Hoe de professionele kwaliteiten te bepalen die nodig zijn voor elke taak. Hoe u kunt multitasken terwijl u energie bespaart voor uw persoonlijke leven

Ben je er nog steeds van overtuigd dat de sleutel tot succes het vermogen om te multitasken is? Het is tijd om deze illusie te verdrijven. Wetenschappers uit Oxford hebben de reacties van de hersenen bestudeerd en bewezen dat multitasking alleen maar schadelijk is. Als we meerdere dingen tegelijk proberen te doen, putten we onszelf uit. Het vermogen om de aandacht te concentreren lijdt, vermoeidheid neemt toe en, het meest onaangename, de hersenen worden vernietigd. De redactie van de site heeft interessante informatie verzameld over de gevaren van multitasking en de kenmerken van monotasking (single-tasking).

Mythes over multitasking verdrijven

Als je om je heen kijkt, lijkt het alsof we in de wereld van supermensen leven. Mensen kijken films, praten aan de telefoon, checken e-mails en hebben tijd om vanuit hun ooghoeken naar de feeds van sociale media te kijken. Per tijdseenheid worden meerdere taken uitgevoerd. Maar dit is een illusie. Als we meerdere dingen tegelijk doen, verliezen we onze concentratie, dus we doen niets echt goed.

Door de onmetelijkheid te omarmen, verwerven we slechte gewoontes die de productiviteit negatief beïnvloeden. We veroorzaken zelf verhoogde angst, stress en neurose. Het probleem is dat het menselijk brein oorspronkelijk niet is aangepast om in multitasking-modus te werken. Wetenschappers hebben dit experimenteel bewezen.

Tot voor kort werd aangenomen dat jonge mensen die opgroeien in omstandigheden van multitasking informatie beter waarnemen. Dit komt door het feit dat kinderen leren, communiceren en dingen doen zonder hun koptelefoon uit te doen en tegelijkertijd op sociale netwerken rondhangen. Het is niet zo eenvoudig. Wetenschappers onderzochten de capaciteiten van twee leeftijdsgroepen: 18-21 jaar en 35-39 jaar.

Het bleek dat als er maar één taak is, jongeren er echt 10% sneller mee omgaan. volwassen mensen. Maar dit voordeel gaat verloren zodra de proefpersonen multitasken. Bovendien daalt de snelheid waarmee dingen worden gedaan, ongeacht de complexiteit van de taken. Het blijkt dat je het werk maar op één manier snel en efficiënt kunt doen - zonder door iets anders afgeleid te worden.

4 redenen om niet meerdere dingen tegelijk te doen

Gelijktijdige uitvoering van taken is een mythe. In feite moeten de hersenen constant van het ene naar het andere overschakelen. Zolang een persoon alert en actief is, is dit vrij eenvoudig. Maar elke keer moet je meer en meer moeite doen om de concentratie niet te verliezen. De vergoeding hiervoor is te hoog.

1. Een significante daling van de werksnelheid

Het wisselen van aandacht heeft een catastrofale invloed op de uitvoering van taken. Uit onderzoek bleek dat kantoormedewerkers tot wel 28% van hun tijd besteden aan het herstellen van de concentratie. Dit betekent dat één telefoontje, bericht of zelfs het indrukken van een extra knop voldoende is om de duur van een taak met een derde te verlengen.

Het blijkt dat het werk veel sneller gaat als je de tijd goed plant en de dingen één voor één doet. Tegelijkertijd blijft de kwaliteit hoog.

2. Verminderde hersenactiviteit is een slag voor creativiteit

Als we zijn aan het praten over analisten en mensen creatieve beroepen, dan kunnen ze absoluut niet werken in multitasking-modus. Dit vermindert de hersenactiviteit in het algemeen. Bovendien worden de gedachten en ideeën die opkomen meteen vergeten zodra een persoon de aandacht verlegt. Creativiteit daalt, er ontstaat een creatieve crisis en alles eindigt met een krachtige klap voor het zelfrespect.

3. Kwaliteit van het werk en eenvoudige genoegens staan ​​op het spel

De afname van de snelheid van verschillende werkzaamheden die tegelijkertijd worden uitgevoerd, is duidelijk. Maar is het zo belangrijk als het gaat om eenvoudige huishoudelijke activiteiten? Het blijkt ook belangrijk te zijn. Als je leest, op een boterham kauwt en tegelijkertijd thee drinkt, zul je niet genieten van het boek, het eten of het drinken. Alleen een gevoel van ontevredenheid blijft. Door meerdere dingen tegelijk te doen, doe je eigenlijk niets en ontneem je jezelf de simpele geneugten van het leven.

