De basis van het bedrijfsproces is, net als de essentie van het bedrijf zelf, het optimaliseren van acties zodat de winst wordt gemaximaliseerd. Om financiële voordelen te behalen is het noodzakelijk om effectieve methoden, redelijke en logische systemen en volgordes toe te passen voor het creëren en bevorderen van waarde, waarvoor de vraag op de markt vrij hoog zal zijn. De beste resultaten worden behaald als je de huidige bedrijfsprocessen toepast. De problemen beginnen echter vaak wanneer alle hoofdprocessen al volledig zijn geformaliseerd, maar het bedrijf zijn werkaanpak moet bijwerken. U moet niet stoppen als u met moeilijkheden wordt geconfronteerd: het is belangrijk om voortdurend te werken aan het bijwerken van bedrijfsactiviteiten en het verbeteren van de stappen waaruit deze bestaan. Alleen het gebruik van correlerende activiteitengebieden van een onderneming van financiële bedrijfsprocessen zal helpen het beste resultaat te bereiken.

Het vormen van nieuwe waarden

De essentie van het bedrijfsproces, die van fundamenteel belang is voor elk bedrijf, is deze: een product wordt ontwikkeld, gepromoot bij een geïnteresseerd publiek en ondersteund door middel van after-sales service. Het idee van dergelijk werk is om waarde te creëren die belangrijk is voor de klant. In dit geval kan de waarde worden berekend als de verhouding tussen de voordelen die via het object worden ontvangen en de kosten die gepaard gaan met het verkrijgen van toegang ertoe.

Wanneer iemand een dienst of product tot zijn beschikking krijgt, evalueert hij hoeveel geld het hem heeft gekost, hoeveel tijd hij heeft besteed, en eventuele andere middelen. In feite worden deze waarden ingeruild voor een dienst of product. Het optimaliseren van de inrichting van een bedrijfsproces is gericht op het reduceren van kosten en opofferingen bij de opdrachtgever. Tegelijkertijd zou het beheer van dergelijke processen en het rekening houden met informatie verkregen door middel van feedback, indien correct uitgevoerd, tot een grotere waarde moeten leiden. De efficiëntie van een bedrijf (waarvan bedrijfsprocestools kunnen worden beoordeeld) kan worden berekend door te vergelijken hoeveel minder middelen een klant nu nodig heeft om een dienst te ontvangen dan voorheen.

Levering en klantwaarde

Het beschreven voorbeeld van een bedrijfsproces, inclusief de productie van een product, de verkoop en ondersteuning ervan, kan worden onderverdeeld in reeksen op een lager niveau, waarin elk van de punten afzonderlijk wordt beschouwd. Dergelijke geneste categorieën zijn belangrijk voor het begrijpen van de logica van het werk van het bedrijf; het is via hen dat de economische activiteit van de onderneming wordt geoptimaliseerd.

Eén van de elementen die uiterst belangrijk is voor het bedrijf is de supply chain. Een bedrijfsproces kan bijvoorbeeld worden gestructureerd als een opeenvolging van de verwerving van materiaal, het productieproces en de distributie van goederen die gereed zijn voor verkoop binnen het netwerk. Gezien het bovenstaande wordt duidelijk dat leveringen niet alleen het transport van bepaalde zaken zijn, maar ook een element zijn dat de waarde van producten en diensten voor de eindklant vormt. Voor dit bedrijfsproces moeten de fasen worden geoptimaliseerd door slimme benaderingen vanuit de logistiek, die helpt om alle schakels in de reeks te synchroniseren.

Is het zo eenvoudig?

Tegelijkertijd wordt de waarde van het product voor de klant ook gevormd door het vermogen van de zakenman om aan het grote publiek uit te leggen waarom de koper zijn product nodig heeft. Dit bedrijfsproces is bijvoorbeeld ook niet zo eenvoudig als het lijkt; het kan in verschillende opeenvolgende fasen worden verdeeld. Bij de implementatie heeft u de hulp nodig van een marketeer die ideeën voor een campagne kan formuleren om zo de aandacht te trekken en zo een positieve visie op het merk te vormen bij een potentieel publiek.

De juiste implementatie van alle bedrijfsprocessen die als voorbeeld worden gegeven, helpt de winst van de organisatie te maximaliseren, de efficiëntie van bedrijfsactiviteiten te verhogen en ook de positie van het bedrijf ten opzichte van zijn concurrenten te verbeteren. Het is noodzakelijk om te begrijpen dat "het pad betreden" wordt voorafgegaan door berekeningen van de kosten die gepaard gaan met de implementatie van het plan. Het bedrijf moet over middelen beschikken, een bedrijfsprocesbeheersysteem ontwikkelen, zich aanpassen aan de nieuwste marktvereisten en de mogelijkheden uitbreiden.

Kansen zijn cruciaal

Twee verschillende organisaties met ongeveer dezelfde middelen kunnen totaal verschillende producten produceren, zelfs als de bedrijfsprocessen binnen de bedrijven bepaalde overeenkomsten vertonen. Dit komt door de mogelijkheden die een rechtspersoon heeft. De term wordt meestal opgevat als het vermogen van een ondernemer om te begrijpen hoe hij het beheer van bedrijfsprocessen kan verbeteren, de kwaliteit van het product kan verbeteren, de productiekosten kan minimaliseren en de kans op fouten kan verkleinen. Hierdoor kan de organisatie zich onderscheiden in de markt, ondanks de overvloed aan concurrerende bedrijven.

Hoe meer kansen een bedrijf heeft, hoe beter management- en logistieke processen doorgaans worden georganiseerd, waardoor een cyclus ontstaat: doordachte controle en verplaatsing van posities bieden goede startvoorwaarden voor het herkennen en implementeren van nieuwe kansen en verbeteringen om de bedrijfsactiviteiten te optimaliseren.

De belangrijkste kenmerken

Bij het modelleren van bedrijfsprocessen waarbij rekening wordt gehouden met de levering en het creëren van waarde voor de koper, wordt speciale aandacht besteed aan het vermogen om het soort product te creëren dat de klant nodig heeft. Enterprise-specialisten moeten unieke items maken met kenmerken die bij klanten passen. Om dit te doen, moet je de markt analyseren, niet alleen de huidige trends identificeren, maar ook veranderingen in de nabije toekomst voorspellen om ontwerpers de juiste technische specificaties te geven. Eventuele veranderingen moeten ‘on the fly’ worden geassimileerd. Alleen dan zal het bedrijf zeer concurrerend zijn en zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden, zonder verliezen voor zichzelf.

Om bedrijfsprocessen te modelleren die verband houden met het analyseren van wat de klant nodig heeft, kunt u uw toevlucht nemen tot geautomatiseerde tools en systemen. Meestal wordt informatie gepresenteerd in de vorm van diagrammen en grafieken, waardoor de gegevens visueler worden. Op basis van op deze manier gestructureerde informatie kan men heel correct concluderen wat de markt nu nodig heeft, welke trends heersen, waar morgen vraag naar zal zijn, waar vandaag aan moet worden gewerkt om ‘op de top van de golf’ te zijn. " in de toekomst.

Product ontwikkeling

U kunt het bedrijfsproces van productontwikkeling als volgt beschrijven: conceptformulering, productiecyclus, vrijgave van een proefpartij goederen. Voor de uitvoering van de keten worden twee mogelijkheden gehanteerd: flexibel, traditioneel. Ze verschillen van elkaar in de manier waarop ze de ontwikkelingsfasen doorlopen, en worden beoordeeld op het aantal prototypes en ideeën.

Een meer volledige beschrijving van het bedrijfsproces is als volgt:

conceptcreatie;
ontwikkeling van een ontwerpoplossing;
prototypen;
productie;
marketing campagne;
Diensten.

Enterprise-flexibiliteit

Het concept van een bedrijfsproces veronderstelt de ordelijkheid van de activiteiten die verband houden met een product. Momenteel is de markt letterlijk overvol met softwaresystemen waarmee het werk van elk bedrijf met een hoge mate van automatisering kan worden gesystematiseerd. Het is onmogelijk om een correct werkproces op te zetten als de organisatie honderden mensen in dienst heeft die gedwongen worden met elkaar om te gaan. Tegelijkertijd is het onmogelijk om op de markt te slagen zonder flexibel te zijn.

Als ze het hebben over flexibiliteit in relatie tot een rechtspersoon, gaan ze uit van het vermogen van de onderneming om zich aan te passen wanneer de marktsituatie scherp en onvoorspelbaar verandert. Door alle bedrijfsprocessen binnen een onderneming op zo'n manier te debuggen dat, terwijl de hoge efficiëntie behouden blijft, de organisatie flexibel blijft, kunt u succes behalen, terwijl er tegelijkertijd letterlijk tegengestelde maatregelen nodig zijn. De efficiëntie is dus het hoogst als alle processen duidelijk, nauwkeurig en onveranderlijk worden vastgelegd via een geautomatiseerd systeem, maar dit heeft een negatief effect op de flexibiliteit. Dit geldt ook in de tegenovergestelde richting. De modernste bedrijfsscholen van onze tijd ontwikkelen correcte benaderingen die ons in staat zouden stellen een ‘gulden middenweg’ te vinden wanneer een bedrijf, met behoud van flexibiliteit, effectieve bedrijfsactiviteiten zou kunnen opzetten. Het is echter duidelijk dat dit kan worden bereikt door processen te veranderen, en bij het vormen van de structuur van een onderneming is het noodzakelijk om van een dergelijke mogelijkheid gebruik te maken.

Veranderen met behoud van de essentie

Zoals uit de definitie blijkt, is een bedrijfsproces een opeenvolging van gebeurtenissen, waardoor een dienst of product aan de gebruiker wordt aangeboden. Om altijd te hebben wat de klant nodig heeft, moet je bereid zijn de bedrijfsstructuur te transformeren. In veel opzichten hangt dit af van het vermogen van elke medewerker van de onderneming om continu te werken aan het oplossen van een bepaald probleem. Het is noodzakelijk dat het personeel zich bewust is van de oorzaken en gevolgen van alles wat verband houdt met de activiteiten van de organisatie. Het is belangrijk dat medewerkers geïnteresseerd zijn in het verbeteren van de operationele prestaties, waarna ze gezamenlijk op zoek gaan naar de meest effectieve aanpak van de taak.

Als u enkele wijzigingen aanbrengt in het product, kan dit aanpassingen in het werk van leveranciers en distributeurs met zich meebrengen. Klanten kunnen een andere reactie geven dan voorheen; Waarom wordt het precies zoals het is en hoe veranderen alle processen die met het product samenhangen? Personeel moet aan dergelijke kwesties werken en het operationele informatieniveau uitbreiden dat managers vervolgens toepassen bij het formuleren van managementbeslissingen. De ontwikkeling van een onderneming is grotendeels gebaseerd op het vermogen om een diverse analyse te organiseren, inclusief aspecten van de interactie van de toeleveringsketen. Als de beste ontwikkelde ideeën tot leven worden gebracht, zal dit tegelijkertijd de efficiëntie van de bedrijfsactiviteiten verbeteren en de flexibiliteit van het bedrijf vergroten, waardoor de positie in de markt wordt versterkt.

De markt bepaalt de richting

Als een bedrijf succes nastreeft, moet het bedrijfsprocessen zo kunnen aanpassen dat het resulterende product voldoet aan de verwachtingen van de klant en de eisen van de markt. Het is noodzakelijk om te begrijpen in welke waarden kopers geïnteresseerd zijn; dit zal het mogelijk maken om al in de fase van het creëren van het concept het nodige in het product te stoppen, dat vervolgens naar de massaproductie wordt gestuurd. Tegelijkertijd moet het product of de dienst worden uitgevoerd in overeenstemming met de verwachtingen van de consument, terwijl fouten bij het verstrekken van waarden een indicator worden van lage kwaliteit.

Eventuele storingen moeten tijdig worden opgemerkt en indien mogelijk moeten maatregelen worden genomen om het optreden ervan te voorkomen. Bemonstering is het meest effectieve instrument in deze fase van het werk. Waardecreatie als proces wordt in fasen verdeeld, elk ervan wordt gemeten en vervolgens worden de indicatoren voor de vervaardigde producten vergeleken, waardoor we de frequentie van voorkomen van een defect product kunnen schatten. Als de indicatoren binnen de normale grenzen liggen, is het werkproces adequaat, anders is het noodzakelijk om dringend naar de oorzaak te zoeken en, zodra deze wordt ontdekt, ideeën aan te bieden om het probleem op te lossen. Om zoveel mogelijk gegevens over het proces te verzamelen, moet je verschillende bronnen gebruiken. Dit zijn verklaringen, klachten geschreven door verschillende klanten, partners die feedback geven op het product, interne afdelingen die analyses maken. Een juiste interpretatie van de ontvangen informatie zal helpen bij het genereren van een werkend idee voor het optimaliseren en ontwikkelen van bestaande bedrijfsprocessen.

Zal het mogelijk zijn om het te implementeren?

De onderneming beschikt niet altijd over voldoende middelen om de uitgevonden methode om het werkproces te verbeteren te implementeren. Over het algemeen worden aanpassingen aan bedrijfsactiviteiten en verschillende activiteiten die deel uitmaken van bedrijfsprocessen bepaald door de beschikbaarheid van een informatiebasis, concepten en mogelijkheden. Als een bedrijf zich inspant om zijn kansen op het verwerven van nieuwe marktposities te vergroten, zal het waarschijnlijk een no-brainer zijn om theorieën over productieverbetering in de praktijk te brengen. Bij gebrek aan kansen heeft het bedrijf weinig kans om het product te verbeteren en een stabielere positie en de liefde van klanten te verwerven.

Om het productieproces zo efficiënt mogelijk in te richten en ervoor te zorgen dat u de mogelijkheid heeft om uw plannen uit te voeren, moet u begrijpen hoe alle processen binnen de onderneming momenteel werken. Speciale voorschriften, statistieken en gegevens over indicatoren waarmee de situatie wordt gemonitord en resultaten worden geanalyseerd, komen te hulp. Het grootste succes wordt behaald door ondernemingen die over informatiehulpmiddelen en geautomatiseerde systemen beschikken.

Het is net zo belangrijk om over menselijk potentieel te beschikken: gekwalificeerd personeel dat zich kan verenigen om hun doelen te bereiken. Een ander belangrijk punt is efficiëntie. Zodra duidelijk wordt dat er veranderingen nodig zijn, is het noodzakelijk om deze zo snel mogelijk te plannen en door te voeren en het resultaat van de operatie te meten. Anders zal het evenement te laat zijn en zal de situatie ofwel niet worden gered, ofwel zal het mogelijk zijn om nieuwe technieken te gebruiken die nog moeten worden uitgevonden. Efficiëntie, samenhang en maximale controle over bedrijfsprocessen zorgen ervoor dat de onderneming kan veranderen en toch een stabiele positie in de markt kan innemen.

Levering als bedrijfsproces

Tot op zekere hoogte is dit het duidelijkste voorbeeld van een bedrijfsproces, omvangrijk genoeg om interessant te zijn om te overwegen, terwijl veel van de fasen ervan intuïtief zijn, zelfs voor een beginnende ondernemer. Het is noodzakelijk om duidelijk te begrijpen dat het debuggen van een bedrijfsproces van hoge kwaliteit de sleutel is tot het vermogen van een bedrijf om te concurreren met concurrenten op de markt. De keten moet goed worden ingericht, rekening houdend met het gebied waarin het bedrijf diensten aanbiedt of goederen produceert.

Logistiek management omvat de levering van verbruiksartikelen, de productie van het product, de distributie via het netwerk en het daaropvolgende onderhoud van het door de klant gekochte product. De hoofdgedachte van een dergelijk bedrijfsproces is het verhogen van de efficiëntie van de bedrijfsvoering, terwijl het product of de dienst volledig moet voldoen aan de verwachtingen van de klant wat betreft de waarde van de functie. Om dit te bereiken is het noodzakelijk om het aanbod te structureren en de kwaliteit van de interne communicatie te waarborgen. Vaak is het nodig om bepaalde elementen van de keten waaruit een bedrijfsproces bestaat, te herwerken, of volledig te veranderen om de werkefficiëntie te verbeteren.

Waar te beginnen?

De eerste fase van het aanpassen van het bedrijfsproces dat als voorbeeld wordt beschouwd, is het werken aan de topologie, waarbij de belangrijkste knooppunten van de reeks worden geïdentificeerd en hun parameters worden bepaald. Veel hangt hier af van de markt waarop de onderneming zich richt en welke doelen het management van de organisatie zichzelf stelt. Het is noodzakelijk om na te denken over waar het het meest winstgevend is om voorraden op te slaan, hoe de bijbehorende procedures te formaliseren, en een transportbeleid uit te werken, tegenpartijen te selecteren, routes te berekenen, samenwerkingsschema's die het proces zullen helpen optimaliseren.

