Top Gear UK: Planungsmeetings werden am besten in einer entspannten Atmosphäre durchgeführt

In vielen Teams werden Planungstreffen praktiziert, bei denen die Leiter Aufgaben verteilen und die allgemeine Arbeitstaktik für die nahe Zukunft skizzieren. Viele Regierungsbehörden praktizieren Planungsbesprechungen am Montagmorgen.

Einige halten Meetings für Zeitverschwendung, aber ohne regelmäßige Diskussionen über aktuelle Themen gibt es zwangsläufig viele unkoordinierte Aktionen. Hier ist wie immer die Balance wichtig.

Beispielsweise führen viele Regierungsbehörden jede Woche Planungssitzungen durch und versammeln dort alle Mitarbeiter. Das ist ein klassisches Beispiel für Zeitverschwendung. Nicht jede Woche gibt es akute Themen, die für das gesamte Team wichtig sind. Gleichzeitig sollten bei solchen Veranstaltungen alle anwesend sein. Auch diejenigen, die nicht direkt oder indirekt von der aktuellen Agenda betroffen sind. Meetings und Briefings sind zu einem klassischen Beispiel für Zeitverschwendung in Zeitmanagementbüchern geworden.

WIE HALTE ICH DEN PERFEKTEN PLANER?

Nichts ist perfekt. Niemand weiß, wie man ein Planungsmeeting richtig durchführt. Hier gibt es zu viele Variablen. Welche Art von Planungstreffen Ihr Team benötigt, hängt davon ab, wie viele Personen Sie haben und an welcher Art von Aktivität Sie beteiligt sind. Ich kann nur eine kurze Zusammenfassung dessen geben, was ich in verschiedenen Organisationen gesehen habe.

Als ich am Institut arbeitete, arbeitete ich zufällig zu zweit strukturelle Einteilungen. Beide übten Treffen mit dem Leiter. Sie fanden unregelmäßig statt und waren in beiden Fällen recht produktiv. Wir konnten alle drängenden Fragen besprechen. Einen Minuspunkt gab es bei diesen Planungsmeetings - manchmal (nicht immer) waren sie langweilig, da mich nicht alle Fragen auf die eine oder andere Weise betrafen.

Ich habe auch in einer privaten Organisation gearbeitet, wo es überhaupt keine Planungstreffen gab. Auf jeden Fall hatte ich als Programmierer das Glück, etwa 2,5 Jahre lang nur ein paar Mal persönlich mit dem Regisseur zu sprechen. Die restliche Zeit bei der Arbeit war ich mit meiner direkten Arbeit beschäftigt und habe die Arbeitsergebnisse mit dem Manager im aktuellen Modus besprochen. Das war genug für die Augen.

In einer anderen Organisation habe ich tägliche Planungsmeetings gesehen, die jeden Morgen praktiziert werden, unabhängig davon, ob es eine tatsächliche Agenda gibt oder nicht. Für meinen Geschmack sind tägliche Planungsmeetings schon zu viel. Wenn beispielsweise alle Teammitglieder jeden Morgen 15 Minuten für ein Planungsmeeting und weitere 15 Minuten für die Rückkehr zu den täglichen Aktivitäten aufwenden, dann fallen in einer Woche 2,5 Stunden verschwendete Zeit für jeden Mitarbeiter pro Woche an. Das sind mehr als 5 % der Gesamtarbeitszeit. Für einen Monat läuft schon mehr als 10 Stunden. Stimme zu - es fällt auf.

Neben den morgendlichen Planungsmeetings habe ich auch die Praxis der abendlichen Planungsmeetings kennengelernt, die in entspannter Atmosphäre stattfinden, wenn schon vieles erledigt ist und keiner es eilig hat. Mir persönlich gefällt dieses Format besser als das morgendliche Planungsmeeting.

Was die wöchentlichen Planungstreffen betrifft, so werden sie wahrscheinlich benötigt. Aber Sie müssen versuchen, sie in einem möglichst prägnanten Format auszuführen. Ziehen Sie Diskussionen nicht stundenlang in die Länge. Vor allem, wenn er am Planungstreffen teilnimmt große Menge von Leuten.

WARUM IST DIE MORGENGRUPPE BÖSE?

Während die Menschen zur Arbeit fahren, während sie aufwachen, vergeht einige Zeit. Dann machen sie einfach ihr Geschäft – und sind abgelenkt von der morgendlichen Besprechung. Dann, nach dem Planungsmeeting, machen sie sich wieder an die Arbeit. Und - Gott bewahre, dass jemand sie nach dem Planungstreffen vom Geschäft ablenken wird. Dann müssen Sie um 11 Uhr morgens zum Mittagessen gehen, und nach dem Abendessen werden Sie schläfrig. Der Morgen ist die beste und produktivste Zeit. Ich würde es nicht für ein tägliches Planungsmeeting ausgeben.

STEHENDE BESPRECHUNGEN AUF DEM FLUR

Wenn nur wenige Leute im Team sind, dann warum Meetings nicht im Stehen auf dem Flur abhalten. Mit einer sitzenden Lebensweise ist es auch gesünder und ermöglicht es Ihnen, sich viel freier zu fühlen. Viele Business Coaches raten, dies in die tägliche Praxis umzusetzen. Sie können diese Idee weiterverfolgen und Arbeitsthemen am Esstisch oder beim Training im Fitnessstudio des Unternehmens besprechen. Überlegen Sie selbst – Sie erledigen zwei Dinge gleichzeitig, besprechen Arbeitsprojekte in entspanntester Atmosphäre und können offener mit Ihren Kollegen sprechen als im Büro.

Eine gut koordinierte, schnelle und effiziente Arbeit des Teams zu erreichen, ist keine leichte Aufgabe für jede Führungskraft. Die Aufgabe des Chefs besteht darin, für jeden Untergebenen eine einheitliche Handlungsstrategie zu entwickeln, ihre Arbeit zu überwachen und zu korrigieren. Um fruchtbare Arbeit zu leisten, müssen Sie verstehen, wie man Besprechungen abhält und Untergebenen für einen bestimmten Zeitraum Anweisungen erteilt.

Planungstreffen - Besprechung und Verteilung der für eine bestimmte Zeit angesetzten Arbeitsaufgaben. Solche Treffen können je nach Art, Zeit und Anzahl bedingt in mehrere Arten unterteilt werden.

Die erste Art umfasst Berichterstattungssitzungen (solche Sitzungen sind für das Management erforderlich, um zu informieren, wie Arbeitsaufgaben ausgeführt werden dieser Moment), Diskussionstreffen (bei denen Vorschläge geprüft und Änderungen am Aktionsplan diskutiert werden) und Motivationstreffen (bei denen jeder seine Aufgabe im Prozess der Lösung des Hauptproblems erhält).

Je nach Uhrzeit können Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Meetings abhalten.

Legt man den quantitativen Faktor zugrunde, lassen sich Planungsbesprechungen in General- oder Massenversammlungen (bei denen alle Mitarbeiter anwesend sind) und Klausurtagungen (wann separate Gruppe oder Abteilung).

Das Planen von Besprechungen hat einige Vorteile:

  • Hält die Disziplin aufrecht, reduziert die Anzahl der Verzögerungen.
  • Hilft, Aufgaben für das Team klar und deutlich zu stellen. Ein kurzfristiger Plan für den Tag ist viel nützlicher und ergiebiger als ein Sechsmonatsplan.
  • Zeigt die tatsächliche Leistung an. Diese Qualität wird erweitert, wenn die Mitarbeiter beim Planungsgespräch ihren Vorgesetzten Fortschrittsberichte vorlegen.

Vergessen Sie nicht die hohe Motivationsfunktion von Meetings. Ein Meeting kompetent zu führen bedeutet, die Stimmung der Mitarbeiter positiv zu beeinflussen, fruchtbare Arbeit zu honorieren und Leistungssteigerung anzuregen. Darüber hinaus trägt diese Eigenschaft zum Aufbau positiver Beziehungen zwischen dem Team und den Vorgesetzten bei.

Andererseits, Planungsmeetings haben auch ihre Schattenseiten.:

  • Lange Besprechungen rauben den Mitarbeitern Kraft und Energie.
  • Plötzliche, ungeplante Meetings sind in der Regel wirkungslos.

Um solche negativen Faktoren zu vermeiden, sollten Sie Besprechungen überlegt führen.

Expertenmeinung

Beim Planungstreffen bieten Mitarbeiter neue Ideen zur Geschäftsentwicklung und Umsatzsteigerung

Hasmik Gevorgyan,

CEO und einer der Eigentümer der Ladenkette Provocatsia in Moskau

Wir belohnen und unterstützen voll und ganz unsere Mitarbeiter, die daran interessiert sind, die Markenbekanntheit zu steigern. Unsere Franchisenehmer haben beschlossen, zweimal im Monat spezielle Treffen abzuhalten, bei denen die Mitarbeiter ihre Gedanken und Vorschläge zur Entwicklung des Unternehmens und zur Umsatzsteigerung äußern. Autoren der interessantesten Projekte und Ideen erhalten eine Prämie von bis zu 15 % ihres Gehalts.

Einige unserer besten T-Shirt-Drucke wurden ursprünglich von Mitarbeitern entworfen und vorgeschlagen. Dank unserer Mitarbeiter erhöhen wir die Sichtbarkeit des Unternehmens, indem wir kulturelle Jugendveranstaltungen sponsern.

Ein markantes Beispiel: Einer unserer Mitarbeiter in Tula bot an, an der Organisation von kommunalen Sportwettkämpfen und Abenden in Vereinen teilzunehmen. Die Kreativität und Zielstrebigkeit dieses Arbeiters wurde zum Schlüssel dafür, dass unsere Werbung in beliebten Stadtcafés erschien. Letztendlich stieg der Umsatz in der Stadt Tula um das Zweifache. In ähnlicher Weise stieg auch das Einkommen des Mitarbeiters - einige Monate später wurde er Direktor des Geschäfts.

3 Komponenten erfolgreicher Planungsmeetings

  1. Informationskomponente. Machen Sie das Material interessant und nützlich für die Zuhörer. Wenn langweilige Informationen nicht vermieden werden können, versuchen Sie, sie auf ungewöhnliche Weise zu präsentieren. Die Informationen, die beim Planungstreffen bereitgestellt werden, sollten nützlich und spannend sein. Wenn Sie ein erfolgreiches Meeting haben wollen, ist es am besten, keine faden und langweiligen Informationen zu geben.
  2. emotionale Komponente. Faszinierendes Material mit schlechter Präsentation ist schlechtes Material. Erinnern Sie sich an die Universität – in einigen Klassen war es langweilig, Zeit zu verbringen, die Studenten schliefen buchstäblich im Klassenzimmer, und in anderen wollten alle der Sache auf den Grund gehen und diskutieren.
  3. Der Leiter, der das Meeting leitet. Die Autorität des Sprechers wirkt sich direkt auf die Aufnahme von Informationen aus. Wenn Sie noch keine hohen rhetorischen Fähigkeiten haben, arbeiten Sie härter am ersten und zweiten Punkt, bevor Sie das Meeting abhalten.

Wie man Planungsbesprechungen durchführt und Widerstände von Mitarbeitern vermeidet

Es ist kein Geheimnis, dass Mitarbeiter der Planung von Meetings oft negativ gegenüberstehen. Es lohnt sich, die Gründe für diese Wahrnehmung zu verstehen.

Erstens, ist der ursprüngliche Ursprung solcher Planungsbesprechungen mit Menschen aus einer Zeit verbunden, als die Kommunikationsmöglichkeiten es nicht erlaubten, die Arbeit der Menschen zu koordinieren und es notwendig war, sich persönlich mit dem gesamten Team zu versammeln und stundenlang wichtige Arbeitsthemen zu besprechen. Weil andere Möglichkeiten zu lernen oder zu diskutieren wichtige Punkte Es gab einfach keine Tonnen von Fragen, Kommentaren und Wünschen zu der Arbeit, die durch das Treffen angesammelt wurden. Daher musste die Sitzung über mehrere Stunden abgehalten werden.

Zweitens, ärgern sich viele Büroangestellte darüber, dass das Planungsgespräch 1/5 der gesamten Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Dabei gibt es nicht so viel zu diskutieren – die Rede des Chefs nimmt meist die Hälfte des gesamten Meetings ein.

Drittens, wenn Sie jeden Tag ein Meeting abhalten, dann werden die Mitarbeiter es bald als Ereignis „zur Schau“ behandeln. Mitarbeiter werden nicht detailliert und interessant über den Arbeitsfortschritt oder etwaige Änderungen berichten, weil sie einfach nicht in so kurzer Zeit passieren dürfen. Die Hauptziele eines jeden Unternehmens sind langfristige Pläne, daher sollten Sie den Mitarbeitern keine wertvolle Zeit nehmen, um zuzuhören: „Die Dinge sind normal, wir arbeiten.“ Nur in kritischen Fällen, Notfallsituationen und dringenden Aufgaben werden tägliche Besprechungen notwendig.

Wie man ein Planungsmeeting durch die Wahl des richtigen Formats durchführt

1. Informationsveranstaltung

Sie können ein solches Planungstreffen montags abhalten, es zu einer wöchentlichen Veranstaltung für jede Abteilung Ihres Unternehmens, für jeden Abteilungsleiter machen. Der Zweck dieses Treffens besteht darin, herauszufinden, was in der vergangenen Woche erreicht wurde, was erreicht wurde und was für diese Woche geplant ist. Manager können wichtige Informationen an Untergebene weitergeben und sie motivieren, produktiv zu arbeiten. Verzögern Sie die Zeit nicht - es ist am besten, ein Meeting innerhalb von 30 Minuten abzuhalten.

2. Aufgabenverteilung

Dieses kurze Meeting wird am besten früh am Tag durchgeführt. Manager verteilen tägliche Aufgaben und erklären sie den Mitarbeitern. Wenn es keine Fragen oder wichtige Informationen gibt, wird ein solches Planungsgespräch nicht viel Arbeitszeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen.

3. Planungstreffen

Ein solches Planungsgespräch ist nach vorheriger schriftlicher Benachrichtigung aller Mitarbeiter durchzuführen bzw im elektronischen Format. Lassen Sie sie sich auf das Thema vorbereiten, eine Besprechungszeit und einen Besprechungssekretär festlegen. Senden Sie auch die Schlussfolgerungen und Ergebnisse des Meetings an alle, die beim Planungsmeeting anwesend waren oder sein sollten. Es ist wichtig zu beachten, dass ein solches Planungstreffen nicht zu lange stattfinden sollte. Lässt sich dies dennoch nicht vermeiden, planen Sie unbedingt Auszeiten für Erholung oder einen Snack ein.

4. Kreative Planung

Wenn Sie dem Team dieses Mal nichts zu bieten haben, gute Möglichkeit wird ein Planungstreffen in einem nicht standardmäßigen Format abhalten. Es könnte ein Wettbewerb werden beste Idee oder Brainstorming.

5. Planungstreffen zur Konfliktlösung

Vergessen Sie nicht den menschlichen Faktor und mögliche Missverständnisse im Team.

Die richtige Position des Chefs ist es, ein solches Problem zu erkennen und zu lösen. Ein Treffen zu diesem Zweck wird mehr denn je willkommen sein. Sie müssen jeder Person die Möglichkeit geben, ihre Position zu erklären und zu sagen, was genau nicht zu ihr passt. Das Format eines solchen Treffens sollte nicht streng sein, die Leute reden oder streiten lassen und ihre Meinung vertreten. Wenn Sie die Schwierigkeiten gemeinsam identifiziert haben, müssen Sie sie überwinden. Sie müssen es nicht selbst übernehmen, HR-Spezialisten und Führungskräfte helfen Ihnen dabei.

Sie müssen ein Meeting durchführen, indem Sie ein interessantes Thema für alle auswählen - damit alle sprechen möchten und Sie die Möglichkeit haben, das Gespräch zu regulieren und seine Richtung anzupassen.

Fassen Sie das Meeting zusammen, sammeln Sie alles, was die Teilnehmer gesagt haben, und präsentieren Sie ihnen die Ergebnisse.

Es ist nicht nötig, die Kollegen von vornherein darauf hinzuweisen, dass das Planungsmeeting wegen eines entstandenen Konflikts stattfindet. Die Ausnahme bilden Sondersitzungen, die ausschließlich zur Lösung solcher Situationen organisiert werden.

So steigern Sie den Planungsnutzen

Schlecht organisierte Planungsmeetings, Meetings und Versammlungen sind absolut nutzlos und sogar schädlich. Denn für sich genommen schaffen sie keinen Mehrwert, aber es kann enorm viel Zeit dafür aufgewendet werden.

Lernen Sie die Regeln für die Organisation effektiver Meetings aus der Zeitschrift „Commercial Director“, die den Arbeitsablauf mit einem Minimum an Zeitaufwand vorantreiben.

Wie man täglich Planungsmeetings abhält: ein Schritt-für-Schritt-Algorithmus

Schritt 1. Legen Sie die Ziele des morgendlichen Planungsmeetings fest

Jede Organisation muss die Ergebnisse ihrer Arbeit präsentieren und planen. Basierend auf den gesetzten Zielen müssen Sie einen Stufenplan für deren Umsetzung erstellen.

Wählen Sie die Ziele aus der Liste aus, die für Ihr Unternehmen geeignet sind:

  • Ziele setzen

Die Hauptsache, für die es sich lohnt, gemeinsame Treffen abzuhalten, ist die Aufgabenplanung. Der Tagesplan eines Mitarbeiters sollte nicht mehr als 3 Aufgaben und 1 Fokus beinhalten. Idealerweise skizziert jeder Mitarbeiter selbst Aufgaben und Schwerpunkte für den Tag und meldet dies der Führungskraft.

Um sich realistische und erreichbare Ziele zu setzen, verwenden Sie . Planen Sie die Arbeit am besten in bestimmten Zahlen ein. Informationen visualisieren: Es ist besser, eine Veranstaltung in einem Raum mit einem Beamer oder einer Tafel durchzuführen, auf der Sie die Hauptaufgaben aufschreiben. Konzentrieren Sie sich auf den Tag, markieren Sie ihn mit einem Marker und betonen Sie ihn während des Gesprächs.

Es ist am besten, wenn jeder Mitarbeiter seinen Plan aufschreibt.

  • Feedback von Mitarbeitern

Sehr oft melden Mitarbeiter, die mit einem Problem oder einer unverständlichen Situation konfrontiert sind, dies nicht ihrem Chef. Dies wird in der Regel unter Kollegen diskutiert und gilt als nicht berichtswürdig gegenüber dem Management. Es ist notwendig, ständigen Kontakt zu Untergebenen herzustellen. Mitarbeiter sollten es sich angewöhnen, dem Vorgesetzten bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu sagen, was sie beunruhigt und begeistert.

In diesem Fall muss der Manager separate Meetings abhalten, um sich jedes Problem anzuhören und angemessen darauf zu reagieren, auch wenn er der Meinung ist, dass sich die Situation nicht lohnt. besondere Aufmerksamkeit. Suchen Sie auch nach der Wurzel des Problems, nicht nach dem Übeltäter. Weisen Sie eine bestimmte Person zu, die für die Behebung des Problems verantwortlich ist, und weisen Sie dieser eine klare Frist zu.

  • Erfahrungstransfer und Ausbildung

Sprechen Sie als Erster - erzählen Sie Ihren Kollegen, wie Sie selbst die übertragene Aufgabe erledigen würden. Beginnen Sie eine Diskussion, fragen Sie Mitarbeiter, wie dies oder jenes besser und fruchtbarer funktioniert. Sie können ein Planungsmeeting im Format eines Spiels abhalten oder einen Business Case erstellen, damit sich alle an der Diskussion beteiligen können.

Sie können Schulungen durchführen: Skripte erzählen oder wiederholen, typische Antworten, Produktvorteile, Firmenaktionen und dergleichen mit Kollegen. Beziehen Sie das gesamte Team in diesen Prozess ein.

Wiederholen Sie sich nicht, bringen Sie Ihren Mitarbeitern jeden Tag etwas Neues bei, entwickeln Sie sie weiter!

  • Steigerung des Teamgeistes

Sprechen Sie über das Unternehmen als eingespieltes Team – verwenden Sie in Ihrer Rede die Worte „wir“, „unser Team“.

Berichten Sie Neues und Interessantes für den letzten Tag: was gestern passiert ist, Unternehmensnachrichten, seine Erfolge (auch kleine). Wenn Sie eine interne Mailingliste haben, bedeutet dies nicht, dass jede einzelne Person sie liest. Daher können die interessantesten und wichtigsten Dinge beim Planungstreffen noch einmal erzählt werden. Wenn die Informationen nicht durchweg positiv sind, haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, einen Aktionsplan zu besprechen.

Erinnern Sie sich an wichtige Termine für Mitarbeiter, sprechen Sie darüber (Geburtstage der Mitarbeiter selbst, ihrer Familienangehörigen, Kinder, bedeutendes Ereignis für das Unternehmen usw.).

  • Teammotivation

Sie können ein Meeting abhalten, um das Team für den kommenden Tag positiv aufzuladen. Dazu benötigen Sie:

  • Loben Sie einen der Mitarbeiter (Verkaufsbester, gute Qualität, Dankbarkeit des Kunden, Lösung einer schwierigen Situation usw.).
  • Erklären Sie bei der Zuweisung von Aufgaben, wie sich die Arbeit positiv auf die Gesamtziele des Unternehmens auswirkt. Lassen Sie jeden Mitarbeiter wissen, dass er wichtig ist.
  • Verwenden Sie motivierende Wörter und Phrasen: „Lass es uns tun!“, „Zeig, was du kannst!“ usw.
  • Zeigen Sie, dass Sie an jeden Mitarbeiter glauben, sagen Sie oft Sätze wie „Wir können“, „Wir werden es schaffen“, „Ich bin sicher“ usw.

Eine wichtige Regel, um produktive Meetings abzuhalten, ist, nur über positive Dinge zu sprechen, niemanden beim Planungsmeeting zu beschimpfen, das Team nicht zu beschimpfen. Am Morgen lohnt es sich, nur über das Positive zu sprechen!

Stellen Sie sicher, dass Sie alle oben genannten Ziele verwenden, aber nicht jeder braucht Meetings auf einmal.

Schritt 2. Wir erstellen das Reglement

Nachdem Sie die Ziele Ihrer morgendlichen Besprechungen festgelegt haben, müssen Sie entscheiden, wie Sie diese durchführen. Das Reglement kann ausgedruckt und im Büro, in dem die Planungsbesprechung stattfindet, ausgehängt werden.

Entscheiden Sie, wie lange Sie beabsichtigen, das Meeting abzuhalten, und schreiben Sie es in die Regeln. Fünfzehn Minuten reichen aus, um ein effektives Meeting abzuhalten. Machen Sie außerdem einen konkreten Plan: worüber Sie bei dem Treffen sprechen werden. Dazu benötigen Sie:

Das Treffen sollte positiv verlaufen. Begrüßen Sie das Team, markieren Sie einen der Mitarbeiter für die geleistete Arbeit und den Erfolg des vergangenen Tages. Am Ende des Meetings können Sie dem Team gratulieren, ihm einen schönen Tag wünschen oder es zu produktiver Arbeit motivieren.

Berichten Sie zu Beginn des Planungstreffens, was am vergangenen Tag erledigt wurde. Legen Sie neue Aufgaben basierend auf dem fest, was bereits erledigt wurde. Danach können Sie das Training durchführen oder mit der Wiederholung beginnen.

Holen Sie sich die Reaktion des Teams, sprechen Sie am Ende des Meetings mit ihm, um die Veranstaltung nicht in die Länge zu ziehen. Wenn das zu diskutierende Thema zu schwierig ist und mehr als zwei Minuten erfordert, bringen Sie es zu einem separaten Planungstreffen oder beauftragen Sie einen bestimmten Mitarbeiter mit der Lösung.

Schritt 3. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor

Um ein Planungsgespräch richtig und kompetent durchführen zu können, sollten Sie sich im Vorfeld darauf vorbereiten. Bereiten Sie sich am besten abends auf das morgendliche Meeting vor und schreiben Sie unbedingt alles auf.

Aufgaben für den Tag sollten mit längerfristigen Zielen übereinstimmen und die Probleme berücksichtigen, die sich am Vortag ergeben haben. Schreiben Sie für jeden Punkt separat auf, worüber Sie sprechen werden: positive Nachrichten, Probleme, aktuelle Ereignisse, Lernen.

Schritt 4. Wir halten ein Planungstreffen ab

Beginnen Sie das Meeting mit einem Plan. Begrüßen Sie das Team. Behalten Sie die Zeit im Auge, damit das Meeting nicht länger als 15 Minuten dauert.

Beobachten Sie während des Meetings die Reaktion der Arbeiter auf jede Phase des Meetings. So können Sie feststellen, was für das Team interessant war und was nicht. Wenn einige Informationen für die Mitarbeiter nicht von Interesse sind, überlegen Sie, ob sie aus dem Plan entfernt oder ihre Darstellung geändert werden können.

Wie effektiv Sie ein Planungstreffen durchgeführt haben, können Sie anhand des Indikators für die Qualität der Arbeit der Mitarbeiter und des Umsatzniveaus nachvollziehen. Wenn die Produktivität gestiegen ist, wurde das Planungstreffen richtig organisiert.

Expertenmeinung

Wie man ein nicht standardmäßiges morgendliches Planungsmeeting durchführt

Dmitri Grishin,

Vorstandsvorsitzender und einer der Gründer der Mail.Ru Group in Moskau

Meetings in einem ungewöhnlichen Format sind für uns selbstverständlich. Jeder dauert weniger als eine halbe Stunde. Planungsgespräche sind offen für alle, alle Mitarbeiter können teilnehmen, nicht nur diejenigen, die direkt mit dem Thema des Planungsgesprächs zu tun haben. Wir sprechen im Stehen, um uns vom üblichen Arbeitsformat am Arbeitsplatz zu entfernen.

Möglichst viele kreative Ideen zu finden, um die aufgetretenen Probleme zu lösen, auch solche, die völlig unrealistisch erscheinen, ist das Hauptziel, mit dem wir begonnen haben, solche Planungstreffen durchzuführen. Die Vorschläge werden streng auf den Punkt kritisiert, ohne Emotionen, wobei nur die technische Seite des Problems angesprochen wird.

Alle Vorschläge des Teams werden in eine spezielle Datenbank eingegeben. Veranstaltungen dieses Formats durchzuführen bedeutet, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, einander zuzuhören und sich nicht an einem unbedeutenden Problem aufzuhalten. Alle fühlen sich einer gemeinsamen Sache verpflichtet, die für das Unternehmen wichtig ist, und das gibt wie nichts anderes Ansporn zur Arbeit.

Wie man ein Planungsmeeting in der Abteilung durchführt

Jeder von uns versteht, wie viel die Abteilungsleiter zu tun haben. Neben der üblichen Arbeit übernehmen sie Problemlösungen und allgemeine Organisation die gesamte Abteilung. Die Effektivität der Arbeit des Chefs hängt davon ab, welche Methoden und Managementinstrumente er einsetzt. Lohnt es sich, in diesem Fall Zeit zu investieren und Besprechungen abzuhalten?

Es hängt alles von der Herangehensweise des Leiters an die Frage der Planung von Besprechungen ab. In einem Fall gehen die Chefs sehr förmlich mit der Abhaltung von Planungsgesprächen um, auch wenn die Unternehmensregeln solche Treffen vorschreiben. Eine solche Führungskraft glaubt, dass die Hauptsache mehr Anstrengung ist, weniger Meetings. Andere Abteilungsleiter entscheiden sich aus Eigeninitiative für Meetings, weil sie wissen, wie effektiv ein solches Instrument zur Verbesserung der Qualität der Teamarbeit ist.

Wenn der Mentor einer ganzen Abteilung der Meinung ist, dass Meetings nur deshalb abgehalten werden sollten, weil „es notwendig ist“, dann sollte er keine Zeit damit verschwenden, Planungsmeetings abzuhalten. Alle Veranstaltungen, die nur zum Schein organisiert werden, wirken sich nur negativ auf die Arbeit aus. Dem Namen nach ist ein Planungstreffen eine kompetente Planung von Maßnahmen zur Erreichung der großen Unternehmensziele.

Basierend auf dem Deming-Zyklus ist das Planungstreffen eine regelmäßige Überprüfung (Check) der Arbeit des Teams mit dem Ziel, die Bewegung (Akt) gegebenenfalls zu ändern oder neu auszurichten.

Wie oft sollen Planungsbesprechungen in der Abteilung abgehalten werden?? Tägliche Besprechungen in der Abteilung sind nur für neue oder unerfahrene Mitarbeiter erforderlich, die ohne ständige Überwachung und Beratung durch Vorgesetzte nicht zurechtkommen. Für ein kohärenteres und erfahreneres Team sollten die Meetings einmal pro Woche am selben Tag abgehalten werden, ungefähr gleich in Zeit und Struktur wie das Planungsmeeting. Dies ist zum Zwecke der Disziplinierung erforderlich.

Meistens weigert sich der Leiter, ein Planungstreffen abzuhalten, weil er es für Zeitverschwendung hält. Die Interaktion mit dem Team wird zu einem kurzen Monolog ohne Feedback der Mitarbeiter. Bei diesem Ansatz gehen die meisten Funktionen verloren, außer vielleicht der Information und teilweise der Disziplinierung.

Für jede Führungskraft ist die Interaktion mit einer Gruppe viel schwieriger als die Interaktion mit jedem einzelnen Mitarbeiter. Ein ganzes Team auf einmal zu managen ist die Fähigkeit eines erfahrenen und guter Chef. Ein solcher Leiter weiß, wie man ein Planungstreffen richtig durchführt: schnell und auf den Punkt, während er eine „Rückgabe“ von der Gruppe erhält, ein Problem mit ihnen bespricht und auf dieser Grundlage die Arbeit der Abteilung regelt. Halten Sie sich am besten innerhalb einer halbstündigen Besprechung (+- 15 Minuten). Es ist physiologisch in einer Person genau so eine Zeit für die größte Aufmerksamkeitskonzentration angelegt.

Die Einführung einer neuen Veranstaltung – Planungstreffen – wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Oft braucht es mehr als ein Treffen, damit ein solches Tool funktioniert. Wenn der Abteilungsleiter beginnt, auf die Antwort des Teams zu hören, erhält er viele neue Informationen, die noch niemand zuvor geäußert hat. Aber jetzt ist der Fall aufgetaucht - der Anführer selbst hat nachgefragt! Es wird notwendig sein, separate Rollen für Mitarbeiter und ihre Ernennung in die Arbeit der gesamten Gruppe zu definieren, Einwände zu überwinden und ihre Position zu vertreten der beste Weg. Oft schließen Manager die Implementierung eines neuen Tools nicht ab und kehren zu weniger zurück, da sie nur wenige Schritte vom idealen Ergebnis entfernt sind Gute Führung, d.h. Gespräche mit jedem Mitarbeiter separat führen.

10 Regeln für die Durchführung eines morgendlichen Meetings im Vertrieb

Vertriebsleiter sind oft gut in der Grundverantwortung, mit Menschen zu sprechen und ein Produkt zu verkaufen, aber gleichzeitig sind sie überhaupt nicht in der Lage, nach Plan zu handeln, die geleistete Arbeit zu analysieren und stetig zu arbeiten. Wenn der Manager für diesen Monat bereits viele Aufträge erhalten hat, arbeitet er nicht mehr so ​​aktiv, tätigt weniger Kaltakquise und kümmert sich nicht um passive Kunden.

Wenn der Manager diesen Trend bemerkt, kann er den Manager beim Planungstreffen darüber informieren und sagen, dass sein Arbeitsverzug bemerkt und kontrolliert wurde. Natürlich werden Manager nach Ausreden suchen, um nicht an dem Meeting teilzunehmen und argumentieren, dass sie beschäftigt sind. Sie können ein Meeting zu administrativen Managementzwecken abhalten, wenn der Manager die Arbeit beeinflussen und verbessern kann, wenn er einen Rückgang oder einen Notfall bemerkt.

Um ein Planungsgespräch so effizient wie möglich durchzuführen, müssen Sie sich an diese halten Regeln:

Regel 1. Periodizität

Sie sollten unabhängig von Ihrer Stimmung jeden Morgen zur gleichen Zeit Besprechungen haben. Mit der Zeit wird das Planungstreffen zur Gewohnheit und dient den Managern als Signal, mit der Arbeit zu beginnen. Es gab Fälle, in denen das Fehlen eines Meetings oder seine schlechte Organisation den üblichen Tagesablauf von Managern brachen, wegnahmen gute Laune und die Lust zu arbeiten.

Beim morgendlichen Planungsmeeting müssen sich die Manager vollständig erholen, aufwachen und verstehen – es ist Zeit, mit der Arbeit zu beginnen!

Regel 2. Disziplin

Die 3 Schlüssel zu einem erfolgreichen Planungsmeeting sind Meetings mit einer genauen Struktur, definierten Zielen und zur gleichen Zeit. Wenn die Regeln eingehalten werden, wirkt sich das Planungstreffen positiv auf die Arbeit der Führungskräfte aus, Abweichungen davon schaden dagegen der Arbeit.

Die Sitzung muss gleichzeitig stattfinden. Die Mitarbeiter müssen im Voraus im Büro erscheinen und dürfen nicht zu spät kommen. Sie müssen sich vor und während des Meetings auf die Arbeit einstellen, damit Sie nach dem Planungsmeeting sofort mit der Arbeit beginnen können. Jeder Manager muss sich im Voraus auf das Planungsmeeting vorbereiten, Ziele für den Tag festlegen und alle Indikatoren berechnen, um während des Meetings nicht dem gesamten Team Zeit zu nehmen und nicht von sich selbst abgelenkt zu werden.

Wenn Sie sich für ein spielbasiertes Meeting entscheiden, planen Sie dafür etwa 45 Minuten ein. Das ist mehr als ein normales Planungsmeeting, aber sehr effektiv für die Arbeit des Teams und die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Regel 3. Kraft

Die Morgenbesprechung stimmt die Mitarbeiter auf den ganzen Tag ein.

Wenn Sie ein langweiliges und uninteressantes Planungstreffen abhalten, wird die Arbeit an diesem Tag keinen positiven Effekt haben. Geben Sie Informationen klar und interessant, lassen Sie das Team nicht vom Thema abschweifen oder fragen Sie nach Dingen, die Sie nicht betreffen gemeinsame Arbeit Befehle.

Beim Planungsgespräch lohnt es sich, nur darüber zu sprechen, was für alle Mitarbeiter gilt. Eine solche Veranstaltung ist eine Gemeinschaftsarbeit und nicht nur Zeit zum Aussitzen.

Regel 4: Schulen Sie Ihre Manager ständig

Fragen Sie die Manager jedes Mal am Ende des Arbeitstages, wie die Arbeit gelaufen ist - welche Schwierigkeiten aufgetreten sind, welche Einwände von Kunden nicht überwunden werden konnten. Fassen Sie die Informationen zusammen, um einen Teil des morgendlichen Meetings damit zu verbringen, die Situation mit dem Team zu klären.

Lassen Sie zunächst den Manager selbst das aufgetretene Problem beschreiben. Danach noch einmal kurz die Theorie zum Thema wiederholen, etwa in einem Argumentationsteil. Vereinbaren Sie danach während des Spiels ein Brainstorming-Spiel: Die Rolle des Kunden übernimmt der Manager, der mit der Schwierigkeit konfrontiert ist, und der Rest der Untergebenen bietet Optionen zur Lösung des Problems an.

Das Gespräch sollte so geführt werden, dass sich jeder Mitarbeiter an der Lösungssuche beteiligt. Sie müssen nicht alleine erklären, wie Sie mit der Schwierigkeit umgehen, lassen Sie das Team jedes Mal einen Ausweg finden, indem Sie miteinander interagieren.

Ein solcher Ansatz mit täglichem Lernen ermöglicht es Managern, sich ständig zu verbessern und keine Angst vor Problemen zu haben.

Regel 5

Die Regel ist aus dem Titel sehr klar. Wenn Sie aufhören, die Arbeit von Managern zu kontrollieren, werden Sie keine effektive Arbeit sehen.

Regel 6. Teammotivation

Berichten Sie bei der Durchführung eines Planungsmeetings nicht nur über die Gesamtergebnisse des Vortages, sondern heben Sie auch die Manager mit der besten und schlechtesten Performance hervor. Das wirkt sich nicht negativ auf die Arbeit der Mitarbeiter aus, sondern gibt nur einen Anreiz, genauso gut zu arbeiten oder sich zu verbessern, wenn gestern mal etwas schiefgegangen ist.

Es ist wichtig, nicht nur quantitative Indikatoren, sondern auch die Qualität der Arbeit zu beachten. Loben Sie die Manager, die besser als andere mit dem Kunden kommuniziert haben. Sie können den Gesprächen der Mitarbeiter selbst lauschen oder eine Meldung an die Qualitätskontrolle beantragen.

Regel 7. Spezifität in Plänen

Bei der Planung seines Tages beim morgendlichen Meeting muss der Manager entscheiden, welche Verkäufe er tätigen, wen er treffen und wie viel er erhalten wird. Es ist notwendig, sich daran zu gewöhnen, die Veranstaltung so abzuhalten, dass Manager diese Daten immer in bestimmten Nummern und Namen von Organisationen herausgeben. Lassen Sie den Manager die Unternehmen, die er anrufen und zu denen er gehen wird, klar benennen, auch wenn er für heute keine konkreten Antworten von Kunden geplant hat.

Außerdem sollte der Tagesplan Teil des Monatsziels sein. Mit anderen Worten, wenn der monatliche Verkaufsplan 500.000 Rubel beträgt, kann der Verkäufer nicht planen, 15.000 Rubel pro Tag zu erhalten, da ein solches Tempo nicht zur Erfüllung einer langfristigen Aufgabe führt.

Unbedingt mit den Einwänden der eigenen Mitarbeiter umgehen, die sich mit Aberglauben oder schlichter Unzufriedenheit keine hohe Messlatte anlegen wollen. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, sich ehrgeizige Ziele zu setzen.

Vergessen Sie nicht, dass der Plan real und durchführbar sein muss, und nicht nur gesagt. Der Manager muss verstehen, dass die für den Tag gestellte Aufgabe real ist, und sich bemühen, sie zu erreichen.

Regel 8. Überprüfen Sie die Bereitschaft des gesamten Teams

Bevor Sie Ihre Untergebenen zu ihren Plätzen schicken, überprüfen Sie ihre Bereitschaft. Es geht um sowohl über externe Ressourcen (Präsentationsmaterialien, Visitenkarten, Telefondatenbanken etc.), als auch über interne, „menschliche“ – ob alle in der richtigen Stimmung sind oder man mit jemandem separat zusammenarbeiten muss, um ihn zu produktiven Aktivitäten zu motivieren .

Regel 9

Überlegen Sie sich zum Abschluss des Planungstreffens einen hellen, motivierenden Satz, der als Signal für den Beginn der Arbeit dient - zum Beispiel „Fürs Geschäft!“, „Vorwärts!“ und dergleichen.

Ein solcher Satz dient als Anker, der das Team zusätzlich mit Energie versorgt.

Regel 10. Visualisierung

Um einen Planer effektiver zu führen, ist es unerlässlich, eine Tafel zu entwerfen, auf der die Ergebnisse des Meetings und die Bewertung angebracht werden, damit die Mitarbeiter die Gesamtleistungen, ihre Leistung und den Stand ihrer Umsetzung sehen können monatlicher Plan.

Wie man jede Woche ein Planungsmeeting abhält

Wenn Sie ein Planungstreffen effektiv durchführen möchten, müssen Sie darüber nachdenken zwei Bedingungen. Zunächst einmal soll die für das Treffen vorgesehene Zeit nicht lang sein, etwa eine halbe Stunde. Die zweite ist die Aufzeichnung während des Planungstreffens. Die von den Leitern formulierten Ziele müssen niedergeschrieben werden.

Der Wochenplaner besteht aus vier Stufen:

Stufe 1. Bekanntgabe der Unternehmensziele

Es ist am besten, wöchentliche Meetings abzuhalten, indem Sie mit einer Zusammenfassung des primären oder langfristigen Ziels des Unternehmens beginnen. Zum Beispiel: „Prosperierendes Unternehmen mit einem umfangreichen Markt.“ Benennen Sie danach die Aufgabe für einen kürzeren Zeitraum – wie „Erhöhen Sie das Einkommen der Organisation für dieses Jahr um das Dreifache“.

Stufe 2. Abteilungsleiter erzählen der Reihe nach, was sie gemacht haben letzte Woche um das Ziel zu erreichen

Es ist notwendig, ein Planungstreffen durchzuführen, um von den Leitern spezifische Informationen über die geleistete Arbeit zu erhalten. Allgemeine Phrasen, uninformative Redewendungen wie „Wir haben es geschafft, die Effizienz der Abteilung um 10 % zu steigern“ sollten nicht erlaubt sein. In einem solchen Fall lohnt es sich, richtig zu fragen, welche Maßnahmen getroffen wurden.

Wenn der Abteilungsleiter weiterhin Informationen herausgibt Allgemeines, sollte der Leiter der Planungssitzung ihn unterbrechen und direkt fragen, ob es Informationen gibt, die es wert sind, bei der Sitzung überprüft zu werden. Wenn nicht, müssen Sie das Meeting vorverlegen und das Wort an eine andere Einheit weitergeben.

Wenn Sie Besprechungen dieses Formats abhalten, können Sie die Ergebnisse der Arbeit jeder Abteilung des Unternehmens deutlich sehen. Außerdem stellt sich auf diese Weise heraus, welche der Führungskräfte hart für das Wohl der Organisation arbeiten und wer nur so tut.

Phase 3. Ein Ziel für die nächste Woche wird für das gesamte Unternehmen und den Moderator festgelegtsuchtdie Zustimmung der Teilnehmer zu diesem Zweck

Geben Sie jedem Leiter die Gelegenheit zu sagen, was seine Abteilung diese Woche tun wird, wie er den Plan ausführen wird. Erfassen Sie die geplanten Aufgaben in einem Tagebuch.

Darüber hinaus haben die Abteilungsleiter die Möglichkeit, sich auszutauschen: Bitten Sie eine andere Abteilung, etwas zu tun, wenn gemeinsame Anstrengungen erforderlich sind. Nach Diskussion sollten solche Ziele auch in einem Tagebuch festgehalten werden.

Stufe 4. Der Besprechungsleiter fragt, ob er bereit ist, das Ziel dieser Woche wirklich zu erreichen, und kündigt den Start an.

Diese Form der Planung hilft, die positivsten Ergebnisse zu erzielen. Abteilungsleiter beginnen, hart zu arbeiten und Höchstleistungen in ihrer Abteilung zu erbringen oder die Stelle für wertvolleres Personal freizugeben. Anhand solcher Treffen kann man nachvollziehen, welcher der Kollegen sich maximal anstrengt und welcher nur den Schein erschafft.

Expertenmeinung

Die beste Option für wöchentliche Planungsbesprechungen ist mehrstufig

Wladimir Kiselew,

Generaldirektor, Partner der CJSC "Company SHERP" in Moskau

Wöchentliche Planungsmeetings sind Pflichttermine für jedes Unternehmen, bei denen die Arbeitsergebnisse besprochen und besprochen sowie Ziele für die nächste Woche festgelegt werden. Es ist am besten, Meetings auf jeder Ebene abzuhalten. Erstens, Abteilungsleiter und Generaldirektor, und danach finden in jeder Abteilung Planungsgespräche mit seinem unmittelbaren Vorgesetzten statt. Bei sekundären Briefings können Führungskräfte auch Informationen bekannt geben, die für das gesamte Unternehmen und jeden Mitarbeiter gelten.

Es ist wichtig, ein Planungsgespräch nicht nur im strengen Rahmen des angegebenen Themas abzuhalten, sondern auch den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, interessante Informationen zu erhalten und Arbeitsthemen zu besprechen. Die Rolle solcher Meetings ist sehr groß: So erfährt das Team von neuen Zielen, Planänderungen oder anderen Neuigkeiten. Der CEO muss einmal im Monat oder Quartal Besprechungen mit Mitarbeitern abhalten, die nicht an den wöchentlichen Planungsbesprechungen teilnehmen.

Wie man Planungsmeetings mit Kreativität durchführt

1. Wählen Sie einen ungewöhnlichen Ort

Besprechungen sind nicht auf das Büro beschränkt. Suchen schöner Ort in Ihrer Stadt, Promenade, Fußgängerzone oder Café. Hauptsache man kommt schnell von der Arbeit und zur Arbeit.

Ein Ort, den Kollegen mögen werden: ein Café, eine Böschung, eine Parkanlage. Der einzige Vorbehalt ist, dass der Ort in der Nähe des Büros liegen sollte, damit jeder schnell dorthin gelangen kann.

2. Planen Sie eine nicht standardmäßige Zeit ein

Versuchen Sie, Besprechungen nicht morgens, sondern beispielsweise mittags (nur ohne das Team ohne Essen zu verlassen) oder 30 Minuten vor Feierabend abzuhalten (das beschleunigt das Arbeitstempo!).

3. Verwendete Materialien

Geben Sie das Büro nicht an alle Teilnehmer, aber einen Satz Papier und einen Stift für 2-3 Personen. Somit entscheiden sie selbst, wer und was schreiben wird.

4. Nehmen Sie allen vor dem Meeting die Telefone weg

Eine gute Lösung ist es, das Meeting ohne Ablenkungen abzuhalten. Dies wird zunächst zu einiger Verlegenheit und Verwirrung führen, aber dann wird es die Konzentration und das Engagement der Teilnehmer bei der Lösung von Problemen erheblich steigern.

5. Ändern Sie das Format des Ereignisses

Sie können ein Planungstreffen per Telefon oder Skype abhalten, um den üblichen Rhythmus zu variieren, wenn alle daran gewöhnt sind, in einem Besprechungsraum zu sitzen.

Expertenmeinung

Kann ein Planungstreffen mit Zigarren, Wasserpfeife und Whisky effektiv sein?

Nikolai Nowoselow,

Direktor von ArtNauka, Moskau

Ausgehend von persönliche Erfahrung, kann ich sagen, dass sich die Zunahme der Anzahl an Planungsgesprächen negativ auf die Produktivität des Unternehmens auswirkt. Wir haben versucht, einen „Office Silence Day“ durchzuführen und darauf geachtet, dass dieser Ansatz ein besseres Ergebnis liefert als das Planungsmeeting selbst. Leider passt diese Methode nicht ganz zu uns, wir können nicht jede Woche einen Tag ohne Meetings verbringen, da wir im Eventbereich tätig sind.

Mitarbeiter möchten eher an einem Planungsgespräch teilnehmen, wenn sie Meetings mit einer Zigarre abhalten und Whiskey trinken. In solch einem fast informellen Umfeld können Kollegen viel mehr sagen und ihre Meinung ehrlich äußern. Ich hatte keine Angst, dass Vertrautheit im Team aufkommen würde, wenn solche Planungsmeetings abgehalten würden. Die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern haben sich nicht geändert, die Menschen fühlen sich einfach entspannter, äußern ihre Meinung zur Situation und geben gute Ratschläge.

Wie man Planungsgespräche mit der Erfahrung erfolgreicher Unternehmen führt

Meetings mit dem Team richtig abzuhalten bedeutet nicht immer, Meetings im üblichen Format zu organisieren, bei denen sich alle versammeln und auf Stühlen sitzen. BEI moderne Unternehmen, in denen sich schnell unkonventionelle Methoden durchsetzen, versuchen zunehmend, Meetings im Stehen abzuhalten. Meetings „auf den Beinen“ helfen, leere, langwierige Gespräche loszuwerden, nur die wichtigsten Informationen zu hören.

Atomic Object, ein Softwareentwicklungsunternehmen, hat sich vor langer Zeit entschieden, Meetings auf die Beine zu stellen. Dank dieses kreativen Formats erzielt das Management maximale Ergebnisse: kein unnötiges Argumentieren, klar gestellte Fragen und richtige Antworten. Die Praxis zeigt, dass stehende Besprechungen nicht länger als 7 Minuten dauern - das Team plant den Tag, hört sich Anweisungen an und beginnt sofort mit der Arbeit. Wenn Sie Besprechungen dieser Art abhalten, haben die Mitarbeiter keine Gelegenheit, sich zu entspannen, und sie müssen aktiver handeln und sprechen.

Das Wall Street Journal berichtet, dass es auch während des Ersten Weltkriegs üblich war, kurze Planungssitzungen abzuhalten, da Langsamkeit nicht akzeptabel war. Später wurde ein ähnliches Format auf die Wirtschaft übertragen, in der die Interaktion und der Informationsaustausch beschleunigt werden mussten.

Die Vorteile des neuen Meeting-Formats sind wissenschaftlich belegt. Wissenschaftlicher Forscher Alain Bluedorn von der University of Missouri stellte fest, dass das Abhalten von Meetings im Stehen bedeutet, dass die Mitarbeiter weniger Zeit in Anspruch nehmen, aber im Vergleich zu regulären Meetings, wenn nicht sogar besser, dann absolut die gleichen Ergebnisse erzielen.

Umfrageergebnisse Version eins 2011 bestätigten rund 80 % der 6.000 befragten Mitarbeiter, dass es in ihrem Unternehmen üblich ist, jeden Tag kurze Meetings abzuhalten.

Neben Segelflugzeugen „auf den Beinen“ haben sich westliche Unternehmen weitere Innovationen für effizienteres Arbeiten einfallen lassen.

Zum Beispiel in einem Unternehmen Facebook beschlossen, kurze Besprechungen 15 Minuten vor der Pause abzuhalten und damit zunächst die Dauer der Besprechung festzulegen. Mitarbeiter sagen, dass diese Methode gute Ergebnisse bringt: Man spricht kurz und nur über das Thema.

Wenn es notwendig ist, die Disziplin im Unternehmen zu bekämpfen, um die Anzahl der Verzögerungen zu reduzieren, müssen kurze Besprechungen abgehalten werden. Es ist besser, Nachzügler nicht zur Diskussion einzuladen, denn wenn sie einige der Informationen nicht kennen, stören sie das Meeting und ziehen die Zeit in die Länge, indem sie unnötige Fragen stellen.

In Gesellschaft AdobeSysteme beschlossen, Planungssitzungen abzuhalten und gleichzeitig mit Verzögerungen umzugehen. Sie sahen sogar Strafen für diejenigen vor, die zur falschen Zeit kamen. Die Zeit, die durch das Verschulden von Nachzüglern verloren ging, wurde mit der Zeit gleichgesetzt, die für die Entwicklung von Programmen hätte aufgewendet werden können. Die Strafe für jede Verzögerung beträgt also 1 $.

Gesellschaft Stahlgehäuse seine eigene Besonderheit erfunden - das Signal für den Beginn des Treffens ist die Komposition von Elvis Presley - "A Little Less Conversation" oder "Less Chatter".

Wenn die Mitarbeiter der Organisation keine Zeit haben, nicht nur ein regelmäßiges, sondern auch ein kurzes Planungstreffen durchzuführen, können Sie ein Meeting mithilfe von Kommunikationstools abhalten. In solchen Fällen können Sie per Chat oder E-Mail mit dem Unternehmen kommunizieren, um die wichtigsten Informationen zu übermitteln notwendige Informationen Kollegen. Gleichzeitig ist das Abhalten von Meetings „auf den Beinen“ immer noch effektiver als alle anderen Planungsmeetings.

Informationen über Experten

Hasmik Gevorgyan, CEO und Mitinhaber der Ladenkette Provocatsia, Moskau. LLC "Provokationsproduktion". Tätigkeitsfeld: Produktion und Verkauf von Kleidung und Accessoires mit aufreizenden Prints. Gebiet: Hauptsitz - in Moskau; Produktion - in Tver; Verkaufsstellen und Geschäfte - in mehr als 100 Städten Russlands, Weißrusslands, der Ukraine und Kasachstans. Anzahl der Mitarbeiter: 55 (in der Muttergesellschaft).

Dmitri Grishin, Vorstandsvorsitzender und Mitbegründer der Mail.Ru Group, Moskau. Dmitry Grishin ist seit März 2012 Vorsitzender des Board of Directors. 2005 wurde er einer der Mitbegründer der Mail.Ru Group, wo er von November 2010 bis Oktober 2016 als CEO des Unternehmens (Russland) tätig war. Dmitry ist seit 2000 bei Mail.Ru; 2001 wurde er zum technischen Direktor des Unternehmens ernannt, von 2003 bis 2010 war er Generaldirektor. Absolvent der Fakultät für Robotik und integrierte Automatisierung des Moskauer Staates Technische Universität Sie. N.E. Bauman. 2012 gründete er GrishinRobotics, eine Risikokapitalgesellschaft, die weltweit in Verbraucherrobotik investiert.

Wladimir Kiselew, Generaldirektor, Partner der SHERP Company CJSC, Moskau. Vladimir Kiselev - seit 2000 Generaldirektor und Seniorpartner der Beratungsgesellschaft "Company SHERP". Seit 1996 ist er im Bereich Personalmanagement tätig, seit 1998 leitete er den Personaldienst einer großen diversifizierten Holding. CJSC "Company SHERP" besteht seit 2000 und beschäftigt sich mit der Bildung hocheffizienter Managementteams und der Entwicklung von Kundengeschäften unter Verwendung innovativer proprietärer Technologien.

Nikolai Nowoselow, Direktor von ArtNauka, Moskau. IP Novoselova T.A. (Kunstwissenschaft). Tätigkeitsfeld: Durchführung von Shows, Teambuilding und Präsentationen basierend auf wissenschaftlichen Experimenten. Gebiet: Hauptsitz in Moskau, acht Repräsentanzen in Russland. Anzahl Mitarbeiter: 10. Anzahl Shows pro Jahr: 340.

Und jetzt listen wir die Schritte auf, die für ein Qualitätsplanungsgespräch notwendig sind.
Vor dem Planungstreffen ernennt der Leiter eine Person (Sekretärin), um die Pläne der Teilnehmer zu fixieren. Und er bringt ihn auf den neuesten Stand, lässt ihn diesen Artikel lesen, damit die Sekretärin alle Nuancen der Abhaltung von Planungstreffen versteht. Der Rest der Planungsbeteiligten muss diesen Artikel NICHT lesen. Der Sekretär erstellt eine Tabelle, in die er alle Teilnehmer des Planungstreffens einträgt:
Nr., Foto, Nachname Vorname, Tel., E-Mail, Position, Aufgabe nächste Woche und Termine, Aufgabe vergangene Woche, Notizen: Anwesenheitsnoten Planungsgespräch, Erledigung der Aufgaben der letzten Woche etc .

Der Sekretär sollte eine Audioaufnahme des Treffens machen und nach dem Treffen das Gespräch transkribieren, um alles aufzuzeichnen, was von den Leuten geplant wurde, um diese Informationen dann an diejenigen zu senden, die diese Aktivität ausführen sollen.

Dann kündigt der Leiter beim Planungstreffen den Beginn des Planungstreffens an, begrüßt das Publikum, stellt die Teilnehmer einander vor (falls es neue Teilnehmer am Planungstreffen gibt) und nennt die langfristigen Ziele des Unternehmens kurzfristig, für die Zeit bis zum nächsten Planungstreffen:

Wir beginnen mit unserer Planung. Ich begrüße alle! Unsere globalen Ziele: Nummer 1 in unserer Branche zu werden, dafür brauchen wir eine höhere Entwicklungsstatistik als die der Wettbewerber. Unser Ziel ist es, bis Ende des Jahres 200 weitere Restaurants zu eröffnen. Unser Ziel für die Woche ist es, 30 Franchises zu verkaufen. Jetzt stelle ich unsere Sekretärin vor: Das ist Anna Ivanova. Das ist sehr nützlicher Mensch Für uns alle wird es die Dinge aufzeichnen, die wir beim Planungstreffen planen, damit wir sie nicht vergessen und uns dorthin schicken Email Planer Transkript. Anna, das ist Vladimir Petrov, Einkaufsleiter. Das ist Yulia Sidorova, Leiterin der Personalabteilung. Das ist Marya Ivanovna, Hauptbuchhalterin. Usw.

Dann warnt der Leiter, dass es notwendig ist, während der Rede den Nachnamen, den Namen und die Position für die Niederschrift zu sagen, damit andere beim Lesen verstehen können, wer gesprochen hat.
- Damit wir das Protokoll, das Anna uns zusenden wird, bequem lesen können, bitte ich Sie, während der Planungssitzung Ihren Nachnamen und Vornamen zu sagen und Ihre Position zu benennen, bevor Sie das Wort ergreifen.

Und überwachen Sie dann die Einhaltung dieser Regel. Jemand sagt zum Beispiel:
- Ich glaube nicht, dass wir das tun können.
Der Anführer unterbricht und sagt freundlich:
- Bitte stellen Sie sich vor und geben Sie Ihre Position an.
- Leiter der Beschaffungsabteilung Vladimir Petrov. Nun, ich denke, dass wir es diese Woche nicht kaufen können, weil wir eine Ausschreibung bekannt geben müssen, und das wird 2 Wochen dauern.

Zu diesem Zeitpunkt sollte die Sekretärin im Präsens denken, sich auf das Geschehen konzentrieren können, sich merken und notieren können, wer diesen oder jenen Satz sagt, zum Beispiel, wenn der Leiter vergessen hat, sich vorzustellen. Und dann stellt sie die Daten per Audio wieder her, fertigt ein Transkript an, schickt es an die Teilnehmer. Schränkt ein, was jeder tun soll und verschickt persönliche Aufgaben. Dann ruft sie Leute an und erinnert sie daran, dass sie Aufgaben an die Post geschickt hat, um sie zu erledigen, und stellt sicher, dass ihr Brief ankommt.

Dann erteilt der Leiter der Reihe nach jedem Teilnehmer des Planungsmeetings das Wort, sodass jeder sagt, WAS konkret seit dem letzten Planungsmeeting getan wurde, welche konkreten Ergebnisse erzielt wurden, und nicht, was er getan hat oder warum etwas nicht geklappt hat für ihn. Der Leiter achtet darauf, dass die Teilnehmer die konkreten Ergebnisse ihrer Aktivitäten nicht verschleiern. Zum Beispiel sagt Vladimir Petrov:
- Ich habe diese Woche die Dokumentation für das Anerbieten vorbereitet.
Supervisor:
- was genau wurde gemacht?
- Ich habe Anforderungen von 25 Punkten für den Ausschreibungsteilnehmer vorbereitet, mit der Finanzabteilung den Betrag vereinbart, zu dem es für uns rentabel wäre, diese Ausrüstung zu kaufen. Usw…

Der Moderator fragt dann den Redner, was er im Allgemeinen zu tun gedenkt und was er vor dem nächsten Meeting zu tun gedenkt. Er fragt nach dem zeitlichen Ablauf jedes Falls und was er braucht, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Und auch der Leiter des Planungstreffens achtet darauf, dass die Pläne der Teilnehmer übereinstimmen gemeinsames Ziel. Es ist möglich, vor der Aufführung eine Tabelle mit acht Spalten vorzubereiten, in die der Leiter Markierungen in Form von „+“ und „-“ Zeichen setzt: Nachname Name, Anwesenheit beim Planungstreffen, langfristigen Plan, Fälligkeitsdatum, Wochenplan, Fälligkeitsdatum, Einhaltung des Gesamtziels, Notizen (um zu notieren, was der Untergebene benötigt, um die Aufgabe zu erledigen, und andere Notizen)
Supervisor:
- Vladimir, erzählen Sie uns von Ihren aktuellen Aufgaben und Plänen.
- Ich werde eine Ausschreibung durchführen, um die notwendige Ausrüstung 10-20 % billiger zu kaufen.
- Wie lange werden Sie brauchen, um diese Ausschreibung durchzuführen?
- Für die Durchführung der Ausschreibung benötige ich 2 Wochen.
- Nun, was haben Sie vor, diese Woche vor dem nächsten Treffen zu tun?
- Ich muss die Anforderungen für die Teilnahme an der Ausschreibung an die Ausrüstungslieferanten senden.
- An wie viele Unternehmen beabsichtigen Sie, diese Anforderungen zu senden?
- Nun, ich glaube, es gibt 10 Unternehmen.
- Gut. Hast du noch etwas hinzuzufügen, hast du vor, diese Woche noch etwas zu tun? (oder beschränken Sie sich auf die Worte: „Ist das alles?“, „Bist du fertig?“, „Möchtest du noch etwas hinzufügen?“)

Dann bedankt sich der Leiter beim vorherigen Teilnehmer und übergibt das Wort an den nächsten. Und er handelt nach demselben Schema, mit dem alleinigen Zweck, den Menschen SPEZIFITÄT zu entlocken.
Was haben sie letzte Woche gemacht?
Was genau haben sie nächste Woche vor?
Es braucht konkrete ZAHLEN und BEGRIFFE, damit Sie beim nächsten Planungsgespräch eindeutig sehen können, ob eine Person die Aufgabe erfüllt hat, die sie sich gestellt hat.
Und im Falle eines Scheiterns sollten Sie sich auf keinen Fall Ausreden anhören, Sie müssen nur fragen:
- Anna, was hat sich der Einkauf diese Woche vorgenommen?
- Senden Sie zehn Unternehmen Anforderungen für die Teilnahme an der Ausschreibung.
- Gemacht?
- Nein.
- Wie lange werden Sie brauchen, um es fertigzustellen?
- Eine weitere Woche.
- Gut.

Und wenn eine Person den „Schatten auf dem Zaun“ leitet, ausweicht, nicht die Einzelheiten dessen sagt, was sie letzte Woche getan hat, geben wir ihr keine Gelegenheit, Pläne für die nächste Woche zu äußern, weil sie das, was sie tut, noch nicht erfüllt hat diese Woche für sich selbst festgelegt, sagt der Anführer nur:
- Klar. Die vom Einkauf geplanten Aufgaben wurden nicht erledigt. Verlieren wir keine Zeit und gehen zum HR-Service über. Ich erteile Julia Sidorova das Wort.
- Yulia Sidorova, Leiterin der Personalabteilung. Diese Woche haben wir 150 Kandidaten für die Position des Vertriebsleiters interviewt, 15 davon gingen in die Probe, ...

So wird die Planung durchgeführt und die Ausführung von Aufgaben gesteuert.

Wozu führt die mangelnde Konstanz bei der Durchführung von Planungsgesprächen?
Die Leute werden entmutigt, sie verstehen, dass man nichts tun kann, und man kann „mit den Zähnen reden“ und niemand wird ihre Untätigkeit bemerken.

Daher ist es unsere Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer des Planungstreffens diejenigen, die handeln, klar sehen, und diejenigen, die inaktiv sind, klar sehen. Und es wird für untätige Mitarbeiter sehr unangenehm, und sie korrigieren sich entweder selbst und schließen sich der Arbeit an oder verlassen das Team selbst, weil die Menschen nicht an einem Ort sein können, an dem sie sich nicht wohl fühlen, und sie können sich nur wohl fühlen, wenn sie entweder Ergebnisse liefern , oder sie können ihre Wirkungslosigkeit verbergen. Daher ist es notwendig, die Ergebnisse oder deren Fehlen ständig ans Licht zu bringen.
Belohnen Sie Mitarbeiter für Ergebnisse, für gute Statistiken, aber nicht für Worte. Ermutigen Sie Menschen öffentlich - machen Sie engagierte, LOYALE Mitarbeiter stärker, entwickeln Sie sie weiter, bilden Sie sie aus und befähigen Sie sie. Finden Sie produktivere Mitarbeiter und machen Sie Ihre Mitarbeiter produktiver. Halten Sie den emotionalen Hintergrund im Team auf einem positiven Niveau und die Produktivität steigt deutlich.

Wie man ein morgendliches Fünf-Minuten-Meeting (operatives Meeting) organisiert und durchführt. Regeln, Tipps, Empfehlungen. (10+)

Tipps für die Durchführung eines operativen Meetings

Ein operatives Meeting kann ein sehr effektives Management-Tool sein, oder es kann zu einem starken Arbeitszeitabsorber werden, der die Arbeitseffizienz stark reduziert. Wie kann man dafür sorgen, dass der fünfminütige RAM Nutzen bringt, nicht Schaden?

Ziele des Treffens

Wie oft soll ein Meeting stattfinden? Es hängt davon ab, wofür wir es tun. Wie schnell sich die Situation ändert, wie oft muss überprüft werden, ob der Arbeitsplan ausgeführt wird, und angepasst werden.

Wichtig! Beim Betriebstreffen ist es unmöglich, eine verantwortungsvolle Entscheidung zu treffen, die einer Ausarbeitung und Diskussion bedarf. Solche Entscheidungen werden in größeren Sitzungen getroffen. Ihre Implementierung ist in dem oben verlinkten Artikel beschrieben. Der Planer wird benötigt, um:

  • oder sicherstellen, dass alles nach Plan läuft,
  • entweder um zu verstehen, dass es kleinere Abweichungen gibt, die in der aktuellen Reihenfolge gelöst werden können, durch Ratschläge oder Hilfe für die Nachzügler,
  • oder festzustellen, dass ernsthaftere Anpassungen oder neue Designlösungen erforderlich sind, die Verantwortlichen für die Untersuchung des Problems, die Vorbereitung und Abhaltung einer umfassenden Sitzung zu dem angegebenen Thema zu ernennen.

Plan, Betriebsregeln

Auf der Grundlage des Vorstehenden können wir die Grundregeln formulieren:

Arbeitsplan. Es muss ein detaillierter Arbeitsplan vorliegen. Dieser Plan sollte so detailliert sein, wie es die fünf Minuten oft sind. Wenn wir beispielsweise jeden Tag ein operatives Meeting abhalten, sollte der Plan täglich detailliert werden, mindestens ein paar Wochen im Voraus. Sonst gibt es beim Planungsmeeting einfach nichts zu besprechen. Es macht keinen Sinn, sich den Bericht eines Mitarbeiters über die während des Tages geleistete Arbeit anzuhören, wenn nicht bekannt ist, was er an diesem Tag tun sollte.

Vorschriften. Für die Präsentation jedes Teilnehmers sollte ein Mindestmaß an Zeit eingeplant werden. Es dauert normalerweise etwa fünf Minuten, aber Sie können auch mit weniger Zeit auskommen. Es kann Sonderfälle geben, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter Neuigkeiten meldet. Je nach Menge der Nachrichten muss ihm Zeit eingeräumt werden. Der Diskussion wird die gleiche Zeit wie dem Bericht eingeräumt. Im Gespräch können Sie klärende Fragen stellen, kurze Hinweise geben, vereinbaren, was der Mitarbeiter bis zum nächsten Planungsgespräch zu tun hat. Wenn es nicht möglich ist, das Thema innerhalb der vorgegebenen Zeit auf dem RAM zu diskutieren, ist es notwendig, seine Studie danach zu planen, wobei nur die Mitarbeiter teilnehmen, die mit dem Thema in Verbindung stehen. Auf diese Weise können Sie nicht ablenken und die Zeit anderer verschwenden, die nichts mit dem Problem zu tun haben.

Protokoll. Alle getroffenen Entscheidungen sind im Protokoll festzuhalten. Beim nächsten Planungsmeeting protokollieren wir dann einfach das vorherige und prüfen, ob alle Beteiligten das umgesetzt haben, was beim vorherigen Meeting geplant war. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe nicht erledigen konnte, müssen Sie entscheiden, wie Sie diesem Mitarbeiter helfen können. Es ist töricht zu erwarten, dass er es in der nächsten Woche tun wird, wenn er die Aufgabe nicht in der ersten Woche erledigt. Es ist notwendig herauszufinden, welche Schwierigkeiten der Mitarbeiter gestoppt hat und wie diese Schwierigkeiten durch gemeinsame Anstrengungen überwunden werden können.

Ist das Treffen hilfreich?

Richtig organisierte fünf Minuten erlauben Ihnen:

  • Alle Mitarbeiter sind über den Arbeitsfortschritt informiert.
  • Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung davon, was er gerade tun muss.
  • Diagnostizieren Sie schnell, wenn ein Mitarbeiter auf Schwierigkeiten gestoßen ist, helfen Sie sofort, beraten Sie, drängen Sie.

Ein Beispiel für ein Sitzungsprotokoll

Ich mache mir Notizen in einer Tabelle. In der ersten vertikalen Spalte habe ich alle Teilnehmer des Planungstreffens aufgelistet. Termine stehen in der ersten Zeile. Es gibt zwei Spalten für jedes Datum. Der erste wird an diesem Datum beim Planungstreffen ausgefüllt, der zweite beim nächsten Planungstreffen auf der Grundlage der Ergebnisse der vergangenen Woche, gleichzeitig mit dem Ausfüllen der Pläne für die nächste Woche. Die erste Spalte kann eingefroren und der Rest schrittweise nach links verschoben werden, um nur die vergangenen und aktuellen Daten anzuzeigen. Und bei Bedarf können Sie die bisherigen Termine einsehen.

15.07.13 22.07.13
Übung Ergebnis Übung Ergebnis
Leiter der Supportabteilung Beantwortung von Kundenanfragen zu Lieferzeiten neue Version Erstellen Sie eine Liste der ungelösten Probleme zur Umsetzung beim Kunden 1 Unterzeichnen Sie das Gesetz mit dem Kunden 2 Termine werden gesetzt, Kunden informiert, Problemliste erstellt und der Entwicklungsabteilung vorgelegt, Gesetz nicht unterschrieben, kommentiert. Verfolgen Sie die Arbeit an der Erstellung einer neuen Version Arbeiten Sie mit der Entwicklungsabteilung zusammen, um Kundenkommentare auszuarbeiten 2
Leiter der Entwicklungsabteilung Bereiten Sie ein neues Modul zur Demonstration vor. Ändern Sie den Abrechnungsmechanismus. Beseitigen Sie einen Fehler im Berichtsformular Das neue Modul wurde nicht vorbereitet, es wurden Fehler gefunden. Es wurden Änderungen am Abrechnungsmechanismus vorgenommen. Das Meldeformular wurde geändert Gemeinsam mit der Support-Abteilung eine Problemliste für den Kunden erstellen 1. Gemeinsam mit der Support-Abteilung die Anmerkungen des Kunden erarbeiten. 2. Gemeinsam mit der Vertriebsabteilung das Modul für die Demonstration vorbereiten
Leiter der Verkaufsabteilung Bereiten Sie Vorschläge für die Lieferung eines neuen Moduls vor und senden Sie sie an 10 Kunden. Führen Sie eine Demonstration des neuen Moduls bei den Kunden 3 und 4 durch Kommerzielle Angebote erstellt und gesendet Vorführung aufgrund der Nichtverfügbarkeit des neuen Moduls nicht abgehalten Senden kommerzielle Angebote 10 weitere Kunden. Verfolgen Sie die Vorbereitung eines neuen Moduls zur Demonstration
Leiter der methodischen Abteilung Erstellen Sie eine Übersicht über Gesetzesänderungen Rezension vorbereitet Überprüfen Sie die Anfrage von Client 1, um sicherzustellen, dass sie der akzeptierten Methodik entspricht

Planning ist eine Ableitung des englischen Plans, kurz Arbeitstreffen dem Fortschritt der Umsetzung des geplanten Plans gewidmet. Entsprechend ihrer Typologie lassen sich alle Planungsgespräche nach drei Kriterien – spezifisch, zeitlich und quantitativ – in Kategorien einteilen.

Je nach konkretem Kriterium werden alle Planungsmeetings in Reporting (kurze Meetings, bei denen Manager über den Fortschritt der jeweiligen Aufgaben berichten), Diskussion (Briefings über die mögliche Änderung des eingeschlagenen Weges zur Erreichung eines bestimmten Ziels) und Motivation (Meetings) unterteilt bei der im Prozess der Bearbeitung einer Frage, Aufgabe Aufgaben verteilt und Rollen festgelegt werden).

Je nach Zeitkriterium kann das Planungstreffen ein täglicher, wöchentlicher, monatlicher Prozess sein.

Je nach quantitativem Kriterium kann die Planungssitzung entweder massenhaft (für alle Mitarbeiter) oder geschlossen (für eine separate Initiativgruppe, Manager, Vorstand des Unternehmens) sein.

Warum einen Planer halten?

Wenn Sie diesen Prozess als gute Tradition vor dem Beginn des Arbeitstages organisieren, wird dies dazu beitragen, das Team zu disziplinieren (die Anzahl der morgendlichen Verspätung zu reduzieren), Ziele und Ziele für die Mitarbeiter klarer zu umreißen (schließlich, wie Sie wissen, eine rationale Plan für den Tag ist viel effektiver als ein Plan für sechs Monate), wird es ermöglichen, die tatsächlichen Ergebnisse der Arbeit klarer zu sehen (falls die Berichterstattung des Teams an den Leiter und der Leiter an das Team werden obligatorische Elemente des Planungstreffens). Zusätzlich zu den bereits erwähnten Vorteilen kann eine gut durchgeführte Morgenbesprechung die Mitarbeiter anregen, die Produktivität steigern und den ganzen Tag über zu effektiver Arbeit anregen. Dieser psychologische Aspekt spielt sicherlich eine Rolle wichtige Rolle bei der Gründung gute Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber und trägt auch zur Teambildung bei.

Warum betrachten viele Menschen das Planen von Meetings als Relikt der Vergangenheit?

Erstens beziehen sich die meisten Menschen auf die Entstehung dieses Prozesses auf jene Zeiten, als sie noch nicht einmal vom Telefon gehört haben, aber sie wussten nicht einmal, was das Internet und die Multimedia-Technologien waren. Es stellt sich heraus, dass der einzige Weg Sich live zu treffen und wichtige Arbeitsmomente zu besprechen, waren genauso Planungstreffen. Aufgrund des Fehlens operativer Kommunikationsmittel häuften sich viele Fragen, und eine solche Aktion nahm viel Zeit in Anspruch (im Durchschnitt drei bis vier Stunden). Ein bekannter amerikanischer Ökonom bemerkte bei dieser Gelegenheit einmal: „Wenn es in Ihrem Unternehmen Planungsmeetings gibt, dann sind Sie auf dem richtigen Weg. Es bleibt nur, alle zu entlassen, die dorthin gehen, und alle zu verlassen, die zu diesem Zeitpunkt arbeiten.

Zweitens haben die meisten Büroangestellten eine ablehnende Haltung gegenüber der Planung von Meetings, nur weil etwa 20 % der Zeit dafür aufgewendet werden, und nach Aussage vieler von ihnen dauert die Rede des Chefs im Durchschnitt die Hälfte der für diesen Prozess vorgesehenen Zeit.

Drittens: Wenn im Unternehmen täglich Planungsmeetings stattfinden, dann wird das sicher bald zu einer Art Formsache. Immerhin die meisten Aufgaben, die erfolgreicher Geschäftsmann, langfristig, und ein Tagesbericht mit zwei Sätzen würde so klingen: "Ist schon okay, wir arbeiten daran." Die Notwendigkeit eines täglichen Planungsmeetings ergibt sich meist in dem Moment, in dem das Unternehmen in kritisch kurzer Zeit oder in einer Krise beginnt, eine neue strategische Aufgabe umzusetzen. In solchen Momenten ist es wirklich notwendig, die Situation ständig zu überwachen, um die kleinsten Änderungen zu überwachen.

Vorschriften

Jedes, auch das kürzeste Planungsmeeting, sollte seine eigenen Regeln haben. Auf die eine oder andere Weise hilft es, drängende Probleme viel produktiver zu bearbeiten, den Prozess dynamischer und effizienter zu gestalten. Es gehört zum guten Ton, die Regelungen am Abend an die Mitarbeiter zu versenden, damit diese alle angesprochenen Punkte durchdenken und einen konstruktiven, sinnvollen Vorschlag erarbeiten können. Zu bedenken ist unter anderem, dass bis zur Morgenbesprechung jeder Mitarbeiter ein Exemplar des Reglements zur Hand haben muss. Es ist auch wichtig, die Verantwortung einer bestimmten Person zuzuweisen, die die Zeit im Auge behält (wenn der Redner die in den Vorschriften festgelegte Frist überschreitet, verzögert dies den Prozess der Durchführung des Meetings und wirkt sich dadurch negativ auf die Stimmung aus). von dem Team).

Führen oder nicht führen? Das ist hier die Frage

Das Planungsmeeting ist sicherlich ein wichtiger Prozess, zumindest im Kontext der rechtzeitigen Zielsetzung und Motivation der Mitarbeiter, aber es ist an der Zeit, über das gewöhnliche Verständnis dieses Begriffs hinauszugehen. Vielleicht ist es nicht so wichtig, das ganze Team jeden Tag in einem stickigen Büro zu versammeln, sondern die Konferenztechnologien in Skype zu beherrschen. Wichtig ist auch der Aspekt zu berücksichtigen, dass ein konstruktives Planungsgespräch nicht länger als 15-20 Minuten dauern sollte. Die Berichterstattung über die Aktivitäten der einzelnen Abteilungen kann tagsüber entgegengenommen und mit den Führungskräften besprochen werden, und die Vormittagszeit kann ausschließlich der Ausrichtung der Kräfte, der Definition von Aufgaben und Prioritäten gewidmet werden.

In jedem Fall wählt jeder Unternehmer sein Führungskonzept, aber um etwas genauer zu verstehen, ob kurze Besprechungen für Ihre Belegschaft notwendig sind, lohnt es sich, die Vor- und Nachteile abzuwägen:

Diszipliniere das Team

Möglichkeit der morgendlichen Motivation der Mitarbeiter;

Klare Festlegung von Zielen und Zielsetzungen;

Die Möglichkeit, kreativ zu sein und ein Planungsmeeting in einem unkonventionellen Stil abzuhalten;

Langwierige Planungsmeetings ermüden und mindern die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter;

Außerplanmäßige Planungsbesprechungen sind in der Regel wirkungslos.