การประชุมวางแผน - "ชั่วโมงที่เงียบสงบ" หรือขั้นตอนสู่ความสำเร็จ? ความลับของการประชุมการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ

ปี 2559 เป็นช่วงเวลาแห่งการทดสอบความแข็งแกร่งของบริษัทต่างๆ และในเรื่องนี้ คุณต้องคอยจับตาดูฝ่ายขายของคุณทุกวัน ต่อไปนี้คือข้อมูลพื้นฐานบางประการที่จะช่วยให้ทีมขายของคุณมีสมาธิและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในทางที่เป็นมิตร บริษัท ควรมีการประชุม 2 ครั้งระหว่างหัวหน้าและผู้จัดการ: ครั้งแรกคือการประชุมทั่วไปในการประชุมการวางแผนตอนเช้าครั้งที่สองคือการประชุมรายบุคคลในตอนเย็นซึ่งในระหว่างนั้นหัวหน้าจะเจาะลึกผลของกิจกรรมอย่างรอบคอบ ของประชาชน ตรวจสอบสถานการณ์ที่ยากลำบาก และดำเนินการสร้างแรงจูงใจส่วนบุคคล แต่วันนี้เราจะเน้นไปที่การประชุมวางแผนภาคเช้าทั่วไป ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับการบริหารแผนกขายและดูแลพนักงานของคุณ

วัตถุประสงค์ของการประชุมวางแผนภาคเช้า:

1. สรุปผลเมื่อวาน

2. วางแผนวันทำงาน

3. ติดตามความเป็นจริงของการบรรลุแผนของเดือนและพัฒนาแผน "ข"

4. ฝึกอบรมผู้จัดการเกี่ยวกับตัวอย่างเฉพาะโดยใช้เกมธุรกิจ

5. ตรวจสอบระดับพลังงานของผู้จัดการและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแรงจูงใจ,

นั่นคือสำหรับหัวหน้าฝ่ายขายการประชุมวางแผนคือการทดสอบสารสีน้ำเงินเกี่ยวกับคุณภาพงานของเขา ซึ่งจะช่วยให้เขาตอบสนองต่อสถานการณ์ที่มักจะนำไปสู่การไม่ปฏิบัติตามแผน ข้อผิดพลาดในการสื่อสารกับลูกค้า หรือการเลิกจ้างผู้จัดการ

ดังนั้น 10 กฎสำหรับการประชุมการวางแผนตอนเช้าที่มีประสิทธิภาพของ ROP:

1. เป็นระยะ

การวางแผนตอนเช้าไม่ควรจัดขึ้นเป็นครั้งคราว ไม่ใช่เมื่อคุณอารมณ์ดีหรืออารมณ์ไม่ดี แต่ควรทำทุกวันในเวลาเดียวกัน การประชุมวางแผนที่ดีจะเป็นพิธีกรรมสำหรับการเริ่มต้น ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของกิจกรรมของผู้จัดการ ในทางปฏิบัติของฉัน หลายครั้งที่ฉันเจอตัวอย่างเมื่อการประชุมที่ดำเนินการไม่ดีหรือไม่ได้ดำเนินการในการประชุมวางแผนทั้งหมด ทำลายกิจวัตรประจำวันของผู้จัดการ ทำให้อารมณ์เสีย และกำจัดความปรารถนาที่จะทำงาน

ในระหว่างการประชุมวางแผนตอนเช้า ในที่สุดผู้จัดการควรตื่นขึ้นมาและจับประเด็นหลัก: เริ่มกันเลย!

2. วินัย

การประชุมวางแผนที่มีประสิทธิภาพมีโครงสร้าง เป้าหมาย และระยะเวลาที่ชัดเจน (นั่นคือ เวลาที่กำหนดสำหรับการประชุมการวางแผน) การเบี่ยงเบนใด ๆ จากโครงสร้างทำให้ผู้จัดการลดระดับในขณะที่การปฏิบัติตามกฎทั่วไปวินัยและโครงสร้างความคิด

การประชุมวางแผนควรเริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลาเสมอ ทุกคนควรอยู่ในสำนักงาน 15 นาทีก่อนเริ่มการประชุม การดื่มชาทั้งหมด - ก่อนการประชุมวางแผน หลัง-ทำงานเท่านั้น

ผู้จัดการควรพร้อมสำหรับการประชุมวางแผน รู้ตัวบ่งชี้ปัจจุบันทั้งหมดและแผนการของพวกเขาสำหรับวันนั้น และไม่นับตัวเลขในเครื่องคิดเลข ใช้เวลาจากทั้งทีม หรือฟุ้งซ่านจากการคำนวณแทนการฟังข้อมูลที่ ROP อยากจะสื่อถึงทุกคน

สำหรับการประชุมวางแผนคุณภาพสูงกับเกมธุรกิจ โดยปกติ 45 นาทีก็เพียงพอแล้ว แต่เชื่อฉันเถอะ 45 นาทีนี้สามารถประหยัดเวลาได้มากในอนาคตและนำมาซึ่งผลลัพธ์ทางการเงินที่ดียิ่งขึ้น

3. พลังงาน

การประชุมตอนเช้าเป็นแสงสว่างให้กับสายตาของพนักงาน

หากการประชุมวางแผนน่าเบื่อ ผู้จัดการจะผลอยหลับไปมากกว่านี้ และคุณจะไม่ได้รับผลตามที่ต้องการ อย่าละเลงข้อมูล รักษาวัตถุประสงค์และโครงสร้าง อย่าให้พนักงานพูดนอกเรื่องหรือถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับสิ่งเดียวเท่านั้น

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการประชุมวางแผนคือการทำงานเป็นทีม ไม่ใช่การพบปะกันในช่วงเช้า ให้ความสนใจของทุกคน พูดแต่สิ่งที่ทุกคนกังวล

4. ฝึกฝนผู้จัดการของคุณอย่างต่อเนื่อง!

ทุกๆ วัน ในการประชุมตอนเย็น คุณถามผู้จัดการว่าวันนี้เป็นอย่างไรบ้าง ประสบความสำเร็จอะไร พวกเขาเผชิญความยากลำบากอะไรบ้าง ลูกค้าคัดค้านอะไรที่พวกเขาไม่สามารถรับมือได้ การประชุมช่วงเช้าช่วยให้คุณสามารถนำประเด็นเร่งด่วนที่สุดมาสู่การอภิปรายทั่วไปได้

ในการทำเช่นนี้คุณต้องให้ผู้จัดการอธิบายปัญหาสั้น ๆ ที่เขาไม่สามารถรับมือได้เมื่อวานนี้ จากนั้นคุณทำซ้ำส่วนทฤษฎีอย่างรวดเร็ว (เช่น บล็อก "การโต้แย้งโดยวิธีการคำนวณ) แล้วจัดเกมธุรกิจที่มีบทบาท ของลูกค้าเล่นโดยผู้จัดการที่ไม่ได้จัดการกับสถานการณ์ จากนั้นด้วยความช่วยเหลือของเซสชั่นการระดมความคิดสั้น ๆ ทั้งทีมก็เสนอทางเลือกในการแก้ไขสถานการณ์

เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ทุกคนในทีมมีส่วนร่วมในการหาแนวทางแก้ไข อย่าให้คำตอบสำเร็จรูป การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพสูงสุดไม่ใช่ทฤษฎีจากผู้นำ แต่ค้นหาแนวคิดผ่านการโต้ตอบ

การฝึกอบรมรายวัน การฝึกอบรมเพิ่มเติม และการสนับสนุนสำหรับทักษะของผู้จัดการ จะช่วยให้ผู้จัดการของคุณพัฒนา พัฒนาทักษะการขายได้อย่างต่อเนื่อง และไม่ต้องกลัวความยุ่งยากในสายงาน

5. ติดตามแผนอย่างต่อเนื่อง

การวางแผนโดยไม่มีการควบคุมเป็นการเสียเงิน (c) ภูมิปัญญาจีนโบราณ

ฉันคิดว่าไม่จำเป็นต้องมีคำอธิบายแยกต่างหากที่นี่ หากคุณไม่ควบคุมมันสักครั้ง สองครั้ง ที่สาม ผู้จัดการจะหยุดทำอะไรสักอย่างหรือเริ่มโกหก

6. แรงจูงใจของทีม

เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่เพียงแต่จะระบุผลลัพธ์ของเมื่อวานสำหรับทั้งทีมโดยรวมและสำหรับแต่ละคน แต่ยังต้องระบุสิ่งที่ดีที่สุดและแย่ที่สุดสำหรับวันก่อนหน้า และอย่ากลัวที่จะลดระดับใครด้วยสิ่งนี้ - เวลาน้อยเกินไป ใช้ช่วงเวลาและผู้จัดการมีโอกาสที่จะปรับปรุงทุกวัน

ใช้เป็นตัวชี้วัด ไม่เพียงแต่ตัวชี้วัดทางการเงิน (จำนวนการขายที่คุณทำ จำนวนเงินที่คุณนำเข้ามา) หรือตัวชี้วัดกิจกรรม (จำนวนการโทร การนัดหมาย และการประชุมที่จัดขึ้น) แต่ยังเป็นตัวชี้วัดเชิงคุณภาพ (คุณภาพของการสื่อสารระหว่างผู้จัดการและ ลูกค้า) คุณสามารถฟังการโทรของผู้จัดการได้อย่างอิสระ รวมถึงใช้รายงานของแผนกควบคุมคุณภาพ

7. ความจำเพาะในแผน

ผู้จัดการไม่ควรแค่พูดถึงจำนวนยอดขายที่เขาจะปิดในวันนี้ จำนวนเงินที่เขาจะได้รับ และจำนวนการประชุมที่เขาจะทำ เขาต้องสนับสนุนแผนของเขาด้วยชื่อบริษัทเฉพาะอย่างแน่นอน แม้ว่าวันนี้เขาจะไม่มีคำตอบจากลูกค้าที่วางแผนไว้ ผู้จัดการก็ต้องบอกว่าเขาจะได้รับแผนของวันนี้จากที่ใด จะโทรหาใคร เขาจะไปหาใคร แต่บริษัทต้องตั้งชื่อด้วยตัวเลขที่ชัดเจนทั้งเงินและปริมาณ .

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าแผนรายวันของผู้จัดการต้องบรรลุเป้าหมายของเดือน หากผู้จัดการของคุณมีแผนสำหรับหนึ่งเดือน - 1,000,000 รูเบิลในการชำระเงิน เขาไม่สามารถวางแผนที่จะรวบรวม 20,000 รูเบิลทุกวัน เพราะเขาจะไม่ดำเนินการตามแผนให้เสร็จสิ้นในอัตราดังกล่าว

กำหนดแผนการทะเยอทะยานสำหรับผู้จัดการของคุณ หากผู้จัดการเขินอายที่จะพูดแผนการทะเยอทะยานหรืออ้างถึงความเชื่อทางไสยศาสตร์ของเขา ("ฉันจะไม่พูดเพื่อไม่ให้ซวย" "ฉันจะพูดมากกว่านี้และคุณจะกินสมองของฉันในตอนเย็น" ) สิ่งนี้จะต้องได้รับการปฏิบัติ และยิ่งเร็วยิ่งดี ฝึกอบรมผู้จัดการให้มีแผนงานสูง รักษา "ขีดจำกัด" ภายในของพวกเขา

นอกจากนี้ ผู้จัดการต้องเชื่อในร่างของเขาเอง ไม่พูด "ออกไป" เพราะจำเป็น แต่เข้าใจชัดเจนว่าสิ่งที่เขาพูดนั้นเป็นไปได้จริง ๆ และเขารู้วิธีที่จะโน้มน้าวมัน

8. เช็คความพร้อมของทั้งทีม

ก่อนปล่อยพนักงานขายของคุณในวันใหม่ ให้ตรวจสอบว่าพวกเขามีทรัพยากรทั้งหมด - ทั้งภายนอก (การมีอยู่ของเอกสารการนำเสนอ นามบัตร ฐานการโทร ฯลฯ) และภายใน - ไม่ว่าดวงตาของทุกคนจะลุกไหม้หรือจำเป็น จากนั้นบางคนก็อยู่และพูดคุยถึงปัญหาเพิ่มเติม ให้แรงจูงใจส่วนบุคคลเพิ่มเติม

9. ทรงพลังCTA เมื่อสิ้นสุดการประชุมการวางแผน

คิดวลีสร้างแรงจูงใจที่จะยึดถือคุณในการเริ่มต้นและทำให้ผู้จัดการของคุณมีพลังงานเพิ่มขึ้น วลีนี้สามารถเป็นอะไรก็ได้: "ทีม ไปข้างหน้า!" หรือ "ไปกันเถอะ!" หรือ "นั่นสิ ไปกันเถอะ!"

นี่คือสิ่งที่เรียกว่าสมอซึ่งให้สัญญาณว่าทุกอย่างจบลงแล้วตอนเช้าหมดเวลาวิ่งและชนะ!

10. การสร้างภาพ

อย่าลืมป้อนผลลัพธ์ของการประชุมการวางแผนบนกระดานคะแนนเพื่อให้ผู้จัดการสามารถดูทั้งผลลัพธ์และผลลัพธ์โดยรวมของทีมอย่างต่อเนื่องตลอดจนเปอร์เซ็นต์ของความสมบูรณ์ของแผน กระดานดังกล่าวอาจมีลักษณะดังนี้:

และเป็นโบนัส รายการตรวจสอบเพื่อประเมินคุณภาพของการประชุมวางแผนภาคเช้า เช่น

การประชุมวางแผนคืออะไร? ทุกคนจะตอบ - การประชุมการผลิตสั้น ๆ เกี่ยวกับประเด็นปัจจุบัน แต่สิ่งเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงแผนและกำหนดเวลาเท่านั้น มันคือการสื่อสารภายในทีม การพัฒนาวิธีการใหม่ๆ โอกาสในการเขย่าขวัญและสร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขาด้วยความกระตือรือร้น ผู้นำบางคนจัดการประชุมที่ไม่ได้มาตรฐาน: เกม, คดี, การแข่งขัน ... เราต้องการเปิดเผยความลับเล็กน้อยและแสดงข่าวล่าสุดจาก "ห้องครัว" ภายในของ Kirov ให้คุณเห็น

Alexander Illarionov ผู้อำนวยการร้านอาหารมิวนิก:

การประชุมวางแผนเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากซึ่งมีกระบวนการต่างๆ เกิดขึ้นมากมาย

มีการประชุมวางแผนกับหัวหน้าแผนกทุกสัปดาห์เพื่อสร้างแผนงานสำหรับสัปดาห์ปัจจุบัน การประชุมใช้เวลาไม่เกิน 1 ชั่วโมง ห้านาทีเป็นรายบุคคลจะจัดขึ้นเมื่อได้รับคำถามหรือปัญหาใด ๆ ที่เกิดขึ้นได้รับการแก้ไขอย่างเร่งด่วน

วางแผนการประชุมกับเจ้าหน้าที่ของห้องโถง (ผู้ดูแลระบบ บาร์เทนเดอร์ บริกร) และตัวแทนของครัว (เชฟ ซู-เชฟ) ทุกวัน 15 นาทีก่อนร้านเปิด

ในการประชุมดังกล่าว เรามักจะประกาศว่าจะมีโปรโมชั่นใหม่อะไรในร้านอาหาร พูดคุยเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในร้าน วิเคราะห์วันก่อนหน้า ยกย่องหรือดุพนักงานเกี่ยวกับการกระทำของพวกเขา ตำแหน่งเสียงที่ไม่ได้ขายในวันนี้ด้วยเหตุผลเดียว หรืออย่างอื่น ...

รายการใหม่ในครัวยังกล่าวถึงรายการพิเศษ คำแนะนำจากเชฟทั่วบาร์ การประชุมวางแผนดังกล่าวใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที

เราพบปะกับเพื่อนร่วมงานบ่อยมาก เราพูดคุยกัน เนื่องจากการสื่อสารเป็นกระบวนการที่สำคัญมากในการรักษาขวัญกำลังใจของจิตวิญญาณ ดังนั้น เพื่อนร่วมงานจึงเข้าใจถึงความสำคัญของงานของพวกเขาในโครงสร้างของเรา จึงรู้สึกสบายใจและแสดงความคิดริเริ่มมากขึ้น นั่นคือ ถ้าฉันขอให้พัฒนาและดำเนินโครงการ ฉันพยายามที่จะไม่ยุ่งเกี่ยวกับงาน แต่เพื่อหารือเกี่ยวกับมันหลังจากข้อเท็จจริง

แรงจูงใจของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญมาก มีวัตถุและมีวัตถุไม่มี เนื้อหานี้ดำเนินการเพื่อดำเนินการใด ๆ เพื่อแสดงถึงความคิดริเริ่มปรับปรุงร้านอาหารของเราให้ทันสมัย สิ่งที่จับต้องไม่ได้คือการสรรเสริญ เราคัดแยกผู้ที่มีความโดดเด่นในตัวเองในที่ประชุมเพื่อให้ทุกคนรู้สึกว่าพวกเขามีค่าที่นี่ รักและต้องการขององค์กรนี้

ยิ่งต้องพูดคุย สื่อสารกับผู้คน และปรับไปในทิศทางที่ถูกต้อง บ่อยครั้ง ผู้คนจำเป็นต้องปลดปล่อยอารมณ์ออกมาอย่างอิสระ โยนมันทิ้งไป และมันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการที่จะได้ยินพนักงานแต่ละคนและพยายามสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยให้เขา เรายังจัดอบรมผู้นำในด้านการสร้างทีมและการทำงาน ด้านความรับผิดชอบ วิธีการมอบอำนาจให้เหมาะสม เนื่องจากผู้นำไม่ใช่คนที่ต้องลงมือทำอะไรเอง แต่เป็นผู้ที่ต้องจัดกระบวนการทำงาน .

ร้านอาหาร "มิวนิค":

คุณจัดประชุมวางแผนบ่อยแค่ไหน? รายวัน.

คุณกำลังรวบรวมใครในการประชุมวางแผน? คนงานในห้องโถง คนทำงานในครัว และผู้จัดการ

คุณใช้เวลาเท่าไหร่ในการประชุมวางแผน? ด้วยพนักงานตั้งแต่ 10 ถึง 15 นาที และกับผู้จัดการสูงสุดหนึ่งชั่วโมง

การประชุมมีความสำคัญต่อคุณและทีมของคุณอย่างไร? การประชุมเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากซึ่งกระบวนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานแต่ละคนและผู้จัดการเกิดขึ้น

คุณมีตัวอย่างการประชุมวางแผนที่ไม่ประสบความสำเร็จหรือไม่? แน่นอนว่ามี แต่ในกรณีใด ๆ การประชุมแต่ละครั้งจบลงด้วยสิ่งที่ดีซึ่งสามารถสรุปได้อย่างถูกต้อง

ในรัสเซียไม่ใช่เรื่องปกติที่จะรวมตัวกันเป็นทีมเพื่อทำงาน นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าทุกคนต่างรีบร้อนที่จะทำงานของตัวเอง ไม่ได้นั่งในที่ประชุมและผัดวันประกันพรุ่งในหัวข้อที่ชัดเจน

แต่ถ้าการประชุมดังกล่าวเป็นประโยชน์สำหรับทุกคน พวกเขาจะมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว?

แล้วมันก็โง่ที่จะปฏิเสธพวกเขา ดังนั้นเราจึงดำเนินการในบริษัทของคุณ เช่น "การประชุมการวางแผน" ตั้งแต่พื้นฐานไปจนถึงเทมเพลตสำเร็จรูป

บางทีเราไม่ควร?

คุณเคยพยายามจัดประชุมพนักงานหรือไม่? ถ้าใช่ ฉันแน่ใจว่าคุณเจอข้อความตอนท้ายของงานที่มีข้อความว่า “เราพูดถึงอะไรอีกครั้ง”

นี่เป็นสถานการณ์แบบคลาสสิกและเกี่ยวข้องกับการไม่รู้วิธีจัดการประชุมการวางแผน และไม่ใช่กับข้อเท็จจริงที่ว่าโดยทั่วไปแล้ว สถานการณ์ไม่ดีและไม่ได้ผล

และเพื่อที่จะวางทุกประเด็นในทันที เรามาแก้ไขแนวคิดที่ว่าการประชุมวางแผนคืออะไร

และให้ความสนใจฉันไม่ได้ใช้มันจากหัวของฉัน แต่จากพจนานุกรมใด ๆ ตามประเภท: Ozhegov, Efremov, Dal, Tikhonov หรือ Kuznetsov พวกเขาทั้งหมดให้ ให้ หรือรับ คำอธิบายเดียวกัน

ประชุมวางแผน- การประชุมระยะสั้นเพื่อประเมินและกำหนดความก้าวหน้าของงานที่ได้รับมอบหมาย

คำสำคัญคือการประชุมสั้นๆ นี่คือสิ่งที่ทำให้การประชุมวางแผนแตกต่างจากการประชุม

และเนื่องจากทุกอย่างสัมพันธ์กันในโลก มากำหนดขีดจำกัดสูงสุดสำหรับการประชุมดังกล่าว นั่นคือ 60 นาที ที่เหลือไม่ใช่การประชุมวางแผน แต่อย่างที่เราพูดคือการประชุม

ประเภทของเครื่องร่อน

การประชุมวางแผนไม่เหมือนกัน เมื่อมองแวบแรก พวกมันเหมือนกันหมด แต่ในความเป็นจริง โครงสร้างและเป้าหมายต่างกัน ดังนั้น คุณจำเป็นต้องรู้ประเภทและใช้งานตามที่ทีมของคุณต้องการ

การใช้เวลา

เราสามารถแบ่งการประชุมวางแผนทั้งหมดออกเป็นสามเวลา: รายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน

โดยปกติบริษัทจะมีทางเลือกเพียงทางเดียว ทางเลือกอื่นๆ ทั้งหมดถือว่าไม่จำเป็น แม้ว่าพวกเขาจะปฏิบัติงานต่างกันและดำเนินการตามแผนงานที่แตกต่างกัน

1. ประชุมรายวัน.จำเป็นในกรณีที่มีกิจกรรมที่รุนแรงหรือจูงใจพนักงาน ระยะเวลาไม่เกิน 15 นาทีทุกอย่างสั้นและตรงประเด็น
2. ประชุมประจำสัปดาห์.เราใช้เพื่อสรุปสัปดาห์ที่ผ่านมาและวางแผนสำหรับอนาคต ระยะเวลาของการประชุมดังกล่าวสูงถึง 30 นาที
3. ประชุมประจำเดือน.เหตุการณ์บังคับสำหรับการประเมินผลลัพธ์ที่ได้รับสำหรับหนึ่งเดือนของการทำงาน ซึ่งพัฒนาจากวันและสัปดาห์ทั้งหมด ระยะเวลาสูงสุด 1 ชั่วโมง

มักจะขยายการประชุมรายเดือนเป็น 2-3 ชั่วโมง ในกรณีนี้ตามกฎของภาษารัสเซียนี่คือการประชุมแล้ว

แต่เนื่องจากไม่ใช่ชื่อจริงที่สำคัญสำหรับเรา แต่การนัดหมายจริง เราสามารถอนุญาตให้มีการประชุมดังกล่าวถึง 3 นาฬิกา สิ่งสำคัญคือทั้งหมดนี้ตรงประเด็น

คุณต้องคำนึงด้วยว่ามีการประชุมที่ไม่เป็นระบบเพื่อแก้ไขปัญหาเร่งด่วนหรือเร่งด่วน

การประชุมวางแผนดังกล่าวเรียกว่าไม่ได้กำหนดไว้ พวกเขาจะถูกรวบรวม ดำเนินการ และเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็ว แต่พวกเขาอยู่ที่นั่นและคุณไม่สามารถหนีจากพวกเขาได้

สถานการณ์ประหลาด...

คงจะดีถ้าบริษัททั้งหมดหรืออย่างน้อยหลายๆ บริษัททำงานเหมือนในเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ข้างต้น

แต่อนิจจาโครงการดังกล่าวแทบไม่เคยเกิดขึ้น ดังนั้นเราจึงไปที่หัวข้อของเซสชันการวางแผน

หัวข้อการประชุม

นอกจากการประชุมวางแผนจะแบ่งออกเป็นช่วงเวลาแล้ว ยังแบ่งออกเป็นหัวข้ออีกด้วย

แม้ว่าโดยทั่วไปแล้ว การประชุมวางแผนจะเกี่ยวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์ในหนึ่งสัปดาห์และสรุปผลการบรรลุแผนการขาย นอกจากนี้ยังมีรูปแบบดังกล่าว แต่ทุกอย่างค่อยเป็นค่อยไป

1. การกระจายงานเป้าหมายและผลลัพธ์ของการประชุมดังกล่าวคือพนักงานมีภาระงานมากมายในอนาคตอันใกล้
2. หนึ่งคำถาม.ส่วนใหญ่มักเป็นการประชุมที่ไม่ได้กำหนดตารางเวลา ซึ่งเป็นหัวข้อที่แยกประเด็นในวาระการประชุม
3. . เรามักจะฝึกการประชุมสั้นๆ กับทีมเล็กๆ เพื่อสร้างแนวคิดในหัวข้อที่กำหนด
4. ข้อมูลการประชุมวางแผนแบบเดียวกับที่เราทุกคนคุ้นเคย โดยบอกเล่าสถานการณ์จริง ณ เวลาที่กำหนด
5. สร้างแรงบันดาลใจผู้คนจำเป็นต้องได้รับพลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขามีงานเครียดมาก ผ่านการประชุมดังกล่าว คุณจะมีโอกาสได้ทำ เพราะมันยอดเยี่ยม
6. เกี่ยวกับการศึกษา.ความรู้น้อยในช่วงเวลาสั้นๆ วิธีนี้จะไม่น่าเบื่อและมีประโยชน์ โดยเฉพาะถ้าคุณทำบ่อยๆ

ในความเป็นจริง การประชุมวางแผนของเราเป็นเหมือนก้อนหิมะในหัวข้อต่างๆ ไม่เลว. สิ่งสำคัญคือต้องสามารถใส่ใจทุกอย่างได้เพียงพอ

กลยุทธ์ "Holop ทั่วยุโรป" จะไม่นำไปสู่สิ่งที่ดีเพราะจะไม่ได้ผลไม่ว่าจะกินปลาหรือล้างกระทะ มันเป็นตำนาน

องค์ประกอบของการประชุมการวางแผนที่ประสบความสำเร็จ

ก่อนที่เราจะไปยังเทมเพลตเฉพาะสำหรับการประชุมวางแผน เรามากำหนดประเด็นหลักของการประชุมดังกล่าวก่อน

เพราะมันสำคัญไม่ใช่แค่ WHAT แต่ยังต้องทำอย่างไร ทุกอย่างค่อยเป็นค่อยไป เพื่อนร่วมงาน ใช้เวลาของคุณ

• เหตุผลในการประชุมด้วยเหตุนี้เราจึงพบว่าการประชุมทุกครั้งควรมีเหตุผล และทุกคนควรรู้เกี่ยวกับเขา
• คน.คุณต้องรู้ล่วงหน้าว่าใครจะเข้าร่วมในการประชุมวางแผนและแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบ
• ที่ตั้งห้องประชุม สำนักงาน หรือทางเดิน - ตัดสินใจด้วยตัวเอง ฉันแน่ใจว่ามันไม่ยาก
• ใช้เวลา.ต้องใช้เวลาเฉพาะเจาะจง ควรจะเหมือนกันเสมอ เพื่อที่จะพัฒนานิสัย
• กำหนดการประชุม.คุณและพนักงานของคุณควรตระหนักถึงหัวข้อย่อยและระยะเวลาของการประชุม
• วัสดุเพิ่มเติมฟลิปชาร์ต กระดาษ ปากกา และอุปกรณ์อื่นๆ ควรเตรียมให้พร้อมก่อนการประชุม
• ภัณฑารักษ์.โดยปกติผู้นำในการประชุมวางแผนจะเป็นหัวหน้าหรือหนึ่งในผู้นำ แต่อาจเป็นพนักงานก็ได้
• เลขานุการ.ผู้ที่จะบันทึกผลลัพธ์ทั้งหมดของการประชุมวางแผนที่เรียกว่าโปรโตคอลเพื่อแจกจ่ายต่อไป

หากคุณคำนึงถึงองค์ประกอบเหล่านี้ ประสิทธิภาพของการประชุมวางแผนจะสูงขึ้นมาก เพราะคุณจะสามารถเตรียมการอย่างเหมาะสมและคุณจะรู้ว่าจะพูดอะไรในที่ประชุม

บางรายการเป็นสิ่งที่ชัดเจน แต่ลองคิดดูว่าแต่ละจุดสามารถปรับปรุงอย่างไรให้สัมพันธ์กับสถานการณ์ในตอนนี้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถโทรหาบุคคลประเภทใดที่ไม่ใช่ผู้จัดการฝ่ายขายได้ หรือเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมวางแผนซึ่งพนักงานเป็นผู้ดำเนินการเอง

และข้อดีอีกอย่างที่สำคัญมากสำหรับผู้ที่ยังสงสัย ดูวิดีโอด้านล่าง

https://youtu.be/15wqXrlhWLw

ประชุมวางแผนดำเนินการ

ฉันไม่ชอบแม่แบบและตัวอย่างมากนัก เนื่องจากไม่ได้คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของแต่ละบริษัท

แต่ทุกธุรกิจมีความเฉพาะเจาะจง (ฉันได้ยินสิ่งนี้จากผู้จัดการตลอดเวลา)

แต่ถ้าคุณไม่ใช่คนขี้กลัว คุณสามารถเปลี่ยนตัวอย่างนี้เป็นแผนการประชุมการวางแผนสำหรับบริษัทของคุณได้อย่างง่ายดาย

ประชุมประจำสัปดาห์
เวลา : ทุกวันจันทร์ เวลา 09.00
Duration: นานถึง 30 นาที

1. สรุปผลประจำสัปดาห์;
   1.1 การขายของบริษัท
   1.2 ฝ่ายขาย / กะ;
   1.3 ยอดขายของผู้จัดการแต่ละคน
   1.3.1 การนำ KPI ไปปฏิบัติ;
   1.3.2 ปริมาณการขายและข้อตกลงที่อาจเกิดขึ้น
   1.3.3 ตัวชี้วัดหลัก (การแปลง ฯลฯ );
   1.3.4 เงินเดือนในช่วงเวลาที่กำหนด
   1.4 ใกล้ถึงสัปดาห์;
   1.5 เข้าใกล้แผนการขายรายเดือน
   1.6 ผลลัพธ์ (ชั่วคราว);
2. ปัญหาในหนึ่งสัปดาห์
   2.1 ทำไมพวกเขาไม่ขาย (ยอดขายลดลง);
   2.2 วิธีการแก้ปัญหาเหล่านี้
3. แผนสำหรับสัปดาห์;
   3.1 ความคิดของพนักงาน;
   3.2 ;
   3.3 วัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์
4. มินิเทรนนิ่ง

นี่คือแผนสำหรับการจัดประชุมการวางแผนในแผนกขายสัปดาห์ละครั้ง เวอร์ชันรายเดือนจะดูทะเยอทะยานมากขึ้น และแผนสำหรับการประชุมรายวันจะดูเจียมเนื้อเจียมตัวมากขึ้น

และแน่นอนว่าผลลัพธ์จะสรุปเป็นเดือนหรือวันเดียว แต่บนพื้นฐานของสิ่งนี้ คุณสามารถสร้างแผนของคุณได้ ไม่ว่าคุณจะมีอะไรบ้าง - ขายปลีก ขายส่ง หรือบริการ

คนรักชิปหรือความแตกต่างที่สำคัญ

การดำเนินการใด ๆ สามารถทำได้ดีกว่า ดังนั้นเมื่อเราถูกขอให้ให้คะแนนประสิทธิภาพของนักวางแผน เราสามารถพูดได้โดยไม่ต้องหลับตาว่ายังมีที่ว่างสำหรับการปรับปรุง

ไม่ว่าจะมีมากหรือน้อย และที่สำคัญที่สุดไม่ว่าจะน่าประทับใจหรือไม่ นี่เป็นอีกคำถามหนึ่ง แต่คุณสามารถหาได้แน่นอน และนี่คือรายการการปรับปรุงที่ได้รับความนิยมมากที่สุดจากแนวทางปฏิบัติของเรา

การประชุมสไกป์หากพนักงานไม่สามารถพบกันในชีวิตจริง นี่ไม่ใช่เหตุผลที่จะยกเลิกการประชุม ใช้จ่ายบน Skype คุณยังสามารถเชื่อมต่อผ่าน Skype กับผู้ที่ไม่สามารถมาจัดการประชุมวางแผนได้ทั้งออฟไลน์และออนไลน์

บวกเท่านั้นพยายามพูดถึงทุกอย่างจากมุมมองของ "วิธีปรับปรุง" และ "สิ่งที่ทำได้ดี" ในการประชุมดังกล่าว การประชุมของคุณจะสร้างแรงบันดาลใจและเป็นบวกมากขึ้น

โบนัสการเข้าร่วมโดยค่าเริ่มต้น คุณสามารถปรับในกรณีที่ขาดงานหรือมาสายสำหรับการประชุมวางแผน หรือคุณสามารถออกโบนัสให้กับผู้ที่ไม่พลาดแม้แต่ครั้งเดียว

ผู้มาสายกำลังยืนอยู่คนที่มาสาย ไม่เพียงแต่ถูกตำหนิและมองดูถูกเหยียดหยามเท่านั้น แต่ยังใช้การประชุมวางแผนทั้งหมดยืนหยัดอยู่ด้วย สนุก? แน่นอน แต่ไม่สายมากสำหรับผู้ที่มาสาย

รักษาเวลา.กำหนดระยะเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละช่วงตึก และหากคุณทำเกินกว่านั้น ก็ตัดการสนทนาทิ้งไป แรกๆจะแย่ๆ แล้วค่อยเรียนรู้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

อาหารว่างก่อนการประชุมคุณสามารถเทกาแฟและกินคุกกี้ก่อนการประชุมเท่านั้น หลังจากเริ่มต้น ระบอบการปกครองดำเนินการ - "ใครไม่มีเวลา เขามาสาย"

ของขวัญให้กับผู้ที่กระตือรือร้นผู้ที่กระตือรือร้นที่สุดสามารถและควรได้รับการสนับสนุน คุณสามารถเน้นผู้ที่มีส่วนร่วมมากในการประชุมแต่ละครั้งและมอบของขวัญเล็ก ๆ สำหรับสิ่งนี้ เรื่องเล็กแต่ดี

ผลการประชุมแผน.เมื่อ "เลขาธิการการประชุม" รับผลก็จะต้องแจกให้ทุกคนหรือวางไว้ในที่ที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดเพื่อการดูดซับที่ดีขึ้น

สั้น ๆ เกี่ยวกับหลัก

ในทีมทั้งหมดของฉัน ผู้คน 90% เป็นผู้เล่นในทีม ดังนั้นเราจึงชอบจัดการประชุมเล็กๆ จนถึงจุดคลั่งไคล้

เนื่องจากทีมของเราค่อนข้างอายุน้อย (อายุไม่เกิน 35 ปี) จึงเป็นเรื่องยากมากที่เราจะจัดการประชุมวางแผน เพราะทุกคนพยายามหัวเราะและพูดคุย "เพื่อชีวิต" เราสามารถจัดประชุมวางแผนได้ 3-4 ชั่วโมง แต่ก่อนเป็นแบบนั้น

ตอนนี้เราเป็นทีมที่เข้าใจถึงพลัง กระบวนการวางแผน และสิ่งที่พวกเขาทำจริงๆ

เรามีกฎเกณฑ์ภายใน (ไม่มีโทรศัพท์ เราพูดภาษาของการตัดสินใจ ไม่มีการปฏิเสธ ฯลฯ) เรามีระเบียบข้อบังคับที่เตรียมไว้ เรามีผู้รับผิดชอบ (ใหม่ทุกครั้ง) และอื่นๆ อีกมากมาย ทั้งหมดนี้ช่วยให้เรามีประสิทธิภาพมากขึ้น

เมื่อเรามาที่บริษัท การประชุมวางแผนเป็นหนึ่งในเครื่องมือแรกๆ ที่เราแนะนำ

และทุกครั้งที่เราเห็นว่า "เกวียนแทบไม่ขยับ" แต่ทุกอย่างก็หายไป และกฎหลักไม่ได้เป็นเพียงคุณภาพของการประชุมการวางแผนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสม่ำเสมอด้วย

ดังนั้นที่นี่คุณสามารถใช้วลีที่รู้จักกันดีที่ดัดแปลงเล็กน้อย - "ลองมาหลายครั้งแล้วฉันกินแล้ว" การดำเนินการอย่างมีความสุข หากคุณมีคำถามใด ๆ เขียนในความคิดเห็น

การประชุมกล่าวว่า Sergey Logachev ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับกำหนดงานด้านการจัดการและรับข้อเสนอแนะจากพนักงาน มากขึ้นอยู่กับวิธีการวางแผนและการประชุมเชิงปฏิบัติการในบริษัท: ทั้งประสิทธิภาพของพนักงานแต่ละคนและประสิทธิภาพของบริษัทโดยรวม ในระหว่างนี้ Mr. Logachev ตั้งข้อสังเกตว่า นี่คือความโกลาหลที่แท้จริงในองค์กรของรัสเซีย

การจัดรูปแบบการประชุมทำให้ลำดับชั้นของทีมโปร่งใสมากขึ้น

อาการหลักของการประชุมที่ไม่ได้ผลคือการสูญเสียเวลาที่มองเห็นได้ด้วยตาเปล่า Sergei Logachev กล่าว ในเวลาเดียวกัน ทั้งสองฝ่ายยังคงไม่พอใจ - ทั้งผู้นำที่คาดหวังการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลแรงงาน และผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งมีความสนใจที่จะตกลงทุกอย่างในเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์มากที่สุดสำหรับพวกเขา

การแสดงความไม่มีประสิทธิภาพอย่างที่สองซึ่งฉันมักจะสังเกตเห็น: พนักงานเริ่มเลียนแบบนั่นคือแกล้งทำเป็นว่าพวกเขาต้องการการประชุมทั้งหมดนี้และน่าสนใจโดยรู้ดีว่านาทีและชั่วโมงที่ใช้ในห้องประชุมเป็นเวลาที่พวกเขาทำได้ ไม่ทำงานแล้วตำหนิผู้บริหารในเรื่องนี้พวกเขากล่าวว่าบ่อยครั้งเกินไปทำให้ผู้คนหันเหความสนใจจากงานหลักของพวกเขา แต่ที่แย่ที่สุด การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจเป็นเหตุผลที่ต้องถูกไล่ออก ดูด้วยตัวคุณเอง: พนักงานตามความคิดริเริ่มของผู้จัดการถูกบังคับให้หารือเกี่ยวกับข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง เสียเวลาในการสนทนา และเมื่อผู้อำนวยการต้องการการปฏิบัติตามแผนอย่างกะทันหัน ความรับผิดชอบก็เริ่มเปลี่ยนจากหัวหนึ่งไปอีกหัวหนึ่ง ผู้ใต้บังคับบัญชาสรุปง่ายๆ ด้วยตนเอง: เรามีความเป็นผู้นำที่ไม่ดี ถึงเวลาต้องลาออก และทีมก็เริ่มแสดงในภาพยนตร์และไม่ใช่คนเดียว แต่ในส่วนย่อยทั้งหมด นี่เป็นความสูญเสียของมนุษย์ที่ค่อนข้างเฉพาะเจาะจงซึ่งการประชุมที่จัดอย่างไม่เหมาะสมอาจนำไปสู่

อะไรคือข้อผิดพลาดหลักที่ผู้จัดการระดับสูงทำเมื่อดำเนินการประชุม?

ข้อผิดพลาดหลักคือเมื่อผู้นำเองไม่รู้ว่าเขาต้องการอะไร ดังนั้นอัลกอริธึมของการประชุมมักจะกลายเป็นแผนการ "ขาย" โซลูชันที่ถูกแฮ็กเมื่อผู้จัดการมาและพูดว่า: "ฉันต้องการสิ่งนี้!" พนักงานเริ่มแจ้งให้เขาทราบถึงเหตุผลและปัญหาเนื่องจากไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ ผู้นำต่อต้าน แต่หลังจากนั้นครู่หนึ่ง "มั่นใจ" โดยลูกน้องของเขา เขาก็ลดระดับลง ทุกคนถอนหายใจด้วยความโล่งอกและแยกย้ายกันไป แต่ละคนก็มีความสนใจของตัวเอง: ผู้นำ "บังคับ" ผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา "ชักชวน" ผู้อำนวยการ ด้วยแนวทางนี้ เกม "ฉันไม่เข้าใจคุณ" จึงกลายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร และนี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของการทำงานร่วมกับฟาวล์บรูด

คุณกำหนดเป้าหมายของการประชุมอย่างถูกต้องอย่างไร?

ผู้นำควรรู้ดีกว่าผู้ใต้บังคับบัญชาในสิ่งที่เขาต้องการบรรลุและในกรอบเวลาใด เขาเป็นนักยุทธศาสตร์และมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับจุดเริ่มต้นและจุดทางออก กระบวนการนี้เป็นที่รู้จักกันดีในหมู่ผู้ใต้บังคับบัญชาของเขาแล้ว งานของผู้จัดการคือการกำหนดมาตรฐานที่แท้จริงสำหรับพนักงาน เพื่อประเมินศักยภาพของบริษัทอย่างถูกต้อง หากมีข้อแก้ตัวปรากฏขึ้นให้จัดการกับพวกเขาอย่างมีความสามารถ สิ่งที่ง่ายที่สุดคือการกำหนดงานในรูปแบบ SMART ซึ่งทำให้พนักงานสามารถบรรลุความเข้าใจในเบื้องต้นเกี่ยวกับงานเดียวกันได้ ในทางปฏิบัติห้ามไม่ให้เปลี่ยนความรับผิดชอบในระหว่างการดำเนินการ "ประดิษฐ์" เกณฑ์ประสิทธิภาพใหม่หรือเปลี่ยนกำหนดเวลา นั่นคือรูปแบบ SMART จัดให้มีการกำจัด "โรคในวัยเด็ก" ของการจัดการเมื่อตั้งค่างาน

อยู่ในที่ทำงานหรือการประชุมที่หัวหน้าต้องกระตุ้นการต่อต้านของพนักงานโดยเฉพาะเพื่อรับมือกับมันที่นี่และด้วยเหตุนี้จึงป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นในอนาคต การคำนวณผิดพลาดโดยทั่วไปในกรณีนี้คือความรุนแรงที่มากเกินไป (การขัดจังหวะ คำพูดวิจารณ์ และมักจะใช้ความรุนแรงเพื่อตอบสนองต่อการกระทำที่ไม่เหมาะสมของผู้ใต้บังคับบัญชา) หรือความบังเอิญ (การสนทนากับผู้ใต้บังคับบัญชา "การโน้มน้าวใจ" ข้อพิพาท) หากเราไม่พบวิธีตรวจสอบความภักดีของพนักงานในขั้นตอนนี้ต่อหน้า การต่อต้านในการทำงานให้เสร็จสิ้นในขณะที่เราทำงานร่วมกับพวกเขาจะเพิ่มขึ้น: สถานการณ์การทำงานในปัจจุบัน การทับซ้อนกันชั่วคราวและทรัพยากร การกระจายความรับผิดชอบจะเกิดขึ้น เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น เราจำเป็นต้องมอบหมายบางสิ่ง สิ่งที่สองต้องมีแรงจูงใจ และที่สามจำเป็นต้องได้รับมอบหมายการควบคุมอย่างเข้มงวดจากผู้ใต้บังคับบัญชาคนอื่นๆ นั่นคือจำเป็นต้องลดปัญหาให้เหลือน้อยที่สุดแม้จะอยู่ในขั้นตอนของการตั้งเป้าหมาย

ข้อผิดพลาดที่สองเกิดขึ้นจากครั้งแรก: กรรมการมักจะติดตามทีม และแทนที่จะผลักดันการตัดสินใจของตนเอง ให้เข้าไปมีส่วนร่วมในการอภิปรายเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ วิธีทำ และไม่ว่าจะทำทั้งหมดหรือไม่ การอภิปรายหลายครั้งดำเนินการโดยผู้ใต้บังคับบัญชาโดยเจตนาเพื่อ "กิน" เวลาทำงานมากขึ้น และหากผู้จัดการอนุญาต แสดงว่าเขาไม่สามารถจัดการหน่วยได้

แต่การสนทนาเป็นวิธีรับคำติชมจากผู้ใต้บังคับบัญชาไม่ใช่หรือ

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน เรามากำหนดแนวคิดกัน มีรูปแบบการประชุมโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการหน่วยงาน ได้แก่ การประชุมวางแผน การประชุมเชิงปฏิบัติการ การประชุม พวกเขามีเป้าหมายและอัลกอริทึมสำหรับการบรรลุเป้าหมาย พวกนี้เป็นเครื่องมือที่เป็นรูปธรรม เช่น ประแจ พวกเขาได้รับการสอนในการฝึกอบรม และมีรูปแบบการประชุมซึ่งมีจุดประสงค์คือการอภิปรายร่วมกัน ได้แก่ การระดมความคิด การอภิปราย การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น รูปแบบเหล่านี้ไม่มีเทคโนโลยี แต่มีกลยุทธ์ - ลำดับของการกระทำทั่วไป: การสื่อสารเบื้องต้น จุดประสงค์ การระดมความคิด การสรุป การอภิปรายในกระบวนการบริหารทีมเป็นตัวบ่งชี้ว่าผู้นำไม่ได้คิดผ่านงาน ชี้แจง ไม่ใช่การอภิปราย ได้รับอนุญาตในการประชุมการวางแผน "ควบคุม" หรือการประชุม

ปัญหาทั่วไปของ บริษัท รัสเซียในการจัดประชุมคือไม่มีความเข้าใจในส่วนนี้ของโครงสร้างนี้ และโครงสร้างคือวัฒนธรรม มาตรฐานมีอยู่ทุกหนทุกแห่ง ทั้งในด้านการขาย ในการเจรจา การจัดเตรียมและการดำเนินการด้านเอกสาร แต่ด้วยเหตุผลบางประการในการจัดประชุมวางแผน ผู้ปฏิบัติงาน และการประชุมมักไม่มีมาตรฐาน "การขาดวัฒนธรรม" นี้ปรากฏให้เห็นแม้ในเครื่องมือทางความคิด เราเรียกประชุมกิจกรรมส่วนรวมทั้งหมด และการประชุมก็เป็นเพียงรูปแบบหนึ่งที่เป็นไปได้ นอกจากนี้ยังมีการประชุมวางแผนและแรม

อะไรคือความแตกต่าง?

ทุกอย่างง่ายมาก การประชุมวางแผนเป็นการเตือนความจำถึงสิ่งที่หน่วยต้องทำให้สำเร็จ Operative - การประชุมเพื่อแก้ไขสถานการณ์ปัญหา และมีการประชุมเพื่อระบุปัญหาใหม่ที่ต้องแก้ไข นี่แสดงถึงข้อกำหนดที่แตกต่างกันสำหรับกิจกรรมของผู้เข้าร่วม การประชุมวางแผนเป็นเพียงการทดสอบความเข้าใจซึ่งกันและกัน ความคิดสร้างสรรค์ไม่เหมาะสมที่นี่ ในทางตรงกันข้าม การประชุมต้องการกิจกรรมที่สูงของผู้เข้าร่วม และผู้นำจะทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลมากกว่า

จะเกิดอะไรขึ้นหากเราเชิญคนที่กระตือรือร้นและสร้างสรรค์มาที่การประชุม หรือเราจะเชิญคนที่ไม่สามารถตัดสินใจเข้าร่วมการประชุมได้หรือไม่? คนแรกจะเบื่อคนที่สองจะนั่งลง และทั้งหมดนี้เป็นการเสียเวลาทำงานเปล่าๆ

เดี๋ยวก่อน แต่ถ้าเราบอกว่าการอภิปรายในที่ประชุมนั้นไม่สามารถยอมรับได้ ความคิดสร้างสรรค์และการหลั่งไหลของความคิดจะเป็นอย่างไร?

การประชุมสามารถจัดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อทีมได้พัฒนาวัฒนธรรมร่วมกันของการใช้ศักยภาพของมนุษย์อย่างมีเหตุผลและใช้เวลาในกิจกรรมการจัดการที่ง่ายกว่า - การประชุมวางแผนและการปฏิบัติงาน จากนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะบรรลุความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างโครงสร้างของอัลกอริธึมสำหรับการตั้งค่างานและความคิดริเริ่มส่วนบุคคลของผู้เข้าร่วมประชุม

ตามหลักการแล้ว จำเป็นต้องเชิญพนักงานที่แตกต่างกันเข้าร่วมการประชุมวางแผน การปฏิบัติงาน และการประชุม การคัดเลือกควรดำเนินการไม่เพียง แต่สำหรับสถานะทางการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกิจกรรมและคุณภาพทางธุรกิจด้วย ส่วนใหญ่มักจะทำเช่นนี้: ขั้นแรก มีการประชุมวางแผน ทุกฝ่ายที่เข้าร่วมในกระบวนการภายใต้การสนทนามารวมตัวกัน หากมีปัญหาเกิดขึ้น บุคคลบางคนก็ถูกปล่อยตัว เหลือเฉพาะผู้ที่สามารถมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในการแก้ไขสถานการณ์เท่านั้น หากจำเป็นต้องหารือเกี่ยวกับทิศทางใหม่อย่างกะทันหัน กลุ่มพนักงานที่แคบมากยังคงอยู่และมีการประชุมขึ้น แม้ว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นบ่อยนัก กิจกรรมหลักของบริษัทคือ ท้ายที่สุดแล้ว การประชุมวางแผนและการประชุมเชิงปฏิบัติการ และการประชุมโดยพื้นฐานแล้ว จะใกล้ชิดกับช่วงการวางแผนเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

ฉันคิดว่ากรอบเวลาสำหรับแต่ละรูปแบบเป็นของตัวเองด้วยหรือไม่

โดยปกติการประชุมวางแผนจะใช้เวลา 5-10 นาที ดำเนินการ - สูงสุดหนึ่งชั่วโมง ประชุม - สูงสุด 1.5 ชั่วโมง อนุญาตให้ดำเนินกิจกรรมทั้งหมดทีละรายการ เวลาที่ดีที่สุดสำหรับการวางแผนการประชุมและแรมคือช่วงเช้า ดีกว่าที่จะแบ่งการประชุมออกเป็นสองส่วน ในตอนเย็น - ส่วน planometric ที่มีการประกาศงานหลักและกำหนดการประชุมที่เต็มเปี่ยมในเช้าของวันถัดไปเพื่อให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีเวลาคิด แนวปฏิบัติที่ดีมาก แต่ไม่ค่อยมีใครทำอย่างนั้น

การใช้รูปแบบให้อะไรกับบริษัท?

ทันทีที่มันถูกฝากไว้ในจิตใจของผู้คน สิ่งที่เป็นความแตกต่างระหว่างการประชุมการวางแผนและผู้ปฏิบัติงาน และผู้ปฏิบัติงานจากการประชุม พวกเขาสามารถคำนวณความแข็งแกร่งของพวกเขาได้เพียงพอแล้ว ดังนั้นการมีส่วนร่วมในกลุ่มอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด เหตุการณ์

แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือโครงสร้างดังกล่าว (การวางแผนการประชุม - เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ - การประชุม) ช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแบ่งออกเป็นกลุ่มได้ เธอบอกกับผู้คนอย่างตรงไปตรงมา: จนถึงตอนนี้ คุณมีค่าควรแก่การประชุมวางแผนเท่านั้น คุณสามารถเข้าร่วมในหัตถการได้ และคุณเติบโตขึ้นมาในการประชุม สิ่งนี้ทำให้พนักงานสามารถวางตำแหน่งซึ่งกันและกันในทีม เพราะเมื่อพวกเขาทำงานในแผนกเดียวกัน มักจะขาดความเข้าใจว่าผู้เชี่ยวชาญคนนี้ดีกว่า และคนๆ นี้ที่แย่กว่านั้นมักจะหายไป และทันทีที่เราระบุกลุ่มผู้เข้าร่วมในการประชุมวางแผน ผู้ปฏิบัติงาน และการประชุม เราก็ตัดลำดับความสำคัญของพวกเขาออกไป ซึ่งในพวกเขาต้องเรียนรู้ และใคร - จะสอน ส่งผลให้ลำดับชั้นของบริษัทมีความโปร่งใสมากขึ้น

ข้อดีประการที่สองจากการตัดดังกล่าวคือสามารถมอบอำนาจบางส่วนให้กับผู้เข้าร่วมปฏิบัติการและการประชุมได้ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถประหยัดเวลาได้มาก แต่เนื่องจากการมอบหมายเกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแรงจูงใจเพิ่มเติมและการถ่ายโอนความรับผิดชอบ ผู้จัดการจึงดำเนินการประชุมแบบเก่าได้ง่ายกว่าการจัดโครงสร้างบางอย่างที่นั่น

การประชุมเชิงปฏิบัติการและการวางแผนทุกครั้งจะมีการถ่ายทอดรูปแบบการจัดการที่ผู้อำนวยการยอมรับ ตามการประมาณการโดย Sergei Logachev ประมาณ 70% ของผู้นำรัสเซียยึดมั่นในระบอบอำนาจนิยมในความสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งเป็นที่เข้าใจได้ รูปแบบการจัดการความขัดแย้ง เมื่อผู้กำกับเป็นซาร์ และคนอื่นๆ ล้วนเป็นพวกแรบเบิล ก็มีชีวิตยืนยาว แม้ว่าเขาจะยังมีผู้ติดตามอยู่ และรูปแบบประชาธิปไตยที่ผู้บริหารชาวตะวันตกแนะนำ นายโลกาเชฟเชื่อว่ากลับกลายเป็นว่าไม่มีประสิทธิภาพใน สภาพแวดล้อมทางธุรกิจในประเทศ: “คนไม่มีความรับผิดชอบในการทำงาน เพราะพวกเขาไม่ยึดติดกับมัน การขาดแคลนบุคลากรจะเพิ่มขึ้นและความไร้ความรับผิดชอบนี้จะเกิดขึ้นต่อไป " ดังนั้นรูปแบบเผด็จการจึงเหมาะสมที่สุดสำหรับสภาพธุรกิจสมัยใหม่และเป็นผู้ที่ออกอากาศบ่อยที่สุดในระหว่างการประชุม

ที่พบมากที่สุดหมายถึงเหมาะสมที่สุดหรือไม่?

ฉันจะไม่พูดอย่างนั้น แน่นอนว่าเมื่อการแข่งขันดุเดือด เวลาเป็นตัวตัดสิน และหากวันนี้บริษัทไม่เริ่มธุรกิจในส่วนตลาดหนึ่งหรือส่วนอื่น พรุ่งนี้ก็อาจไม่มีอยู่เลย สไตล์เผด็จการช่วยประหยัดเวลา แต่ยังทำให้อายุของบริษัทสั้นลงอีกด้วย อย่างไร? มีการหมุนเวียนมากขึ้นในองค์กรเผด็จการ ผู้คนเปลี่ยนแปลงบ่อยขึ้น ประเพณีและประสบการณ์สูญหายไปพร้อมกับพวกเขา และในที่สุดบริษัทก็กลายเป็นสีเทา ซึ่งหมายความว่าสูญเสีย ตัวเลือกที่ถูกต้องมากขึ้นคือรูปแบบการจัดการที่ยืดหยุ่น เมื่อคำนึงถึงความต้องการและความสามารถของพนักงานแต่ละคนบนพื้นฐานของระบบกฎเกณฑ์ คำพ้องความหมายสำหรับความยืดหยุ่นในบริบทนี้มีความสร้างสรรค์และมีความรับผิดชอบ ผู้นำที่ยืดหยุ่นหมายถึงการได้รับการศึกษาและนำความรู้และทักษะที่ได้มาไปปฏิบัติ

การไม่ปฏิบัติตามกฎพื้นฐานของการประชุมมักเป็นการแสดงให้เห็นรูปแบบเผด็จการ ตัวอย่างเช่น ผู้นำจะไม่ประกาศวาระการประชุมหรือประกาศ แต่เฉพาะในกรณีที่คุณขอเอง และวิทยานิพนธ์ได้รับการจัดทำขึ้นในลักษณะทั่วไปและไม่เฉพาะเจาะจง

นี่เป็นสิ่งที่เข้าใจได้ เพราะผู้นำคนใดมองว่าการประชุมเป็นวิธียืนยันตนเองในทีมด้วย แต่ก็เป็นประเด็นทางวัฒนธรรมด้วย วาระใดต้องมีองค์ประกอบบังคับสามประการ ประการแรก หัวข้อการประชุม ประการที่สองคือเวลา และจำเป็นต้องระบุเวลาที่ไม่เพียงแต่เริ่มต้น แต่ยังต้องสิ้นสุดกิจกรรมด้วย เพื่อให้พนักงานสามารถวางแผนวันของตนได้ หากไม่มีเวลาสิ้นสุด ย่อมหมายความว่ากระบวนการทางธุรกิจจะล่าช้า ทำไม? ดังที่ Gleb Arkhangelsky กล่าวไว้อย่างถูกต้องหากบุคคลมีโอกาสที่จะไม่ทำอะไรเลยเขาจะทำมันได้ยาวนาน ดังนั้นการประชุมที่มีขอบเขตไม่แน่นอนอาจทำให้วันทำงานทั้งหมดต้องสูญเปล่า รายการที่สามซึ่งควรจะอยู่ในระเบียบวาระการประชุมอย่างแน่นอนคือรูปแบบที่พนักงานสามารถคำนวณจุดแข็งของพวกเขาได้ หากบุคคลรู้หัวข้อ เวลา และรูปแบบของการประชุม ประสิทธิภาพของเขาจะสูงขึ้น

และถ้าผู้นำพูดว่า: "ฉันเป็นผู้อำนวยการดังนั้นฉันจะเป็นผู้กำหนดกฎของการประชุมแต่ละครั้ง" จะเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาได้อย่างไร?

คุณสามารถใช้ความคิดริเริ่มและแนะนำให้จัดการประชุม "วิทยาศาสตร์" อย่างใดอย่างหนึ่ง ครั้งหนึ่งข้าพเจ้าประทับใจตัวอย่างดังกล่าว ครั้งหนึ่งฉันถูกขอให้สร้างกระบวนการพิจารณาในบริษัทที่การวางแผนการประชุมและการประชุมเชิงปฏิบัติการใช้เวลานานเกินไป พวกเขาฉายวิดีโอการประชุม: ผู้อำนวยการต่อหน้าผู้บริหารระดับสูง 16 คนใช้เวลาครึ่งชั่วโมงในการแก้ปัญหาครึ่งชั่วโมง ฉันไม่สามารถมองต่อไปได้ ฉันอธิบายให้ผู้เข้าร่วมฟังว่ารูปแบบคืออะไร มีองค์ประกอบอะไรบ้าง ให้ตัวอย่างและการสาธิตที่จำเป็น จากนั้นแต่ละคนก็กำหนดงานสำหรับตัวเขาเองเพื่อแก้ปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่ง 16 คน - 16 งาน งานบางส่วนทับซ้อนกับงานของแผนกอื่น ๆ ดังนั้นพวกเขาจึงกำหนดกลุ่มผู้เข้าร่วม ใครควรแก้ปัญหาเหล่านี้ และรูปแบบที่พวกเขาจะดำเนินการ นอกจากนี้พวกเขายังมีอารมณ์ขันดังนั้นพวกเขาจึงแต่งตั้งหัวหน้าฝ่ายบัญชีซึ่งมีทักษะในการสื่อสารเกือบเป็นศูนย์เป็นหัวหน้าการประชุม และใน 15 นาที พวกเขาแก้ปัญหาสี่ข้อ คำนวณประสิทธิภาพ! และประเด็นก็คือเทคโนโลยีรูปแบบ!

มีกฎของเฮนดริกสันอยู่: เมื่อปัญหาต้องการการประชุมหลายครั้ง กฎของเฮนดริกสันจะมีความสำคัญมากกว่าตัวปัญหาเอง

ฉันไม่ได้เจอองค์กรที่มีการประชุมมากเกินไป และมีเพียงเหตุผลเดียวสำหรับสิ่งนี้: ทันทีที่การประชุมเริ่มใช้เวลาทำงาน 30-40% พวกเขาจะได้รับตัวละครที่ "ลามกอนาจาร" พูดง่ายๆ ก็คือ ผู้คนเบื่อหน่ายพวกเขา และพวกเขาก็เริ่มมาสาย พลาด ก่อวินาศกรรม วิจารณ์โดยตรง และท้ายที่สุด การประชุมก็น้อยลงตามธรรมดา นั่นคือ ทันทีที่จำนวนการประชุมถึงเกณฑ์วิกฤติ ผู้คนเองก็เข้าใจ: หยุด เรากำลังทำอะไรผิด นี่เป็นกระบวนการควบคุมตนเอง และไม่มีใครแม้แต่เจ้านายที่มีความต้องการสูงที่สุดก็สามารถย้อนกลับได้

กฎสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ:

• เรียนรู้การตั้งค่างานสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาในรูปแบบ SMART
• ดำเนินการคัดเลือกผู้เข้าร่วมประชุมที่ชัดเจน
• การอภิปรายขั้นต่ำ อนุญาตให้ชี้แจง ไม่ใช่การอภิปราย
• กระตุ้นการต่อต้านจากทีมในขั้นตอนการตั้งค่าเพื่อไม่ให้เกิดการก่อวินาศกรรมในกระบวนการดำเนินการ
• กระจายความรับผิดชอบเพื่อให้สามารถควบคุมได้
• ให้รางวัลแก่ผู้ที่ทำให้ตัวเองโดดเด่นและลงโทษผู้กระทำผิดต่อหน้าทุกคน ไม่มีการตัดสินใจลับหลังพนักงาน! นี่คือบริษัทของคุณที่เริ่มต้นด้วยพื้นที่ข้อมูลของคุณ

Elena Zholobova