Obchodné listy patria do skupiny informačných a referenčných dokumentov a tvoria väčšinu oficiálnych dokumentov používaných pri dokumentovaní činnosti organizácie.

Obchodný list je zovšeobecnený názov pre dokumenty rôzneho obsahu, ktoré slúžia na komunikáciu a prenos informácií medzi adresátmi v obchodnej praxi organizácií.

„LIST“ sa nerozlišuje ako typ dokumentu, a preto sa neuvádza v hlavičke dokumentu. Písmená vykonávajú tieto funkcie:

  • – sú prostriedkom komunikácie;
  • – sú prostriedkom prenosu informácií;
  • – sú oznámením skutočnosti.

Historická exkurzia

Prvé písmená v ruských písmenách z brezovej kôry boli spravidla veľmi krátke. Najdlhšie listiny majú 166 a 176 slov. Najčastejšie sú však charty oveľa kratšie: väčšina úplne zachovaných chart nemá viac ako 20 slov, len niekoľko z nich má viac ako 50 slov.

Väčšina listov z brezovej kôry sú súkromné ​​listy. Venujú sa najrôznejším záležitostiam súčasného života – ekonomickým, rodinným, peňažným, obchodným atď. S kategóriou súkromných listov úzko súvisia petície (XIV.–XV. storočie) feudálnym pánom od roľníkov.

Obchodný list je akousi vizitkou organizácie. Podľa toho, ako správne a esteticky je zložený a navrhnutý, posudzujú profesionálne kvality zamestnancov v nej pracujúcich a o organizácii ako celku.

Obchodné listy možno klasifikovať podľa nasledujúcich kritérií:

podľa druhu: záručné, inštruktážne, sprievodné, blahoprajné, ďakovné listy atď. Rozdelenie obchodných listov podľa druhu je kľúčové pri ich triedení;

  • – písaním: štandardné, šablónové, individuálne;
  • – podľa oblasti použitia: obchodné, administratívne, súdne atď.;
  • – podľa štruktúry: obchodné listy môžu mať jednoduchú alebo zložitú štruktúru;
  • – podľa miesta v toku dokumentov: listy vo vzťahu k organizácii prichádzajú alebo odchádzajú;
  • – na mieste v procese korešpondencie: proaktívny, citlivý;
  • – ak je potrebné pokračovať v korešpondencii: obchodné listy môžu vyžadovať odpoveď (listy s dopytom, listy so žiadosťou) a nevyžadujú odpoveď (list s pokynmi);
  • – podľa právneho postavenia adresátov: obchodné listy môžu byť od orgánov štátnej správy, organizácií, občanov a pod.;
  • - v oblasti činnosti organizácie; listy môžu pokrývať výrobné, finančné, poradenské, projektové činnosti atď.;
  • – spôsobom odoslania: listy možno posielať poštou, elektronicky (elektronická správa), telegraficky (telegram), faxom (faxová správa), telefónom (telefonogram), ďalekopisom (ďalekopisom). Bez ohľadu na spôsob odosielania sa obchodné listy vypisujú na špeciálnych hlavičkových papieroch. Prvá strana textu je nakreslená na formulári, zvyšné strany sú na bežných listoch papiera.

Hlavný formát papiera používaný na formuláre je A4. Formuláre sa vyrábajú tlačou, pomocou online tlačových nástrojov alebo pomocou výpočtovej techniky priamo pri príprave dokumentu. Spôsob výroby formulárov závisí od preferencií organizácie, berúc do úvahy požiadavky na výrobu formulárov s použitím erbu Ruskej federácie alebo erbov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.

Pri príprave a realizácii listu použite nasledujúce podrobnosti:

  • - štátny znak Ruskej federácie;
  • – štátny znak zakladajúceho subjektu Ruskej federácie;
  • – emblém alebo ochranná známka organizácie (servisná známka);
  • – organizačný kód;
  • – hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnická osoba;
  • – INN/KPP;
  • – kód formulára dokumentu;
  • - názov spoločnosti;
  • – referenčné informácie o organizácii;
  • – názov typu dokumentu;
  • – dátum dokumentu;
  • – registračné číslo dokumentu;
  • – odkaz na registračné číslo a dátum dokumentu;
  • – adresát;
  • – názov textu;
  • – text dokumentu;
  • – označenie prítomnosti prihlášky;
  • - podpis;
  • – odtlačok pečate;
  • – poznámka o interpretovi.

Štruktúra textu listu obsahuje:

  • - príťažlivosť;
  • – informačná časť;
  • - posledný vzorec etikety zdvorilosti.

Obchodné listy by sa mali začínať osobnou adresou adresáta listu. Účelom adresy je nadviazať kontakt s adresátom, prejaviť úctu a upútať jeho pozornosť na list. Formulácia adresy podľa pozície je najformálnejšia, používa sa pri oslovovaní manažérov zastávajúcich vysokú oficiálnu funkciu (prezident, predseda atď.):

„Vážený pán prezident!“;

"Vážený pán predseda!"

Oficiálne je aj oslovovanie priezviskom. Adresovanie priezviskom (bez krstného mena, priezviska alebo iniciálok) sa bežne používa v úradnej korešpondencii; je prísne oficiálne a naznačuje prítomnosť určitej vzdialenosti medzi adresátom a adresátom listu:

"Vážený pán Antonov!";

"Vážená pani Belová!"

Najbežnejšou možnosťou označenia obchodných kontaktov je osloviť ich menom a priezviskom:

"Drahý Sergej Ivanovič!";

"Drahá Irina Nikolaevna!"

Pri oslovovaní skupiny zamestnancov, alebo ak je ťažké získať informácie o vedení organizácie, sa používa nasledujúca adresa:

"Vážení páni!"

Pri oslovovaní osôb z toho istého odborného okruhu sa používa nasledujúca adresa:

"Vážení riaditelia pobočiek!";

"Drahí kolegovia!"

Informačná časť listu využíva formálny obchodný štýl- zvláštna odroda ruštiny spisovný jazyk, určený na komunikáciu v oblasti administratívneho manažmentu.

IN všeobecný prípad text listu tvoria vety zoskupené do odsekov. Medzi odsekmi by mal byť jasný sémantický a štylistický vzťah.

Pre čo najlepšie vnímanie sú listy venované hlavne jednej problematike. Na pokrytie rôznych aspektov je však spravidla potrebné ďalšie štruktúrovanie textu. Takéto členenie často zahŕňa rozdelenie textu na tri časti: úvodnú, hlavnú a záverečnú.

Úvodná časť textu má objasniť podstatu problému, ktorý slúžil ako dôvod listu. Môže pozostávať z jedného odseku.

Hlavná časť textu slúži na dôsledný a podrobný popis rôznych aspektov problematiky. V závislosti od zložitosti a novosti môže hlavná časť obsahovať jeden až tri alebo viac odsekov.

Záverečná časť textu zvyčajne pozostáva z jedného odseku, ktorý obsahuje závery, ako aj požiadavku (požiadavku, pokyn) adresátovi a charakter autorových očakávaní.

Pri skladaní textov písmen veľký význam má na výber konkrétne jazykové prostriedky. Najčastejšou formou prezentácie v liste je použitie 1. osoby množné číslo v slovesách označujúcich kľúčovú akciu textu: „garantujeme platbu“, „informujeme, že...“, „žiadame o zaslanie...“, „navrhujeme zvážiť...“, „odvolávame sa na záver...“, „pripomíname, čo...“ atď. Pri písaní listu na úradný hlavičkový papier sa používa forma uvádzania textu listu v 1. osobe jednotného čísla: „prosím, zvážte...“, „považujem za potrebné...“, atď.

V praxi vládnych agentúr sa písmená začínajú názvom organizácie „Ministerstvo poľnohospodárstva Ruská federácia navrhuje...“, „Ministerstvo kultúry Ruskej federácie žiada...“.

Záverečné formulky etikety sú jazykovo stabilné frázy vyjadrujúce nádej na ďalšiu spoluprácu, ľútosť nad obmedzenými možnosťami adresáta a pod.:

„Je nám ľúto, že nemôžeme využiť vašu ponuku“;

"Tešíme sa na ďalšiu spoluprácu."

Konečný vzorec zdvorilosti sa nemusí nachádzať vo formálnych listoch, ale takmer vždy zhŕňa listy, ktorých text je do istej miery osobný (napríklad ďakovné listy). Použitie záverečnej zdvorilostnej formulky trochu stlmí formálny tón na konci správy.

Konečný vzorec zdvorilosti sa nachádza pred podpisom a je umiestnený pod posledným riadkom textu listu.

Ak sa služobný list začína adresou „Vážený..!“, mal by končiť záverečnou formulkou etikety „S úctou“, ktorá je vytlačená 2-3 miesta pod textom, z odseku:

Adresy a záverečné formulky zdvorilosti tvoria takzvaný rámec etikety. Ak v liste nie je žiadna adresa, vynecháva sa aj záverečná formulka „S úctou“.

Nasledujúce štandardné formulácie môžu byť tiež použité ako konečný vzorec zdvorilosti:

"S neustálym rešpektom...";

"S hlbokou úctou...";

"S hlbokou úctou...";

"S vďakou a úctou...";

"S vďakou a úctou...";

"S úctou a prianím všetkého najlepšieho..."

Uvažujme o hlavných typoch písmen, ktoré sa najčastejšie vyskytujú v obchodnej praxi.

Listová správa – obchodný list, ktorý informuje o akýchkoľvek udalostiach a skutočnostiach spoločného záujmu. List so správou môže byť proaktívny alebo môže byť odpoveďou na žiadosť. Na základe špecifík sú listy správ zvyčajne malé a pozostávajú z jednej alebo dvoch viet. Komunikačný list môže začínať odôvodnením alebo priamo vyhlásením oznamovaných informácií. Je povolené začať správu priamo slovom „informujem“ alebo jedným z jeho synoným („riadim“, „posielam“, „predkladám“), ako aj:

"Informujeme vás, že...";

„Radi by sme vás informovali, že...“;

„Považujeme za potrebné informovať vás o...“;

„Informujeme vás, že...“;

"Informujeme vás, že...";

„Informujeme vás, že...“;

„Radi by sme vás informovali, že...“;

„Považujeme za potrebné informovať vás, že...“;

„S radosťou vám oznamujeme, že...“

„Radi by sme vás informovali, že...“;

„S potešením vám oznamujeme, že...“;

„V pokračovaní nášho... hlásime naše...“;

“Na požiadanie... informujeme...”;

„Považujem za svoju povinnosť informovať vás, že...“;

„Som oprávnený vám oznámiť, že...“;

"Informujeme...";

„Na základe vyššie uvedeného považujeme za potrebné...“;

„Zistilo sa, že v období od... do...“;

„Informujeme vás, že od...“, atď.

Vzor správy je uvedený v prílohe 12.

Sprievodný list – obchodný list informujúci adresáta o zaslaní dokumentov (zmluvy, katalógy, registre a pod.) alebo hmotného majetku pripojených k listu. Odoslanie motivačného listu je pravidlom slušného správania v obchodnej praxi organizácií a prispieva k evidencii a ďalšej efektívnej informačnej a referenčnej práci so zasielanými dokumentmi.

Sprievodný list začína štandardnými frázami:

"Režírujeme...";

„Predstavujeme vám...“;

„Vraciame sa k vám...“;

„Posielame vám...“

Týmto frázam môžu predchádzať úvodné informácie sprevádzajúce túto situáciu manažmentu:

„V súlade s dohodou vám posielame...“;

“V súlade s harmonogramom uvádzame...”;

“Na potvrdenie našej dohody posielame...”, atď.

Charakteristickým znakom sprievodného listu je zahrnutie poznámky označujúcej prítomnosť prílohy pod textom.

Vzor sprievodného listu je uvedený v prílohe 13.

Pokyn (smernica, obežník) list – obchodný list obsahujúci pokyny (vysvetlivky) podriadeným organizáciám v otázkach osídľovania, hlásenia a pod. Tento typ listov zasielajú štátne a obecné orgány, ako aj organizácie, ktoré majú podriadené organizácie.

V praxi v dokumentoch tohto druhu vedúci organizácií zdôrazňujú povoľovacie pokyny týkajúce sa akejkoľvek konkrétnej otázky týkajúcej sa organizácie. Všetci zamestnanci organizácie, ktorých činnosť súvisí s touto problematikou, sú povinní oboznámiť sa s inštruktážnymi listami. Všetky pokyny zaznamenané v liste s pokynmi sú povinné pre ich dodržiavanie zo strany podriadených.

Poučné listy podpisuje hlava štátneho (obecného) orgánu alebo organizácie.

Pokyny môžu začínať odôvodnením účelu listu alebo odkazom na regulačný dokument - „Na účely...“, „V súlade s uznesením... č.... zo dňa... “ a končí vetou „O vyhotovení tejto správy obežníka... nie neskôr...“

Vzor inštrukcií je uvedený v prílohe 14.

List so žiadosťou – obchodný list, ktorého účelom je získanie oficiálnych informácií, informácií, dokumentov alebo iniciovanie určitých úkonov potrebných pre autorskú organizáciu. Veľké množstvo riadiace situácie vedú k príprave žiadostí.

Žiadosť obsahuje odôvodnenie žiadosti a vyhlásenie o samotnej žiadosti. Odôvodnenie môže obsahovať odkazy na legislatívne a iné predpisov, organizačné a právne dokumenty. Odôvodnenie musí predchádzať vyjadreniu žiadosti. Odôvodnenie môže chýbať v prípadoch, keď je žiadosť jednoznačná, jej typická povaha, ako aj v prípadoch, keď za vykonávanie činností tvoriacich žiadosť zodpovedá organizácia, útvar alebo úradník. Žiadosť sa často vyjadruje pomocou slovesa „pýtať sa“:

"Prosím informujte...";

"Zaplaťte, prosím...";

„Žiadame vás, aby ste poskytli...“;

„Žiadame vás, aby ste nám poskytli informácie o...“;

„Požiadali by sme vás o potvrdenie...“;

„Žiadame vás, aby ste prijali...“;

“Už druhýkrát vás žiadame o okamžité splatenie...”;

"Žiadam vás, aby ste mi poslali na moju adresu..."

"Prosím ťa o...";

„Uskutočnite platbu...“;

„Prosím, dajte pokyny...“;

„Žiadame vás, aby ste zvážili...“;

„Informujem vás a pýtam sa...“;

"Prosím informujte...";

„Podľa predbežnej dohody vás žiadam...“;

"Žiadame o pomoc pri...";

“Rád by som vás upozornil a spýtal sa...”;

„Prosím, podniknite kroky, aby ste...“;

“Okrem... prosím, zvážte...”;

"S prihliadnutím; že...; žiadame...";

„Žiadame vás, aby ste našli príležitosť...“;

„Žiadame vás, aby ste zvážili otázku...“;

„Prosíme vás o potvrdenie...“;

“V súlade s našou dohodou žiadame...”, atď.

Žiadosť môže byť formulovaná bez slovesa „spýtať sa“, napríklad: „Dúfame v pozitívne riešenie problému...“;

„Budeme vám veľmi vďační, ak pošlete...“;

"Budeme vďační, ak...";

"Prosím informujte...";

„Bolo by žiaduce...“;

"Radi by sme...";

"Radi by sme...";

„Dúfame, že budete považovať za možné zvážiť naše odvolanie“; „Chceli by sme sa vás opýtať...“;

„Dovoľte mi požiadať vás...“;

„Týmto informujeme a žiadame, aby ste bezodkladne poskytli...“; „Budeme vám vďační, ak...“;

"Budeme vďační...";

„Budeme vďační za...“;

"Budeme veľmi...";

„Dúfame, že to budete považovať za možné...“;

"Budeme radi; ak...";

„Žiadame vás, aby ste...“;

„Bolo by vhodné zoznámiť sa s...“;

"Chceli by sme..." atď.

Jeden list môže obsahovať niekoľko žiadostí. V tomto prípade sa používajú nasledujúce jazykové výrazy:

„Takisto vás žiadame, aby ste zvážili (poskytli, konali...)“; „Zároveň vás žiadame...“

Žiadosti podpisuje vedúci organizácie alebo úradne poverený úradník. Žiadosť vyžaduje odpoveď.

Treba poznamenať, že žiadosť môže byť obsiahnutá v iných listoch, napríklad v Sprievodný list, záruka atď.

Vzor žiadosti je uvedený v prílohe 15. List s odpoveďou– obchodný list napísaný ako odpoveď na žiadosť. Odpoveď môže byť kladná alebo záporná (odmietací list).

Pri tvorbe odpovedí treba dodržať zásadu jazykovej paralelnosti: v texte odpovedného listu by sa mali používať rovnaké jazykové výrazy a slovná zásoba, aké autor použil v iniciatívnom liste.

Dôležité mať na pamäti!

V texte odpovede by ste nemali uvádzať odkaz na prijatý list („Na váš list zo dňa... Nie...“). Na prepojenie s doručeným listom obsahuje podrobnosti formulára „Odkaz na dátum a číslo prijatého dokumentu“, kde sa zadávajú informácie o iniciatívnom liste. Odpoveď môže začínať slovami: „V reakcii na váš list informujeme...“, „V reakcii na váš list informujeme...“.

Štandardné frázy používané v odpovediach:

"Informujeme vás...";

„Informujeme vás...“;

„V reakcii na vašu žiadosť informujeme...“;

"Bohužiaľ, nemôžeme...";

"Na našu veľkú ľútosť...";

„K vzájomnej spokojnosti...“;

„V súlade s vašou požiadavkou posielame...“.

Štandardný text listu s kladnou odpoveďou môže vyzerať takto:

Zamietavá odpoveď musí byť odôvodnená, žiadosť by sa nemala odmietnuť bez vysvetlenia. Ak má organizácia – autor listu informáciu o tom, kto, za akých podmienok, kedy môže kladne odpovedať na túto žiadosť, odporúča sa o tejto informácii adresáta informovať.

Štandardné frázy používané v odmietavých listoch:

„S poľutovaním vám oznamujeme, že nebudeme môcť uspokojiť vašu žiadosť z nasledujúcich dôvodov...“;

"Vzhľadom na... naša organizácia nemôže...".

Vzor listu s odpoveďou je uvedený v prílohe 16.

Poznámka!

Obchodná komunikácia nepripúšťa hrubosť a netaktnosť a predpokladá neutrálny tón komunikácie medzi partnermi. V tejto súvislosti sa odporúča vyhnúť sa priamemu odmietnutiu v úradných listoch.

Pripomienkový list– list, ktorý opakovane oznamuje skutočnosť a používa sa aj v prípadoch, keď organizácia protistrany nevykonáva činnosti vyplývajúce z jej funkčných povinností alebo prijatých dohôd.

Text upomienky sa spravidla skladá z dvoch častí: odkaz na dokument, v ktorom sú zaznamenané povinnosti strán alebo okolnosti, v súvislosti s ktorými je organizácia povinná vykonať určité úkony, a požiadavky na vykonanie takého alebo iného akcie.

Kľúčovou frázou upomienkového listu je sloveso „pripomínam (pripomínam).

Základné modely a návrhy upomienok:

„V liste od... sme vás informovali, že...“;

„Do dnešného dňa sme však od vás nedostali odpoveď“;

„Pripomíname vám to a žiadame...“;

„Ak odpoveď nebude doručená do... uzávierky...“;

„Pripomíname, že podľa spoločného plánu práce...“;

„Ponúkame vám v súlade s podmienkami zmluvy...“;

“Podľa dohody č.... vám pripomíname záväzky...”;

„Napriek opakovaným pripomienkam...“;

„Naliehavo nám dajte vedieť stav vecí“;

„Posielame vám druhýkrát...“;

„Opäť vás informujeme...“;

„Ešte raz vám pripomíname...“;

„Prosíme vás láskavo...“;

„Ešte raz... pripomíname...“;

"Inak budeme nútení...";

„Upozorňujeme na skutočnosť, že...“;

„Radi by sme vás informovali, že...“

Upomínací list môže obsahovať ďalšiu dodatočnú časť, v ktorej sú uvedené sankcie, ktoré budú uplatnené v prípade nevykonania potrebných opatrení:

„Ak si nesplníte svoje povinnosti, budete vystavení sankciám“ atď.

Vzor upomienky je uvedený v prílohe 17.

Ďakovný list (ďakovný list) – obchodný list vyjadrujúci poďakovanie za vykonané činy (za prijatý list, za poskytnutie informácie, za pozvánku). Ďakovné listy sú v porovnaní s inými typmi listov menej formalizované a sú písané voľnejšie.

Kľúčové frázy listu môžu byť tieto výrazy: „Ďakujem za...“;

"Ďakujeme za...";

„Sme vám vďační za...“;

„Vyjadrujeme našu vďačnosť za...“;

„S vďakou za váš list vám oznamujeme, že...“;

„Dostali sme pozvanie, za ktoré sme veľmi vďační“; "Vopred ďakujem za...";

„Vďačne potvrdzujeme...“;

„Vyjadrujeme vám našu vďačnosť za...“;

„Dovoľte mi poďakovať za...“;

„Dovoľte mi, aby som vám vyjadril svoju úprimnú vďačnosť...“;

„Ďakujem za vašu pomoc pri...“;

„Sme vám vďační za...“;

„Dostali sme vaše pozvanie... za čo sme vám vďační...“; “Adresujem Váš list, ďakujeme za poskytnutie...”, “Vyjadrujeme Vám našu hlbokú vďačnosť za...”;

„V tejto súvislosti by som sa vám chcel poďakovať...“;

„Vyjadrujem vám svoju vďačnosť z celého srdca...“;

„Vyjadrujeme vďačnosť za..., oznamujeme vám, že...“;

"Naša úprimná vďaka za...";

„S hlbokou vďačnosťou...“, atď.

Vzor ďakovného listu je uvedený v prílohe 18.

Potvrdenie – obchodný list, v ktorom adresát potvrdzuje prijatie informácií, dokumentov alebo iných materiálov, skôr dosiahnuté dohody, zámery a pod. Pri potvrdení predbežnej dohody by mal text listu stručne načrtnúť jeho podstatu, pri potvrdení prijatia dokumentov ich musíte pomenovať. V niektorých prípadoch potvrdzujúci list stručne načrtáva podstatu prijatých dokumentov.

Kľúčovým lingvistickým vzorcom tohto typu písmen je sloveso „Potvrdzujem“.

Základné modely a vzory potvrdzujúceho listu:

„Potvrdzujeme prijatie dokumentov (predbežná dohoda, súhlas atď.)“;

„Potvrdzujeme dohody dosiahnuté počas rokovaní...“;

"Potvrdzujeme náš zámer...";

„Vďačne potvrdzujeme prijatie materiálov...“, atď.

Potvrdzovací list môže skončiť žiadosťou, želaním alebo návrhom.

Vzor potvrdzujúci list je uvedený v prílohe 19.

Oznamovací list– obchodný list informujúci o verejných podujatiach (stretnutia, semináre, výstavy, konferencie a pod.).

Oznamovacie listy sa spravidla posielajú širokému spektru organizácií, inštitúcií a podnikov s cieľom prilákať ich alebo pozvať na účasť na prebiehajúcich podujatiach. Oznamovacie listy môžu jednak informovať o podujatí, čase a mieste konania, a zároveň vyzývať k účasti, informovať o podmienkach účasti na podujatí a obsahovať ďalšie pomocné informácie. Oznamovací list teda môže byť súčasne pozývacím listom alebo môže predchádzať pozývaciemu listu.

Oznámenie môže mať prílohy, ktoré môžu obsahovať program podujatia, žiadosť o účasť a iné informačné materiály. Takéto listy sa spravidla posielajú do zoznamu, takže údaje „Adresát“ sú naformátované všeobecne alebo vôbec.

Oznamovacie listy podpisuje vedúci organizácie alebo zástupca vedúceho zodpovedný za organizáciu a uskutočnenie podujatia, ako aj viacerí vedúci pracovníci, ak podujatie organizujú spoločne viaceré organizácie.

Vzor oznámenia je uvedený v prílohe 20.

Pozvánka – obchodný list, ktorý je typom oznamovacieho listu. Rozdiel oproti oznamovaciemu listu je v tom, že nemusí byť na hlavičkovom papieri, môže mať iný formát, farbu, doplnkové dizajnové prvky vo forme ozdôb, kresieb atď.

Pri pozvaní veľká kvantita osoby, používajú sa šablónové, vopred pripravené texty pozvánok. Pozývacie listy sú spravidla adresované konkrétnej osobe alebo osobám, preto používajú vzorce na oslovenie adresáta „Vážený..!“, „Vážený..!“, napríklad:

"Vážený pán Stepanov!";

"Drahý Alexander Nikolajevič!";

"Vážení páni!";

"Drahé hlavy ratolestí!" a tak ďalej.

Pozývacie listy je možné posielať na e-mail, ale najmä pri zvláštnych príležitostiach by sa pozvánky mali posielať poštou alebo kuriérom. V pozývacích listoch sa používajú tieto výrazy:

„Pozývame vás zúčastniť sa...“;

„Žiadame vás, aby ste sa zúčastnili...“;

„Máme tú česť pozvať vás...“;

"Prijmite naše pozvanie...";

"Dovoľte mi pozvať (pozývame)...";

„Radi vás uvidíme na...“;

“Budeme veľmi vďační za vašu účasť na...”;

„Boli by sme vďační, keby ste prijali naše pozvanie do...“;

“Pozývame vás na... ktorý sa uskutoční...”, atď.

Štandardný text pozývacieho listu vyzerá takto:

„Uskutoční sa 23. – 25. marca 2014 vedecko-praktická konferencia"Vzdelávanie - nové časy, nové prístupy." Potvrďte svoju účasť na konferencii a zašlite abstrakt svojho prejavu (3–5 strán). Doplňujúce informácie Vám budú zaslané po potvrdení Vašej účasti."

Vzor pozývacieho listu je uvedený v prílohe 21.

Odpoveď na pozývací list – obchodný list vyjadrujúci kladnú alebo zápornú odpoveď. Ak je rozhodnutie kladné, organizácia môže okamžite poslať žiadosť o účasť na podujatí. V prípade negatívneho rozhodnutia je potrebné uviesť dôvod odmietnutia, pričom odpoveď na pozývací list začína odôvodnením odmietnutia: „V súvislosti s...“.

Vzor odpovede na pozývací list je uvedený v prílohe 22.

Blahoželací list (blahoželací list) – obchodný list písaný pri zvláštnych príležitostiach spojených s významnými udalosťami v postavení funkcionára alebo organizácie.

Blahoželacie listy sú napísané vo voľnej forme, môžu mať malý objem a môžu obsahovať jednu alebo dve vety, alebo môžu byť dosť podrobné. V druhom prípade blahoželanie uvádza hlavné etapy života, činnosti osoby, ktorej je blahoželanie určené, a jej najdôležitejšie úspechy. Ak je list adresovaný organizácii alebo jej štrukturálnej divízii, uvádza najdôležitejšie a najvýznamnejšie úspechy organizácie alebo divízie.

V obchodnej praxi možno rozlíšiť tieto dôvody blahoželania:

  • – výročia, narodeniny prijímajúcej organizácie a vedúceho organizácie;
  • – ocenenia, víťazstvá v súťažiach, víťazné ponuky;
  • – úspech v obchodných a odborných činnostiach (vymenovanie do vysoká pozícia, udelenie čestného alebo osobitného titulu, otvorenie novej pobočky a pod.);
  • – štátne sviatky (Nový rok, Vianoce, Deň obrancov vlasti atď.);
  • – cirkevné sviatky (Vianoce);
  • – príjemné udalosti vo vašom osobnom živote (narodeniny, svadba, narodenie dieťaťa);
  • – uzatváranie vzájomne výhodných partnerských dohôd;
  • – výročie spolupráce (spravidla prvé alebo okrúhle).

Prax

Blahoželacie listy môžu byť vydané nielen na hlavičkovom papieri organizácie, ale aj na špeciálnom papieri rôznych typov. farebná škála, ozdobený ornamentami, majúci vyššia hustota atď.

Nasledujúce kľúčové frázy sa používajú v listoch blahoželania:

"Blahoželám k tvojmu...";

"Úprimne vám blahoželáme k...";

"Prijmite, prosím, naše úprimné blahoželanie k...";

"Srdečne vám blahoželáme k...";

"Gratulujem k...";

„Prijmite, prosím, naše úprimné blahoželanie...“;

„Gratulujeme vám k vymenovaniu do vašej novej pozície“;

„Blahoželáme k otvoreniu novej pobočky“;

"S radosťou sme sa dozvedeli o vašom úspechu vo voľbách. Gratulujeme k víťazstvu!" a tak ďalej.

Štandardný text blahoželania môže vyzerať takto:

"Prijmite, prosím, naše úprimné blahoželanie k Vášmu zvoleniu za predsedu predstavenstva. Prajeme Vám veľa zdravia a pracovných úspechov. Veríme, že Vaše skúsenosti a vysoká profesionalita poslúžia na ďalší rozvoj spoločnosti a posilnia svoju pozíciu v oblasti špičkových technológií.“

Vzor blahoželania je uvedený v prílohe 23.

Odpovedzte na list s gratuláciou – list vypracovaný ako odpoveď na gratulácie pri zvláštnych príležitostiach spojených s významnými udalosťami v postavení funkcionára alebo organizácie.

Štandardný text odpovede na blahoželanie:

"Ďakujem vám za pozornosť, ktorú ste mi venovali k mojim narodeninám. Ďakujem za vaše vrúcne a úprimné slová. Z mojej strany vám želám veľa šťastia a zdravia, prosperity a prosperity."

Vzorová odpoveď na blahoželanie je uvedená v prílohe 24.

Záručný list – obchodný list, ktorý zaručuje odplatu za vykonanú prácu alebo poskytnutie niečoho (služby, výrobky, priestory a pod.).

V záručnom liste preberá autorská organizácia určité záväzky, takže takýto list má právnu záťaž. Text záručného listu obsahuje požiadavku na vykonanie práce, poskytnutie služieb atď. a obsahuje právne významnú frázu: „Garantujeme platbu“ atď. Ďalej v texte listu sú uvedené bankové údaje organizácie - autora záručného listu.

Záručné listy podpisuje riaditeľ a Hlavný účtovník organizácie, podpisy sú osvedčené hlavnou pečiatkou organizácie.

Je dôležité vedieť!

Charakteristickým znakom záručného listu je prítomnosť požadovaného „názvu typu dokumentu“, ktorý nie je uvedený na iných typoch listov. Tento detail bude vyzerať takto - ZÁRUČNÝ LIST.

Základné modely a vzory záručného listu:

“Garantujeme splatenie úveru...”;

“Garantujeme splatenie úveru vo výške... až...”;

"Za platbu ručíme. Náš bankový účet...";

“Garantujeme poskytnutie životného priestoru...”;

„Spoločnosť garantuje...“;

„Týmto listom garantujeme...“;

“(Názov organizácie) žiada (vás) o poskytnutie pomoci... (názov organizácie) záruky...”;

“Žiadame, aby sme mohli poskytnúť pomoc, poskytnúť... (názov organizácie) záruky...”;

„Zaručujeme, že zariadenie dodané podľa vyššie uvedenej objednávky vo všetkých ohľadoch zodpovedá svojmu popisu, Technické špecifikácie a špecifikácie uvedené v objednávke“;

„Ak sa v priebehu... odo dňa uvedenia zariadenia do prevádzky ukáže, že je chybné, zaväzujeme sa poruchu odstrániť na vlastné náklady“;

„Ak... sa zaviažeme bezplatne vymeniť chybné zariadenie“;

„Zaväzujeme sa bezodkladne dodať nové zariadenie“;

„Zaväzujeme sa zaplatiť náklady na dopravu a poistenie“ atď.

Vzor záručného listu je uvedený v prílohe 25.

Informačná pošta – obchodný list, v ktorom je adresát informovaný o úradnej informácii.

Informačný list má podobný význam ako informačný list alebo reklamný list, je však širší a informatívnejší. Tento list je výsledkom logický vývoj korešpondencia. Adresátovi sa zasiela, ak s ním bol nadviazaný kontakt a nemá námietky voči následnému rozvoju obchodných vzťahov. Informačný list má byť o niečo väčší ako správa, aby informoval adresáta o túžbe autora rozvíjať obchodné kontakty a o určitých aspektoch ich implementácie.

Informačné listy sú užitočné pri nadviazaní prvotného kontaktu s adresátom, ktorému je poskytnutá určitá suma Ďalšie informácie revízneho charakteru. Informačný list môže obsahovať podnet pre adresáta, aby získal dodatočné informácie použitím znenia v liste: „Radi odpovieme na vaše otázky.“

Vzor informačného listu je uvedený v prílohe 26.

List so žiadosťou – obchodný list vyhotovený v prípadoch, keď sa organizácia chce zúčastniť na podujatiach alebo získať služby poskytované inou organizáciou. IN komerčné aktivity súvisiaci s poskytovaním tovarov a služieb je možné aplikáciu použiť ako primárny dokument, na základe ktorého sa zadáva objednávka a uzatvára zmluva. Osobitný typ žiadostí tvoria dokumenty predkladané výkonným orgánom a štátne organizácie za účelom registrácie akýchkoľvek práv, získania povolení a pod.

Žiadosť môže byť vypracovaná v jednotnej forme alebo s prihliadnutím na požiadavky formulované organizáciou ponúkajúcou tovar alebo služby. V prvom prípade vypracovanie takejto žiadosti pozostáva z vyplnenia vzorového formulára navrhnutého predajnou organizáciou. Ak je žiadosť vyhotovená vo voľnej forme, obsahuje informácie, ktoré sú pre autora listu podstatné.

Keďže žiadosť je vlastne žiadosťou o vykonanie nejakej práce, poskytnutie služieb alebo o zaradenie do zoznamu účastníkov nejakého podujatia, v texte žiadosti sa spravidla používa rovnaký jazyk ako v žiadostiach:

„Žiadame vás, aby ste boli zaradení do skupiny, do ktorej sa chcete zapojiť...“;

“Žiadame Vás, aby ste zabezpečili účasť dvoch zástupcov našej spoločnosti na...”;

„Žiadame vás, aby ste sa zaregistrovali ako účastníci...“, atď.

V závislosti od situácie obsahuje text žiadosti Ďalšie informácie týkajúce sa účastníkov podujatia, predmet prihlášky, podmienky výkonu práce alebo účasti na prebiehajúcich podujatiach a pod. Napríklad, ak sa podáva žiadosť o účasť na akomkoľvek podujatí (seminár, konferencia, festival, veľtrh atď.), musia sa uviesť tieto informácie:

  • - názov podujatia;
  • – dátum jeho držby;
  • – forma účasti (rečník, poslucháč, účastník atď.);
  • – priezvisko, meno a priezvisko účastníka (účastníkov);
  • - Miesto výkonu práce, pozícia;
  • – poštová adresa s PSČ, telefónne číslo, e-mailová adresa;
  • – potreba hotela počas akcie.

V prípade, že je vyhotovená žiadosť o poskytnutie akéhokoľvek druhu služby, sú okrem tých, ktoré sú uvedené v listovej forme, všetky podstatné náležitosti predmetu žiadosti a všetky potrebné údaje o autorovi žiadosti. uvedené.

Prihláška môže obsahovať aj garanciu platby za služby alebo účasť na predmetnom podujatí.

Vzor žiadosti je uvedený v prílohe 27.

Doplňujúci list – obchodný list zaslaný po hlavnom liste a obsahujúci dodatočné informácie. Charakteristickým znakom takéhoto listu je priame označenie, že slúži ako pokračovanie predchádzajúceho listu. Tu by mal začínať následný list, napríklad:

"Okrem toho listu...";

"Tento list je dodatkom k...".

V texte dodatkového listu by sa malo vysvetliť, prečo bolo potrebné ho zaslať, napr.

“Vzhľadom na významnú zmenu v nákladoch na komponenty pre produkt..., ktorý priamo zaujíma vašu spoločnosť...”.

Vzor dodatku je uvedený v prílohe 28.

Ospravedlňujúci list – list napísaný pri príležitosti ospravedlnenia sa adresátovi za porušenie obchodných vzťahov. Ospravedlňujúce listy sa v oficiálnej obchodnej korešpondencii nachádzajú pomerne zriedkavo. V mnohých prípadoch sa však ukáže, že sú nevyhnutné pre formálne ospravedlnenie adresáta a normalizáciu vzťahu, najmä ak nie je možné ospravedlniť sa iným spôsobom.

Štandardné znenie začiatku ospravedlňujúcich listov je: „Žiadam vás, aby ste prijali moje ospravedlnenie v súvislosti s (za) ....“ Na začiatku listu by ste sa mali ospravedlniť a až potom vysvetliť dôvody svojho odvolania. Zároveň nie je zvykom ospravedlňovať sa dvakrát v priebehu listu. V súvislosti s dočasným narušením vzťahu s adresátom je lepšie prejaviť ľútosť čo najúprimnejšie a najpresvedčivejšie. Všeobecný tón ospravedlňujúceho listu by mal byť dôrazne zmierlivý, ale nie vďačný.

Vzor ospravedlňujúceho listu je uvedený v prílohe 29.

Sústrastný list – obchodný list napísaný s cieľom vyjadriť ľútosť, súcit a sústrasť. Tento typ listov sa používa v bežnej obchodnej korešpondencii v súvislosti so smrťou osôb blízkych adresátovi (príbuzní, kolegovia).

V prípade menej tragických udalostí ( prírodná katastrofa, veľké problémy v činnosti organizácie) sa používa písomný prejav sústrasti a ľútosti. Tieto listy sú určené na vyjadrenie priateľskej podpory podnikateľské prostredie. K tejto forme písomnej komunikácie je prípustné pristúpiť v prípade nedorozumení vo vzťahu medzi autorom a adresátom v prípade nezhôd, ktoré porušujú obvyklý poriadok obchodného styku. Takéto listy by sa mali začínať slovami sústrasti (sympatie, ľútosti), napríklad: „Žiadam vás, aby ste prijali moju sústrasť...“ alebo „Vyjadrujem vám úprimnú sústrasť...“. Je veľmi žiaduce, aby celkový tón takéhoto listu bol dôrazne teplý a ponechal priestor na vyjadrenie pocitov nádeje a optimizmu.

Vzor kondolenčného listu je uvedený v prílohe 30.

Odporúčací list – formulár petície od autora adresátovi v prospech tretej osoby, ktorá sa nezúčastňuje na korešpondencii. Najčastejšie existujú odporúčacie listy vydané organizáciou zamestnancovi ako potvrdenie o pracovných skúsenostiach v tejto organizácii, o zásluhách a osobných kvalitách zamestnanca.

Typická formulácia na začiatku odporúčacieho listu je nasledovná: „Týmto listom mám tú česť odporučiť vám pána (pani) ....“ Potom autor upriamuje pozornosť adresáta na motívy jeho odvolania a uvádza svoju vlastnú predstavu o odporúčanej osobe. Podrobné odporúčanie nemôže byť všeobecné, musí obsahovať popis konkrétnych výhod (resp. nevýhod) odporúčanej osoby, aby o tejto osobe u príjemcu vznikol objektívny dojem.

Toto je zaujímavé!

Básnik Sergej Yesenin pricestoval do Petrohradu 9. marca 1915. Prvým, koho v meste navštívil, bol L. L. Blok. Dal mu odporúčacie listy a Yeseninova cesta do literárnych kruhov bola otvorená.

V obchodnej praxi možno rozlíšiť skupinu písmen používaných pri vedení obchodnej činnosti organizácií, tzv obchodné listy. Táto skupina zahŕňa nasledujúce typy písmen.

Dopyt – obchodný list zaslaný v predzmluvnej fáze potenciálnym kupujúcim potenciálnemu predávajúcemu za účelom získania informácií o možnosti dodať dávku tovaru za určitých podmienok alebo so žiadosťou o zaslanie ponuky na dodanie určitého tovaru šarže tovaru (na poskytnutie určitého druhu služby). Obchodnú žiadosť treba odlíšiť od informačného listu a žiadosťami o oznámení dodacích podmienok a cien tovaru. Žiadosť sa tiež nepovažuje za žiadosť alebo objednávku, čo sú iné typy listov s inými prvkami a podrobnosťami.

Kupujúci sa pri obchodnej požiadavke zaujíma o možnosť doručenia zásielky tovaru v určitom časovom rámci, za určitých podmienok, pričom môže byť vznesená otázka ceny doručenia. V dopyte sa spravidla uvádza: názov tovaru (služby) a podmienky, za ktorých je žiaduce tovar prijať (množstvo, kvalita tovaru, model, značka, cena, dodacia lehota, dodacie podmienky atď. ).

Platobné podmienky určujú, kedy a ako sa kupujúci vysporiada s predávajúcim. Dodacie podmienky určujú, kde a v akom bode prechádza zodpovednosť za bezpečnosť tovaru a riziká z predávajúceho na kupujúceho.

Pri určovaní dodacích podmienok v medzinárodnom obchode platia podmienky obsiahnuté v slovníku obchodných podmienok INCOTERMS ( International Obchodné podmienky, INCOTERMS), ktoré vypracovala Medzinárodná obchodná komora. Slovník obsahuje termíny pre základné termíny dodania týkajúce sa procesu prepravy, vykonávania dodávok a pod., obsiahnuté v medzinárodné zmluvy nákup a predaj. Trojpísmenové skratky každého termínu sú štandardné a odsúhlasené príslušnými orgánmi OOP. Keďže INCOMERMS je neustále sa vyvíjajúci súbor pojmov, pri jeho používaní v zmluvách je potrebné uviesť vydanie slovníka.

Niektoré výrazy zo slovníka sú uvedené nižšie:

  • -FAS ( zadarmo Pozdĺž lode) - voľne pozdĺž boku lode v... (prístav zásielky). Predávajúci považuje svoje povinnosti za splnené umiestnením tovaru pozdĺž boku plavidla v kotvisku. Od tohto momentu musí kupujúci znášať všetky náklady a riziká straty alebo poškodenia tovaru. Tento výraz sa používa iba pre námornú alebo riečnu vodnú dopravu;
  • – FOB ( zadarmo na palube) – zdarma na palube v... (prístav zásielky). Zodpovednosť a riziká prechádzajú na kupujúceho od okamihu, keď tovar prejde cez zábradlie lode v dohodnutom prístave nalodenia. Tento výraz sa používa iba pre námornú alebo riečnu vodnú dopravu;
  • – CIF ( náklady Insurance Freight) - náklady, poistenie, prepravné zaplatené do prístavu určenia. Tento výraz sa používa iba pre námornú alebo riečnu vodnú dopravu;
  • – CIFC ( Poistenie nákladov Doprava a Conihsion) – CIF a sprostredkovateľská provízia;
  • – DAF ( Doručené na hranici) – doručenie na hranici. Predávajúci sa považuje za splnené svoje povinnosti dodať tovar, ktorý prešiel colným odbavením na vývoz, od jeho odovzdania kupujúcemu na určenom mieste na hranici. Tento výraz možno použiť pre akýkoľvek druh dopravy, ale používa sa predovšetkým pre železničnú a cestnú dopravu.

V komerčnej žiadosti sa používajú tieto výrazy:

"Prosím informujte detailné informácie O...";

„Žiadame vás, aby ste nás informovali o možnosti dodávky...“;

„Urobte ponuku na dodávku...“, atď.

Štandardný text žiadosti:

"Koncern VAMIT sa špecializuje na výskum technológií sušenia dreva. V tejto súvislosti máme mimoriadny záujem o nákup a inštaláciu sušiacich komôr vyrábaných ruskými podnikmi. Prosíme Vás o zaslanie reklamných brožúr a informácií o cene zostáv štandardné projekty vedecko-technickú dokumentáciu k zariadeniu na sušenie dreva.“

Vzor žiadosti je uvedený v prílohe 32.

Odpoveď na dopytový list – odpoveď potenciálneho predajcu tovaru (služby) na dopyt potenciálny kupec tovar (služby).

Ak je predávajúci pripravený splniť všetky podmienky požiadavky, môže obratom zaslať ponuku na dodanie. Príprava kvalitného návrhu si však vyžaduje čas, preto sa odporúča najskôr v zásade súhlasiť a následne poslať návrh ďalším listom.

Odpoveď na obchodnú požiadavku môže byť:

  • – ponukový list (ponuka), ak predávajúci môže okamžite uspokojiť požiadavku kupujúceho;
  • – list informujúci o produkte (službách), ak si kupujúci konkrétne vyžiadal informácie o produkte;
  • – odmietnutie posúdiť žiadosť.

V druhom prípade si etika podnikania vyžaduje v prvom rade vyjadriť vďaku za objednávku a potom vysvetliť dôvody, prečo nie je možné objednávku prijať a vykonať, napríklad:

"Ďakujeme za Vašu žiadosť o doručenie... Žiaľ, z dôvodu... Vaša objednávka nemôže byť prijatá na posúdenie (vybavená)";

“Ďakujeme za Vašu požiadavku na doručenie... Žiaľ, produkt, o ktorý máte záujem, je možné dodať len za podmienok...”;

"Ďakujeme za Vašu požiadavku na doručenie... Žiaľ, produkt, o ktorý máte záujem, nemusí byť doručený skôr... Prosíme Vás o vyjadrenie súhlasu so zmenou dodacej lehoty."

Štandardný text odpovede na požiadavku:

„Po zvážení vašej žiadosti o možnosť dodania 2000 monitorov ASUS VX239H do Jekaterinburgu v apríli 2014 potvrdzujeme našu pripravenosť dodať tieto produkty v stanovenom časovom rámci.“

Vzor odpovede na žiadosť je uvedený v prílohe 33.

Návrhový list (prezentačný list) – obchodný list zaslaný potenciálnemu partnerovi s ponukou tovaru, služieb, spolupráce a pod. V obchodnej činnosti sa takýto ponukový list nazýva obchodný návrh alebo ponuka.

Ponuka môže byť:

  • – písomné potvrdenie predtým dosiahnutej ústnej dohody;
  • – odpoveď na predtým zaslanú žiadosť;
  • – nezávislý návrh, ktorý je iniciatívnym dokumentom. V tomto prípade funguje ako predajný list.

V prvých dvoch prípadoch sa návrh posiela ako odpoveď na žiadosť alebo ako výsledok predbežných dohôd, takže nie je proaktívny. Prvý riadok listu teda uvádza motiváciu zaslania návrhu.

V komerčnom návrhu je oveľa viac povinných prvkov ako v žiadosti. Patria sem údaje o balení a označovaní, kvalite, cene tovaru, cene dodania, cene celej šarže, platobných podmienkach. Je možné poskytnúť informácie o kompenzácii rizika za okolností vyššej moci a podmienok arbitráže.

V komerčných činnostiach existujú bezplatné a pevné ponuky (ponuky). Bezplatná ponuka je ponuka, ktorej splnenie môže predávajúci odmietnuť pred uzavretím zmluvy; nezaväzuje predávajúceho povinnosťou predať tovar. Informácie o bezplatnej ponuke sú uvedené v prvom riadku textu (...ponuku Vám robíme nezáväzne z našej strany). Pevná ponuka je taká, ktorú predávajúci nemá právo do určitého dátumu odmietnuť.

Konkrétnemu kupujúcemu je zaslaná pevná ponuka s uvedením podstatných dodacích podmienok (množstvo tovaru, kvalita, cena tovaru a pod.). Pevná ponuka zaväzuje predávajúceho povinnosťou predať ponúkaný produkt tomu, komu ho ponúka, preto povinným prvkom pevnej ponuky je v poslednom riadku uviesť dobu platnosti ponuky, napr. Ponuka platí do...“. Neprijatie odpovede v stanovenej lehote sa rovná odmietnutiu prijatia ponuky.

Ak chcete vytvoriť list s návrhom vysokej kvality, musíte pochopiť nasledujúce pojmy:

  • – prijatie – prijatie ponuky za podmienok predávajúceho;
  • – vo veľkom – preprava nadrozmerného nákladu bez obalu;
  • – voľne ložené – preprava tekutín v cisternách alebo cisternách bez obalu;
  • – vo veľkom – preprava hromadného nákladu bez obalu.

Najbežnejší medzinárodné podmienky, definovanie

podmienky platby:

  • – ACC/ASS (ASSOUNT/ASSOUNT) – z účtu na účet;
  • – V/C ( Bill Na inkaso) – účet za inkaso;
  • – CBD (CASH PRED DELIVERY) – platba v hotovosti pred doručením tovaru;
  • – CD (CASH PROTI DOCUMENTS) – platba v hotovosti oproti dokladom;
  • – CIA (V HOTOVOSTI VOPRED) – platba vopred v hotovosti.

Ponuka partnerovi obsahuje konkrétne detailné informácie,

keďže ďalším krokom môže byť uzavretie dohody, alebo všeobecnej informácie, čo je vlastne návrh na začatie rokovaní.

Štruktúra ponuky môže vyzerať takto:

Časť 1. Úvod:

  • - pozdravy;
  • – označenie dôvodu napísania listu.

V tejto časti správy sú použité nasledujúce frázy:

„V reakcii na vašu žiadosť vás informujeme, že...“;

„Sme radi, že s nami chcete nadviazať obchodné kontakty“;

„Sme radi, že vám pošleme požadované vzorky a ponúkneme...“;

“Náš zástupca, pán N, nás bude informovať, že máte záujem o naše produkty...”;

"Podľa vašej žiadosti...";

„Potvrdzujeme našu dohodu a informujeme vás, že môžeme dodať...“;

„Naši obchodní partneri (N) nás informovali, že máte záujem o zaradenie našich produktov do vášho sortimentu...“;

„Sme pripravení dodať vám naše produkty, a preto vám pre referenciu posielame náš najnovší katalóg.“

Časť 2. Hlavná časť:

  • - odpovedať na položené otázky;
  • - prenášajúci význam komerčná ponuka(dôraz na exkluzivitu produktu, ak je málo výrobcov tohto produktu; dôraz na parametre, odlišnosti produktu, ak je výrobcov tohto produktu veľa; dôraz na špecifiká práce firmy a poskytovania služieb, ak existuje veľa výrobcov tohto produktu).

Použité frázy:

„Sme pripravení urobiť vám špeciálnu ponuku“;

„Ponúkame vám...“;

„Pevne vám ponúkame...“;

„Potvrdením našej dohody vám ponúkame...“;

„V prílohe vám posielame náš katalóg s najnovším cenníkom“;

„Náš podrobný cenník vás presvedčí o bohatosti nášho sortimentu“;

„Naša ponuka platí do...“;

"Ceny zahŕňajú náklady na balenie a dopravu";

„Doručujeme za podmienok...“;

„Sme pripravení poskytnúť vám zľavu...“;

„Dajte nám vedieť, ak súhlasíte so skúšobným nákupom na testovanie“;

„Za predpokladu, že ceny surovín zostanú nezmenené...“;

"Naše výrobky sú vysoko cenené pre...".

– doplnkové ponuky (dôraz na špeciálne zaobchádzanie s klientom).

Použité frázy:

„Aby sme vám uľahčili začatie tejto novej transakcie, poskytneme vám zľavu...% z našich katalógových cien“;

„Vynikajúca kvalita našich produktov si získala veľkú pozornosť po celom svete“;

“Rád by som upriamil vašu pozornosť najmä na polohy...”;

„Model, ktorý sa najlepšie hodí pre vaše účely...“;

“Môžem vám odporučiť najmä položky (produkty) uvedené v cenníku, keďže boli vyrobené...”;

„Mohli by ste výhodne kúpiť veľkú dávku...“;

„Ako vidíte, naše ceny sú konkurencieschopné“;

„Sme presvedčení, že kvalita našich produktov splní všetky vaše očakávania“;

“Na všetky naše produkty dávame... jednoročnú záruku”;

"Naše výrobky sú starostlivo kontrolované, aby sme zabezpečili kvalitu";

„S radosťou vstúpime do obchodného vzťahu s vami a sme presvedčení, že budete môcť úspešne predávať naše produkty vo vašom obchode“;

"Vaša prvá objednávka vás uistí, že sa snažíme splniť všetky želania zákazníkov s maximálnou starostlivosťou."

Časť 3. Finále:

– vyjadrenie vďaky za pozornosť a vyjadrenie nádeje na spoluprácu.

Použité frázy:

„Boli by sme veľmi radi, keby sme od vás čoskoro dostali objednávku“;

„Ak máte k tomu akékoľvek otázky, nájdete nás na nasledujúcich telefónnych číslach“;

„Ak vám naša ponuka nevyhovuje, budeme vám vďační, že nás informujete o dôvodoch“;

„Na vašu žiadosť vám radi poskytneme informácie o podmienkach dodania a platby“;

"S radosťou uvidíme Vašu objednávku a sľúbime rýchle a presné vybavenie."

Štandardný text ponukového listu:

"Predstavujeme Vám nový katalóg, ktorý obsahuje kompletný sortiment nábytku vyrábaného našou spoločnosťou. Taktiež zasielame cenník, ktorý poskytuje našim stálym zákazníkom výrazné zľavy. Tieto zľavy však nemôžeme dlhodobo udržiavať, preto vám odporúčame zadať objednávku v priebehu aktuálneho mesiaca.“

Vzor ponukového listu je uvedený v prílohe 34.

Odpoveď na ponukový list – odpoveď potenciálneho kupujúceho tovaru (služby) na ponuku potenciálneho predajcu tovaru (služby).

Obchodná etiketa vyžaduje povinnú odpoveď na ponuku, aj keď ju nemôžete prijať.

Odpoveďou na ponukový list môže byť list potvrdzujúci prijatie ponuky alebo odmietnutie. Kupujúci nemusí súhlasiť len s niektorými podmienkami ponuky, potom môže zaslať predávajúcemu protiponuku, ktorej výsledkom je obchodná korešpondencia, počas ktorej sa zmluvné strany buď dohodnú na všetkých podstatných podmienkach dodania, alebo odmietnu. uzavrieť transakciu. V závislosti od situácie môžu byť v odpovedi na ponukový list použité nasledujúce stabilné výrazy:

„Ďakujeme za vašu ponuku a informujeme vás, že sme pripravení uzavrieť obchod o...“;

„Prijímame vašu ponuku na...“;

„Potvrdzujeme našu pripravenosť uzavrieť dohodu o...“;

"Ďakujeme za Vašu ponuku, no momentálne nemáme záujem o kúpu tejto položky."

