Elke moderne pc-gebruiker die het pakket minstens één keer is tegengekomen Microsoft-programma's Office, tegenwoordig een van de meest voorkomende, weet wat erin zit verplicht Er is een MS Excel-applicatie. Nu zullen we kijken naar het basisconcept van spreadsheets. Onderweg wordt het gegeven korte informatie over de belangrijkste elementen van de structuur van tabellarische elementen en gegevens en enkele van hun mogelijkheden.

Wat is een Excel-spreadsheet?

De eerste vermelding van het Excel-programma dateert uit 1987, toen Microsoft zijn beroemde kantoorpakket met gecombineerde programma's en applicaties uitbracht gemeenschappelijke naam MS-Office.

In wezen is de Excel-spreadsheetprocessor een universeel hulpmiddel voor het verwerken van wiskundige gegevens van alle soorten en niveaus van complexiteit. Dit omvat wiskunde, algebra, meetkunde, trigonometrie, werken met matrices, het oplossen van complexe stelsels vergelijkingen en nog veel meer. Vrijwel alles wat met dit plan te maken heeft, wordt in het programma zelf gepresenteerd. De functies van spreadsheets zijn zodanig dat veel gebruikers er niet alleen niets van weten, maar zelfs niet vermoeden hoe krachtig deze tool is. software. Maar eerst dingen eerst.

Aan de slag met spreadsheets

Zodra de gebruiker Excel opent, ziet hij voor zich een tabel die is gemaakt op basis van de zogenaamde standaardsjabloon. Het hoofdwerkgebied bestaat uit kolommen en rijen, waarvan het snijpunt cellen vormt. Om te begrijpen hoe je met alles moet werken, is het belangrijkste element van een spreadsheet de cel, omdat ze daarin worden ingevoerd.

Elke cel heeft een nummering die bestaat uit een ordinale aanduiding van een kolom en een rij verschillende versies toepassingen kan het verschillen. In de versie van 2003 wordt bijvoorbeeld de allereerste cel op het snijpunt van kolom "A" en rij "1" aangeduid met "A1". Deze aanpak is gewijzigd in de versie van 2010. Hier wordt de notatie weergegeven in de vorm van rangtelwoorden en cijfers, maar in de beschrijvingsregel worden de kolommen aangeduid als "C" en de rijen als "R". Veel mensen begrijpen niet waar dit mee te maken heeft. Maar alles is hier eenvoudig: "R" is de eerste letter Engels woord rij (lijn, rij) en “C” is de eerste letter van de woordkolom (kolom).

Gebruikte gegevens

Als we zeggen dat het belangrijkste element van een spreadsheet een cel is, moet je begrijpen dat dit uitsluitend van toepassing is op de invoergegevens (waarden, tekst, formules, functionele afhankelijkheden, enz.). Gegevens in cellen kunnen verschillende formaten hebben. De functie van het wijzigen van het celformaat kan worden opgeroepen door er met de rechtermuisknop op te klikken (rechtermuisknop).

Gegevens kunnen worden gepresenteerd in tekst-, numerieke, procentuele, exponentiële, monetaire (valuta), fractionele, tijd- en datumformaten. Bovendien kunt u bij het gebruik van getallen extra opties opgeven voor de weergave of decimalen.

Hoofdprogrammavenster: structuur

Als u goed naar het hoofdvenster van het programma kijkt, zult u merken dat de tabel in de standaardversie 256 kolommen en 65536 rijen kan bevatten. Onderaan bevinden zich bladtabbladen. Er staan ​​er drie in het nieuwe bestand, maar u kunt er meer opgeven. Als we aannemen dat het hoofdelement van een spreadsheet een werkblad is, moet dit concept worden toegeschreven aan de inhoud van verschillende gegevens op verschillende werkbladen, die crossfunctioneel kunnen worden gebruikt bij het specificeren van de bijbehorende formules en functies.

Dergelijke bewerkingen zijn het meest toepasbaar bij het maken van draaitabellen, rapporten of complexe rekensystemen. Los daarvan is het de moeite waard om te zeggen dat als er onderling verbonden gegevens op verschillende werkbladen staan, het resultaat bij het wijzigen van afhankelijke cellen en werkbladen automatisch wordt berekend zonder opnieuw een formule of functie in te voeren die een of andere afhankelijkheid van variabelen en constanten uitdrukt.

Bovenaan bevindt zich een standaardpaneel met verschillende hoofdmenu's, en net daaronder staat een rij formules. Over de gegevens in de cellen gesproken, we kunnen zeggen dat dit element het belangrijkste element van het spreadsheet is, aangezien de regel zelf tekst of numerieke gegevens weergeeft die in de cellen zijn ingevoerd, of formules en in de zin van het weergeven van informatie, de formule lijn en de cel zijn één en ook. Het opmaken of specificeren van een gegevenstype is echter niet van toepassing op een tekenreeks. Het is puur een kijk- en invoertool.

Formules in Excel-spreadsheets

Wat formules betreft, er zijn er nogal wat in het programma. Sommigen van hen zijn over het algemeen onbekend bij veel gebruikers. Om ze allemaal te begrijpen, kunt u natuurlijk dezelfde referentiehandleiding aandachtig lezen, maar het programma biedt ook bijzondere kans proces automatisering.

Wanneer u op de knop aan de linkerkant klikt " f x " (of het teken " = ") Er wordt een lijst weergegeven waaruit u de gewenste actie kunt selecteren, waardoor de gebruiker de formule niet handmatig hoeft in te voeren.

Er is nog een veelgebruikt middel. Dit is een autosum-functie, gepresenteerd in de vorm van een knop. Ook hier hoeft u geen formule in te voeren. Het volstaat om de cel in de rij en kolom na het geselecteerde bereik waar de berekening moet worden gemaakt te activeren en op de knop te klikken. En dit is niet het enige voorbeeld.

Gerelateerde gegevens, bladen, bestanden en kruisverwijzingen

Wat onderling verbonden links betreft, kunnen gegevens van een andere plaats in dit document, een bestand van derden, gegevens van een internetbron of een uitvoerbaar script aan elke cel en elk blad worden toegevoegd. Hierdoor kunt u zelfs schijfruimte besparen en de oorspronkelijke grootte van het document zelf verkleinen. Uiteraard moet zorgvuldig worden begrepen hoe dergelijke relaties tot stand kunnen worden gebracht. Maar zoals ze zeggen, er zou een verlangen zijn.

Add-ins, grafieken en grafieken

Wat extra tools en mogelijkheden betreft, bieden MS Excel-spreadsheets de gebruiker een ruime keuze. Zonder te praten over specifieke add-ons of uitvoerbare Java- of Visual Basic-scripts, zullen we ons concentreren op het creëren van grafische visuele hulpmiddelen voor het bekijken van analyseresultaten.

Het is duidelijk dat het tekenen van een diagram of het bouwen van een grafiek gebaseerd is op enorme hoeveelheid afhankelijke gegevens handmatig, en dan wil niet iedereen zo'n grafisch object in een tabel invoegen in de vorm van een apart bestand of een bijgevoegde afbeelding.

Dat is de reden waarom hun automatische creatie met voorlopige selectie van type en type wordt gebruikt. Het is duidelijk dat ze zijn gebouwd op basis van een specifiek datagebied. Juist bij het construeren van grafieken en diagrammen kan worden gesteld dat het hoofdelement van het spreadsheet een geselecteerd gebied of meerdere gebieden op verschillende bladen of in verschillende bijgevoegde bestanden is, waaruit de waarden van variabelen en afhankelijke berekeningsresultaten zullen worden gehaald.

Filters toepassen

In sommige gevallen moet u mogelijk speciale filters gebruiken die op een of meer kolommen zijn geïnstalleerd. In de zeer eenvoudige versie het helpt om in een hele kolom naar gegevens, tekst of waarde te zoeken. Indien er een match is, worden alle gevonden resultaten apart getoond.

Als er afhankelijkheden zijn, worden de resterende waarden in andere kolommen en rijen samen met de gefilterde gegevens in één kolom weergegeven. Maar dit is het eenvoudigste voorbeeld, omdat elk aangepast filter zijn eigen submenu heeft met bepaalde zoekcriteria of een specifieke instelling.

