Пишем сопроводительное письмо заказчику. Деловое письмо

Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

об исполнении взятых на себя обязательств,
о соблюдении норм закона,
о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
причину напоминания,
а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

Вначале письма указывается отправитель , т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель : его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
Затем можно переходить к описательной части . Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
В завершение письмо нужно обязательно подписать , с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо-напоминание

Письмо можно отправить через

электронную почту,
факсовым сообщением
или через почту России.

Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание , которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

по почте;
курьером;
по и-мейл;
факсом;
передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
условия, на которых предлагается взаимодействие;
координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона - обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Очень важно правильно ответить на письмо с потенциальным заказом. Не важно, кем Вы работаете (дизайнер, верстальщик, программист), всегда можно улучшить шаблон ответа так, чтобы конверсия была максимальной.

Давайте рассмотрим на примере работы дизайнера-фрилансера. Вам регулярно (когда-то чаще, когда-то реже) приходят запросы на оценку стоимости разработки дизайна или вопросы о вашей текущей загрузке и возможности взяться за проект. На такие письма можно отвечать по-разному и при прочих равных отдача будет существенно отличаться.

В месяцы, когда моя рабочая загрузка близка к 100% я особо не парился этими вопросами — отвечал, что загружен и в ближайший месяц не смогу взяться за новые заказы. Но когда закончилась работа над несколькими многолетними проектами, пришлось немного подсуетиться, чтобы закрыть пробелы в трудочасах.

И так, какие основные принципы я для себя уяснил:

1. Если Вас просят показать портфолио, то лучше всего поинтересоваться какого плана сайт предстоит делать и подготовить для клиента специальную выборку работ подходящего типа сложности и связанной тематики. Даже если у Вас есть отдельно сформированное красивое портфолио, то дайте ссылку на него, а ниже перечислите близкие по духу и тематике работы.

К примеру, если у Вас хотят заказать дизайн портала с каталогом салонов красоты и частными мастерами, то располагая в арсенале дизайнами салонов красоты и сайтами портального типа — покажите их в первую очередь. Если Вас будут сравнивать с другим дизайнером, то предпочтут того, кто уже работал со схожими проектами и от него примерно понятно, какого уровня можно ожидать.

Такому клиенту не стоит показывать первым планом сайты автомобильных дилеров, даже если вы очень гордитесь ими. Вы можете указать либо отдельной ссылкой портфолио по всем проектам, либо написать, что также вы делали такие сайты других тематик.

2. Отвечайте быстро и точно (не упуская из вида все вопросы заказчика). Подготовьте для себя сразу список всех проектов сгруппированный по тематикам и по типу (сайт-визитка, портал, интернет-магазин, промо-сайт и т.д.). Это позволит Вам очень быстро формировать выборку для ответа, а скорость с которой вы даете фидбэк дает понять, что скорее всего Вы вряд ли налажаете со сроками.

Я сам по себе замечал, что обращаясь, например, к верстальщикам при прочих равных я лучше буду платить за верстку на 30-50% больше, но человеку, который очень быстро отвечает на вопросы (всегда все запросы делаю на e-mail) и точно может сориентировать по времени.

К примеру, в рабочее время Вам поступил запрос «Здравствуйте! Необходим дизайн для строительного портала. Сможете ли взяться за него? Если да, то какие сроки, цена и хотелось бы посмотреть на примеры работ.»

Будет отлично, если Вы ответите человеку в течение часа с примерами работ портального типа и строительной тематики (даже если это визитки), а также укажите примерные сроки и вилку цен. В конктретном данном случае не хватает исходных данных (хоть какого-то вразумительного технического задания) для точной оценки сроков, но указать минимум нужно. Ответьте, что «Точно по срокам и стоимости могу ответить после ознакомления с техническим заданием. Ориентировочно стоимость разработки главной для сайта портального типа от ###$, внутренние — в зависимости от сложности и количества. Ориентир по срокам — 4-7 дней вариант главной, внутренние — в зависимости от сложности».

Будьте на связи даже вне дома. Сделайте шаблон ответа в случае, когда вы вне дома и отвечайте хотя бы стандартной отпиской «Здравствуйте! Спасибо за Ваше письмо. Я сейчас не за рабочим компьютером, смогу ответить в течение суток» либо любой другой вариант. Важно ответить быстро и дать понять, что Вы есть и Вы адекватны и быстры.

3. Укажите на то, что информация по срокам актуальна на текущий момент и вы готовы уже сейчас взять проект в работу. Если заказ будет через время — сроки могут отличаться в зависимости от загрузки.

Часто бывали случаи, когда я говорил, что срок разработки до недели. Получал ответ, мол давайте быстрее — ок, вроде свободен, значит 4 дня хватит. В итоге ТЗ и предоплату скидывают через 3 недели, а у меня уже совсем другая загрузка и я физически не могу сделать за 4 дня вразумительный макет и уделить ему должное внимание.

Январское затишье радует только офисных работников. А вольных стрелков-фрилансеров оно напрягает отсутствием заказов и размытыми перспективами. И что делать? Я предлагаю не просто сидеть у моря в ожидании перемен, а активно забрасывать удочки. В этой статье я расскажу, как написать письмо клиенту и получить новый заказ.

Старые клиенты

Если у вас есть хоть какой-то минимальный опыт работы, то у вас уже есть клиентская база. Пусть минимальная. Надеюсь, вы уже поздравили всех своих заказчиков с Новым Годом и рождеством?
Если (вдруг!) по какой-то причине забыли (или постеснялись) — то у вас есть еще время до конца каникул. И ваше опоздание сможет вам даже сыграть на руку, потому что в почтовых ящиках сейчас гораздо спокойнее, чем было в конце декабря. Так что ваше письмо будет с большей вероятностью открыто и прочитано. Я, например, специально отложила поздравления своих клиентов на 8 января, чтобы было более уместно совместить и поздравление и коммерческий месседж.

Ваше поздравление должно быть чем-то большим, чем пожелание «Счастья-Здоровья-Успеха». Пишите искренне, и каждому заказчику в отдельности. Напишите о том, как вы рады тому, что ушедший год вас познакомил, как вы цените доверие, которое заказчик вам оказал, и с каким удовольствием вы занимались его проектом. В конце напишите, что вы готовы сделать подарок дорогому клиенту — весь январь цена на услуги такая-то. Или оставьте цену прежней, но пообещайте бонус. В том духе что, «помните, вы хотели сайт свой переделать? Давайте проведу аудит и дам рекомендации по улучшению контента — совершенно бесплатно!». Не делайте рассылку из своих поздравлений, пишите каждому клиенту лично, составляйте уникальное поздравление персонально.

Новые клиенты

Где брать новых клиентов — вопрос наиострейший. Способов много, но каждый из них подразумевает некоторое усилие с вашей стороны. В качестве новогоднего подарка я вам это усилие сокращу до минимума. Просто читайте дальше!

Итак, что вам нужно сделать. Вам нужно просто открыть браузер и набрать в поисковой строке «Сайты о бухгалтерии Екатеринбург». Или » Сайт о красоте и здоровье Самара». Или «Журнал о собаках Москва». То есть вы должны определить а) Свою тематику, ту, в которой вы наиболее компетентны и успешны б) свой город. И вы получите список сайтов или тематических порталов, которые могут стать вашими постоянными заказчиками. Конечно, интернет не знает границ, однако, как показывает опыт, клиенты больше любят работать с исполнителями, до которых они могут «дотянуться»: без проблем позвонить на мобильный телефон, встретиться и поговорить. Конечно, если вам своего города мало — копайте шире и дальше. Дело, как говорится, барское.

Просмотрите все ссылки и составьте перечень наиболее интересных для вас. Убедитесь, что на сайтах в принципе есть контент, и вы действительно могли бы создавать для них что-то подобное. Это могут быть и статьи и рекламные объявления и даже справочная информация. Ненуачо (с). Все что вам нужно теперь — это найти в разделе «контакты» электронный адрес редактора и написать ему письмо.

Вот обещанный подарок от меня — шаблон письма с предложением о сотрудничестве:

«Добрый день!

Меня зовут Маша Иванова, и я – профессиональный копирайтер. Я уже давно и с огромным интересом слежу за вашим сайтом, и мне очень нравится ваши статьи.
Как автор статей, я специализируюсь в темах (перечислить) И я была бы рада сотрудничать с вами в качестве копирайтера.

Привожу один отзыв целиком:

Василий Васильев, компания «МашСтройКомСервУрал»: » Маша Иванова — прекрасный копирайтер. Сотрудничаем с ней уже давно, и каждый раз очень довольны результатом. Маша всегда улавливает суть задания, пишет ярко, интересно, умно и с юмором. Статьи интересно читать, и конверсия составляет 20%». Уверенно рекомендуем Марию как специалиста»

Я всегда работаю с полным соблюдением ТЗ и сроков, к каждому заданию подхожу ответственно и творчески. Вы будете гарантированно получать качественный контент.
Я обладаю 100% грамотностью, хорошим стилем, умею находить нетривиальные решения и интересные подходы в каждом тексте. Кроме того – я коммуникабельна, инициативна и обладаю хорошим чувством юмора

Чтобы продемонстрировать вам свои способности, готова выполнить для вас тестовое задание
Буду рада получить ответ по почте ваш email или телефону 895555555
Для того, чтобы узнать ваше решение, я позвоню вам 13 января 2015 года во второй половине дня
С уважением и надеждой на сотрудничество, Мария Иванова. «

Теперь поясняю

Данное письмо составлено с учетом правил продающих текстов. Вы обозначаете и свои компетенции, и сильные стороны. Даете отзывы и снимаете опасения. Демонстрируете преимущества работы с вами и даете в конце четкий оффер: что, когда и кто должен сделать. Звонок — о котором также идет речь — это ваша ответственность. Вы можете гордо ждать, пока вам лично напишут или позвонят, а можете просто набрать и спросить: «Добрый день, я вам писала, звоню уточнить — вы получили мой запрос? Получили, но не прочитали? Конечно-конечно, я понимаю. Если я перезвоню в среду, вам удобно будет?». И просто перезвоните в обозначенное время. Вот увидите, раза с третьего редактор таки доберется до письма настырного новичка — и кто знает, может быть вы именно та (тот) кто ему (ей) нужен?

Про деньги будете разговаривать персонально — именно поэтому в шаблоне, что я вам предлагаю, нет цифры за килознак и т.п. Ибо если ваша цена выше средней по городу — то ее вы будете обосновывать как раз таки личным общением. А если ниже — то есть риск что на нее согласятся, и вы не узнаете, что издание было готово на большие затраты.

Таких писем вы должны отправить не одно и не два. Штук 50 — пожалуй, хорошая цифра. Я серьезно! Большая часть останется без ответа, что-то вернется, потому что почтовый ящик указан с ошибкой или уже не существует. Это нормально. Чем больше отправите, тем шире ваши возможности.

И что дальше?

Ну а дальше уже будете общаться по ситуации. в личном разговоре или переписке будете также развернуто отвечать на вопросы об опыте работы или условиях, также эмоционально и страстно выражать свою заинтересованность в сотрудничестве. Кроме того, что вы реально найдете себе перспективных клиентов, вы еще и набьете руку в деловой коммуникации.

Ведь знаете, как порой удивительно получать от копирайтеров письма типа: «Здравствуйте, предлагаю свои услуги, резюме во вложении». И все?! А поговорить? А рассказать, почему вы? И в конце концов, чтобы я озаботилась открытием этого самого вложения, у меня, как у получателя письма, должна быть МОТИВАЦИЯ. Вы должны меня зацепить.

Собственно, такое презентационное письмо скажет о вас, как о пишущем человеке, гораздо больше, чем сухое резюме с перечнем мест вашей работы. Вряд ли вашему потенциальному заказчику действительно важно знать, что данный копирайтер 5 лет назад работал маркетологом в какой-то компании? Зато ему может быть интересна способность копирайтера чувствовать запросы ЦА — так об этом, опять же, лучше в письме напишите, там, где свои компетенци перечисляете.

Умение себя продавать — для копирайтера и фрилансера крайне важно. Будь ваши статьи трижды прекрасны, но если вы не скажете об этом как можно большему количеству людей — они (статьи) останутся безвестными. И хоть многих пугают «продажи» — это все равно придется делать. Так делайте это с удовольствием! Теперь вы знаете, как написать письмо клиенту . Попробуйте это сделать и вы убедитесь — это просто. Общайтесь с клиентом как с человеком, которому вы на самом деле очень-очень хотите понравится. Просто так, потому что он вам тоже нравится. О любви к клиентам поговорим в следующий раз))

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

Получение писем

проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов;
если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается;
если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 — 3) минуты;
если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;
самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

«Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
«Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
«Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Поле «Тема»

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

«Важность письма»

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».

Не используйте напрасно «высокая» важность!
Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

Написание ответа

Начните с приветствия, это вежливо.
Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
- Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
- Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
- Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенный и точный ответ.
Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
Цитируйте текст оригинального письма.
При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Вложения

Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

Электронная подпись

Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под

Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:

экономия Вашего времени и времени адресата;
гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
получение вразумительного, четкого ответа.

Структура делового письма

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник – женщина. А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!
или
Уважаемый господин Добровольский!

Преамбула

Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

Заключение

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Подпись

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум

Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи — довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!

Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Стандартные фразы деловой переписки

Извещения

Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
Извещаем, что мы…
Доводим до Вашего сведения, что…
Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма)

В целях усиления охраны имущества…
В ответ на Вашу просьбу…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
В подтверждение нашей договоренности…
В порядке оказания технической помощи…
В связи с тяжелым положением…
В связи с проведением совместных работ…
В соответствии с письмом заказчика…

Если автор - лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа, например:
- Завод «Заря» не возражает…
- Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает…
- Кооператив «Наив» гарантирует…
От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят…
От первого лица множественного числа:
- Просим…
- Подтверждаем…
- Сообщаем…

Если автор - лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа, например:
- Довожу до Вашего сведения…
- Прошу…
- Ставлю Вас в известность…
От первого лица множественного числа, например:
- Одобряем…
- Мы получили Вашу телеграмму…
- Поздравляем…
- Поддерживаем…

Просьба

Просим вас проверить ход выполнения работ…
Прошу принять меры…
Прошу сообщить данные о производительности…

Отправка документов или материальных ценностей

Направляем чертежи сборки машин…
Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью…
Высылаем подписанный с нашей стороны договор…

Подтверждение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
Подтверждаем получение спецификаций на…
Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования…

Предложение

Мы можем предложить Вам …
Предлагаем Вам приобрести…
Мы можем рекомендовать Вам …

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…
Просим принять участие в обсуждении проблемы…
Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму…нами не может быть утвержден по следующим причинам.
Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам…

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…
Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает…

Гарантии

Оплату гарантируем.
Сроки выполнения гарантируем.
Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
Возражений против конструкции не имеем.
Мы не можем поставить Вам товары… в силу следующих причин:…

Интерпретация действий другой стороны

Такая задержка может привести…
Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С пожеланиями успехов.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Этические нормы деловой переписки

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное.

начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»
побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»
намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить…».

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;
оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.

Общие правила составления деловых писем

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

Информационное письмо

Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера.

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.Нередко информационные письма носят типовой характер.

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу.

Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо («На Ваше письмо от_______№__…»).

Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа.Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…», так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)».

При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть.

Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-претензия

Письмо-претензия – это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.

В заключении должны быть выражены конкретные пожелания или предложения по исправлению ситуации.

Гарантийное письмо

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.

Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.

Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.

В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.

Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую…».

В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Оплату гарантируем» или «Своевременную и полную оплату гарантирую».

Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:

Гарантируем…
Гарантируем, что…
Фирма «Партнер» гарантирует…
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…
Оплату гарантируем…
Настоящим гарантируем…

Резюме

Резюме – это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю.

При составлении резюме следует чётко соблюдать ряд правил:

Представьтесь
Образование
Опыт работы
Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда?
Надо ли указывать дополнительные сведения о себе?
Нужны ли личные подробности?
Адаптируйте резюме к требованиям работодателя
Отношение к командировкам
Наличие рекомендаций
Сопроводительное письмо

Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений.

Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. Не оставляйте «белых пятен» в своем резюме.

А самое главное — резюме должно быть коротким: не более одной — полутора страниц. Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать — показатель высокого уровня общей культуры.

Наличие фотографии на резюме приветствуется.

Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого. Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала.Пример: Сидоров Владимир Александрович работал в компании «Вектор» с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г. — в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. — в должности старшего менеджера того же отдела. Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера — в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством.
Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т. д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, умения справляться с выполнением определенных задач.Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества.Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.Пример: Самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. п.
Причины изменения места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.
Выводы. Краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей (в ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой Вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете).Пример: Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией… (имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением… или …может самостоятельно работать с корпоративными клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.
Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.

Пресс-релиз

Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ.

Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:

в шапке документа должно быть указано слово «Пресс-релиз» и проставлена дата его рассылки;
заголовок пресс-релиза должен максимально четко отражать его тему, посыл информационного сообщения;
более подробно суть заголовка пресс-релиза может быть раскрыта в подзаголовке (при этом его наличие необязательно);
первый абзац пресс-релиза должен обязательно содержать следующую информацию: что, где и когда произошло (произойдет);
объём пресс-релиза не должен превышать полутора страниц машинописного текста. При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации;
в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров – ответственных спикеров организации;
пресс-релиз составляется на бланке организации;
в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: телефон (желательно мобильный), e-mail, номер ICQ.

Письмо-поздравление

Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки.

Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению.

Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом).

В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!».

При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).

Личное поздравление

Массовое поздравление

Письмо-приглашение

Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки.

Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.

Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии.

В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.

Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.

Личное приглашение

Массовое приглашение

Письмо-благодарность

Формат «Благодарность» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение благодарности адресату.

Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки.

Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата.Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.

Пример :Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.)«Весьма Вам благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».

Письмо-соболезнование

Формат «Соболезнование» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.

При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе.

При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.

Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информациина расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть какюридическими, так и физическими лицами.

Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности нужно писать много деловых писем.

К деловым письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательныеписьма, письма-напоминания и благодарности, письма - приглашения насобеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобыи т.п.

Как правильно написать деловое письмо

бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
желательно, чтобы бланк делового письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
служебные деловые письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора - два интервала; желательно избегать переноса слов;
в правом верхнем углу делового письма под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2007 года);
наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется деловое письмо проставляется на левой стороне листа;
ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например, «Уважаемый Иван Иванович»; после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
заканчивается деловое письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, « С уважением…», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;
резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;
на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на деловое письмо - 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы
максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть
грамотность
корректность

Это служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, так как причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая си итуация, в которой он оказался.

Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов тошо. Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт. Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.

Например:

. Уважаемый!

. Пользуясь случаем, позвольте напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за. Ваш заказ № от (дата) истек

. Будем. Вам благодарны, если к (дата). Вы пришлете перевод. Вашей задолженности на сумму

извинения за то, что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

. Остаемся с уважением

. Глубокоуважаемый господин!

. Идя. Вам навстречу, мы продолжаем срок оплаты до (дата) / выполняем при этом. Ваши новые заказы. Если вы не оплатите задолженность до (дата) и не пришлете чек, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех. Ваших зам вещанияовлень.

. Ждем. Вашего ответа

. С искренним уважением

. Уважаемые господа!

. Извините, что опять вынуждены побеспокоить. Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что. Ваша фирма так небрежно отнеслась к нашим просьбам, хотя м мы со своей стороны всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все ваши заказыя.

. Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры,. Ваш долг не только остается непогашенным, но и продолжает расти, поэтому считаем необходимым сообщить. Вам о своем намерении расторгнуть и контрактом.

. Очень жаль, но мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации

. Уважаемые господа!

. Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить. Вали о большой задолженности нашей фирме, которая продолжает расти. Мы всегда пытались понять. Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность ность превышает все предыдущие, а срок оплаты давно минув.

. Надеемся,. Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд

. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

ТИПОВЫЕ оборот

Первое упоминание

1 позволит. Вам напомнить о

2. Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что. Вы имеете задолженность

3. Просим. Вас обратить особое внимание на то, что у. Вас есть задолженность на сумму

4. Хотели бы напомнить. Вам о

5. Напоминаем. Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)

6. Считаем нужным напомнить. Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)

7. Вынуждены напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной. Вами полиграфической продукции проходит (дата)

8. В. Кстати, напоминаем. Вам, что отгрузка. Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)

9. Уместно будет напомнить, что

10. Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что. Вы устраните ее в течение

11. Чтобы. Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем. Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек

12. Наша бухгалтерия сообщила, что. Вы вовремя не оплатили несколько счетов

13. Надеемся, что эта неуплата - лишь досадная ошибка, которая будет исправлена??в ближайшее время

14. Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

Повторные напоминания

1. Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить. Вам о

2. На сожалению, вынуждены снова напомнить. Вам, что до сих пор не получили от. Вас оплаченных счетов

3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов

4. Задержка. Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли. Мы сохраняем за собой право дальнейших действий

5. Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта

6. Жаль, но вынуждены сообщить. Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что. Вы вовремя не оплатили предыдущих

7. Мы никогда не беспокоили бы. Вас такими напоминаниями, если. Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства

8. Напоминаем. Вам, что. Вы согласились на оплату в определенный нами термин. Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с. Вашего счета% неуплаченной суммы

9. Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать. Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)

10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить. Вам о долге, срок уплаты которого истек еще (дата)

11 протяжении последних недель. Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании. К сожалению, мы не получили от. Вас никакого ответа

12. Нам неприятно снова обращаться к. Вам. По этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа

13. Мы раз продолжаем. Вам срок для оплаты счета-фактуры

14. Просим оплатить задолженность в течение дней

15. Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами. Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели

16. Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)

17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к. Вам с просьбой объяснить, почему. Вы не оппачуете счетов, но, к сожалению, так и не получили ответа

18. Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены

19. Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит вред нашему сотрудничеству, которое когда-то было плодотворным

Последнее напоминание и предупреждение о следующие юридические действия

В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт. Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и с стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуацииї 34:

1. Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела

2. Поскольку. Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату

3 нам очень обидно сообщать, что в связи с большой задолженностью. Ваш кредит временно закрыт

4. На сожалению, длительная неуплата. Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату

5. В связи с тем, что. Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чек, удостоверяющий уплату, мы вынуждены приостановить исполнение всех. Ваших заказов

63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры

7. Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата). Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд

8. Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с. Вами контракт

9. Задержка. Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд. Мы расстроились. Вашим небрежным отношением к нашим просьбам

10. Мы не имеем возможности больше ждать оплаты. Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга

11. Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены расторгнуть с. Вами контракт

12. Предупреждаем. Вас о своем намерении расторгнуть контракт

13. Все наши просьбы о погашении. Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд. Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации

14. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным