Forța juridică a unui document electronic este asigurată pe baza utilizării unui digital electronic Semnături EDS- un mecanism care vă permite să dovediți că autorul documentului electronic trimis este de fapt exact cine pretinde că este și că documentul nu a fost modificat în timpul procesului de livrare. EDS este utilizat ca un analog al unei semnături scrise de mână sau al unui sigiliu obișnuit, în caz că entitate legală... EDS este adăugat la blocul de date și permite destinatarului blocului să verifice sursa și integritatea datelor și astfel să protejeze împotriva contrafacerii. Majoritatea companiilor recunosc meritele fluxului de lucru electronic (fără hârtie), care are următoarele beneficii:

ușurința de a face modificări la document;

capacitatea de a plasa în document nu numai text, ci și date multimedia;

capacitatea de a utiliza formulare pregătite în prealabil;

Mai mult viteza mare transmiterea de informatii privind un numar mare adrese;

economisirea hârtiei;

compactitate mai mare a arhivelor;

control mai ușor al fluxurilor de informații;

viteză mare de căutare și regăsire a informațiilor;

capacitatea de a proteja documentele de accesul neautorizat și diferențierea drepturilor de acces ale angajaților la informații.

Figura 45 - Modul EDS

Funcționarea EDMS cu EDS este asigurată de patru componente: complexul software și hardware EDMS, care include EDS și modulul de criptare, complexele hardware și software ale serviciului de marcare temporală și centrul de certificare, precum și mai mulți furnizori de cripto.

În general, este de acord că o semnătură de mână pe un document pe hârtie rezolvă următoarele sarcini:

Convingeți cititorul că persoana care a semnat documentul a făcut-o în mod deliberat (semnătura este valabilă);

Demonstrați că această persoană, și nimeni altcineva, a semnat documentul cu bună știință (semnătura este autentică);

Ca parte a unui document, protejați-l de transferul fraudulos într-un alt document (semnătura nu poate fi refolosită);

Protejați documentul în sine (documentul semnat nu poate fi schimbat);

Asigurați materialitatea semnăturii și a documentului, asigurându-vă că persoana care a semnat documentul nu poate pretinde ulterior că documentul nu a fost semnat de acesta (semnătura nu poate fi refuzată).

Cu toate acestea, după cum arată practica, o semnătură scrisă de mână pe un document de hârtie, prin natura sa, lasă lacune pentru fraudatori. Nu degeaba, pentru a le complica acțiunile, pe formele documentelor se aplică semne speciale de protecție, se folosesc numerotarea și legarea foilor și, în plus, împreună cu semnătura în sine, se folosesc grafia scrisă de mână a prenumelui, denumirea, patronimul pe document etc semnătura prezintă și o serie de dezavantaje.

Ca urmare a pătrunderii tehnologia calculatoarelorîn toate domeniile activitate umana a fost nevoie să se implementeze un analog al semnăturii de mână a unei persoane în în format electronic... Această sarcină a fost îndeplinită cu succes. Soluția se bazează pe soluțiile dezvoltate la mijlocul anilor 1970. algoritmi criptografici cu cheie publică bazați pe un aparat matematic complex.

În același timp, EDS a eliminat majoritatea problemelor inerente semnăturilor pe un document pe hârtie și a furnizat un document electronic cu următoarele caracteristici esentiale:

-integritate- documentul nu poate fi schimbat după semnare;

Cea mai răspândită utilizare astăzi este EDS în suport de documentare management (DOE), în sistemele de plată, comerț electronic și contabilitate. Dintre zonele enumerate, cea mai populară și dificilă sarcină este automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar ale organizațiilor - scopul principal al creării de sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS). Acesta este faptul că ne vom concentra atenția în articol. Cu toate acestea, mai întâi este necesar să clarificăm ce se înțelege prin utilizarea unui EDS, ținând cont de cele două scheme principale ale sale:

Semnarea unui mesaj de e-mail la transmitere și verificarea semnăturii expeditorului la primire, de ex. transmiterea securizată a documentelor... O astfel de schemă este adesea percepută ca un flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic, ceea ce este o concepție greșită profundă. Protejarea unui mesaj electronic prin intermediul unui EDS este, desigur, un lucru util și necesar, dar este complet insuficientă pentru a asigura un flux de documente cu drepturi depline;

Utilizarea EDS pe tot parcursul ciclului de viață document electronic - atunci când este creat, agreat, aprobat, familiarizat cu acesta etc. Numai în cazul în care un document complet ciclu de viață document și EDS este parte integrantă a acestuia, putem vorbi despre utilizarea unui document cu drepturi depline, adică semnificativ din punct de vedere juridic sisteme electronice de gestionare a documentelor.

Începând să lucreze cu un EDS, utilizatorul face o solicitare prin intermediul EDMS pentru obținerea unei perechi de chei;

apoi solicită un certificat pentru cheia publică nou generată (b);

dacă este necesară semnarea unui document (tocmai creat sau primit de la EDMS), datele acestuia sunt transmise

unui furnizor de cripto pentru a genera un EDS, după care se pune un marcaj de timp (c) pe EDS;

după primirea documentului de la EDMS, destinatarul îl transmite furnizorului de cripto pentru verificare,

unde se verifică nu numai EDS-ul însuși, ci și certificatul și ștampila de timp (g)

Figura 46 - EDS în EDMS

V În ultima vreme tot mai multe organizații și întreprinderi mari trec la managementul documentelor digitale. Desigur, acest lucru este foarte convenabil și economisește o cantitate semnificativă de timp. Dar aceasta ridică o întrebare serioasă: care este forța juridică?

De la hârtie la fluxul documentelor electronice

În 2001 a intrat în vigoare Legea federală care reglementează utilizarea semnăturilor digitale electronice. De atunci, multe organizații au schimbat formatul de gestionare a documentelor: de la hârtie la digital sau mixt. Această lege are însă un accent restrâns: se concentrează pe forța juridică a semnăturii electronice în documente și o echivalează cu una scrisă de mână. Totodată, nu există încă un act legislativ general care să reglementeze ED în țara noastră.

Sunt atât de multe tipuri de documente folosite în fluxul de lucru încât este foarte problematic să prescrii fiecare dintre ele în lege. Prin urmare, astăzi fluxul de lucru digital este reglementat indirect, cu ajutorul mai multor acte legislative diferite. Unul dintre ele este Codul civil al Federației Ruse, în special articolul 160. Acesta prevede posibilitatea de a semna documente nu numai cu o semnătură de mână, ci și orice alta prevăzută de legislația rusă, inclusiv digitală.

Forța juridică a documentelor pe hârtie și electronice este astăzi recunoscută ca fiind egală numai în cazurile în care sunt respectate toate detaliile necesare.

Cerințe care definesc forța juridică

Reglementarea legală a activităților cu documente electronice este prevăzută pentru următoarele detalii.

• denumirea tipului de document (cu excepția literelor);
• număr de serie;
• Numele companiei,
• Data Înregistrării;
• locul de desfasurare si semnare;
• semnătură digitală (pe hârtie - aceasta este o semnătură obișnuită).

De asemenea, dau forță legală documentului și pe hârtie.

Puteți obține o semnătură digitală doar la un centru de certificare care este înregistrat la OZN. O astfel de semnătură este echivalentă cu o semnătură olografă și are același efect juridic.

Protecția corespondenței

În sine, un raport, o cerere sau o comandă în formă electronică nu are forță juridică, deoarece nu există nicio garanție că documentul nu va fi modificat în timpul procesării. În plus, confidențialitatea informațiilor transmise nu poate fi asigurată în mod corespunzător. Prin urmare, dacă documentele electronice au forță juridică, poate fi determinat prin mai multe puncte:

• prezența unei semnături digitale electronice, care a fost obținută în modul prevăzut de lege;
• utilizarea semnăturilor digitale electronice numai prin mijloace de telecomunicații certificate;
• prezența unui acord între părți privind utilizarea unei semnături digitale electronice sau reglementări, care precizează procedura de menținere a ED și utilizarea unei semnături digitale electronice.

Doar dacă sunt îndeplinite aceste condiții se poate garanta forța juridică a gestiunii electronice a documentelor.

Cazuri speciale

Nu este un secret pentru nimeni că o parte semnificativă a corespondenței dintre colegi sau clienți se realizează prin schimbul de mesaje prin e-mail. Acest lucru poate fi suficient pentru a rezolva probleme importante sau pentru a clarifica informații. Cu toate acestea, în unele cazuri, este necesar nu numai să trimiteți o scrisoare prin e-mail, ci și să îi acordați statutul de oficială. Se pune întrebarea dacă e-mailul este un document oficial.

Majoritatea întreprinderilor și organizațiilor mari din Rusia vor interpreta fără echivoc scrisoarea ca fiind oficială. Cu toate acestea, pentru ca o astfel de scrisoare să aibă într-adevăr statutul de una oficială, este necesară prezența detaliilor de mai sus pe ea. Desigur, prezența unei semnături digitale electronice va da forța legală necesară unui astfel de mesaj.

În absența acestora, pot apărea unele îndoieli cu privire la autenticitate. De exemplu, Codul de procedură civilă prevede că probele digitale sunt luate și ca probe în proceduri, dar autentificarea lor este necesară. Și aici poate fi o problemă cu identificarea expeditorului. Prin urmare, un acord bilateral cu organizația cu care se realizează e-mail-ul ar fi o măsură foarte de dorit în acest caz.

Pentru a evita litigiile, se recomandă să păstrați un jurnal de corespondență, faxuri și e-mailuri... Acest lucru nu este necesar, dar va servi ca o garanție suplimentară a transmiterii unui mesaj sau al unuia. În plus, unele organizații folosesc o formă mixtă de flux de lucru, în care lucrările semnate sunt stocate în arhivă, iar versiunea lor digitalizată este utilizată în lucrare. Această abordare vă va proteja în mod fiabil organizația de diverse incidente legale.

De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că în legislație este prevăzută o restricție: o semnătură digitală electronică este recunoscută ca similară cu una scrisă de mână numai dacă legislația nu prevede prezența unui document pe hârtie. Adică atunci când semnătura digitală nu poate fi înlocuită cu una scrisă de mână.

Ce urmeaza?

Perspectiva dezvoltării fluxului de lucru digital este clară. Prezența unui act legislativ care să reglementeze clar ar facilita relațiile juridice și, prin urmare, în următorii ani, dezvoltarea activă a legislației internaționale și ruse relevante va continua.

Progresul tehnologic prezintă noi provocări care necesită o schimbare a formelor tradiționale de muncă. În curând document electronic majoritatea întreprinderilor vor cifra de afaceri sfera socială inclusiv educația și sănătatea. Prin urmare, răspunsul la această provocare va fi normele consacrate legislativ pentru verificarea documentelor digitale.

Au aceste documente vigoare legală în cazul gestiunii electronice a documentelor? Cum este confirmarea faptului expedierii? mulțumesc anticipat!

Cum se organizează fluxul de lucru în contabilitate. Forța juridică a managementului documentelor electronice. Ce trebuie să se reflecte în politica contabilă despre managementul documentelor electronice.

Întrebare: Au aceste documente vigoare legală în cazul gestiunii electronice a documentelor? Cum este confirmarea faptului expedierii?

Răspuns: Da, documentele semnate cu semnătură electronică (calificate, simple, necalificate) sunt recunoscute ca echivalente cu documentele pe hârtie; au puterea documentelor pe hârtie cu semnătură olografă.

O astfel de afirmație rezultă în baza prevederilor paragrafelor 1 și 2 ale art. 6 din Legea cu privire la semnatura electronica din data de 06.04.2011 Nr 63-FZ.

Justificare

Cum se organizează fluxul de lucru în contabilitate

Documente electronice

Cum se întocmește și se certifică un document primar electronic

Documentele primare pot fi întocmite atât pe hârtie, cât și în format electronic (partea 5 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Ultima opțiune este posibilă dacă documentele sunt certificate cu semnătură electronică ().

Formatul de depunere a unui document privind transferul de mărfuri în timpul operațiunilor de tranzacționare în formă electronică a fost aprobat prin ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 30 noiembrie 2015 nr. ММВ-7-10 / 551. Formatul de depunere a unui document privind transferul rezultatelor muncii (document privind furnizarea de servicii) în formă electronică a fost aprobat prin ordin al Serviciului Federal de Taxe din Rusia din 30 noiembrie 2015 nr. ММВ-7-10 / 552 . Aceste formate sunt relevante atât în activitate economicăși la depunerea documentelor la solicitarea inspecției în formă electronică.

Și dacă organizația întocmește documente care nu sunt în formatul aprobat de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei? Apoi prezentați formularele inspectorilor pe hârtie - certificați copiile cu mențiunea că documentele sunt semnate cu semnătură electronică.

Explicații similare sunt date în scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 10 noiembrie 2015 Nr. ED-4-15 / 19671.

Pentru detalii despre modul de depunere a documentelor către inspectorii fiscali, consultați:

1. Cum se depun documente la cererea inspectorilor în cadrul unui control fiscal cameral;
2. Cum să depuneți documentele la cererea inspectorilor în timpul unui control fiscal la fața locului.

Semnatura electronica

Există următoarele tipuri de semnătură electronică:

1. simplu;
2. întărit necalificat;
3. întărit calificat.

Ce semnătură electronică de utilizat pentru documentele contabile primare este stabilită de standardele federale de contabilitate (clauza 4 a părții 3 a articolului 21 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Dar în prezent nu există un astfel de standard. Prin urmare, puteți semna primarul cu orice semnătură electronică.

Un document semnat cu semnătură simplă sau întărită necalificată are puterea unui document pe hârtie cu semnătură olografă. Dar numai dacă există un acord între contrapărți pentru verificarea acestor semnături. Concluzii similare rezultă din paragrafele și articolul 6 din Legea din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ și sunt confirmate prin scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 ianuarie 2016 nr. 03-03-06 / 1/259, din 5 mai 2015 Nr. 07- 01-06 / 25701, din 4 august 2015 Nr. 03-03-06 / 44905, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei din 19 mai 2016 Nr. SD-4-3 / 8904.

Rețineți că mai devreme, Ministerul de Finanțe al Rusiei a aderat la o poziție diferită: documentele primare trebuie să fie certificate numai cu o semnătură calificată îmbunătățită. Dacă utilizați o semnătură simplă sau îmbunătățită necalificată, atunci documentele nu pot fi acceptate pentru contabilitate și contabilitate fiscală. Asemenea precizări au fost date de Ministerul de Finanțe al Rusiei prin scrisorile din 12 aprilie 2013 nr. 03-03-07 / 12250, din 25 decembrie 2012 nr. Nr. 03-03- 06/2/67, din 7 iulie 2011 Nr. 03-03-06 / 1/409.

Ținând cont de faptul că în scrisorile ulterioare Ministerul de Finanțe al Rusiei și-a înmuiat poziția, documentele digitale pot fi certificate cu orice semnătură electronică. Cu toate acestea, este mai sigur să utilizați o semnătură calificată îmbunătățită.

Ce trebuie să se reflecte în politica contabilă despre managementul documentelor electronice

Dacă organizația a decis să întocmească documente primare în formă electronică, această metodă de documentare trebuie să se reflecte în politica contabilă. În special, este necesar să se stabilească în politica contabilă:
- o listă a documentelor implicate în gestionarea documentelor electronice;
- o listă a angajaților care au dreptul de a semna documente electronice;
- metoda de schimb electronic de documente (cu sau fara implicarea unui operator de gestionare a documentelor electronice);
- procedura de stocare a documentelor electronice;
- modalitatea de depunere a documentelor la solicitarea inspectoratului fiscal (în formă electronică sau pe hârtie).

Dar formatele documentelor electronice pe care le utilizează organizația nu trebuie să fie reflectate în politica contabilă. Acest lucru a fost confirmat de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei într-o scrisoare din 10 noiembrie 2015 nr. ED-4-15 / 19671. Deși în această scrisoare este vorba despre politica contabilă în scopuri fiscale, concluzia Serviciului Fiscal Federal al Rusiei este, de asemenea, relevantă pentru politica contabilă în scopuri contabile.

Legea federală din 06.04.2011 Nr. 63-FZ privind semnătura electronică

Articolul 6. Condiții de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu semnătură electronică ca echivalent cu documentele pe hârtie semnate cu semnătură olografă

1. Informațiile în formă electronică semnate printr-o semnătură electronică calificată sunt recunoscute ca un document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână și pot fi aplicate în orice raport juridic în conformitate cu legislația Federației Ruse, cu excepția cazului în care legile federale sau cele adoptate în conformitate cu actele lor juridice de reglementare au stabilit cerința necesității întocmirii unui document exclusiv pe hârtie.

2. Informațiile în formă electronică semnate cu o semnătură electronică simplă sau o semnătură electronică necalificată sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână, în cazurile stabilite de legile federale, actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea, sau un acord între participanții la o interacțiune electronică. de reglementare acte juridiceși acordurile dintre participanții la interacțiunea electronică care stabilesc cazuri de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu semnătură electronică necalificată ca echivalent cu documentele pe hârtie semnate cu semnătură olografă trebuie să prevadă procedura de verificare a semnăturii electronice. Actele juridice de reglementare și acordurile dintre participanții la interacțiunea electronică care stabilesc cazuri de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu o semnătură electronică simplă ca echivalent cu documentele pe hârtie semnate cu o semnătură de mână trebuie să respecte cerințele articolului 9 din prezenta lege federală.

Forța juridică a unui document electronic este asigurată pe baza utilizării unei semnături digitale electronice cu un EDS - un mecanism care vă permite să dovediți că autorul documentului electronic trimis este de fapt exact cine pretinde a fi și că documentul nu a fost modificat în timpul procesului de livrare. EDS este utilizat ca analog al unei semnături de mână sau al unui sigiliu obișnuit în cazul unei persoane juridice. EDS este adăugat la blocul de date și permite destinatarului blocului să verifice sursa și integritatea datelorși astfel să fie protejate de contrafacere.

Majoritatea companiilor recunosc meritele fluxului de lucru electronic (fără hârtie), care are următoarele beneficii:

• ușurința de a face modificări la document;
• capacitatea de a plasa în document nu numai text, ci și date multimedia;
• capacitatea de a utiliza formulare pregătite în prealabil;
• viteză mai mare de transfer de informații pe un număr mare de adrese;
• economisirea hârtiei;
• compactitate mai mare a arhivelor;
• control mai ușor al fluxurilor de informații;
• viteză mare de căutare și regăsire a informațiilor;
• capacitatea de a proteja documentele de accesul neautorizat și diferențierea drepturilor de acces ale angajaților la informații.

Introducere vă permite să reduceți numărul de servicii implicate în lucrul cu documente (curieri, angajați de birou etc.).

Figura 4 arată cât de mult se reduce timpul pentru etapele individuale de lucru cu documente atunci când se înlocuiește procesul de hârtie cu unul digital.

In conditii managementul documentelor electronice sunt necesare costuri mult mai mici pentru restructurarea fluxului de lucru la schimbare conditii externe, de exemplu, cerințe pentru modificarea formularului de raportare.

managementul documentelor electronice Este universal recunoscut că o tranziție completă la tehnologia fără hârtie necesită o serie de probleme juridice, precum și o investiție. Așadar, astăzi în Rusia puteți găsi toate tipurile de flux de documente, prezentate în Figura 4.

In conditii managementul documentelor electronice sunt necesare costuri mult mai puține pentru restructurarea fluxului de lucru atunci când condițiile externe se modifică, de exemplu, cerințele pentru modificarea formularului de raportare.

În ciuda faptului că eficienţa managementul documentelor electronice Este universal recunoscut că o tranziție completă la tehnologia fără hârtie necesită o serie de probleme juridice, precum și o investiție. Așadar, astăzi în Rusia puteți găsi toate tipurile de flux de documente enumerate în Figura 4.

Mai sunt intreprinderi si institutii care inca mai lucreaza in conditiile muncii de birou pe hartie, majoritatea folosesc calculatoare si rețelele localeși doar un mic procent folosește pe deplin sisteme automatizate management documente electronice. Care este motivul acestei situații?

Figura 6 - Avantajele managementului electronic al documentelor

În mod ideal, o consecință a dezvoltării managementul documentelor electronice trebuie să devină tehnologii complet fără hârtie. Cu toate acestea, astăzi documentele pe hârtie sunt încă necesare pentru a respecta multe reglementări - legi fiscale, legi contabile etc. Unul dintre scopurile principale ale unui document este capacitatea de a certifica anumite fapte. Până de curând, un document pe hârtie cu detaliile necesare iar gradele de protecție a fost principala modalitate de a demonstra un fapt, i.e. forță juridică reprezentată. Hârtia ca suport material are un dezavantaj în sensul că nu vă permite să ștergeți complet și să scrieți noi informații, dar acest dezavantaj se dovedește a fi un avantaj în ceea ce privește excluderea falsificării documentelor. Nu e de mirare că proverbul rus spune: ceea ce se scrie cu pixul nu poate fi doborât cu toporul.

Cu alte cuvinte, atunci când primim un document cu o semnătură pe fiecare pagină, și nu există urme de încălcare a suprafeței hârtiei (adică este clar că textul nu a fost șters sau rescris), putem fi siguri că aceasta documentul a fost transmis în numele celui care a pus semnătura și că nu a fost schimbat în timpul predării.

Pe scurt facilitati moderne Cripturile oferă aceleași mijloace de autentificare a unui document ca și o semnătură pe hârtie.

Legea federală „Cu privire la semnăturile digitale electronice”, adoptată în ianuarie 2002, oferă organizațiilor posibilitatea de a crea sisteme pentru schimbul de documente exclusiv electronice, în care un document electronic poate acționa ca un original care nu trebuie să fie duplicat de un hard. copie. Cu toate acestea, pentru astăzi legalitatea EDS este absolută numai pentru fluxul de lucru intern, unde este utilizat în mod activ, deoarece fluxul de lucru intern este reglementat de CEO.

Astfel, principalul motiv pentru prezența unui flux de lucru mixt este faptul că problema aplicării EDS nu a fost încă rezolvată la nivel de stat.

Cu toate acestea, schimbul de documente în formă electronică poate fi utilizat nu în toate, ci doar în unele zone ale organizației.

Documentele electronice devin treptat un element al activității economice companiile rusești... Sunt convenabile, vă permit să nu vă aglomerați biroul cu o grămadă de hârtie, iar companiile pot schimba astfel de documente în câteva secunde. Dar ce este necesar pentru ca un document electronic să aibă forță juridică? Și cum să dovedești forța juridică a unui document electronic în instanță?

Forța juridică a unui document electronic

Legislația rusă actuală recunoaște posibilitatea de a finaliza o tranzacție folosind un document electronic, cu condiția ca astfel de documente să fie semnate cu o semnătură electronică. Normele relevante sunt consacrate în art. 434 Cod Civil RF și în partea 4 a art. unsprezece Lege federala din 27.07.06 Nr. 149-FZ „Cu privire la informare, tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor ”(în continuare - Legea nr. 149-FZ).

În formă electronică, pot fi întocmite nu numai contracte, ci și documente contabile primare și consolidate - cu condiția ca acestea să fie certificate printr-o semnătură electronică (articolul 9 din Legea federală din 21.11.1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate”) . Articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse permite în mod direct întocmirea și emiterea facturilor în formă electronică prin acordul comun al părților la tranzacție și dacă acestea au compatibil mijloace tehnice pentru acceptare și cu condiția ca factura electronică să fie semnată cu o semnătură electronică calificată a conducătorului societății sau a unei persoane împuternicite de acesta1.

Astfel, elementul cheie al oricărui document electronic care confirmă forța sa juridică și confirmă faptul transmiterii de către partea corespunzătoare este semnătura electronică. Prezența lui nu este ultimul fapt iar în timpul proces judiciar, și prin urmare oh reglementare legală semnătura electronică trebuie spusă mai detaliat.

Semnatura electronica

La paragraful 1 al art. 6 din Legea federală din 06.04.2011 nr. 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” (în continuare - Legea nr. 63-FZ) se stabilește că potrivit regula generala informațiile în formă electronică semnate cu semnătură electronică calificată sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu semnătură de mână. O normă similară este stabilită în paragraful 3 al art. 11 din Legea nr.149-FZ. Această cerință este formulată ca norma peremptorie Cu toate acestea, instanțele au dreptul de a recunoaște informațiile și o semnătură simplă, după caz, ceea ce fac adesea în practică.

Aici ajungem la problema tipurilor de semnături electronice legalizate în modern Legislația rusă... Articolul 5 din Legea nr. 63-FZ denumește următoarele tipuri de semnături electronice:

1. Semnătură electronică simplă.

La utilizarea acestuia, faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană este confirmat prin utilizarea de coduri, parole sau alte mijloace.

2. Semnătură electronică îmbunătățită.

Ea trebuie:

1) format ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;

2) să permită identificarea persoanei care a semnat documentul electronic;

3) să permită detectarea faptului de a efectua modificări la un document electronic după momentul semnării acestuia;

4) să fie creat folosind mijloace de semnătură electronică.

3. Semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Semnăturile electronice îmbunătățite sunt clasificate ca calificate și necalificate. Cheia de verificare a semnăturii electronice calificate îmbunătățite trebuie să fie indicată în certificatul calificat.

Informațiile în formă electronică semnate cu o semnătură electronică simplă sau cu o semnătură electronică necalificată sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână. Dacă conform legii sau obiceiului cifra de afaceri a afacerii documentul trebuie să fie certificat cu sigiliu, apoi un document electronic semnat cu o semnătură electronică îmbunătățită este recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură olografă și certificat prin sigiliu. O astfel de regulă este stabilită de părțile 2 și 3 ale art. 6 din Legea nr.63-FZ. Cu alte cuvinte, semnăturile electronice simple și necalificate corespund unui autograf, iar o semnătură sporită corespunde certificării unui document printr-o semnătură și un sigiliu. Astfel, o semnătură necalificată îmbunătățită poate fi recunoscută ca un analog al unei semnături și un analog al unei semnături ștampilate.

Document electronic în instanță

Documente trimise prin E-mail, în conformitate cu clasificarea de mai sus poate fi numit semnat cu o simplă semnătură electronică. Cu toate acestea, instanța poate recunoaște schimbul de astfel de documente ca fiind încheierea corespunzătoare a contractului dacă circumstanțele cazului indică realitatea tranzacției: de exemplu, se efectuează livrarea mărfurilor, ceea ce este confirmat de facturi, borderouri și ordine de plata. În special, această poziție juridică este confirmată de definiția Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 17.10.08 nr. 13675/08.

Un document electronic este prezentat instanței într-o formă tipărită cu un certificat al șefului sau al unui angajat autorizat al organizației care depune acest document la instanță. Acest certificat trebuie să dovedească că copia tipărită pe hârtie se potrivește cu originalul electronic. Dacă documentul este semnat cu o simplă semnătură electronică, atunci cel puțin data și ora formării unui astfel de document electronic și partea care a trimis acest document trebuie să fie clare din tipărirea transmisă. Dacă un document electronic este semnat cu o semnătură întărită, atunci imprimarea trebuie să conțină o marcă specială pe semnătura electronică.

Instanța poate recunoaște un contract încheiat prin e-mail dacă fiecare dintre părți a depus tipări identice ale unui astfel de contract. Totodată, astfel de copii chiar identice pe hârtie, neconfirmate prin alte probe, prin ele însele, nu pot servi drept fapt de confirmare a încheierii contractului. Dar dacă probele nu au fost strânse, iar copiile contractelor depuse de părți conțin conditii diferite? Pentru prevenirea unor astfel de situații în cursul procesului este necesară certificarea acestuia cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită la încheierea unui acord.

O astfel de semnătură va face posibilă certificarea a două puncte fundamentale: în primul rând, că contractul a fost semnat de partea corespunzătoare (întrucât certificatul este personalizat și eliberat cu indicarea poziției semnatarului) și, în al doilea rând, că documentul semnat cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită a rămas neschimbată după semnare.

Partea 1 a art. 4 din Legea federală din 10.01.2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnăturile electronice digitale”, care este încă în vigoare, a stabilit urmatoarele semne, cu respectarea concomitentă a căror semnătură digitală electronică este considerată echivalentă cu una olografă:

1. Certificatul cheie de semnătură este valabil la momentul verificării sau la momentul semnării documentului electronic.

2. A fost confirmată autenticitatea semnăturii electronice din documentul electronic.