4. Chronische vermoeidheid, stress en neurotische aandoeningen

Als je je zorgen maakt over het doen van meerdere dingen, is je algemeen niveau spanning. U raakt dus zelf gewend aan overmatige nervositeit. Begonnen maar niet voltooide taken zijn een krachtige stressfactor. Het lichaam reageert met een afname van de activiteit. Er stapelen zich meer achterstanden op, de angst neemt toe en de productiviteit daalt. Het is een vicieuze cirkel van multitasking.

Tips voor monotasking - eenvoudige en effectieve single-tasking

Schrijf het op. Schriftelijk plannen. Als de taak eenmaal op papier staat, kun je er niet meer aan denken.

Stel je prioriteiten. Doe de dingen in volgorde van urgentie en belangrijkheid.

Denk aan tijd. Wijs precies zoveel tijd toe aan elk onderdeel van het plan als nodig is om het uit te voeren.

Rest. Plan niet alleen taken, maar ook pauzes ertussen.

Controleer uw e-mail op een schema. Dit geldt ook voor feeds van sociale media, telefonische berichten.

Zet indien mogelijk uw telefoon en alle audiowaarschuwingen uit terwijl u werkt. Onthoud dat elke oproep de duur van de taak met een derde verlengt. Het kost je minstens 15 minuten om je focus weer te hervinden. Het is beter om de taak uit te voeren en vervolgens de telefoon te controleren, te mailen en belangrijke berichten te beantwoorden.

Multitasken is een vereiste van vandaag. We moeten alles op tijd doen, kwalitatief, veel en op tijd. Iemand leeft gemakkelijk in deze modus, terwijl iemand zijn werk helemaal niet effectief kan opbouwen.

Natuurlijk schrijven we multitasking meer toe aan werkzaken. Daarom wil ik er een paar analyseren praktisch advies om je te helpen beter en sterker te worden.

1. Multitasken is niet cool. Cool - als je zaken doet, begin je met een zeer hoge kwaliteit. Dan neem je een andere taak op je en doe je het opnieuw. Maak af waar je ook aan begint. Beantwoord de oproep - wees 100% betrokken bij de dialoog. Lees de brief in de mail - geef een antwoord. En dat geldt ook voor elk bedrijf, ook al is het onbeduidend.
2. Plan je dag, week, maand, etc. Schrijf alle taken op die gedaan moeten worden. Rangschik ze vervolgens op belangrijkheid en snelheid van uitvoering. Doe daarom in de eerste plaats die dingen die snel en gemakkelijk kunnen worden voltooid. U zult zien dat de lijst met taken een stuk eenvoudiger is geworden. Maar ze blijven erin uitdagende taken- deel ze op in delen, zodat je elke dag een beetje kunt bewegen om een ​​grote en complexe taak te voltooien.
3. Stel zelf herinneringen in op je telefoon of computer. Als je je realiseert dat je agenda vol is, of je vergeet veel dingen, maak dan gerust herinneringen voor jezelf. Zo werk je beter en ben je productiever.

Het komt vaak voor dat je veel hebt gedaan, maar eigenlijk niets hebt afgemaakt. Dit komt door het feit dat je door veel dingen tegelijkertijd werd afgeleid, dat wil zeggen dat je je niet concentreerde en de taak niet kwalitatief benaderde. Of ze hebben de uitvoering van een taak niet geoptimaliseerd, ze hebben bijvoorbeeld te lang vergaderd of een nieuwe taak aangenomen, hoewel je begrijpt dat je niet veel tijd hebt om veel op tijd te doen. Het is erg belangrijk om uw echte werk te evalueren, de rantsoenering van uw dag (tijdwaarneming) zal hierbij helpen. Probeer een paar dagen om je hele dag op te schrijven, van de eerste tot de laatste minuut. U kunt uw eigen inefficiëntie beoordelen.

Over het algemeen is het enorme probleem van de mensheid dat niemand de tijd van anderen waardeert. Dit uit zich op vele manieren. Een voorbeeld van hoe dit tot uiting komt in het werk:

U schreef een brief en gaf aan dat u wacht op een reactie van de geadresseerde, maar hij antwoordt op zijn beurt niet. U kunt de taak echter niet vrijgeven omdat u nog niet bent beantwoord. Je schrijft nog een keer, belt en vraagt ​​om een ​​antwoord, je hebt duidelijk veel tijd verloren.

Uw manager/collega organiseerde een bijeenkomst van twee uur, hoewel het 20 minuten was gepland, blijkt dat 1 uur en 40 minuten tijd is die inefficiënt is besteed. Je moest eerder geplande taken opnieuw plannen en nadenken over wanneer je de taken van vandaag moest voltooien.

Daarom is het uiterst belangrijk om aan je collega's te denken, het is belangrijk om de tijd van anderen niet te stelen.

VERLANGEN EN VERMOGEN OM TE LEREN EN ONTWIKKELING

1. Het vermogen om nieuwe informatie waar te nemen en het vermogen/focus op continu leren en verbeteren
2. Klaar om te leren
3. verlangen om nieuwe dingen te leren
4. gemakkelijk te trainen
5. verlangen om te groeien en te ontwikkelen
6. Bereidheid om te leren, verlangen om te ontwikkelen

Elke communicatie in een min of meer gesloten gemeenschap wordt vaak saai en eentonig. op de beste manier om deze communicatie te diversifiëren is blijkbaar training, die nieuw voer voor discussie biedt. En de meeste discussies in een prettige samenleving, die niet leiden tot excessen in het proces van de discussie zelf, hebben te maken met iets verzinnen. Daarom is het heel natuurlijk dat we in de volgende plaats in termen van vraag naar de kwaliteiten van Russische managers creativiteit en een voorliefde voor innovatie zien.

CREATIEF EN INNOVATIEF

1. neiging om te innoveren
2. vermogen om creatieve oplossingen te vinden
3. creativiteit werken
4. vermogen en bereidheid om creatief te denken,
5. het vermogen om verbetermogelijkheden te zien in elk proces, openheid voor het vinden van nieuwe oplossingen, bereidheid om verandering te ondersteunen
6. creatieve benadering van werk

wordt vervolgd

Er wordt aangenomen dat wat? meer mensen bezit de vaardigheden van gelijktijdig beheer van verschillende zaken, hoe productiever hij is in vergelijking met anderen. multitasking = productiviteit. Is dat zo? Het is vrij duidelijk dat onze houding ten opzichte van deze kwestie dubbelzinnig is: iemand gelooft dat multitasking inefficiënt en zelfs schadelijk is, en iemand slaagt er niet alleen in om tegelijkertijd grote hoeveelheid zaken tegelijkertijd, maar weet deze kunst ook aan andere mensen bij te brengen. Het is heel natuurlijk dat veel mensen zich zorgen maken over de vraag: hoe kun je meerdere dingen tegelijk beheren en alles bijhouden?

Wat is multitasken?

Multitasken - het vermogen om verschillende activiteiten op te splitsen in hanteerbare delen om terug te keren naar een onderbroken probleem, verrijkt door de ervaring om andere problemen parallel op te lossen.

Multitasking- een situatie waarin het werken aan een taak wordt stopgezet om aan een nieuwe taak te beginnen.

Je hebt mensen gezien die meerdere taken tegelijk uitvoeren:

• versturen e-mail en praten aan de telefoon.
• TV kijken en kranten lezen.
• Aanwezig zijn op het evenement, aantekeningen maken bij een heel andere gelegenheid
• Rijden en reageren op telefoongesprekken.

Vind je het moeilijk om meerdere dingen tegelijk te managen, of is dit ook een vaardigheid die je leert en langzaamaan onze gewoonte wordt?

Ja, multitasken wordt gemeengoed in onze complexe wereld. En je moet honderd dingen tegelijk kunnen doen, zodat je niet als een loser wordt beschouwd. Maar welke prijs betalen we?

Wetenschappers bewijzen dat mensen niet meer dan twee taken tegelijk aankunnen. Het draait allemaal om het aantal frontale kwabben in onze hersenen. Er zijn er maar twee. Wanneer we één taak uitvoeren, zijn gebieden van beide frontale kwabben samen betrokken bij het werk aan de taak. Wanneer er twee taken zijn, delen de lobben hun verantwoordelijkheden, en elk halfrond richt zich op zijn doel.

Daarom kan een persoon, met slechts twee frontale kwabben tot zijn beschikking, niet meer dan twee unieke taken aan. Wanneer een derde taak wordt toegevoegd, worden de hersenen gedwongen om een ​​van de eerste taken te vervangen. Dat wil zeggen, we zijn slechts in beperkte mate in staat om te multitasken, hoewel eerlijkheidshalve moet worden opgemerkt dat er onder ons individuen zijn die enkele tientallen gevallen en projecten tegelijkertijd kunnen beheren, bijvoorbeeld Andrey Parabellum, de goeroe van de Russische informatiehandel.