Dus wat moet ik doen?

Er zijn drie hoofdstrategieën die betrokken zijn bij het verkrijgen van producten. De eerste optie omvat het plannen van productieprocessen, en in het kader van een dergelijke strategie wordt berekend hoeveel voorraad er nodig is, en deze worden van tevoren naar het magazijn gebracht. De tweede optie is om het materiaal direct bij de leverancier in te kopen, zoveel als nodig is om het door de klant bestelde product te vervaardigen.

De meest geavanceerde benadering is intellectueel, waarbij de twee beschreven worden gecombineerd. Als het logistieke bedrijfsproces juist dit gebruik impliceert, dan is er altijd een relatief kleine voorraad materiaal in de magazijnen, en deze hoeveelheid daalt nooit tot nul. Het werk vereist een snelle, duidelijke reactie van alle medewerkers die betrokken zijn bij de afdeling bevoorrading en bestellingen; overtredingen en mislukkingen zijn onaanvaardbaar; Het is erg handig om geautomatiseerde systemen te gebruiken om een bedrijfsproces te implementeren. Voor alle partners kunt u persoonlijke accounts en pagina's aanmaken waarmee u de huidige status van het werk kunt volgen. Deze aanpak vereenvoudigt het beheer en de controle van bedrijfsprocessen en biedt ook een duidelijk inzicht in de strategie die de onderneming volgt.

Opsommen

Een juiste transformatie van het bedrijfsproces van logistiek en bevoorrading maakt het mogelijk om de efficiëntie van de bedrijfsvoering te vergroten en het product zal beter voldoen aan de verwachtingen van de consument, waardoor het voet aan de grond kan krijgen op de markt. Dit betekent dat het begrijpen van de essentie van bedrijfsprocessen erg belangrijk is voor elke moderne ondernemer die geïnteresseerd is in de ontwikkeling van zijn bedrijf.

En toch heeft de menselijke geest ruim tweeduizend jaar lang tevergeefs geprobeerd het te begrijpen, terwijl het er aan de andere kant in is geslaagd, althans bij benadering, veel betekenisvollere en complexere vormen te analyseren. Waarom is dat? Omdat een ontwikkeld lichaam gemakkelijker te bestuderen is dan een cel van het lichaam. Bovendien kun je bij het analyseren van economische vormen geen microscoop of chemische reagentia gebruiken. Beide moeten worden vervangen door de kracht van abstractie.

Karl Marx. Hoofdstad. Deel 1. Voorwoord bij de eerste editie.

Er wordt veel gesproken over bedrijfsprocessen, vaak vooral in verband met bedrijfsautomatisering. Deze term gebruik ik ook, onder meer in mijn artikelen over CRM-systemen, ERP, het werken met BPMN-notaties, IDEF0 en andere tools die nodig kunnen zijn bij het werk van een bedrijfsadviseur en de implementatie van automatiseringssystemen. Tegelijkertijd vond ik in RuNet geen duidelijke en gedetailleerde definitie van de term 'bedrijfsproces'.

Veel auteurs gebruiken het “standaard” als een “intuïtieve” term zonder decodering, of creëren in het algemeen extra verwarring door alternatieve terminologie te gebruiken. Ze schrijven bijvoorbeeld “bedrijfsentiteit” in plaats van een bedrijfsproces, enz.

In dit artikel besloot ik te praten over wat een bedrijfsproces is, te praten over de geschiedenis van de opkomst van dit concept en waar het kan en moet worden toegepast. Ik ben ook van plan het volgende artikel te wijden aan het onderwerp bedrijfsprocessen, waarin ik u zal vertellen hoe u bedrijfsprocessen correct kunt gebruiken.

Definitie van bedrijfsprocessen

Wat is het verschil tussen een bedrijfsproces en een functie, of zelfs maar een gewoon proces? Wat is het verschil tussen deze termen? Ik kwam tot de volgende conclusie:

Een bedrijfsproces is een logische opeenvolging van handelingen van een persoon (of meerdere personen) in een team. Het doel van het beschrijven van een bedrijfsproces is het analyseren en reguleren van bepaalde acties in een team.

Waarom ik bijzondere nadruk leg op mensen en teams:

Een bedrijfsproces vindt altijd plaats met menselijke participatie. Als acties worden uitgevoerd door een automatisch systeem of programma, is er geen sprake meer van een bedrijfsproces, maar van een technologisch proces of specificatie. En dan worden er iets andere standaarden, beschrijvingsmethoden en implementatiekenmerken van kracht.
Bij een bedrijfsproces zijn altijd meerdere mensen betrokken, expliciet of impliciet. Zelfs als iemand alleen werkt (bijvoorbeeld een schrijver), heeft hij nog steeds klanten (uitgeversbureaus) en consumenten (lezers). Ook werkt de verkoper niet in een ‘vacuüm’: hij heeft leveranciers en kopers van producten, en al deze mensen zijn ook op de een of andere manier betrokken bij het bedrijfsproces.

Waarom schrijf ik specifiek over het team, en niet over een commerciële structuur of bedrijf? Omdat het concept van een bedrijfsproces onder andere kan worden gebruikt voor een non-profitorganisatie. Dit kan een goed doel zijn, een ambulancebezoek aan een patiënt of zelfs een etentje zonder enige omzet of winst. Tegelijkertijd is het ook mogelijk om een bedrijfsproces te beschrijven, omdat we mensen hebben die bepaalde handelingen uitvoeren om een bepaald resultaat te verkrijgen.

Beschrijving van het bedrijfsproces

Het is ook belangrijk om de beschrijving van het bedrijfsproces te definiëren:

Een beschrijving van een bedrijfsproces is een beschrijving van de volgorde van acties van medewerkers bij het uitvoeren van bepaalde acties in grafische en tekstuele vorm om acties in een team te reguleren, de volgorde ervan te analyseren en te optimaliseren.

En hier is het noodzakelijk om te begrijpen dat een bedrijfsproces zonder beschrijving niet bestaat. Pas in het beschrijvingsproces verschijnt een bedrijfsproces, d.w.z. het is onmogelijk om het een zonder het ander te implementeren.
Tegelijkertijd moeten alle acties die in het bedrijfsproces worden beschreven logisch zijn, hun volgorde moet leiden tot een bepaald vooraf gesteld doel.

Beschrijving van bedrijfsprocessen is creatief werk. Zelfs als je beschrijft ‘wat is’, zijn sommige onnauwkeurigheden nog steeds toegestaan, worden hoeken ‘gladgestreken’ en worden sommige acties weggelaten om de waarneming te vergemakkelijken. En als ‘wat zou moeten zijn’ wordt beschreven, ontstaat er op basis van het bestaande iets nieuws. Tegelijkertijd wordt de bedrijfsanalist nog steeds beperkt door strikte grenzen: regels, syntaxis, logische beperkingen.

Persoonlijk vergelijk ik het creëren van een nieuw bedrijfsproces met het balanceren op een dunne draad van een harmonieuze combinatie van creativiteit, kunst en rigoureuze wiskunde.

Tegelijkertijd moet u begrijpen dat geen enkel bedrijfsproces perfect kan zijn en 100% overeenkomt met de werkelijkheid. Er is altijd ruimte voor enkele vereenvoudigingen en aannames; ergens bij de implementatie van zelfs de meest strikte regelgeving maakt de menselijke factor zijn eigen aanpassingen.

Bovendien bevat elke nieuwe entiteit, zoals we weten, altijd de mogelijkheid van verdere verbetering. En het creëren van bedrijfsprocessen bevestigt ook deze filosofische stelling. Hoe hard je ook probeert een bedrijfsproces perfect te beschrijven, er zit altijd wel iets in dat ook nu of in de toekomst verbeterd kan worden.

En hier is het aan de ene kant erg belangrijk om jezelf op tijd te stoppen, omdat de bijgewerkte bedrijfsprocessen zullen worden geïmplementeerd door echte mensen die gewend zijn om 'op de ouderwetse manier' te werken, en hun traagheid van denken en mate van leren. Er moet rekening worden gehouden met het vermogen. Ook automatisering, die doorgaans wordt meegenomen bij de modernisering van bedrijfsprocessen, vergt bepaalde investeringen. En hier moeten we uitgaan van de echte mogelijkheden van de klant.

De bedrijfsadviseur moet dit allemaal zelf duidelijk begrijpen, weten waar en op welk niveau van aannames hij de beschrijving van het bedrijfsproces heeft vereenvoudigd en waar hij om objectieve redenen (financiën, menselijke factoren) heeft besloten sommige beslissingen voor de toekomst uit te stellen. En dit alles moet je eenvoudig en duidelijk kunnen uitleggen aan de zaakvoerder.

Het belangrijkste verschil tussen een bedrijfsproces en een technologisch proces is dat het technologische proces uitgaat van één zeer duidelijk resultaat aan de output. Als we het bijvoorbeeld over productie hebben, moet de output een product zijn met bepaalde parameters.

Natuurlijk bestaat er zelfs in een technologisch proces een mogelijkheid om een defect te krijgen, maar niet een van de natuurlijke opties, maar de gevolgen van een schending van het technologische proces. In een bedrijfsproces kan het ‘output’-resultaat verschillen, afhankelijk van de vervulling van bepaalde voorwaarden in de ‘body’ van het bedrijfsproces, die zonder overtredingen of mislukkingen zijn uitgevoerd.

Voor de duidelijkheid kan de beschrijving van het technologische proces er als volgt uitzien:

Neem werkstuk A;
We verbinden het met werkstuk B;
Proces volgens parameters C;
Wij ontvangen de details.

Alles is ondubbelzinnig en er zijn geen voorwaardelijke “vorken” voorzien.

In een bedrijfsproces wordt de volgende situatie als heel normaal beschouwd:

We ontvangen invoergegevens A:
- Als de gegevens aan voorwaarde B voldoen, ga dan verder met reeks C;
- Als de gegevens aan voorwaarde D voldoen, voert u stap E uit.
Het resulterende resultaat wordt doorgegeven aan de uitvoer.

Die. Al in het procesalgoritme worden mogelijke voorwaarden en verschillende acties gegeven, afhankelijk van de initiële of tussenliggende gegevens.

Geschiedenis van de term

Ik heb meer dan eens informatie gelezen dat de IDEF0-bedrijfsprocesnotatie bijna in het midden van de 19e eeuw verscheen. Meer realistische auteurs schrijven over de periode van de Tweede Wereldoorlog. Maar ze hebben het ook mis.

Toen ik bijvoorbeeld een artikel over IDEF0 schreef, noemden sommige lezers voorbeelden van instructies van ministeries en departementen tijdens de Eerste Wereldoorlog of zelfs eerder als voorbeelden van notatie, en werden diagrammen en visuele afbeeldingen van militaire operaties besproken als grafische weergaven. Maar dit alles is geen beschrijving van een bedrijfsproces. Al het bovenstaande kan technieken, visuele demonstraties en instructies worden genoemd, maar kan geen notatie worden genoemd.

Notatie is een modern concept, en notatie is iets dat vaststaat, gestandaardiseerd is, d.w.z. een reeks opdrachten en notaties die door veel mensen worden gebruikt in plaats van slechts door één of twee organisaties. U kunt uw eigen speciale taal bedenken om bedrijfsprocessen of bijvoorbeeld programmeren te beschrijven. Maar totdat het bij massaal gebruik wordt ‘getest’, tegenstrijdigheden, dubbelzinnige interpretaties en andere tekortkomingen worden geïdentificeerd en geëlimineerd, totdat het een gevestigde standaard wordt die bekend is bij mensen, kan het geen notatie worden genoemd. Ik ben van plan later meer over notaties te schrijven. Laten we nu terugkeren naar de kwestie van de opkomst van de term ‘bedrijfsproces’.

In feite verschenen de beschrijving van bedrijfsprocessen en BPMN-notaties in de jaren 70 van de 20e eeuw, toen informatiesystemen overal werden gebruikt. Zowel de term zelf als de notaties waren aanvankelijk specifiek nodig voor de ontwikkeling van informatiesystemen.

Feit is dat na het begin van het gebruik van informatiesystemen de complexiteit van het organiseren van het werk van mensen in organisaties vele malen is toegenomen. Bovendien begrijpen machines geen abstracties; ze vereisen een strikt algoritme en een bepaalde volgorde van invoer en verwerking van informatie. Als vóór het begin van de automatisering, toen informatie rechtstreeks van persoon tot persoon werd doorgegeven, het probleem van wederzijds begrip zich op het niveau van menselijke communicatie bevond, is het nu nodig om dit strikt te reguleren.

Als gevolg hiervan was het noodzakelijk om beschrijvingen te maken van het werk, niet alleen van mensen in de organisatie, maar ook van hun interactie met informatiesystemen. En hier waren tekstnotaties (instructies), waarbij alle beschrijvingen in vrije tekstvorm waren, niet voldoende; ze bleken niet relevant en ongemakkelijk te zijn. Er was feitelijk behoefte aan standaardisatie, aan het creëren van een speciale commandotaal en een ondubbelzinnige opeenvolging van acties. Bovendien hadden deze notaties, in tegenstelling tot machinetalen, net zo handig moeten zijn geworden voor vertaling in machinecode als voor menselijke perceptie.

De eerste methodologisch ontwikkelde notaties voor bedrijfsprocessen (en ik zal het specifiek hebben over methodologisch ontwikkelde notaties, bijvoorbeeld IDEF3***) verschenen onder het leger in de Verenigde Staten. De reden ligt voor de hand: zelfs toen maakte het Amerikaanse leger gebruik van automatisering door middel van verbindingen op afstand. het systeem dat later het internet werd. En met een dergelijk gebruik van informatiesystemen was de behoefte aan aantekeningen van bedrijfsprocessen bijzonder urgent.

***Over het onderwerp methodologisch ontwikkelde notaties zou ik ook graag een paar woorden willen zeggen. Waarom ik IDEF3 als voorbeeld noemde: ik heb nog geen methodologischer ontwikkeld systeem gezien voor het beschrijven van bedrijfsprocessen. Zelfs BPMN 2.0 wordt nog steeds ontwikkeld en verfijnd. En als je de Engelse beschrijving van IDEF3 leest (ik heb nog geen vertaling in het Russisch gezien), zul je ook de diepgang van de ontwikkeling ervan kunnen waarderen.

Al snel wonnen de methodologie en notaties enorme populariteit in de zakelijke omgeving.
Notaties maakten het mogelijk een hulpmiddel te verkrijgen waarmee de interactie tussen mensen en digitale informatiesystemen kon worden beschreven.

Met hun hulp bleek het mogelijk om de bedrijfsvoering te optimaliseren, d.w.z. krijg hogere prestaties tegen dezelfde kosten.

Het bedrijf was vooral geïnteresseerd in de optimalisatiemogelijkheden. Zoals je weet, moet je, om iets te verbeteren, duidelijk begrijpen wat je hebt en wat je daaraan wilt veranderen. En grafische notaties lieten beide situaties duidelijk zien: het startpunt en het gewenste resultaat, evenals de meest problematische gebieden. Op basis van deze gegevens bleek het kiezen van het optimale oplossingspad en het modelleren van de optimale moderniseringsoptie veel eenvoudiger dan zonder dergelijke handige tools.

Het was toen dat de concepten van bedrijfsprocessen en bedrijfsprocesnotaties verschenen, twee onlosmakelijk met elkaar verbonden concepten.

Het is erg belangrijk om te begrijpen dat er bijvoorbeeld geen afzonderlijk ‘verkoopbedrijfsproces’ is. Er is een verkoopproces dat een bedrijfsproces zal worden als het wordt beschreven met behulp van notatie. Die. Zonder een beschrijving van het bedrijfsproces in notatie ben je bezig met verkoop, niemand betwist dit. Maar hoewel er geen zekere, onwankelbare en ondubbelzinnige beschrijving bestaat, zijn uw verkopen een enigszins spontaan fenomeen. En ze zullen pas een bedrijfsproces worden nadat ze zijn beschreven binnen het raamwerk van de notatie en de implementatie van deze beschrijving in de praktijk.

Verkoop is het eenvoudigste en meest voor de hand liggende voorbeeld. Ieder van ons als koper, en velen als verkoper, zijn bekend met dit proces. En we weten allemaal dat zelfs dezelfde persoon in verschillende situaties (voor verschillende producten, verschillende klanten, bij ander weer en in het algemeen, afhankelijk van zijn humeur) iets anders zal verkopen. Maar als je een bepaald bedrijfsproces beschrijft en duidelijk reguleert, dan zal het verkoopproces, ongeacht op welke voet de verkoper 's ochtends opstaat, op een bepaalde manier gestandaardiseerd zijn, beperkt worden tot een bepaald raamwerk, en als gevolg daarvan meer stal.

Waarom bedrijfsprocessen modelleren (beschrijven).

Zoals ik meer dan eens heb geschreven, werk ik voornamelijk met kleine en middelgrote bedrijven, waar ik een breed scala aan diensten aanbied - van het identificeren van problemen en knelpunten in het werk van het bedrijf tot het implementeren van de oplossingen die ik voorstel op het niveau van softwareproducten en -producten. automatiseringssystemen.

Modellering van bedrijfsprocessen helpt twee problemen tegelijk op te lossen:

Zakelijke studies. Grafische weergave in de vorm van diagrammen, d.w.z. Met bedrijfsprocesmodellering kunt u snel de specifieke kenmerken van het werk van een bedrijf begrijpen en mogelijke knelpunten identificeren.
Zichtbaarheid bieden. Zoals we weten: “een beeld zegt meer dan duizend woorden.” Daarom helpt een schematische weergave van het werk van het bedrijf de manager en bedrijfseigenaar veel sneller de essentie van het probleem te begrijpen en de voorgestelde oplossingen te evalueren. In het werk van een bedrijfsadviseur (trouwens, evenals een specialist in de implementatie van softwareproducten) is het erg belangrijk dat de klant alle voordelen van de oplossing begrijpt. Feedback is niet minder belangrijk: de manager in het diagram zal zelfs in de fase van de bespreking van het project enkele tekortkomingen kunnen zien, en de implementatie zal kosten zonder extra problemen en wijzigingen in het project "on the fly".

En de combinatie van het bestuderen van de geschiedenis van de opkomst van de term met mijn persoonlijke ervaring levert de volgende definitie op:

Bedrijfsprocessen zijn nodig om complexe informatie in een gemakkelijk te begrijpen vorm te presenteren voor studie en besluitvorming.

Stel je een gewoon bedrijf voor dat uit verschillende afdelingen bestaat: boekhouding, personeelszaken, verkoopafdeling, magazijn, levering, productie, enz. Boven dit alles staat één persoon: de bedrijfsleider. Hij kan fysiek niet alle soorten bedrijfsprocessen op expertniveau begrijpen. Daarom schakelen zij diverse specialisten in. Maar hij moet dit alles effectief beheren en in bepaalde gevallen moderniseren.

Dit is waar bedrijfsprocessen te hulp schieten. Tegelijkertijd worden bepaalde soorten menselijke activiteiten binnen het bedrijf beschreven met grafische notaties en gepresenteerd in een vorm die het management helpt precies te begrijpen hoe het werk in elke fase plaatsvindt en wat hier verbeterd kan worden. Tegelijkertijd hoeft het hoofd van het bedrijf geen hooggekwalificeerde specialist in een bepaald profiel te hebben.

Natuurlijk kan men op dit niveau niet zonder enig informatieverlies. Het is onmogelijk om alle nuances en details van het werk van elke medewerker in grafische notatie te beschrijven. Maar deze informatieverliezen blijken onbeduidend voor het begrijpen van processen in het algemeen en het nemen van beslissingen.

Hoe bedrijfsprocessen te beschrijven

Om een beschrijving te krijgen van de feitelijk werkende bedrijfsprocessen, volstaat het om eenvoudigweg de volgorde van acties van elke medewerker zorgvuldig te bestuderen. Die. het is noodzakelijk om informatie te verkrijgen over inkomende gegevens om een bepaald proces uit te voeren, uitgaande gegevens - d.w.z. het resultaat van het handelen van de medewerker, alsmede het stapsgewijs vastleggen van de benodigde handelingen.

Nadat alle informatie is verzameld, moet deze worden vertaald in grafische notatie. Hier is het de moeite waard om te begrijpen dat het grafische notaties zijn die als 'goede vorm' worden beschouwd bij het opstellen van beschrijvingen van bedrijfsprocessen. U kunt zelf de notatie samenstellen zoals u wilt; er bestaan ook tekstversies van beschrijvingen, die bijvoorbeeld door sommige softwareontwikkelaars worden gebruikt. Maar als u aantekeningen schrijft die door andere mensen worden gelezen, maakt het niet uit of zij een programmaontwikkelaar of een bedrijfsleider zijn, kies dan voor afbeeldingen.

De reden voor deze beslissing is simpel: informatie wordt beter waargenomen in grafische vorm. Als je iemand een ‘muur van tekst’ voorlegt, zal het hem veel tijd en moeite kosten om erachter te komen waar je het over hebt. En in dit geval is het bijna onmogelijk om de hele taak te dekken. Grafische diagrammen zijn een andere zaak - hier kunt u bedrijfsprocessen op verschillende detailniveaus bestuderen, en iedereen kan snel een grafisch diagram "algemeen bekijken".

We verzamelen deelnemers aan het proces (werknemers);
We verzamelen binnenkomende informatie die nodig en voldoende is om het proces te starten;
Wij verzamelen de gebruikte systemen. Dit kan een boekhoudsysteem, CRM, e-mail, Excel-spreadsheets, enz. zijn. Alles wat daadwerkelijk in het werk wordt gebruikt, moet worden vastgelegd.
We bepalen het verwachte resultaat: wat er zal gebeuren aan het einde van het proces.
We verzamelen de reeks acties die een persoon uitvoert.
Laten we de omstandigheden isoleren. Afhankelijk van verschillende invoergegevens en tussenresultaten kunnen acties verschillend zijn.
We beschrijven alle verzamelde informatie grafisch in een handige notatie (IDEF3, BPMN 2.0, enz.).

Regels voor het beschrijven van een bedrijfsproces

Hierboven heb ik veel gezegd over een creatieve aanpak, over de mogelijkheden om voorwaarden en handelingsmogelijkheden op te nemen in de beschrijving van bedrijfsprocessen. Als gevolg hiervan kan het erop lijken dat elke beschrijving van iemands handelingen ‘op het werk’ kan worden beschouwd als een beschrijving van een bedrijfsproces. In feite zijn er strikte kaders en regels die bepalen of een lijst met activiteiten al dan niet een beschrijving van een bedrijfsproces mag worden genoemd (in grafische of tekstuele vorm):

Volledigheid. Een bedrijfsproces moet een duidelijk antwoord geven op de vraag waarvoor het zich gesteld ziet. Als we het hebben over het proces van het verkopen van een bepaald product of een bepaalde dienst, dan moet het bedrijfsproces de acties die nodig zijn om het gespecificeerde resultaat te verkrijgen volledig beschrijven, en eindigen met precies dat resultaat (met bepaalde aannames die ik hierboven noemde).
Beknoptheid. Het bedrijfsproces moet toereikendheid combineren, d.w.z. beschrijf alle noodzakelijke fasen en acties, maar wees zo beknopt mogelijk voor een gemakkelijke waarneming. Persoonlijk heb ik voor mezelf de “15 minuten-regel” ontwikkeld: als ik gedurende deze periode het gepresenteerde bedrijfsproces aan het management van het bedrijf kan uitleggen, dan kan het aan de klant worden getoond. Het blijkt sneller - geweldig, het kost meer tijd en woorden - je moet nadenken over wat kan worden ingekort en vereenvoudigd.
Ik heb ooit persoonlijk een grafische beschrijving gezien van een bedrijfsproces, gemaakt op een vel van 2 meter lang (en overeenkomstige breedte). Het is buitengewoon moeilijk om er zelfs maar naar te kijken en te begrijpen waar welke pijl naartoe leidt. En ik heb persoonlijk geen idee hoe ik het aan de klant moet uitleggen.
Bedenk dat een persoon een visueel bepaalde hoeveelheid informatie waarneemt, onder andere beperkt door een bepaalde grootte van het blad of scherm (dit komt door de kenmerken van het gezichtsvermogen), evenals het aantal elementen (de mogelijkheden van de hersenen zijn ook beperkt). De klant zal een eenvoudig en beknopt bedrijfsproces begrijpen door het diagram simpelweg met zijn ogen te ‘in zich op te nemen’. Complex en oververzadigd met details, je zult meer dan een uur moeten studeren om te begrijpen wat daar wordt getoond. Hoogstwaarschijnlijk zal het hoofd van het bedrijf, die geen expert is in het werk van individuele afdelingen, en ook beperkt is in de hoeveelheid vrije tijd, zo'n complex ontwerp eenvoudigweg niet bestuderen en de essentie van zelfs de meest complexe ontwerpen niet begrijpen. winstgevende aanbiedingen.
Gebruik van algemeen aanvaarde notaties. Je moet niet je eigen notaties en regels verzinnen. Gebruik notaties die over de hele wereld worden gebruikt. Ik heb in de boeken van sommige binnenlandse auteurs pogingen gezien om hun eigen notatiesysteem te creëren. En eerlijk gezegd begrijp ik nog steeds niet waarom ze het leven voor zichzelf en hun lezers ingewikkelder maken. Het is net als met een taal: je kunt je eigen speciale taal bedenken, maar niemand anders dan jijzelf zal het begrijpen. En als het vergelijkbaar blijkt te zijn met bestaande, kan er ook verwarring ontstaan. Of u wordt als analfabeet beschouwd, omdat u geen interpunctie gebruikt volgens de regels van bekende talen, geen woorden verbuigt, enz. Hetzelfde geldt voor notaties: er zijn al gevestigde, bij mensen bekende en, wat ook belangrijk is, intuïtieve notaties. Ze werden populair omdat ze tijdens het maken en verbeteren voortdurend werden getest op eenvoud, eenduidigheid en gemak. Als u kant-en-klare notaties gebruikt, wordt u begrepen en gezien als een expert, en de regels van de notaties zelf beschermen u tegen logische fouten. Persoonlijk raad ik IDEF3 en BPMN 2.0 aan.
Er moet rekening worden gehouden met alle deelnemers aan het bedrijfsproces en dit moet duidelijk worden aangegeven. En dit moet gebeuren zonder gebruik te maken van voetnoten met nummering, commentaar in Swimm-lijnobjecten (speciale voetnoten), enz. Dit is vaak de ‘zonde’ van degenen die graag hun eigen ontwerpen maken in plaats van kant-en-klare notaties te gebruiken. Op sommige plaatsen passen hun namen niet, op andere lijkt het hen dat een lange naam in de hoofdtekst van een bedrijfsproces lastig zou zijn. Het gevolg is dat je óf in de voetnoten moet kijken om erachter te komen wie er precies wordt besproken, óf de makers van dergelijke bedrijfsprocessen vergeten simpelweg een van de deelnemers aan te duiden.
Beschrijving die duidelijk is voor de consument. Het belangrijkste is dat uw consument, degene die deze notatie zal lezen, de beschrijving van het bedrijfsproces snel en idealiter, zelfs zonder uw uitleg, moet begrijpen.

Al het andere hangt alleen af van u en de consument van de bedrijfsprocesbeschrijving. Als je het echt leuk vindt om verschillende kleuren te gebruiken (voor pijlen of objecten), denk ik dat dit volkomen acceptabel is. U kunt ook notatie maken, niet alleen in de tools die ik heb voorgesteld, maar in elke omgeving die voor u geschikt is. Als de notatie de hierboven genoemde regels volgt en duidelijk is voor uw consument, heeft u precies gemaakt wat u nodig heeft. En dit is echt een beschrijving van het bedrijfsproces, professioneel en optimaal voor werk.

Veelvoorkomende mythen en misvattingen

Vind het wiel niet opnieuw uit! Het is niet nodig om uw eigen notaties te bedenken.

Vaak tekenen mensen, in plaats van de kenmerken van bestaande notaties te bestuderen, grafieken in vrije vorm in verschillende grafische programma's.

Ik raad niet aan dit te doen. Ten eerste hoeft u bij het gebruik van kant-en-klare tools niet uw eigen notaties en standaarden te bedenken. Alles is lang geleden vóór jou uitgevonden. Tegelijkertijd zijn standaardnotaties heel intuïtief, gemakkelijk te lezen en bij veel mensen bekend. Ten tweede hebben kant-en-klare systemen (IDEF3, BPMN 2.0, enz.) een goed ontwikkelde methodologie en strikte beperkingen. Ze kunnen worden gezien als een programmeertaal en een omgeving om met deze taal te werken. Hier kun je eenvoudigweg niet veel fouten maken in de syntaxisstandaarden en de omgeving zelf (beperkingen in de editor, automatische controles) zal je hiertegen beschermen.

Verwar de beschrijvingen van de bedrijfsprocessen van het bedrijf niet met de bedrijfsprocessen van IT-systemen.

Veel geautomatiseerde systemen, bijvoorbeeld 1C of Zoho CRM, hebben hun eigen entiteiten die 'bedrijfsprocessen' worden genoemd. Maar deze entiteiten hebben niets te maken met de bedrijfsprocessen die in dit artikel worden beschreven. Beschouw ze als "homoniemen", d.w.z. de termen lijken hetzelfde te klinken, maar in ons geval is het een beschrijving van het werk van het bedrijf, en in IT-systemen is het de naam van een groep functies en rapporten.

Veelgemaakte fout: een bedrijfsproces brengt noodzakelijkerwijs waarde (winst) met zich mee.

Ik hoorde zelfs van bekende sprekers dat bedrijfsprocessen winstgevend moeten zijn. Bovendien zag ik zelfs een “analyse van fouten” bij het creëren van een bedrijfsproces, waarbij veel aandacht wordt besteed aan het feit dat 70% van de acties geen enkele waarde oplevert.

Bedrijfsprocessen zijn feitelijk anders. Het resultaat van sommigen zal feitelijk winst zijn, bijvoorbeeld directe verkoop. In andere gevallen is het vanuit dit oogpunt moeilijk om te praten over het verwerven van waarde en, in het algemeen, over de evaluatie van acties. Hoe kunt u bijvoorbeeld beoordelen welke waarde het bedrijfsproces van het verzenden van goederen of het genereren en verzenden van belastingaangiften oplevert?

Ik geloof dat een bedrijfsproces niet noodzakelijkerwijs enige waarde met zich meebrengt als we het opvatten als de directe winst van het bedrijf. De introductie van een procesgerichte aanpak en de implementatie van bedrijfsprocessen zijn eerder op iets anders gericht: op het behoud van waarde. tegen dezelfde kosten meer resultaat behalen.

Is het mogelijk om het perfecte bedrijfsproces te creëren - wanneer moet je stoppen?

Nee. Het bedrijfsproces moet eenvoudig, begrijpelijk, handig en leesbaar zijn. Maar het zal nooit perfect zijn.

Toen ik begon te werken, leek het mij altijd dat ik ergens niet mee bezig was, dat ik het ergens beter had kunnen doen. En vaak vroegen klanten mij om dit of dat proces in meer detail te beschrijven en te beschrijven. En ik beschouwde dit ook als mijn tekortkoming.

In feite is het modelleren van een bedrijfsproces, op basis van alles wat hierboven is beschreven, een aanname, een creatief proces. Aan de andere kant wist ik ooit niet eens hoe ik moest reageren op verzoeken om ‘dit’ en ‘dat’ te beschrijven. Maar na verloop van tijd besefte ik dat bedrijfsmodellering niet alleen maar creativiteit is, maar een soort dialectisch proces. En de creatie van een bedrijfsproces zal altijd zijn eigen ontkenning met zich meebrengen. Hier is het echt de moeite waard om de kwestie vanuit filosofisch oogpunt te benaderen. En bij het creëren van een bedrijfsproces moeten we niet vergeten dat we niet alles in één keer kunnen afdekken, en daarom zal het altijd onvolmaakt zijn. Maar tegelijkertijd stoppen we er al in wat we in de toekomst zullen verbeteren. Het is de moeite waard om dit simpelweg als een feit te benaderen.

Jouw bedrijfsproces moet het probleem oplossen, antwoord geven op de vraag die binnen het project wordt gesteld. Al het overige is een kwestie van toekomstige mogelijke samenwerking. Dit is precies hoe u aan klanten moet uitleggen waarom u sommige processen niet in detail beschrijft of geen ander bedrijfsproces schetst dat verband houdt met het proces dat wordt besproken.

We hebben gekeken naar de basisconcepten van bedrijfsprocessen. In dit deel zullen we kijken naar bedrijfsprocesmodellering en een voorbeeld van modellering geven.

Modellering van bedrijfsprocessen

Modellering is het proces waarbij de activiteiten van een organisatie worden bestudeerd om een geformaliseerde (grafische, tabellarische, tekst) beschrijving van de bedrijfsprocessen van de organisatie op te stellen.

Interviewen;
werken met wetgeving, organisatiedocumenten;
brainstormmethoden, enz.

Het modelleringsproces van bedrijfsprocessen is uniek binnen een organisatie. Voordat u met de werkzaamheden begint, wordt aanbevolen om het bestaan en de inhoud van dit proces in de organisatie te verduidelijken.

Hieronder bekijken we een voorbeeld van een algoritme voor het modelleren van bedrijfsprocessen. Om een bedrijfsproces te modelleren, moet u dus:

Bepaal het resultaat en de eigenaar van het bedrijfsproces.
Bepaal de reeks en de volgorde van acties waaruit het bedrijfsproces bestaat.
Bepaal de uitvoerders van het bedrijfsproces: bij deze stap is het noodzakelijk om verantwoordelijkheidsgebieden te scheiden, te identificeren welke medewerkers van welke afdelingen verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van procesacties en de uitvoerders aan de acties te koppelen.
Definieer bedrijfsprocesgebeurtenissen. Bepaal de soorten gebeurtenissen: aanvankelijk, definitief, tussenliggend. Koppel tussenliggende gebeurtenissen aan acties.
Bepaal de bronnen: documenten, informatie, enz. die worden verbruikt door bedrijfsprocesacties. Koppel middelen aan acties.

Een diagram dat het modelleringsalgoritme illustreert, wordt weergegeven in de onderstaande afbeelding:

Na voltooiing van het algoritme wordt aanbevolen om een ‘wat-als’-analyse uit te voeren. Voorbeeld: wat gebeurt er als de actie-invoer een document bevat dat fouten bevat; wat gebeurt er als de goedkeurende manager het document afwijst. Er zijn twee manieren om rekening te houden met de resultaten van de analyse:

het bestaande model aanvullen met vertakkingen;
afzonderlijk voorzien in de acties van het “alternatieve” proces.

Als we duidelijk geen vertakkings-/alternatieve procesactie kunnen voorstellen, noteren we de alternatieve voorwaarde in de lijst met 'open vragen'. Het verdient aanbeveling deze lijst vervolgens aan de vakdeskundigen en de Proceseigenaar te verstrekken.

Het wordt niet aanbevolen om alle mogelijke en onmogelijke gevallen van het proces te analyseren. Situaties die niet onder het proces vallen, worden doorgaans afgehandeld door het functionele hoofd van de afdeling (in wiens verantwoordelijkheidsgebied de situatie zich voordeed).

Om bedrijfsprocessen in grafische vorm vast te leggen, wordt gebruik gemaakt van een systeem van symbolen voor elementen (notatie). De bekendste notaties: SADT/IDEF0, IDEF3, DFD, BPMN, ARIS, UML. Een overzicht en vergelijkende analyse van de notatie valt buiten het bestek van dit artikel; Degenen die geïnteresseerd zijn in internet kunnen veel artikelen vinden over het vergelijken van notaties, bijvoorbeeld "IDEF versus ARIS".

Voorbeeld van een bedrijfsprocesbeschrijving

Laten we een voorbeeld geven van een bedrijfsprocesbeschrijving. Laten we als voorbeeld het proces van het verlenen van onbetaald verlof nemen. Laten we eens kijken naar de volgorde en workflow die ontstaat tijdens het bovenstaande proces. Methode voor het verzamelen van informatie: Russische wetgeving als voorbereidend materiaal vóór interviews met materiedeskundigen en de Proceseigenaar. Beschrijvingsnotatie: ARIS eEPC.

1. Verzameling van bronmateriaal.

1.1 Het verstrekken van verlof wordt geregeld door de Arbeidswet (bij het verzamelen van materiaal is het noodzakelijk om te vertrouwen op de laatste editie, op het moment van schrijven - zoals gewijzigd op 30 december 2015 nr. 434-FZ), artikel 128 Verlof zonder betalen

Om gezinsredenen en andere geldige redenen kan aan een werknemer, op zijn schriftelijke aanvraag, verlof zonder behoud van loon worden verleend, waarvan de duur in overleg tussen de werknemer en de werkgever wordt bepaald.

De werkgever is verplicht, op schriftelijke aanvraag van de werknemer, verlof zonder behoud van loon te verstrekken:

deelnemers aan de Grote Patriottische Oorlog - tot 35 kalenderdagen per jaar;
voor werkende gepensioneerden (naar leeftijd) - maximaal 14 kalenderdagen per jaar;
ouders en echtgenotes (echtgenoten) van militair personeel, medewerkers van instanties voor binnenlandse zaken, de federale brandweer, autoriteiten voor controle op de circulatie van verdovende middelen en psychotrope stoffen, douaneautoriteiten, medewerkers van instellingen en organen van het penitentiaire systeem, die zijn overleden of overleden als gevolg van letsel, hersenschudding of letsel, opgelopen tijdens het vervullen van de militaire dienstplicht (dienstplicht), of als gevolg van een ziekte die verband houdt met de militaire dienstplicht (dienstplicht) - maximaal 14 kalenderdagen per jaar;
voor werkende gehandicapten - maximaal 60 kalenderdagen per jaar;
werknemers in geval van de geboorte van een kind, huwelijksregistratie, overlijden van naaste familieleden - maximaal vijf kalenderdagen;

in andere gevallen waarin deze Code, andere federale wetten of een collectieve overeenkomst voorzien.

1.2. De documentstroom bij het registreren van verlof wordt geregeld bij decreet van het Staatsstatistiekcomité van de Russische Federatie van 5 januari 2004 N 1 "Over de goedkeuring van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie voor het registreren van arbeid en de betaling ervan", sectie "Order (instructie) over het verlenen van verlof aan een werknemer.”

Ze worden gebruikt voor de registratie en boekhouding van aan de werknemer(s) toegekende vakanties in overeenstemming met de wet, collectieve overeenkomst, lokale regelgeving van de organisatie en arbeidsovereenkomst.

Zij worden opgesteld door een medewerker van de personeelsdienst of een door hem gemachtigde persoon, ondertekend door het hoofd van de organisatie of een door hem gemachtigde persoon, en tegen ondertekening aan de medewerker bekend gemaakt. Op basis van de opdracht (instructie) tot het verlenen van verlof worden markeringen aangebracht op de persoonlijke kaart (formulier N T-2 of N T-2GS(MS)), persoonlijke rekening (formulier N T-54 of N T-54a) en loon worden berekend, verschuldigd voor vakantie, volgens formulier N T-60 "Notitieberekening bij het toekennen van vakantie aan de werknemer."

We presenteren de gegevens die nodig zijn voor het modelleren van het bedrijfsproces (we handelen volgens het eerder beschreven schema):

1. Resultaat van het bedrijfsproces- documenten opgesteld in overeenstemming met de wetgeving van de Russische Federatie en organisatienormen.

2. Eigenaar van bedrijfsprocessen: Hoofd HR. Hoe de eigenaar bepalen? De eigenaar is een medewerker die over de middelen beschikt om het bedrijfsproces uit te voeren (in dit geval zijn de middelen HR-medewerkers) en verantwoordelijk is voor het resultaat van het bedrijfsproces.

3. Werving en procedure:

een aanvraag schrijven -> een bestelling opstellen -> -> –> .

Er is geen loonberekening in de reeks acties, omdat Het artikel van de arbeidswet, volgens welk verlof wordt verleend, is verlof zonder loon.

4. Uitvoerders van bedrijfsprocessen.. Om informatie duidelijker te geven, presenteren we de volgorde van stappen en artiesten in de tabel:

5.Evenementen. Laten we de bovenstaande tabel aanvullen met informatie over evenementen:

Actie nr.	Inkomend evenement	Naam van actie	Uitvoerder	Uitgaand evenement	Nee. volgende acties
		Een aanvraag schrijven	Initiatiefnemer
	Er is een aanvraag voor verlof op eigen kosten opgesteld	Een bestelling opstellen	HR-medewerker	Er is een vakantiebeschikking opgesteld
	Er is een vakantiebeschikking opgesteld	Ondertekenen van de opdracht bij de leidinggevende van de initiatiefnemer	HR-medewerker
	De verlofbeschikking werd ondertekend door het hoofd van de initiatiefnemer	Ondertekening van de opdracht door de initiatiefnemer	HR-medewerker
	De verlofaanvraag wordt ondertekend door de initiatiefnemer	Opstellen van personeelsdocumenten	HR-medewerker

6. Bronnen, documenten en informatie. In dit voorbeeld houden we geen rekening met middelen zoals de tijd, materialen en uitrusting van artiesten, omdat Wij zijn geïnteresseerd in documenten die zijn opgesteld in overeenstemming met de wetgeving van de Russische Federatie en de normen van de organisatie (zie de resultaten van het proces). We moeten analyseren welke documenten bij het proces betrokken zijn. Laten we informatie toevoegen aan de bestaande tabel:

Actie nr.	Inkomend evenement	Naam van actie	Document, informatie	Uitvoerder	Uitgaand evenement	Nee. volgende acties
	De initiatiefnemer heeft op eigen kosten vakantie nodig	Een aanvraag schrijven	Verlof aanvragen is op eigen kosten	Initiatiefnemer	Er is een aanvraag voor verlof op eigen kosten opgesteld
	Er is een aanvraag voor verlof op eigen kosten opgesteld	Een bestelling opstellen	Laat de bestelling achter	HR-medewerker	Er is een vakantiebeschikking opgesteld
	Er is een vakantiebeschikking opgesteld	Ondertekenen van de opdracht bij de leidinggevende van de initiatiefnemer	Laat de bestelling achter	HR-medewerker	De verlofbeschikking werd ondertekend door het hoofd van de initiatiefnemer
	De verlofbeschikking werd ondertekend door het hoofd van de initiatiefnemer	Ondertekening van de opdracht door de initiatiefnemer	Laat de bestelling achter	HR-medewerker	De verlofaanvraag wordt ondertekend door de initiatiefnemer
	De verlofaanvraag wordt ondertekend door de initiatiefnemer	Opstellen van personeelsdocumenten		HR-medewerker	Personeelsdocumenten voor vakantie zijn ingevuld

7. Laten we het uitvoeren "Wat als analyse.

Wat moet ik doen als de aanvraag fouten bevat (variërend van grammaticale fouten tot onjuiste details)? De initiatiefnemer van de aanvraag hoeft niet over voldoende kwalificaties te beschikken om de aanvraag correct in te vullen (maar moet zijn directe taken wel vakkundig kunnen uitoefenen). Om het geval van het onjuist invullen van een aanvraag te elimineren, zullen we de actie van het controleren van de aanvraag toevoegen aan het hoofdproces, omdat Het is voor ons belangrijk om de aanwezigheid van een foutief document in het proces te voorkomen.
Wat moet ik doen als de vakantiebestelling niet correct is geschreven? Omdat Omdat de verantwoordelijkheden van een HR-specialist onder meer het opmaken van personeelsdocumenten omvatten, gaan wij ervan uit dat in een groot aantal gevallen de opdracht correct wordt opgemaakt. Dit vervangt niet de verificatie van de kwalificaties van een personeelsdienstspecialist (aanwervings- en certificeringsprocessen) en de periodieke verificatie van documenten (het auditproces van personeelsdocumenten).
Wat als de beheerder de opdracht niet tekent en de initiatiefnemer:
- heeft recht op verlof, in overeenstemming met artikel 128 van de Arbeidswet. Wij schrijven deze vraag in open vragen voor dit proces en stellen deze aan de Proceseigenaar bij het overeenkomen van het proces. De Proceseigenaar draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het proces; hij bepaalt de regels voor het uitvoeren van werkzaamheden op de hem toevertrouwde afdeling;
- heeft geen recht op verlof, overeenkomstig artikel 128 van de Arbeidswet. We zullen deze vraag ook in open vragen schrijven.

Wat als de initiatiefnemer weigert het besluit te ondertekenen (de omstandigheden waaronder hij verlof heeft opgenomen zijn bijvoorbeeld gewijzigd)? Wij stoppen het proces.
Wat als de gegevens in personeelsdocumenten T-2 en T-54a onjuist zijn? Deze vraag is vergelijkbaar met de vraag die in paragraaf 3.2 is besproken.

Laten we de bestaande tabel aanvullen met de ontvangen informatie. We hebben zelfs een voorlopige beschrijving van het proces in tabelvorm ontvangen:

Open vragen

Wat als de manager van de initiatiefnemer weigert de verlofaanvraag te ondertekenen en de initiatiefnemer het recht heeft om te vertrekken, volgens artikel 128 van de Arbeidswet?
Wat als de manager van de initiatiefnemer weigert de verlofaanvraag te ondertekenen en de initiatiefnemer geen recht heeft om te vertrekken, volgens artikel 128 van de Arbeidswet?

Een korte aanduiding van de elementen van de ARIS eEPC-notatie wordt gegeven in de onderstaande tabel (niet alle elementen van de notatie worden beschreven, maar de gebruikte. De grafische aanduiding van de elementen is afkomstig uit het MS Visio-pakket):

Een diagram dat de interactie van elementen toont, wordt hieronder weergegeven:

De grafische weergave van het aangeboden proces is als volgt:

Grafische en tabelvormige weergave van het proces zijn onderworpen aan goedkeuring door experts en de Proceseigenaar. Een bedrijfsprocesanalist kan vaak niet alle fijne kneepjes van het domein in kwestie kennen, dus het wordt aanbevolen om zijn modellen altijd af te stemmen met domeinexperts en de Proceseigenaar.

In plaats van een conclusie

Na het schrijven van het artikel, maar vóór de publicatie ervan, had ik de kans om met een goede vriend te praten, ik legde hem het onderwerp en de essentie van het artikel uit. Een kennis stelde een aantal interessante vragen, ik besloot ons gesprek te publiceren, ik denk dat ons gesprek interessant zal zijn voor de lezers:

- Ik twijfel er niet aan dat je een interessant artikel hebt geschreven. Maar waarom zulke moeilijkheden? Waarom zijn bedrijfsprocessen nodig, is het echt onmogelijk zonder?

- Kijk, bedrijfsprocessen verminderen de variabiliteit van de resultaten door de activiteiten te standaardiseren. Variabiliteit betekent het verminderen van de verspreiding van aanvaardbare variaties in de uitkomst van een proces. Ik beschreef een eenvoudig voorbeeld; bedrijfsprocessen zijn niet alleen van toepassing op personeelsaangelegenheden, maar ook op de activiteiten van de organisatie. Stel je voor dat een organisatie die gespecialiseerd is in de levering van reserveonderdelen onderdelen zal produceren met verschillende kwaliteitsniveaus (we onthouden dat kwaliteit de overeenstemming is met de kenmerken van het product). Vervolgens worden auto-onderdelen op auto's geïnstalleerd en ontvangen we... AvtoVAZ-producten. AvtoVAZ-producten vinden hun kopers, maar de laatste tijd geven we de voorkeur aan auto's met een hoogwaardige montage.

- Ik denk dat het allemaal om de artiesten gaat. Het is voldoende om competente artiesten te vinden en we zullen een goed resultaat behalen. Net als in uw voorbeeld moet u een competente personeelsfunctionaris vinden, dat is alles.

- Goede artiesten krijgen al werk, hun werk is duur. Jij denkt niet na over het optimaliseren van de organisatiekosten, het inhuren van slimme specialisten en het bieden van methodologische ondersteuning aan specialisten. Een andere factor is de schaalvergroting van het werk. Laten we ons voorstellen dat onze organisatie 2.000 medewerkers telt. In dit geval hebben we meerdere HR-specialisten en zij hebben verschillende ervaringen. Onze taak in dit geval is om een hulpmiddel te bieden voor training, implementatie van operaties en controle van operaties door het hoofd van de afdeling.

- Zelfs als er 2.000 mensen zijn en zelfs als de experts fouten maken. Wat is de prijs van een fout - gewoon verkeerd uitgevoerde personeelsdocumenten, deze stukjes papier.

- Ten eerste gaf ik een voorbeeld van een bedrijfsproces. Bedrijfsprocessen kunnen een verscheidenheid aan activiteiten van een onderneming omvatten, of het nu gaat om financiën of productie. Ten tweede kunnen zelfs onjuist uitgevoerde personeelsdocumenten leiden tot boetes voor de organisatie door regelgevende instanties.

Dank aan de lezers dat jullie zo ver zijn gekomen. Er zou nog veel kunnen worden gezegd: praat over de tools die worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beschrijven, ga dieper in op notaties... Maar dit is allemaal een voortzetting van de inleiding tot bedrijfsprocessen.

Jevgeni Ponomarev

En toch heeft de menselijke geest ruim tweeduizend jaar lang tevergeefs geprobeerd het te begrijpen, terwijl het er aan de andere kant in is geslaagd, althans bij benadering, veel betekenisvollere en complexere vormen te analyseren. Waarom is dat? Omdat een ontwikkeld lichaam gemakkelijker te bestuderen is dan een cel van het lichaam. Bovendien kun je bij het analyseren van economische vormen geen microscoop of chemische reagentia gebruiken. Beide moeten worden vervangen door de kracht van abstractie.