Zodpovednosti vedúceho kancelárie. Funkčné a pracovné povinnosti vedúceho kancelárie a tajomníka. Popis práce office manažéra s funkciami sekretárky Čo by mali robiť manažéri kancelárie

Komentujte.

Veľmi často počujete od uchádzačov o prácu "hľadám práca kancelária manažéra", väčšina z nich sú predstavitelia nežného pohlavia. Pozícia znie lákavo a vopred naznačuje práca v kancelárii, o čo sa mnohí snažia. Uvedomuje si však každý, čo by mal robiť manažér kancelárie? Nie je to predsa len znalosť kancelárskej práce, ako si niektorí myslia. Táto pozícia zahŕňa určité zodpovednosti a znalosti. Po prvé, táto pozícia patrí do riadiaceho tímu, pretože manažér je manažér. Po druhé, ide o zodpovednosť nielen za dokumentáciu, ale aj za práca zamestnancov úradu. Preto sú určité znalosti jednoducho potrebné. A pred podaním žiadosti o túto pozíciu musíte poznať základné požiadavky, ktoré sa na kandidáta na túto pozíciu vzťahujú.
1. Popri vysokoškolskom vzdelaní musíte mať kurzy v odbore “Office Manager”, prax práca v administratívnom sektore a prax je žiaduca práca podľa špecializácie.
2. Uchádzač musí poznať základné princípy: zaraďovanie personálu do úradu, personálne riadenie, budovanie organizačnej štruktúry úradu, metódy a kontrola audítorskej činnosti.
3. Uchádzač o pozíciu office manager musí poznať metódy taktického a strategického plánovania, ako aj vedieť, za čo sú zamestnanci zodpovední.
4. Základy kancelárskej práce, základy poskytovania dokumentácie, typ textových dokumentov, ich štruktúra a vlastnosti zostavovania pre každý konkrétny prípad – tieto znalosti žiadateľa sú nevyhnutné, keďže úrad Job zahŕňa veľa dokumentácie.
5. Vedúci kancelárie musí dodať kancelárii všetky potrebné písacie potreby, zabezpečiť technické vybavenie kancelárie a samozrejme musí vedieť používať všetky druhy kancelárskej techniky.
6. Uzatváranie obchodných zmlúv, základné účtovníctvo, znalosť cudzieho jazyka len zvýšia šance na získanie práca Office Manager.
7. Čo môže robiť manažér bez znalosti obchodnej etikety a etiky vzťahov v tíme? Tieto znalosti sú tiež potrebné.
8. A samozrejme znalosť Zákonníka práce Ruskej federácie, bezpečnostných pravidiel a predpisov (najmä keď práca s kancelárskym vybavením), ochrana práce, požiarna bezpečnosť.

Je potrebné mať na pamäti, že vedúci kancelárie je v prvom rade osobou zodpovednou za pracovný proces v tíme. Z prezentovaných potrebných poznatkov môžeme usúdiť, aké sú pracovné povinnosti manažéra kancelárie. Možno najkritickejšia etapa práca je organizovanie rôznych stretnutí s klientmi, návštevníkmi, delegáciami a vedenie týchto stretnutí. To si bude vyžadovať vyjednávacie schopnosti, ich analýzu a prípravu vhodnej dokumentácie. Job office manager je zodpovedný za organizovanie konferencií, prezentácií, seminárov a rôznych stretnutí. Dôležitou zodpovednosťou je predchádzať a riešiť konflikty v pracovnom tíme, ktoré môžu prirodzene vzniknúť. Vedúci kancelárie musí okrem riešenia konfliktov pomáhať svojim zamestnancom riešiť aj pracovné záležitosti.

Vedúci kancelárie je ako vedúci zodpovedný za nesprávne plnenie pracovných povinností pracovného tímu a neplnenie si svojich povinností, ako aj za rôzne priestupky na pracovisku a materiálne škody spôsobené podniku.

Táto profesia má teda veľa povinností a zodpovedností. Preto sa pred podaním žiadosti o túto pozíciu musíte pripraviť a získať potrebné znalosti. A tiež musíte vedieť riadiť tím zamestnancov s rôznymi charaktermi a zvykmi. A tu budú potrebné určité psychologické zručnosti v riadení tímu. Môžu sa naučiť čítaním príslušnej literatúry.

Office manager je zamestnanec, ktorý zabezpečuje priebežnú prácu organizácie alebo jej oddelenia s dokumentmi, návštevníkmi a rôznymi informáciami. Výkon každej organizácie do značnej miery závisí od toho, ako efektívne je organizovaná kancelárska práca. Koniec koncov, dokumenty musia byť v poriadku, príkazy manažmentu musia byť riadne vykonané a oznámené účinkujúcim, prichádzajúce informácie musia byť pochopené a zohľadnené a návštevníci musia byť prijímaní včas. Dezorganizácia v tejto oblasti môže podkopať úsilie všetkých ostatných zamestnancov. Preto nie je prehnané povedať, že office manažér je jednou z kľúčových postáv v každej kancelárii. Je zodpovedný za kancelársku prácu a dokumentáciu. Jedným slovom, moderný manažér kancelárie je skutočným vlastníkom kancelárie.

Na prácu office manažéra stačí mať vyššie alebo stredné odborné vzdelanie (podľa požiadaviek a úrovne firmy), absolvovať špecializované kurzy PC znalostí a programov 1C. Vhodné je naštudovať si literatúru o obchodnej etikete.

Čo by ste mali vedieť
Profesia v zásade nemá prísne požiadavky na vzdelanie, zvládnete ju v špeciálnych kurzoch. Zamestnávatelia však najčastejšie uprednostňujú tých, ktorí majú vyššie vzdelanie (dokonca nie je dôležitejšia špecializácia, ale samotný fakt, že ho majú). Dôležité je vedieť používať počítač a ďalšie kancelárske vybavenie – fax, multimediálny projektor atď., a rýchlo vyhľadať a usporiadať informácie. Zamestnávatelia najčastejšie vyžadujú, aby títo špecialisti dobre ovládali aspoň jeden cudzí jazyk. Potrebné sú základné znalosti z ekonómie, práva a psychológie. Môžu byť požadované aj špeciálne znalosti súvisiace s oblasťami, v ktorých organizácia pôsobí.

Osobné kvality

• družnosť;
• dobrá vôľa;
• schopnosť vychádzať s ľuďmi;
• Organizácia;
• definícia;
• presnosť;
• dobrá RAM;
• schopnosť sústrediť sa a rozdeľovať pozornosť;
• vysoká úroveň kultúry;
• Správny ústny a písaný jazyk.

• dohľad nad prácou celej kancelárie;
• koordinácia práce všetkých kancelárskych služieb (sekretári, kuriéri, správcovia, vodiči, technickí pracovníci atď.);
• Obchodná korešpondencia;
• distribúcia hovorov;
• stretnutia s návštevníkmi;
• administratívna a ekonomická podpora pre všetkých zamestnancov úradu;
• práca s primárnou účtovnou dokumentáciou v programe 1C;
• príprava faktúr, faktúr, odpis materiálu;
• vedenie záznamov, príprava rôznych správ;
• udržiavanie kancelárskych výdavkov, toku platobných dokladov;
• organizovanie sviatkov a iných firemných podujatí;
• zabezpečenie čistoty a poriadku v kancelárii;
• analýza činnosti dodávateľov – táto požiadavka sa nevzťahuje na všetky spoločnosti;
• nahlasovanie dovoleniek, voľna a nadčasov nie je podmienkou pre všetky spoločnosti;
• vydávanie víz, pozvánok, registrácií pre zahraničných zamestnancov - táto požiadavka je častejšie prezentovaná vo veľkých spoločnostiach, najmä v stavebníctve a poisťovníctve;
• vedenie obchodnej korešpondencie v cudzom jazyku je požiadavkou zahraničných alebo veľkých spoločností;
• povinnosti prekladateľa – táto požiadavka sa zvyčajne ukladá v západných spoločnostiach.

Výška odmeny manažéra kancelárie, ako každého iného špecialistu, závisí nielen od jeho odborných kvalít, ale aj od množstva ďalších faktorov vrátane veľkosti spoločnosti, špecifík jej činností, ako aj rozsahu pôsobnosti. funkcie vykonávané zamestnancom. Ak manažér kancelárie vykonáva iba svoje hlavné povinnosti - „majiteľ kancelárie“, potom s vysokoškolským vzdelaním a pracovnou praxou najmenej 2 roky môže počítať s platom od 50 000 do 60 000 tenge . Ak je okrem vedúceho kancelárie zodpovedný aj za recepčné funkcie, potom sa výška odmeny za jeho prácu líši v rámci 70 000 tenge . Keď sa do tohto zoznamu pridá práca s primárnou účtovnou dokumentáciou v programe 1C, príprava faktúr, faktúr, odpis materiálov, správa dokumentov, kancelárska práca, potom sa výška odmeny zvyšuje. až 100 000 tenge . Všetky tieto údaje sú typické pre domáce spoločnosti, ale v zahraničných, kde sú na manažéra kancelárie kladené špeciálne požiadavky, napríklad znalosť čínskeho jazyka, technológie (nie kancelárske vybavenie!), dostupnosť auta a podľa toho , úroveň platby je vyššia - od 120 000 tenge . Zaujímavosťou je, že s rovnakými požiadavkami dostane aj muž office manager od 150 000 tenge .

Plusy profesie:

• vysoký dopyt na trhu práce;
• administratívne a obchodné zručnosti;
• skúsenosti s prácou s dokumentmi;
• možnosť zlepšiť komunikačné schopnosti.

Nevýhody povolania:

• únavná práca z hľadiska veľkého počtu organizačných problémov, ktoré si vyžadujú okamžité riešenia;
• nedostatok jasne popísaných pracovných povinností, čo vedie ku kombinovaniu viacerých pozícií;
• Niektorí zamestnanci vnímajú office managera ako svojho osobného tajomníka, iní podceňujú dôležitosť práce, ktorú vykonáva.

Práca office managera je kontraindikovaná pre ľudí s neuropsychickými poruchami, binokulárnym videním, sluchom, rečou, motorickou koordináciou, zhoršeným farebným videním alebo trasom rúk.

Po prvé, úspešný manažér kancelárie je vynikajúci správca a je schopný riadiť pomerne zložitý multifaktoriálny proces. Na želanie sa môže stať napríklad správcom veľkého hotela alebo obchodu. Po druhé, je výborným komunikátorom a dokáže nájsť svoje sebavyjadrenie ako personálny manažér (alebo aj riaditeľ) – samozrejme s príslušným dodatočným školením. Po tretie, môže z neho vyrásť referent manažéra, ktorý kombinuje novinárske, analytické a umelecké schopnosti. Po štvrté, môže sa stať významnou ekonomickou osobnosťou, napríklad vedúcim oddelenia zásobovania. A po piate, čo by som chcel osobitne zdôrazniť, je, že sa z neho môže stať a zostať skvelým office manažérom, človekom, ktorý „dýcha život“ a vnáša poriadok do meniaceho sa kancelárskeho prostredia.

Predstavte si kanceláriu spoločnosti, kde pracuje obrovské množstvo rôznych špecialistov. Prišli ste do tejto kancelárie služobne, ale v tlačiarni nebol papier, nepohostili vás šálkou kávy, manažér si ťažko pamätá, na aké číslo ho potrebujete. Prirodzene, takéto stretnutie z vašej strany nevzbudí dôveru a budete sa snažiť čo najrýchlejšie odísť. Zle organizovaná kancelárska práca však neznamená, že by sa nemalo dôverovať celej spoločnosti. Môže sa stať, že tam jednoducho nie je vedúci kancelárie.

Predstavte si firemnú kanceláriu, kde pracuje veľké množstvo rôznych špecialistov: sekretárka, manažér, účtovník, ochranka atď. Prišli ste do tejto kancelárie pracovne a v tlačiarni nie je papier, nikto nevie, kedy tam bude účtovník, nepohostili vás šálkou kávy, manažér si ťažko pamätá, na aký problém ho potrebujete. Prirodzene, takéto stretnutie z vašej strany nevzbudí dôveru a s najväčšou pravdepodobnosťou sa pokúsite odísť čo najrýchlejšie. Zle organizovaná kancelárska práca však neznamená, že by sa nemalo dôverovať celej spoločnosti ako celku. Pokojne sa môže stať, že jednoducho neexistuje manažér kancelárie.

Office manager je totiž práve ten človek, od ktorého profesionality závisí prvý dojem návštevníkov o práci celej kancelárie a firmy ako celku. Vždy vie, kde čo je, kto kedy príde, čo kto potrebuje a oveľa, oveľa viac. Predstavitelia tejto profesie sú dušou, srdcom a mozgom každej kancelárie. Preto nie je prekvapujúce, že dnes, keď firmy musia pracovať v podmienkach tvrdej konkurencie, sú office manažéri žiadaní viac ako kedykoľvek predtým. Koniec koncov, niekedy je to prvý dojem návštevníka z práce kancelárie, ktorý môže byť rozhodujúci pri výbere dodávateľa alebo výrobcu.

A ak vezmeme do úvahy, že práca office manažéra sa zdá byť veľmi ľahká a nie zaťažujúca, potom je celkom pochopiteľné, prečo toľko mladých ľudí sníva o tejto profesii. Je však potrebné pochopiť, že za vonkajšou jednoduchosťou sa skrýva veľmi zložitá práca, ktorá si vyžaduje určité osobné vlastnosti, ktorých zoznam sa dnes môžete zoznámiť.

Čo je to office manager?

Vedúci kancelárie je zamestnanec spoločnosti, ktorý patrí do juniorského manažérskeho tímu, ktorého činnosť spája funkcie takých špecialistov ako sekretárka, vedúci skladu, správca a sekretárka. Pomerne často sa táto špecialita stáva štartovacím krokom v kariérnom raste kancelárskych pracovníkov.

Názov profesie pochádza z latinského officium (služba, láskavosť, povinnosť) a anglického manage (riadiť, riadiť). Teda, súdiac podľa názvu, zástupcovia povolanie kancelárskeho manažéra riadiť plnenie povinností alebo služieb. Do istej miery to zodpovedá povinnostiam moderného office manažéra, ale len do určitej miery, keďže rozsah ich činností pokrýva takmer všetko, čo sa v kancelárii deje. Mimochodom, táto profesia sa objavila pomerne nedávno, pretože pred rýchlym rozvojom rôznych obchodných štruktúr to jednoducho nebolo potrebné. V dnešnej dobe je veľký počet zamestnancov nemysliteľný bez konkrétnej osoby, ktorá sa môže postarať o organizáciu práce v kancelárii, a tým umožniť ostatným kolegom zaoberať sa úzkou oblasťou ich práce.

Úradníci zodpovednosti manažéra kancelárie sa môže značne líšiť od spoločnosti k spoločnosti. Zoznam však najčastejšie obsahuje:

• vedenie primárnej dokumentácie – faktúry, faktúry, výkazy a pod.;
• organizačná činnosť - upozorňovanie zamestnancov na príkazy manažmentu, sledovanie plnenia zákaziek, organizovanie služobných ciest, obedov, stretnutí, firemných akcií a pod.;
• prvotné prijatie návštev - prijatie hostí, podávanie čaju/kávy, predstavenie účelu návštevy, dohodnutie stretnutia s vedením;
• ekonomické funkcie - nákup techniky a kancelárskych potrieb, zariaďovanie pracovísk pre ostatných zamestnancov, volanie technikov na riešenie problémov.

Okrem vyššie uvedeného môže vedúci kancelárie na základe pokynov manažéra vyhľadávať informácie, pripravovať abstrakty, obsluhovať stretnutia, pripravovať konferencie a robiť stenografické poznámky. A tiež organizovať kartotéky, sledovať korešpondenciu, systematizovať prichádzajúce hovory podľa dôležitosti, trvať minúty, prijímať faxy, odpovedať na telefón. Alebo vykonávať iné doplnkové činnosti.

Aké osobnostné vlastnosti by mal mať manažér kancelárie?

Pretože práca manažéra kancelárie zahŕňa pomerne širokú škálu zodpovedností, potom organizačné schopnosti, pracovitosť a komunikačné schopnosti nadobúdajú prvoradý význam v profesionálnej činnosti takéhoto odborníka. Okrem toho musí mať manažér kancelárie tieto osobné vlastnosti:

• disciplína;
• presnosť;
• pracovitosť;
• vyvinutá pamäť a pozornosť;
• odolnosť voči stresu;
• čistota;
• iniciatíva;
• schopnosť pracovať v tíme;
• dobrá vôľa;
• tolerancie.

Profesionálny manažér kancelárie musí tiež plynule ovládať počítač, orientovať sa na internete a mať kompetentný prejav. Okrem toho je žiaduce, aby ovládal nielen ruštinu, ale aj aspoň jeden cudzí jazyk.

Výhody byť manažérom kancelárie

Výhody byť manažérom kancelárie Zoznam by mohol pokračovať veľmi, veľmi dlho. A v prvom rade je po takýchto špecialistoch na modernom trhu práce obrovský dopyt. Skúsení a vysokokvalifikovaní odborníci sa zároveň môžu spoľahnúť nielen na rýchle zamestnanie v úspešnej spoločnosti, ale aj na veľmi vysokú úroveň príjmu (platy manažérov kancelárií v Rusku sa pohybujú od 25 do 55 000 rubľov).

Za zmienku stojí aj možnosť získania administratívnych a ekonomických zručností, ktoré budú užitočné tak v osobnom živote, ako aj na akejkoľvek inej pozícii, ak sa manažér kancelárie rozhodne zmeniť svoju oblasť činnosti alebo „ísť“ na povýšenie.

Ďalšou nepochybnou výhodou tejto profesie je, že si nevyžaduje získavanie teoretických vedomostí v procese dlhodobého štúdia na vysokých alebo technických školách. Všetky nuansy a vlastnosti práce manažéra kancelárie sa dajú ľahko získať skúsenosťami (to znamená v procese profesionálnej činnosti).

A čo je najdôležitejšie, aj tí najplachejší a neistejší ľudia, ktorí pracujú ako manažéri kancelárie, sa budú cítiť uvoľnene a sebavedomo v akejkoľvek spoločnosti. A to všetko vďaka neoceniteľným skúsenostiam s budovaním zaujímavého a produktívneho dialógu s rôznymi ľuďmi.

Nevýhody manažéra kancelárie

Hovorí o nevýhody profesie office manažéra, v prvom rade je potrebné poznamenať únavnosť pracovného procesu. Faktom je, že prácu tohto špecialistu takmer vždy sprevádza obrovské množstvo organizačných problémov, z ktorých väčšinu treba urýchlene vyriešiť tu a teraz. A to sú časté stresové situácie, nervové vypätie, fyzická aktivita a neustála kontrola nad sebou a ostatnými.

Okrem toho musia office manažéri skombinovať niekoľko „cudzích“ pozícií naraz: niekto využíva office manažéra ako sekretárku, iný mu osedlá prácu kuriéra. Stáva sa tiež, že vedenie správne nevyhodnocuje činnosť špecialistu, čím výrazne podceňuje jeho dôležitosť. Alebo povinnosti zamestnanca môžu zahŕňať funkcie, ktoré musí vykonávať špeciálne vyškolený zamestnanec. Napríklad, keď spoločnosť nemá vlastné personálne oddelenie, práca manažéra kancelárie môže zahŕňať pohovory s uchádzačmi, výber zamestnancov a vedenie pracovných záznamov.

Kde môžem získať prácu ako vedúci kancelárie?

Získajte prácu ako manažér kancelárie veľmi jednoduché, pretože nie sú akceptované žiadne prísne požiadavky na špeciálne vzdelanie takýchto odborníkov. So základnými princípmi a nuansami práce sa môžete zoznámiť buď na špeciálnych kurzoch, alebo priamo v procese činnosti.

Pripomeňme, že na pozíciu office manager môže byť prijatá takmer každá osoba bez ohľadu na to, či má stredné odborné alebo vysokoškolské vzdelanie. Treba však brať do úvahy, že za rovnakých okolností väčšina zamestnávateľov uprednostňuje uchádzačov s vyšším vzdelaním, najlepšie humanitným alebo ekonomickým.

Počítačové kurzy, ktoré potvrdia vašu sebavedomú znalosť kancelárskych programov a aplikácií, vám môžu pomôcť získať prácu. Okrem toho sa v závislosti od organizácie môžu vyžadovať znalosti cudzích jazykov, diplomy z psychológie, ekonómie a práva.

V súčasnosti mnohé ruské inštitúty a univerzity ponúkajú kurzy pre kancelárskych manažérov na fakultách manažmentu a kancelárskeho manažmentu. Vrátane týchto najlepšie univerzity v Rusku, Ako:

• Moskovská štátna technická univerzita pomenovaná po. N.E. Bauman;
• Rostov International Institute of Economics and Management;
• Štátna vysoká škola manažmentu;
• Štátna univerzita v Petrohrade;
• Juhozápadná štátna univerzita.

V modernej spoločnosti sa objavili mnohé nové profesie, o ktorých pred niekoľkými desaťročiami nebolo ani počuť. Inovácie však postupne a isto vstupujú do našich životov a včerajší školáci premýšľajú o večnej otázke „kým byť“. Povolanie „kancelárskeho manažéra“ priťahuje najmä dievčatá. Čo je táto práca a aké zručnosti musíte mať, sa bude diskutovať v tomto článku.

Čo je to za manažéra?

Už z názvu je zrejmé, že pozícia „office manager“ je spojená s pôsobením v kancelárii a riadením bežných záležitostí podniku. Zamestnanec sa zaoberá dokumentáciou, rôznymi informáciami a návštevníkmi.

Väčšina povinností manažéra kancelárie súvisí s dokumentmi. Každý chápe, že objednávky, certifikáty a iné dokumenty musia byť správne vyhotovené, evidované a vhodne uložené.

Okrem toho každý podnik vždy navštívia klienti, zákazníci alebo partneri a musia byť správne distribuované, aby sa ľudia dostali k osobe, ktorú potrebujú. Všetky informácie prijaté zvonku prijíma aj vedúci kancelárie, ktorého zodpovednosťou je správne distribuovať údaje medzi oddelenia.

Zamestnanec tejto profesie je zároveň prvým, kto komunikuje s ľuďmi prichádzajúcimi do organizácie. A niekedy tento kontakt stačí a nie je potrebné rozptyľovať ľudí vyššie postavených. Vedúci kancelárie môže poskytnúť návštevníkovi informácie alebo akýkoľvek dokument, ktorý potrebuje. Ak je potrebný kontakt s inými ľuďmi, určí čas stretnutia, ktorý vyhovuje každému.

Okamžité povinnosti

Tak sme zistili, kto je office manager. Zodpovednosti:

1. Práca s prichádzajúcou a odchádzajúcou dokumentáciou. Systematizáciou všetkých prichádzajúcich listov (elektronických aj bežných) môže poskytnúť potrebné odpovede. Ak je to kompetencia iných osôb, prenesie ju na príslušné služby.
2. Slúži ako sprostredkovateľ medzi návštevníkmi a manažmentom. Registruje návštevníkov, robí stretnutia, pomáha s počiatočnými problémami.
3. Všetky telefonáty a faxy tiež smerujú najskôr manažérovi kancelárie.
4. Pripravuje potrebné dokumenty, ako sú objednávky, uznesenia, výpisy.
5. Zhromažďuje potrebné informácie a zostavuje o nich správy, pripravuje analytické správy.
6. Súčasťou jeho povinností je aj príprava na stretnutia a konferencie.
7. Zodpovedá za zabezpečenie vybavenia kancelárie všetkým potrebným materiálom. V súlade s tým vedie plánované záznamy o dostupnosti a potrebách materiálnych aktív. Podieľa sa na nákupe a preberaní hmotného majetku.

Vedúci kancelárie, ktorého zodpovednosti sú veľmi rôznorodé, je v skutočnosti „majiteľom“ kancelárie. Veľa vecí spočíva na jeho pleciach a celá práca inštitúcie môže zlyhať bez riadneho a kompetentného vedenia.

Ako obsadiť voľné miesto?

Ak chcete získať prácu, prvá vec, ktorú musíte urobiť, je povedať a ukázať zamestnávateľovi, kto ste. Na tento účel sa používajú všetky druhy dotazníkov a životopisov.

Životopis manažéra kancelárie, podobne ako každého iného zamestnanca kancelárie, by mal obsahovať základné body, ktorým ľudia venujú pozornosť.

Kľúčové body obnovenia

1. CELÉ MENO.
2. Kontaktné údaje.
3. Vzdelávanie.
4. Pracovné skúsenosti a úspechy.
5. Osobné kvality.

K hlavným bodom je vhodné pridať niečo vlastné. Mali by ste sa snažiť zaujať potenciálneho zamestnávateľa, aby si z davu vybral práve vás.

Aj keď sa samotná práca môže zdať nudná, manažér kancelárie nezapadne do rutiny. Od človeka na tejto pozícii sa očakáva, že bude kreatívny a sebestačný, preto bude okamžite venovať pozornosť zodpovedajúcemu životopisu.

Predstavujeme sa originálnym spôsobom

• Životopis office manažéra by samozrejme mal obsahovať základné body, ktoré pozná každý. Všetci sú však unavení aj z monotónnych dotazníkov. Obzvlášť nebezpečné je používať klišé, ktoré ľudí zneisťujú.
• Životopis nie je nič iné ako sebapropagácia. A vedúci kancelárie zastupuje celú organizáciu. Aby ste to dosiahli, musíte sa v prvom rade vedieť predstaviť.
• Formuláre sa zvyčajne zostavujú na počítači, a preto by mali byť krásne navrhnuté. Odporúča sa vytvoriť podnadpisy, pričom každú myšlienku zvýraznite v samostatnom odseku. To ukáže vašu schopnosť jasne a logicky myslieť.
• Nemali by ste sa nechať strhnúť dlhými vetami, spravidla sa nedočítajú do konca a prejdú na niečo iné.
• Nebojte sa písať o svojich vášňach, no nenaťahujte ich na pol strany.
• Napriek tomu je hlavnou vecou pre manažéra kancelárie gramotnosť, jasnosť a logika, preto pri písaní životopisu píšte bez chýb, stručne a k veci.
• Pri opise svojich osobných kvalít nezabúdajte, že office manager musí byť spoločenský, vedieť nájsť kontakt s akoukoľvek osobou a zároveň byť priateľský.

Aké vzdelanie je potrebné

Na to, aby ste sa zamestnali ako office manager, je najlepšie mať vyššie ekonomické vzdelanie. Ale aj keď za sebou nemáte ekonomickú univerzitu, ale pozícia vás láka, môžete absolvovať špeciálne kurzy. V každom prípade, vysokoškolské vzdelanie si zamestnávatelia vždy vážia viac ako stredné, aj keď nie ekonomické.

Mnohé firmy vyžadujú aj jazykové znalosti. V tomto prípade je dôležitá ako slobodná komunikácia, tak aj čítanie príspevkov a ich preklad.

Prirodzene, manažér kancelárie musí rozumieť kancelárskemu zariadeniu a výborne ovládať počítačové programy potrebné pre prácu.

Vzhľadom na to, že práca office manažéra si vyžaduje prípravu a prípravu rôznej dokumentácie, sú nevyhnutné základné znalosti judikatúry.

A ak máte pod palcom kurzy psychológie, len to zvýši vaše šance nájsť si prácu. Zamestnanec na tejto pozícii totiž veľa komunikuje a je povolaný riešiť mnohé kontroverzné situácie a konflikty.

Tajomník alebo manažér kancelárie: aký je rozdiel?

Po práci ako „sekretárka“ môže byť manažér kancelárie rozšírením vašej kariéry. Aký je rozdiel a aké sú rozdiely v práci týchto dvoch ľudí? Poďme na to.

Sekretárkou ste, ak:

• Odpovedajte na telefónne hovory.
• Uchovávajte záznamy o záležitostiach, stretnutiach a plánoch vedúceho organizácie.
• Máte na starosti objednávanie a vydávanie preukazov.
• Máte na starosti letenky, rezervácie hotelov atď.
• Pripravte čaj a kávu pre manažéra a návštevy.
• Dostanete prichádzajúcu dokumentáciu a ďalej ju distribuujete.

Prečo potom potrebujete manažéra kancelárie?

Ide o akýsi postup na kariérnom rebríčku. Veľké organizácie majú spravidla niekoľko manažérov a podľa toho aj tajomníkov. Očakávajú sa rozsiahle práce. Vedúci kancelárie ich má na starosti a koordinuje ich akcie.

