Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).

ФАЙЛЫ

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

  • код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
  • номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
  • код аналитического учета (также по необходимости),
  • кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
  • конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

После оформления расходно-кассового ордера

После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.

Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.

Как оформить расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)

2016-12-20T12:15:34+00:00

Оформить выдачу наличных из кассы предприятия - казалось бы, что тут сложного? Но у начинающих бухгалтеров и здесь возникают вопросы, когда дело доходит до реальных ситуаций в учете. Что писать в основании, что в приложении... и так далее.

Сегодня на уроке мы разберем самые распространенные ситуации на практике в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Чтобы не пропустить выход новых уроков - на рассылку.

Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).

Итак, приступим

Расходный кассовый ордер (сокращенно РКО или расходник) является документом, при помощи которого оформляется выдача денежных средств из кассы организации.

Бланк расходника имеет унифицированную форму КО-2.

Нумерация расходников начинается каждый год заново с единицы и должна быть непрерывной: 1, 2, 3...

Получатель денежных средств обязан предъявить удостоверение личности (например, паспорт), данные которого вносятся в РКО.

Подписывается расходник:

  • руководителем
  • главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это
  • кассиром
  • получателем денежных средств.

При этом, если подпись руководителя уже стоит на одном из документов, приложенных к ордеру и разрешающих выдачу денег, то на РКО его подпись необязательна.

Печать на расходном ордере не ставится, но может использоваться штамп "Оплачено" для предотвращения повторной выдачи денег по одному и тому же ордеру.

Расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре и остаётся в кассе.

Оформление РКО в 1С

Для оформления расходного кассового ордера в программе заходим в раздел "Банк и Касса" пункт "Кассовые документы":

В открывшейся форме нажимаем кнопку "Выдача":

Открылась форма нового документа:

Разберём её заполнение в различных ситуациях.

Оплата поставщику

01.03.2016 из кассы выдано 40 000 рублей (без НДС) Петрову В.В. в качестве оплаты по договору №48 от 15.02.2016 за стулья по товарной накладной №351 от 01.03.2016.

Петров В.В. действовал от имени ООО "Поставщик" согласно доверенности №17 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Петров В.В. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Выдача подотчетному лицу

01.03.2016 из кассы выданы 5000 рублей сотруднице Белкиной Анне Григорьевне на хозяйственные расходы согласно написанному ей заявлению на выдачу денег в подотчёт от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Белкина А.Г. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Выплата заработной платы

10.09.2016 старший кассир Фёкла Е.Б. выдала кассиру Плюшкиной И.В. 104 400 рублей на выплату заработной платы работникам за август 2016 года согласно платежной ведомости №1 от 08.09.2016.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Сдача денежных средств в банк

01.03.2016 Плюшкина И.В. получила денежные средства из кассы в размере 100000 рублей для зачисления на расчетный счет ООО "Юпитер" в банке "БАНК ГПБ (АО)".

В качестве удостоверения личности Плюшкина И.В. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Возврат займа контрагенту

01.03.2016 из кассы были выданы 450000 рублей Нестеренко Л.П. в качестве погашения долга согласно договору займа №56 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Нестеренко Л.П. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Прочий расход

01.03.2016 из кассы выданы 3500 рублей сотруднику Иващенко Нестору Ивановичу в качестве материальной помощи.

Заявление на выдачу материальной помощи Иващенко Н.И. написал от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Иващенко Н.И. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма.


В наше время тотального господства банков и банковских переводов ни одна организация не может обойтись без фактических денежных средств. В этой статье рассматривается расходного кассового ордера (РКО) и вопросы, связанные с его применением.

Любая организация или ИП обязаны вести расчеты с контрагентами, осуществлять платежи в бюджет и фонды через расчетный счет. Но остается еще немало случаев, когда нужны наличные деньги:

  • выдача подотчетному лицу
  • расчет по оплате труда
  • выдача на хозяйственные нужды
  • оплата аванса поставщику

Правовой Федеральный акт возлагает на Центробанк определить шаг за шагом операции по кассе. Этот распорядок расписан Указанием Банка, где говорится, что все кассово-денежные операции оформляются ордерами: приходными и расходными. Там же указаны наименования . Формы эти закреплены в законодательных нормативах. Форма КО-2 предназначена для расходного кассового ордера.

Таким образом, создание расходно-кассового документа при выдаче денег является обязательной процедурой.

Пример заполнения расходно-кассового ордера поможет правильно составить документ. Кроме того, он обязательно должен записываться в журнальной форме, где фиксируются все приходные и расходные документы кассы. Этот журнал, в свою очередь, имеет КО-3 стандартную форму.

Оформление ордера

Оформляет расходный кассовый документ . На уровне законодательства нет четких требований, как заполнять ордер. Но так как для ордера существует унифицированная форма, то ответственное лицо заполняет бланк ордера в соответствии с требованиями соответствующих полей в форме:

  • на верхней строчке пишется название организации
  • ниже его – структурное подразделение; если нет подразделения, то ставится прочерк
  • в табличке «Коды» код по ОКУД 0310002 – проставляется автоматически, а код ОКПО должен соответствовать коду из классификатора

Затем бухгалтер должен проставить . Кредит счета всегда будет 50, а вот дебет зависит от хозяйственной операции, в соответствии с которой выдаются деньги:

  • 70 – выдача зарплаты сотрудникам
  • 60 – оплата поставщикам и заказчикам
  • 71 – расчет с подотчетными лицами
  • 51 – перевод определенной суммы на текущий счет организации

В следующей графе проставляется сумма операции, ниже записывается фамилия работника, который получает деньги. В строке «Основание» записывается хозяйственная операция, на основании которой происходит снятие денег. Это чаще всего:

  • оплата труда сотрудников
  • выдача на хозяйственные нужды
  • наличные перечисляются на счет (расчетный)
  • выплаты по договорам аренды и т.д.

В следующей строке «Сумма» записывается сумма прописью. Строка «Приложение» – это документы, подтверждающие происходящие хозяйственные операции. Это может быть:

  • платежная ведомость
  • на хозяйственные нужды
  • квитанция к объявлению на взнос наличными соответственно и т.д.

Ниже подписывается руководство организации. Если бухгалтера в организации нет, то за него расписывается руководитель.

Требования к оформлению РКО

Пример заполнения расходно-кассового ордера подтверждает, что РКО является финансовым документом, поэтому:

  • в записях не должно быть помарок, ошибок
  • заверять расходник электронно-цифровой подписью нельзя
  • документ должен быть в бумажном виде

Выдача денег в кассе по РКО

Деньги по расходному ордеру выдает кассир организации. В его входит проверить правильность оформления ордера и убедиться, что руководитель и главный бухгалтер поставили свои подписи в соответствующих строках. В ордере есть строка, где записаны паспортные данные получателя:

  • фамилия, имя, отчество должны быть в дательном падеже
  • перед выдачей кассир должен сверить паспортные данные в ордере с оригиналом, который обязан предоставить получатель

В строке «Получил» надо написать сумму из кассы, ниже проставить текущее число и расписаться тому лицу, которое непосредственно получает деньги. После получения соответствующей суммы кассир должен поставить фамилию и расписаться.

Сейчас заполнение всех документов происходит на компьютере. В Указаниях Банка России № 3210-У отмечается, что расходник можно заполнять и от руки.

Упоминаний, что нельзя комбинировать автоматическое и ручное заполнение, тоже нет. Таким образом, при необходимости можно заполнить от руки те строки, которые не попали в расходник автоматически. Расходный документ заполняется в единственном числе и подшивается в кассовую книгу.

РКО в кредитных организациях

Напишите свой вопрос в форму ниже

Читайте также:


  • Какие существуют первичные учетные документы…


Большинство хозяйствующих субъектов должны вести учет всех кассовых операций в соответствии с законодательством. Это означает, что операции по приходу и расходу денег в кассу должны соответствующим образом оформляться. Рассмотрим подробнее документальное оформление расходных операций по кассе, которое предполагает выписку бланка расходный кассовый ордер (РКО).

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, на основании которого происходит выдача денег из кассы организации.

Его нужно выписывать всегда, когда осуществляется выдача из кассы наличных денег у хозяйствующего субъекта.

Обязательность его оформления предусмотрена нормативным документом ЦБ РФ. Освобождение от выписки этого документа получили только ИП, которые ведут учет по упрощенной схеме.

К расходным операциям, на которые составляется расходник относятся:

  • Выплата из кассы работникам сумм для финансирования хозяйственной деятельности в подотчет.
  • Инкассация выручки и других наличных денег в банк;
  • При выплате сотрудникам зарплаты деньгами из кассы, в том числе физлицам по договорам подряда;
  • В других, предусмотренных законодательством случаях.

РКО-2 бланк 2019 года скачать

Расходный кассовый ордер образец заполнения в 2019 году

Если расходный ордер оформляется в каком-то отдельном подразделении, то его название нужно внести в графу «Структурное подразделение». В противном случае здесь необходимо поставить прочерк.

Справа от названия находится графа, в которую нужно занести порядковый номер бланка, а затем и дату его оформления. Дату надо вписывать в формате ДД.ММ.ГГГГ.

  • операции - корреспондирующие счета по дебету и кредиту;
  • код структурного подразделения (если он есть);
  • счет аналитического учета.

Важно! Счет по аналитическому учету надо заносить только в том случае, если они применяются на предприятии.

Формировать кассовый ордер нужно при каждой выдаче денег из кассы. Скачайте актуальный бланк расходного кассового ордера на 2018-2019 год в удобном для вас формате - word или excel. Также в статье смотрите и скачивайте примеры заполнения бланка РКО в 7 ситуациях.

В этой статье

Какой применять бланк расходного кассового ордера в 2019 году

В 2019 году используйте унифицированную форму № КО-2 (утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Этот бланк обязательный, несмотря на то, что часть кассовых документов уже признали рекомендацией (информация Минфина № П3-10/2012).

Расходный ордер - первичный документ, поэтому должен включать все основные реквизиты статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. К примеру, наименование компании, дата и вид операции, которую фиксируют документом. Эти сведения вносят в бланк. Его можно оформить, как от руки, так и на компьютере. Каких-либо ограничений на этот счет нет. Выбирайте любой удобный для вас способ.

Когда составлять расходный ордер

Компании и предприниматели обязаны фиксировать выдачу наличности из кассы. Для этого формируют расходный кассовый ордер независимо от того, на какие цели и кому выдаете деньги. К примеру, выдать наличность можно директору или сотруднику на покупку канцтоваров, ж/д и авиабилетов, и даже при выплате займов.

Таким образом, расходный ордер формируют:

  • при инкассации наличности на счет в банке;
  • выдаче средств под отчет;
  • командировочные, либо наличные нужды сотрудника;
  • для гашения задолженности компании перед контрагентами и т.д.

Кто оформляет расходник

Расходный ордер составляет главбух, кассир, либо иной другой сотрудник, уполномоченный оформлять документ. К примеру, менеджер, и даже по мере необходимости юрист.

В малых и средних предприятиях, когда в штате мало сотрудников, оформить документ может руководитель или сам предприниматель. Это следует из подпункта 4.2 пункта 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Как оформить расходный кассовый ордер: образец заполнения


В верхней части бланка внесите в строчку наименование вашей компании, и ниже структурное подразделение. К примеру, центральный офис. Далее напротив наименования документа заполните дату и номер РКО. Нумерация произвольная, но лучше формировать документы по порядку. Так вы не запутаетесь в бланках и легко зарегистрируете его в журнале.

Обычно применяют простую нумерацию, либо добавляют буквенные обозначения. К примеру, 14/Г, 14-Г и др. После этого заполняйте табличную часть бланка. В ней несколько граф, запишите проводку по "Дебету" и "Кредиту".

В графе "Дебет" отразите код подразделения, которое выдает наличность из кассы. И следом корреспондирующий счет, субсчет. А вот в графе "Кредит" - ставьте счет 50 "Касса".

Сразу ниже таблице впишите фамилию, имя и отчество того, кому выдаете наличность. К примерю, Петрову Ивану Ивановичу. Далее заполните строку "Основание". К примеру, если выдаете подотчетные средства, то ставьте реквизиты приказы на выдачу денег, либо заявление сотрудника. К примеру, приказ от 11.02.2019 № 16.

Сумму отображайте прописью , то есть те цифры, которые вы заполнили в табличной части документа. К примеру, сумму 105 500 вносите, как сто пять тысяч пятьсот рублей. Копейки также отражайте, либо ставьте нули - 00.

В строке "Приложение" отразите реквизиты документа, который подтверждает факт передачи денег. К примеру, если выдали деньги представителю контрагента, то впишите реквизиты его доверенности и приложите ее копию к РКО.

Бланк ордера включает в себя несколько полей для подписи - руководителя, главбуха и кассира. Проставлять их в документе обязательно. Но есть исключения для визы директора. Его подпись в расходном ордере не нужна, если он поставил разрешительную надпись на других бумагах, которые прилагаются к РКО. К примеру, на счете, заявлении или приказе.

Право подписи РКО руководитель может перепоручить любому из ответственных сотрудников, как на период своего временного отсутствия, так и на постоянной основе (ст. 186 ГК). Не забудьте прописать это в должностных инструкциях, либо выдать доверенность.

Тот, кто получает деньги, также должен собственноручно прописать сумму, которую ему выдадут в кассе. Его данные вносят в отдельные строки, в том числе реквизиты паспорта: серию и номер, когда и кем выдан удостоверяющий личность документ.

Еще 7 образцов заполнения РКО в 2019 году

Как работать с РКО: шпаргалка для главбуха

Обычно опытные кассиры владеют знаниями о том, как действовать при оформлении и поступлении РКО. Но, тем не менее, как для них, так и новичков, проведите инструктаж. Иначе вероятность ошибок, может послужить обстоятельствами недостачи и убытков предприятия.

Шаг 1 . Как только кассир получает РКО, должен проверить все подписи, разрешающие выдачу средств. Следом он должен сверить суммы в таблице ордера и строчку, где она прописана прописью. Бывают опечатки, они становятся поводом для разногласий. Поэтому РКО с ошибками принимать к исполнения нельзя, все недочеты в нем необходимо исправить. Если точнее, оформить новый расходный документ.

Шаг 2 . Подготовить наличность к выдаче и передать получателю РКО для подписи.

Шаг 3 . Получатель вносит в ордер свои реквизиты, и ставить визу подписи.

Шаг 4 . Кассир передает получателю наличность. Причем так, что он видел в перерасчете, какую сумму получает.

Шаг 5 . Кассир приставляет свою подпись в расходном кассовом ордере.

Когда наличность получает представитель, то помимо вышеперечисленных шагов, проверьте доверенность. Сверьте личность получателя с его паспортом (п. 6.1 Указаний № 3210-У). И не забудьте, что доверенность необходимо приложить к РКО.

Как регистрировать заполненный бланк расходного кассового ордера в журнале

Кассир должен зарегистрировать расходный ордер в журнале до того, как передаст его в бухгалтерию (ч. 1 ст. 19 Закона № 40-ФЗ). Эти документы вовсе не обязательно вести в бумажной форме, если внедрили в работу электронный документооборот.

Дело в том, что бумажные и электронные документы равнозначны, если последний заверить усиленной квалифицированной подписью. Такой способ эффективный в тех случаях, когда касса и бухгалтерия находятся в разных офисах. Но при этом кассиру все равно понадобится распечатать документы на бумаге, поставить в них свою подпись (письмо Банка России от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002).

Сколько нужно хранить РКО в 2019 году

Обязательно сохраняйте расходные ордера, срок хранения - пять лет после отчетного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ, ст. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Игнорировать правила хранения опасно, вас могут оштрафовать по статье 120 НК. Ведь это грубое нарушение правил бухучета, за которое возможен штраф - 10 тыс. руб. (п. 1 ст. 120 НК).