El alcance de las necesidades de control depende de la estructura y el tipo de actividad de una organización en particular. Para comprobar adecuadamente el trabajo de la empresa, es necesario realizar controles periódicos. Este procedimiento es simplemente imposible sin una lista de verificación correctamente redactada.

El concepto de lista de verificación para auditoría interna.

Es posible que se requiera una lista de verificación de auditoría para revisar toda la operación de una organización o una industria, proceso o división específica. Este documento fue previamente diligenciado en el formulario medios de papel, más tarde comenzó a aparecer versiones electrónicas en Word y Excel. Ahora existen aplicaciones especializadas, pero los métodos anteriores siguen siendo relevantes.

La lista de verificación de auditoría estándar contiene 6 columnas:

  1. Numero de linea.
  2. Requisito ISO verificable.
  3. Preguntas detalladas.
  4. Método de evaluación del requisito que se verifica.
  5. Una nota sobre el resultado del control.
  6. Comentarios del auditor o comisión.

El concepto mismo de lista de verificación se traduce literalmente como "lista de verificación" e incluso puede usarse para auditar las actividades de 1 empleado de la empresa.

Marco normativo

De acuerdo con la Ley Federal de 30 de diciembre de 2008 No. 307 “Sobre auditoría» se regula la elaboración de listas de verificación varios tipos, pero esto se aplica a la auditoría externa. Está legalmente permitido realizar auditorías internas por parte de empresas contratadas. La dirección puede invitar a un empleado a realizar una inspección en lugar de crear una comisión de sus propios empleados.

Artículo 19 Ley Federal“Sobre Contabilidad” de 6 de diciembre de 2011 obliga a realizar una auditoría interna. Se trata de la auditoría del sector contable, otras áreas de actividad se controlan según las preferencias personales de la organización.

Funciones del documento

Los principales objetivos de la lista de verificación son controlar y estructurar la información sobre los procesos actuales de cualquier tipo de actividad. Se trata de una especie de lista de verificación de preguntas que le permite realizar un análisis sistemático e identificar deficiencias en el trabajo de una parte específica de la organización.

Además de la función de control, basándose en los datos de la lista de control, es posible elaborar un plan de desarrollo adicional o cambiar la estructura de la empresa. Además, basándose en los resultados de una auditoría interna, está permitido evaluar la competencia de los empleados del departamento auditado de la empresa o de su conjunto.

Las etapas para completar la lista de verificación para la auditoría interna del SGC con ejemplos se describen a continuación.

Pasos de llenado

Durante el proceso de control, la estructura de la lista de verificación ha importante. A la hora de desarrollarlo es necesario tener en cuenta un procedimiento lógico secuencial que excluya el retorno constante a aspectos ya considerados. Esto le permitirá construir la estructura correcta no solo de la lista de verificación en sí, sino que también le ayudará a completarla correctamente.

De hecho, completar una lista de verificación bien redactada es muy sencillo.

  • En la primera etapa, es necesario profundizar en el contenido del ítem de verificación, leer la pregunta o familiarizarse con el criterio controlado.
  • A continuación, conviene aclarar el método de evaluación y realizarlo de acuerdo con este párrafo. Puede ser un examen, una entrevista, una encuesta, una revisión de la documentación u otro método de evaluación.
  • En la tercera etapa, es necesario ingresar o ingresar los resultados del control en la columna correspondiente de la lista de verificación.
  • También en varios documentos hay un párrafo con los comentarios del auditor. Si está en la lista de verificación, debe completarse antes de pasar a la siguiente pregunta.

Puede descargar una lista de verificación de muestra para auditoría interna.

Lista de verificación de muestra para auditoría interna

Lista de verificación de muestra para auditoría interna - 1

Lista de verificación de muestra para auditoría interna - 2

Lista de verificación de muestra para auditoría interna - 3

Lista de verificación de muestra para auditoría interna - 4

Lista de verificación de muestra para auditoría interna - 5

Esta es una lista que contiene una serie de comprobaciones necesarias para un trabajo. Al marcar elementos de la lista, usted, el equipo o el especialista, puede conocer el estado o la corrección de ese trabajo.

