Scrierea unei scrisori de afaceri nu este o sarcină mai puțin importantă pentru orice companie decât. De obicei, documentul este întocmit după o schemă simplă: salut - parte principală - încheiere - semnătură și data. Conform practicii general acceptate, la sfârșitul scrisorii, în locul unei simple semnături (nume și inițiale), se folosește o formulă mai politicoasă „Cu drag” - numele de familie al directorului sau al altei persoane responsabile, în numele căreia a fost documentul. întocmit, i se adaugă.

Sintagma specificată este folosită mai ales des (datorită simplității și neutralității sale). Totuși, la sfârșitul scrisorii pot fi aplicate și alte formule; mostrele lor vor fi date mai jos.

De ce am nevoie de o semnătură pe o scrisoare de afaceri?

Semnătura dintr-o scrisoare de afaceri, ca în orice alta (de exemplu, în), este necesară în primul rând pentru ca destinatarul să cunoască numele destinatarului. Din punct de vedere juridic, aceasta este singura funcție necesară a semnăturii și, prin urmare, poate fi redusă la nume de familie și inițiale.

Important: este foarte de dorit ca documentul să fie certificat prin semnătura personală a directorului (managerului) și să conțină pe el însuși (la sfârșitul foii) o amprentă a sigiliului sau ștampilei organizației. Aceste condiții sunt opționale, dar îndeplinirea lor va crește semnificativ credibilitatea expeditorului lucrării.

Folosirea unui singur nume de familie fără formula „Cu stimă”, deși nu privează documentul forță juridică, nu pot suna destinatarul emoții pozitiveîn raport cu emițătorul și pur și simplu în dezacord cu normele de politețe acceptate în societate. Din acest motiv, cuvintele „Cu sinceritate” (și multe variante) sunt utilizate în mod obișnuit atât în ​​corespondența de afaceri, cât și în cea personală. Adăugarea acestora la sfârșitul unui e-mail este ușoară (nu mai dificilă decât glisarea), dar rezultatul merită mai mult decât timpul petrecut.

Important: În conformitate cu practica acceptată, expresia „Cu sinceritate” de la sfârșitul scrisorii este separată de nume și poziție printr-o virgulă.

„Cu cele mai bune salutări” la sfârșitul scrisorii - eșantion

Cu sinceritate,
Director general al SRL „Mayak-Neftegaz-Egorovka”
Ivanov I. I.

În prezent, pe lângă expresia principală „Cu sinceritate”, care este plasată la sfârșitul scrisorii, sunt folosite mai multe opțiuni, mai mult sau mai puțin formale și potrivite pentru anumite cazuri:

  1. Doar un nume de familie cu inițiale... V cifra de afaceri a afacerii poate fi folosit numai în timpul mesajelor text active; prima și ultima dintre ele trebuie cu siguranță întocmite în conformitate cu toate regulile.
  2. « Să aveți o zi bună». Nu este o opțiune rea pentru ultima scrisoare din corespondență, totuși, un destinatar necunoscut poate fi considerat dur.
  3. « Te văd". Este logic să folosiți această formulă numai atunci când destinatarul intenționează să se întâlnească cu destinatarul în curând.
  4. « Noroc!»O astfel de concluzie poate părea frivolă destinatarului și, prin urmare, este permisă numai în corespondența semi-amiabilă.
  5. « Multumesc pentru atentie". Formula este recomandată pentru utilizare în propuneri de afaceri și comerciale.

Rezumând

Formula „Cu stima” este folosită înainte de titlul și numele de familie al destinatarului la sfârșitul scrisorii pentru a crea o stare de spirit mai prietenoasă pentru destinatar. Fraza originală poate fi înlocuită cu oricare alta - atâta timp cât este adecvat.

De asemenea, pentru a certifica documentul, se recomandă utilizarea semnăturii personale a șefului (directorului), precum și aplicarea unei amprente a sigiliului sau a ștampilei - împreună cu sintagma „Cu stimă”, aceste detalii îl vor obliga pe destinatar să aibă încredere. expeditorul.

Semnătura ta de e-mail este mai mult decât numele și rangul tău. Aceasta face parte din identitatea ta personală. O semnătură stimulează răspunsul cititorului, oferă informații de contact și atrage atenția într-un mod pozitiv și memorabil.

În acest articol, vom arunca o privire mai atentă asupra semnăturilor de e-mail. Iată nouă sfaturi pentru a crea semnături de e-mail interesante și informative. Cititorul dvs. va dori să răspundă când va vedea o semnătură de e-mail profesională pe mesajele pe care le trimiteți.

Trimiterea de e-mailuri profesionale (grafic)

Elemente esențiale ale unei bune semnături de e-mail

Semnătura de e-mail are două sarcini:

  • atrage atentia destinatarului
  • transmite cititorului informații despre tine

Iată câteva elemente ale unui bun semnatura electronica:

  1. Nume, titlu și companie. Numele tău îi spune cititorului care a trimis e-mailul. Dacă reprezentați o companie, includeți numele și funcția dvs. în companie.
  2. Informatii de contact... Informațiile de contact ar trebui să conțină site-ul web al companiei dvs. cu cel puțin un număr de telefon. Puteți introduce adresa dvs. de e-mail, deși mulți experți spun că acest lucru nu este necesar.
  3. Legături sociale... Tot importanță mai mare dobândește includerea informațiilor de contact în retele socialeîn semnătura dumneavoastră electronică. Alegeți cele mai profesioniste conturi de social media la care vă conectați. LinkedIn - bun exemplu... Evitați conectarea la conturi sociale frivole sau neadecvate.
  4. Logo (opțional)... Dacă lucrezi pentru o companie sau deții propria afacere, puteți include sigla în semnătura digitală.
  5. Fotografie (opțional)... Multe semnături de e-mail conțin o fotografie a expeditorului. Acest lucru poate ajuta cititorul să vă conecteze imaginea la nume.
  6. Design receptiv... Utilizarea smartphone-urilor și a altor dispozitive mobile a crescut. Cel mai probabil, destinatarul vă va deschide e-mailul pe un dispozitiv mobil. Designul responsive este personalizabil pentru ei.
  7. Cerinte legale... Unele țări au cerințe legale specifice pe care trebuie să le respecte toate comunicările de afaceri. Consultați-vă avocatul pentru a afla dacă țara în care se află compania dvs. are legi specifice care reglementează semnăturile de e-mail.

Nu vă faceți semnătura prea lungă și nu includeți o cantitate copleșitoare de informații. Cercetările au arătat că destinatarii tind să ignore semnăturile de e-mail cu prea multe informații. De exemplu, unul sau două sunt de obicei suficiente. numere de telefon.

De asemenea, aveți grijă să adăugați informații inutile, cum ar fi citate lungi sau declarații controversate. Adesea, ele nu adaugă nimic util semnăturii tale e-mail. În cel mai rău caz, un citat vă poate jigni sau supăra cititorul și vă poate pierde afacerea.

Astăzi, semnăturile profesionale de e-mail își fac un nume pentru tine și afacerea ta. Ele fac parte din marca dvs., cum ar fi carte de vizită sau o bucată de papetărie. De aceea este important să obțineți semnătura corectă.

Șabloanele de semnătură de e-mail vă pot ajuta să creați semnături de e-mail memorabile și semnificative. Această secțiune are nouă sfaturi de semnătură de e-mail cu șabloane inspiratoare de semnătură de e-mail disponibile pe Envato Market. În acest fel, puteți obține un design profesional de semnătură de e-mail, potrivit pentru dvs.

1. Păstrați-o simplu

Ați auzit zicala „mai puțin este mai mult”. Când vine vorba de semnătura ta de e-mail, acest lucru poate fi adevărat. Dacă semnătura dvs. de e-mail conține prea multe informații, destinatarul poate fi distras. În plus, unele companii solicită utilizarea unei singure semnături electronice pentru scrisori de afaceri companiilor.

Iată două exemple de ceea ce ar fi un standard excelent pentru o corporație sau o afacere mică.

Dacă utilizați o semnătură de e-mail simplă și minimalistă, includeți suficiente informații pentru ca cititorul să vă contacteze.

2. Conectați rețelele sociale

Dacă includeți informații de contact din rețelele sociale, linkurile către acestea trebuie să fie profesionale. Dacă nu sunteți sigur de un anumit cont, vă recomandăm să îl examinați și să ștergeți toate postările neprofesionale. Puteți cere unui prieten să vă verifice contul de socializare pentru a vă anunța despre orice mesaje care vă strica imaginea.

Modele colorate de semnătură de e-mail

O semnătură bună de e-mail colorată va atrage cu siguranță atenția. Culoare - o alegere buna pentru majoritatea afacerilor. Profesioniștii creativi evită culorile strălucitoare.

5. Fii îndrăzneț cu alb-negru

O semnătură de e-mail atractivă nu este potrivită pentru anumite industrii și mărci. Utilizare un numar mare culorile pot fi contrare politicii corporative. Sau poate fi condamnat într-un mod mai formal comunicatii de afaceri.

Chiar și fără o mulțime de culori, semnătura dvs. de e-mail poate fi atrăgătoare. O semnătură alb-negru este la fel de eficientă ca o semnătură color. Cheia este în proiectarea și utilizarea fonturilor.

Căutați modele cu fonturi îndrăznețe, clare și o cantitate mare spatiu liber pentru contrast. Iată un șablon eficient de design alb-negru:

Semnătură de e-mail alb-negru

Semnăturile de e-mail alb-negru sunt percepute ca fiind mai conservatoare sau mai formale. Acest lucru le face potrivite pentru o profesie precum finanțele sau dreptul. În funcție de design, semnătura alb-negru va fi percepută ca destul de modernă.

6. Abundență de opțiuni

Deoarece semnătura ta de e-mail reprezintă marca ta, este bine să ai de ales. De asemenea, este plăcut să ai opțiuni dacă semnătura ta de e-mail trebuie schimbată.

De exemplu, dacă vă schimbați locul de muncă sau compania, va trebui să vă schimbați semnătura de e-mail pentru a reflecta noua poziție. În plus, dacă îți faci branding sau rebranding-ul afacerii, este o idee bună să alegi un șablon flexibil care poate fi personalizat pentru afacerea ta.

Semnătură modernă de e-mail

Stil modern semnăturile de e-mail sunt grozave pentru orice companie care dorește să înfățișeze aspirații progresiste. Acest lucru funcționează la fel de bine pentru o firmă de tehnologie sau pentru o persoană creativă.

Următorul tău pas

Următorul pas este de a crea un atractiv și unic e-mail profesional semnături. Locul perfect Unde să cauți șabloanele potrivite de semnătură de e-mail - Envato Market are zeci de modele disponibile.

Când vă proiectați semnătura de e-mail profesională, nu uitați.

Ce se poate scrie în semnătură la literă

La marcaje

V e-mail semnătura conține cel mai adesea informații de contact, dar acest loc poate fi folosit și în scopuri de marketing. Browserul site-ului și-a dat seama care ar trebui să fie semnătura și, de asemenea, a ales idei interesante care poate fi aplicat în practică.

Numai numele și site-ul web

Ilya Birman, director de artă al biroului lui Artyom Gorbunov, consideră că semnătura ar trebui să fie cât mai laconică. În opinia sa, „hamburgerii” – semnături lungi de mai multe rânduri – sunt necesari doar în cazuri excepționale. În majoritatea situațiilor, vă puteți limita la un nume și un site web unde puteți găsi informații de contact suplimentare despre dvs.

O semnătură este parte integrantă a unei scrisori, nu o colecție lipsită de sens de octeți identici trimiși de mii de ori. Nu este scris pentru a indica de la cine este scrisoarea (aceasta este deja vizibilă în mailer), ci pentru a pune un punct de sens în text. În cazul corespondenței rapide, semnăturile cu litere individuale nu se pun deloc, la fel cum nu se repetă salutările.

Ilya Birman

Nu folosiți deloc semnătura

Utilizatorul Quora Tom Cook crede că puteți scăpa în siguranță de semnătura dvs. prin e-mail:

În cele mai multe cazuri, nu este necesară semnătura. În interfața clientului de e-mail, pot vedea deja de la cine a venit scrisoarea și care este scopul ei. Când corespondența crește, semnătura doar înfundă ecranul.

Dacă mai este nevoie de o semnătură, Cook recomandă să nu folosiți ghilimele în ea, considerând că această tendință era depășită în 2010. De asemenea, nu vede niciun rost să adauge imagini și sfătuiește să te limitezi la text simplu.

Urmați bunele maniere

O opțiune care este adecvată în toate cazurile este semnătura corporativă standard. Patru rânduri nu au mai mult de 80 de caractere. Semnătura trebuie să fie precedată de un separator - o linie orizontală care separă semnătura de corpul literei. Poate că aceasta este cea mai de încredere opțiune dacă nu doriți să vă asumați riscuri și să veniți cu ceva neobișnuit.

Boris van Zanten, co-fondatorul The Next Web, citează semnătura sa ca fiind ideală:

Cu sinceritate,
Boris Veldhuijzen van Zanten
--
Co-fondator The Next Web, Twitter Counter și alte lucruri.
Urmărește-mă pe Twitter
Urmărește-mă pe Facebook
Urmărește-mă pe Linkedin

Pentru a face o semnătură automată în e-mail, ar trebui să consultați setările de e-mail. Cum se face asta pentru e-mailul Gmail, am scris.

Și cum să semnezi un e-mail pentru e-mail pe Mail.ru? La finalul articolului, veți găsi un videoclip de marcă de la Mile ru.

1. Unde să mergi pentru a semna pentru fiecare scrisoare Mail.ru
2.
3.
4.
5.

Pentru a face o semnătură pentru fiecare scrisoare către Mile ru, trebuie să găsiți setările de e-mail. Pentru a face acest lucru, accesați e-mailul de pe Mail.ru, introduceți numele de utilizator și parola. După aceea, faceți clic pe butonul „Setări” din meniul de sus (numărul 1 în Fig. 1):

Orez. 1 Deschideți setările de e-mail Mail ru

După aceea ajungem la Setări Mail.ru. Faceți clic pe opțiunea „Numele și semnătura expeditorului” (numărul 2 din Fig. 1).

Intrăm în fereastra „Numele și semnătura expeditorului”:

Orez. 2 Ca în scrisoare de răspuns pune o semnătură înaintea textului citat

În semnătura automată de e-mail, puteți adăuga:

  • motto-ul tău,
  • telefonul tau,
  • link la videoclip,
  • către site-ul web
  • etc.
  • găsiți acest site pe internet,
  • în bara de adrese a browserului, selectați adresa site-ului și
  • copiați-l în clipboard, de exemplu, folosind Ctrl + C.
  • Apoi, în semnătura scrisorii în Mail.ru, puneți cursorul în locul dorit și
  • apăsați Ctrl + V pentru a lipi adresa în care a fost salvată anterior.
  • Veți vedea un link către site în semnătura dvs. de e-mail.

Acordați atenție bifului de după semnătură:

  • „Puneți o semnătură în fața scrisorii citate”.

Această casetă de selectare stabilește unde va fi inserată automat semnătura: înainte de scrisoarea citată (ceea ce, după părerea mea, este convenabilă) sau după aceasta.

După ce ați introdus toate datele pentru semnătura dvs., nu uitați cel mai important lucru - să faceți clic pe butonul „Salvare” (numărul 4 din Fig. 2).

Cum să decorezi o semnătură cu culori îndrăznețe, cursive?

Există posibilități diferite furnizate de acest sau acel serviciu de e-mail. E-mailul Mail.ru este gratuit și nu trebuie să confundați oportunitățile pe care le oferă cu cele care sunt disponibile în serviciile plătite.

În e-mailul Mile ru, puteți face o semnătură cu caractere cursive, o evidențiați cu aldine sau color doar în modul manual, dar nu se poate face automat, cel puțin pentru ziua de azi. Cum poți decora manual semnătura din scrisoarea ta?

După ce ați introdus e-mailul Mile ru, faceți clic în colțul din stânga sus pe butonul „Scrieți o scrisoare” (Fig. 3). După aceea, semnătura va apărea automat în noua scrisoare, pe care am indicat-o mai devreme în fereastra „Numele și semnătura expeditorului” (Fig. 2). Acum această semnătură poate fi editată și decorată manual după cum doriți. Ce oportunități există în mail.ru pentru a vă decora semnătura?

În primul rând, trebuie să selectați textul necesar din semnătură (cu alte cuvinte, „vopsiți cu albastru” - 1 în Fig. 3). Apoi puteți face partea selectată a textului:

  • uleios (3 în Fig. 3),
  • cursive (4 în fig. 3),
  • subliniat (5 în Fig. 3),
  • colorate (6 în Fig. 3).

Deci, în semnătura dvs., puteți colora cel puțin fiecare literă (număr, simbol) separat sau în alt mod.

Orez. 3. Cum se face o semnătură într-o scrisoare Mail.ru cu aldine, cursive, culoare

Va trebui să decorați manual semnătura în fiecare literă. Din păcate, nu există încă alte oportunități în Mail.ru.

Îți poți scrie dorințele lui Mile ru pentru a edita semnătura. Am scris despre cum să fac asta mai jos în acest articol.

Cum să faci diferite semnături pentru scrisori?

Mai sus în fig. 2 Acordați atenție butonului „+ Adăugați nume și semnătură”. Aici puteți face diferite semnături pentru scrisorile dvs., dar în același timp trebuie făcută o singură semnătură „În mod implicit”. Acesta va fi inserat automat în e-mailurile dvs. Pentru a face acest lucru, bifați lângă eticheta „În mod implicit” de lângă semnătura necesară. În fig. 5 nu există o astfel de bifă lângă opțiunea „Implicit”.

Am făcut mai multe semnături diferite pentru scrisoare. Și cum să trăiești cu ea mai departe? :) Cum se introduce semnătura necesară în scrisoare? De fiecare dată pentru a rula la setările de e-mail și acolo pentru a rearanja caseta de selectare „Implicit” vizavi de semnătura necesară? Este lung și incomod.

Și este mai ușor astfel: atunci când scrieți o scrisoare, faceți clic pe butonul „Semnătură” (numărul 1 din Fig. 4). Și acolo, selectați semnătura de care aveți nevoie în acest moment:

Orez. 4. Cum să schimbi semnătura atunci când scrii o scrisoare

Am nevoie de un răspuns automat pentru e-mail

Permiteți-mi să spun câteva cuvinte despre Autoresponder, care, la fel ca numele și semnătura expeditorului, se află în Setări. Depinde de tine dacă să pornești sau nu autoresponderul.

Pe de o parte, când răspunsul automat este pornit, expeditorul scrisorii va primi întotdeauna un mesaj de la dvs. că scrisoarea dvs. a fost primită. Mai mult, puteți introduce orice informație aferentă în robotul telefonic: „Vă mulțumesc pentru știrile interesante și informative”, „Nu sunt aici acum, dar vă voi citi scrisoarea cu siguranță”, „Îmi pare rău, vă voi citi scrisoarea mai târziu” , etc.

Pe de altă parte, dacă la corespondența expeditorului ajung o mulțime de scrisori, atunci primirea de către expeditor a unei astfel de scrisori „vide” nu este întotdeauna percepută pozitiv de către acesta. Prin urmare, „gândește-te singur, decideți singur” dacă doriți să porniți robotul telefonic sau nu.

O semnătură de e-mail este cartea ta de vizită online, așa că nu o neglija și folosește-o pentru imaginea și autoritatea ta.

Ajută-l pe Mile ru

Pentru fiecare secțiune trimisă prin e-mail către Mail.ru există un „Ajutor” (hint), unde sunt date explicațiile necesare pentru secțiuni.

Când deschideți „Ajutor”, apoi când navigați (deplasați) prin „Ajutor” din e-mail, utilizați semnele „+” care se află în fața fiecărei secțiuni. Semnul „+” deschide subiectele de ajutor ascunse.

Cum să scrieți serviciului de asistență Mile ru

Acolo trebuie să vă scrieți sugestiile, reclamațiile, contestațiile cu privire la corespondența dvs. către Mile ru. Uneori mi le scriu, pot doar să ajut cu sfaturi, pentru că nu sunt angajat al companiei Mail.ru.