Zijn multitasking is fundamenteel anders dan onze gebruikelijke: zijn doel is om "af te werken", dat wil zeggen een bedrijf of taak naar het geplande resultaat te brengen. Geen resultaat betekent waardeloos uw multitasking. Resultaten en prestaties moeten verplicht zijn.

Als je zulke mensen ontmoet, wil je zijn zoals zij. Tijd en omstandigheden dicteren hun eigen regels, en we moeten aandacht besteden aan hoe en wat hen in staat stelt om te gaan met een grote verscheidenheid aan taken. Het is interessant om hun geheimen te ontrafelen, met behulp waarvan ze veel effectiever zijn dan wij.

Maar ze onthullen niet alleen hun geheimen. Hoogstwaarschijnlijk liggen de verbazingwekkende resultaten van hun multitasking in een hoge organisatie, analytisch denken, het vermogen om te analyseren en te synthetiseren, en een systematische aanpak. In het begin zijn het gewoon goede gewoonten, daarna worden de gewoonten persoonlijke effectiviteitsvaardigheden die in onze activiteiten zijn ingebouwd. Als u door de aard van uw activiteit vaak wordt afgeleid van uw hoofdberoep, dan heeft u: nodige vaardigheden, vindt u snel manieren om van de ene activiteit naar de andere over te schakelen. Zelfs als je er rekening mee houdt dat om over te schakelen naar de huidige les, het veel meer tijd kost dan nodig was om deze taak te voltooien.

Mensen houden niet van dit soort werk, bovendien spant het en creëert het een ongunstige emotionele achtergrond, waardoor we moe thuiskomen en eruit worden geperst als een citroen. De kans op het maken van fouten in dergelijke stressvolle situatie toeneemt, weet iedereen hoe belangrijk het is om je op een belangrijke taak te concentreren. Storing kan van alles zijn wat afleidt: muziek, gesprekken, telefoontjes, vragen van collega's en medewerkers.

Ik denk dat de meesten van ons er nog steeds de voorkeur aan geven om zich te concentreren op de uitvoering van één taak, en wetende hoeveel geplande taken voor de dag, proberen deze in korte tijd op te lossen, waarbij de ene taak na de andere achtereenvolgens wordt opgelost. De kwaliteit mag er niet onder lijden.

Hoe om te gaan met multitasking

Er zijn een aantal interessante trucs waarmee je meerdere dingen tegelijk kunt doen.

1. Werken op een computer, laat slechts één tabblad open. Na het voltooien van de taak kunt u dit tabblad sluiten en het volgende openen.

2. Ze zeggen dat je meerdere dingen tegelijk kunt doen. Het gebruik van meerdere computermonitoren helpt - ze lossen problemen met het kortetermijngeheugen op en verhogen de productiviteit.

3. Voordat u aan een andere taak begint, het wordt aangeraden om het vooraf op te splitsen in subtaken met behulp van de Pomodoro-techniek. De essentie van deze methode is dat door de taak (dag) op te delen in gestructureerde delen, je 25 minuten gefocust bent op de uitvoering, met korte pauzes.

4. Het belang van planning kan niet worden overschat, daarom zal de mogelijkheid om werk in multitasking-modus te plannen buitengewoon handig zijn. Het is belangrijk om te leren prioriteiten te stellen voor taken en altijd eerst de belangrijkste en meest urgente aan te pakken. Ken uw tijd, ken uw taken en plan dienovereenkomstig, adviseer degenen die het gemakkelijk aankunnen.

5. Motivatie. Overigens zou het passend zijn om het te vermelden in de context van de kwaliteit van de uitgevoerde taken. Door hun werknemers maximaal te gebruiken en te belasten, vergeten managers vaak om dergelijk werk te waarderen, waardoor materiële beloningen op hetzelfde niveau blijven. Dientengevolge, de onvermijdelijke verslechtering van de kwaliteit van het werk, aangezien hij persoonlijk niet geïnteresseerd is in werken in het zweet van zijn voorhoofd, het uitvoeren van gratis extra taken.

6. Tip om pauzes te gebruiken voor een verandering van omgeving en door over te schakelen naar een andere activiteit kunt u zich niet alleen concentreren op individuele taken, maar krijgt u ook de mogelijkheid om te ontspannen en een beetje plezier te hebben.