Mientras trabajaba en un proyecto, ¿se sorprendió pensando que no era la primera vez que repetía errores obvios? ¿O ha notado que al realizar una tarea familiar, los empleados cometen los mismos errores y pierden el tiempo?

Las listas de verificación se pueden utilizar en una variedad de áreas: hay listas de verificación para camareros, pilotos, especialistas en marketing y diseñadores web.

Las siguientes reglas para las listas de verificación le ayudarán a usted y a sus empleados a crear un producto útil y de alta calidad.

Reglas para la elaboración de listas de verificación.

  1. Un punto, una operación

Los elementos de la lista de verificación son las operaciones mínimas completas. Por ejemplo, ordenar la producción de tarjetas de presentación y entregarlas en la oficina son dos operaciones diferentes. Por lo tanto, se muestran como elementos separados en la lista de verificación:

    • se han encargado tarjetas de visita;
    • Tarjetas de visita entregadas en la oficina.
  1. Los puntos están escritos en forma afirmativa.

El propósito de la lista de verificación es verificar si la tarea está lista, por lo que es mejor redactar los elementos en forma afirmativa: "pedido, entregado". Compare la redacción: "pedir tarjetas de presentación" y "se solicitan tarjetas de presentación". La segunda opción requiere más responsabilidad.

  1. El número óptimo de puntos es hasta 20.

Las listas de verificación no tienen por qué ser largas. El número óptimo de puntos es hasta 20. Si es necesario, es mejor dividir la tarea en varias etapas y crear una lista de verificación separada para cada etapa.

Implementación efectiva de listas de verificación:

  1. Pruebas

Después de elaborar la lista de verificación, repase mentalmente todos los puntos junto con el empleado. Anota lo que se perdió. Ordena los puntos en en el orden correcto. Haz ediciones.

  1. Decoración

La lista de verificación debe verse estéticamente agradable; entonces será más agradable trabajar con ella.

  1. Acceso conveniente

Organice el acceso compartido a los documentos para los empleados para que puedan imprimirse fácilmente en el momento adecuado. Imprima la lista resultante en forma de tabla (si la lista de verificación se completa todos los días).

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Beneficios de usar listas de verificación:

  • estructurar la información de los empleados. Al registrar las acciones necesarias, el empleado comprende claramente secuencia requerida tareas;
  • aumentar la velocidad de formación de nuevos empleados. No es necesario repetir la secuencia de operaciones varias veces. Basta con dar una breve sesión informativa y dar una lista de verificación para Trabajo independiente;
  • Altos resultados, menor número de errores. Como se mencionó al inicio del artículo, las listas de verificación ayudan a evitar errores y equivocaciones por falta de atención;
  • intercambiabilidad de empleados;
  • Ahorro de tiempo de trabajo: los empleados dedicarán mucho menos tiempo a rehacer tareas.

Andrey Manokha, director creativo de la agencia de Internet UaMaster

¿Alguna vez se ha sorprendido pensando que no es la primera vez que le repite algo a un empleado? ¿O observa que al realizar una tarea familiar, los empleados cometen los mismos errores molestos? En caso afirmativo, entonces es hora de instruir a los empleados para que elaboren listas de verificación.

Lista de Verificación(Lista de verificación): una lista que contiene una serie de comprobaciones necesarias para cualquier trabajo. Al marcar elementos en la lista, un empleado puede conocer el estado/corrección de este trabajo.

No se puede subestimar la importancia de las listas de verificación. Por muy experimentado que sea un empleado, si tiene prisa puede olvidar fácilmente un detalle importante. Tomemos, por ejemplo, una situación común: prepararse para participar en una exposición. Esta es una empresa muy costosa. Un detalle omitido (los folletos no impresos a tiempo) puede costar la mitad del presupuesto.

Se pueden utilizar listas de verificación en una variedad de áreas: Hay listas de verificación para camareros, pilotos, especialistas en marketing y diseñadores web.

A continuación se detallan las reglas para crear listas de verificación que ayudarán a sus empleados a crear una herramienta útil y de alta calidad.

Reglas para la elaboración de listas de verificación.


1. Un punto, una operación

Los elementos de la lista de verificación son las operaciones mínimas completas. ¿Qué significa?

Encargar la producción de tarjetas de visita y entregarlas en la oficina son dos operaciones diferentes.

Por lo tanto, se muestran como elementos separados en la lista de verificación.

* se han pedido tarjetas de visita
* tarjetas de visita entregadas en la oficina

2. Los puntos se escriben en forma afirmativa.

El propósito de la lista de verificación es verificar que esté listo, por lo que es mejor redactar los elementos en forma afirmativa: "pedido, entregado". Compare las palabras “pedir tarjetas de presentación” y “pedir tarjetas de presentación”. La segunda opción requiere más responsabilidad.

3. El número óptimo de puntos es hasta 20.

Las listas de verificación no deberían ser largas. El número óptimo de puntos es hasta 20. Si es necesario, es mejor dividir la tarea en varias etapas y crear una lista de verificación separada para cada etapa.

Ejemplo de lista de verificación:


Implementación efectiva de listas de verificación


1. Pruebas

Después de elaborar la lista de verificación, repase mentalmente todos los puntos junto con el empleado. Anota lo que se perdió. Coloca los puntos en el orden correcto. Haz ediciones.

2. Diseño

La lista de verificación debe verse estéticamente agradable; entonces será más agradable trabajar con ella.

3. Acceso conveniente

Organice el acceso compartido a los documentos para los empleados para que puedan imprimirse fácilmente en el momento adecuado. Imprima la lista resultante en forma de tabla (si la hoja de verificación se completa todos los días).

Beneficios de usar listas de verificación


* Estructurar la información en la cabeza del empleado. Al anotar las acciones necesarias, el empleado comprende claramente la secuencia requerida de tareas.
* Incrementar la velocidad de formación de nuevos empleados. No es necesario repetir la secuencia de operaciones por centésima vez. Basta con dar una breve sesión informativa y dar una lista de verificación para el trabajo independiente.
* Altos resultados, reducido número de errores. Como se mencionó al principio del artículo, las listas de verificación ayudan a evitar pinchazos y errores por descuido.
* Intercambiabilidad de empleados.

Ejemplos de listas de verificación útiles para negocios en línea

¡Ten tiempo para hacer todo, no olvides nada y no cometas errores! Te sorprenderás, pero es con pensamientos similares que muchas personas se acuestan o se levantan por la mañana. Gente moderna. Qué métodos y medios no se utilizan para incrementar la productividad profesional y personal. Algunas personas configuran alarmas y recordatorios en sus dispositivos electrónicos personales, mientras que otras, “a la antigua usanza”, cubren todo lo que les rodea con pegatinas de colores. Pero hay una opción realmente conveniente y que funciona: una lista de verificación. ¿Qué es y este remedio mágico es apto para todos?

Listas mágicas probadas en vuelos

Se cree que las listas de verificación comenzaron a utilizarse originalmente en la aviación. Volar un avión implica realizar una serie de operaciones complejas en una secuencia específica. Y sin un sistema de recordatorio, incluso un piloto experimentado con un asistente puede cometer un error, y los errores en este sentido pueden tener consecuencias totales. Por eso, como “seguro” adicional, a los aviadores se les ofrece una lista de verificación para cada vuelo. ¿Qué es esto? Esencialmente, una lista que consta de acciones individuales que deben completarse, en este caso organizadas en secuencia correcta. Dado que esta herramienta funciona idealmente en la aviación, fue adoptada y civiles, cuyas profesiones están lejos de la aviación.

¿Quién se beneficiará de las listas de verificación y por qué?

Los sistemas de recordatorios diarios son útiles para cualquiera que quiera aumentar la productividad personal. La gestión del tiempo es un área del conocimiento cuyos principios y técnicas básicos pueden ser utilizados con igual éxito por un gerente, un emprendedor novato y cualquier ama de casa. Solo cambian los detalles, ya que cada tipo de actividad tiene sus propios detalles. En su versión estándar, una lista de verificación es una lista de acciones y tareas. Pero si es necesario, puede compilarlo en forma de una lista de algunos elementos individuales. Mucha gente lleva listas de la compra, que en realidad también son listas de comprobación, como cualquier otra. receta, escrito en una columna en forma de un conjunto de componentes con recomendaciones de dosificación. Por cierto, en casi todos los establecimientos de restauración se cuelgan en la cocina recordatorios de este tipo para que los cocineros puedan cocinar más rápido, utilizando consejos sobre el peso de la ración y cada producto específico utilizado en un plato concreto. La mayoría de las veces, se crea una lista de verificación para una sola persona, pero si un grupo de personas resolverá una determinada tarea, la lista también será de ayuda. En este caso, es necesario dividir la tarea/objetivo final en subelementos, cada uno de los cuales será realizado por un empleado. A continuación, cada tarea se asigna a un ejecutante específico y, si es necesario, él mismo la anota paso a paso en una lista de verificación personal.

Normas generales de redacción

Si desea ser más productivo y hacer más cosas sin demasiados problemas, es hora de intentar crear su primera lista de verificación. Un plan de este tipo debería tener una estructura clara y atractivos apariencia. También es recomendable mantener una secuencia de tiempo (puedes rechazarla si todas las tareas son abiertas). Evite párrafos largos, es recomendable que cada tarea se exprese en 3-4 palabras y asegúrese de utilizar verbos. ¿Cómo crear una lista de verificación que funcione? Es simple: elija el formato que más le convenga: papel, una nota en su teléfono o un archivo en su computadora. En total, debes tener dos columnas, en la primera se anotará el número y se formulará la tarea en sí, y en la segunda se pondrá una marca a medida que se complete. Los expertos aconsejan no tachar las tareas completadas, sino marcarlas con garrapatas o cruces.

Formular tareas correctamente.

Para que sus listas de verificación realmente comiencen a funcionar, es importante aprender a formular tareas correctamente. Las cosas que se realizan regularmente no necesitan dividirse en subelementos, pero es aconsejable dividir las tareas y asignaciones únicas en subelementos. Por ejemplo: es recomendable anotar las negociaciones con nuevos clientes con al menos 3 notas, destacando aquellos temas que es necesario discutir. Si necesita enviar un informe diario, escriba la tarea en un párrafo. Asegúrese de anotar todo lo que pueda olvidar. Para reducir el tiempo que lleva completar las tareas, también puede tomar notas detalladas en la lista de verificación, por ejemplo, ingresar la información de contacto de aquellos con quienes planea contactar.

Algunos planificadores de negocios recomiendan anotar las tareas en una lista de verificación como si ya se hubieran completado. En consecuencia, no escriba “debe hacerse...” sino “¡...hecho!”. Esta es una técnica bastante efectiva desde un punto de vista psicológico, pero tomará algún tiempo acostumbrarse. El sistema de etiquetado también es cómodo de usar. Elija la opción que más le convenga: resaltadores de texto, subrayado. Pero trate de no dejarse llevar por la selección, de lo contrario terminará con una lista de verificación demasiado colorida y brillante. Completar la lista de tareas pendientes debe hacerse en un color y, para resaltar, no utilice más de dos colores, marcando lo que es realmente importante.

No intentes hacerlo todo

Una pregunta popular entre quienes recién comienzan a trabajar con listas de tareas pendientes: una lista de verificación: ¿qué es, un plan de trabajo semanal o diario? Las metas y actividades a largo plazo deben anotarse por separado. Una lista de verificación es una mini lista diseñada para un día. Total los puntos no deben exceder los 20. De lo contrario, fracasará o se cansará demasiado, y ambas opciones no tienen nada que ver con la productividad. Crear una lista de verificación puede convertirse en un ritual habitual por la noche o por la mañana. Al final del día, es hora de revisar su lista y comprender si todas las tareas planificadas se completaron en la medida requerida.

Se requiere verificación

Entonces digamos que ha terminado de crear su primera lista de verificación. ¿Qué hacer a continuación? Es sencillo, ahora es el momento de leerlo atentamente y comprobarlo. En primer lugar, es importante no olvidar ni perderse nada. En segundo lugar, durante la verificación puedes ajustar y agregar algo si es necesario. Y solo si está satisfecho con todo, podrá llevar la lista de verificación al trabajo. Trate de no olvidarse de tomar notas oportunas al completar las tareas. Si cree que crear listas de verificación es largo y difícil, nos apresuramos a disuadirlo. Para su comodidad, puede almacenar algunas plantillas, por ejemplo, listas para empacar cosas para un viaje de negocios o tareas básicas para todos los días (siempre que se repitan). En promedio, completar la lista de verificación no toma más de 10 a 15 minutos junto con la verificación, solo es importante elegir un momento en el que nada ni nadie lo distraiga.

Herramienta de análisis

Una lista de verificación no es sólo una herramienta para recordar y aumentar la productividad. También puede utilizar listas de tareas pendientes en un entorno corporativo. El gerente puede crear listas de verificación para sus subordinados y, con su ayuda, monitorear y controlar el proceso de ejecución de las tareas. Esta herramienta también es útil si recién estás empezando a trabajar en ti mismo y buscas los métodos y opciones más adecuados para distribuir la actividad diaria. En este caso, también es necesario verificar diariamente el número o porcentaje de tareas completadas y tareas no resueltas y luego formular nuevo programa al día siguiente en base a los resultados obtenidos. Resulta que la pregunta: "Lista de verificación: ¿qué es?" se puede responder de la siguiente manera: una herramienta para aumentar y evaluar la productividad.

Lo hago una vez cada dos semanas.

Todas estas son listas de verificación constantes. A veces creo una lista de verificación para un evento único. Por ejemplo, si estoy planeando unas vacaciones.

¿Cómo crear una lista de verificación?

  1. Córtalo corto. Esto no es un ensayo. Es sólo una colección de puntos. ¡Claridad de redacción! ¡Diccionario sencillo! El objetivo es que captes la esencia incluso con un vistazo rápido.
  2. Retire los elementos innecesarios. Incluye sólo lo que puedas olvidar. Por ejemplo, en la lista de verificación para escribir artículos no existe el elemento "Encender la computadora portátil". Haré esto sin recordatorio.
  3. Resalte lo que es importante. Bloq Mayús o Negrita. Lo principal es no exagerar. Una o dos descargas por hoja es suficiente.
  4. Edita constantemente. La lista de verificación debe estar actualizada. ¿Has visto mis ediciones a lápiz? Aquí. Cuando hay muchas ediciones, imprimo la lista de verificación nuevamente.

¿Dónde almacenar?

En papel, en un smartphone, en Evernote... Donde te resulte más cómodo.

Incluso puedes aplicar la lista de verificación directamente al artículo. Por ejemplo, solía usar pegatinas en mi computadora portátil. Pero no funcionó))

Total

Las listas de verificación son simples y convenientes. Esto te ahorrara mucho tiempo. Y nervios.

¿Por qué no hablan de esto en la escuela? En lugar de moralizaciones estúpidas como: "¿Has olvidado tu cabeza?"