Conclusie

Het is natuurlijk simpelweg onmogelijk om alle mogelijkheden van het MS Excel-softwarepakket in één artikel te beschouwen. Hier kun je tenminste begrijpen welke elementen de belangrijkste zijn in de tabellen, op basis van elk specifiek geval of situatie, en ook op zijn minst een beetje begrijpen van de basisprincipes van het werken in dit unieke programma. Maar om het volledig onder de knie te krijgen, zul je hard moeten werken. Vaak weten de ontwikkelaars zelf niet altijd waartoe hun geesteskind in staat is.

Cel- een ondeelbaar tabelelement dat gegevens bevat.

De celstructuur in een Excel-spreadsheet heeft verschillende niveaus:

1. Het bovenste niveau is de afbeelding van de inhoud van de cel, die op het scherm wordt weergegeven. Daarin zien we opgemaakte waarden, zoals tekst, getallen of de resultaten van formuleberekeningen.

2. Het tweede niveau bevat verborgen opmaak. Het bevat service-informatie over de inhoud van de cel, die op geen enkele manier wordt weergegeven, maar tijdens het werken in Excel wordt gebruikt.

3. Het derde niveau bevat de formule. Afhankelijk van welke opties zijn ingesteld, kunt u de waarde zien die door de formule is berekend, of de formule zelf.

4. Het vierde niveau bevat de celnaam.

5. Het vijfde niveau bevat commentaar.

Mobiel adres- bepaald door de kolomnaam en het rijnummer die het snijpunt vormen (bijvoorbeeld A1).

Cel blok- een groep opeenvolgende cellen. Een blok cellen kan bestaan ​​uit één cel, een rij, een kolom of een reeks delen van rijen en kolommen (bijvoorbeeld B2:C5).

Werkblad- bevat een apart spreadsheet.

Werkboek- een set werkbladen.

2. Gegevenstypen

Tekengegevens (tekst). zijn beschrijvend. Kan letters, cijfers, leestekens, enz. bevatten. Om karaktergegevens expliciet aan te geven, plaatst u een apostrof ervoor " (bijvoorbeeld opnemen "132 - het spreadsheet telt als tekst).

Als de tekst die u invoert langer is dan de kolomgrootte, wordt deze in de volgende kolommen weergegeven: als ze leeg zijn. Anders wordt de tekst afgesneden door de rand van de volgende kolom.

Numerieke gegevens bevatten alleen numerieke waarden. Als het ingevoerde getal groter is dan de grootte van de cel, dan is dat het geval niet getoond in de aangrenzende lege cel, en deze wordt automatisch omgezet in een exponentiële vorm (1.6E+5) of de cel is gevuld met tekens - # .

Het decimaalteken is een komma (12,1999).

Formule bevat een record dat rekenkundige, logische en andere bewerkingen kan bevatten die worden uitgevoerd met gegevens uit andere cellen (=A1+B1). Het schrijven van een formule begint altijd met het teken gelijk aan =.

Functie- een kleine subroutine die gegevens berekent met behulp van verschillende formules (de functie GEMIDDELDE(B2:D5) berekent bijvoorbeeld eerst de som van de gegevens in de cellen B2:D5 en deelt vervolgens de resulterende hoeveelheid door totaal cellen). Het schrijven van functies begint altijd met het symbool @ .

Datums- numerieke gegevens die dagen, maanden, jaren weergeven (bijvoorbeeld 12.1999 - december 1999).

3. Celformaat

Om cellen op te maken, moet u de opdracht uitvoeren Formaat - Cellen. Het resultaat van uw acties is het verschijnen van een dialoogvenster:

Rijst. 1. Dialoogvenster Celformaat.

Bladwijzer Nummer kunt u de volgende formaten selecteren:

Algemeen- gebruikt om tekst en numerieke waarden van willekeurig type weer te geven.

Numeriek- geeft getallen in normale vorm weer met een gespecificeerde precisie (d.w.z. het aantal cijfers achter de komma is gespecificeerd).

Monetair- geeft getallen weer in geldvorm, d.w.z. wijzend op munteenheid(RUB 125,56).

Financieel- gebruikt om monetaire waarden uit te lijnen met behulp van het scheidingsteken van de gehele en gebroken delen.

datum- geeft numerieke waarden weer in datumformaat. Die. als u het getal 366 invoert, dan is dit in datumformaat 30-12-1900. Datum kan worden weergegeven

· in numerieke vorm (04/12/99),

· met vermelding van de maand en het jaar (april 99),

· met vermelding van de dag, maand, jaar en tijd (12.04.99 14:40).

Tijd- geeft numerieke waarden weer in tijdformaat. Bij het aangeven van de tijd mag een afkorting worden gebruikt P.M., wat betekent dat de aangegeven tijd na de lunch is (17.00 - 17.00 uur).

Percentage- geeft getallen weer als een percentage. Bij het invoeren van percentages moet u er rekening mee houden dat percentages worden gedefinieerd als een fractie van een eenheid. Die. om 85% in te voeren, moet u het getal 0,85 invoeren.

Fractioneel- geeft niet-gehele getallen weer als breuken. Die. als u het getal 0,25 invoert, wordt dit weergegeven als 1/4.

Exponentieel- geeft getallen in exponentiële vorm weer. Die. alle getallen worden weergegeven in het formaat:

waarbij M het getal s is hele deel als één cijfer;

E - decimale exponentwijzer,

P - exponentvolgorde.

Het getal 245 wordt bijvoorbeeld weergegeven als 2.45E+02

Tekst- geeft getallen weer in tekstformaat. Op dergelijke nummers kunnen geen bewerkingen worden uitgevoerd.

Aanvullend- ontworpen om te werken met adressen, telefoonnummers, enz.

4. Formules en functies

4.1 Formules gebruiken

Er zijn rekenkundige en logische formules. IN rekenkundig In de formules worden de volgende operatoren gebruikt:

+ - toevoeging;

- - aftrekken;

* - vermenigvuldiging;

/ - divisie;

^ - machtsverheffen

Vergelijkingsoperatoren worden gebruikt in logische formules:

= - gelijk aan;

<> - niet gelijk;

< - minder;

> - meer;

<= - minder dan of gelijk aan;

>= - groter dan of gelijk aan.

4.2 Functies gebruiken

Het spreadsheet bevat de volgende typen functies:

· wiskundig- complexe wiskundige bewerkingen uitvoeren (berekening van algoritmen, trigonometrische functies enz.);

· statistisch- voer bewerkingen uit om parameters te berekenen willekeurige variabelen of distributies daarvan;

· tekst- bewerkingen uitvoeren op tekststrings, bijvoorbeeld de lengte van een string berekenen, tekstvervangingsbewerkingen uitvoeren;

· denkspelletje- gebruikt om logische expressies te construeren;

· financieel- gebruikt bij complexe financiële berekeningen, bijvoorbeeld om de omvang van de maandelijkse betalingen voor het terugbetalen van een lening te bepalen;

· datum en tijd- gebruikt voor bewerkingen met datums en tijden, bijvoorbeeld het vinden van het aantal dagen tussen twee datums;

· werken met een databank- van toepassing als de tabel als database wordt gebruikt;

· eigenschappen en waarden controleren- gebruikt om de in de cellen ingevoerde gegevens te controleren.

4.3 Relatieve en absolute adressering

Familielid adressering is standaard ingesteld voor cellen in formules en functies en is een normaal celadres, bijvoorbeeld B2. Als relatieve celadressen worden gebruikt in een formule of functie, zullen de celadressen automatisch veranderen wanneer een dergelijke formule naar andere cellen wordt gekopieerd:

Deze adressering is handig als u voor meerdere opeenvolgende cellen hetzelfde type bewerking moet uitvoeren. Relatieve adressering kan echter lastig zijn als waarden zich alleen in specifieke cellen bevinden. Bij het kopiëren is het dan niet nodig dat de celadressen automatisch veranderen. Om dit te doen, gebruiken de formules absolute celadressering.

Absoluut adres cellen is een onveranderlijk celadres tijdens het kopiëren of overbrengen van een formule. Om een ​​absoluut adres aan te geven, voert u het symbool in $ . Er zijn twee soorten absolute adressering: volledige en gedeeltelijke adressering:

· Volledige absolute adressering wordt aangegeven als bij het kopiëren of verplaatsen het adres van de cel niet volledig verandert. Om dit te doen, wordt het $-symbool vóór de kolomnaam en rijnummer $A$1+$B$1 geplaatst.

· Gedeeltelijke absolute adressering wordt aangegeven als alleen het rijnummer of de kolomnaam A$1+B$1 niet verandert bij het kopiëren en verplaatsen

Opmerking. Indien geproduceerd kopiëren Formules en celadressen worden relatief opgegeven, waarna de adressen automatisch veranderen. Indien geproduceerd overdracht formules en celadressen relatief worden opgegeven, vinden er geen automatische wijzigingen aan adressen plaats. Als echter niet alleen de formule, maar ook de berekeningsgegevens worden overgedragen, worden de adressen automatisch gewijzigd.

5. Algemene principes werk

5.1 Gegevensinvoer en -bewerking

Voor invoer gegevens, moet u de cursor op de gewenste cel plaatsen en de gegevens via het toetsenbord invoeren. De gegevensinvoer eindigt met een druk op de toets .

Voor bewerken celinhoud, moet u de cursor op de gewenste cel plaatsen en op de toets drukken of dubbelklik met de muis. Het bewerken van gegevens eindigt ook met een druk op de toets .

5.2 Diagrammen

De volgende hoofdtypen diagrammen kunnen in een Excel-spreadsheet worden gemaakt:

· Cirkeldiagram- gebruikt voor grafische interpretatie een variabel. De waarden van deze variabele worden in het diagram weergegeven door sectoren van een cirkel. Kan zich in een vliegtuig en in de ruimte bevinden.

· Schema- geeft elke variabele weer als een onderbroken lijn of vlak (in de ruimte).

· staafdiagram- geeft elke variabele weer als een kolom. Kan zich in een vliegtuig en in de ruimte bevinden.

· Geregeerd- vergelijkbaar met een histogram, maar verticaal geplaatst. Kan zich in een vliegtuig en in de ruimte bevinden.

· Met gebieden- geeft elke variabele weer als een gebied.

· Bloemblaadje- gebruikt voor het plotten evenveel assen als er gegevenswaarden zijn.

Voor diagrammen je moet het volgende doen:

1. Selecteer gegevens. Als de gegevens niet in aangrenzende kolommen staan, kunt u de toets gebruiken om te selecteren .

2. Voer de opdracht uit Invoegen - Diagram.

3. Selecteer het diagramtype en het grafiektype.

4. Wijzig indien nodig het bereik van de gegevenscellen.

5. Voer de diagramattributen in (naam van de assen en de grafiek zelf, legenda, enz.).

6. Geef de plaatsing van het diagram op (op hetzelfde blad of op een nieuw blad).

7. Druk op de knop Klaar.

5.3 Werken met macro's

Macro- een opgenomen reeks acties of commando's, opgeslagen onder een specifieke naam voor herhaald gebruik. Macro's zijn dat Effectieve middelen automatisering van arbeidsintensieve, vaak repetitieve handelingen.

Een macro kan handmatig worden gemaakt met behulp van opdrachten in de programmeertaal Visual Basic, of worden opgenomen met een macrorecorder, die een reeks gebruikersacties omzet in programmeertaalcode.

Om een ​​macro te maken, moet je het volgende doen:

1. Voer de opdracht uit Extra – Macro – Opname starten.

2. Geef de naam van de macro op en stel de sneltoets in die de macro aanroept.

3. Voer de acties uit die de macro moet uitvoeren.

4. Druk op de knop om de opname te beëindigen Stop met opnemen op de werkbalk.

Spreadsheets (of tafelprocessors) zijn applicatieprogramma's die zijn ontworpen om spreadsheetberekeningen uit te voeren.

In spreadsheets bevindt alle verwerkte informatie zich in de cellen van een rechthoekige tabel. Het verschil tussen een spreadsheet en een eenvoudig spreadsheet is dat het ‘velden’ (tabelkolommen) heeft, waarvan de waarden worden berekend aan de hand van de waarden van andere ‘velden’ waar de brongegevens zich bevinden. Dit gebeurt automatisch wanneer de brongegevens veranderen. De tabelvelden waarin de brongegevens zich bevinden, worden meestal onafhankelijke velden genoemd. Velden waarin de resultaten van berekeningen worden vastgelegd, worden afhankelijke of berekende velden genoemd. Elke cel van het spreadsheet heeft zijn eigen adres, dat wordt gevormd door de naam van de kolom en het rijnummer waar deze zich bevindt. De rijen zijn numeriek genummerd en de kolommen zijn aangegeven met letters van het Latijnse alfabet.

Spreadsheets hebben grote maten. Het meest gebruikte Excel-spreadsheet op IBM-compatibele computers heeft bijvoorbeeld 256 kolommen en 16.384 rijen. Het is duidelijk dat een tafel van dit formaat niet allemaal op het scherm past. Daarom is het scherm slechts een venster waardoor u slechts een deel van de tafel kunt zien. Maar dit venster beweegt en met zijn hulp kun je overal in de tabel kijken.

Laten we eens kijken hoe een tabel eruit zou kunnen zien om de kosten te berekenen van schoolkinderen die van plan zijn op excursie naar een andere stad te gaan.

In totaal gaan 6 schoolkinderen op excursie, 4 van hen gaan naar het museum en 5 gaan naar het circus. Treinkaartjes kosten 60 roebel, maar je kunt ook met de bus gaan en 48 roebel betalen. Dan wordt het mogelijk om ofwel de lunchkosten te verhogen, ofwel duurdere circuskaartjes te kopen, maar dan tegen beste plaatsen. Er zijn veel andere opties om het budget voor een excursie toe te wijzen, en ze kunnen allemaal eenvoudig worden berekend met behulp van een spreadsheet.

Een spreadsheet heeft verschillende werkingsmodi: tabelvorming (gegevens in cellen invoeren), bewerken (gegevenswaarden wijzigen), berekenen met formules, informatie in het geheugen opslaan, grafieken en diagrammen construeren, statistische gegevensverwerking, ordenen op attribuut.

De formules die worden gebruikt om de waarden van afhankelijke velden te berekenen, omvatten getallen, tabelceladressen en bewerkingstekens. De formule waarmee de waarde van het afhankelijke veld in de derde rij wordt berekend, is bijvoorbeeld: VZ*NZ - het getal in cel V3 wordt vermenigvuldigd met het getal in cel SZ, het resultaat wordt in cel D3 geplaatst.

Bij het werken met spreadsheets kan de gebruiker ook zogenaamde ingebouwde formules gebruiken (Excel heeft er ongeveer 400), d.w.z. vooraf voorbereid voor bepaalde berekeningen en ingevoerd in het geheugen van de computer.

Met de meeste tabelprocessors kunt u een tabel ordenen (sorteren) op basis van bepaalde criteria, bijvoorbeeld aflopend. Tegelijkertijd zijn er in onze tabel in de eerste plaats (in de tweede regel) de kosten voor het kopen van kaartjes (maximale waarde - 360 roebel), daarna (in de derde regel) zijn er de kosten voor een bezoek aan het circus (100 roebel), daarna de kosten van de lunch (60 roebel) en ten slotte in de laatste regel - kosten voor een bezoek aan het museum (minimumwaarde - 8 roebel).

Spreadsheets bieden ook een grafische werkingsmodus, die het mogelijk maakt om de numerieke informatie in de tabel grafisch weer te geven (in de vorm van grafieken, diagrammen).

Spreadsheets zijn gemakkelijk te gebruiken, worden snel onder de knie door niet-professionele computergebruikers en vereenvoudigen en versnellen het werk van accountants, economen, wetenschappers, ontwerpers en mensen uit een aantal andere beroepen wier activiteiten verband houden met berekeningen aanzienlijk.