U kunt meer lezen over al deze methoden in de secties en iets is te vinden in andere bronnen. Het is belangrijk om te begrijpen dat we helaas niet kunnen ontsnappen aan multitasking. Het zal winstgevender zijn om de tools van dergelijke activiteiten onder de knie te krijgen en klaar te zijn om in deze modus te werken.

Vaker wel dan niet, moeten we niet trots zijn op onze "multitasking“Omdat we niet meerdere dingen tegelijk doen, maar ze allemaal achtereenvolgens hetzelfde doen, schakelen we van de ene taak naar de andere. Het belangrijkste is om je op één taak te concentreren, zodat de algehele productiviteit niet daalt. En als er een moment komt dat je meerdere dingen tegelijk moet doen, dan zijn er in ons arsenaal voldoende ingebouwde gewoonten die in de noodmodus meerdere dingen in een mum van tijd aankunnen.

Als je je realiseert dat de multitasking-modus zelf niet altijd productief is, moet je het belangrijkste begrijpen: je moet de verschillen tussen situaties zien en begrijpen wanneer het echt nodig is meerdere dingen tegelijk doen en wanneer het kan worden vermeden. We moeten proberen problemen op te lossen zodra ze zich voordoen. Ons brein zal ons hiervoor dankbaar zijn.

en bijna iedereen van ons wordt gedwongen te multitasken. We besloten om erachter te komen hoe je niet in conflict kunt komen met je hersenen en toch alles kunt doen. Het blijkt niet zo moeilijk te zijn.

Multitasken is geen optie

Ja, het lijkt misschien dat je veel dingen tegelijkertijd doet: een oproep beantwoorden, tegelijkertijd een klant factureren en ook iemand in een messenger schrijven ... Maar in werkelijkheid je voert niet veel taken tegelijk uit, je schakelt er snel tussen. In plaats van het ene af te maken en het andere te beginnen, spring je tussen processen, terwijl je onderweg energie verspilt: je verspilt tijd door je steeds weer op een onvoltooide taak te concentreren, je hebt zenuwachtige spanning en zelfs…. IQ daalt!

Dus in plaats van u te leren multitasken, raden we u aan van multitasking een comfortabele en gemakkelijke workflow te maken. Geen stress meer: ​​je werkt in een rustige modus en je hebt meer tijd. Meerdere waardevol advies op dit punt vonden we in de boeken "De mythe van multitasking" door Dave Crenshaw en "Single Tasking" door Devorah Zach.

Creatieve manieren om met afleiding om te gaan

Soms moet je vindingrijkheid en creativiteit gebruiken om jezelf te behoeden voor onnodig overschakelen naar taken van derden. Hier zijn een paar trucs om je te helpen. Let op: dit zijn geen multitasking-vaardigheden, maar methoden om er vanaf te komen:

● Hang een bordje "Ik heb het druk" op de deur van je kantoor.
● Installeer programma's die blokkeren sociale netwerken v
bepaalde uren.
● Gebruik tijdmanagementtechnieken zoals Pomodoro.
● Stel geen dingen uit die minder dan 5 minuten duren.
● Schakel wifi en data uit op je mobiele telefoon.

Zet gewoon je telefoon uit

Taken automatiseren

Sommige taken kunnen en moeten worden gedelegeerd aan speciale diensten. Stel je bijvoorbeeld elke dag contracten op, dan moet je nadenken over hoe je dit proces kunt optimaliseren. Bijvoorbeeld CRM-systemen die automatisch klantgegevens daar vervangen.

Dit is slechts een klein deel van wat CRM-systemen kunnen. En wat nog meer?

● aan klanten over de status van de bestelling of over het tijdstip van het bezoek,
● in elke fase van de verkoop,
● en bewaar gegevens over de klant en zijn verzoek in het systeem,
● Direct door formules,
● ,
● Automatisch online.

Dit alles en nog meer kan. Zie hoe eenvoudig het is om processen te automatiseren - zonder de hulp van een programmeur, zonder speciale kennis, zonder ingewikkelde stroomdiagrammen.

U wilt bijvoorbeeld dat uw klanten een sms ontvangen over de status van een bestelling - stel gewoon een paar voorwaarden in de SalesapCRM-instellingen in. Zodra de transactie in de leveringsfase is gekomen, ontvangt de klant een bericht met een specifieke inhoud: