บังคับใช้กฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านการใช้ดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็น EDS- กลไกที่ให้คุณพิสูจน์ได้ว่าผู้เขียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งมานั้นจริง ๆ แล้วเขาอ้างว่าเป็นใคร และเอกสารนั้นไม่ได้เปลี่ยนแปลงในระหว่างขั้นตอนการจัดส่ง EDS ใช้เป็นอะนาล็อกของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือหรือตราประทับปกติในกรณีของ นิติบุคคล. ลายเซ็นดิจิทัลถูกเพิ่มลงในบล็อกข้อมูลและอนุญาตให้ผู้รับบล็อกตรวจสอบแหล่งที่มาและความสมบูรณ์ของข้อมูลและป้องกันการปลอมแปลง องค์กรส่วนใหญ่ตระหนักถึงข้อดีของเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ (ไร้กระดาษ) ซึ่งมีข้อดีดังต่อไปนี้:

ความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

ความสามารถในการวางในเอกสารไม่เพียง แต่ข้อความ แต่ยังรวมถึงข้อมูลมัลติมีเดีย

ความสามารถในการใช้แบบฟอร์มที่เตรียมไว้ล่วงหน้า

มากกว่า ความเร็วสูงการส่งข้อมูลโดย จำนวนมากที่อยู่;

ประหยัดกระดาษ

ความกะทัดรัดที่สูงขึ้นของเอกสารสำคัญ

ควบคุมการไหลของข้อมูลได้ง่ายขึ้น

ความเร็วสูงในการค้นหาและดึงข้อมูล

ความสามารถในการปกป้องเอกสารจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและความแตกต่างของสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลของพนักงาน

รูปที่ 45 - โมดูล EDS

การทำงานของ EDMS ร่วมกับ EDS นั้นมาจากสี่องค์ประกอบ: คอมเพล็กซ์ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ EDMS ซึ่งรวมถึงโมดูล "EDS และการเข้ารหัส", ระบบซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของบริการประทับเวลาและศูนย์รับรอง ตลอดจนการเข้ารหัสลับหลายสกุล ผู้ให้บริการ

ตามความเห็นทั่วไป ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในเอกสารที่เป็นกระดาษจะช่วยแก้ปัญหาต่อไปนี้:

โน้มน้าวผู้อ่านว่าผู้ที่ลงนามในเอกสารทำโดยรู้เท่าทัน (ลายเซ็นแท้);

พิสูจน์ว่าคนนี้และไม่มีใครอื่นลงนามในเอกสารโดยรู้เท่าทัน (ลายเซ็นเป็นของแท้);

เป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร ป้องกันมิให้โอนไปยังเอกสารอื่นโดยฉ้อฉล (ไม่สามารถใช้ลายเซ็นซ้ำได้);

ปกป้องเอกสารด้วยตัวมันเอง (เอกสารที่ลงนามแล้วไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้);

รับรองความมีสาระสำคัญของลายเซ็นและเอกสาร เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ที่ลงนามในเอกสารไม่สามารถอ้างได้ว่าเอกสารนั้นไม่ได้ลงนามโดยเขาในภายหลัง (คุณไม่สามารถปฏิเสธที่จะลงนาม)

อย่างไรก็ตาม ตามแนวทางปฏิบัติ ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือบนเอกสารที่เป็นกระดาษโดยธรรมชาติแล้ว ทำให้เกิดช่องโหว่สำหรับผู้ฉ้อโกง ไม่ได้โดยไม่มีเหตุผลเพื่อทำให้การกระทำของพวกเขาซับซ้อนขึ้นสัญญาณป้องกันพิเศษถูกนำไปใช้กับรูปแบบของเอกสารการใช้การนับและการยึดแผ่นและนอกจากนี้พร้อมกับลายเซ็นนั้นพวกเขาใช้การสะกดด้วยลายมือของนามสกุล ชื่อนามสกุลในเอกสาร ฯลฯ ในคำเดียวสำหรับข้อดีทั้งหมดเขียนด้วยลายมือ ลายเซ็นก็มีข้อเสียหลายประการ

อันเป็นผลมาจากการเจาะ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ในทุกพื้นที่ กิจกรรมของมนุษย์มีความจำเป็นต้องใช้อะนาล็อกของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของบุคคลใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์. งานนี้ได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว โซลูชันนี้มีพื้นฐานมาจากการพัฒนาในช่วงกลางทศวรรษ 1970 อัลกอริธึมการเข้ารหัสพร้อมกุญแจสาธารณะซึ่งอิงจากเครื่องมือทางคณิตศาสตร์ที่ซับซ้อน

ในเวลาเดียวกัน EDS ได้ขจัดปัญหาส่วนใหญ่ที่มีอยู่ในลายเซ็นบนเอกสารที่เป็นกระดาษ และให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดังต่อไปนี้ ลักษณะที่สำคัญที่สุด:

-ความซื่อสัตย์- เอกสารไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากลงนามแล้ว

EDS มีการใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบันใน เอกสารสนับสนุนการจัดการ (DOE) ในระบบการชำระเงิน การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ และการบัญชี ในพื้นที่เหล่านี้ ความต้องการและความซับซ้อนมากที่สุดคืองานในการทำให้ DOW ขององค์กรเป็นอัตโนมัติ - เป้าหมายหลักของการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) นี่คือสิ่งที่เราจะเน้นในบทความนี้ อย่างไรก็ตาม ก่อนอื่น จำเป็นต้องชี้แจงความหมายของการใช้ EDS โดยคำนึงถึงรูปแบบหลักสองประการ:

การลงนามในข้อความอิเล็กทรอนิกส์เมื่อมีการส่งและการตรวจสอบลายเซ็นของผู้ส่งเมื่อได้รับ เช่น การส่งเอกสารอย่างปลอดภัย. บ่อยครั้ง โครงการดังกล่าวถูกมองว่าเป็นการไหลของเอกสารที่มีนัยสำคัญทางกฎหมาย ซึ่งเป็นความเข้าใจผิดอย่างลึกซึ้ง การปกป้องข้อความอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ EDS เป็นสิ่งที่มีประโยชน์และจำเป็น แต่ก็ไม่เพียงพอที่จะรับรองการไหลของเอกสารที่ครบถ้วน

การใช้งาน EDS ตลอดวงจรชีวิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - เมื่อมีการสร้าง ตกลง อนุมัติ ทำความคุ้นเคย ฯลฯ เฉพาะในกรณีที่เต็ม วงจรชีวิตเอกสารและ EDS เป็นส่วนสำคัญของมัน เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการใช้ที่เต็มเปี่ยมเช่น สำคัญทางกฎหมาย ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในการเริ่มทำงานกับ EDS ผู้ใช้ส่งคำขอโดยใช้ EDMS เพื่อขอรับคู่คีย์ (a)

จากนั้นขอใบรับรองสำหรับกุญแจสาธารณะที่สร้างขึ้นใหม่ (b);

หากจำเป็นต้องลงนามในเอกสาร (เพิ่งสร้างหรือได้รับจาก EDMS) ข้อมูลจะถูกส่งต่อไป

ให้กับผู้ให้บริการเข้ารหัสเพื่อสร้าง EDS หลังจากนั้นประทับเวลาบน EDS (c);

หลังจากได้รับเอกสารจาก EDMS แล้ว ผู้รับจะส่งไปตรวจสอบให้ผู้ให้บริการเข้ารหัส

ซึ่งไม่เพียงแต่ตรวจสอบ EDS เท่านั้น แต่ยังรวมถึงใบรับรองและการประทับเวลา (d)

รูปที่ 46 - EDS ใน EDMS

วี เมื่อเร็ว ๆ นี้องค์กรและองค์กรขนาดใหญ่กำลังเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารดิจิทัล แน่นอนว่าวิธีนี้สะดวกมากและช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก แต่สิ่งนี้ทำให้เกิดคำถามที่จริงจัง: อำนาจทางกฎหมายคืออะไร?

จากกระดาษสู่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในปี 2544 กฎหมายของรัฐบาลกลางที่ควบคุมการใช้ลายเซ็นดิจิทัลมีผลบังคับใช้ ตั้งแต่นั้นมา หลายองค์กรได้เปลี่ยนรูปแบบการจัดการเอกสาร จากกระดาษเป็นดิจิทัลหรือแบบผสม อย่างไรก็ตาม กฎหมายฉบับนี้มีจุดเน้นที่แคบ: เน้นที่การบังคับใช้กฎหมายของ ES ในเอกสารและเทียบเท่ากับฉบับที่เขียนด้วยลายมือ ในขณะเดียวกัน ยังไม่มีกฎหมายทั่วไปที่จะควบคุม ED ในประเทศของเรา

มีเอกสารหลายประเภทที่ใช้ในเวิร์กโฟลว์จนเป็นปัญหาอย่างมากในการกำหนดให้แต่ละฉบับในกฎหมายกำหนดไว้ ดังนั้น การจัดการเอกสารดิจิทัลในปัจจุบันจึงถูกควบคุมโดยอ้อม โดยได้รับความช่วยเหลือจากกฎหมายหลายฉบับ หนึ่งในนั้นคือประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียโดยเฉพาะมาตรา 160 ให้ความเป็นไปได้ในการลงนามในเอกสารไม่เพียง แต่ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสิ่งอื่น ๆ ซึ่งกำหนดโดยกฎหมายของรัสเซียรวมถึงดิจิตอลอิเล็กทรอนิกส์ .

อำนาจทางกฎหมายของกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันได้รับการยอมรับว่าเท่าเทียมกันเฉพาะในกรณีที่ตรงตามรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด

รายละเอียดที่กำหนดกำลังทางกฎหมาย

กฎระเบียบทางกฎหมายของกิจกรรมด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีให้สำหรับรายละเอียดดังต่อไปนี้

• ชื่อประเภทเอกสาร (ยกเว้นจดหมาย)
• หมายเลขซีเรียล;
• ชื่อบริษัท,
• วันที่ลงทะเบียน;
• สถานที่พัฒนาและลงนาม;
• ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ (บนกระดาษ - นี่คือลายเซ็นปกติ)

พวกเขายังให้อำนาจทางกฎหมายกับเอกสารและบนกระดาษ

คุณสามารถรับลายเซ็นดิจิทัลได้ที่ศูนย์รับรองที่ลงทะเบียนกับ Ural Federal District เท่านั้น ลายเซ็นดังกล่าวเทียบเท่ากับลายมือชื่อและมีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกัน

การป้องกันการติดต่อ

โดยตัวมันเองแล้ว รายงาน ใบสมัคร หรือคำสั่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่มีผลบังคับทางกฎหมาย เนื่องจากไม่มีการรับประกันว่าเอกสารจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินการ นอกจากนี้ การรักษาความลับของข้อมูลที่ส่งไม่สามารถรับรองได้อย่างเหมาะสม ดังนั้น ไม่ว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะมีผลบังคับทางกฎหมายหรือไม่ สามารถกำหนดได้จากหลายประเด็น:

• การมีลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งได้รับในลักษณะที่กฎหมายกำหนด
• การใช้ลายเซ็นดิจิทัลโดยวิธีการโทรคมนาคมที่ผ่านการรับรองเท่านั้น
• การมีอยู่ของข้อตกลงระหว่างคู่สัญญาเกี่ยวกับการใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์หรือระเบียบที่กำหนดขั้นตอนสำหรับการรักษา ED และการใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้เท่านั้นที่สามารถรับประกันอำนาจทางกฎหมายของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้

กรณีพิเศษ

ไม่เป็นความลับที่ส่วนสำคัญของการติดต่อระหว่างเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าจะดำเนินการโดยการส่งข้อความอีเมล ซึ่งอาจเพียงพอในการแก้ไขปัญหาสำคัญหรือชี้แจงข้อมูล อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี ไม่เพียงแต่ต้องส่งจดหมายทางอีเมลเท่านั้น แต่ยังต้องระบุสถานะทางการด้วย คำถามเกิดขึ้นว่าในกรณีนี้อีเมลเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการหรือไม่

องค์กรและองค์กรขนาดใหญ่ของรัสเซียส่วนใหญ่จะตีความจดหมายฉบับนี้ว่าเป็นทางการอย่างแจ่มแจ้ง อย่างไรก็ตาม เพื่อให้จดหมายดังกล่าวมีสถานะทางการ จำเป็นต้องมีรายละเอียดข้างต้น โดยปกติการมีลายเซ็นดิจิทัลจะทำให้ข้อความดังกล่าวมีผลบังคับทางกฎหมาย

หากไม่มีข้อมูลดังกล่าว อาจมีข้อสงสัยบางประการเกี่ยวกับความถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่งได้สงวนไว้ซึ่งหลักฐานดิจิทัลจะถูกนำไปใช้เป็นหลักฐานในกระบวนการพิจารณา แต่ต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง และที่นี่อาจมีปัญหาในการตั้งค่าข้อมูลประจำตัวของผู้ส่ง ดังนั้นข้อตกลงทวิภาคีกับองค์กรที่ดำเนินการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นมาตรการที่น่าพอใจในกรณีนี้

เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกฟ้องร้อง ขอแนะนำให้เก็บบันทึกการติดต่อ แฟกซ์ และ อีเมล. ไม่จำเป็น แต่จะเป็นหลักประกันเพิ่มเติมสำหรับข้อความเฉพาะ นอกจากนี้ บางองค์กรยังใช้รูปแบบเวิร์กโฟลว์แบบผสม ซึ่งเอกสารที่ลงนามแล้วจะถูกเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวร และใช้เวอร์ชันดิจิทัลในการทำงาน วิธีการนี้จะปกป้ององค์กรของคุณจากเหตุการณ์ทางกฎหมายต่างๆ ได้อย่างน่าเชื่อถือ

นอกจากนี้ ควรพิจารณาด้วยว่ากฎหมายกำหนดข้อจำกัด: ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยอมรับว่าคล้ายกับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือก็ต่อเมื่อกฎหมายไม่ได้กำหนดให้มีเอกสารเฉพาะในรูปแบบกระดาษ นั่นคือเมื่อลายเซ็นดิจิทัลไม่สามารถแทนที่ด้วยลายมือชื่อได้

อะไรต่อไป?

โอกาสในการพัฒนาเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลนั้นชัดเจน การปรากฏตัวของกฎหมายที่จะควบคุมอย่างชัดเจนจะช่วยอำนวยความสะดวกในความสัมพันธ์ทางกฎหมาย ดังนั้นในปีต่อ ๆ ไป การพัฒนาเชิงรุกของกฎหมายระหว่างประเทศและรัสเซียที่เกี่ยวข้องจะดำเนินต่อไป

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้เกิดความท้าทายใหม่ๆ ที่ต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบเดิมๆ เร็วๆนี้ที่ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มูลค่าการซื้อขายจะไปที่องค์กรส่วนใหญ่ ทรงกลมทางสังคมรวมทั้งการศึกษาและการดูแลสุขภาพ นั่นคือเหตุผลที่บรรทัดฐานที่ถูกต้องตามกฎหมายของการตรวจสอบเอกสารดิจิทัลจะกลายเป็นคำตอบสำหรับความท้าทายนี้

และด้วยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารเหล่านี้มีผลบังคับหรือไม่? วิธีการยืนยันความจริงของการจัดส่ง? ขอบคุณล่วงหน้า!

วิธีการจัดระเบียบเอกสารในการบัญชี อำนาจทางกฎหมายของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งที่ควรสะท้อนให้เห็นในนโยบายการบัญชีเกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

คำถาม:และด้วยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารเหล่านี้มีผลบังคับหรือไม่? วิธีการยืนยันความจริงของการจัดส่ง?

ตอบ:ใช่ เอกสารที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ผ่านการรับรอง ธรรมดา ไม่มีคุณสมบัติ) ถือว่าเทียบเท่ากับเอกสารบนกระดาษ มีผลบังคับของเอกสารกระดาษที่มีลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ

คำแถลงดังกล่าวเป็นไปตามบทบัญญัติของวรรค 1 และ 2 ของศิลปะ 6 ของกฎหมายว่าด้วย ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์ลงวันที่ 6 เมษายน 2554 ฉบับที่ 63-FZ

เหตุผล

จัดระเบียบเอกสารทางบัญชีอย่างไร

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วิธีการออกและรับรองเอกสารหลักอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารหลักสามารถวาดได้ทั้งบนกระดาษและในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ตอนที่ 5 ของมาตรา 9 ของกฎหมาย 6 ธันวาคม 2011 ฉบับที่ 402-FZ) ตัวเลือกหลังเป็นไปได้หากเอกสารได้รับการรับรองโดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ()

รูปแบบการยื่นเอกสารการโอนสินค้าระหว่างการดำเนินการซื้อขายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของ Federal Tax Service of Russia ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2558 หมายเลข ММВ-7-10/551 รูปแบบการส่งเอกสารการโอนผลงาน (เอกสารเกี่ยวกับการให้บริการ) ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของ Federal Tax Service ของรัสเซียลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2558 หมายเลข MMV-7-10 / 552. รูปแบบเหล่านี้มีความเกี่ยวข้องใน กิจกรรมทางเศรษฐกิจและเมื่อยื่นเอกสารตามคำร้องขอให้ตรวจสอบในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

และหากองค์กรจัดทำเอกสารที่ไม่อยู่ในรูปแบบที่ได้รับอนุมัติจาก Federal Tax Service ของรัสเซีย? จากนั้นส่งแบบฟอร์มไปยังผู้ตรวจสอบบนกระดาษ - รับรองสำเนาพร้อมหมายเหตุว่าเอกสารนั้นลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

คำชี้แจงที่คล้ายกันได้รับในจดหมายของ Federal Tax Service of Russia ลงวันที่ 10 พฤศจิกายน 2015 หมายเลข ED-4-15 / 19671

ดูรายละเอียดวิธีการยื่นเอกสารให้เจ้าหน้าที่ตรวจภาษีได้ที่

1. วิธีการส่งเอกสารตามคำร้องขอของผู้ตรวจสอบระหว่างการตรวจสอบภาษีโต๊ะ
2. วิธีการส่งเอกสารตามคำร้องขอของผู้ตรวจสอบระหว่างการตรวจสอบภาษี ณ สถานที่

ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีประเภทต่อไปนี้:

1. เรียบง่าย;
2. เสริมไร้ฝีมือ;
3. เสริมคุณสมบัติ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใดที่จะใช้สำหรับเอกสารทางบัญชีหลักที่กำหนดโดยมาตรฐานการบัญชีของรัฐบาลกลาง (ข้อ 4 ส่วนที่ 3 มาตรา 21 ของกฎหมาย 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ) แต่ปัจจุบันยังไม่มีมาตรฐานดังกล่าว ดังนั้นคุณสามารถเซ็นชื่อหลักด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใดก็ได้

เอกสารที่ลงนามด้วยลายเซ็นธรรมดาหรือไม่มีคุณสมบัติเหมาะสมมีผลกับเอกสารกระดาษที่มีลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ แต่เฉพาะในกรณีที่มีข้อตกลงระหว่างคู่สัญญาในการตรวจสอบลายเซ็นเหล่านี้ ข้อสรุปที่คล้ายกันติดตามจากย่อหน้าและมาตรา 6 ของกฎหมาย 6 เมษายน 2554 ฉบับที่ 63-FZ และได้รับการยืนยันโดยจดหมายของกระทรวงการคลังของรัสเซียเมื่อวันที่ 13 มกราคม 2559 ฉบับที่ 03-03-06 / 1/259 ของวันที่ 5 พฤษภาคม 2558 หมายเลข 07-01-06 / 25701 ลงวันที่ 4 สิงหาคม 2558 หมายเลข 03-03-06 / 44905 กรมสรรพากรของรัสเซียลงวันที่ 19 พฤษภาคม 2559 หมายเลข SD-4-3 / 8904

ควรสังเกตว่าก่อนหน้านี้กระทรวงการคลังของรัสเซียได้รับตำแหน่งที่แตกต่างกัน: เอกสารหลักจะต้องได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นที่ผ่านการรับรองเท่านั้น หากคุณใช้ลายเซ็นธรรมดาหรือไม่มีเงื่อนไขที่ปรับปรุงแล้ว เอกสารจะไม่ได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีและการบัญชีภาษี คำชี้แจงดังกล่าวได้รับจากกระทรวงการคลังของรัสเซียเป็นจดหมายลงวันที่ 12 เมษายน 2556 เลขที่ 03-03-07 / 12250 ลงวันที่ 25 ธันวาคม 2555 หมายเลข 03-03-06 / 2/139 ลงวันที่ 28 พฤษภาคม 2555 เลขที่ 03-03- 06/2/67 7 กรกฎาคม 2554 เลขที่ 03-03-06/1/409

เมื่อพิจารณาถึงข้อเท็จจริงที่ว่ากระทรวงการคลังของรัสเซียได้ปรับตำแหน่งในจดหมายฉบับต่อมาให้อ่อนลง เอกสารดิจิทัลก็สามารถรับรองด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใดๆ ก็ได้ อย่างไรก็ตาม การใช้ลายเซ็นที่ผ่านการรับรองขั้นสูงจะปลอดภัยกว่า

สิ่งที่ควรสะท้อนให้เห็นในนโยบายการบัญชีเกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หากองค์กรตัดสินใจที่จะจัดทำเอกสารหลักในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการรักษาเอกสารนี้จะต้องสะท้อนให้เห็นในนโยบายการบัญชี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในนโยบายการบัญชีจำเป็นต้องแก้ไข:
- รายการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- รายชื่อพนักงานที่มีสิทธิลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- วิธีการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (โดยมีหรือไม่มีการมีส่วนร่วมของผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์)
- ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- วิธีการยื่นเอกสารตามคำร้องขอของผู้ตรวจภาษี (ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือบนกระดาษ)

แต่รูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่องค์กรใช้ไม่จำเป็นต้องแสดงในนโยบายการบัญชี สิ่งนี้ได้รับการยืนยันโดย Federal Tax Service ของรัสเซียในจดหมายลงวันที่ 10 พฤศจิกายน 2558 หมายเลข ED-4-15 / 19671 แม้ว่าจดหมายฉบับนี้ เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับนโยบายการบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี บทสรุปของ Federal Tax Service ของรัสเซียนั้นเกี่ยวข้องกับนโยบายการบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชีเช่นกัน

กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 63-FZ ลงวันที่ 6 เมษายน 2554 เรื่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ข้อ 6

1. ข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองถือเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เทียบเท่ากับเอกสารกระดาษที่ลงนามด้วยลายมือชื่อ และสามารถใช้ในความสัมพันธ์ทางกฎหมายตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้น หากกฎหมายของรัฐบาลกลางหรือนำมาใช้ตามการกระทำทางกฎหมายด้านกฎระเบียบกำหนดข้อกำหนดสำหรับความจำเป็นในการจัดทำเอกสารเฉพาะบนกระดาษ

2. ข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายหรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เหมาะสมได้รับการยอมรับว่าเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เทียบเท่ากับเอกสารบนกระดาษที่ลงนามด้วยลายมือชื่อในกรณีที่กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดขึ้น กับพวกเขาหรือข้อตกลงระหว่างผู้เข้าร่วมในการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ ระเบียบข้อบังคับ นิติกรรมและข้อตกลงระหว่างผู้เข้าร่วมในการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งกำหนดกรณีของการรับรู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เหมาะสมซึ่งเทียบเท่ากับเอกสารกระดาษที่ลงนามด้วยลายมือชื่อควรมีขั้นตอนสำหรับการตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การกระทำทางกฎหมายและข้อตกลงด้านกฎระเบียบระหว่างผู้เข้าร่วมในการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งกำหนดกรณีของการรับรู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายซึ่งเทียบเท่ากับเอกสารกระดาษที่ลงนามด้วยลายมือชื่อจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางนี้

อำนาจทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการประกันบนพื้นฐานของการใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ของ EDS ซึ่งเป็นกลไกที่ช่วยให้คุณพิสูจน์ได้ว่าผู้เขียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งมานั้นจริง ๆ แล้วเขาอ้างว่าเป็นใครและ ว่าเอกสารไม่เปลี่ยนแปลงในระหว่างขั้นตอนการจัดส่ง EDS ใช้เป็นอะนาล็อกของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือหรือตราประทับปกติในกรณีของนิติบุคคล ลายเซ็นดิจิทัลถูกเพิ่มลงในบล็อกข้อมูลและอนุญาตให้ผู้รับบล็อกตรวจสอบแหล่งที่มาและ ความสมบูรณ์ของข้อมูลและป้องกันการปลอมแปลง

องค์กรส่วนใหญ่ตระหนักถึงข้อดีของเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ (ไร้กระดาษ) ซึ่งมีข้อดีดังต่อไปนี้:

• ความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
• ความสามารถในการวางในเอกสารไม่เพียง แต่ข้อความ แต่ยังรวมถึงข้อมูลมัลติมีเดีย
• ความสามารถในการใช้แบบฟอร์มที่เตรียมไว้ล่วงหน้า
• ความเร็วในการถ่ายโอนข้อมูลที่สูงกว่าที่อยู่จำนวนมาก
• ประหยัดกระดาษ
• ความกะทัดรัดที่สูงขึ้นของเอกสารสำคัญ
• ควบคุมการไหลของข้อมูลได้ง่ายขึ้น
• ความเร็วสูงในการค้นหาและดึงข้อมูล
• ความสามารถในการปกป้องเอกสารจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและความแตกต่างของสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลของพนักงาน

บทนำ ช่วยให้คุณลดจำนวนบริการที่เกี่ยวข้องกับการทำงานกับเอกสาร (จัดส่ง พนักงานธุรการ ฯลฯ)

รูปที่ 4 แสดงเวลาของแต่ละขั้นตอนในการทำงานกับเอกสารที่ลดลงเมื่อแทนที่กระบวนการกระดาษด้วยกระบวนการดิจิทัล

ในเงื่อนไข การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ค่าใช้จ่ายน้อยกว่ามากสำหรับการปรับโครงสร้างเวิร์กโฟลว์เมื่อทำการเปลี่ยนแปลง สภาพภายนอกเช่น ข้อกำหนดในการเปลี่ยนรูปแบบการรายงาน

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่ทราบกันดีว่าการเปลี่ยนผ่านสู่เทคโนโลยีไร้กระดาษอย่างเต็มรูปแบบจำเป็นต้องมีการแก้ไขปัญหาทางกฎหมายจำนวนหนึ่ง รวมทั้งการลงทุน ดังนั้นวันนี้ในรัสเซีย คุณจะพบเวิร์กโฟลว์ทุกประเภทที่แสดงในรูปที่ 4

ในเงื่อนไข การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้ต้นทุนน้อยกว่ามากในการปรับโครงสร้างเวิร์กโฟลว์เมื่อเงื่อนไขภายนอกเปลี่ยนแปลง เช่น ข้อกำหนดสำหรับการเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มการรายงาน

แม้ว่าประสิทธิภาพ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่ทราบกันดีว่าการเปลี่ยนผ่านสู่เทคโนโลยีไร้กระดาษอย่างเต็มรูปแบบจำเป็นต้องมีการแก้ไขปัญหาทางกฎหมายจำนวนหนึ่ง รวมทั้งการลงทุน ดังนั้นวันนี้ในรัสเซีย คุณสามารถค้นหาเวิร์กโฟลว์ทุกประเภทได้ดังแสดงในรูปที่ 4

ยังมีสถานประกอบการและสถาบันต่างๆ ที่ยังทำงานด้านเอกสาร ส่วนใหญ่ใช้คอมพิวเตอร์และ เครือข่ายท้องถิ่นและใช้น้อยเต็มร้อย ระบบอัตโนมัติการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อะไรคือสาเหตุของสถานการณ์นี้?

รูปที่ 6 - ข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ตามหลักการแล้วเป็นผลสืบเนื่องมาจากการพัฒนา การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรกลายเป็นเทคโนโลยีไร้กระดาษโดยสิ้นเชิง อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันนี้ เอกสารที่เป็นกระดาษยังคงต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบหลายประการ เช่น กฎหมายภาษีอากร กฎหมายการบัญชี ฯลฯ วัตถุประสงค์หลักประการหนึ่งของเอกสารคือความสามารถในการรับรองข้อเท็จจริงบางประการ จนล่าสุดเป็นกระดาษเอกสารกับ รายละเอียดที่จำเป็นและระดับการป้องกันเป็นวิธีหลักในการพิสูจน์ข้อเท็จจริงโดยเฉพาะ กล่าวคือ เป็นตัวแทนของอำนาจทางกฎหมาย กระดาษในฐานะผู้ให้บริการวัสดุมีข้อเสียในแง่ที่ว่ากระดาษไม่สามารถลบและบันทึกข้อมูลใหม่โดยไร้ร่องรอยได้ แต่ข้อเสียเปรียบนี้กลายเป็นคุณธรรมในแง่ของการกำจัดการปลอมแปลงเอกสาร ไม่น่าแปลกใจที่สุภาษิตรัสเซียกล่าวว่า: สิ่งที่เขียนด้วยปากกาไม่สามารถตัดด้วยขวานได้

กล่าวอีกนัยหนึ่งเมื่อเราได้รับเอกสารที่มีลายเซ็นทุกหน้าและไม่มีร่องรอยการฝ่าฝืนพื้นผิวของกระดาษ (กล่าวคือ เห็นได้ชัดว่าข้อความไม่ได้ถูกลบหรือเขียนใหม่) เราจึงมั่นใจได้ว่า ว่าเอกสารนี้ถูกส่งในนามของผู้ที่ลงนามและไม่มีการเปลี่ยนแปลงในระหว่างขั้นตอนการจัดส่ง

โดยทั่วไป สิ่งอำนวยความสะดวกที่ทันสมัยการเข้ารหัสช่วยให้คุณสามารถจัดเตรียมวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารเช่นเดียวกับลายเซ็นบนกระดาษ

กฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" ที่นำมาใช้ในเดือนมกราคม 2545 เปิดโอกาสให้องค์กรต่างๆ ในการสร้างระบบสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ ซึ่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถทำหน้าที่เป็นต้นฉบับที่ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำด้วยเอกสาร อย่างไรก็ตาม วันนี้กฎหมาย EDSสัมบูรณ์สำหรับเวิร์กโฟลว์ภายในเท่านั้น ที่มีการใช้งานอย่างแข็งขัน เนื่องจากเวิร์กโฟลว์ภายในถูกควบคุมโดย CEO

ดังนั้น สาเหตุหลักของการมีเวิร์กโฟลว์แบบผสมคือปัญหาของการสมัคร EDSยังไม่ได้รับการแก้ไขในระดับรัฐ

อย่างไรก็ตาม การแลกเปลี่ยนเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อาจใช้ไม่ได้ทั้งหมด แต่เฉพาะในบางพื้นที่ของกิจกรรมขององค์กรเท่านั้น

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์กำลังค่อยๆ กลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ บริษัทรัสเซีย. สะดวก ช่วยให้คุณไม่ต้องทิ้งกระดาษจำนวนมากในสำนักงาน และบริษัทต่างๆ สามารถแลกเปลี่ยนเอกสารดังกล่าวได้ภายในเวลาไม่กี่วินาที แต่อะไรคือสิ่งที่จำเป็นสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่จะมีผลบังคับ? และจะพิสูจน์อำนาจทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในศาลได้อย่างไร?

อำนาจทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

กฎหมายของรัสเซียฉบับปัจจุบันตระหนักถึงความเป็นไปได้ของการประมวลผลธุรกรรมโดยใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีเงื่อนไขว่าเอกสารดังกล่าวต้องลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ กฎที่เกี่ยวข้องประดิษฐานอยู่ในศิลปะ 434 ประมวลกฎหมายแพ่ง RF และในส่วนที่ 4 ของศิลปะ สิบเอ็ด กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 ฉบับที่ 149-FZ “ในข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศและการคุ้มครองข้อมูล” (ต่อไปนี้ - กฎหมายหมายเลข 149-FZ)

ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียง แต่สัญญาเท่านั้น แต่ยังสามารถร่างเอกสารทางบัญชีหลักและรวม - โดยจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (มาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง 21 พฤศจิกายน 2539 ฉบับที่ 129-FZ "ในการบัญชี" ). มาตรา 169 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียอนุญาตให้จัดทำและออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยข้อตกลงร่วมกันของคู่กรณีในการทำธุรกรรมและหากเข้ากันได้ วิธีการทางเทคนิคเพื่อการยอมรับและให้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ลงนามโดยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองของหัวหน้าบริษัทหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากเขา1

ดังนั้น องค์ประกอบสำคัญของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใดๆ ที่แสดงถึงอำนาจทางกฎหมายและการยืนยันข้อเท็จจริงของการส่งโดยฝ่ายที่เหมาะสม จึงเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การปรากฏตัวของมันไม่ได้ ข้อเท็จจริงสุดท้ายและระหว่าง การพิจารณาคดีและดังนั้นเกี่ยวกับ ข้อบังคับทางกฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม

ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์

ในวรรค 1 ของศิลปะ 6 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางของวันที่ 6 เมษายน 2011 ฉบับที่ 63-FZ "ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" (ต่อไปนี้ - กฎหมายหมายเลข 63-FZ) กำหนดว่าตาม กฎทั่วไปข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองถือเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เทียบเท่ากับเอกสารกระดาษที่ลงนามด้วยลายมือชื่อ มีการกำหนดกฎที่คล้ายกันในวรรค 3 ของศิลปะ 11 ของกฎหมายหมายเลข 149-FZ ข้อกำหนดนี้มีการกำหนดเป็น บรรทัดฐานการยอมจำนนอย่างไรก็ตาม ศาลมีสิทธิ์ที่จะยอมรับการรับรองข้อมูลที่ถูกต้องและลายเซ็นง่ายๆ ซึ่งพวกเขามักจะทำในทางปฏิบัติ

มาถึงคำถามเกี่ยวกับประเภทของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่รับรองในยุคใหม่ กฎหมายของรัสเซีย. มาตรา 5 ของกฎหมายหมายเลข 63-FZ ระบุประเภทของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต่อไปนี้:

1. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย

เมื่อนำมาใช้ ความจริงของการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยบุคคลใดบุคคลหนึ่งจะได้รับการยืนยันโดยใช้รหัส รหัสผ่าน หรือวิธีการอื่นๆ

2. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการปรับปรุง

หล่อนต้อง:

1) เกิดขึ้นจากการแปลงข้อมูลโดยใช้รหัสลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

2) อนุญาตให้ระบุบุคคลที่ลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

3) อนุญาตให้ตรวจสอบข้อเท็จจริงของการเปลี่ยนแปลงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลังจากช่วงเวลาของการลงนาม;

4) ถูกสร้างขึ้นโดยใช้วิธีการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

3. ปรับปรุงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปรับปรุงแล้วจะแบ่งออกเป็นคุณสมบัติและไม่เหมาะสม ต้องระบุคีย์การตรวจสอบของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองที่ปรับปรุงแล้วในใบรับรองที่ผ่านการรับรอง

ข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่ายหรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เหมาะสมถือเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เทียบเท่ากับเอกสารกระดาษที่ลงนามด้วยลายมือชื่อ ถ้าตามกฎหมายหรือจารีตประเพณี การหมุนเวียนของธุรกิจเอกสารต้องได้รับการรับรองด้วยตราประทับ จากนั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปรับปรุงแล้วจะได้รับการยอมรับเทียบเท่ากับเอกสารกระดาษที่ลงนามด้วยลายมือชื่อและรับรองด้วยตราประทับ กฎนี้กำหนดขึ้นโดยส่วนที่ 2 และ 3 ของศิลปะ 6 แห่งกฎหมายหมายเลข 63-FZ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียบง่ายและไม่เหมาะสมสอดคล้องกับลายเซ็น และลายเซ็นที่ได้รับการปรับปรุงจะสอดคล้องกับการรับรองเอกสารโดยใช้ลายเซ็นและตราประทับ ดังนั้น ลายเซ็นที่ไม่มีเงื่อนไขที่ปรับปรุงแล้วสามารถรับรู้ได้ว่าเป็นทั้งแบบอะนาล็อกของลายเซ็นและลายเซ็นแบบอะนาล็อกที่มีตราประทับ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในศาล

เอกสารที่ส่งผ่าน อีเมลตามการจัดประเภทข้างต้นสามารถเรียกได้ว่าลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย อย่างไรก็ตาม ศาลอาจยอมรับการแลกเปลี่ยนเอกสารดังกล่าวเป็นข้อสรุปที่เหมาะสมของข้อตกลง หากสถานการณ์ของคดีบ่งบอกถึงความเป็นจริงของการทำธุรกรรม: ตัวอย่างเช่น การส่งมอบสินค้าที่ได้รับการยืนยันโดยใบแจ้งหนี้ ใบตราส่งสินค้า และ คำสั่งจ่ายเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งตำแหน่งทางกฎหมายดังกล่าวได้รับการยืนยันโดยคำตัดสินของศาลอนุญาโตตุลาการสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 17 ตุลาคม 2551 ฉบับที่ 13675/08

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกส่งไปยังศาลในรูปแบบที่พิมพ์พร้อมใบรับรองของหัวหน้าหรือพนักงานผู้มีอำนาจขององค์กรที่ส่งเอกสารนี้ต่อศาล ใบรับรองนี้ต้องระบุว่าสำเนาที่พิมพ์ออกมานั้นสอดคล้องกับต้นฉบับอิเล็กทรอนิกส์ หากเอกสารลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย อย่างน้อยวันที่และเวลาของการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวและฝ่ายที่ส่งเอกสารนี้ควรมีความชัดเจนจากงานพิมพ์ที่ส่ง หากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีการลงนามด้วยลายเซ็นที่ปรับปรุงแล้ว งานพิมพ์จะต้องมีเครื่องหมายพิเศษบนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ศาลอาจยอมรับข้อตกลงที่ได้ข้อสรุปผ่านทางอีเมล หากแต่ละฝ่ายได้ส่งเอกสารที่พิมพ์ออกมาเหมือนกันของข้อตกลงดังกล่าว ในขณะเดียวกัน สำเนาเอกสารที่เหมือนกันซึ่งไม่ได้รับการยืนยันจากหลักฐานอื่น ก็ไม่สามารถใช้เป็นการยืนยันการสรุปสัญญาได้ แต่ถ้าไม่รวบรวมหลักฐานและสำเนาสัญญาที่คู่สัญญาส่งมามี เงื่อนไขต่างๆ? เพื่อป้องกันสถานการณ์ดังกล่าวระหว่างการพิจารณาคดี จำเป็นต้องรับรองด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง แม้กระทั่งเมื่อสิ้นสุดสัญญา

ลายเซ็นดังกล่าวจะทำให้สามารถรับรองประเด็นพื้นฐานสองประการ: ประการแรกสัญญาได้ลงนามโดยฝ่ายที่เหมาะสม (เนื่องจากใบรับรองได้รับการจดทะเบียนและออกโดยตำแหน่งของผู้ลงนาม) และประการที่สองคือเอกสารที่ลงนามโดยผู้ลงนามเพิ่มเติม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองยังคงไม่เปลี่ยนแปลงหลังจากลงนาม

ในส่วนที่ 1 ของศิลปะ 4 แห่งกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 10 มกราคม 2545 ฉบับที่ 1-FZ "บนลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งยังคงมีผลบังคับใช้ สัญญาณต่อไปนี้ด้วยการปฏิบัติตามพร้อมกันซึ่งลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ถือว่าเทียบเท่ากับลายมือชื่อ:

1. ใบรับรองคีย์ลายเซ็นใช้ได้ในขณะที่ทำการตรวจสอบหรือในขณะที่ลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

2. ความถูกต้องของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยืนยันแล้ว