Okrem toho je zodpovedný za koordináciu práce mladšieho obslužného personálu, ako sú údržbári a upratovačky. Ak má firma len pár áut, tak sú mu vodiči podriadení.

Vybavenie kancelárie je na pleciach vedúceho kancelárie: nákup, odpis, uzatváranie dodávateľských zmlúv.

Ide o zamestnanca, ktorý zabezpečuje priebežnú prácu organizácie alebo jej divízie s dokumentmi, návštevníkmi a rôznymi informáciami.

Ľudia nazývajú zamestnancov kancelárie „kancelársky planktón“ a „manažéri“.

Výkon každej organizácie do značnej miery závisí od toho, ako efektívne je organizovaná kancelárska práca. Koniec koncov, dokumenty musia byť v poriadku, príkazy manažmentu musia byť riadne vykonané a oznámené účinkujúcim, prichádzajúce informácie musia byť pochopené a zohľadnené a návštevníci musia byť prijímaní včas.

Dezorganizácia v tejto oblasti môže podkopať úsilie všetkých ostatných zamestnancov. Preto nie je prehnané povedať, že office manažér je jednou z kľúčových postáv v každej kancelárii. Je zodpovedný za kancelársku prácu a dokumentáciu.

Medzi jeho povinnosti patrí aj prvotné prijatie návštevníkov: rozpráva sa s nimi, v niektorých prípadoch okamžite rieši ich otázky (napríklad vydáva potrebnú dokumentáciu), ale ak je potrebný kontakt s vedením, určí, koho presne treba kontaktovať a urobí vymenovanie.

Pripravuje a obsluhuje rôzne stretnutia, stretnutia a konferencie. Pracuje s korešpondenciou: systematizuje prijaté pravidelné a e-mailové listy podľa ich dôležitosti, potom na ne sám pripraví odpovede, alebo ich odovzdá vyšším orgánom. Prijíma faxy a vedie telefonické rokovania. Vypracúva návrhy príkazov, uznesení a pod.

V prípade potreby vyberá informácie o určitých problémoch, pripravuje abstrakty a analytické správy. Robí si poznámky, záznamy, stenografuje stretnutia, vedie kartotéku organizácií a osôb, s ktorými sa vedie korešpondencia alebo rokovania.

Moderný office manager je skutočným vlastníkom kancelárie.

Osobné kvality

Dobrý office manažér by mal byť spoločenský, priateľský človek, ktorý vie vychádzať s ľuďmi. Dôležitá je organizácia, prehľadnosť a presnosť. V tejto práci je užitočná dobrá pracovná pamäť a schopnosť sústrediť sa a rozdeľovať pozornosť. Vyžaduje sa vysoká úroveň kultúry, kompetentný ústny a písomný prejav.

priemerná mzda

Plat 20 - 30 000 rubľov mesačne v závislosti od skúseností a miesta výkonu práce.

Vzdelanie (Čo potrebujete vedieť?)

Profesia v zásade nemá prísne požiadavky na vzdelanie, zvládnete ju v špeciálnych kurzoch. Zamestnávatelia však najčastejšie uprednostňujú tých, ktorí majú vyššie vzdelanie (dokonca nie je dôležitejšia špecializácia, ale samotný fakt, že ho majú).

Na rýchle vyhľadanie a usporiadanie informácií je dôležité vedieť používať počítač a ďalšie kancelárske vybavenie: fax, multimediálny projektor atď. Zamestnávatelia najčastejšie vyžadujú, aby títo špecialisti dobre ovládali aspoň jeden cudzí jazyk. Potrebné sú základné znalosti z ekonómie, práva a psychológie. Môžu byť požadované aj špeciálne znalosti súvisiace s oblasťami, v ktorých organizácia pôsobí.

Špeciality univerzít a vysokých škôl

Miesto práce a kariéry

Takíto pracovníci sú žiadaní vo všetkých viac či menej veľkých organizáciách a inštitúciách, ktoré prijímajú návštevy a majú tok dokumentov. Na trhu práce je po nich trvalo vysoký dopyt. Kariérne vyhliadky kancelárskych manažérov sú však zanedbateľné, nikdy nenahradia svojich šéfov. Pokiaľ si ho nevezmú.

Súvisiace profesie:

Kde študovať?