Jinsi ya kuamua sifa za kitaaluma zinazohitajika kwa nafasi yoyote. Jinsi ya kufanya kazi nyingi huku ukiokoa nishati kwa maisha yako ya kibinafsi

Je, bado unasadiki kwamba ufunguo wa mafanikio ni uwezo wa kufanya mambo mengi? Ni wakati wa kuondoa udanganyifu huu. Wanasayansi wa Oxford walisoma athari za ubongo na kudhibitisha kuwa kufanya kazi nyingi husababisha madhara tu. Kujaribu kufanya mambo kadhaa mara moja hutuchosha. Uwezo wa kuzingatia unateseka, uchovu huongezeka na, kwa bahati mbaya zaidi, ubongo huharibiwa. Wahariri wa tovuti wamekusanya taarifa za kuvutia kuhusu hatari za multitasking na vipengele vya monotasking (single-tasking).

Kuondoa uwongo juu ya kufanya kazi nyingi

Ikiwa unatazama kote, inaonekana kwamba tunaishi katika ulimwengu wa supermen. Watu hutazama filamu kwa wakati mmoja, huzungumza kwenye simu, angalia barua pepe, na kutazama milisho ya mitandao ya kijamii nje ya kona ya macho yao. Kazi kadhaa hufanywa kwa kitengo cha wakati. Lakini hii ni udanganyifu. Kufanya mambo kadhaa kwa wakati mmoja, tunapoteza umakini, kwa hivyo hatufanyi chochote vizuri.

Kujaribu kukumbatia ukuu, tunapata tabia mbaya ambayo huathiri vibaya tija ya kazi. Sisi wenyewe huchochea kuongezeka kwa wasiwasi, mafadhaiko na neuroses. Shida ni kwamba ubongo wa mwanadamu haujaundwa kwa kazi nyingi. Wanasayansi wamethibitisha hili kwa majaribio.

Hadi hivi majuzi, iliaminika kuwa vijana wanaokua katika hali ya kufanya kazi nyingi wanaona habari bora. Hii ni kutokana na ukweli kwamba watoto husoma, kuwasiliana na kufanya mambo bila kuchukua headphones zao na wakati huo huo kubarizi kwenye mitandao ya kijamii. Si rahisi hivyo. Wanasayansi walichunguza uwezo wa vikundi viwili vya umri - miaka 18-21 na umri wa miaka 35-39.

Ilibadilika kuwa ikiwa kuna kazi moja tu, basi vijana wanaweza kukabiliana nayo 10% haraka watu waliokomaa. Lakini faida hii inapotea mara tu masomo yanapofanya kazi nyingi. Aidha, kupungua kwa kasi ya kukamilisha kazi huanguka bila kujali ugumu wa kazi. Inatokea kwamba kuna njia moja tu ya kufanya kazi haraka na kwa ufanisi - bila kupotoshwa na kitu kingine chochote.

Sababu 4 za kutofanya kazi nyingi

Multitasking ni hadithi. Kwa kweli, ubongo unapaswa kubadili mara kwa mara kutoka kitu kimoja hadi kingine. Ilimradi mtu yuko macho na amilifu, hii inakuja kwa urahisi kabisa. Lakini kila wakati unapaswa kufanya juhudi zaidi na zaidi ili usipoteze mkusanyiko. Ada ya hii ni kubwa mno.

1. Kushuka kwa kiasi kikubwa kwa kasi ya kukamilika kwa kazi

Kubadilisha umakini kuna athari mbaya katika kukamilisha kazi. Utafiti umeonyesha kuwa wafanyikazi wa ofisi hutumia hadi 28% ya wakati wao kurejesha umakini. Hii inamaanisha kuwa simu moja, ujumbe, au hata kubonyeza kitufe cha ziada inatosha kuongeza muda wa kazi kwa theluthi.

Inageuka, kazi itaenda haraka sana ikiwa utapanga wakati wako kwa busara na kufanya mambo moja baada ya nyingine. Wakati huo huo, ubora utabaki juu.

2. Kupungua kwa shughuli za ubongo ni pigo kwa ubunifu

Kama tunazungumzia kuhusu wachambuzi na watu fani za ubunifu, basi hawaruhusiwi kabisa kufanya kazi nyingi. Hii inapunguza shughuli za ubongo kwa ujumla. Kwa kuongezea, mawazo na maoni yanayoibuka husahaulika mara moja mtu anapobadilisha umakini. Ubunifu hupungua, mgogoro wa ubunifu hutokea, na yote huisha na pigo la nguvu la kujithamini.

3. Ubora wa kazi na furaha rahisi ziko hatarini

Kupunguza kasi kazi mbalimbali, kutekelezwa wakati huo huo, kwa wazi. Lakini hii ni muhimu sana linapokuja suala la vitendo rahisi vya kila siku? Inageuka kuwa pia ni muhimu. Ikiwa unasoma, kutafuna sandwich na kunywa chai wakati huo huo, huwezi kufurahia kitabu, chakula au kinywaji. Kilichobaki ni hisia ya kutoridhika. Kwa kufanya mambo kadhaa kwa wakati mmoja, hufanyi chochote na kujinyima furaha rahisi ya kila siku.

4. Uchovu wa muda mrefu, matatizo na matatizo ya neurotic

Unapojali kuhusu kufanya kazi nyingi, yako ngazi ya jumla wasiwasi. Hivi ndivyo unavyojizoeza woga wa kupindukia. Kazi zilizoanzishwa lakini hazijakamilika ni sababu kubwa ya mkazo. Mwili humenyuka kwa kupungua kwa shughuli. Marudio zaidi hujilimbikiza, wasiwasi huongezeka, na tija hupungua. Ni mzunguko mbaya wa kufanya kazi nyingi.

Vidokezo vya monotasking - rahisi na yenye ufanisi ya kufanya kazi moja

Iandike. Panga kwa maandishi. Mara tu kazi imeandikwa kwenye karatasi, si lazima kufikiri juu yake.

Weka vipaumbele vyako. Fanya mambo kwa uharaka na umuhimu.

Fikiria wakati. Tenga kwa kila nukta ya mpango muda hasa unaohitajika kwa utekelezaji wake.

Pumzika. Panga sio kazi zako tu, bali pia mapumziko yako kati yao.

Angalia barua pepe yako kwenye ratiba. Hii inatumika pia kwa milisho ya mitandao ya kijamii na ujumbe wa simu.

Ukiweza, zima simu yako na arifa zote za sauti unapofanya kazi. Kumbuka, kila simu huongeza muda wa kazi kwa theluthi. Itakuchukua angalau dakika 15 kurejesha umakini wako. Ni bora kukamilisha kazi, na kisha uangalie simu yako, barua pepe na ujibu ujumbe muhimu.

Multitasking ni hitaji la wakati huu. Lazima tusimamie kila kitu, tufanye kwa ufanisi, mengi na kwa wakati. Watu wengine wanaishi kwa urahisi katika hali hii, wakati wengine hawawezi kupanga kazi zao kwa ufanisi hata kidogo.

Bila shaka, tunahusisha kufanya kazi nyingi zaidi na mambo ya kazi. Ndio maana ningependa kuangalia machache ushauri wa vitendo hiyo itakusaidia kuwa bora na mwenye nguvu zaidi.

1. Multitasking sio poa. Jambo la kupendeza ni unapomaliza kazi yoyote unaanza kwa ubora wa juu sana. Kisha unachukua kazi nyingine na kuifanya tena. Maliza kila kitu unachoanza. Unapojibu simu, shiriki kwa 100% kwenye mazungumzo. Unasoma barua kwa barua - toa jibu. Na hivyo ni jambo lolote, haijalishi ni ndogo kiasi gani.
2. Panga siku yako, wiki, mwezi, nk. Andika kazi zote zinazohitajika kufanywa. Kisha ziweke kwa umuhimu na kasi ya kukamilika. Ipasavyo, kwanza kabisa, fanya mambo ambayo yanaweza kukamilika haraka na kwa urahisi. Utaona kwamba orodha ya kazi imekuwa rahisi zaidi. Lakini wanabaki ndani yake kazi ngumu- zigawanye katika sehemu, ili uweze kusonga kidogo kidogo kila siku kuelekea kukamilisha kazi kubwa na ngumu.
3. Jiwekee vikumbusho kwenye simu au kompyuta yako. Ikiwa unatambua kwamba kalenda yako imejaa, au umesahau mambo mengi, basi jisikie huru kujiwekea vikumbusho. Kwa njia hii utafanya kazi vizuri zaidi na utafanikiwa zaidi.

Mara nyingi hutokea kwamba umefanya mengi, lakini kwa kweli haujakamilisha chochote. Hii hutokea kutokana na ukweli kwamba ulivurugwa na mambo mengi kwa wakati mmoja, yaani, haukuzingatia na haukukaribia kazi vizuri. Au hawakuboresha utekelezaji wa kazi yoyote, kwa mfano, walifanya mkutano kwa muda mrefu sana au walichukua. kazi mpya, ingawa unaelewa kuwa huna muda wa kufanya mengi kwa wakati. Ni muhimu sana kutathmini ajira yako halisi; Jaribu kuandika siku yako yote kwa siku kadhaa, kuanzia dakika ya kwanza hadi ya mwisho. Unaweza kutathmini ufanisi wako mwenyewe.

Kwa ujumla, shida kubwa na ubinadamu ni kwamba hakuna mtu anayethamini wakati wa wengine. Hii inajidhihirisha kwa njia nyingi. Mfano wa jinsi hii inavyoonyeshwa katika kazi:

Uliandika barua na ulionyesha kuwa unangojea jibu kutoka kwa mpokeaji, lakini yeye, hakujibu. Wakati huo huo, huwezi kuacha kazi kwa sababu bado haujajibiwa. Unaandika tena, piga simu na kuomba jibu ni dhahiri kuwa umepoteza muda mwingi.

Meneja/mwenzako alipanga mkutano uliochukua saa mbili, ingawa ulipangwa kwa dakika 20, ikawa kwamba saa 1 dakika 40 ni muda ambao haukutumika kwa ufanisi. Ilibidi upange upya kazi zilizopangwa hapo awali na ufikirie ni lini utamaliza kazi zako za leo.

Kwa hivyo, ni muhimu sana kufikiria juu ya wenzako, ni muhimu sio kuiba wakati wa wengine.

TAMAA NA UWEZO WA KUJIFUNZA NA KUENDELEA

1. Uwezo wa kutambua habari mpya na uwezo / kujitolea kwa kujifunza na kuboresha kuendelea
2. Utayari wa kujifunza
3. hamu ya kujifunza mambo mapya
4. rahisi kutoa mafunzo
5. hamu ya kukua na kukuza
6. Nia ya kujifunza, hamu ya maendeleo

Mawasiliano yoyote katika jumuiya iliyofungwa zaidi au kidogo mara nyingi huwa ya kuchosha na kuchosha. Kwa njia bora kubadilisha mawasiliano haya ni, inaonekana, kujifunza, kutoa chakula kipya kwa majadiliano. Na mijadala mingi katika jamii ya kupendeza, ambayo haiongoi kupita kiasi wakati wa majadiliano yenyewe, inahusishwa na kuja na kitu. Kwa hiyo, ni kawaida kabisa kwamba katika nafasi ya pili katika suala la mahitaji ya sifa Wasimamizi wa Urusi tunaona ubunifu na mvuto wa uvumbuzi.

UBUNIFU NA UBUNIFU

1. penda kwa uvumbuzi
2. uwezo wa kupata suluhisho za ubunifu
3. ubunifu kufanya kazi
4. uwezo na utayari wa kufikiria kwa ubunifu,
5. uwezo wa kuona uwezekano wa uboreshaji katika mchakato wowote, uwazi wa kutafuta suluhisho mpya, nia ya kuunga mkono mabadiliko
6. mbinu ya ubunifu ya kufanya kazi

itaendelea

Inaaminika kuwa nini watu zaidi ana ujuzi wa kusimamia mambo mbalimbali kwa wakati mmoja, ndivyo anavyokuwa na tija zaidi ikilinganishwa na wengine. Kufanya kazi nyingi = Tija. Je, hii ni kweli? Ni dhahiri kabisa kwamba mtazamo wetu kwa suala hili ni wa kutatanisha: wengine wanaamini kuwa kufanya kazi nyingi haifai na hata kunadhuru, wakati wengine sio tu kusimamia kwa wakati mmoja. kiasi kikubwa biashara wakati huo huo, lakini pia itaweza kufundisha sanaa hii kwa watu wengine. Ni kawaida kabisa kwamba watu wengi wana wasiwasi juu ya swali: jinsi ya kusimamia mambo kadhaa kwa wakati mmoja na kusimamia kila kitu?

Kufanya kazi nyingi ni nini?

Kufanya kazi nyingi - uwezo wa kuvunja shughuli kadhaa katika sehemu zinazoweza kudhibitiwa ili kurudi kwa shida iliyoingiliwa, iliyoboreshwa na uzoefu wa kutatua maswala mengine sambamba.

Kufanya kazi nyingi- hali ambayo kazi juu ya kazi imesimamishwa ili kuanza kazi mpya.

Umewahi kuona watu wanaofanya kazi kadhaa kwa wakati mmoja:

• Tuma barua pepe na kuongea na simu.
• Wanatazama TV na kusoma magazeti.
• Wakati wa kuhudhuria hafla, wanaandika maelezo tofauti kabisa.
• Endesha gari na ujibu simu.

Unafikiri ni vigumu kusimamia mambo kadhaa kwa wakati mmoja, au hii pia ni ujuzi unaopatikana na hatua kwa hatua inakuwa tabia yetu?

Ndiyo, multitasking inakuwa kawaida katika yetu dunia tata. Na lazima usimamie kufanya mambo mia moja kwa wakati mmoja ili usichukuliwe kuwa mtu aliyeshindwa. Lakini tunalipa bei gani kwa hili?

Utafiti wa kisayansi unathibitisha kwamba watu hawawezi kukabiliana na kazi zaidi ya mbili kwa wakati mmoja. Yote ni kuhusu idadi ya lobes ya mbele ya ubongo wetu. Wapo wawili tu. Tunapofanya kazi moja, maeneo ya lobe zote mbili za mbele hufanya kazi pamoja. Wakati kuna kazi mbili, lobes hugawanya majukumu yao, na kila hemisphere inalenga lengo lake.

Kwa hivyo, akiwa na lobes mbili tu za mbele, mtu hana uwezo wa kukabiliana na kazi zaidi ya mbili za kipekee. Wakati moja ya tatu inapoongezwa, ubongo unalazimika kuchukua nafasi ya moja ya kazi za kwanza. Hiyo ni, kwa kiwango kidogo tuna uwezo wa kufanya kazi nyingi, ingawa kwa haki inapaswa kuzingatiwa kuwa kati yetu kuna watu ambao wana uwezo wa kufanya kesi na miradi kadhaa kwa wakati mmoja, kwa mfano, mkuu wa Kirusi. habari biashara Andrei Parabellum.

Kufanya kazi nyingi kwake ni tofauti sana na ile yetu ya kawaida: lengo lake ni "kumaliza", yaani, kuleta biashara au kazi kwa matokeo yaliyopangwa. Hakuna matokeo, ambayo inamaanisha kuwa shughuli zako nyingi hazina thamani. Matokeo na mafanikio lazima yawepo.

Unapokutana na watu kama hao, unataka kuwa kama wao. Wakati na masharti yanaamuru sheria zao wenyewe, na tunapaswa kuzingatia jinsi na nini kinawaruhusu kukabiliana na kiasi kikubwa cha kazi mbalimbali. Inafurahisha kufunua siri zao, kwa msaada ambao wao ni bora zaidi kuliko sisi.

Lakini hawafichui siri zao tu. Uwezekano mkubwa zaidi, matokeo ya kushangaza ya kazi zao nyingi ziko katika kiwango chao cha juu cha shirika, mawazo ya uchambuzi, uwezo wa kuchambua na kuunganisha, na mbinu ya utaratibu. Mara ya kwanza ni tabia nzuri tu, kisha tabia huwa ujuzi wa ufanisi wa kibinafsi unaojengwa katika shughuli zetu. Ikiwa, kwa sababu ya asili ya kazi yako, mara nyingi hupotoshwa kutoka kwa kazi yako kuu, basi kuwa nayo ujuzi muhimu, utapata haraka njia za kubadilisha kutoka shughuli moja hadi nyingine. Hata kukumbuka kwamba ili kubadili shughuli ya sasa, itachukua muda zaidi kuliko ilivyokuwa muhimu kukamilisha kazi hii.

Watu hawapendi kazi ya aina hii; zaidi ya hayo, inafadhaisha na inaleta hali mbaya ya kihemko, kama matokeo ambayo tunarudi nyumbani tumechoka na kubanwa kama limau. Uwezekano wa kufanya makosa katika vile hali ya mkazo huongezeka, kila mtu anajua jinsi ilivyo muhimu kuzingatia kufanya mambo kazi muhimu. Kitu chochote kinachokuzuia unaweza kuingilia kati: muziki, mazungumzo, simu, maswali kutoka kwa wenzake na wafanyakazi.

Nadhani wengi wetu bado tunapendelea kuzingatia kukamilisha kazi moja, na kujua idadi ya kazi zilizopangwa kwa siku hiyo, jaribu kuisuluhisha. masharti mafupi kutatua tatizo moja baada ya jingine kwa mfuatano. Ubora haupaswi kuteseka.

Jinsi ya kukabiliana na multitasking

Kuna mbinu kadhaa za kuvutia zinazokuwezesha kushughulikia mambo kadhaa kwa wakati mmoja.

1. Kufanya kazi kwenye kompyuta, Acha kichupo kimoja tu wazi. Baada ya kukamilisha kazi, unaweza kufunga kichupo hiki na kufungua ijayo.

2. Wanasema kwamba unaweza kushughulikia mambo kadhaa kwa wakati mmoja. Kutumia wachunguzi wa kompyuta nyingi husaidia - wao kutatua matatizo na kumbukumbu ya muda mfupi na kuongeza tija.

3. Kabla ya kuanza kufanya kazi nyingine, Inapendekezwa kwanza kuigawanya katika kazi ndogo kwa kutumia mbinu ya Pomodoro. Kiini cha njia hii ni kwamba kwa kuvunja kazi (siku) katika sehemu zilizopangwa, unazingatia kukamilisha kwa dakika 25, kuchukua mapumziko mafupi.

4. Umuhimu wa kupanga hauwezi kupuuzwa, kwa hivyo, uwezo wa kupanga kwa ajili ya multitasking itakuwa muhimu sana. Ni muhimu kujifunza jinsi ya kuweka kipaumbele kwa kazi na daima kutatua yale muhimu zaidi na ya haraka kwanza. Jua muda wako, jua kazi zako na uzipange ipasavyo, washauri wanaofanya kwa urahisi.

5. Motisha. Kwa njia, itakuwa sahihi kutaja katika mazingira ya ubora wa kazi zilizofanywa. Kutumia na kupakia wafanyikazi wao hadi kiwango cha juu, wasimamizi mara nyingi husahau kuthamini kazi kama hiyo, na kuacha tuzo za nyenzo kwa kiwango sawa. Matokeo yake ni kuzorota kuepukika kwa ubora wa kazi, kwani yeye binafsi havutii kufanya kazi kwa bidii, kufanya kazi za ziada bure.

6. Ushauri wa kutumia mapumziko kwa ajili ya mabadiliko ya mandhari na kubadili shughuli zingine hukuruhusu sio tu kuzingatia kazi za kibinafsi, lakini pia hukupa fursa ya kupumzika kidogo na kufurahiya kidogo.

Unaweza kusoma zaidi juu ya njia hizi zote katika sehemu na, zingine zinaweza kupatikana katika vyanzo vingine. Ni muhimu kuelewa kwamba, kwa bahati mbaya, hatuwezi kuepuka kazi nyingi. Itakuwa faida zaidi kujua zana za shughuli kama hizo na kuwa tayari kufanya kazi katika hali hii.

Mara nyingi zaidi kuliko hivyo, hatupaswi kujivunia yetu "kufanya kazi nyingi"", kwa kuwa hatufanyi mambo kadhaa kwa wakati mmoja, lakini fanya kwa mlolongo, tukibadilisha kutoka kazi moja hadi nyingine. Jambo muhimu zaidi ni kuzingatia kazi moja ili tija ya jumla isipungue. Na ikiwa wakati unakuja wakati ni muhimu kufanya mambo kadhaa kwa wakati mmoja, basi katika arsenal yetu kuna idadi ya kutosha ya tabia zilizojengwa ambazo, katika hali ya dharura, zitakabiliana na mambo kadhaa kwa muda mfupi.

Kuelewa kuwa kufanya kazi nyingi peke yake sio tija kila wakati, unahitaji kuelewa jambo kuu: unahitaji kuona tofauti kati ya hali, na kuelewa wakati inahitajika sana. kufanya mambo kadhaa mara moja, na wakati inaweza kuepukwa. Ni lazima tujaribu kutatua matatizo yanapotokea. Akili zetu zitatushukuru kwa hili.

na karibu sisi sote tunalazimika kufanya kazi nyingi. Tuliamua kujua jinsi ya kutogombana na ubongo wetu na bado kuweza kufanya kila kitu. Inageuka kuwa sio ngumu sana.

Kufanya kazi nyingi sio chaguo

Ndiyo, inaweza kuonekana kuwa unafanya mambo mengi kwa wakati mmoja: kujibu simu, wakati huo huo kutoa ankara kwa mteja, na pia kuandika kwa mtu katika mjumbe ... Lakini kwa kweli. hufanyi kazi nyingi mara moja, unabadilisha haraka kati yao. Badala ya kumaliza jambo moja na kuanza lingine, unaruka kati ya michakato, kupoteza nishati njiani: unapoteza wakati kujaribu kuzingatia kazi ambayo haijakamilika tena na tena, una shida. mvutano wa neva na hata... IQ inashuka!

Kwa hivyo badala ya kukufundisha uwezo wa kufanya kazi nyingi, tunapendekeza ubadilishe uwezo wako wa kufanya kazi nyingi kuwa mfuatano wa kustarehesha na rahisi wa majukumu. Hakuna mafadhaiko zaidi: utafanya kazi katika hali ya utulivu na ufanyike zaidi. Baadhi ushauri muhimu kuhusu hili tuliona kwenye vitabu "Hadithi ya Kufanya Multitasking" na Dave Crenshaw na "Kufanya Kazi Moja" na Devorah Zack.

Njia za ubunifu za kukabiliana na usumbufu

Wakati mwingine unahitaji kutumia werevu na ubunifu ili kujiokoa kutokana na kubadili mambo yasiyo ya lazima kwa kazi za watu wengine. Hapa kuna hila chache ambazo zitakusaidia. Tafadhali kumbuka: hizi sio ujuzi wa kufanya kazi nyingi, lakini ni njia za kuiondoa:

● Weka alama ya “Nina shughuli” kwenye mlango wa ofisi yako.
● Sakinisha programu zinazozuia mitandao ya kijamii V
masaa fulani.
● Tumia mbinu za kudhibiti muda kama vile Pomodoro.
● Usiahirishe hadi baadaye mambo ambayo hayachukui zaidi ya dakika 5.
● Zima Wi-Fi na data kwenye simu yako ya mkononi.

Zima tu simu yako

Otomatiki kazi

Baadhi ya kazi zinaweza na zinapaswa kukabidhiwa kwa huduma maalum. Kwa mfano, ikiwa unatengeneza mikataba kila siku, basi inafaa kufikiria juu ya jinsi ya kuboresha mchakato huu. Kwa mfano, mifumo ya CRM huingiza kiotomati data ya mteja ndani yake.

Hii ni sehemu ndogo tu ya mifumo ya CRM inaweza kufanya. Nini kingine?

● wateja kuhusu hali ya agizo au wakati wa kutembelea,
● katika kila hatua ya mauzo,
● na kuhifadhi data kuhusu mteja na ombi lake kwenye mfumo,
● Kutumia fomula papo hapo,
● ,
● Mtandaoni kiotomatiki.

Inaweza kufanya haya yote na hata zaidi. Tazama jinsi ilivyo rahisi kusasisha michakato yoyote - bila msaada wa programu, bila maarifa maalum, bila chati ngumu za mtiririko.

Kwa mfano, ungependa wateja wako wapokee SMS kuhusu hali ya agizo - weka tu masharti machache katika mipangilio ya SalesapCRM. Mara tu shughuli inapoingia katika hatua ya uwasilishaji, mteja hupokea ujumbe na maudhui fulani: