Die Rechtskraft eines elektronischen Dokuments wird durch die Verwendung von Electronic Digital sichergestellt EDS-Signaturen- ein Mechanismus, mit dem Sie nachweisen können, dass der Autor des gesendeten elektronischen Dokuments tatsächlich derjenige ist, für den er sich ausgibt, und dass das Dokument während des Zustellvorgangs nicht geändert wurde. EDS wird als Analogon einer handschriftlichen Unterschrift oder eines normalen Siegels verwendet juristische Person. Die digitale Signatur wird dem Datenblock hinzugefügt und ermöglicht dem Empfänger des Blocks, die Quelle und Integrität der Daten zu überprüfen und sich so vor Fälschung zu schützen. Die meisten Unternehmen erkennen die Vorteile des elektronischen (papierlosen) Workflows, der folgende Vorteile hat:

einfache Änderungen am Dokument;

die Möglichkeit, im Dokument nicht nur Text, sondern auch Multimediadaten zu platzieren;

die Fähigkeit, vorbereitete Formulare zu verwenden;

mehr schnelle GeschwindigkeitÜbermittlung von Informationen durch eine große Anzahl Adressen;

Papier sparen;

höhere Kompaktheit der Archive;

einfachere Kontrolle des Informationsflusses;

hohe Geschwindigkeit der Suche und Extraktion von Informationen;

die Möglichkeit, Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen und die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf Informationen zu differenzieren.

Abbildung 45 – EDS-Modul

Der Betrieb von EDMS mit EDS wird von vier Komponenten bereitgestellt: dem EDMS-Software- und Hardwarekomplex, der das Modul „EDS und Verschlüsselung“ umfasst, dem Zeitstempeldienst und den Hardware- und Softwaresystemen der Zertifizierungsstelle sowie mehreren Kryptoanbietern.

Nach allgemeiner Meinung löst eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument folgende Aufgaben:

Überzeugen Sie den Leser, dass die Person, die das Dokument unterzeichnet hat, es wissentlich getan hat (Unterschrift authentisch);

Beweisen Sie, dass diese Person und niemand sonst das Dokument wissentlich unterschrieben hat (die Unterschrift ist echt);

Schützen Sie es als Teil eines Dokuments vor betrügerischer Übertragung auf ein anderes Dokument (Signatur kann nicht wiederverwendet werden);

Schützen Sie das Dokument selbst (das unterzeichnete Dokument kann nicht geändert werden);

Stellen Sie die Wesentlichkeit der Unterschrift und des Dokuments sicher und stellen Sie sicher, dass die Person, die das Dokument unterzeichnet hat, später nicht behaupten kann, dass das Dokument nicht von ihr unterzeichnet wurde (Sie können die Unterschrift nicht verweigern.)

Wie die Praxis jedoch zeigt, lässt eine handschriftliche Unterschrift auf einem Papierdokument naturgemäß Schlupflöcher für Betrüger. Nicht ohne Grund werden, um ihre Handlungen zu erschweren, spezielle Sicherheitszeichen auf die Formulare von Dokumenten aufgebracht, die Nummerierung und Befestigung von Blättern verwendet und außerdem zusammen mit der Unterschrift selbst die handschriftliche Schreibweise des Nachnamens verwendet , Vorname, Vatersname auf dem Dokument usw. Kurz gesagt, bei allen Vorzügen handschriftlich Die Unterschrift hat auch eine Reihe von Nachteilen.

Als Folge des Eindringens Computertechnologie In allen Bereichen Menschliche Aktivität Es war notwendig, ein Analogon der handschriftlichen Unterschrift einer Person zu implementieren im elektronischen Format. Diese Aufgabe wurde erfolgreich gelöst. Die Lösung basiert auf Mitte der 1970er Jahre entwickelt. kryptografische Algorithmen mit öffentlichem Schlüssel, die auf einem komplexen mathematischen Apparat beruhen.

Gleichzeitig beseitigte das EDS die meisten Probleme, die mit einer Unterschrift auf einem Papierdokument einhergehen, und stellte das elektronische Dokument mit Folgendem bereit die wichtigsten Eigenschaften:

-Integrität- das Dokument kann nach der Unterzeichnung nicht mehr geändert werden;

EDS wird heute am häufigsten in verwendet Dokumentationsunterstützung Management (DOE), in Zahlungssystemen, elektronischem Handel und Buchhaltung. Der anspruchsvollste und komplexeste dieser Bereiche ist die Aufgabe, die DOW von Organisationen zu automatisieren – das Hauptziel bei der Erstellung elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme (EDMS). Darauf konzentrieren wir uns in diesem Artikel. Zunächst ist jedoch zu klären, was unter der Verwendung eines EDS zu verstehen ist, wobei die beiden Hauptschemata zu berücksichtigen sind:

Signieren einer elektronischen Nachricht bei der Übertragung und Verifizieren der Signatur des Absenders beim Empfang, d.h. sichere Dokumentenübermittlung. Oft wird ein solches Schema als rechtlich bedeutsamer Dokumentenfluss wahrgenommen, was eine tiefe Täuschung ist. Der Schutz einer elektronischen Nachricht durch ein EDS ist natürlich eine sinnvolle und notwendige Sache, aber völlig unzureichend, um einen vollwertigen Dokumentenfluss zu gewährleisten;

EDS-Einsatz während des gesamten Lebenszyklus elektronisches Dokument - wenn es erstellt, vereinbart, genehmigt, damit vertraut gemacht usw. wird. Nur wenn es vollständig ist Lebenszyklus Dokument und das EDS ein integraler Bestandteil davon ist, können wir über die Verwendung eines vollwertigen, d.h. rechtlich bedeutsamen, sprechen elektronische Dokumentenverwaltungssysteme.

Beginnend mit dem EDS zu arbeiten, stellt der Benutzer unter Verwendung des EDMS eine Anfrage, um ein Schlüsselpaar (a) zu erhalten;

fordert dann ein Zertifikat für den neu erzeugten öffentlichen Schlüssel an (b);

Wenn es notwendig ist, ein Dokument (gerade erstellt oder vom EDMS empfangen) zu signieren, werden seine Daten übertragen

an einen Kryptoanbieter, um ein EDS zu erzeugen, wonach ein Zeitstempel auf dem EDS platziert wird (c);

nach Erhalt des Dokuments vom EDMS sendet der Empfänger es zur Verifizierung an den kryptografischen Anbieter,

wobei nicht nur das EDS selbst geprüft wird, sondern auch das Zertifikat und der Zeitstempel (d)

Abbildung 46 – EDS in EDMS

BEI In letzter Zeit Immer mehr große Organisationen und Unternehmen stellen auf digitales Dokumentenmanagement um. Dies ist natürlich sehr bequem und ermöglicht Ihnen eine erhebliche Zeitersparnis. Aber das wirft eine ernsthafte Frage auf: Was ist die Rechtskraft?

Vom Papier- zum elektronischen Dokumentenmanagement

2001 trat das Bundesgesetz über die Nutzung der digitalen Signatur in Kraft. Seitdem haben viele Organisationen das Format des Dokumentenmanagements geändert: von Papier auf digital oder gemischt. Dieses Gesetz hat jedoch einen engen Fokus: Es konzentriert sich auf die Rechtskraft von ES in Dokumenten und stellt sie einer handschriftlichen gleich. Gleichzeitig gibt es noch keinen allgemeinen Rechtsakt, der ED in unserem Land regulieren würde.

Es gibt so viele Arten von Dokumenten, die im Arbeitsablauf verwendet werden, dass es sehr problematisch ist, sie alle gesetzlich vorzuschreiben. Daher wird das digitale Dokumentenmanagement heute indirekt mit Hilfe verschiedener Rechtsakte geregelt. Eines davon ist das Zivilgesetzbuch der Russischen Föderation, insbesondere Artikel 160. Es sieht die Möglichkeit vor, Dokumente nicht nur mit einer handschriftlichen Unterschrift zu unterzeichnen, sondern auch mit jeder anderen, die nach russischem Recht vorgesehen ist, einschließlich elektronisch digital .

Die Rechtskraft von Papier- und elektronischen Dokumenten wird heute nur dann als gleichwertig anerkannt, wenn alle notwendigen Details erfüllt sind.

Details, die die Rechtskraft bestimmen

Für die folgenden Einzelheiten wird die gesetzliche Regelung der Aktivitäten mit elektronischen Dokumenten bereitgestellt.

• Name des Dokumententyps (außer Briefe);
• Ordnungsnummer;
• Name der Firma,
• Registrationsdatum;
• Ort der Entwicklung und Unterzeichnung;
• elektronische digitale Signatur (auf Papier - dies ist eine normale Signatur).

Sie verleihen dem Dokument und dem Papier auch Rechtskraft.

Sie können eine digitale Signatur nur bei einer Zertifizierungsstelle erhalten, die beim Föderationskreis Ural registriert ist. Eine solche Unterschrift ist einer handschriftlichen gleichgestellt und hat die gleiche Rechtswirkung.

Korrespondenzschutz

Eine Meldung, ein Antrag oder eine Anordnung in elektronischer Form allein hat keine Rechtskraft, da nicht gewährleistet ist, dass das Dokument während der Bearbeitung nicht verändert wird. Außerdem kann die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht angemessen gewährleistet werden. Ob elektronische Dokumente rechtskräftig sind, lässt sich daher an mehreren Punkten feststellen:

• das Vorhandensein einer elektronischen digitalen Signatur, die auf gesetzlich vorgeschriebene Weise empfangen wird;
• die Verwendung digitaler Signaturen nur durch zertifizierte Telekommunikationsmittel;
• das Bestehen einer Vereinbarung zwischen den Parteien über die Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur oder einer Verordnung, die das Verfahren zur Pflege eines ED und zur Anwendung einer elektronischen digitalen Signatur festlegt.

Nur unter diesen Voraussetzungen kann die Rechtswirksamkeit der elektronischen Dokumentenverwaltung gewährleistet werden.

Spezialfälle

Es ist kein Geheimnis, dass ein erheblicher Teil der Korrespondenz zwischen Kollegen oder Kunden per E-Mail abgewickelt wird. Dies kann durchaus ausreichen, um wichtige Probleme zu lösen oder Informationen zu klären. In einigen Fällen ist es jedoch erforderlich, einen Brief nicht nur per E-Mail zu versenden, sondern ihm auch einen offiziellen Status zu verleihen. Es stellt sich die Frage, ob in diesem Fall eine E-Mail ein offizielles Dokument ist.

Die meisten großen russischen Unternehmen und Organisationen werden den Brief eindeutig als offiziell interpretieren. Damit ein solches Schreiben jedoch wirklich offiziellen Status hat, müssen die oben genannten Angaben darauf vorhanden sein. Natürlich verleiht das Vorhandensein einer digitalen Signatur einer solchen Nachricht die notwendige Rechtskraft.

In Ermangelung einer solchen können einige Zweifel an der Echtheit bestehen. So macht die Zivilprozessordnung den Vorbehalt, dass auch digitale Beweismittel als Beweismittel in Verfahren herangezogen werden, jedoch deren Überprüfung auf Echtheit erforderlich ist. Und hier kann es ein Problem mit der Einstellung der Identität des Absenders geben. Daher wäre eine bilaterale Vereinbarung mit der Organisation, mit der die elektronische Korrespondenz geführt wird, in diesem Fall eine sehr wünschenswerte Maßnahme.

Um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, Schriftverkehr, Faxe u E-Mails. Dies ist nicht notwendig, dient aber als zusätzliche Garantie für die Übermittlung einer bestimmten Nachricht. Darüber hinaus verwenden einige Organisationen eine Mischform des Workflows, bei der unterzeichnete Papiere in einem Archiv aufbewahrt werden und ihre digitalisierte Version in der Arbeit verwendet wird. Dieser Ansatz schützt Ihr Unternehmen zuverlässig vor verschiedenen rechtlichen Vorfällen.

Zu berücksichtigen ist auch, dass der Gesetzgeber eine Einschränkung vorsieht: Eine elektronische digitale Signatur wird nur dann als einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt anerkannt, wenn der Gesetzgeber das Vorhandensein eines bestimmten Dokuments in Papierform nicht vorsieht. Das heißt, wenn eine digitale Signatur nicht durch eine handschriftliche ersetzt werden kann.

Was weiter?

Die Aussicht auf die Entwicklung digitaler Workflows ist klar. Das Vorhandensein eines Gesetzgebungsakts, der klar regeln würde, würde die Rechtsbeziehungen erleichtern, und daher wird in den kommenden Jahren die aktive Entwicklung der einschlägigen internationalen und russischen Gesetzgebung fortgesetzt.

Der technologische Fortschritt bringt neue Herausforderungen mit sich, die eine Veränderung traditioneller Arbeitsformen erfordern. Demnächst zu elektronisches Dokument Der Umsatz geht an die meisten Unternehmen soziale Sphäre einschließlich Bildung und Gesundheitswesen. Die Antwort auf diese Herausforderung werden deshalb die gesetzlich verankerten Normen zur Verifizierung digitaler Dokumente.

Und haben diese Dokumente mit elektronischem Dokumentenmanagement Rechtskraft? Wie kann man die Tatsache des Versands bestätigen? Vielen Dank im Voraus!

Wie man Papierkram in der Buchhaltung organisiert. Die Rechtskraft des elektronischen Dokumentenmanagements. Was sollte sich in den Rechnungslegungsgrundsätzen zum elektronischen Dokumentenmanagement widerspiegeln?

Frage: Und haben diese Dokumente mit elektronischem Dokumentenmanagement Rechtskraft? Wie kann man die Tatsache des Versands bestätigen?

Antworten: Ja, Dokumente, die mit einer elektronischen Signatur (qualifiziert, einfach, nicht qualifiziert) unterzeichnet sind, werden als gleichwertig zu Dokumenten auf Papier anerkannt, haben die Kraft von Papierdokumenten mit handschriftlicher Unterschrift.

Eine solche Erklärung ergibt sich aus den Bestimmungen der Absätze 1 und 2 der Kunst. 6 des Gesetzes über elektronische Unterschrift vom 6. April 2011 Nr. 63-FZ.

Begründung

Wie man Papierkram in der Buchhaltung organisiert

Elektronische Dokumente

So stellen Sie ein elektronisches Primärdokument aus und zertifizieren es

Primärdokumente können sowohl auf Papier als auch in elektronischer Form erstellt werden (Teil 5 von Artikel 9 des Gesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ). Letztere Option ist möglich, wenn die Dokumente durch eine elektronische Signatur () beglaubigt sind.

Das Format für die Einreichung eines Dokuments über den Warentransfer während des Handels in elektronischer Form wurde mit Anordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 30. November 2015 Nr. ММВ-7-10/551 genehmigt. Das Format für die Einreichung eines Dokuments über die Übertragung der Arbeitsergebnisse (ein Dokument über die Erbringung von Dienstleistungen) in elektronischer Form wurde auf Anordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 30. November 2015 Nr. MMV-7-10 / genehmigt. 552. Diese Formate sind relevant in Wirtschaftstätigkeit, und bei der Einreichung von Dokumenten auf Verlangen der Inspektion in elektronischer Form.

Und wenn die Organisation Dokumente erstellt, die nicht in dem vom Föderalen Steuerdienst Russlands genehmigten Format vorliegen? Reichen Sie dann die Formulare in Papierform bei den Inspektoren ein - beglaubigen Sie die Kopien mit dem Hinweis, dass die Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen sind.

Ähnliche Klarstellungen enthält das Schreiben des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 10. November 2015 Nr. ED-4-15 / 19671.

Einzelheiten zur Einreichung von Dokumenten bei Steuerprüfern finden Sie unter:

1. Einreichen von Dokumenten auf Anfrage von Inspektoren während einer Steuerprüfung am Schreibtisch;
2. So reichen Sie Dokumente auf Anfrage von Inspektoren während einer Steuerprüfung vor Ort ein.

Elektronische Unterschrift

Es gibt folgende Arten der elektronischen Signatur:

1. einfach;
2. verstärkte ungelernte;
3. verstärkt qualifiziert.

Welche elektronische Signatur für primäre Rechnungslegungsunterlagen zu verwenden ist, wird durch föderale Rechnungslegungsstandards festgelegt (Abschnitt 4, Teil 3, Artikel 21 des Gesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ). Aber derzeit gibt es keinen solchen Standard. Daher können Sie die Primäre mit einer beliebigen elektronischen Signatur signieren.

Ein Dokument, das mit einer einfachen oder erweiterten uneingeschränkten Signatur unterzeichnet ist, wirkt wie ein Papierdokument mit handschriftlicher Unterschrift. Aber nur, wenn es eine Vereinbarung zwischen den Gegenparteien gibt, diese Signaturen zu verifizieren. Ähnliche Schlussfolgerungen ergeben sich aus den Absätzen und Artikel 6 des Gesetzes vom 6. April 2011 Nr. 63-FZ und werden durch Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 13. Januar 2016 Nr. 03-03-06 / 1/259 bestätigt. vom 5. Mai 2015 Nr. 07- 01-06 / 25701 , vom 4. August 2015 Nr. 03-03-06 / 44905 , Föderaler Steuerdienst Russlands vom 19. Mai 2016 Nr. SD-4-3 / 8904 .

Es sei darauf hingewiesen, dass das Finanzministerium Russlands früher eine andere Position einnahm: Primärdokumente müssen nur mit einer erweiterten qualifizierten Signatur beglaubigt werden. Wenn Sie eine einfache oder erweiterte uneingeschränkte Signatur verwenden, können Dokumente nicht für die Buchhaltung und Steuerbuchhaltung akzeptiert werden. Solche Klarstellungen wurden vom russischen Finanzministerium in Schreiben vom 12. April 2013 Nr. 03-03-07 / 12250 vom 25. Dezember 2012 Nr. 03-03-06 / 2/139 vom 28. Mai 2012 gegeben Nr. 03-03-06/2/67, 7. Juli 2011 Nr. 03-03-06/1/409.

Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass das Finanzministerium Russlands in späteren Schreiben seine Position aufgeweicht hat, können digitale Dokumente mit jeder elektronischen Signatur zertifiziert werden. Sicherer ist jedoch die Verwendung einer erweiterten qualifizierten Signatur.

Was sollte sich in den Rechnungslegungsgrundsätzen zum elektronischen Dokumentenmanagement widerspiegeln?

Wenn sich die Organisation dafür entschieden hat, Primärdokumente in elektronischer Form zu erstellen, muss diese Art der Dokumentationsführung in den Rechnungslegungsmethoden berücksichtigt werden. Insbesondere müssen in der Rechnungslegungsmethode festgelegt werden:
- eine Liste der an der elektronischen Dokumentenverwaltung beteiligten Dokumente;
- eine Liste der Mitarbeiter, die berechtigt sind, elektronische Dokumente zu unterzeichnen;
- eine Methode des elektronischen Dokumentenaustauschs (mit oder ohne Beteiligung eines Betreibers der elektronischen Dokumentenverwaltung);
- das Verfahren zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente;
- die Art der Einreichung von Dokumenten auf Anfrage der Steueraufsichtsbehörde (in elektronischer Form oder auf Papier).

Die Formate elektronischer Dokumente, die die Organisation verwendet, müssen sich jedoch nicht in den Rechnungslegungsgrundsätzen widerspiegeln. Dies wurde vom Föderalen Steuerdienst Russlands in einem Schreiben vom 10. November 2015 Nr. ED-4-15 / 19671 bestätigt. Obwohl dieser Brief wir redenÜber die Rechnungslegungsgrundsätze für Steuerzwecke ist die Schlussfolgerung des Föderalen Steuerdienstes Russlands auch für die Rechnungslegungsgrundsätze für Rechnungslegungszwecke relevant.

Bundesgesetz Nr. 63-FZ vom 6. April 2011 über die elektronische Signatur

Artikel 6

1. Informationen in elektronischer Form, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet sind, werden als elektronisches Dokument anerkannt, das einem mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichneten Papierdokument entspricht, und können in jedem Rechtsverhältnis gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation verwendet werden, es sei denn, es handelt sich um Bundesgesetze oder gemäß ihren Verordnungsrechtsakten angenommen wurden, legen die Anforderung fest, dass ein Dokument ausschließlich auf Papier erstellt werden muss.

2. Informationen in elektronischer Form, die mit einer einfachen elektronischen Signatur oder einer nicht qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet sind, werden als elektronisches Dokument anerkannt, das einem mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist, in Fällen, die durch Bundesgesetze, gemäß erlassene Rechtsakte festgelegt wurden sie oder eine Vereinbarung zwischen Teilnehmern an einer elektronischen Interaktion. Regulierung Rechtshandlungen und Vereinbarungen zwischen Teilnehmern an elektronischer Interaktion, die Fälle der Anerkennung von mit einer uneingeschränkten elektronischen Signatur unterzeichneten elektronischen Dokumenten als gleichwertig mit handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten festlegen, sollten das Verfahren zur Überprüfung einer elektronischen Signatur vorsehen. Ordnungsrechtliche Rechtsakte und Vereinbarungen zwischen Teilnehmern an elektronischen Interaktionen, die Fälle der Anerkennung von mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichneten elektronischen Dokumenten als gleichwertig mit handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten begründen, müssen den Anforderungen des § 9 dieses Bundesgesetzes entsprechen

Die Rechtskraft eines elektronischen Dokuments wird durch die Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur des EDS sichergestellt - ein Mechanismus, mit dem Sie nachweisen können, dass der Autor des gesendeten elektronischen Dokuments tatsächlich derjenige ist, für den er sich ausgibt, und dass das Dokument während des Liefervorgangs nicht geändert wurde. EDS wird als Analogon einer handschriftlichen Unterschrift oder eines regulären Siegels im Falle einer juristischen Person verwendet. Die digitale Signatur wird dem Datenblock hinzugefügt und ermöglicht dem Empfänger des Blocks, die Quelle zu überprüfen und Datenintegrität und somit vor Fälschungen schützen.

Die meisten Unternehmen erkennen die Vorteile des elektronischen (papierlosen) Workflows, der folgende Vorteile hat:

• einfache Änderungen am Dokument;
• die Möglichkeit, im Dokument nicht nur Text, sondern auch Multimediadaten zu platzieren;
• die Fähigkeit, vorbereitete Formulare zu verwenden;
• höhere Geschwindigkeit der Informationsübertragung über eine große Anzahl von Adressen;
• Papier sparen;
• höhere Kompaktheit der Archive;
• einfachere Kontrolle des Informationsflusses;
• hohe Geschwindigkeit der Suche und Extraktion von Informationen;
• die Möglichkeit, Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen und die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf Informationen zu differenzieren.

Einführung ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der Dienste zu reduzieren, die an der Arbeit mit Dokumenten beteiligt sind (Kurier, Büroangestellte usw.).

Abbildung 4 zeigt, wie stark sich die Zeit der einzelnen Schritte der Arbeit mit Dokumenten reduziert, wenn ein Papierprozess durch einen digitalen ersetzt wird.

Unter Bedingungen elektronische Dokumentenverwaltung viel weniger Kosten für die Umstrukturierung des Arbeitsablaufs bei einem Wechsel erforderlich sind äußeren Bedingungen, beispielsweise Anforderungen zur Änderung der Form der Berichterstattung.

elektronische Dokumentenverwaltung Es ist allgemein anerkannt, dass der vollständige Übergang zu papierlosen Technologien die Lösung einer Reihe von rechtlichen Fragen sowie Investitionen erfordert. Heute findet man in Russland also alle Arten von Arbeitsabläufen, die in Abbildung 4 dargestellt sind.

Unter Bedingungen elektronische Dokumentenverwaltung deutlich geringere Kosten für die Umstrukturierung des Workflows bei sich ändernden äußeren Bedingungen, beispielsweise Anforderungen zur Änderung des Meldeformulars.

Obwohl die Effizienz elektronische Dokumentenverwaltung Es ist allgemein anerkannt, dass der vollständige Übergang zu papierlosen Technologien die Lösung einer Reihe von rechtlichen Fragen sowie Investitionen erfordert. Heute findet man in Russland also alle Arten von Arbeitsabläufen, die in Abbildung 4 aufgeführt sind.

Es gibt immer noch Unternehmen und Institutionen, die noch unter den Bedingungen von Papierkram arbeiten, die meisten verwenden Computer und lokale Netzwerke und nur ein kleiner Prozentsatz vollständig nutzen automatisierte Systeme Verwaltung elektronische Dokumente. Was ist der Grund für diese Situation?

Abbildung 6 - Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Idealerweise eine Folge der Entwicklung elektronische Dokumentenverwaltung sollten vollständig papierlose Technologien werden. Heutzutage werden jedoch immer noch Papierdokumente benötigt, um viele Vorschriften einzuhalten – Steuergesetze, Rechnungslegungsgesetze usw. Einer der Hauptzwecke eines Dokuments ist die Fähigkeit, bestimmte Tatsachen zu bestätigen. Bis vor kurzem ein Papierdokument mit notwendige Einzelheiten und Schutzgrade war die Hauptmethode, um eine bestimmte Tatsache nachzuweisen, d.h. Rechtskraft dargestellt. Papier als materieller Träger hat einen Nachteil in dem Sinne, dass es das spurlose Löschen und Aufzeichnen neuer Informationen nicht erlaubt, aber dieser Nachteil wird zu einem Vorteil, wenn es darum geht, Dokumentenfälschungen vorzubeugen. Kein Wunder, dass das russische Sprichwort sagt: Was mit einer Feder geschrieben wird, kann nicht mit einer Axt abgehauen werden.

Mit anderen Worten, wenn wir ein Dokument erhalten, das auf jeder Seite eine Unterschrift hat und es keine Spuren einer Verletzung der Papieroberfläche gibt (d. h. es ist klar, dass der Text nicht gelöscht oder neu geschrieben wurde), können wir sicher sein dass dieses Dokument im Namen des Unterzeichners gesendet wurde und dass es während des Zustellvorgangs nicht geändert wurde.

Im Prinzip moderne Einrichtungen Mit der Verschlüsselung können Sie ein Dokument genauso authentifizieren wie eine Unterschrift auf Papier.

Das im Januar 2002 verabschiedete Bundesgesetz "Über die elektronische digitale Signatur" gibt Organisationen die Möglichkeit, Systeme zum Austausch ausschließlich elektronischer Dokumente zu schaffen, bei denen ein elektronisches Dokument als Original fungieren kann, das nicht durch eine Papierkopie dupliziert werden muss. Doch heute das Gesetz EDS absolut nur für den internen Arbeitsablauf, wo es aktiv genutzt wird, da der interne Arbeitsablauf vom CEO geregelt wird.

Der Hauptgrund für das Vorhandensein eines gemischten Arbeitsablaufs ist also die Frage der Bewerbung EDS ist auf Landesebene noch nicht geklärt.

Der Austausch von Dokumenten in elektronischer Form darf jedoch nicht in allen, sondern nur in Teilbereichen der Tätigkeit der Organisation erfolgen.

Elektronische Dokumente werden allmählich zu einem Bestandteil der Wirtschaftstätigkeit Russische Unternehmen. Sie sind praktisch, ermöglichen es Ihnen, das Büro nicht mit einem Haufen Papier zu verunreinigen, und Unternehmen können solche Dokumente in Sekundenschnelle austauschen. Doch was braucht es, damit ein elektronisches Dokument Rechtskraft hat? Und wie beweist man die Rechtskraft eines elektronischen Dokuments vor Gericht?

Rechtskraft des elektronischen Dokuments

Die aktuelle russische Gesetzgebung erkennt die Möglichkeit an, eine Transaktion mit einem elektronischen Dokument abzuwickeln, sofern diese Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen sind. Die entsprechenden Regeln sind in Art. 434 Bürgerliches Gesetzbuch RF und in Teil 4 der Kunst. elf Bundesgesetz vom 27. Juli 2006 Nr. 149-FZ „Zur Information, Informationstechnologie und zum Datenschutz“ (im Folgenden - Gesetz Nr. 149-FZ).

In elektronischer Form können nicht nur Verträge, sondern auch Ur- und Kerstellt werden - sofern sie durch eine elektronische Signatur beglaubigt sind (Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 21. November 1996 Nr. 129-FZ "Über die Rechnungslegung") ). Artikel 169 der Abgabenordnung der Russischen Föderation erlaubt ausdrücklich die Erstellung und Ausstellung von Rechnungen in elektronischer Form im gegenseitigen Einvernehmen der an der Transaktion beteiligten Parteien und sofern diese kompatibel sind technische Mittel zur Annahme und sofern die elektronische Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Unternehmensleiters oder einer von ihm bevollmächtigten Person versehen ist1.

Daher ist eine elektronische Signatur ein Schlüsselelement jedes elektronischen Dokuments, das seine Rechtskraft angibt und die Tatsache des Versands durch die entsprechende Partei bestätigt. Seine Anwesenheit ist es nicht letzte Tatsache und während Gerichtsverfahren, also ungefähr gesetzliche Regelung E-Signatur benötigt mehr Details.

Elektronische Unterschrift

In Absatz 1 der Kunst. 6 des Bundesgesetzes vom 6. April 2011 Nr. 63-FZ "Über die elektronische Signatur" (im Folgenden - Gesetz Nr. 63-FZ) legt fest, dass gem allgemeine Regel Informationen in elektronischer Form, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet sind, werden als elektronisches Dokument anerkannt, das einem mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist. Eine ähnliche Regel ist in Absatz 3 der Kunst festgelegt. 11 des Gesetzes Nr. 149-FZ. Diese Anforderung ist formuliert als zwingende Norm Die Gerichte haben jedoch das Recht, die ordnungsgemäße Beglaubigung von Informationen und eine einfache Unterschrift anzuerkennen, was sie in der Praxis häufig tun.

Hier kommen wir zu der Frage, welche Arten von elektronischen Signaturen in der Moderne legalisiert wurden Russische Gesetzgebung. Artikel 5 des Gesetzes Nr. 63-FZ nennt die folgenden Arten der elektronischen Signatur:

1. Einfache elektronische Signatur.

Wenn es angewendet wird, wird die Tatsache der Bildung einer elektronischen Signatur durch eine bestimmte Person durch die Verwendung von Codes, Passwörtern oder anderen Mitteln bestätigt.

2. Verbesserte elektronische Signatur.

Sie muss:

1) als Ergebnis einer kryptografischen Transformation von Informationen unter Verwendung eines elektronischen Signaturschlüssels gebildet werden;

2) ermöglichen die Identifizierung der Person, die das elektronische Dokument unterzeichnet hat;

3) es ermöglichen, die Tatsache zu erkennen, dass Änderungen am elektronischen Dokument nach dem Zeitpunkt seiner Unterzeichnung vorgenommen wurden;

4) unter Verwendung elektronischer Signaturmittel erstellt werden.

3. Erweiterte qualifizierte elektronische Signatur.

Erweiterte elektronische Signaturen werden in qualifizierte und unqualifizierte unterteilt. Der Prüfschlüssel der erweiterten qualifizierten elektronischen Signatur muss im qualifizierten Zertifikat angegeben werden.

Informationen in elektronischer Form, die mit einer einfachen elektronischen Signatur oder einer uneingeschränkten elektronischen Signatur unterzeichnet sind, werden als elektronisches Dokument anerkannt, das einem mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichneten Papierdokument gleichwertig ist. Wenn gesetzlich oder gewohnheitsmäßig Geschäftsumsatz das Dokument muss mit einem Siegel beglaubigt sein, dann wird ein mit einer erweiterten elektronischen Signatur unterzeichnetes elektronisches Dokument einem mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichneten und mit einem Siegel beglaubigten Papierdokument gleichgestellt. Diese Regel wird durch die Teile 2 und 3 der Kunst festgelegt. 6 des Gesetzes Nr. 63-FZ. Mit anderen Worten, einfache und uneingeschränkte elektronische Signaturen entsprechen einem Autograph, und eine erweiterte Signatur entspricht der Beglaubigung eines Dokuments durch eine Unterschrift und ein Siegel. Somit kann eine erweiterte unqualifizierte Signatur sowohl als Analogon einer Signatur als auch als Analogon einer Signatur mit Siegel erkannt werden.

Elektronisches Dokument vor Gericht

Dokumente gesendet per Email, gemäß obiger Klassifikation, kann als mit einer einfachen elektronischen Signatur signiert bezeichnet werden. Das Gericht kann jedoch den Austausch solcher Dokumente als ordnungsgemäßen Vertragsabschluss anerkennen, wenn die Umstände des Falles auf die Realität des Geschäfts hinweisen: Beispielsweise wird die Lieferung von Waren durchgeführt, die durch Rechnungen, Frachtbriefe und bestätigt wird Zahlungsaufträge. Eine solche Rechtsposition wird insbesondere durch die Entscheidung des Obersten Schiedsgerichts der Russischen Föderation vom 17. Oktober 2008 Nr. 13675/08 bestätigt.

Ein elektronisches Dokument wird dem Gericht in gedruckter Form mit einer Bescheinigung des Leiters oder eines bevollmächtigten Mitarbeiters der Organisation vorgelegt, die dieses Dokument dem Gericht vorlegt. Aus dieser Bescheinigung muss hervorgehen, dass die ausgedruckte Hardcopy dem elektronischen Original entspricht. Wenn das Dokument mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichnet wird, sollten aus dem bereitgestellten Ausdruck zumindest das Datum und die Uhrzeit der Erstellung eines solchen elektronischen Dokuments und die Partei, die dieses Dokument gesendet hat, ersichtlich sein. Wird das elektronische Dokument mit einer erweiterten Signatur signiert, muss der Ausdruck eine besondere Kennzeichnung der elektronischen Signatur enthalten.

Das Gericht kann eine per E-Mail geschlossene Vereinbarung anerkennen, wenn jede der Parteien identische Ausdrucke einer solchen Vereinbarung eingereicht hat. Gleichzeitig können solche auch identischen Papierkopien, die nicht durch andere Beweise bestätigt werden, nicht als Tatsache der Bestätigung des Vertragsschlusses dienen. Was aber, wenn die Beweise nicht erhoben werden und die von den Parteien vorgelegten Kopien der Vereinbarungen enthalten unterschiedliche Bedingungen? Um solche Situationen während des Prozesses zu verhindern, ist es erforderlich, diesen bereits bei Vertragsabschluss mit einer erweiterten qualifizierten elektronischen Signatur zu beglaubigen.

Eine solche Signatur ermöglicht es, zwei grundlegende Punkte zu bescheinigen: erstens, dass der Vertrag von der richtigen Partei unterzeichnet wurde (da das Zertifikat mit der Position des Unterzeichners registriert und ausgestellt wird), und zweitens, dass das Dokument mit einem erweiterten unterzeichnet wurde Die qualifizierte elektronische Signatur blieb nach der Unterzeichnung unverändert.

In Teil 1 der Kunst. 4 des Bundesgesetzes vom 10. Januar 2002 Nr. 1-FZ "Über die elektronische digitale Signatur", das noch in Kraft ist, festgelegt folgende Zeichen, bei deren gleichzeitiger Beachtung die elektronische digitale Signatur einer handschriftlichen gleichgestellt ist:

1. Das Signaturschlüsselzertifikat ist zum Zeitpunkt der Verifizierung bzw. zum Zeitpunkt der Signierung des elektronischen Dokuments gültig.

2. Die Authentizität der elektronischen Signatur im elektronischen Dokument wurde bestätigt.