Büroarbeit— ein Tätigkeitszweig, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten gewährleistet.

Der Begriff erschien ursprünglich in mündliche Rede(vermutlich im 17. Jahrhundert) und meinte den Prozess der Lösung (Herstellung) eines Falles: „Herstellung eines Falles“ – Lösung eines Problems. Während der Entscheidung bestand die Notwendigkeit, das Ergebnis zu konsolidieren, beispielsweise eine Einigung zu erzielen. Bereits im 16. Jahrhundert. das Wort wird verwendet Fall als eine Sammlung von Dokumenten, die sich auf eine Angelegenheit oder ein Problem beziehen. Erstmals in diesem Konzept wurde das Wort „Tat“ im Jahr 1584 urkundlich erwähnt.

Zur modernen Büroarbeit gehören:

Sicherstellung einer zeitgerechten und korrekten Erstellung von Dokumenten (Dokumentation);

Organisation der Arbeit mit Dokumenten (Empfang, Weiterleitung, Bearbeitung, Abrechnung, Registrierung, Kontrolle, Aufbewahrung, Systematisierung, Vorbereitung der Dokumente zur Archivierung, Vernichtung).

Parallel zum Begriff „Büroarbeit“ Dokumentationsunterstützung für das Management (DOW). Sein Erscheinen ist mit der Einführung von Computersystemen in das Management und deren Organisations-, Software- und Informationsunterstützung verbunden, um es der verwendeten Terminologie anzunähern Computerprogramme und Literatur. " Staatssystem Dokumentationsunterstützung für das Management“ und „Standardanweisungen für die Büroarbeit in Ministerien und Abteilungen der Russischen Föderation“.

Dokumentation— Hierbei handelt es sich um den Prozess der Erstellung und Ausführung eines Dokuments . Der staatliche Standard definiert Dokumentation als „Aufzeichnung von Informationen auf verschiedenen Medien gemäß festgelegten Regeln“.

Die wissenschaftliche Disziplin, die sich mit der Entwicklung von Dokumentationsmethoden und Informationsträgern befasst, ist Dokumentenmanagement .

Organisation der Arbeit mit Dokumenten— Dies bedeutet die Sicherstellung der Bewegung von Dokumenten im Verwaltungsapparat, ihrer Verwendung zu Referenzzwecken und der Speicherung. Der Begriff wird durch die staatliche Norm als „Organisation des Dokumentenflusses, Speicherung und Verwendung von Dokumenten im Rahmen der laufenden Aktivitäten der Institution“ definiert.

Dokumentenfluss bezeichnet die Bewegung von Dokumenten in einer Organisation vom Moment ihrer Erstellung oder ihrem Empfang bis zum Abschluss der Ausführung oder des Versands.

Die Technologie zum Arbeiten mit Dokumenten umfasst:

Rezeption und Primärverarbeitung Unterlagen;

Ihre vorläufige Prüfung und Verteilung;

Registrierung von Dokumenten;

Kontrolle der Dokumentenausführung;

Informations- und Nachschlagewerke;

Ausführung von Dokumenten;

Ihr Versand;

Systematisierung (Aktenbildung) und aktuelle Ablage von Dokumenten.


Lassen Sie uns einige der oben aufgeführten Konzepte näher erläutern..

Anmeldung bezeichnet eine Aufzeichnung von Buchhaltungsdaten zu einem Dokument in einer vorgeschriebenen Form, in der die Tatsache seiner Erstellung, seines Versands oder seines Empfangs aufgezeichnet wird.

Kontrolle der Dokumentenausführung — eine Reihe von Maßnahmen, die ihre rechtzeitige Ausführung gewährleisten.

Bildung eines Falles — Gruppierung ausgeführter Dokumente in einem Fall gemäß der Nomenklatur der Fälle (eine systematische Liste der Namen der in der Organisation eröffneten Fälle mit Angabe ihrer Aufbewahrungsfristen, erstellt in der vorgeschriebenen Weise) und Systematisierung der Dokumente innerhalb des Falles.

Information — Informationen über Personen, Gegenstände, Tatsachen, Ereignisse, Phänomene und Prozesse, unabhängig von der Form ihrer Darstellung. An Managementinformationen werden eine Reihe von Anforderungen gestellt: Vollständigkeit, Effizienz, Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Zielgerichtetheit, Zugänglichkeit für die menschliche Wahrnehmung.

Dokumente werden verwendet in verschiedene Bereiche Tätigkeiten, Wissenszweige, Lebensbereiche und sind Gegenstand des Studiums vieler wissenschaftliche Disziplinen. Daher ist der Inhalt des Begriffs „Dokument“ mehrdeutig und hängt von der Branche ab, in der er verwendet wird und für welche Zwecke. Für Juristen ist ein Dokument also in erster Linie eine Möglichkeit, etwas zu beweisen oder zu bezeugen, für einen Historiker ist es eine historische Quelle, für einen Kybernetik-Dokumentarfilmer ist es ein Informationsträger und für Managementspezialisten ist es ein Mittel zur Aufzeichnung und Übermittlung von Managemententscheidungen.

IN Bundesgesetz„Über Informationen, Informatisierung und Informationsschutz“ wird folgende Definition des Begriffs „Dokument“ festgelegt:

Dokumentieren— Dabei handelt es sich um Informationen, die auf einem materiellen Datenträger mit Details aufgezeichnet sind, die eine Identifizierung ermöglichen. Die gleiche Definition findet sich in der Landesnorm für Begriffe und Definitionen „Büroarbeit und Archivierung“. Für mehr volle Eigenschaften Der Begriff „Dokument“ sollte ebenso erweitert werden wie der Begriff „Requisiten“.

Kopie des Dokuments — Hierbei handelt es sich um ein Dokument, das die Informationen des Originaldokuments und aller seiner Informationen vollständig wiedergibt äußere Zeichen oder ein Teil davon. Eine Kopie des Dokuments kann ein Faksimile oder eine kostenlose Kopie sein. Eine Faksimilekopie wird auf Kopierern, mit Fotografie, Faxgeräten und Druckern erstellt. Bei Dokumenten, die auf Schreibmaschinen erstellt wurden, handelt es sich bei einer Faksimilekopie um die zweite und weitere Kopien der Dokumente, die auf Kohlepapier erhalten wurden. Sie bleiben in der Regel in den Angelegenheiten der Institution. Eine kostenlose Kopie enthält alle Einzelheiten des Dokuments, wiederholt jedoch nicht unbedingt dessen Form.

Jedes Dokument besteht aus einer Reihe von Bestandteilen, die aufgerufen werden Details (Name, Autor, Adressat, Text, Datum, Unterschrift usw.). GOST legt die folgende Definition fest:

Dokumentdetails— ein obligatorisches Element bei der Gestaltung eines offiziellen Dokuments.

Unterschiedliche Dokumente bestehen aus unterschiedlichen Detailsätzen. Die Anzahl der Einzelheiten richtet sich nach dem Zweck der Erstellung des Dokuments, seinem Zweck sowie den Anforderungen an den Inhalt und die Form dieses Dokuments. Bei vielen Dokumenten ist die Anzahl der Angaben streng begrenzt. Für eine Reihe von Dokumenten sind Anzahl und Zusammensetzung der Angaben gesetzlich festgelegt und Vorschriften. Wie aus der Definition hervorgeht, müssen jedoch auf einem materiellen Datenträger aufgezeichnete Informationen in jedem Fall durch Anbringung formalisiert werden notwendige Details. Erst dann wird daraus ein Dokument. Die Gesamtheit der Details ist bilden dokumentieren.

In der Dokumentenwissenschaft wird ein Dokument als Ergebnis der Fixierung (Darstellung) von Tatsachen, Ereignissen, Phänomenen der objektiven Realität und der geistigen Aktivität einer Person auf beliebige Weise auf speziellem Material betrachtet.

Dokumente, die Informationen aufgezeichnet (angezeigt) haben, gewährleisten dadurch deren Bewahrung und Ansammlung, die Möglichkeit der Weitergabe an eine andere Person, der wiederholten Verwendung, der wiederholten und wiederholten Rückgabe im Laufe der Zeit. Sie beeinflussen verschiedene Bereiche menschliche Aktivitäten und werden in Text und Grafik, traditionell (handschriftlich, maschinengeschrieben) und unterteilt Maschinenmedien, wissenschaftlich, technisch, persönlich und offiziell usw.

Zu den rechtlich wichtigsten Angaben gehören: Name der Organisation, Datum und Registrierungsnummer des Dokuments, Unterschrift, Siegel, Genehmigung und Genehmigungsstempel.

Offizielle Dokumente sind Dokumente, die von juristischen oder juristischen Personen erstellt wurden Einzelpersonen, in der vorgeschriebenen Weise erstellt und beglaubigt. Eine besondere Kategorie bilden unter ihnen offizielle (Führungs-)Dokumente, die bestimmt sind Landesstandard Wie offizielle Dokumente, wird in den aktuellen Aktivitäten der Organisation verwendet.

Dokumentationssystem — Hierbei handelt es sich um eine Reihe von Dokumenten, die aufgrund der Merkmale Herkunft, Zweck, Art, Tätigkeitsbereich, einheitliche Anforderungen zu ihrem Design.

Grundlegende Bürofunktionen:(von der lateinischen Funktion – „Ausführung, Implementierung“)

Ø Bereitstellung – Bereitstellung dokumentierter Informationen für den Unternehmensprozess benötigte Menge und Inhalt;

Ø transformativ – Umwandlung undokumentierter Informationen in dokumentierte Informationen (in Form von Papier- oder elektronischen Dokumenten);

Ø Buchhaltung – drückt sich in der Bildung eines Systems zur Erfassung von Dokumenten und deren Zuordnung zu Buchhaltungsmerkmalen aus, das eine weitere Identifizierung von Dokumenten im Prozess der Systematisierung, Speicherung und Bewegung ermöglicht;

Ø Verarbeitung – drückt sich in der ordnungsgemäßen Bearbeitung von Dokumenten und der Durchführung von Maßnahmen zu diesem Zweck aus Systematisierung, Speicherung und Bewegung;

Ø Kontrolle – drückt sich in der „Überwachung“ des Zustands der Büroarbeit im laufenden Betrieb zum Zweck der kontinuierlichen Verbesserung aus.

Prinzipien(von lateinisch – „Anfang“) – Grundprinzipien, auf deren Grundlage die Haupttätigkeitsrichtungen entwickelt, die optimalen Mittel und Methoden zur Lösung von Büroarbeitsproblemen in den einzelnen Bereichen ermittelt werden:

· Effizienz – Das Funktionieren der Büroarbeit sollte zur Effizienz des gesamten Unternehmens beitragen.

· Zuverlässigkeit – garantierte Bereitstellung des Bedarfs des Unternehmens an dokumentierten Informationen;

· Aktualität – Die erforderlichen dokumentierten Informationen müssen dem Unternehmen bis zu einem bestimmten Datum (in einem bestimmten Zeitraum) zur Verfügung stehen.

· Komplexität – koordinierte und gezielte Befriedigung der Bedürfnisse des Unternehmens verschiedene Arten dokumentierte Informationen, hauptsächlich Managementinformationen;

· Ordentlichkeit - dokumentierte Informationsbewegungen (zwischen dem Unternehmen und seinen Partnern sowie innerhalb des Unternehmens) gemäß dem funktionalen Zweck und den „Durchsatz“-Fähigkeiten der Informationsaustauschkanäle, die im Dokumentenflussschema des Unternehmens vorgesehen sind;

· Flexibilität – die Fähigkeit des Subsystems, je nach Betriebsbedingungen dokumentierte Informationen für die Eigenentwicklung bereitzustellen.

Führungskräfte verbringen durchschnittlich 60 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumenten. Volumen technische Arbeit Die Menge an Dokumenten ist oft so groß, dass sie die produktiven Kernaktivitäten des Unternehmens beeinträchtigt. Deshalb rationale Organisation Büroarbeit gilt als eine davon wichtigsten Aufgaben, um ein effektives Management sicherzustellen.

Die Organisation der Büroarbeit hängt ab von:

Ø Managementeffizienz;

Ø Rentabilität;

Ø Effizienz;

Ø Arbeitskultur der Mitarbeiter

Entwicklung neuer Informationstechnologie im Management werden neue Büroprogramme auf Basis traditioneller Büroarbeitsregeln durchgeführt (Registrierung von Dokumenten, Genehmigung, Kontrolle ihrer Ausführung, Ausführung, Archivierung etc.)


Organisation und Verwaltung der Büroarbeit erfordern Fachwissen und Fähigkeiten. Erst wenn Sie die Regeln und Techniken für die Arbeit mit offiziellen Dokumenten beherrschen, können Sie ein Profi im Bürobereich werden.

Es wird eine Protokollierung durchgeführt Spezialeinheiten (Büromanagementdienstleistungen) und in kleinen Organisationen und Firmen - Sekretariatsassistenten.

Lassen Sie uns wiederholen, dass Büroarbeit aus zwei untrennbar miteinander verbundenen Aufgaben besteht Komponenten:

Ø Dokumentation;

Ø Organisation der Arbeit mit Dokumenten.

Dokumentation– Aufzeichnen von Informationen auf verschiedenen Medien nach festgelegten Regeln . Den Dokumentationsregeln wird viel Raum eingeräumt. Besondere Aufmerksamkeit Ziel ist es, Details und Anforderungen für Formulare vorzubereiten.

Anforderungen an den Text, sprachliche und stilistische Besonderheiten amtlicher Dokumente sowie das Verfahren zu deren Bearbeitung werden in einem eigenen Kapitel beleuchtet. Jede Art von Dokument (Anordnung, Protokoll, Brief, Akt usw.) hat ihre eigenen Merkmale.

Büroangestellte müssen über gute Kenntnisse der Technologie der Arbeit mit Dokumenten verfügen. Eine effektive Organisation der Arbeit mit Dokumenten bietet optimale Bedingungen für alle Arten der Arbeit mit Dokumenten vom Zeitpunkt ihrer Erstellung oder des Eingangs bis zur Vernichtung oder Übergabe an die Archivspeicherung.

Organisation der Arbeit mit Dokumenten umfasst die Organisation des Dokumentenflusses, die Speicherung und Verwendung von Dokumenten in den laufenden Aktivitäten der Institution. Hervorzuheben ist, dass manchmal auch die Organisation der Arbeit mit Dokumenten genannt wird Technologie für die Arbeit mit Dokumenten . Es beinhaltet:

· Dokumentenfluss,

· Registrierung von Dokumenten,

· Kontrolle über Fristen,

· Fallliste,

· Organisation der laufenden Aufbewahrung von Dokumenten,

· Wertprüfung,

· Registrierung von Fällen,

· Vorbereitung und Übertragung von Fällen an die Archive der Organisation.

Wir können über die Existenz eines Büromanagementsystems in einer Organisation sprechen, wenn:

  • - Der Dokumentenfluss ist organisiert, d. h. die Bewegung von Dokumenten vom Moment ihrer Erstellung oder ihrem Empfang durch die Organisation bis zum Abschluss der Ausführung und/oder dem Senden oder Übertragen zur Speicherung;
  • - Es wurde ein System zur Registrierung und Abrechnung von Dokumenten (eingehend, intern, ausgehend) eingerichtet.
  • - Ausgefertigte Dokumente werden gemäß der Nomenklatur der Akten zur Aufbewahrung in Akten abgelegt.

Obwohl dies natürlich nicht alles ist, was dafür notwendig ist effektive Organisation mit Dokumenten arbeiten. Wir können sagen, dass dies der Mindestsatz an Elementen ist, der es uns ermöglicht, über das Vorhandensein von Büroarbeit in der Organisation zu sprechen.

Die Grundprinzipien des modernen Dokumentenmanagements spiegeln sich in der Norm ISO 15489:2001 „Information und Dokumentation“ wider. Dokumentenmanagement.“ Dieser Standard ins Russische übersetzt und als nationale Norm übernommen GOST R ISO 15489-1-2007 „System von Standards für Information, Bibliothek und Veröffentlichung“. Dokumentenmanagement. Allgemeine Anforderungen".

Das Hauptmerkmal des modernen Dokumentenmanagements besteht darin, dass es auf Prinzipien basiert, die denen von Qualitätsmanagementsystemen ähneln. Dabei kommt der bekannte Deming-Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung zum Einsatz – „Plan – Do – Check – Act“:

  • - In der ersten Phase wird eine Richtlinie entwickelt, alle Prozesse werden detailliert geregelt;
  • - In der zweiten Phase erfolgt die Dokumentenverwaltung in strikter Übereinstimmung mit den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen sowie den internen behördlichen Dokumenten der Organisation. Versammlung dokumentarischer Beweis Erfüllung von Anforderungen;
  • - In der dritten Stufe wird die Wirksamkeit des Dokumentenmanagementsystems analysiert und Maßnahmen zur Anpassung und Verbesserung dieses Systems ausgewählt. Die Ergebnisse der Analyse werden dokumentiert;
  • - In der vierten Stufe werden die in der dritten Stufe geplanten Verbesserungen und Korrekturen in das System eingebracht (und dokumentiert).

Während des gesamten Zyklus werden regelmäßig Schulungen und Fortbildungen für alle Mitarbeiter der Organisation zu Fragen des Dokumentenmanagements durchgeführt.

Dieser Ansatz ermöglicht nicht nur eine ständige Verbesserung der Effizienz des Dokumentenmanagements, sondern auch die einfache Integration eines Dokumentenmanagementsystems und verschiedener Managementsysteme (Qualität, Informationssicherheit, Umfeld, Arbeitsschutz usw.).

IN Dokumentationsunterstützung Die Organisation des Dokumentenflusses ist einer der wichtigsten Tätigkeitsbereiche.

Der Dokumentenfluss umfasst die gesamte Abfolge der Dokumentenbewegungen im Verwaltungsapparat, bei der Vorgänge zum Empfangen, Übertragen, Überprüfen, Vorbereiten, Ausführen und Senden von Dokumenten ausgeführt werden. Ein rational organisierter Dokumentenfluss gewährleistet den zeitnahen Durchgang von Dokumenten auf dem kürzesten Weg minimale Kosten Zeit.

Die Organisation des Dokumentenflusses basiert auf mehreren Regeln bzw. Grundsätzen, die unbedingt eingehalten werden müssen:

  • 1. Zentralisierung der Vorgänge zum Empfangen und Senden von Dokumenten. Dies bedeutet, dass alle Dokumente, die bei der Organisation eingehen, unabhängig von der Versandart, und Dokumente, die von der Organisation gesendet werden (mit Ausnahme von Dokumenten, die per Fax empfangen und übermittelt werden). E-Mail und sich ausschließlich auf die Zuständigkeit der Einheiten beziehen) müssen in einer Einheit, dem Büroverwaltungsdienst (Sekretariat), bearbeitet werden.
  • 2. Beseitigung unangemessener Rückgabebewegungen beim Übergeben eines Dokuments. Im Prozess des Dokumentenflusses können Dokumente nur dann an die Behörde zurückgegeben werden, die sie bereits durchlaufen haben, wenn dies aus geschäftlichen Gründen erforderlich ist (z. B. wird das Dokument bei der Unterzeichnung eines Dokuments durch den Manager über die Sekretärin des Managers weitergeleitet). zweimal).
  • 3. Organisation der Vorprüfung der eingegangenen Dokumente vor deren Übermittlung zur Lösung. Durch die Vorprüfung können Sie aus der gesamten Masse der bei der Organisation eingegangenen Dokumente diejenigen Dokumente auswählen, die aufgrund ihrer Bedeutung und Bedeutung für die Organisation von der Führungskraft berücksichtigt werden sollten. Die übrigen Unterlagen werden unter Umgehung des Leiters zur Prüfung an stellvertretende Leiter und an Abteilungsleiter weitergeleitet, sofern die Abteilungsleiter über die entsprechende Kompetenz verfügen.
  • 4. Einmalige Registrierung der bei der Organisation eingegangenen und von der Organisation versendeten Dokumente. Dies bedeutet, dass ein beim Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung eingegangenes und zur Prüfung durch den Leiter oder seine Stellvertreter bestimmtes Dokument im Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung registriert und nach Prüfung durch den Abteilungsleiter dort nicht erneut registriert wird. Und dementsprechend wird ein direkt bei einer Abteilung eingegangenes Dokument nur in der Abteilung registriert. Andernfalls können wir sagen, dass das Dokument in der Organisation unter einer Registrierungsnummer existiert, die ihm im Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung oder in der Abteilung zugewiesen wurde.
  • 5. Erlass konkreter Beschlüsse mit möglichst genauer Festlegung des Testamentsvollstreckers, des Auftrages und der Frist. Das Treffen von Beschlüssen ist die Aufgabe des Managers, aber auch die Sekretärin kann in gewissem Umfang Einfluss auf diesen Prozess nehmen. Der Sekretär muss wissen, dass der Beschluss konkret sein muss und dass sein Wortlaut so sein muss, dass der Testamentsvollstrecker keine Fragen dazu hat, welches Ziel der Manager ihm bei der Prüfung des Dokuments gesetzt hat.
  • 6. Beseitigung unangemessener Genehmigungen, Organisation paralleler Genehmigungen, Verkürzung der Zeit für die Genehmigung von Dokumenten.
  • 7. Übertragung des Rechts zur Unterschrift von Dokumenten durch den Manager an stellvertretende Manager und Leiter von Strukturabteilungen. Durch die „Verringerung“ des Umfangs der Dokumentensignatur wird der Weg und damit die Zeit für die Dokumentenbewegung während der Ausführung verkürzt.
  • 8. Durchführung technischer Vorgänge zur Bearbeitung und Übermittlung von Dokumenten durch technisches Personal, kreative Vorgänge – durch Fach- und Führungskräfte.
  • 9. Aufteilen der im Dokumentenfluss der Organisation enthaltenen Dokumente in Dokumentenflüsse. In der Regel gibt es drei Dokumentenflüsse: eingehende (eingehende) Dokumente, gesendete (ausgehende) und interne Dokumente.
  • 10. Identifizierung sogenannter nicht registrierter Dokumente im Verzeichnis der eingehenden Dokumente. Nicht registrierte Dokumente sind Dokumente, die keiner Ausfertigung und Verwendung zu Referenzzwecken bedürfen (Einladungsschreiben, Glückwünsche, Werbeveröffentlichungen etc.). Diese Dokumente haben den kürzesten Weg in der Organisation und werden sofort an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet.

Ein weiterer Bestandteil der Büroarbeit ist die Erstellung eines Registrierungssystems. Um zu entscheiden, wie Sie die Registrierung von Dokumenten organisieren, müssen Sie zunächst mehrere Fragen beantworten:

  • 1. Wer aus der Unternehmensleitung hat das Recht, ausgehende Dokumente (Korrespondenz) zu unterzeichnen? Auf diese Frage kann es mehrere Antworten geben:
    • - Die gesamte ausgehende Korrespondenz wird vom Leiter der Organisation unterzeichnet.
    • - Die ausgehende Korrespondenz wird vom Leiter der Organisation sowie von den stellvertretenden Leitern der Organisation entsprechend der ihnen übertragenen Zuständigkeit unterzeichnet.
    • - Ausgehende Korrespondenz wird vom Leiter der Organisation, stellvertretenden Leitern der Organisation entsprechend der ihnen übertragenen Kompetenz sowie Leitern von Struktureinheiten in den Tätigkeitsbereichen der Einheiten unterzeichnet.
  • 2. Wer aus der Unternehmensleitung kann als erste Instanz für die Prüfung eingehender Korrespondenz in Betracht gezogen werden? Es kann auch mehrere Antwortmöglichkeiten geben:
    • - die gesamte eingehende Korrespondenz wird vom Leiter der Organisation geprüft und dementsprechend trifft nur er Beschlüsse über den weiteren Dokumentenverkehr;
    • - Eingehende Korrespondenz hat das Recht, neben dem Geschäftsführer auch von dessen Stellvertretern in den Fragen berücksichtigt zu werden, deren Lösung in deren Kompetenzbereich fällt;
    • - Eingehende Korrespondenz kann neben dem Vorgesetzten und seinen Stellvertretern auch von den Abteilungsleitern jeweils nur zu den Themen direkt bearbeitet werden, zu denen sie das Recht haben, eigenständige Entscheidungen zu treffen.

Wenn nur der Leiter der Organisation oder der Leiter und seine Stellvertreter das Recht haben, Dokumente zu unterzeichnen, sollte die Registrierung von Dokumenten (eingehend und ausgehend) unbedingt auf den Büroverwaltungsdienst konzentriert werden. Wenn dieses Recht auch den Abteilungsleitern zusteht, kann es zwei Möglichkeiten geben, die Registrierung zu organisieren: die erste – die Registrierung aller Dokumente wird im Aktenverwaltungsdienst konzentriert (wie im vorherigen Fall), die zweite – die Registrierung von Dokumente, die die Verwaltung durchlaufen, werden im Aktenverwaltungsdienst durchgeführt, Dokumente, die in Abteilungen eintreffen und aus Abteilungen stammen, werden in Abteilungen registriert. Diese Option zur Registrierung von Dokumenten ist in der Regel typisch für große Organisationen sowie für territoriale Organisationen getrennte Abteilungen Organisationen.

Bei der Erstellung eines Registrierungssystems ist die Wahl der Form der Registrierung von Dokumenten von nicht geringer Bedeutung: traditionell (mittels Journalen oder Karteikarten) oder automatisiert (basierend auf Computertechnologie). Natürlich können sich nicht alle Unternehmen den Kauf spezialisierter Produkte leisten automatisiertes System, aber jeder Büroverwaltungsdienst kann, anstatt ein herkömmliches Protokoll der ein- und ausgehenden Dokumente auf Papier zu führen, diese führen elektronisches Magazin(zum Beispiel in Form einer Excel-Tabelle), was sicherlich ein flexibleres Hilfsmittel bei der Suche nach Dokumenten, der Durchführung von Nachschlagewerken oder der Überwachung der Ausführung von Dokumenten sein wird.

Bei der Organisation eines Registrierungssystems müssen Sie die Struktur der Dokumentenregistrierungsnummer (hauptsächlich eingehend und ausgehend) durchdenken. Es ist wünschenswert, dass die Dokumentenregistrierungsnummer nicht nur aus der Seriennummer des Dokuments besteht, sondern auch Codes enthält, die es ermöglichen, die Bewegung des Dokuments während der Ausführung oder Vorbereitung zu verfolgen. Solche Codes können sein: Abteilungscode (gemäß dem Klassifikator der Struktureinheiten), Amtscode (gemäß dem Klassifikator der Beamten) usw.

Beispielsweise umfasst die Registrierungsnummer eines eingehenden Dokuments – 232/01-12 – die folgenden Teile: Seriennummer der Quittung (232), offizieller Code (01 – Code). Generaldirektor), Code der ausführenden Einheit (12). Die Seriennummer des Dokuments wird durch einen Schrägstrich von anderen Teilen der Registrierungsnummer getrennt. Die Registrierungsnummer eines Dokuments kann auch andere Codes enthalten, beispielsweise das Register des Falles gemäß der Nomenklatur der Fälle, in denen das Dokument nach der Vollstreckung hinterlegt wird.

Bei der Organisation eines Dokumentenregistrierungssystems müssen die folgenden Bestimmungen berücksichtigt werden:

  • - Die Registrierung von Dokumenten erfolgt nach Dokumentarrays (Dokumentenflüssen): eingehende Dokumente – ein Array, ausgehende – ein anderes, interne – ein drittes (in jedem von ihnen können ihre konstituierenden Arrays bei Bedarf getrennt werden);
  • - Die Registrierung der Dokumente erfolgt: eingehend – am Tag des Eingangs, ausgehend – am Tag des Versands;
  • - Die Zustellung registrierter Dokumente an die Testamentsvollstrecker erfolgt am selben Tag (Tag des Eingangs und der Registrierung) oder am nächsten Tag (das bedeutet, dass alle Vorgänge mit eingehenden Dokumenten, einschließlich der Prüfung durch die Geschäftsführung, am Tag des Eingangs oder am Tag des Eingangs durchgeführt werden). wenn das Dokument am Ende des Arbeitstages oder außerhalb der Arbeitszeit eingegangen ist (in großen Organisationen mit einer komplexen Struktur kann es bis zu zwei bis drei Tage dauern, bis das Dokument beim Testamentsvollstrecker eintrifft);
  • - Die Registrierung der ausgehenden Dokumente erfolgt am Tag ihrer Unterzeichnung als letztes- Am nächsten Tag.

Die dritte Komponente des Büroverwaltungssystems ist das aktuelle Dokumentenablagesystem, mit dem Sie ausgeführte Dokumente systematisieren und zu Dateien zusammenfassen können. Zur Durchführung dieser Arbeit ist eine Nomenklatur der Fälle erforderlich. Nomenklatur der Fälle – eine Liste der in der Büroarbeit erstellten Falltitel mit Angabe ihrer Aufbewahrungsfristen. Es ist wichtig zu verstehen, dass die Nomenklatur der Fälle in der Büroarbeit gleichzeitig mehrere Funktionen erfüllt. Neben der bereits erwähnten Funktion fungiert es auch als Buchhaltungsbeleg und als Suchwerkzeug. Wenn wir ein Dokument über die Aktivitäten der Organisation in den vergangenen Jahren finden müssen, wird dies ohne eine Fallliste sehr schwierig sein. Mit diesem und anderen Problemen sind Organisationen konfrontiert, die über keine Nomenklatur von Fällen verfügen und Fälle nach dem Prinzip der Bequemlichkeit in ihrer aktuellen Arbeit bilden, ohne die Beziehungen zu berücksichtigen, die zwischen verschiedenen Dokumenten im Prozess der Entscheidungsfindung und -ausführung bestehen. und ohne Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten.

Die Entwicklung einer Nomenklatur von Fällen ist sehr wichtiger Schritt bei der Organisation des Büroarbeitssystems. Die Nomenklatur der Angelegenheiten einer Organisation ist ein konsolidiertes Dokument (konsolidierte Nomenklatur der Angelegenheiten), bestehend aus Nomenklaturen der Angelegenheiten der Abteilungen. Abteilungen der Organisation entwickeln Abschnitte der Nomenklatur der Fälle unter der organisatorischen und methodischen Anleitung und Kontrolle des Aktenverwaltungs- und Archivdienstes. Um eine Nomenklatur der Fälle zu entwickeln, können Folgendes beteiligt sein: spezialisierte Organisationen, die diese Arbeiten auf vertraglicher Basis durchführen. Verfügt die Organisation nicht über einen Spezialisten im Bereich Records Management oder Archivierung, wird es problematisch, diese Arbeit ohne spezielle Ausbildung durchzuführen.

Die Organisation des Dokumentenflusses, ein Dokumentenregistrierungssystem und ein System für deren aktuelle Speicherung sind das Minimum, das es uns ermöglicht, über das Vorhandensein von Büroarbeit in einer Organisation zu sprechen. Dies ist jedoch keine vollständige Liste dessen, was das Büromanagementsystem umfassen sollte. Hier sind einige ebenso wichtige Komponenten:

  • - Anweisungen für die Büroarbeit (Dokumentenunterstützung);
  • - Dokumentenformulare (Entwicklung von Formularen, deren Erfassung – Aufgaben des Büromanagementdienstes);
  • - Kontrollsystem für die Dokumentenausführung;
  • - Regelung von Regeln und Prozessen zur Dokumentation der Aktivitäten der Organisation usw.

Bei der Organisation der Büroarbeit nehmen Anleitungen zur Büroarbeit natürlich einen ganz besonderen Stellenwert ein. Das normatives Dokument, vom Leiter der Organisation genehmigt und für alle Mitarbeiter der Organisation verbindlich. Die Büromanagementanweisungen definieren und konsolidieren die Technologie zur Erstellung, Bearbeitung, Verarbeitung, Speicherung und Verwendung von Dokumenten in den Managementaktivitäten der Organisation. Streng genommen ist es nur mit einem gewissen Maß an Konvention möglich, über ein Büromanagementsystem zu sprechen, solange die Organisation keine Anweisungen zum Büromanagement hat. Es ist aber auch nicht ganz richtig, mit der Entwicklung einer Anleitung für die Büroarbeit mit der Erstellung eines Büromanagementsystems in einer Organisation zu beginnen, da die Anleitung die bereits in der Praxis erarbeiteten Regeln und Techniken für die Arbeit mit Dokumenten normativ festigen soll und in der Praxis erprobt.

Büroarbeit ist ein Tätigkeitszweig, der der Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten dient.

Zu den Hauptaufgaben der Büroarbeit zählen:

  • · Dokumente erstellen, also auf einem beliebigen Medium fixieren;
  • · Übermittlung von Dokumenten zur späteren Ausführung oder Entscheidung darüber;
  • · Registrierung von Dokumenten zur Kontrolle ihrer Ausführung;
  • · Systematisierung und Speicherung von Dokumenten, schnelle Suche nach Dokumenten nach Bedarf.

Grundsätze der Büroarbeit:

  • · Effizienz bei der Erstellung und Weitergabe des Dokuments;
  • · Hohe Qualität Unterlagen;
  • · Optimalität des Dokumentenflusses (Zweckmäßigkeit der Dokumente, Unzulässigkeit ihrer mehrfachen Vervielfältigung und Bürokratie beim Durchgang usw.);
  • · Technologien für den papierlosen Informationsaustausch, sofern möglich

Es gibt drei Formen der Organisation der Büroarbeit:

  • · zentralisiert,
  • · dezentral
  • · gemischt.

Bei einer zentralen Organisationsform der Büroarbeit werden alle Dokumentenverarbeitungsvorgänge in einer einzigen Zentrale für die gesamte Einrichtung – einem Büro, einer allgemeinen Abteilung oder einem Sekretariat – konzentriert (zentralisiert).

Die dezentrale Form beinhaltet die Verteilung der Bürotätigkeiten auf die strukturellen Abteilungen der Institution; Darüber hinaus führt jeder von ihnen eine relativ homogene Reihe von Bürotätigkeiten durch. Nicht zu verwechseln ist die dezentrale Organisationsform der Büroarbeit, bei der Büroarbeitsvorgänge auf unterschiedliche Weise erledigt werden strukturelle Unterteilungen Institutionen, mit Organisationsstruktur ein Büroverwaltungsdienst mit spezialisierten Einheiten: Expeditionen, Maschinenbüros, Kontrollgruppen usw.

In gemischter Form werden die Vorgänge zentral (Empfang, Registrierung, Kontrolle, Vervielfältigung von Dokumenten) und dezentral (Auskunfts- und Informationsdienste, Dokumentenspeicherung, Aktenbildung) durchgeführt.

Die Organisationsform der Büroarbeit wird unter Berücksichtigung der Größe der Einrichtung, des Dokumentenflussvolumens und der Zusammensetzung der Strukturabteilungen gewählt. In kleinen Einrichtungen (wenn die Dokumentation direkt in den Abteilungen erfolgt) sowie in geografisch isolierten Einrichtungen (z. B. in verschiedenen Bereichen). große Stadt) Wählen Sie eine zentralisierte Form. Die meisten Institutionen und Organisationen nutzen eine gemischte Form der Büroorganisation.

Die rationalste Form der Organisation einzelner Büroprozesse und -abläufe ist die Zentralisierung, da sie Folgendes ermöglicht: die Kosten des Bürobetriebs zu senken; die Arbeitsorganisation des Büropersonals verbessern und insbesondere deren Standardisierung einführen; Gewährleistung der Spezialisierung und Austauschbarkeit der Arbeitnehmer; Verwenden Sie fortschrittlich und produktiv technische Mittel; stellen die Einheit der organisatorischen und methodischen Führung sicher. Unter modernen Bedingungen ist eine vollständige Zentralisierung der Büroarbeitsdienste nur in relativ kleinen Institutionen möglich. In großen Institutionen sollte eine sinnvolle Zentralisierung einzelner Büroarbeitsfunktionen wie Empfang und Versand von Dokumenten, Registrierung und Überwachung der Ausführung von Dokumenten, Stenographie und Druck von Dokumenten, deren Vervielfältigung und methodische Verwaltung der Büroarbeit angestrebt werden.

In kleinen Einrichtungen, die keine allgemeinen Abteilungen oder Büroarbeitsabteilungen haben, werden Büroarbeitsdienste von der Sekretärin/Assistentin des Leiters durchgeführt.

Wenn eine Organisation oder Institution über ein großes Dokumentenvolumen verfügt, wird eine für die Büroarbeit zuständige Struktureinheit eingeführt: ein Büro, eine allgemeine Abteilung, eine Büroarbeitsabteilung usw. Die Aktivitäten dieser Struktureinheit spiegeln sich in einer eigens entwickelten Regelung wider.

Um den Büroarbeitsprozess zu regeln, Methoden und Methoden zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in einer Organisation festzulegen, erarbeiten Büroarbeitsabteilungen Anweisungen für die Büroarbeit, die im Auftrag des Institutsleiters erstellt werden. In der Welt der Computertechnologie begann die Büroarbeit an Popularität zu verlieren und wurde durch Büroarbeit ersetzt.

Dokumentenfluss in der Welt der papierlosen Technologien. Systemstruktur und Komponenten elektronisches Dokumentenmanagement

Dokumentenfluss elektronisches papierloses Büro

Eine Zunahme des Informationsflusses in Wissenschaft, Wirtschaft, Produktion und Kultur erfordert eine Reaktion der Informationstechnologie. Die Gesellschaft gibt aus riesige Menge Papier, und auf Papier erhaltene Informationen sind weniger dynamisch als elektronisch.

Die Idee der papierlosen Technologie gibt es schon seit Jahrzehnten. Gleichzeitig können wir heute nur über die teilweise Umsetzung dieser Idee sprechen.

Und hier sind einige Gründe:

Papierlose Technologien erfordern eine gründliche rechtliche Unterstützung (z. B. in Weißrussland). im Moment Kein einziges Finanzamt akzeptiert eine Meldung nur in elektronischer Form, kein einziges Gericht akzeptiert eine beglaubigte Vereinbarung elektronische Signatur usw.).

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist ein automatisiertes Mehrbenutzersystem, das den Prozess der Verwaltung der Arbeit einer hierarchischen Organisation begleitet, um sicherzustellen, dass diese Organisation ihre Funktionen erfüllt. Es wird davon ausgegangen, dass der Managementprozess auf menschenlesbaren Dokumenten basiert, die Anweisungen enthalten, die die Mitarbeiter der Organisation befolgen müssen.

Als Ergebnis des Studiums des Materials in diesem Kapitel sollte der Student:

wissen

  • Muster und Hauptmerkmale des Büromanagementsystems;
  • Die wichtigsten Rechtsakte und Verordnungen Rechtsakte Regulierung der Arbeit mit Dokumenten;
  • Stadien der Entstehung der Büroarbeit als Technologie zur Arbeit mit Dokumenten;
  • grundlegende Büroarbeiten;

können

Bestimmen Sie den Platz des Büromanagementdienstes in der Struktur des Gremiums öffentliche Verwaltung in verschiedenen historischen Perioden;

eigen

Fähigkeiten vergleichende Analyse Technologien für die Arbeit mit Dokumenten in verschiedenen historischen Entwicklungsperioden der Büroarbeit.

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Der Name „Order Paperwork“ leitet sich vom Namen des Zentralsystems ab Exekutivorgane Russischer Zentralstaat des 16.-17. Jahrhunderts. - Bestellungen. Sie entstanden als Leitungsorgane aufgrund der Tatsache, dass die vertrauenswürdigen Vertreter des Großherzogs (Bojaren und Beamte) die Aufgaben ausführten, die er, der „Zarensouverän und“ hatte Großherzog... angeordnet“, verließen sich wiederum auf ihre Mitarbeiter und Assistenten. Im Zuge der Ausführung langfristiger oder dauerhafter Aufträge entwickelt sich nach und nach konstante Funktionen und es wurde ein bestimmter Stab von Serviceleuten gebildet, die mit der Lösung spezifischer Probleme und der Ausführung spezifischer Aufgaben beauftragt wurden.

Es wurde eine bestimmte Hierarchie von Beamten gebildet, die das Recht hatten, Entscheidungen zu treffen, die dokumentiert und gespeichert wurden, um den Verwaltungspräzedenzfall zu festigen. Es wurde ein „Fallmanagement“ durchgeführt, und sowohl das Problem als auch das Dokument, in dem es behoben wurde, wurden als „Fall“ bezeichnet “. Pa moderne Sprache„Verfahren“ wird als „Lösung von Problemen“ verstanden. So entstand nach und nach ein System zentraler Exekutivorgane – Ordensorgane – und lokaler Exekutivorgane – Ordens-(Auszugs-)Hütten in den Kreisen. Die Befehle hatten einen einheitlichen Aufbau: Sie waren in Tische unterteilt (Unterteilungen wurden je nach Tätigkeitsschwerpunkt gebildet) und die Tische waren in Höhen unterteilt (für bestimmte Arbeitsbereiche). An der Spitze der Orden standen Richter – Beamte, die das Recht hatten zu richten, d.h. Entscheidungen treffen. Aus den Reihen der Kinder von Bojaren und anderen Duma-Beamten (Okolnichy, Duma-Adlige) wurden Beamte ernannt, die die Funktionen von „Kameraden“ (Assistenten des Richters) wahrnahmen. Mitte des 16. Jahrhunderts. Bojaren, Mitglieder der Bojarenduma, wurden zu Richtern ernannt, und bis zum Ende des 17. Jahrhunderts, als 50 Orden gebildet wurden, konnten und wurden sie hauptsächlich von Beamten aus dem Kreis der „Dienstleute“, d.h. akzeptiert bei Öffentlicher Dienst. In den Schreibtischen und Büros arbeiteten unter der Leitung des alten (oberen) Sachbearbeiters bürgerliche (mittlere) und junge (untere) Sachbearbeiter. Mittlere Sachbearbeiter erstellten einen Entscheidungsentwurf auf der Grundlage des Beschlusses des Sachbearbeiters oder leitenden Sachbearbeiters, und untergeordnete Sachbearbeiter übernahmen die Funktion von Kopisten bei der Dokumentation von Entscheidungen.

Bei der Betrachtung von Führungsfragen wurden Entscheidungen auf der Grundlage des Prinzips der Kombination von Führungseinheit und Kollegialität getroffen. Wenn sich in der Tätigkeit des Ordens, im Gesetzbuch oder in den Dekretbüchern („Record“) bereits Fragen ergeben hatten und unter den gespeicherten Dokumenten eine ähnliche aufgezeichnete Entscheidung zu diesem Thema gefunden werden konnte (Verwaltungspräzedenzfall), dann traf der Richter oder Gerichtsschreiber die Entscheidung allein. Wenn eine Frage zum ersten Mal aufkam, wurde sie vom Richter mit den Sachbearbeitern besprochen und die Entscheidung gemeinsam getroffen. In notwendigen Fällen wurde eine komplexe Frage, die zum ersten Mal auftrat, zur Prüfung an die Bojarenduma verwiesen. Sowohl die Entscheidungsfindung als auch deren Dokumentation, einschließlich der Art des Dokuments und des Verfahrens zu seiner Beglaubigung („senden Sie eine Erinnerung nach Wologda...“; „... mit den Händen des Sachbearbeiters...“, d. h. unterzeichnet von der Sachbearbeiter) basierten auf den Normen des Gewohnheitsrechts (im Gesetzbuch verankert) und wurden als Tradition, Brauch, berufliche Fähigkeit geformt, die von den Dienstleuten beherrscht und weitergegeben wurde. Ausgehend vom Zoll hat sich eine bestimmte Abfolge von Vorgängen für die Arbeit mit Dokumenten entwickelt, d.h. und Technologie sowie die Grundlagen des Dokumentenmanagements.

Auf dem in der Bestellung erhaltenen Dokument (über der ersten Zeile der Spalte über der Adresse) wurde das Eingangsdatum vermerkt. Nachdem er sich mit dem Dokument vertraut gemacht hatte, gab der Sachbearbeiter meist Anweisungen zum Auffinden von Aufträgen in den Dokumenten ähnliche Frage, was früher hätte beschlossen werden können (Präzedenzfall der Geschäftsleitung), und eine Kopie des entsprechenden Dokuments anfertigen, daher lautete der Beschluss des Sachbearbeiters meist wie folgt: „Ausschreiben.“ In Tischen oder Heulen wurden sie ausgewählt notwendigen Unterlagen, und alte Sachbearbeiter, die Form, Form und charakteristische Formulierungen des Textes der verwendeten Dokumententypen kannten, erstellten einen Entwurf oder Entwurf eines Antwortdokuments (Material wurde „zu dem Fall für den Bericht an den Sachbearbeiter“ vorbereitet, d. h. ein Entscheidungsentwurf auf der Grundlage von Dokumenten). Der Sachbearbeiter prüfte den vorbereiteten Entscheidungsentwurf, machte Anmerkungen und Korrekturen („Tinte“) und reichte ihn zur Neufassung (Herstellung eines unterschriftsreifen Entwurfs) ein. Der alte Sachbearbeiter hat das Dokument „korrigiert“, d.h. Sein Visum, „richtig“ genannt, zeigte an, dass der Entwurf des Dokuments und sein endgültiger Entwurf identisch waren und die getroffene Entscheidung korrekt dokumentiert war. Der Sachbearbeiter oder Richter unterzeichnete das Dokument mit „iripis“ – die tatsächliche Unterschrift des für die Entscheidung verantwortlichen Beamten verlieh dem Dokument Rechtskraft. Die alten Sachbearbeiter hielten die getroffene Entscheidung im Ordensbuch („Notizbuch“) des Ordens fest.

Dokumente im XVI-XVII Jahrhundert. waren Spalten, d.h. geklebte Blätter „Alexandrian“, vertikal in drei Teile geschnitten, deren Format etwas größer war als das aktuelle Standard-AZ-Format. „Rechts“ und „Inschrift“ waren auf der Rückseite des Dokuments an den Stellen, an denen die Blätter zusammengeklebt waren („durch Notenlinien“), Silbe für Silbe angebracht, und sowohl das Visum als auch die Unterschrift enthielten den Namen des Dokuments Position, Vor- und Nachname des Beamten („di-ak Sav-va Tyut -chev“). Die Buchstaben auf der Komposition mussten beide Enden des geklebten Blattes Papier erfassen, um den Klebebereich intakt zu halten und Fälschungen und Einfügungen fremder Blätter zu verhindern. Auf diese Weise wurde die Rechtswirksamkeit im Hinblick auf den Schutz des Dokumententrägers, d. h. Formen.

Die geklebten Blätter wurden zu einer Schriftrolle, zu einer Säule gerollt, auf der Rückseite der ersten Daube war die Adresse angegeben („An unseren Woiwoden in Wologda ...“), die Säule wurde mit dem Schreibersiegel versiegelt und eingeschickt bzw. übermittelt Antwort auf die Anfrage. Der Dokumententwurf mit den Korrekturen des Sachbearbeiters wurde in eine der allgemeinen Spalten eingefügt, die in der Ordnung in Kisten unter dem Siegel des Sachbearbeiters aufbewahrt werden sollten. Manchmal waren die zusammengeklebten Säulen „Frage-Antwort“, d.h. eine eigenartige Angelegenheit, aber meistens erfolgte das Einkleben von Dokumenten in gewöhnliche Bänder, voluminöse Spalten, einfach „in Truhen“, d.h. aber allgemeine Probleme, die in diesen Struktureinheiten gelöst wurden, als sich Dokumente anhäuften.

Ebenso wurden in Aufträgen Bücher und Listen (in Büchern) geführt, in denen Buchhaltungsinformationen erfasst wurden, die als Grundlage für zukünftige Entscheidungen dienen konnten. Inventare und Aufzeichnungen über aufbewahrte Dokumente waren nicht weit verbreitet, dienten jedoch der Erfassung von Wert- und Sachwerten. Wenn beispielsweise der Gouverneur wechselte, wurden Dokumente zusammen mit anderen Wertgegenständen nach einer gemalten Liste (d. h. nach Gemälde, Inventar) übergeben.

Am weitesten verbreitet war die säulenförmige Form von Dokumenten, die vor allem dem Informationsaustausch und der Korrespondenz diente, also Büroarbeit in Regierungsinstitutionen Russland XVI-XVII Jahrhunderte. wird nicht nur geordnet, sondern auch säulenförmig genannt.

Aufmerksamkeit!

Bestellpapiere in Russland im 16.-17. Jahrhundert. sollte als etabliertes System betrachtet werden.

Die wichtigsten Arten von Dokumenten dieser Zeit waren Diplome verschiedene Typen und verschiedene, auch zivilrechtliche Bedeutungen – Dekret, Bewilligung, Anleihe, Kaufurkunde, Tausch usw. (mehr als 40 Sorten). Aber um den Papierkram zu erledigen, a Artenzusammensetzung Dokumentenflüsse: Höhere Behörden (der Zar, die Bojarenduma, Befehle) erließen Dekrete und Urteile und schickten sie zur Vollstreckung, Gouverneure erhielten „Mandate des Gedenkens“;

  • - Untergeordnete Stellen (Woiwoden in Kreisen) senden „Abmeldungen“ zu Befehlen;
  • - gleichberechtigte Gremien und Funktionäre tauschten „Erinnerungen“ aus. Bürger in lokalen Körperschaften und Regierungsbehörden

Es mussten Petitionen verschickt werden, die in einer besonderen Form unter Angabe der Titel des Königs und in einer besonderen Form der Darstellung des Inhalts verfasst waren. Daher wurden Urkunden für Bürger von Beamten erstellt und ausgeführt, die gegen Entgelt außerhalb der Ordensmauern und an öffentlichen Orten tätig waren („Gebietsschreiber“), deren Tätigkeit als Prototyp des Notars gilt. In der Tabelle 1.1 stellt die Hauptmerkmale der Auftragsunterlagen vor.

Tabelle 1.1

Hauptmerkmale der Auftragsunterlagen

Analysekriterien

Merkmale der Büroarbeit und des Büromanagements

Zentrale Regierungsstellen
  • - Tisch;
  • - heulen

Führungsprinzip (Entscheidungsverfahren)

Die Kombination aus Befehlseinheit und Kollegialität

Gesetzliche Regelung

Für die Arbeit mit Dokumenten gibt es keine besondere Regelung;

Es gelten die Regeln des Gewohnheitsrechts (Codecodes von 1497 und 1550, Kathedralenordnung 1649);

Dokumentationsregeln werden als Brauch gebildet Geschäftsumsatz, das von Sachbearbeitern und Sachbearbeitern in Bestellungen aufbewahrt und weitergegeben wird

Grundlegende Büroarbeiten
  • - Empfang des Dokuments (es wird das Empfangsdatum ausgegeben);
  • - Richtung zur Ausführung (Angabe

durch Ausführung) und Ausführung (Dokumentation);

  • - Versand (Adresse wird angegeben);
  • - Speicherung (im Verantwortungsbereich der Sachbearbeiter, die Entscheidungen treffen, also aktuell)

Dokumentformular

Kolumne, Buch

Dokumentformular

Die Identifikationsdaten des Dokuments wurden mit Ausnahme des Visums und der Unterschrift nicht vom Text getrennt; Art und Vielfalt des Dokuments wurden durch die charakteristischen Wendungen des Textes bestimmt

Arten von Dokumenten (Arten von Dokumentenflüssen)
  • - Dekret, Satz;
  • - Erinnerung;
  • - abbestellen;
  • - Petition von Bürgern