Top Gear UK: plánovacie stretnutia sa najlepšie konajú v uvoľnenej atmosfére

Mnohé tímy si precvičujú plánovacie stretnutia, na ktorých manažéri rozdávajú úlohy a načrtávajú všeobecné pracovné taktiky na blízku budúcnosť. Mnoho vládnych agentúr má plánovacie stretnutia v pondelok ráno.

Niektorí považujú plánovanie stretnutí za stratu času, no na druhej strane bez pravidelných diskusií o aktuálnych problémoch určite vznikne množstvo nekoordinovaných akcií. Tu, ako vždy, je dôležitá rovnováha.

Napríklad mnohé vládne agentúry praktizujú plánovacie stretnutia každý týždeň a zhromažďujú tam všetkých zamestnancov. Toto je klasický príklad plytvania časom. Nie každý týždeň sa objavia naliehavé problémy, ktoré sú dôležité pre celý tím. Na takýchto akciách by však mal byť prítomný každý. Aj tých, ktorých sa aktuálna agenda priamo ani nepriamo netýka. Stretnutia a plánovacie stretnutia sa stali klasickými príkladmi strateného času v knihách o riadení času.

AKO MAŤ DOKONALÉHO PLÁNOVAČA?

Nič nie je dokonalé. Nikto nevie, ako správne viesť plánovacie stretnutie. Je tu príliš veľa premenných. Aký druh plánovacieho stretnutia váš tím potrebuje, závisí od toho, koľko ľudí máte a do akej činnosti sa zapájate. Môžem vám len stručne povedať, čo som videl v rôznych organizáciách.

Keď som pracoval v ústave, mal som možnosť pracovať v dvoch štrukturálne členenia. V oboch sa nacvičovali stretnutia s vedúcim. Prebiehali nepravidelne av oboch prípadoch boli dosť produktívne. Podarilo sa nám prediskutovať všetky naliehavé problémy. Tieto plánovacie stretnutia mali len jednu nevýhodu – niekedy (nie vždy) boli nudné, keďže nie všetky otázky sa ma tak či onak týkali.

Pracoval som aj v súkromnej organizácii, kde sa vôbec nekonali plánovacie stretnutia. V každom prípade, pri práci programátora som mal to šťastie, že som sa s režisérom v priebehu asi 2,5 roka porozprával zoči-voči len párkrát. Zvyšok času v práci som sa venoval svojej bezprostrednej práci a diskutoval o výsledkoch práce s manažérom v aktuálnom režime. Pre oči to stačilo.

V inej organizácii som videl denné plánovacie stretnutia, ktoré sa praktizujú každé ráno, bez ohľadu na to, či existuje nejaká aktuálna agenda alebo nie. Na môj vkus sú každodenné plánovacie porady priveľa. Napríklad, ak každé ráno strávia všetci členovia tímu 15 minút plánovacou schôdzou a ďalších 15 minút sa vrátia ku každodenným aktivitám, tak za týždeň bude mať každý zamestnanec 2,5 hodiny strateného času každý týždeň. To je viac ako 5 % z celkového pracovného času. Za mesiac už nazbieram viac ako 10 hodín. Súhlasím - je to viditeľné.

Okrem ranných plánovacích stretnutí som videl aj prax večerných plánovacích stretnutí, ktoré prebiehajú v uvoľnenej atmosfére, keď je už veľa vecí urobených a nikto sa nikam neponáhľa. Mne osobne sa tento formát páči viac ako ranné plánovacie stretnutie.

Čo sa týka týždenných plánovacích stretnutí, tie sú zrejme potrebné. Musíte sa ich však pokúsiť viesť v najkondenzovanejšom formáte. Nenaťahujte diskusie celé hodiny. Najmä ak sa zúčastní plánovacieho stretnutia veľké množstvo z ľudí.

PREČO JE RANNÝ PLÁNOVAČ ZLÝ?

Kým sa ľudia chystajú do práce, kým sa zobudia, uplynie nejaký čas. Potom už len začnú podnikať – a rozptyľuje ich ranná plánovacia porada. Potom po plánovacom stretnutí sa vrátia do práce. A - nedaj bože, po plánovacej porade ich niekto vyruší z práce. Potom o 11:00 budete musieť ísť na obed a po obede sa budete cítiť ospalí. Ráno je najlepší a najproduktívnejší čas. Netrávil by som to na dennom plánovacom stretnutí.

STRETNUTIA NA CHODBE STÁVANIA

Ak je v tíme málo ľudí, tak prečo neorganizovať stretnutia stojace na chodbe. Pri sedavom spôsobe života je to zdravšie a umožňuje vám to cítiť sa oveľa slobodnejšie. Mnoho obchodných koučov odporúča implementovať to do každodennej praxe. Túto myšlienku môžete posunúť ďalej a diskutovať o pracovných problémoch pri jedálenskom stole alebo pri cvičení vo firemnej posilňovni. Myslite na to – robíte dve veci naraz a okrem toho diskutujete o pracovných projektoch v maximálne uvoľnenej atmosfére a môžete sa s kolegami rozprávať otvorenejšie ako v kancelárii.

Dosiahnuť koordinovanú, rýchlu a efektívnu prácu tímu nie je ľahká úloha pre žiadneho manažéra. Úlohou šéfa je vypracovať jednotnú akčnú stratégiu pre každého podriadeného, ​​sledovať jeho prácu a korigovať ju. Ak chcete dosiahnuť plodnú prácu, musíte pochopiť, ako viesť stretnutia, ako správne inštruovať podriadených na určité obdobie.

Plánovacie stretnutie - diskusia a rozdelenie pracovných úloh naplánovaných na určitý čas. Takéto stretnutia možno rozdeliť do niekoľkých typov v závislosti od ich druhu, času a množstva.

Prvý typ zahŕňa reportovacie stretnutia (tieto sú potrebné na to, aby manažment informoval o tom, ako sa vykonávajú pracovné úlohy tento moment), diskusné stretnutia (kde sa prehodnocujú návrhy a prerokúvajú zmeny akčného plánu) a motivačné stretnutia (kde každý dostane svoju vlastnú úlohu v procese riešenia hlavného problému).

Podľa času môžete organizovať denné, týždenné alebo mesačné stretnutia.

Ak vezmeme za základ kvantitatívny faktor, plánovacie stretnutia možno rozdeliť na všeobecné alebo hromadné (na ktorých sú prítomní všetci zamestnanci) a uzavreté (keď sa stretnutie koná). samostatná skupina alebo oddelenie).

Organizovanie plánovacích stretnutí má určité výhody:

  • Udržuje disciplínu a znižuje meškanie.
  • Pomáha jasne a jasne stanoviť úlohy pre tím. Krátkodobý denný plán je oveľa užitočnejší a produktívnejší ako šesťmesačný plán.
  • Označuje skutočný ukazovateľ výkonu. Táto kvalita sa rozširuje, ak na plánovacom stretnutí zamestnanci predložia správy svojim nadriadeným o tom, čo urobili.

Nezabudnite na vysokú motivačnú úlohu stretnutí. Kompetentne viesť poradu znamená mať pozitívny vplyv na náladu zamestnancov, dať im poplatok za plodnú prácu a podnietiť ich k zlepšeniu výkonu. Okrem toho táto vlastnosť pomáha vytvárať pozitívne vzťahy medzi tímom a vedením.

Na druhej strane, organizovanie plánovacích stretnutí má aj svoje negatíva:

  • Dlhé stretnutia uberajú pracovníkom silu a energiu.
  • Náhle, neplánované stretnutia sú zvyčajne neúčinné.

Aby sa predišlo takýmto negatívnym faktorom, stretnutia by sa mali viesť premyslene.

Odborný názor

Na plánovacom stretnutí zamestnanci navrhujú nové nápady na rozvoj podnikania a zvýšenie predaja

Hasmik Gevorgyan,

Generálny riaditeľ a jeden z majiteľov siete obchodov Provocation v Moskve

Všemožne odmeňujeme a podporujeme našich zamestnancov, ktorí majú záujem zvyšovať povedomie o značke. Naši franšízanti sa rozhodli organizovať dvakrát do mesiaca mimoriadne stretnutia, na ktorých zamestnanci vyjadrujú svoje myšlienky a návrhy na rozvoj spoločnosti a zvýšenie predaja. Autori najzaujímavejších projektov a nápadov dostávajú bonus až do výšky 15 % z platu.

Niektoré z našich najlepších návrhov tričiek boli pôvodne vytvorené a navrhnuté zamestnancami. Vďaka našim zamestnancom zviditeľňujeme spoločnosť sponzorovaním kultúrnych podujatí mládeže.

Pozoruhodný príklad: jeden z našich zamestnancov v Tule ponúkol účasť na mestských športových súťažiach a večeroch v kluboch. Kreativita a odhodlanie tohto zamestnanca boli kľúčom k tomu, že sa naša reklama objavila v obľúbených mestských kaviarňach. V konečnom dôsledku sa predaj v meste Tula zdvojnásobil. Zamestnancov príjem sa zvýšil podobne - o niekoľko mesiacov neskôr sa stal riaditeľom obchodu.

3 zložky úspešných plánovacích stretnutí

  1. Informačná zložka. Urobte materiál zaujímavým a užitočným pre tých, ktorí počúvajú. Ak sa nudným informáciám nedá vyhnúť, skúste ich podať nezvyčajným spôsobom. Informácie prezentované na plánovacom stretnutí by mali byť užitočné a vzrušujúce. Ak chcete viesť úspešné stretnutia, je najlepšie nezdieľať nevýrazné a nudné informácie.
  2. Emocionálna zložka. Fascinujúci materiál so zlým dodaním je zlý materiál. Spomeňte si na univerzitu – trávenie času na niektorých hodinách bola nuda, študenti na hodinách doslova spali, zatiaľ čo na iných sa každý chcel dostať k podstate veci a diskutovať.
  3. Vedúci, ktorý vedie stretnutie. Autorita hovoriaceho priamo ovplyvňuje asimiláciu informácií. Ak ste ešte nedosiahli vysoké rétorické schopnosti, pracujte usilovnejšie na bodoch 1 a 2 predtým, ako usporiadate stretnutie.

Ako viesť plánovacie stretnutia bez odporu zamestnancov

Nie je žiadnym tajomstvom, že zamestnanci majú často negatívny postoj k plánovaniu stretnutí. Stojí za to pochopiť dôvody tohto vnímania.

Po prvé Pôvodný vznik takýchto plánovacích stretnutí sa medzi ľuďmi spája s dobou, keď komunikačné prostriedky neumožňovali koordinovať prácu ľudí a bolo potrebné sa osobne stretnúť ako celý tím a celé hodiny prediskutovať dôležité pracovné záležitosti. Pretože neexistujú žiadne iné spôsoby, ako to zistiť alebo diskutovať dôležité body jednoducho neboli žiadne, na stretnutie sa nahromadilo veľa otázok, komentárov a želaní týkajúcich sa práce. Stretnutie preto muselo trvať niekoľko hodín.

Po druhé, mnohých kancelárskych pracovníkov rozčuľuje skutočnosť, že plánovacie stretnutia im zaberajú 1/5 ich celkového pracovného času. Zároveň nie je o čom diskutovať - ​​reč šéfa zvyčajne zaberá polovicu celého stretnutia.

Po tretie, ak budete mať stretnutie každý deň, zamestnanci to čoskoro budú považovať za udalosť „na parádu“. Zamestnanci neposkytnú podrobné a zaujímavé informácie o postupe prác alebo akýchkoľvek zmenách, pretože sa jednoducho nemusia stať v takom krátkom čase. Hlavnými cieľmi každej spoločnosti sú dlhodobé plány, preto by ste nemali brať zamestnancom drahocenný čas na počúvanie „veci sú normálne, pracujeme“. Len v kritických prípadoch, núdzových situáciách a naliehavých úlohách je potrebné organizovať každodenné stretnutia.

Ako správne viesť plánovacie stretnutie výberom vhodného formátu

1. Informačné stretnutie

Takéto plánovacie stretnutie môžete uskutočniť v pondelok, urobiť z neho týždennú akciu pre každé oddelenie vašej spoločnosti, pre každého vedúceho oddelenia. Účelom tohto stretnutia je zistiť, čo sa za posledný týždeň podarilo, čo sa podarilo a čo sa plánuje na tento týždeň. Manažéri dokážu komunikovať dôležité informácie podriadeným a motivovať ich k produktívnej práci. Stretnutie neodkladajte – najlepšie je uskutočniť ho do 30 minút.

2. Rozdelenie úloh

Toto krátke plánovacie stretnutie je najlepšie usporiadať na začiatku dňa. Manažéri rozdávajú pokyny na daný deň a vysvetľujú ich zamestnancom. Ak neexistujú žiadne otázky alebo dôležité informácie, takéto stretnutie nezaberie zamestnancom veľa pracovného času.

3. Plánovacie stretnutie

Takáto plánovacia porada by sa mala uskutočniť po tom, ako boli všetci zamestnanci vopred písomne ​​upozornení resp v elektronickom formáte. Nechajte ich pripraviť sa na tému, stanovte si čas stretnutia a tajomníka stretnutia. Pošlite tiež závery a výsledky zo stretnutia všetkým, ktorí boli prítomní alebo sa očakávalo, že budú na plánovacom stretnutí. Je dôležité poznamenať, že takéto plánovacie stretnutie by sa nemalo konať príliš dlho. Ak sa tomu nedá vyhnúť, určite si dohodnite časové prestávky na odpočinok alebo občerstvenie.

4. Tvorivé plánovacie stretnutie

Ak tentoraz nemáte tímu čo ponúknuť, dobrá možnosť uskutoční plánovacie stretnutie v neštandardnom formáte. Toto môže byť súťaž najlepší nápad alebo brainstorming.

5. Plánovacie stretnutie na riešenie konfliktov

Nezabudnite na ľudský faktor a možné nedorozumenia v tíme.

Správna pozícia šéfa je identifikovať a riešiť takýto problém. Bolo by vhodnejšie ako kedykoľvek predtým usporiadať za týmto účelom stretnutie. Musíte dať každému človeku príležitosť vysvetliť svoj postoj a povedať mu, s čím presne nie je spokojný. Formát takéhoto stretnutia by nemal byť prísny, nechajte ľudí hovoriť alebo argumentovať a zdôvodňovať svoje názory. Keď ste spoločne identifikovali výzvy, musíte ich prekonať. Nemusíte to brať na seba, pomôžu vám personalisti a senior manažéri.

Stretnutie musíte viesť výberom zaujímavej témy pre každého - aby každý chcel hovoriť a vy ste mali možnosť regulovať konverzáciu a korigovať jej smer.

Zhrňte stretnutie, zozbierajte, čo povedali účastníci, a podeľte sa s nimi o výsledky.

Nie je potrebné hneď na začiatku upozorňovať kolegov, že plánovacie stretnutie sa koná kvôli konfliktu, ktorý vznikol. Výnimkou sú mimoriadne stretnutia organizované výlučne na riešenie takýchto situácií.

Ako zvýšiť výhody plánovania stretnutí

Zle organizované plánovacie stretnutia, stretnutia a stretnutia sú absolútne zbytočné a dokonca škodlivé. Pretože sami o sebe nevytvárajú pridanú hodnotu, ale dá sa na nich stráviť obrovské množstvo času.

Zistite si pravidlá pre organizovanie efektívnych plánovacích stretnutí z časopisu Obchodný riaditeľ, ktoré posunú pracovný proces dopredu s minimom stráveného času.

Ako viesť plánovacie stretnutia denne: algoritmus krok za krokom

Krok 1. Stanovte si ciele ranného plánovacieho stretnutia

Každá organizácia musí prezentovať a plánovať výsledky svojej práce. Na základe vašich cieľov musíte vypracovať plán krok za krokom na ich realizáciu.

Vyberte zo zoznamu ciele, ktoré sú vhodné pre vašu firmu:

  • Stanovovanie si cieľov

Hlavným dôvodom konania tímových stretnutí je plánovanie úloh. Denný plán zamestnanca by nemal obsahovať viac ako 3 úlohy a 1 zameranie. V ideálnom prípade si každý zamestnanec sám stanoví úlohy a sústredí sa na deň a nahlási to manažérovi.

Na stanovenie realistických a dosiahnuteľných cieľov použite. Najlepšie je naplánovať si prácu pomocou konkrétnych čísel. Vizualizujte informácie: je lepšie usporiadať udalosť v miestnosti s projektorom alebo tabuľou, na ktorú si zapíšete hlavné úlohy. Označte svoje zameranie dňa fixkou a zdôraznite ho počas rozhovoru.

Najlepšie je nechať každého zamestnanca napísať svoj plán.

  • Spätná väzba od zamestnancov

Zamestnanci, ktorí čelia problému alebo nepochopiteľnej situácii, to veľmi často nenahlásia svojmu šéfovi. Zvyčajne sa o tom diskutuje medzi kolegami a nepovažuje sa to za hodné, aby to bolo oznámené manažmentu. Je potrebné nadviazať neustály kontakt s podriadenými. Zamestnanci by si pri plnení svojich povinností mali zvyknúť povedať svojmu manažérovi, čo ich znepokojuje a znepokojuje.

V tomto prípade musí manažér usporiadať samostatné stretnutia, aby si vypočul každý problém a primerane naň reagoval, aj keď sa domnieva, že situácia nestojí za to. osobitnú pozornosť. Tiež hľadajte koreň problému, nie vinníka. Priraďte konkrétnu osobu zodpovednú za vyriešenie problému a stanovte na to jasný termín.

  • Odovzdávanie skúseností a školenia

Buďte prví, kto hovorí – povedzte svojim kolegom, ako by ste zadanú úlohu vykonali vy sami. Začnite diskusiu, opýtajte sa zamestnancov, ako to či ono funguje lepšie a plodnejšie. Môžete viesť plánovacie stretnutie vo forme hry alebo si vziať obchodný prípad, aby sa do diskusie mohol zapojiť každý.

Môžete viesť školenia: rozprávajte alebo opakujte skripty, typické odpovede, produktové výhody, firemné propagácie a podobne s kolegami. Zapojte do tohto procesu celý tím.

Neopakujte sa, naučte svojich zamestnancov každý deň niečo nové, rozvíjajte ich!

  • Zvýšený tímový duch

Hovorte o spoločnosti ako o úzkom tíme – vo svojom prejave používajte slová „my“, „náš tím“.

Reportujte niečo nové a zaujímavé za posledný deň: čo sa stalo včera, novinky spoločnosti, jej úspechy (aj malé). To, že máte interný e-mailový newsletter, neznamená, že ho čítajú všetci. To najzaujímavejšie a najdôležitejšie sa preto dá povedať opäť na plánovacom stretnutí. Ak informácie nie sú úplne pozitívne, zamestnanci budú mať možnosť prediskutovať akčný plán.

Zapamätajte si dôležité dátumy pre zamestnancov, hovorte o nich (narodeniny samotných zamestnancov, ich rodinných príslušníkov, detí, dôležitá udalosť pre spoločnosť a podobne).

  • Motivácia tímu

Môžete usporiadať stretnutie, aby ste tím nabili pozitivitou na nasledujúci deň. K tomu potrebujete:

  • Pochváľte jedného zo zamestnancov (najlepší v predaji, dobrá kvalita, poďakovanie od klienta, riešenie ťažkej situácie a pod.).
  • Pri zadávaní úloh vysvetlite, ako práca pozitívne ovplyvní celkové ciele firmy. Dajte každému zamestnancovi vedieť, že sú dôležité.
  • Používajte motivačné slová a frázy: „Poďme na to!“, „Ukáž, čo dokážeš!“ a tak ďalej.
  • Ukážte, že veríte každému zamestnancovi, často hovorte frázy ako „Môžeme“, „Uspejeme“, „Som si istý“ atď.

Dôležitým pravidlom pre vedenie efektívnych stretnutí je hovoriť len o pozitívnych veciach, na plánovacej porade nikoho nenapomínať a nenadávať tímu. Ráno by ste mali hovoriť len o pozitívnych veciach!

Využite všetky vyššie spomenuté ciele, no nie všetky musia mať stretnutia naraz.

Krok 2. Vypracujte predpisy

Keď ste si vybrali ciele ranného stretnutia, musíte sa rozhodnúť, ako ich budete vykonávať. Predpisy je možné vytlačiť a zavesiť v kancelárii, kde sa koná plánovacie stretnutie.

Rozhodnite sa, ako dlho mienite mať stretnutie a zapíšte si to do pravidiel. Na efektívne stretnutie stačí pätnásť minút. Okrem toho si urobte konkrétny plán: o čom sa budete na stretnutí rozprávať. K tomu potrebujete:

Plánovacie stretnutie by sa malo viesť pozitívne. Pozdravte tím, ocente jedného zo zamestnancov za vykonanú prácu a úspechy za posledný deň. Na konci stretnutia môžete tímu zablahoželať, zaželať príjemný deň alebo motivovať k produktívnej práci.

Na začiatku plánovacieho stretnutia oznámte, čo sa za posledný deň podarilo. Stanovte si nové úlohy na základe toho, čo ste urobili. Potom môžete vykonať tréning alebo začať s opakovaním.

Získajte reakciu od tímu, komunikujte s nimi na konci stretnutia, aby sa akcia nepredĺžila. Ak je téma na diskusiu príliš ťažká a vyžaduje si viac ako dve minúty, vezmite ju na samostatné stretnutie alebo ju prideľte konkrétnemu zamestnancovi.

Krok 3. Príprava na plánovacie stretnutie

Aby ste plánovacie stretnutie viedli správne a kompetentne, mali by ste sa naň vopred pripraviť. Na ranné stretnutie je lepšie sa pripraviť večer a všetko si určite zapíšte.

Denné ciele by mali byť v súlade s dlhodobejšími cieľmi a mali by brať do úvahy výzvy predchádzajúceho dňa. Pre každú položku si napíšte, o čom budete hovoriť: pozitívne správy, problémy, nedávne udalosti, školenia.

Krok 4. Uskutočnite plánovacie stretnutie

Začnite organizovať stretnutie podľa svojho plánu. Pozdravte tím. Sledujte čas, aby stretnutie netrvalo dlhšie ako 15 minút.

Počas stretnutia sledujte reakcie zamestnancov na každú fázu plánovacieho stretnutia. Takto môžete určiť, čo bolo pre tím zaujímavé a čo nie. Ak zamestnancov niektoré informácie nezaujímajú, zvážte, či ich môžete z plánu odstrániť alebo zmeniť spôsob ich prezentovania.

Môžete pochopiť, ako efektívne ste viedli plánovacie stretnutie, keď sa pozriete na kvalitu práce zamestnancov a úroveň predaja. Ak sa produktivita zvýšila, plánovacie stretnutie bolo zorganizované správne.

Odborný názor

Ako viesť neštandardné ranné plánovacie stretnutie

Dmitrij Grishin,

Predseda predstavenstva a jeden zo zakladateľov skupiny Mail.Ru v Moskve

Organizovanie stretnutí neobvyklého formátu je pre nás bežná vec. Každá z nich trvá menej ako pol hodiny. Plánovacie stretnutia sú otvorené pre každého, zúčastniť sa môžu všetci zamestnanci, nielen tí, ktorí priamo súvisia s témou plánovacieho stretnutia. Hovoríme v stoji, aby sme sa trochu vzdialili od bežného formátu práce na pracovisku.

Nájsť čo najviac kreatívnych nápadov na riešenie vzniknutých problémov, aj tých, ktoré sa zdajú úplne nereálne, je hlavným cieľom, s ktorým sme takéto plánovacie stretnutia začali robiť. Návrhy sú kritizované striktne do bodky, bez emócií, hovoriac len o technickej stránke problému.

Všetko, čo tím navrhne, sa vloží do špeciálnej databázy. Organizovanie podujatí tohto formátu znamená dať zamestnancom príležitosť počuť sa navzájom a nezavesiť sa na bezvýznamný problém. Každý sa cíti byť zapojený do spoločnej veci, dôležitej pre spoločnosť, a to, ako nič iné, dáva podnet k práci.

Ako správne viesť plánovacie stretnutie na oddelení

Každý z nás chápe, koľko toho musia šéfovia oddelení urobiť. Popri bežnej práci sa venujú riešeniu problémov a všeobecná organizácia celé oddelenie. Efektívnosť šéfa závisí od toho, aké metódy a nástroje riadenia používa. Oplatí sa v tomto prípade tráviť čas a organizovať stretnutia?

Všetko závisí od prístupu manažéra k otázke plánovania stretnutí. V jednom prípade šéfovia pristupujú k plánovacím stretnutiam veľmi formálne, aj keď pravidlá spoločnosti stanovujú, že takéto stretnutia sa musia konať. Takýto vodca verí, že hlavnou vecou je viac úsilia, menej stretnutí. Iní vedúci oddelení sa rozhodnú organizovať stretnutia z vlastnej iniciatívy, pretože vedia, aký efektívny je takýto nástroj na zlepšenie kvality práce tímu.

Ak mentor celého oddelenia verí, že stretnutia sa musia konať jednoducho preto, že „musia“, potom by nemal strácať čas plánovaním stretnutí. Akékoľvek akcie organizované len na ukážku majú na prácu len negatívny vplyv. Na základe samotného názvu je plánovacie stretnutie kompetentným plánovaním akcií na dosiahnutie veľkých cieľov spoločnosti.

Na základe Demingovho cyklu je plánovacia porada periodická kontrola (Check) práce tímu s cieľom v prípade potreby zmeniť alebo presmerovať pohyb (Akt).

Ako často organizovať plánovacie stretnutia na oddelení? Denné porady na oddelení sú nevyhnutné len pre nových alebo neskúsených zamestnancov, ktorí si bez neustáleho dozoru a rád od svojich nadriadených nevedia poradiť. Pre súdržnejší a skúsenejší tím je potrebné, aby sa stretnutia konali raz týždenne, v rovnaký deň, približne v rovnakom čase a štruktúre plánovacieho stretnutia. Je to potrebné na účely disciplíny.

Manažér najčastejšie odmieta uskutočniť plánovacie stretnutie, pretože to považuje za stratu času. Interakcia s tímom sa mení na krátky monológ bez spätnej väzby od zamestnancov. S týmto prístupom sa stráca väčšina funkcií, možno okrem informačných a čiastočne disciplinárnych.

Pre každého manažéra je interakcia so skupinou oveľa ťažšia ako interakcia s každým zamestnancom jednotlivo. Riadiť celý tím naraz je zručnosť skúseného a dobrý šéf. Takýto líder vie, ako správne viesť plánovacie stretnutie: rýchlo a k veci, pričom dostáva „návrat“ od skupiny, diskutuje s nimi o nejakom probléme a na základe toho reguluje prácu oddelenia. Najlepšie je nechať si to na polhodinové stretnutie (+- 15 minút). Človek je fyziologicky naprogramovaný práve takýmto časom na najväčšiu koncentráciu pozornosti.

Zavedenie nového podujatia – plánovacieho stretnutia – si vyžiada určitý čas. Často budete musieť usporiadať viac ako jedno stretnutie, aby takýto nástroj fungoval. Ak vedúci oddelenia začne počúvať spätnú väzbu tímu, dostane veľa nových informácií, ktoré doteraz nikto nevyjadril. Teraz sa však naskytla šanca - pýtal sa sám vodca! Bude potrebné určiť jednotlivé roly pre zamestnancov a ich účel v práci celej skupiny, prekonať námietky a vyargumentovať ich pozíciu. najlepšia cesta. Manažéri často nedokončia implementáciu nového nástroja a keďže sú pár krokov od ideálneho výsledku, vrátia sa k menej efektívne riadenie, to znamená viesť rozhovory s každým zamestnancom samostatne.

10 pravidiel pre vedenie rannej porady na obchodnom oddelení

Často sú manažéri predaja dobrí vo svojej hlavnej zodpovednosti za rozhovory s ľuďmi a predaj produktov, no zároveň nie sú vôbec schopní konať podľa plánu, analyzovať vykonanú prácu a pracovať dôsledne. Ak manažér už dostal na tento mesiac veľa objednávok, prestáva aktívne pracovať, menej telefonuje a nevenuje sa pasívnym klientom.

Keď manažér spozoruje takúto tendenciu, môže o tom informovať manažéra na plánovacom stretnutí s tým, že jeho útek z práce bol zaznamenaný a je monitorovaný. Samozrejme, že manažéri budú hľadať výhovorku, aby sa porady nezúčastnili, argumentujúc tým, že sú zaneprázdnení. Stretnutie sa môže uskutočniť na účely administratívneho riadenia, kedy manažér môže ovplyvniť prácu a zlepšiť ju, ak spozoruje pokles alebo núdzový stav.

Ak chcete viesť plánovacie stretnutie čo najefektívnejšie, musíte ich dodržiavať pravidlá:

Pravidlo 1. Frekvencia

Ranné stretnutia by sa mali konať každý deň v rovnakom čase, bez ohľadu na vašu náladu. Časom sa plánovacia porada stane zvykom a bude slúžiť ako signál pre manažérov, aby začali pracovať. Vyskytli sa prípady, keď neprítomnosť porady alebo jej zlá organizácia narušila obvyklú rutinu dňa manažérov a vzala to za hlavu dobrá nálada a chuť pracovať.

Na rannom plánovacom stretnutí sa manažéri musia úplne spamätať, zobudiť sa a pochopiť – je čas začať pracovať!

Pravidlo 2. Disciplína

3 kľúčmi k efektívnemu plánovaciemu stretnutiu sú stretnutia s presnou štruktúrou, konkrétnymi cieľmi a v rovnakom čase. Pri dodržiavaní pravidiel má plánovacia porada pozitívny vplyv na prácu manažérov, odchýlka od nich, naopak, práci škodí.

Stretnutie sa musí konať v rovnakom čase. Zamestnanci musia prísť do kancelárie skôr a nemeškať. Pred schôdzou a počas nej sa musíte pripraviť na prácu, aby ste po jej skončení mohli okamžite začať pracovať. Každý manažér by sa mal vopred pripraviť na plánovaciu poradu, stanoviť si ciele dňa a vypočítať všetky ukazovatele, aby počas porady nezaberal čas celému tímu a nerozptyľoval sa.

Ak sa rozhodnete pre stretnutie založené na hre, vyhraďte si na to približne 45 minút. Je to viac ako na bežné stretnutie, ale je to veľmi efektívne pre prácu tímu a finančnú výkonnosť spoločnosti.

Pravidlo 3. Energia

Ranné stretnutie naladí zamestnancov na celý deň.

Ak usporiadate nudné a nezaujímavé plánovacie stretnutie, práca v ten deň nebude mať žiadny pozitívny efekt. Poskytujte informácie jasne a zaujímavo, nedovoľte tímu odbočiť od témy alebo sa pýtať na veci, ktoré nie sú relevantné všeobecná práca tímov.

Na plánovacej porade by ste sa mali rozprávať len o tom, čo platí pre všetkých zamestnancov. Takáto udalosť je kolektívnym úsilím a nie len časom na posedenie.

Pravidlo 4. Neustále trénujte svojich manažérov

Vždy na konci pracovného dňa sa informujte u manažérov, ako práca prebiehala – aké ťažkosti sa vyskytli, aké námietky klientov sa nedali prekonať. Zhrňte informácie, aby ste časť ranného plánovacieho stretnutia mohli stráviť vyriešením situácie s tímom.

Najprv nech samotný manažér opíše vzniknutý problém. Potom si stručne zopakujte teóriu na danú tému, ako je napríklad sekcia argumentácie. Potom urobte brainstorming počas hry: manažér, ktorý čelí zložitosti, prevezme úlohu klienta a ostatní jeho podriadení ponúkajú možnosti riešenia problému.

Diskusia musí byť vedená tak, aby sa na hľadaní riešenia podieľal každý zamestnanec. Nemusíte si zakaždým vysvetľovať, ako sa vysporiadať s ťažkosťami; nechajte tím sám nájsť cestu von prostredníctvom vzájomnej interakcie.

Tento prístup s každodenným školením umožní manažérom neustále sa zlepšovať a nebáť sa čeliť problémom.

Pravidlo 5. Neustále sledujte, čo sa plánuje

Pravidlo je jasné už z názvu. Ak prestanete sledovať prácu manažérov, neuvidíte efektívnu prácu.

Pravidlo 6. Motivácia tímu

Pri plánovaní porady uveďte nielen celkové výsledky za predchádzajúci deň, ale vyzdvihnite aj manažérov s najlepším a najhorším výkonom. To nebude mať negatívny vplyv na prácu zamestnancov, ale bude to len motivovať pracovať rovnako dobre alebo zlepšiť sa, ak sa včera niečo pokazilo.

Je dôležité všímať si nielen kvantitatívne ukazovatele, ale aj kvalitu práce. Chváľte manažérov, ktorí komunikovali s klientom lepšie ako ostatní. Môžete si vypočuť rozhovory zamestnancov sami alebo kontaktovať oddelenie kontroly kvality a požiadať o správu.

Pravidlo 7. Špecifickosť v plánoch

Pri plánovaní dňa na rannom stretnutí sa manažér musí rozhodnúť, aký predaj uskutoční, s kým sa stretne a akú platbu dostane. Je potrebné si zvyknúť na vedenie akcie tak, aby manažéri tieto údaje poskytovali vždy v konkrétnych číslach a názvoch organizácií. Manažér nech jasne pomenuje firmy, ktorým bude volať a navštevovať, aj keď na dnes nemá naplánované konkrétne ohlasy klientov.

Okrem toho by denný plán mal byť súčasťou mesačného cieľa. Inými slovami, ak je plán predaja na mesiac 500 000 rubľov, potom predajca nemôže plánovať príjem 15 000 za deň, pretože takéto tempo nepovedie k dokončeniu dlhodobej úlohy.

Bezpodmienečne treba bojovať proti námietkam vlastných zamestnancov, ktorí si nechcú nastaviť vysokú latku, odvolávajúc sa na poverčivosť alebo obyčajnú nespokojnosť. Vyškolte zamestnancov, aby si stanovili ambiciózne ciele.

Nezabúdajte, že plán musí byť skutočný a realizovateľný, a nie len vyslovený. Manažér musí pochopiť, že úloha stanovená na tento deň je skutočná a musí sa snažiť ju realizovať.

Pravidlo 8. Skontrolujte pripravenosť celého tímu

Predtým, ako pošlete svojich podriadených na ich miesta, skontrolujte ich pripravenosť. Je to o ako o externých zdrojoch (prezentačné materiály, vizitky, telefónne databázy a pod.), tak o interných, „ľudských“ – či je každý správne naladený, alebo či na niekom treba pracovať zvlášť, aby sme ho motivovali k produktívnym činnostiam .

Pravidlo 9. Silná výzva na akciu na konci stretnutia

Na ukončenie plánovacieho stretnutia vymyslite jasnú motivačnú frázu, ktorá bude slúžiť ako signál na začatie práce – napríklad „Do práce!“, „Vpred!“ atď.

Táto fráza bude slúžiť ako kotva, ktorá ešte viac nabije tím energiou.

Pravidlo 10. Vizualizácia

Ak chcete vykonávať plánovač s väčšou efektívnosťou, je nevyhnutné vytvoriť tabuľu, na ktorej budú pripojené výsledky stretnutia a hodnotenie, aby zamestnanci videli svoje celkové úspechy, svoj ukazovateľ a ako blízko sú k plneniu mesačného plánu.

Ako viesť plánovacie stretnutie každý týždeň

Ak chcete svoje plánovacie stretnutie viesť efektívne, musíte zvážiť dve podmienky. Po prvé, čas určený na stretnutie nie je dlhý, asi pol hodiny. Druhým sú poznámky počas plánovacieho stretnutia. Ciele, ktoré vodcovia vyjadrujú, musia byť zapísané.

Týždenné plánovacie stretnutie pozostáva zo štyroch fáz:

Etapa 1. Oznámenie cieľov spoločnosti

Najlepší spôsob, ako viesť týždenné stretnutie, je začať opakovaním hlavného alebo dlhodobého cieľa spoločnosti. Napríklad „Úspešná spoločnosť s veľkým trhom“. Potom pomenujte úlohu na kratšie obdobie - niečo ako „Zvýšte príjem organizácie za tento rok 3-krát“.

Fáza 2. Vedúci oddelení jeden po druhom povedia, čo robili minulý týždeň dosiahnuť cieľ

Na získanie konkrétnych informácií od manažérov o vykonanej práci je potrebné uskutočniť plánovacie stretnutie. Nemali by ste dovoliť všeobecné frázy alebo neinformatívne reči, ako napríklad „Podarilo sa nám zvýšiť efektivitu oddelenia o 10 %. V takom prípade stojí za to správne sa opýtať, aké opatrenia boli prijaté.

Ak vedúci oddelenia pokračuje v poskytovaní informácií všeobecný, mal by ho vedúci stretnutia prerušiť a priamo sa opýtať, či sú na stretnutí informácie hodné preskúmania. Ak nie, musíte pokračovať v stretnutí a odovzdať slovo inému oddeleniu.

Ak organizujete stretnutia tohto formátu, môžete jasne vidieť výsledky práce každého oddelenia spoločnosti. Navyše sa takto ukáže, ktorý z lídrov tvrdo pracuje v prospech organizácie a kto sa len tvári.

Fáza 3. Pre celú spoločnosť a facilitátora je stanovený cieľ na nasledujúci týždeňdosiahnesúhlas účastníkov na tento účel

Dajte každému manažérovi príležitosť povedať, čo bude jeho oddelenie robiť tento týždeň, ako bude realizovať plán. Zapíšte si plánované úlohy do denníka.

Vedúci oddelení budú mať navyše možnosť vzájomnej interakcie: požiadajte iné oddelenie, aby niečo urobilo, ak je potrebné spoločné úsilie. Po diskusii by sa takéto ciele mali zapísať aj do denníka.

Krok 4: Vedúci stretnutia sa spýta, či sú pripravení tento týždeň skutočne dosiahnuť svoj cieľ a oznámi začiatok.

Táto forma plánovacieho stretnutia pomáha dosiahnuť tie najpozitívnejšie výsledky. Vedúci oddelení začnú tvrdo pracovať a dosahovať vysoké výsledky na svojom oddelení alebo uvoľňujú miesta pre hodnotnejších pracovníkov. Pomocou takýchto stretnutí môžete pochopiť, ktorý z vašich kolegov vynakladá maximálne úsilie a kto sa len tvári.

Odborný názor

Najlepšia možnosť na vedenie týždenných plánovacích stretnutí je viacúrovňová

Vladimír Kiselev,

Generálny riaditeľ, partner spoločnosti JSC "SHERP Company" v Moskve

Týždenné plánovacie stretnutia sú pre každú spoločnosť povinnými podujatiami, na ktorých sa prehodnocujú a diskutujú výsledky práce a stanovujú sa ciele na ďalší týždeň. Najlepšie je organizovať stretnutia na každej úrovni. Najprv vedúci oddelení a CEO a po nich sa konajú plánovacie stretnutia na každom oddelení s jeho priamym nadriadeným. Na sekundárnych stretnutiach môžu manažéri oznámiť aj informácie, ktoré sa týkajú celej spoločnosti a každého zamestnanca.

Je dôležité viesť plánovacie stretnutie nielen v prísnom rámci stanovenej témy, ale dať zamestnancom príležitosť zistiť zaujímavé informácie a prediskutovať pracovné záležitosti. Úloha takýchto stretnutí je veľmi veľká: tím sa tak dozvie o nových cieľoch, zmenách v pláne či iných novinkách. Generálny riaditeľ by mal organizovať stretnutia so zamestnancami, ktorí sa nezúčastňujú týždenných plánovacích stretnutí raz za mesiac alebo štvrťrok.

Ako viesť plánovacie stretnutia pomocou kreatívneho prístupu

1. Vyberte si nezvyčajné miesto

Stretnutia sa môžu konať nielen v kancelárii. Vyhľadávanie pekné miesto vo vašom meste, na nábreží, na pešej zóne alebo v kaviarni. Hlavná vec je, že sa tam rýchlo dostanete z práce a do práce.

Miesto, ktoré sa kolegom bude páčiť: kaviareň, nábrežie, park. Jedinou výhradou je, že miesto by sa malo nachádzať blízko kancelárie, aby sa tam každý mohol rýchlo dostať.

2. Naplánujte si neštandardný čas

Skúste mať stretnutia nie ráno, ale napríklad na obed (len nenechávajte tím bez jedla) alebo 30 minút pred koncom pracovného dňa (zrýchlite tým tempo práce!).

3. Použité materiály

Dávajte písacie potreby nie všetkým účastníkom, ale sadu papiera a pera pre 2-3 osoby. Sami sa tak rozhodnú, kto čo napíše.

4. Pred začiatkom stretnutia odoberte všetkým telefóny.

Dobrým riešením je viesť stretnutie bez rozptyľovania. Spočiatku to spôsobí určité rozpaky a zmätok, ale potom to výrazne zvýši koncentráciu a zapojenie účastníkov do riešenia problémov.

5. Zmeňte formát udalosti

Na spestrenie obvyklého rytmu, keď sú všetci zvyknutí sedieť v zasadacej miestnosti, môžete uskutočniť plánovacie stretnutie cez telefón alebo Skype.

Odborný názor

Môže byť plánovacie stretnutie s cigarami, vodnou fajkou a whisky efektívne?

Nikolaj Novoselov,

riaditeľ spoločnosti ArtNauka, Moskva

Na základe osobná skúsenosť Môžem povedať, že nárast počtu plánovacích stretnutí má negatívny vplyv na produktivitu spoločnosti. Skúsili sme usporiadať „kancelársky pokojný deň“ a boli sme presvedčení, že tento prístup prináša lepšie výsledky ako samotné plánovacie stretnutie. Tento spôsob nám, žiaľ, úplne nevyhovuje, každý týždeň nemôžeme stráviť deň bez stretnutí, keďže pracujeme v priestoroch podujatia.

Zamestnanci by sa viac tešili z účasti na plánovacích stretnutiach, keby mali stretnutia s cigarou a popíjaním whisky. V takejto takmer neformálnej atmosfére môžu kolegovia povedať oveľa viac a úprimne vyjadriť svoj názor. Nebál som sa, že ak sa takéto plánovacie stretnutia budú konať, objaví sa v tíme známosť. Vzťahy medzi zamestnancami sa nezmenili, ľudia sa jednoducho začali cítiť uvoľnenejšie, vyjadrovali svoj názor na situáciu a dávali praktické rady.

Ako viesť plánovacie stretnutia s využitím skúseností úspešných firiem

Kompetentne viesť stretnutia s tímom neznamená vždy organizovať plánovacie stretnutia bežného formátu, keď sa všetci zídu a sadnú si na stoličky. IN moderné spoločnosti, v ktorých sa neštandardné metódy rýchlo udomácňujú, sa čoraz častejšie snažia viesť stretnutia v stoji. Stretnutia „na nohách“ vám pomôžu zbaviť sa prázdnych, naťahovaných rozhovorov a vypočuť si len tie najdôležitejšie informácie.

Atomic Object, spoločnosť zaoberajúca sa vývojom softvéru, sa už dlho rozhodla organizovať stretnutia na nohách. Vďaka tomuto kreatívnemu formátu dosahuje manažment maximálne výsledky: absenciu zbytočných diskusií, jasne položené otázky a správne odpovede. Prax ukazuje, že stretnutia v stoji netrvajú dlhšie ako 7 minút – tím si naplánuje deň, vypočuje si pokyny a okamžite začne pracovať. Ak budete viesť plánovacie stretnutia tohto typu, zamestnanci nebudú mať možnosť relaxovať a budú musieť konať a hovoriť aktívnejšie.

The Wall Street Journal uvádza, že aj počas 1. svetovej vojny bolo zvykom organizovať krátke plánovacie stretnutia, pretože pomalosť bola neprijateľná. Neskôr sa tento formát presunul do biznisu, v ktorom bolo potrebné urýchliť interakciu a výmenu informácií.

Výhody nového formátu stretnutí boli vedecky dokázané. Vedec Výskumník Alain Bluedorn z University of Missouri zistil, že organizovať porady v stoji znamená zabrať zamestnancom menej času, no dosiahnuť, ak nie lepšie, tak absolútne podobné výsledky v porovnaní s bežnými poradami.

Podľa výsledkov prieskumu Verzia Jedna, uskutočnenom v roku 2011, približne 80 % zo 6 000 opýtaných zamestnancov potvrdilo, že je zvykom, že ich spoločnosti majú každý deň krátke plánovacie stretnutia.

Okrem plánovania stretnutí „na nohách“ prišli západné spoločnosti s ďalšími inováciami pre efektívnejšiu prácu.

Napríklad v spoločnosti Facebook sa rozhodli usporiadať krátke plánovacie stretnutia 15 minút pred prestávkou, čím sa na začiatku stanovilo trvanie stretnutia. Zamestnanci tvrdia, že táto metóda prináša dobré výsledky: ľudia hovoria krátko a len na danú tému.

Ak je potrebné bojovať proti disciplíne v spoločnosti, znížiť počet meškaní, je potrebné organizovať krátke porady. Je lepšie nepozývať do diskusie opozdilcov, pretože nepoznajúc niektoré informácie budú zasahovať do stretnutia a zdržiavať čas zbytočnými otázkami.

V spoločnosti Adobesystémy Rozhodli sme sa uskutočniť plánovacie stretnutia a zároveň riešiť meškania. Dokonca stanovili pokuty pre tých, ktorí prídu v nesprávny čas. Čas stratený vinou oneskorencov sa rovnal času, ktorý mohol byť vynaložený na vývoj programov. Takže pokuta za každé meškanie je 1 dolár.

Spoločnosť Steelcase vynašiel vlastnú funkciu – signálom na začiatok stretnutia je skladba Elvisa Presleyho – „A Little Less Conversation“ alebo „Menej chatu“.

Ak zamestnanci organizácie nemajú čas usporiadať nielen pravidelné stretnutie, ale ani krátke stretnutie, môžete stretnutie usporiadať pomocou komunikačných nástrojov. V takýchto prípadoch sa môžete rozhodnúť pre rozhovor alebo e-mail spoločnosti, aby ste sprostredkovali to hlavné potrebné informácie kolegov. Organizovanie stretnutí „na nohách“ je zároveň stále efektívnejšie ako akékoľvek iné plánovacie stretnutia.

Informácie o odborníkoch

Hasmik Gevorgyan, generálny riaditeľ a spolumajiteľ siete obchodov Provokatsiya, Moskva. Provocation-Production LLC. Oblasť činnosti: výroba a predaj odevov a doplnkov s provokatívnymi potlačami. Územie: ústredie – v Moskve; výroba - v Tveri; predajných miest a obchody - vo viac ako 100 mestách Ruska, Bieloruska, Ukrajiny a Kazachstanu. Počet zamestnancov: 55 (v materskej spoločnosti).

Dmitrij Grishin, predseda predstavenstva a spoluzakladateľ skupiny Mail.Ru, Moskva. Dmitrij Grishin stojí na čele predstavenstva od marca 2012. V roku 2005 sa stal jedným zo spoluzakladateľov Mail.Ru Group, kde od novembra 2010 do októbra 2016 pôsobil ako generálny riaditeľ spoločnosti (Rusko). Dmitry pracuje v Mail.Ru od roku 2000; v roku 2001 bol vymenovaný za technického riaditeľa spoločnosti, v rokoch 2003 až 2010 pôsobil ako generálny riaditeľ. Vyštudoval Fakultu robotiky a integrovanej automatizácie Moskovskej štátnej univerzity technická univerzita ich. N. E. Bauman. V roku 2012 založil GrishinRobotics, spoločnosť rizikového kapitálu, ktorá investuje do spotrebiteľskej robotiky po celom svete.

Vladimír Kiselev, generálny riaditeľ, partner spoločnosti JSC "SHERP Company", Moskva. Vladimir Kiselev – generálny riaditeľ a senior partner poradenskej „Spoločnosti SHERP“ od roku 2000. V oblasti personálneho manažmentu pôsobí od roku 1996 a od roku 1998 vedie službu personálneho manažmentu veľkého diverzifikovaného holdingu. CJSC "SHERP Company" existuje od roku 2000 a zaoberá sa formovaním vysoko efektívnych manažérskych tímov a rozvojom podnikania klientov s využitím inovatívnych patentovaných technológií.

Nikolaj Novoselov, riaditeľ spoločnosti ArtNauka, Moskva. IP Novoselová T.A. (ArtNauka). Náplň činnosti: organizovanie výstav, budovanie tímu a prezentácie založené na vedeckých experimentoch. Územie: ústredie v Moskve, osem zastúpení v Rusku. Počet zamestnancov: 10. Počet predstavení za rok: 340.

Teraz si poďme vymenovať kroky potrebné na uskutočnenie kvalitného plánovacieho stretnutia.
Pred plánovacím stretnutím vedúci určí osobu (sekretárku), ktorá zaznamená plány účastníkov. A prináša mu aktuálne informácie, dáva mu tento článok na prečítanie, aby sekretárka pochopila všetky nuansy vedenia plánovacích stretnutí. Ostatní účastníci plánovacieho stretnutia NEMUSIA čítať tento článok. Tajomník vytvorí tabuľku, do ktorej zapíše všetkých účastníkov plánovacieho stretnutia:
číslo, fotografia, priezvisko, meno, tel., e-mail, pozícia, úloha na budúci týždeň a termíny, úloha na minulý týždeň, poznámky: poznámky k účasti na plánovacej schôdzi, splnenie úloh z minulého týždňa atď.

Sekretárka by mala plánovacie stretnutie nahrať zvukovo a rozhovor po stretnutí prepísať, aby zachytil všetko, čo ľudia naplánovali, aby potom tieto informácie poslal tým, ktorí by mali túto činnosť vykonávať.

Potom na plánovacom stretnutí vedúci oznámi začiatok plánovacieho stretnutia, privíta zhromaždených, predstaví účastníkov navzájom (ak sú noví účastníci plánovacieho stretnutia) a povie dlhodobé a krátkodobé ciele spoločnosti. , na obdobie do najbližšieho plánovacieho stretnutia:

Začnime plánovacie stretnutie. Vítam všetkých! Naše globálne ciele: stať sa číslom 1 v našom odvetví, preto potrebujeme, aby naše štatistiky vývoja boli vyššie ako štatistiky našich konkurentov. Naším cieľom do konca roka je otvoriť ďalších 200 reštaurácií. Naším cieľom na tento týždeň je predať 30 franšíz. Teraz vám predstavím našu sekretárku: Toto je Anna Ivanova. Toto je veľmi užitočná osoba za nás všetkých zaznamená veci, ktoré plánujeme urobiť na plánovacej schôdzke, aby sme na ne nezabudli a pošle nám to e-mailom prepis plánovacieho stretnutia. Anna, toto je Vladimír Petrov, vedúci oddelenia nákupu. Toto je Julia Sidorová, vedúca oddelenia ľudských zdrojov. Toto je Marya Ivanovna, hlavná účtovníčka. Atď.

Potom vedúci upozorní, že počas prejavu je potrebné na prepis povedať Priezvisko, Meno a pozícia, aby ostatní pri čítaní pochopili, kto hovoril.
- Počas plánovacej schôdze, aby sme si potom mohli pohodlne prečítať prepis, ktorý nám Anna pošle, vás pred prevzatím slova žiadam, aby ste povedali svoje priezvisko a meno a uviedli svoju funkciu.

A potom sledovať dodržiavanie tohto pravidla. Niekto napríklad povie:
- Nemyslím si, že to dokážeme.
Vedúci ho preruší a láskavo hovorí:
- Predstavte sa a pomenujte svoju pozíciu.
- Vedúci oddelenia obstarávania Vladimír Petrov. No, myslím si, že tento týždeň to nebudeme môcť kúpiť, pretože musíme vyhlásiť tender, ktorý bude trvať 2 týždne.

V tomto čase by sekretárka mala myslieť v prítomnom čase, mala by byť schopná sústrediť pozornosť na to, čo sa deje, pamätať si a robiť si poznámky, kto hovorí tú alebo onú frázu, napríklad ak manažér zabudol požiadať, aby sa predstavil. A potom rekonštruuje údaje pomocou zvuku, urobí prepis a pošle ho účastníkom. Vymedzuje, čo by mal každý robiť, a rozosiela osobné úlohy. Potom zavolá ľuďom a pripomenie im, že e-mailom poslala úlohy na splnenie a uistí sa, že jej list bol doručený.

Potom vedúci postupne udelí slovo každému účastníkovi plánovacieho stretnutia, aby každý vyjadril, ČO PRESNE sa urobilo od posledného plánovacieho stretnutia, aké konkrétne výsledky sa dosiahli, a nie to, čo urobil, alebo prečo sa niečo nepodarilo. cvičiť pre neho. Vedúci pozorne sleduje, aby účastníci nezahmlievali konkrétne výsledky svojich aktivít. Napríklad Vladimir Petrov hovorí:
- Dokumentáciu do tendra som pripravil tento týždeň.
vedúci:
- čo presne sa urobilo?
- Pre uchádzača som pripravil 25-bodové požiadavky a dohodol som sa s finančným oddelením na sume, za ktorú by sa nám oplatilo toto zariadenie zakúpiť. Atď…

Vedúci sa potom opýta rečníka, čo plánuje celkovo urobiť a čo plánuje urobiť pred ďalším stretnutím. Pýta sa na načasovanie každej úlohy a na to, čo potrebuje na úspešné splnenie úlohy. Vedúci plánovacieho stretnutia tiež zabezpečuje, aby plány účastníkov korešpondovali spoločný cieľ. Pred prejavom si môžete pripraviť tabuľku s ôsmimi stĺpcami, do ktorej vedúci vloží značky v tvare „+“ a „-“: Priezvisko Meno, prítomnosť na plánovacom stretnutí, dlhodobý plán, termín splnenia, týždenný plán, termín splnenia, súlad s celkovým cieľom, poznámky (na poznámku, čo podriadený potrebuje na splnenie úlohy a ďalšie poznámky)
vedúci:
- Vladimír, povedz nám o svojich aktuálnych úlohách a plánoch.
- Vyhlásim tender na nákup potrebného vybavenia o 10-20% lacnejšie.
- Ako dlho vám bude trvať uskutočnenie tohto výberového konania?
- Vypísanie výberového konania mi zaberie 2 týždne.
- Dobre, čo plánuješ urobiť tento týždeň pred ďalším plánovacím stretnutím?
- Potrebujem zaslať firmám dodávajúcim zariadenia požiadavky na účasť vo výberovom konaní.
- Koľkým spoločnostiam plánujete zaslať tieto požiadavky?
- Myslím, že je tu 10 spoločností.
- Dobre. Máš ešte čo dodať, chystáš sa ešte niečo tento týždeň? (alebo sa obmedzte na slová: „To je všetko?“, „Skončili ste?“, „Chcete ešte niečo dodať?“)

Potom vedúci poďakuje predchádzajúcemu účastníkovi a odovzdá slovo ďalšiemu. A koná podľa rovnakej schémy, s jediným cieľom vytiahnuť z ľudí ŠPECIFICITA.
Čo robili minulý týždeň?
Čo konkrétne plánujú v priebehu budúceho týždňa?
Potrebujeme konkrétne ČÍSLA a TERMÍNY, aby sme na najbližšom plánovacom stretnutí jasne videli, či daný človek splnil úlohu, ktorú si stanovil.
A v prípade nesúladu za žiadnych okolností nepočúvajte výhovorky, stačí sa opýtať:
- Anna, čo plánovalo oddelenie obstarávania urobiť tento týždeň?
- Zaslať desiatim firmám požiadavky na účasť v tendri.
- Vyrobené?
- Nie.
- Ako dlho ti bude trvať, kým to dokončíš?
- Ďalší týždeň.
- Dobre.

A ak človek vrhá „tieň na plot“, vyhýba sa, nepovie podrobne, čo urobil minulý týždeň, nedáme mu príležitosť vyjadriť plány na ďalší týždeň, pretože ešte nesplnil to, čo si stanovil. Líder pre seba tento týždeň jednoducho hovorí:
- To je jasné. Úlohy plánované útvarom obstarávania neboli splnené. Nestrácajme čas a prejdime k HR službe. Dávam slovo Júlii Sidorovej.
- Julia Sidorova, vedúca oddelenia ľudských zdrojov. Tento týždeň sme vyspovedali 150 kandidátov na pozíciu obchodných manažérov, 15 z nich nastúpilo do skúšobnej doby, ...

Takto sa vedie plánovacia porada a sleduje sa plnenie úloh.

K čomu vedie nedostatok konzistentnosti pri vedení plánovacích stretnutí?
Ľudia sú skľúčení, pochopia, že nič nezmôžu a vedia si „pokecať“ a ich nečinnosť nikto neodhalí.

Preto je našou úlohou, aby všetci účastníci plánovacieho stretnutia jasne videli tých, ktorí konajú, a jasne videli tých, ktorí sú neaktívni. A nečinní zamestnanci sa stanú veľmi nepríjemnými a buď sa opravia a zapoja sa do práce, alebo sami opustia tím, pretože ľudia nemôžu byť na mieste, kde sa necítia dobre, a môžu sa cítiť pohodlne len vtedy, ak buď dávajú výsledky. , alebo môžu zakryť ich neúčinnosť. Preto je potrebné neustále upozorňovať na výsledky alebo ich nedostatok.
Odmeňujte zamestnancov za výsledky, za dobré štatistiky, ale nie za slová. Verejne povzbudzujte ľudí – posilnite oddaných, LOJÁLNYCH zamestnancov, rozvíjajte ich, školte ich a dávajte im väčšiu autoritu. Nájdite produktívnejších ľudí a urobte svojich ľudí produktívnejšími. Udržujte emocionálne pozadie v tíme na pozitívnej úrovni a produktivita sa výrazne zvyšuje.

Ako zorganizovať a viesť ranné päťminútové stretnutie (operačné stretnutie). Pravidlá, tipy, odporúčania. (10+)

Tipy na vedenie situačnej porady

Operatívna porada môže byť veľmi efektívnym manažérskym nástrojom alebo sa môže zmeniť na výkonnú časovú záchytku, ktorá výrazne znižuje efektivitu práce. Ako sa uistiť, že päťminútová RAM prináša úžitok a neubližuje?

Plánovanie cieľov

Ako často by sa malo organizovať plánovacie stretnutie? Záleží na tom, prečo to robíme. Ako rýchlo sa situácia mení, ako často je potrebné kontrolovať, či sa plní pracovný plán a upravovať ho.

Dôležité! Na operatívnej porade nie je možné prijať žiadne zodpovedné rozhodnutie, ktoré by si vyžadovalo rozpracovanie a diskusiu. Takéto rozhodnutia sa prijímajú na podrobnejších stretnutiach. Ich implementácia je popísaná vo vyššie uvedenom článku. Plánovacie stretnutie je potrebné na:

  • alebo sa uistite, že všetko ide podľa plánu,
  • alebo pochopiť, že existujú menšie odchýlky, ktoré je možné vyriešiť v aktuálnom poradí prostredníctvom poradenstva alebo nejakej pomoci tým, ktorí zaostávajú,
  • alebo stanoviť, že sú potrebné serióznejšie úpravy alebo nové konštrukčné riešenia, vymenovať osoby zodpovedné za preštudovanie problému, prípravu a usporiadanie rozsiahleho stretnutia o tomto probléme.

Plán, prevádzkový poriadok

Na základe vyššie uvedeného môžeme sformulovať základné pravidlá:

Pracovný plán. Musí existovať podrobný plán práce. Tento plán by mal byť taký podrobný ako päťminútové stretnutie. Ak napríklad robíme operatívnu poradu každý deň, plán by mal byť podrobný každý deň, aspoň niekoľko týždňov vopred. V opačnom prípade jednoducho na plánovacom stretnutí nebude o čom diskutovať. Je zbytočné počúvať správu zamestnanca o vykonanej práci počas dňa, ak nie je známe, čo mal v daný deň urobiť.

nariadenia. Na správu každého účastníka by sa malo vyhradiť minimálne množstvo času. Zvyčajne je pridelených asi päť minút, ale vystačíte si s kratším časom. Môžu nastať špeciálne prípady, keď napríklad zamestnanec hlási novinky. Treba mu dať čas na základe objemu správ. Na diskusiu je vyčlenený rovnaký čas ako na správu. Počas diskusie môžete položiť objasňujúce otázky, poskytnúť krátke rady a dohodnúť sa na tom, čo musí zamestnanec urobiť pred ďalším plánovacím stretnutím. Ak nie je možné problém prediskutovať v čase vyhradenom na operatívnej porade, musíte si to naplánovať až po nej, za účasti iba tých zamestnancov, ktorých sa problém týka. To vám umožní nerozptyľovať a nestrácať čas ostatných, ktorí s daným problémom nemajú nič spoločné.

Protokol. Všetky prijaté rozhodnutia musia byť zaznamenané v zápisnici. Potom na ďalšom plánovacom stretnutí jednoducho zoberieme zápisnicu z predchádzajúceho a skontrolujeme, či všetci účastníci urobili to, čo bolo naplánované na predchádzajúcom stretnutí. Ak zamestnanec nemohol dokončiť úlohu, musíte sa rozhodnúť, ako tomuto zamestnancovi pomôcť. Je hlúpe očakávať, že bez dokončenia úlohy v prvom týždni to urobí v ďalšom. Je potrebné zistiť, aké ťažkosti zamestnanec prestal a ako možno tieto ťažkosti spoločným úsilím prekonať.

Je užitočná prevádzková porada?

Správne organizované päťminútové stretnutia vám umožnia:

  • Všetci zamestnanci by mali byť informovaní o postupe práce.
  • Každý zamestnanec má jasnú predstavu o tom, čo musí práve teraz urobiť.
  • Rýchlo diagnostikujte, keď sa zamestnanec stretne s ťažkosťami, okamžite mu pomôžte, poraďte a zatlačte.

Príklad protokolu o stretnutí

Zápisnicu si uchovávam v tabuľke. V prvom vertikálnom stĺpci uvádzam všetkých účastníkov plánovacieho stretnutia. Prvý riadok obsahuje dátumy. Pre každý dátum sú dva stĺpce. Prvý sa vyplní na plánovacom stretnutí v tento deň a druhý na nasledujúcom plánovacom stretnutí na základe výsledkov z minulého týždňa súčasne s vyplnením plánov na nasledujúci týždeň. Prvý stĺpec je možné zmraziť a zvyšok postupne posúvať doľava, aby ste videli len minulý a aktuálny dátum. A v prípade potreby si môžete pozrieť aj predchádzajúce termíny.

15.07.13 22.07.13
Cvičenie Výsledok Cvičenie Výsledok
Vedúci oddelenia podpory Reagujte na otázky zákazníkov o dodacej lehote Nová verzia Pripravte si s klientom zoznam nevyriešených implementačných problémov 1 Podpíšte s klientom zákon 2 Termíny sú určené, informácie boli poskytnuté klientom Bol pripravený zoznam problémov a odovzdaný vývojovému oddeleniu Zákon nie je podpísaný, sú pripomienky Sledujte prácu na príprave novej verzie. Spolu s vývojovým oddelením prepracujte pripomienky klienta 2
Vedúci oddelenia vývoja Pripravte nový modul na zobrazenie Vykonajte zmeny v mechanizme účtovníctva Opravte chybu vo formulári výkazov Nový modul nie je pripravený, boli zistené chyby Boli vykonané zmeny v mechanizme účtovníctva, bol zmenený formulár hlásenia. Spolu s oddelením podpory vypracujte zoznam problémov pre klienta 1 Spolu s oddelením podpory vypracujte pripomienky klienta 2 Spolu s oddelením predaja pripravte modul na ukážku
Vedúci obchodného oddelenia Pripraviť a poslať návrhy na dodávku nového modulu 10 klientom Predviesť nový modul klientom 3 a 4 Komerčné ponuky sú pripravené a zaslané, demonštrácia sa neuskutočnila z dôvodu nedostupnosti nového modulu. Odoslať komerčné ponuky 10 ďalších klientov. Monitorujte prípravu nového modulu na demonštráciu
Vedúci metodického oddelenia Pripravte si prehľad zmien v legislatíve Recenzia pripravená Spracujte požiadavku od klienta 1, aby ste sa uistili, že je v súlade s prijatou metodikou

Planerka je odvodenina z anglického plánu, krátka pracovné stretnutie, venovaný napredovaniu plánovaného plánu. Všetky plánovacie stretnutia možno podľa typológie rozdeliť do kategórií podľa troch kritérií – špecifické, dočasné a kvantitatívne.

Podľa konkrétneho kritéria sa všetky plánovacie stretnutia delia na reportovacie (krátke stretnutia, na ktorých manažéri informujú o postupe príslušných úloh), diskusie (brífingy na tému možných zmien vo zvolenej ceste k dosiahnutiu konkrétneho cieľa) a motivačné. (stretnutia, na ktorých sa rozdeľujú úlohy a definujú sa role v procese práce na otázke alebo úlohe).

Podľa časového kritéria môže byť plánovacie stretnutie denný, týždenný, mesačný proces.

Podľa kvantitatívneho kritéria môže byť plánovacie stretnutie hromadné (pre všetkých zamestnancov) alebo uzavreté (pre samostatnú iniciatívnu skupinu, manažérov, predstavenstvo spoločnosti).

Prečo organizovať plánovacie stretnutie?

Ak tento proces zorganizujete ako dobrú tradíciu pred začiatkom pracovného dňa, pomôže to disciplinovať tím (znížiť počet ranných meškaní), jasnejšie načrtnúť ciele a zámery pre zamestnancov (koniec koncov, ako viete, racionálny plán dňa je oveľa efektívnejší ako plán na šesť mesiacov), umožní jasnejšie vidieť skutočné výsledky práce (ak sa hlásenie tímu vedúcemu a vedúceho tímu stanú povinnými prvkami plánovacie stretnutie). Okrem vyššie spomenutých výhod môže dobre vedené ranné stretnutie povzbudiť zamestnancov, zvýšiť produktivitu a motivovať ich k efektívnej práci počas celého dňa. Tento psychologický aspekt určite zohráva úlohu dôležitá úloha pri zakladaní pozitívne vzťahy medzi zamestnancom a zamestnávateľom a tiež podporuje tímovú jednotu.

Prečo mnohí ľudia považujú plánovanie stretnutí za prežitok z minulosti?

Po prvé, väčšina ľudí pripisuje samotný vznik tohto procesu časom, keď nikdy nepočuli o telefóne a netušili, čo je internet a multimediálne technológie. Ukazuje sa, že jediná cesta stretnúť sa osobne a prediskutovať dôležité pracovné záležitosti boli presne tie plánovacie stretnutia. Pre nedostatok operatívnych komunikačných prostriedkov sa nahromadilo množstvo otázok a takáto akcia zabrala veľa času (v priemere tri až štyri hodiny). Jeden slávny americký ekonóm raz pri tejto príležitosti poznamenal: „Ak sa vo vašej spoločnosti konajú plánovacie stretnutia, ste na správnej ceste. Zostáva len vyhodiť všetkých, ktorí tam idú, a nechať všetkých, ktorí v tomto čase pracujú.“

Po druhé, väčšina kancelárskych pracovníkov má negatívny postoj k plánovaniu stretnutí práve preto, že sa tomu venuje približne 20 % času a ako mnohí z nich poznamenávajú, šéfova reč trvá v priemere polovicu času, ktorý je na tento proces vyčlenený.

Po tretie, ak sa plánovacie stretnutia v spoločnosti konajú každý deň, čoskoro sa to určite zmení na určitý druh formality. Koniec koncov, väčšina úloh predstavovala úspešný podnikateľ, sú dlhodobé a denná správa v dvoch vetách bude znieť takto: „Všetko je v poriadku, pracujeme na tom.“ Potreba denného plánovacieho stretnutia zvyčajne vzniká v momente, keď podnik začína realizovať novú strategickú úlohu v kriticky krátkom časovom horizonte, alebo počas krízy. V takýchto chvíľach je naozaj potrebné neustále sledovať situáciu a sledovať najmenšie zmeny.

nariadenia

Každé stretnutie, aj to najkratšie, by malo mať svoje pravidlá. Tak či onak pomáha riešiť naliehavé problémy oveľa produktívnejšie, vďaka čomu je proces dynamickejší a efektívnejší. Dobrým zvykom je rozposlať zamestnancom predpisy už večer, aby si mohli premyslieť všetky nastolené problémy a prísť s konštruktívnym, zmysluplným návrhom. Okrem iného stojí za zváženie, že do ranného stretnutia musí mať každý zamestnanec v ruke kópiu predpisov. Je dôležité prideliť zodpovednosť konkrétnej osobe, ktorá bude sledovať čas (ak rečník prekročí časový limit popísaný v pravidlách, oneskorí to priebeh stretnutia a v dôsledku toho negatívne ovplyvní náladu v tíme) .

Konať či nekonať? To je otázka

Plánovacie stretnutie je, samozrejme, dôležitým procesom, aspoň v kontexte včasného stanovenia cieľov a motivácie zamestnancov, ale nastal čas prekročiť bežné chápanie tohto pojmu. Možno nie je také dôležité zhromaždiť celý tím každý deň v dusnej kancelárii, ale ovládať konferenčnú technológiu na Skype. Je tiež dôležité vziať do úvahy aspekt, že konštruktívne plánovacie stretnutie by nemalo trvať dlhšie ako 15-20 minút. Podávanie správ o činnosti každého oddelenia môže byť prijaté a prediskutované s manažérmi počas dňa a dopoludňajší čas môže byť venovaný výlučne zosúladeniu síl, určovaniu úloh a priorít.

V každom prípade si každý podnikateľ vyberá svoj vlastný koncept riadenia, aby ste však trochu dôkladnejšie pochopili, či sú pre vašich zamestnancov potrebné krátke stretnutia, stojí za to zvážiť klady a zápory:

Disciplinuje tím;

Možnosť rannej motivácie zamestnancov;

Jasné stanovenie cieľov a zámerov;

Príležitosť byť kreatívny a viesť plánovacie stretnutia v nekonvenčnom štýle;

Zdĺhavé plánovacie stretnutia unavujú a znižujú produktivitu zamestnancov;

Neregulované stretnutia sú zvyčajne neúčinné.