Fiecare utilizator modern de PC care a întâlnit vreodată pachetul software Microsoft Office, care este unul dintre cele mai comune astăzi, știe că MS Excel este o aplicație obligatorie. Acum vom lua în considerare conceptul de bază al foilor de calcul. Pe parcurs, vor fi oferite informații scurte despre principalele elemente ale structurii elementelor și datelor tabelare și unele dintre capacitățile acestora.

Ce este o foaie de calcul Excel?

Prima mențiune despre programul Excel se referă la 1987, când Microsoft a lansat faimoasa sa suită de programe și aplicații de birou, unită prin denumirea comună MS Office.

De fapt, foaia de calcul Excel este un instrument universal pentru procesarea datelor matematice de toate soiurile și nivelurile de complexitate. Aceasta include matematică și algebră și geometrie și trigonometrie și lucrul cu matrici și rezolvarea sistemelor complexe de ecuații și multe altele. Aproape tot ce ține de acest plan este prezentat în programul propriu-zis. Funcțiile foilor de calcul sunt de așa natură încât mulți utilizatori nu numai că nu sunt conștienți de ele, ci nici măcar nu sunt conștienți de cât de puternic este acest produs software. Dar mai întâi lucrurile.

Începeți cu foile de calcul

De îndată ce utilizatorul deschide programul Excel, vede în fața lui un tabel creat din așa-numitul șablon implicit. Zona principală de lucru este formată din coloane și rânduri, a căror intersecție formează celule. În înțelegerea lucrului cu toată lumea, elementul principal al unei foi de calcul este o celulă, deoarece în ea sunt introduse.

Fiecare celulă are o numerotare constând dintr-o denumire ordinală de coloană și rând, cu toate acestea, poate diferi în diferite versiuni ale aplicației. Deci, de exemplu, în versiunea din 2003, prima celulă situată la intersecția coloanei „A” și a rândului „1” este desemnată ca „A1”. În versiunea din 2010, această abordare a fost schimbată. Aici, desemnarea este sub formă de cifre și numere ordinale, dar în linia de descriere, coloanele sunt desemnate ca „C” și rândurile ca „R”. Mulți nu înțeleg cu ce se leagă asta. Dar totul este simplu aici: „R” este prima literă a cuvântului englezesc rând (linie, rând), iar „C” este prima literă a cuvântului coloană (coloană).

Date utilizate

Vorbind despre faptul că elementul principal al unei foi de calcul este o celulă, trebuie să înțelegeți că acest lucru se aplică numai datelor de intrare (valori, text, formule, dependențe funcționale etc.). Datele din celule pot fi în diferite formate. Funcția de schimbare a formatului unei celule poate fi apelată de când faceți clic dreapta pe ea (clic dreapta).

Datele pot fi prezentate în format text, numeric, procentual, exponențial, bani (monedă), fracționat, oră, precum și o dată. În plus, puteți seta opțiuni suplimentare pentru aspect sau zecimale atunci când utilizați numere.

Fereastra principală a programului: structura

Dacă te uiți cu atenție la fereastra principală a aplicației, vei observa că în versiunea standard, tabelul poate conține 256 de coloane și 65536 de rânduri. Filele de foi sunt situate în partea de jos. Sunt trei dintre ele în noul fișier, dar se pot specifica mai multe. Dacă avem în vedere că elementul principal al foii de calcul este o foaie, acest concept ar trebui atribuit conținutului de pe diferite foi de date diferite care pot fi utilizate încrucișat la setarea formulelor și funcțiilor corespunzătoare.

Astfel de operațiuni sunt cele mai aplicabile atunci când se creează tabele pivot, rapoarte sau sisteme complexe de calcul. Separat, trebuie spus că dacă există date interconectate pe diferite foi, rezultatul la schimbarea celulelor și foilor dependente se calculează automat fără a se reintroduce o formulă sau o funcție care exprimă una sau alta dependență de variabile și constante.

Deasupra este un panou standard cu mai multe meniuri principale și chiar sub bara de formule. Vorbind despre datele conținute în celule, putem spune că acest element este și elementul principal al foii de calcul, deoarece linia în sine afișează fie date text sau numerice introduse în celule, fie formule și În sensul afișării informațiilor, bara de formule și celula sunt una și, de asemenea. Adevărat, formatarea sau specificarea unui tip de date nu este aplicabilă pentru un șir. Este pur și simplu un instrument de vizualizare și introducere.

Formule în foi de calcul Excel

În ceea ce privește formulele, sunt multe în program. Unele dintre ele sunt în general necunoscute pentru mulți utilizatori. Desigur, pentru a le rezolva pe toate, puteți citi cu atenție același ghid de referință, dar programul oferă și o capacitate specială de a automatiza procesul.

Făcând clic pe butonul din stânga f x ” (sau semnul „ = ”), va fi afișată o listă din care puteți selecta acțiunea necesară, care va salva utilizatorul de la introducerea manuală a formulei.

Există un alt instrument folosit în mod obișnuit. Aceasta este funcția de asumare automată, prezentată ca un buton și pe Aici, nu trebuie să introduceți o formulă. Este suficient să activați celula din rândul și coloana după intervalul selectat în care ar trebui să se facă calculul și să faceți clic pe butonul. Și acesta nu este singurul exemplu.

Date, foi, fișiere și referințe încrucișate înrudite

În ceea ce privește legăturile interconectate, datele dintr-un alt loc din acest document, un fișier terță parte, date dintr-o resursă de Internet sau un script executabil pot fi atașate la orice celulă și foaie. Acest lucru vă permite chiar să economisiți spațiu pe disc și să reduceți dimensiunea originală a documentului în sine. Desigur, modul de a crea astfel de relații va trebui să fie tratat cu atenție. Dar, după cum se spune, ar exista o dorință.

Suplimente, diagrame și grafice

În ceea ce privește instrumentele și capabilitățile suplimentare, foile de calcul MS Excel oferă utilizatorului o gamă largă. Fără a vorbi despre suplimente specifice sau despre scripturi Java sau Visual Basic executabile, să ne concentrăm pe crearea de instrumente vizuale grafice pentru vizualizarea rezultatelor analizei.

Este clar că nu toată lumea vrea să deseneze o diagramă sau să construiască un grafic pe baza unei cantități uriașe de date dependente manual și apoi să insereze un astfel de obiect grafic într-un tabel ca un fișier separat sau o imagine atașată.

De aceea, crearea lor automată este utilizată cu o selecție preliminară a tipului și tipului. Este clar că sunt construite pe baza unei anumite zone de date. Tocmai atunci când construiești grafice și diagrame, se poate argumenta că elementul principal al foii de calcul este o zonă selectată sau mai multe zone pe foi diferite sau în diferite fișiere atașate, din care vor fi valorile variabilelor și rezultatele calculelor dependente. Luat.

Aplicarea filtrelor

În unele cazuri, poate fi necesar să se aplice filtre speciale care sunt setate pe una sau mai multe coloane. Cel mai simplu, acest lucru vă ajută să căutați date, text sau valoare într-o întreagă coloană. Dacă există o potrivire, toate rezultatele găsite vor fi afișate separat.

Dacă există dependențe, datele filtrate dintr-o coloană vor afișa restul valorilor din alte coloane și rânduri. Dar acesta este cel mai simplu exemplu, deoarece fiecare filtru personalizat are propriul submeniu cu anumite criterii de căutare sau o anumită setare.

Concluzie

Desigur, este pur și simplu imposibil să luați în considerare toate posibilitățile pachetului software MS Excel într-un singur articol. Cel puțin aici puteți înțelege care sunt elementele principale din tabele, în funcție de fiecare caz sau situație specifică, precum și măcar puțină înțelegere, ca să spunem așa, cu elementele de bază ale lucrului în acest program unic. Dar pentru dezvoltarea sa deplină va trebui să muncească din greu. Adesea, dezvoltatorii înșiși nu știu întotdeauna de ce este capabilă creația lor.

Celulă- un element indivizibil al tabelului care conține date.

Structura unei celule dintr-o foaie de calcul Excel are mai multe niveluri:

1. Nivelul superior este imaginea conținutului celulei care este afișată pe ecran. În el, vedem valori formatate, cum ar fi text, numere sau rezultatele calculării formulelor.

2. Al doilea nivel conține formatare ascunsă. Conține informații de serviciu despre conținutul celulei, care nu sunt afișate în niciun fel, dar sunt folosite în Excel atunci când lucrează.

3. Al treilea nivel conține formula. În funcție de opțiunile setate, puteți vedea fie valoarea calculată de formulă, fie formula în sine.

4. Al patrulea nivel conține numele celulei.

5. Al cincilea nivel conține un comentariu.

adresa celulei- este determinată de numele coloanei și numărul rândului care formează intersecția (de exemplu, A1).

Bloc de celule- un grup de celule consecutive. Un bloc de celule poate consta dintr-o singură celulă, rând, coloană, secvență de părți de rând și coloană (de exemplu, B2:C5).

Fisa de lucru- conține o foaie de calcul separată.

Caiet de lucru- set de fișe de lucru.

2. Tipuri de date

Date de caractere (text). sunt descriptive. Poate include litere, cifre, semne de punctuație etc. Pentru a indica în mod explicit datele caracterului, puneți un apostrof în față " (de exemplu, intrare "132 - foaia de calcul va fi tratată ca text).

Dacă textul introdus este mai lung decât dimensiunea coloanei, acesta va fi afișat în următoarele coloane, dacă sunt goale.În caz contrar, textul va fi tăiat de marginea coloanei următoare.

Date numerice conţin doar valori numerice. Dacă numărul de intrare este mai mare decât dimensiunea celulei, atunci acesta nu este afișatîntr-o celulă goală învecinată și automat este convertită într-o formă exponențială (1.6E + 5) sau celula este înfundată cu semne - # .

Separatorul zecimal este o virgulă (12.1999).

Formulă conține o înregistrare care poate include operații aritmetice, logice și de altă natură efectuate cu datele altor celule (=A1+B1). Introducerea formulei începe întotdeauna cu un semn este egal cu =.

Funcţie- o mică subrutină care calculează datele folosind mai multe formule (de exemplu, funcția MEDIE(B2:D5) calculează mai întâi suma datelor din celulele B2:D5, apoi împarte cantitatea rezultată la numărul total de celule). O intrare de funcție începe întotdeauna cu un caracter @ .

Datele- date numerice reprezentând zile, luni, ani (de exemplu, 12.1999 - decembrie 1999).

3. Format de celule

Pentru a formata celule, trebuie să rulați comanda Format - celule. Rezultatul acțiunilor tale va fi apariția unei casete de dialog:

Orez. 1. Caseta de dialog Format de celule.

Marcaj Număr vă permite să selectați următoarele formate:

General- folosit pentru a afișa text și valori numerice de tip arbitrar.

Numeric- afișează numerele în formă normală cu precizia dată (adică numărul de cifre după setarea punctului zecimal).

Monetar- afișează numerele în formă monetară, de ex. indicând unitatea monetară (125,56 ruble).

Financiar- utilizat pentru alinierea valorilor monetare prin separatorul părților întregi și fracționale.

Data- Afișează valori numerice în format de dată. Acestea. dacă introduceți numărul 366, atunci în format de dată va fi 30/12/1900. data poate fi afișată

în formă numerică (12.04.99),

indicând luna și anul (apr. 99),

· indicând ziua, luna, anul și ora (12.04.99 14:40).

Timp- Afișează valori numerice în format de timp. Abrevierea poate fi folosită la indicarea orei. P.M, ceea ce înseamnă că ora este după prânz (17:00 - 17:00).

Procent- Afișează numerele ca procent. Când introduceți procente, rețineți că procentele sunt definite ca o fracțiune de unitate. Acestea. pentru a introduce 85%, trebuie să introduceți numărul 0,85.

Fracționat- Afișează numere care nu sunt întregi ca fracții. Acestea. dacă introduceți numărul 0,25, acesta va fi afișat ca 1/4.

Exponenţial- afișează numerele în formă exponențială. Acestea. toate numerele sunt afișate în formatul:

unde M este un număr cu o parte întreagă sub forma unei cifre;

E - indicatorul exponentului zecimal,

P este ordinea exponentului.

De exemplu, numărul 245 va fi afișat ca 2.45E+02

Text- afișează numerele în format text. Acțiunile nu pot fi efectuate pe astfel de numere.

Adiţional- conceput pentru a lucra cu adrese, numere de telefon etc.

4. Formule și funcții

4.1 Utilizarea formulelor

Distingeți formulele aritmetice și cele logice. V aritmetic formulele folosesc următorii operatori:

+ - adaos;

- - scăderea;

* - înmulțirea;

/ - Divizia;

^ - exponentiarea

Operatorii de comparație sunt utilizați în formulele logice:

= - egală;

<> - nu este egal;

< - Mai puțin;

> - Mai mult;

<= - mai mic sau egal;

>= - mai mult sau egal.

4.2 Utilizarea funcțiilor

Foaia de calcul conține următoarele tipuri de funcții:

· matematic- efectuarea de operații matematice complexe (calcul de algoritmi, funcții trigonometrice etc.);

· statistic- efectuarea de operaţii de calculare a parametrilor variabilelor aleatoare sau a distribuţiilor acestora;

· text- efectuați operații pe șiruri de text, de exemplu, calculați lungimea unui șir, efectuați operațiuni de înlocuire a textului;

· joc de inteligență- sunt folosite pentru a construi expresii logice;

· financiar- sunt utilizate în calcule financiare complexe, de exemplu, pentru a determina valoarea plăților lunare pentru rambursarea unui împrumut;

· data si ora- sunt folosite pentru operațiuni cu date și ore, de exemplu, găsiți numărul de zile dintre două date;

· lucrul cu baza de date- se aplică dacă tabelul este folosit ca bază de date;

· verificarea proprietăților și valorilor- sunt folosite pentru verificarea datelor introduse în celule.

4.3 Adresarea relativă și absolută

Relativ adresarea este setată pentru celulele din formule și funcții în mod implicit și este o adresă normală a celulei, de exemplu, B2. Dacă într-o formulă sau funcție sunt utilizate adrese de celule relative, atunci când copiați o astfel de formulă în alte celule, adresele celulelor se vor schimba automat:

Această adresare este convenabilă dacă trebuie să efectuați același tip de operație pentru mai multe celule consecutive. Cu toate acestea, adresarea relativă poate fi incomodă dacă valorile sunt situate numai în anumite celule. Apoi, la copiere, nu este necesar ca adresele celulelor să se schimbe automat. Pentru a face acest lucru, formulele folosesc adresarea absolută a celulelor.

Adresă absolută celule - aceasta este o adresă neschimbată, în procesul de copiere sau transfer al formulei, a celulei. Pentru a specifica o adresă absolută, introduceți simbolul $ . Există două tipuri de adresare absolută: completă și parțială:

· Se indică adresarea completă absolută, dacă în timpul copierii sau mutării, adresa celulei nu ar trebui să se schimbe complet. Pentru a face acest lucru, simbolul $ este plasat înaintea numelui coloanei și a numărului rândului $A$1+$B$1.

Adresarea absolută parțială este specificată dacă numai numărul rândului sau numele coloanei A$1+B$1 nu se modifică în timpul copierii și mutării

Notă. Dacă este produs copierea formulele și adresele celulelor sunt relative, apoi adresele se vor schimba automat. Dacă este produs transfer formulele și adresele celulelor sunt relative, atunci schimbarea automată a adreselor nu are loc. Cu toate acestea, dacă nu se transferă doar formula, ci și datele pentru calcul, atunci adresele sunt modificate automat.

5. Principii generale de funcționare

5.1 Introducerea și editarea datelor

Pentru intrare date, trebuie să plasați cursorul pe celula dorită și să introduceți datele de la tastatură. Introducerea datelor se termină cu o apăsare a tastei .

Pentru editare conținutul celulei, trebuie să plasați cursorul pe celula dorită și să apăsați tasta sau faceți dublu clic. Editarea datelor se încheie și prin apăsarea tastei .

5.2 Grafice

Într-o foaie de calcul Excel, puteți construi următoarele tipuri principale de diagrame:

· Graficul proporțiilor- folosit pentru interpretarea grafică unu variabil. Valorile acestei variabile sunt reprezentate în diagramă prin sectoare de cerc. Poate fi amplasat în avion și în spațiu.

· Programa- înfățișează fiecare variabilă ca o linie întreruptă sau un plan (în spațiu).

· grafic de bare- Afișează fiecare variabilă ca o coloană. Poate fi amplasat în avion și în spațiu.

· Guvernat- asemănător histogramei, dar situat pe verticală. Poate fi amplasat în avion și în spațiu.

· cu zone- descrie fiecare variabilă ca o zonă.

· Petală- Folosește atâtea axe pentru reprezentare câte valori de date există.

Pentru cartografiere trebuie să faci următoarele:

1. Selectați datele. Dacă datele nu sunt în coloanele adiacente, atunci puteți utiliza tasta pentru a selecta .

2. Rulați comanda Inserare - Diagramă.

3. Selectați tipul de diagramă și tipul de grafic.

4. Dacă este necesar, modificați intervalul de celule cu date.

5. Introduceți atributele diagramei (numele axelor și diagrama în sine, legenda etc.).

6. Precizați amplasarea diagramei (pe aceeași foaie sau pe una nouă).

7. Apăsați butonul Gata.

5.3 Lucrul cu macrocomenzi

Macro- o secvență înregistrată de acțiuni sau comenzi, stocate sub un nume specific pentru utilizare repetată. Macro-urile sunt un mijloc eficient de automatizare a sarcinilor repetitive, consumatoare de timp.

O macrocomandă poate fi creată manual utilizând comenzile limbajului de programare Visual Basic sau înregistrată folosind un înregistrator de macrocomenzi care convertește o secvență de acțiuni ale utilizatorului în codul limbajului de programare.

Pentru a crea o macrocomandă, urmați acești pași:

1. Rulați comanda Instrumente - Macro - Începe înregistrarea.

2. Specificați numele macrocomenzii și setați comanda rapidă de la tastatură care apelează macrocomandă.

3. Efectuați acțiunile pe care ar trebui să le efectueze macrocomanda.

4. Pentru a termina înregistrarea, apăsați butonul Opriți înregistrarea pe bara de instrumente.

Foile de calcul (sau procesoarele de foi de calcul) sunt programe de aplicație concepute pentru a efectua calcule în foi de calcul.

În foile de calcul, toate informațiile procesate se află în celulele unui tabel dreptunghiular. Diferența dintre o foaie de calcul și una simplă este că are „câmpuri” (coloane de tabel), ale căror valori sunt calculate prin valorile altor „câmpuri” în care se află datele originale. Acest lucru se întâmplă automat când datele sursă se modifică. Câmpurile tabelului, în care se află datele sursă, sunt de obicei numite câmpuri independente. Câmpurile în care sunt înregistrate rezultatele calculelor se numesc câmpuri dependente sau calculate. Fiecare celulă a foii de calcul are propria sa adresă, care este formată din numele coloanei și numărul rândului în care se află. Rândurile sunt numerotate, iar coloanele sunt notate cu litere ale alfabetului latin.

Foile de calcul sunt mari. De exemplu, foaia de calcul Excel utilizată cel mai frecvent pe computerele compatibile cu IBM are 256 de coloane și 16.384 de rânduri. Este clar că o masă de această dimensiune nu poate încăpea toată pe ecran. Prin urmare, ecranul este doar o fereastră prin care poate fi văzută doar o parte a tabelului. Dar această fereastră se mișcă și, cu ajutorul ei, puteți privi în orice loc din tabel.

Luați în considerare cum ar putea arăta un tabel pentru calcularea cheltuielilor școlarilor care urmează să plece într-o excursie în alt oraș.

În total, 6 școlari merg într-o excursie, 4 dintre ei merg la muzeu, iar 5 la circ. Biletele de tren costă 60 de ruble, dar poți merge și cu autobuzul, plătind 48 de ruble fiecare. Atunci devine posibil fie să crești costul prânzului, fie să cumperi bilete la circ mai scumpe, dar pentru locuri mai bune. Există multe alte opțiuni pentru distribuirea bugetului alocat turului și toate pot fi calculate cu ușurință folosind o foaie de calcul.

Foaia de calcul are mai multe moduri de funcționare: formarea unui tabel (introducerea datelor în celule), editarea (modificarea valorilor datelor), calcularea prin formule, stocarea informațiilor în memorie, construirea de grafice și diagrame, prelucrarea datelor statistice, ordonarea după atribut.

Formulele utilizate pentru a calcula valorile câmpurilor dependente includ numere, adrese de celule de tabel și semne de operație. De exemplu, formula care calculează valoarea câmpului dependent din al treilea rând arată astfel: ВЗ*СЗ - înmulțiți numărul din celula ВЗ cu numărul din celula СЗ, plasați rezultatul în celula D3.

Când lucrează cu foi de calcul, utilizatorul poate folosi și așa-numitele formule încorporate (în Excel sunt aproximativ 400), adică pregătite în prealabil pentru anumite calcule și introduse în memoria computerului.

Majoritatea procesoarelor de foi de calcul vă permit să sortați (sortați) tabelul în funcție de anumite criterii, cum ar fi descendent. În același timp, în tabelul nostru, primul loc (în a doua linie) va rămâne costul achiziției de bilete (valoarea maximă este de 360 ​​de ruble), apoi (în a treia linie) va fi costul vizitei la circ. (100 de ruble), apoi costul prânzului (60 p.) și, în sfârșit, în ultima linie - costul vizitei muzeului (valoarea minimă este de 8 p.).

Foile de calcul oferă și un mod grafic de operare, care permite reprezentarea grafică (sub formă de grafice, diagrame) a informațiilor numerice conținute în tabel.

Foile de calcul sunt ușor de utilizat, stăpânite rapid de utilizatorii de computere neprofesioniști și simplifică și accelerează foarte mult munca contabililor, economiștilor, oamenilor de știință, designerilor și a altor profesii ale căror activități sunt legate de calcule.