Pour chaque élément séparément, notez ce dont vous allez parler : nouvelles positives, problèmes, événements récents, formation.

Étape 4. Tenir une réunion de planification

Commencez votre réunion en utilisant votre plan. Saluez l'équipe. Gardez une trace du temps afin que la réunion ne traîne pas plus de 15 minutes.

Pendant la réunion, observez la réaction des employés à chaque étape de la séance de planification. Ainsi, vous pouvez déterminer ce qui était intéressant pour l'équipe et ce qui ne l'était pas. S'il y a une information qui n'est pas intéressante pour les employés, demandez-vous si vous pouvez la supprimer du plan ou changer la façon dont elle est présentée.

Vous pouvez comprendre avec quelle efficacité vous avez mené la réunion de planification par l'indicateur de la qualité du travail des employés, le niveau des ventes. Si la productivité s'est améliorée, la réunion a été organisée correctement.

Opinion d'expert

Comment organiser une réunion matinale personnalisée

Dmitri Grishin,

président du conseil d'administration et l'un des fondateurs du groupe Mail.Ru à Moscou

C'est une chose courante pour nous de tenir des réunions d'un format inhabituel. Chacun d'eux prend moins d'une demi-heure. Les réunions de planification sont ouvertes à tous, tous les employés peuvent y participer, pas seulement ceux qui sont directement liés au sujet de la réunion de planification. On parle debout pour s'éloigner un peu du format habituel de travail en milieu de travail.

Trouver autant d'idées créatives que possible pour résoudre les problèmes qui se sont posés, même ceux qui semblent complètement irréalistes, est l'objectif principal avec lequel nous avons commencé à mener de telles réunions de planification. Les propositions sont critiquées strictement au point, sans émotion, ne parlant que du côté technique de la question.

Tout ce qui est proposé par l'équipe est enregistré dans une base de données spéciale. Organiser des événements de ce format, c'est donner aux employés la possibilité de s'entendre et de ne pas s'accrocher à un problème insignifiant. Chacun se sent impliqué dans une cause commune, importante pour l'entreprise, et cela, comme rien d'autre, incite à travailler.

Comment bien tenir une réunion de planification dans le département

Chacun de nous comprend à quel point les chefs de service ont à faire. En plus du travail habituel, ils prennent en charge la résolution de problèmes et l'organisation globale de l'ensemble du département. L'efficacité du travail d'un patron dépend des méthodes et des outils de gestion qu'il utilise. Vaut-il la peine de perdre du temps et de tenir des réunions dans ce cas ?

Tout dépend de l'approche du gestionnaire à la question des réunions de planification. Dans un cas, les patrons abordent les réunions de planification de manière très formelle, même si les règles de l'entreprise stipulent que de telles réunions doivent avoir lieu. Un tel leader pense que l'essentiel est plus d'efforts, moins de réunions. D'autres chefs de service décident de tenir des réunions de leur propre initiative, car ils savent à quel point un tel outil est efficace pour améliorer la qualité du travail de l'équipe.

Si le mentor de tout un département pense que des réunions devraient être organisées simplement parce que « c'est nécessaire », alors il ne devrait pas perdre de temps à organiser des réunions de planification. Toute activité organisée pour l'apparence n'affecte le travail que de manière négative. Comme son nom l'indique, une réunion de planification est une planification compétente des actions pour atteindre les grands objectifs d'une entreprise.

Basée sur le cycle de Deming, une réunion de planification est une vérification périodique (Check) du travail de l'équipe afin de modifier ou de réorienter le mouvement (Akt), si nécessaire.

À quelle fréquence tenir des réunions dans le département? Les réunions quotidiennes dans le département ne sont nécessaires que pour les nouveaux employés ou les employés inexpérimentés qui ne peuvent pas s'en sortir sans une supervision et des conseils constants de leurs supérieurs. Pour une équipe plus cohérente et expérimentée, les réunions doivent avoir lieu une fois par semaine, le même jour, à peu près au même moment et selon la même structure que la réunion de planification. Ceci est nécessaire à des fins disciplinaires.

Le plus souvent, le leader refuse de tenir une réunion de planification, car il considère cela comme une perte de temps. L'interaction avec l'équipe se transforme en un court monologue sans retour des employés. Avec cette approche, la plupart des fonctions sont perdues, sauf peut-être informationnelles et, en partie, disciplinaires.

Il est beaucoup plus difficile pour un leader d'interagir avec un groupe qu'avec chaque employé séparément. Gérer une équipe entière à la fois est l'habileté d'un bon patron expérimenté. Un tel leader sait mener correctement une réunion de planification: rapidement et au point, en même temps obtenir un "retour" du groupe, discuter avec lui d'un problème et, sur cette base, réguler le travail du département . Il est préférable de respecter une réunion d'une demi-heure (+ - 15 minutes). Chez une personne, physiologiquement, c'est le moment de la plus grande concentration d'attention.

L'introduction d'un nouvel événement - les réunions de planification - prendra un certain temps. Souvent, vous devrez tenir une réunion pour qu'un tel outil fonctionne. Si le chef du département commence à écouter les commentaires de l'équipe, il recevra beaucoup de nouvelles informations que personne n'a exprimées auparavant. Mais maintenant, une opportunité s'est présentée - le leader lui-même a demandé ! Il faudra définir des rôles séparés pour les employés et leur objectif dans le travail de l'ensemble du groupe, surmonter les objections et argumenter au mieux leur position. Souvent, les gestionnaires ne terminent pas la mise en œuvre d'un nouvel outil et, à quelques pas du résultat idéal, reviennent à une gestion moins efficace, c'est-à-dire mènent des conversations séparées avec chaque employé.

10 règles pour une réunion de vente matinale

Souvent, les directeurs des ventes font du bon travail avec la responsabilité principale de parler aux gens et de vendre des marchandises, mais en même temps, ils ne savent pas comment agir selon le plan, analyser le travail effectué et travailler de manière cohérente. Si le gérant a déjà reçu de nombreuses commandes pour ce mois, il arrête de travailler aussi activement, fait moins de démarchages, ne traite pas avec des clients passifs.

Remarquant une telle tendance, le manager peut en informer le manager lors de la réunion de planification, dire que son évasion du travail est remarquée et contrôlée. Bien entendu, les managers chercheront une excuse pour ne pas participer à la réunion, arguant qu'ils sont occupés. Vous pouvez organiser une réunion dans un but de gestion administrative, lorsque le gestionnaire peut influencer le travail et l'améliorer s'il a remarqué une récession ou une précipitation.

Pour mener une réunion de planification aussi efficacement que possible, vous devez respecter ces règles:

Règle 1. Fréquence

Vous devriez avoir vos réunions du matin à la même heure tous les jours, quelle que soit votre humeur. Au fil du temps, la réunion de planification deviendra une habitude et servira de signal aux gestionnaires pour commencer à travailler. Il y a eu des cas où l'absence d'une réunion ou sa mauvaise organisation a rompu le rythme habituel de la journée des managers, leur a ôté la bonne humeur et l'envie de travailler.

Lors de la réunion de planification du matin, les gestionnaires doivent revenir à la raison jusqu'au bout, se réveiller et comprendre - il est temps de commencer à travailler !

Règle 2. Discipline

3 engagements clés d'une réunion de planification efficace - tenir des réunions avec une structure précise, des objectifs définis et en même temps. Si les règles sont respectées, la réunion de planification a un effet positif sur le travail des gestionnaires, s'en écarter, au contraire, nuit au travail.

La réunion doit avoir lieu en même temps. Les employés doivent arriver tôt au bureau et ne pas être en retard. Vous devez vous connecter au travail avant et pendant la réunion afin de pouvoir commencer à travailler immédiatement après la fin de la réunion. Chaque manager doit préparer à l'avance la réunion de planification, se fixer des objectifs pour la journée et calculer tous les indicateurs, afin de ne pas perdre de temps toute l'équipe lors de la réunion et de ne pas être distrait par lui-même.

Si vous décidez d'avoir une réunion basée sur le jeu, prévoyez environ 45 minutes pour cela. C'est plus qu'une réunion de planification régulière, mais c'est très efficace pour le travail de l'équipe et la performance financière de l'entreprise.

Règle 3. Vigueur

La réunion du matin donne le ton pour toute la journée.

Si vous organisez une réunion ennuyeuse et sans intérêt, le travail n'aura aucun effet positif ce jour-là. Fournissez des informations claires et intéressantes, ne laissez pas l'équipe s'éloigner du sujet ou posez des questions sur des choses qui ne sont pas liées au travail global de l'équipe.

Lors de la réunion de planification, il convient de ne parler que de ce qui s'applique à tous les employés. Un tel événement est un travail collectif, et pas seulement un moment de repos.

Règle 4. Formez vos managers en permanence

Chaque fois à la fin de la journée de travail, demandez aux responsables comment le travail s'est déroulé - quelles difficultés sont survenues, quelles objections des clients n'ont pas pu être surmontées. Résumez les informations pour mener une partie de la réunion de planification du matin, en réglant la situation avec l'équipe.

Tout d'abord, demandez au gestionnaire de décrire le problème. Après cela, passez brièvement en revue la théorie sur ce sujet, par exemple, la section argumentation. Après cela, organisez une session de brainstorming pendant le jeu : le manager confronté à la difficulté assumera le rôle du client et le reste des subordonnés propose des options pour résoudre le problème.

La discussion doit être menée de manière à ce que chaque employé participe à la recherche d'une solution. Vous n'avez pas besoin d'être indépendant et à chaque fois expliquez comment faire face à la difficulté, laissez l'équipe trouver une issue par elle-même en interagissant les unes avec les autres.

Cette approche avec une formation quotidienne permettra aux managers de s'améliorer constamment et de ne pas avoir peur d'affronter un problème.

Règle 5. Surveiller en permanence les

La règle est très claire du nom. Si vous arrêtez de surveiller le travail des gestionnaires, vous ne verrez pas de travail efficace.

Règle 6. Motivation de l'équipe

Lors de la tenue d'une réunion de planification, rapportez non seulement les résultats globaux de la veille, mais mettez également en évidence les gestionnaires les plus performants et les moins performants. Cela n'affectera pas négativement le travail des employés, mais donnera seulement une incitation à travailler aussi bien ou à s'améliorer si quelque chose n'a pas fonctionné hier.

Il est important de noter non seulement les indicateurs quantitatifs, mais aussi la qualité du travail. Félicitez les gestionnaires qui ont le mieux parlé au client. Vous pouvez écouter vous-même les conversations des employés ou contacter le service de contrôle qualité pour un rapport.

Règle 7. Spécificité des plans

Lors de la planification de sa journée lors de la réunion du matin, le manager doit décider quelles ventes il réalisera, qui il rencontrera, combien il recevra. Il est nécessaire de s'habituer à organiser un événement de telle sorte que les gestionnaires donnent toujours ces données dans des numéros et des noms d'organisations spécifiques. Que le gestionnaire nomme clairement les entreprises vers lesquelles il appellera et vers lesquelles il ira, même s'il n'a pas de réponses précises de clients prévues pour aujourd'hui.

De plus, votre plan quotidien devrait faire partie de votre objectif mensuel. En d'autres termes, si le plan de vente mensuel est de 500 000 roubles, le vendeur ne peut pas prévoir d'en recevoir 15 000 par jour, car un tel taux ne conduira pas à l'accomplissement d'une tâche à long terme.

Il est impératif de traiter les objections de vos propres employés qui ne veulent pas se mettre la barre haute, invoquant la superstition ou la simple insatisfaction. Former les employés à se fixer des objectifs ambitieux.

N'oubliez pas que le plan doit être réel et faisable, pas seulement dit. Le manager doit comprendre que la tâche fixée pour la journée est réelle et s'efforcer de la mettre en œuvre.

Règle 8. Vérifier l'état de préparation de toute l'équipe

Avant d'envoyer vos subordonnés dans des lieux, vérifiez leur état de préparation. Nous parlons à la fois de ressources externes (matériels de présentation, cartes de visite, bases téléphoniques, etc.)

Règle 9. Puissant appel à l'action à la fin de la réunion de planification

Pour terminer la réunion de planification, trouvez une phrase motivante brillante qui servira de signal pour commencer le travail - par exemple, "Pour la cause!", "En avant!" etc.

Une telle phrase servira d'ancre qui dynamisera en plus l'équipe.

Règle 10. Visualisation

Pour conduire le planeur avec plus d'efficacité, il est impératif de dresser un tableau sur lequel seront apposés les résultats de la réunion et la note afin que les employés puissent voir les réalisations globales, leur indicateur et leur degré de proximité avec le plan mensuel.

Comment organiser une réunion de planification chaque semaine

Si vous voulez mener une réunion de planification de manière efficace, vous devez considérer deux conditions. Tout d'abord, le temps alloué à la réunion ne doit pas être long, environ une demi-heure. La seconde est les notes lors de la réunion de planification. Les objectifs exprimés par les dirigeants doivent être écrits.

La réunion de planification hebdomadaire comprend quatre phases :

Étape 1. Annonce des objectifs de l'entreprise

La meilleure façon de tenir des réunions hebdomadaires est de commencer par répéter l'objectif principal ou à long terme de l'entreprise. Par exemple, « une entreprise prospère avec un marché de vente étendu ». Après cela, nommez la tâche pour une période plus courte - quelque chose comme "Augmenter les revenus de l'organisation de 3 fois cette année".

Étape 2 : Les chefs d'entreprise parlent à tour de rôle de ce qu'ils ont fait la semaine dernière pour atteindre l'objectif

Il est nécessaire d'organiser une réunion de planification afin d'obtenir des informations spécifiques des gestionnaires sur le travail effectué. Les phrases générales, les discours non informatifs, tels que « Nous avons réussi à augmenter l'efficacité du service de 10 % » ne devraient pas être autorisés. Dans un tel cas, il vaut la peine de se demander correctement quelles mesures ont été prises.

Si le chef de service continue à fournir des informations générales, le responsable de la réunion doit l'interrompre et lui demander directement s'il existe des informations dignes d'être examinées lors de la réunion. Sinon, vous devez prolonger la réunion en passant la parole à un autre service.

Si vous organisez des réunions de ce format, vous pouvez clairement voir les résultats du travail de chaque département de l'entreprise. Il révèle également lequel des dirigeants travaille dur pour le bien de l'organisation, et qui fait juste semblant.

Étape 3. Un objectif est fixé pour la semaine prochaine pour toute l'entreprise, et le leaderatteintconsentement des participants à cet effet

Donnez à chaque leader l'opportunité de partager ce que son département va faire cette semaine, comment il exécutera le plan. Enregistrez les tâches planifiées dans le journal.

De plus, les chefs de service auront la possibilité d'interagir entre eux : demander à un autre service de faire quelque chose, si des efforts communs sont nécessaires. Après discussion, ces objectifs devraient également être consignés dans le journal.

Étape 4. L'animateur de la réunion de planification demande s'il est vraiment prêt à atteindre son objectif cette semaine et annonce le début.

Cette forme de réunions de planification permet d'obtenir les résultats les plus positifs. Les chefs de département commencent à travailler dur et atteignent des performances élevées dans leur département ou quittent des postes pour un personnel plus précieux. C'est à l'aide de telles réunions que l'on peut comprendre lequel des collègues tire le meilleur parti de ses efforts, et qui ne fait qu'apparaître.

Opinion d'expert

La meilleure option pour organiser des réunions de planification hebdomadaires est à plusieurs niveaux

Vladimir Kiselev,

Directeur Général, partenaire de CJSC "Company SHERP" à Moscou

Les réunions de planification hebdomadaires sont des événements obligatoires pour chaque entreprise, au cours desquelles les résultats du travail sont examinés et discutés et les objectifs pour la semaine prochaine sont fixés. Il est préférable de tenir des réunions à chaque niveau. Tout d'abord, les chefs de service et le directeur général sont conférés, puis des réunions de planification sont organisées dans chaque service avec son supérieur immédiat. Lors des réunions de planification mineures, les dirigeants peuvent également annoncer des informations qui s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise et à chaque employé.

Il est important de tenir une réunion de planification non seulement dans le cadre strict du sujet indiqué, mais également pour permettre aux employés de trouver des informations d'intérêt et de discuter des problèmes de travail. Le rôle de telles réunions est très important : c'est ainsi que l'équipe apprend de nouveaux objectifs, des changements dans le plan ou d'autres nouvelles. Le PDG devrait rencontrer les employés qui ne participent pas aux réunions de planification hebdomadaires une fois par mois ou par trimestre.

Comment faire preuve de créativité avec la planification de réunions

1. Choisissez un lieu insolite

Les réunions ne se limitent pas au bureau. Cherchez un bel endroit dans votre ville, une promenade, une rue piétonne ou un café. L'essentiel est que vous puissiez vous y rendre rapidement depuis le travail et au travail.

Un endroit qui plaira aux collègues : un café, un talus, un parc. Seul bémol, le lieu doit être situé à proximité du bureau pour que chacun puisse s'y rendre rapidement.

2. Définir une heure non standard

Essayez de tenir des réunions non pas le matin, mais, par exemple, à l'heure du déjeuner (juste ne pas laisser l'équipe sans nourriture) ou 30 minutes avant la fin de la journée de travail (cela accélère le rythme de travail !).

3. Matériaux utilisés

Donnez le papier à lettres non pas à tous les participants, mais un ensemble de papier et un stylo pour 2-3 personnes. Ainsi, ils décideront eux-mêmes qui et quoi écriront.

4. Retirez les téléphones de tout le monde avant la réunion

Une bonne solution est de tenir la réunion sans distractions. Au début, cela causera de l'embarras et de la confusion, mais cela augmentera considérablement la concentration et l'implication des participants dans la résolution des problèmes.

5. Changer le format de l'événement

Vous pouvez organiser une réunion de planification par téléphone ou Skype pour diversifier le rythme habituel lorsque tout le monde est habitué à s'asseoir dans une salle de réunion.

Opinion d'expert

Une rencontre cigare, narguilé et whisky pourrait-elle être efficace ?

Nikolaï Novoselov,

Directeur d'ArtNauka, Moscou

D'après mon expérience personnelle, je peux dire qu'une augmentation du nombre de réunions de planification affecte négativement la productivité de l'entreprise. Nous avons essayé d'avoir une « journée de silence au bureau » et étions convaincus que cette approche donne un meilleur résultat que la réunion de planification elle-même. Malheureusement, cette méthode ne nous convient pas tout à fait, nous ne pouvons pas passer une journée sans réunions chaque semaine, puisque nous sommes engagés dans l'espace événementiel.

Le personnel aurait davantage aimé la réunion s'il avait des réunions avec un cigare et buvait du whisky. Dans un cadre aussi presque informel, les collègues peuvent en dire beaucoup plus et exprimer leurs opinions honnêtement. Je n'avais pas peur que la familiarité apparaisse dans l'équipe si de telles réunions de planification avaient lieu. La relation entre les employés n'a pas changé, les gens ont juste commencé à se sentir plus détendus, à exprimer un avis sur la situation et à donner des conseils pratiques.

Comment organiser des réunions de planification en utilisant l'expérience d'entreprises prospères

Mener des réunions avec l'équipe avec compétence ne signifie pas toujours organiser des réunions au format habituel, lorsque tout le monde se rassemble et s'assoit dans des fauteuils. Dans les entreprises modernes, dans lesquelles des méthodes non standard s'implantent rapidement, ils essaient de plus en plus de tenir des réunions debout. Les réunions « debout » aident à se débarrasser des conversations vides et interminables, pour n'entendre que les informations les plus importantes.

Atomic Object, une société de développement de logiciels, a décidé il y a longtemps de tenir des réunions debout. Grâce à ce format créatif, la direction obtient un maximum de résultats : pas de raisonnement inutile, des questions claires et des réponses correctes. La pratique montre que les réunions debout ne prennent pas plus de 7 minutes - l'équipe planifie la journée, écoute les devoirs et commence immédiatement à travailler. Si vous organisez des réunions de planification de cette forme, les employés n'auront pas la possibilité de se détendre et devront agir et parler plus activement.

Le journal de Wall Street rapporte que même pendant la Première Guerre mondiale, il était d'usage de tenir de courtes réunions de planification, car la lenteur était inacceptable. Plus tard, un format similaire s'est installé dans les entreprises, dans lequel il était nécessaire d'accélérer l'interaction et l'échange d'informations.

Les avantages du nouveau format de réunion ont été scientifiquement prouvés. Le chercheur scientifique Alain Bludorn de l'Université du Missouri a découvert que tenir une réunion de planification en position debout prend moins de temps aux employés, mais obtient, sinon mieux, des résultats absolument similaires par rapport aux réunions régulières.

Selon l'enquête VersionOne menée en 2011, environ 80 % des 6 000 salariés interrogés ont confirmé qu'il est d'usage pour leur entreprise d'organiser chaque jour de courtes réunions.

En plus de planifier des réunions « debout », les entreprises occidentales ont imaginé d'autres innovations pour un travail plus efficace.

Par exemple, dans une entreprise Facebook a décidé de tenir des réunions courtes 15 minutes avant la pause, fixant ainsi dans un premier temps la durée de la réunion. Les employés soutiennent que cette méthode fonctionne bien : les gens parlent brièvement et uniquement sur le sujet.

S'il est nécessaire de lutter contre la discipline dans l'entreprise, pour réduire le nombre de retards, il est nécessaire de tenir des réunions courtes. Il est préférable de ne pas inviter les retardataires à la discussion, car, ne connaissant pas certaines informations, ils gêneront la réunion et prolongeront le temps en posant des questions inutiles.

En compagnie AdobeSystèmes décidé de tenir des réunions de planification et en même temps de gérer les retards. Ils ont même prévu des sanctions pour ceux qui arrivent au mauvais moment. Le temps perdu par la faute des retardataires était assimilé au temps qui pouvait être consacré à l'élaboration des programmes. La pénalité pour chaque retard est donc de 1 $.

Société Boîtier en acier a inventé sa propre particularité - le signal du début de la réunion est la composition d'Elvis Presley - "A Little Less Conversation" ou "Less bavardage".

Si les employés de l'organisation n'ont pas le temps de tenir non seulement la réunion de planification habituelle, mais également une courte réunion, vous pouvez organiser la réunion en utilisant les moyens de communication. Dans de tels cas, vous pouvez choisir de discuter ou d'envoyer un e-mail à l'entreprise pour partager les informations de base dont vous avez besoin avec vos collègues. En même temps, tenir des réunions « debout » est toujours plus efficace que n'importe quelle autre réunion de planification.

Informations sur les experts

Hasmik Gevorgyan, directeur général et copropriétaire de la chaîne de magasins Provocation, Moscou. LLC "Provocation-production". Profil de l'entreprise : production et vente de vêtements et accessoires aux imprimés provocateurs. Territoire : siège social - à Moscou ; production - à Tver; points de vente et magasins - dans plus de 100 villes en Russie, Biélorussie, Ukraine et Kazakhstan. Effectif : 55 (chez la maison mère).

Dmitri Grishin, président du conseil d'administration et co-fondateur du groupe Mail.Ru, Moscou. Dmitry Grishin préside le conseil d'administration depuis mars 2012. En 2005, il est devenu l'un des co-fondateurs de Mail.Ru Group, où de novembre 2010 à octobre 2016, il a été PDG de la société (Russie). Dmitry travaille chez Mail.Ru depuis 2000 ; en 2001, il a été nommé directeur technique de l'entreprise, de 2003 à 2010, il a occupé le poste de PDG. Diplômé de la Faculté de robotique et d'automatisation intégrée de l'Université technique d'État de Moscou. N.E. Bauman. En 2012, il a fondé GrishinRobotics, une société de capital-risque pour investir dans la robotique grand public à travers le monde.

Vladimir Kiselev, directeur général, partenaire de CJSC "Company SHERP", Moscou. Vladimir Kiselev - Directeur général et associé principal de la société de conseil "SHERP Company" depuis 2000. Il travaille dans le domaine de la gestion du personnel depuis 1996, depuis 1998, il a dirigé le service de gestion du personnel d'une grande holding diversifiée. CJSC "Société SHERP" existe depuis 2000, est engagée dans la formation d'équipes de gestion hautement efficaces et le développement des affaires de ses clients, en utilisant une technologie propriétaire innovante.

Nikolaï Novoselov, directeur de la société ArtNauka, Moscou. IE Novoselova T.A. (ArtNauka). Domaine d'activité : animation de spectacles, teambuildings et présentations basées sur des expériences scientifiques. Territoire : siège social - à Moscou, huit bureaux de représentation en Russie. Effectif : 10. Nombre de spectacles par an : 340.

Énumérons maintenant les étapes requises pour mener une réunion de planification de la qualité.
Avant la réunion de planification, le leader désigne une personne (secrétaire) afin d'enregistrer les plans des participants. Et il le met au courant, lui donne à lire cet article pour que la secrétaire comprenne toutes les nuances des séances de planification. Les autres participants à la réunion n'ont PAS besoin de lire cet article. Le secrétaire fait un tableau où il inscrit tous les participants de la réunion de planification :
N° de p/p, Photo, Prénom Nom, Tél., E-mail, poste, Tâche pour la semaine prochaine et échéances, Tâche pour la semaine dernière, Notes : Notes sur la participation à la réunion de planification, sur l'achèvement des tâches de la semaine dernière, etc.

Le secrétaire doit conserver un enregistrement audio de la réunion de planification et après la réunion de planification transcrire la conversation afin d'enregistrer tout ce qui a été planifié par les personnes, afin d'envoyer ensuite cette information à ceux qui doivent effectuer cette activité.

Ensuite, lors de la réunion de planification, le leader annonce le début de la réunion de planification, salue le public, présente les participants les uns aux autres (s'il y a de nouveaux participants à la réunion de planification) et énonce les objectifs de l'entreprise à long terme, pour le à court terme, pour la période jusqu'à la prochaine réunion :

Commençons notre réunion de planification. Je souhaite la bienvenue à tout le monde ! Nos objectifs globaux : pour devenir numéro 1 de notre industrie, pour cela nous avons besoin que nos statistiques de développement soient supérieures à celles de nos concurrents. Notre objectif d'ici la fin de l'année est d'ouvrir 200 restaurants supplémentaires. Notre objectif pour la semaine est de vendre 30 franchises. Je vais maintenant vous présenter notre secrétaire : c'est Anna Ivanova. C'est une personne très utile pour nous tous, elle enregistrera les choses que nous prévoyons de faire lors de la réunion de planification afin que nous ne les oubliions pas et nous enverra une transcription de la réunion par e-mail. Anna, voici Vladimir Petrov, le chef du service des achats. Il s'agit de Yulia Sidorova, la responsable du département RH. Voici Marya Ivanovna, chef comptable. Etc.

Ensuite, le leader avertit que pendant le discours, il est nécessaire de dire le nom de famille, le nom et la fonction, pour la transcription, afin que les autres, lors de la lecture, puissent comprendre qui parlait.
- Lors de la réunion de planification, afin qu'il nous convienne plus tard de lire la transcription qu'Anna nous enverra, je demande, avant de prendre la parole, de dire votre nom et prénom, et de nommer votre fonction.

Et puis surveillez le respect de cette règle. Par exemple, quelqu'un dit :
- Je pense que nous ne pouvons pas faire ça.
Le chef interrompt et dit gentiment :
- Veuillez vous présenter et nommer votre poste.
- Chef du service des achats Vladimir Petrov. Eh bien, je pense que nous ne pourrons pas acheter cela cette semaine, car un appel d'offres doit être annoncé, et cela prendra 2 semaines.

A ce moment, le secrétaire doit penser au présent, doit pouvoir se concentrer sur ce qui se passe, mémoriser et noter qui dit telle ou telle phrase, par exemple, si le manager oublie de demander à se présenter. Et puis elle reconstitue les données par audio, en fait une transcription et l'envoie aux participants. Distingue ce que chacun doit faire et envoie des tâches personnelles. Ensuite, il appelle les gens et rappelle qu'elle a envoyé des tâches à la poste à accomplir et s'assure que sa lettre a bien été reçue.

Ensuite, le leader donne la parole à chaque membre de la réunion de planification à tour de rôle, de sorte que chaque membre indique CE QUI a été fait SPÉCIFIQUEMENT depuis la dernière réunion, quels résultats spécifiques ont été obtenus, et non ce qu'il a fait, ou pourquoi quelque chose n'a pas fonctionné pour lui. L'animateur veille à ce que les participants ne jettent pas de brouillard sur les résultats précis de leurs activités. Par exemple Vladimir Petrov dit :
- Je préparais le dossier d'appel d'offres cette semaine.
Superviseur:
- qu'est-ce qui a été fait exactement ?
- J'ai préparé des exigences de 25 points au soumissionnaire, convenu avec le service financier du montant auquel il serait rentable pour nous d'acheter cet équipement. Etc…

L'animateur demande ensuite au présentateur ce qu'il compte faire en général et ce qu'il compte faire avant la prochaine réunion. S'enquiert du calendrier de chaque cas et de ce dont il a besoin pour mener à bien la tâche. De plus, le responsable de la réunion de planification s'assure que les plans des participants correspondent à l'objectif global. Avant le discours, vous pouvez préparer un tableau à huit colonnes, dans lequel le leader met des marques sous forme de signes "+" et "-" : Nom Prénom, participation à la réunion de planification, plan à long terme, échéance, hebdomadaire plan, délai, respect de l'objectif global, notes (pour marquer ce dont le subordonné a besoin pour accomplir la tâche et autres notes)
Superviseur:
- Vladimir, parle-nous de tes tâches et de tes projets actuels.
- Je vais lancer un appel d'offres afin d'acheter le matériel nécessaire 10-20% moins cher.
- Combien de temps vous faudra-t-il pour tenir cet appel d'offres ?
- Il me faudra 2 semaines pour tenir l'appel d'offres.
D'accord, qu'avez-vous prévu de faire cette semaine avant la prochaine réunion ?
- Je dois envoyer les conditions de participation à l'appel d'offres aux entreprises fournissant les équipements.
- À combien d'entreprises prévoyez-vous d'envoyer ces exigences ?
- Eh bien, je pense qu'il y a 10 entreprises.
- Bon. Avez-vous autre chose à ajouter, y a-t-il autre chose que vous prévoyez de faire cette semaine ? (ou limitez-vous aux mots : « C'est tout ? », « Avez-vous terminé ? », « Avez-vous autre chose à ajouter ? »)

Ensuite, l'animateur remercie le participant précédent et passe le mot au suivant. Et il agit selon le même schéma, dans le seul but de tirer des SPÉCIFICATIONS des personnes.
Qu'ont-ils fait la semaine dernière ?
Que prévoient-ils exactement de faire la semaine prochaine ?
Nous avons besoin de NOMBRES et de TERMES spécifiques afin que vous puissiez voir clairement lors de la prochaine réunion de planification si la personne a terminé la tâche qu'elle s'est fixée.
Et en cas de non accomplissement, en aucun cas pour écouter des excuses, il suffit de demander :
- Anna, qu'est-ce que le service achats prévoyait de faire cette semaine ?
- Envoyer à dix entreprises les conditions de participation à l'appel d'offres.
- Fabriqué?
- Non.
- Combien de temps vous faudra-t-il pour le terminer ?
- Une autre semaine.
- Bon.

Et si une personne dirige "Shadow on the fence", esquive, ne dit pas concrètement ce qu'il a fait la semaine dernière, on ne lui donne pas la possibilité d'exprimer des plans pour la semaine prochaine, car il n'a pas encore terminé ce qu'il s'est fixé cette semaine, le chef dit simplement :
- Dégager. Les tâches prévues par le service achats n'ont pas été réalisées. Ne perdons pas de temps et passons aux RH. Je donne la parole à Yulia Sidorova.
- Yulia Sidorova, responsable du département RH. Cette semaine, nous avons interviewé 150 candidats pour le poste de directeur des ventes, dont 15 étaient en probation, ...

C'est ainsi que se déroule la réunion de planification et que la mise en œuvre des tâches est contrôlée.

À quoi conduit le manque de cohérence dans la conduite des séances de planification?
Les gens se découragent, ils comprennent qu'ils ne peuvent rien faire, et ils peuvent « dire leurs dents » et personne ne détectera leur inaction.

Par conséquent, notre tâche est que tous les participants à la réunion de planification voient clairement ceux qui agissent et voient clairement ceux qui sont inactifs. Et les employés inactifs deviennent très mal à l'aise, et soit ils s'améliorent et s'impliquent toujours dans le travail, soit ils quittent eux-mêmes l'équipe, car les gens ne peuvent pas être à l'endroit où ils ne sont pas à l'aise, et ils ne peuvent être à l'aise que s'ils donner un résultat, ou ils peuvent cacher leur inefficacité. Par conséquent, il est nécessaire de constamment mettre en lumière les résultats ou leur absence.
Récompensez les employés pour les résultats, pour de bonnes statistiques, mais pas pour les mots. Encourager les gens en public - pour rendre les employés fidèles et loyaux plus forts, les développer, les former et les responsabiliser. Trouvez des personnes plus productives et rendez vos employés plus productifs. Gardez l'arrière-plan émotionnel de l'équipe à un niveau positif et la productivité augmente considérablement.

Comment organiser et conduire une réunion matinale de cinq minutes (réunion opérationnelle). Règles, conseils, recommandations. (10+)

Conseils pour les réunions opérationnelles

Une réunion rapide peut être un outil de gestion très efficace, ou elle peut se transformer en un puissant absorbeur de temps de travail, réduisant considérablement l'efficacité du travail. Comment faire en sorte que la RAM de cinq minutes apporte des avantages et non des dommages ?

Objectifs de la réunion de planification

À quelle fréquence devriez-vous tenir une réunion de planification? Cela dépend de ce pour quoi nous le faisons. À quelle vitesse la situation change, à quelle fréquence il est nécessaire de vérifier si le plan de travail est mis en œuvre et de l'ajuster.

Important! Lors d'une réunion opérationnelle, il est impossible de prendre une décision importante nécessitant une élaboration et une discussion. Ces décisions sont prises lors de réunions plus détaillées. Leur mise en œuvre est décrite dans l'article lié ci-dessus. Une réunion de planification est nécessaire afin de :

  • ou assurez-vous que tout se passe comme prévu,
  • soit comprendre qu'il existe des écarts mineurs qui peuvent être résolus dans l'ordre actuel, par des conseils ou une assistance aux retardataires,
  • ou pour établir que des ajustements plus sérieux ou de nouvelles solutions de conception sont nécessaires, nommer des personnes responsables pour l'étude de la question, la préparation et la conduite d'une réunion à grande échelle sur cette question.

Plan, règlement d'exploitation

Sur la base de ce qui précède, nous pouvons formuler les règles de base :

Plan de travail... Il devrait y avoir un plan de travail détaillé. Ce plan doit être aussi détaillé que la fréquence des cinq minutes. Par exemple, si nous organisons une réunion opérationnelle tous les jours, le plan doit être détaillé tous les jours, au moins quelques semaines à l'avance. Sinon, il n'y aura tout simplement rien à discuter lors de la réunion de planification. Cela n'a aucun sens d'écouter le rapport d'un employé sur le travail effectué pendant la journée si on ne sait pas ce qu'il aurait dû faire ce jour-là.

Règlements... Un minimum de temps doit être alloué à la présentation de chaque participant. Habituellement, cela prend environ cinq minutes, mais vous pouvez vous en tirer avec moins de temps. Il peut y avoir des cas particuliers lorsque, par exemple, un employé rapporte la nouvelle. Il faut lui donner du temps en fonction du volume de nouvelles. Le même temps est alloué à la discussion et à la présentation. Au cours de la discussion, vous pouvez poser des questions de clarification, donner de brefs conseils, vous mettre d'accord sur ce que l'employé doit faire avant la prochaine réunion de planification. S'il n'est pas possible de discuter du problème dans le temps imparti à l'opérateur, vous devez planifier son étude après celui-ci, avec la participation des seuls employés liés au problème. Cela vous permettra de ne pas distraire et de ne pas perdre le temps des autres qui n'ont rien à voir avec le problème.

Protocole... Toutes les décisions prises doivent être consignées dans le protocole. Ensuite, lors de la prochaine réunion de planification, nous prenons simplement le compte rendu de la précédente et vérifions si tous les participants ont fait ce qu'ils avaient prévu lors de la réunion précédente. Si un employé n'a pas pu terminer une tâche, vous devez décider comment aider cet employé. Il est insensé de s'attendre à ce que sans terminer la tâche la première semaine, il la fera la suivante. Il est nécessaire de savoir quelles difficultés l'employé a arrêtées, comment ces difficultés peuvent être surmontées par des efforts conjoints.

La réunion opérationnelle est-elle utile ?

Cinq minutes correctement organisées permettent :

  • Tous les employés doivent être au courant de l'avancement des travaux.
  • Chaque employé a une idée claire de ce qu'il doit faire en ce moment.
  • Diagnostiquer rapidement lorsqu'un collaborateur est confronté à des difficultés, promptement aider, conseiller, pousser.

Un exemple de protocole de réunion

Je me connecte dans un tableur. Dans la première colonne verticale, j'ai tous les participants à la réunion de planification. La première ligne contient des dates. Deux colonnes sont prises pour chaque date. Le premier est rempli lors de la réunion de planification à cette date et le second - lors de la prochaine réunion de planification sur la base des résultats de la semaine dernière, en même temps que le remplissage des plans pour la semaine suivante. La première colonne peut être figée et le reste peut être progressivement décalé vers la gauche pour ne voir que les dates passées et actuelles. Et si besoin, vous pouvez voir les dates précédentes.

15.07.13 22.07.13
Exercer Résultat Exercer Résultat
Chef du service d'assistance Répondre aux demandes des clients concernant le calendrier de mise à disposition de la nouvelle version Préparer une liste des problèmes de mise en œuvre non résolus chez le client 1 Signer l'acte avec le client 2 Les délais ont été déterminés, les informations ont été fournies aux clients La liste des problèmes a été établie et soumise au service développement L'acte n'est pas signé, il y a des commentaires Suivre le travail de préparation de la nouvelle version En collaboration avec le service développement, élaborer les commentaires du client 2
Chef du Département Développement Préparer un nouveau module pour l'affichage Faire un changement dans le mécanisme comptable Éliminer une erreur dans le formulaire de déclaration Le nouveau module n'est pas préparé, des erreurs ont été constatées Des modifications du dispositif comptable ont été apportées Le formulaire de déclaration a été modifié En collaboration avec le service support, établir une liste de problèmes pour le client 1 En collaboration avec le service support, élaborer les commentaires du client 2 En collaboration avec le service commercial, préparer le module pour la démonstration
Chef du département des ventes Préparer et envoyer 10 propositions clients pour la livraison d'un nouveau module Démontrer un nouveau module aux clients 3 et 4 Des offres commerciales ont été préparées et envoyées La démonstration n'a pas été réalisée en raison de l'indisponibilité d'un nouveau module Envoyez des offres commerciales à 10 autres clients. Suivre la préparation d'un nouveau module pour démonstration
Chef du Département Méthodologique Préparer un aperçu des modifications apportées à la législation Examen préparé Travailler à travers la demande du client 1 pour le respect de la méthodologie acceptée

Une réunion de planification est un dérivé du plan anglais, une courte réunion de travail consacrée à l'avancement du plan planifié. Selon leur typologie, toutes les réunions de planification peuvent être divisées en catégories selon trois critères - spécifiques, temporels et quantitatifs.

Selon le critère spécifique, toutes les réunions de planification sont divisées en reporting (courtes réunions au cours desquelles les managers rendent compte de l'avancement des tâches correspondantes), discussion (briefings sur le thème des changements possibles dans la voie choisie pour atteindre un objectif particulier) et motivation (réunions au cours desquelles les tâches sont réparties et les rôles sont déterminés. dans le processus de travail sur une question, une tâche).

Selon le critère de temps, une réunion de planification peut être un processus quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Selon le critère quantitatif, la réunion de planification peut être à la fois de masse (pour tous les employés) et fermée (pour un groupe d'initiative distinct, les dirigeants, le conseil d'administration de l'entreprise.)

Pourquoi tenir une réunion de planification?

Si vous organisez ce processus comme une bonne tradition avant le début de la journée de travail, cela aidera à discipliner l'équipe (réduire le nombre d'arrivées tardives le matin), définir plus clairement les buts et objectifs pour les employés (après tout, comme vous le savez, un plan rationnel à la journée est bien plus efficace qu'un plan semestriel), permettra de voir plus clairement les résultats réels du travail (dans le cas où le reporting de l'équipe au leader et du leader à l'équipe deviendront des éléments obligatoires de la réunion de planification). En plus des avantages susmentionnés, une réunion matinale bien menée peut responsabiliser les employés, augmenter la productivité et stimuler un travail efficace tout au long de la journée. Cet aspect psychologique, bien sûr, joue un rôle important dans l'établissement d'une relation positive entre l'employé et l'employeur, et contribue également à l'esprit d'équipe.

Pourquoi beaucoup de gens considèrent la réunion de planification comme une relique du passé ?

Premièrement, l'émergence même de ce processus, la plupart des gens attribuent à ces moments où ils n'entendaient même pas parler du téléphone et ne savaient même pas ce qu'étaient Internet et les technologies multimédias. Il s'avère que la seule façon de se rencontrer en direct et de discuter de moments de travail importants était simplement ces réunions de planification. En l'absence de moyens de communication opérationnels, beaucoup de questions s'accumulaient, et une telle action prenait beaucoup de temps (en moyenne, trois à quatre heures). À cet égard, un économiste américain bien connu a dit un jour : « Si votre entreprise a des réunions de planification, alors vous êtes sur la bonne voie. Il ne reste plus qu'à licencier tous ceux qui y vont, et laisser tous ceux qui travaillent en ce moment."

Deuxièmement, la majorité des employés de bureau ont une attitude négative envers la planification des réunions précisément parce qu'environ 20 % du temps y est consacré et, selon beaucoup d'entre eux, le discours du chef dure en moyenne la moitié du temps alloué à ce processus.

Troisièmement, si des réunions de planification dans une entreprise ont lieu tous les jours, cela deviendra bientôt une sorte de formalité. Après tout, la plupart des tâches définies par un homme d'affaires prospère sont à long terme, et le rapport quotidien en deux phrases ressemblera à ceci: "Tout va bien, nous y travaillons." Le besoin d'une réunion de planification quotidienne survient généralement au moment où une entreprise commence à accomplir une nouvelle tâche stratégique dans un laps de temps extrêmement court, ou pendant une crise. Dans de tels moments, il est vraiment nécessaire de surveiller en permanence la situation, de surveiller les moindres changements.

Règlements

Toute réunion de planification, même la plus courte, doit avoir ses propres règles. D'une manière ou d'une autre, cela aide à résoudre les problèmes urgents de manière beaucoup plus productive, à rendre le processus plus dynamique et efficace. C'est une bonne pratique d'envoyer les règlements aux employés le soir afin qu'ils puissent réfléchir à toutes les questions soulevées et faire une proposition constructive et significative. Entre autres choses, il convient de considérer le fait qu'au moment de la réunion du matin, chaque employé devrait avoir une copie du règlement en main. Il est important d'attribuer la responsabilité à une certaine personne qui garderait une trace du temps (si l'orateur dépasse le délai décrit dans les règlements, cela retarde le processus de tenue de la réunion et, par conséquent, affecte négativement le l'humeur de l'équipe).

Conduire ou ne pas conduire ? Telle est la question

La réunion de planification est sans aucun doute un processus important, du moins dans le contexte de la fixation d'objectifs et de la motivation des employés en temps opportun, mais le moment est venu de dépasser la compréhension ordinaire de ce terme. Peut-être n'est-il pas si important de réunir chaque jour toute l'équipe dans un bureau étouffant, mais de maîtriser les technologies de conférence dans Skype. Il est également important de prendre en compte le fait qu'une réunion de planification constructive ne devrait pas durer plus de 15 à 20 minutes. Les rapports sur les activités de chaque service peuvent être acceptés et discutés avec les managers tout au long de la journée, et le temps du matin peut être exclusivement consacré à l'alignement des forces, à la définition des tâches et des priorités.

Dans tous les cas, chaque entrepreneur choisit sa propre conception de la gestion, cependant, afin de comprendre un peu plus attentivement s'il est nécessaire d'organiser de courtes réunions pour votre main-d'œuvre, il convient de peser le pour et le contre :

Discipline l'équipe;

Possibilité de motivation matinale des salariés ;

Énoncé clair des buts et objectifs ;

Possibilité de faire preuve de créativité et de tenir une réunion de planification dans un style non conventionnel;

Les réunions de planification prolongées fatiguent et réduisent l'efficacité des employés ;

Les réunions de planification non réglementées sont généralement inefficaces.