Štandardný text odpovede na ponukový list:

"Ďakujeme za Vašu ponuku na dodatočnú dodávku prúdových transformátorov do kompletných elektrických ústrední. Vami uvedenú cenu však považujeme za príliš vysokú. Navyše platobné podmienky sú pre nás, žiaľ, neprijateľné. Sme pripravení vrátiť k vašim návrhom, ak to považujete za možné urobiť ich zodpovedajúcim spôsobom.“

Vzor odpovede na ponukový list je uvedený v prílohe 35.

List so žiadosťou – obchodný list, ktorého účelom je povzbudiť protistranu, aby splnila svoje záväzky v podmienkach, v ktorých dochádza k porušovaniu skôr prijatých dohôd.

Požiadavky majú zvyčajne zložitú štruktúru. Poskytujú podmienky zmlúv s odkazom na konkrétne dokumenty, načrtávajú podstatu súčasného stavu, formulujú požiadavku na potrebu plnenia záväzkov a uvádzajú možné sankcie v prípade nesplnenia týchto záväzkov.

Kľúčové frázy v dopytových listoch môžu byť:

„Naliehavo požadujeme, aby ste vykonali (odoslali, poskytli, preniesli)...“;

„Požadujeme, aby boli naše záväzky splnené...“;

„Požadujeme, aby ste okamžite implementovali...“, atď.

Možné sankcie môžu byť formulované takto:

„V opačnom prípade vám budú uložené sankcie...“;

„V opačnom prípade bude prípad postúpený Rozhodcovskému súdu“;

„V opačnom prípade nenesieme zodpovednosť za následky...“, atď.

Vzorová odpoveď na žiadosť je uvedená v prílohe 36.

Žalobný list je vyhotovený na hlavičkovom papieri. V súčasnosti neexistujú žiadne regulačné požiadavky na prihlasovanie pohľadávok na legislatívnej úrovni. Ale prax vyvinula nasledujúce odporúčania pre jeho prípravu a dizajn.

  • – podklad na podanie reklamácie (odkaz na zmluvu uzatvorenú medzi stranami, záručný list);
  • - podstata, predmet nároku. Musí byť uvedené, ktorá povinnosť bola porušená a v akom rozsahu (meškanie, zlá kvalita atď.);
  • – platnosť nároku (odkazy na zmluvy, úkony atď.), dôkazy uvádzajúce odkazy na regulačné dokumenty, ktoré slúžia ako základ pre uspokojenie nároku;
  • – materiálne a iné škody, ktoré vám vzniknú;
  • – žaloby spoločníka na pohľadávku; špecifické požiadavky reklamátora (ukončenie zmluvy, vrátenie finančných prostriedkov, požiadavka na výmenu nekvalitného tovaru a pod.) s uvedením lehoty na splnenie týchto požiadaviek;
  • – vaše konanie, ak pohľadávka nie je uspokojená. List musí obsahovať upozornenie na následný kontakt súdnictvo v prípade, že pohľadávka nebude uspokojená.

Na jednoznačnú identifikáciu tohto typu listu je povolené označiť typ listu na dokumente – NÁROK.

Reklamačný (sťažnostný) list musí mať nadpis textu odrážajúci jeho hlavné požiadavky, napríklad „O zaplatení dlhu a penále“ alebo musí obsahovať odkaz na zmluvu, ktorej podmienky boli porušené, napríklad „Na nárok podľa nájomnej zmluvy zo dňa __________ č. ________“.

Reklamačný (reklamačný) list musí obsahovať poznámku o prítomnosti prílohy označujúcu všetky priložené doklady potvrdzujúce oprávnenosť reklamácie. V liste je stanovená lehota na posúdenie tohto nároku, ktorá však nie je zákonom vymedzená av praxi je jeden mesiac. Forma prezentácie textu musí byť čo najsprávnejšia, aby sa zachovali obchodné vzťahy a dobré meno partnerov.

Reklamačné listy sa zvyčajne zasielajú adresátovi doporučene so samostatným doručenkou a potvrdením o doručení. Tieto dokumenty uchováva autor nároku na prípadné predloženie súdnym orgánom.

Pri zostavovaní textu reklamácie sa ako základ na podanie reklamácie používajú tieto frázy:

„Posielame vám žiadosť o...“;

“Posielame Vám protokol o vyšetrení zo dňa... Nie.... z ktorého vyplýva, že...”;

„Náš zákazník vám uplatňuje reklamáciu (sťažnosť) týkajúcu sa kvality...“;

“Reklamujeme kvalitu tovaru...”;

„Na základe obchodného aktu uplatňujeme nárok voči...“;

„V súlade s dohodou... Porušili ste klauzulu č...“;

„V zásielke tovaru bol zistený nedostatok tovaru...“;

„Pri prevzatí tovaru prijatého dňa (dátum) podľa faktúry č.... bolo zistené manko...“;

„Na našu veľkú ľútosť vám oznamujeme, že...“;

„Bohužiaľ, musíme vás informovať...“;

„Podľa bodu 4 zmluvy nám musíte dodať...“.

Na vyjadrenie požiadaviek sa používajú tieto frázy:

„Máme v úmysle požadovať z vašej strany...“;

„Máme v úmysle sa vás opýtať...“;

„V súlade s vyššie uvedeným vás žiadame...“;

„V súvislosti s vyššie uvedeným vám bola uložená pokuta za...“.

Na opísanie obsahu sankcií sa používajú tieto výrazy:

„V prípade vyhýbania sa prijatiu opatrení na vyriešenie problémov uvedených v sťažnosti bude vec postúpená Rozhodcovskému súdu...“;

"...inak vám budú uložené sankcie";

“Odmietnutie plnenia povinností zo zmluvy v súvislosti s uvedenou reklamáciou...”.

Odpoveď na reklamačný list (sťažnosť) organizácia musí dať v stanovenej lehote. Počas tejto doby musíte protistranu písomne ​​informovať o zamietnutí reklamácie alebo o jej prijatí na posúdenie. Ak bude reklamácia prijatá na posúdenie, bude oznámená lehota na rozhodnutie o reklamácii alebo konkrétne opatrenia na jej uspokojenie. Ak je reklamácia zamietnutá, uvádzajú sa dôvody zamietnutia s odkazom na dokumenty, ktoré to môžu odôvodniť.

  • – listy ponúkajúce tovar alebo služby;
  • – prezentačné listy obsahujúce informácie o organizácii.

Okrem menovaných odrôd reklama vo veľkej miere využíva informačné listy, prospekty a informačné bulletiny, ktorých úlohou je poskytnúť podrobné, niekedy podrobné informácie o tovaroch a službách. Tieto materiály nie sú reklamnými listami, ale spolu s nimi plnia reklamnú funkciu. Reklamné materiály sa spravidla poskytujú na žiadosť záujemcu, ktorý dostal primárne informácie o organizácii alebo produkte z reklamného listu alebo iným spôsobom.

  • – reklamný list by nemal byť dlhý a nemal by mať viac ako jednu stranu;
  • – reklamný list by mal byť stručný, jasný, informatívny; Nemali by ste podrobne popisovať organizáciu a ponúkaný tovar alebo služby, ale je potrebné zdôrazniť iba rozdiel medzi vašou organizáciou a ostatnými, vašimi produktmi od produktov iných dodávateľov;
  • – nie je vhodné zveličovať prednosti vašej organizácie, pretože akékoľvek informácie je možné vždy overiť;
  • – ponúkaný tovar alebo služby by sa nemali vnucovať; opakované opakovanie vety, hoci v rôznych verziách, môže korešpondenta odcudziť;
  • – reklamný list reprezentuje vašu spoločnosť, firmu, preto musí byť napísaný na hlavičkovom papieri so všetkými údajmi potrebnými pre list.
  • 3. Prezentácia produktu (tovaru) a vymenovanie jeho hlavných výhod.
  • 4. Zoznam dodatočných alebo súvisiacich podmienok.
  • 5. Konkrétny návrh spolupráce (veľkoobchod resp maloobchod, ponuka služieb a pod.).
  • 6. Vyjadrenie ochoty poskytnúť vzorky tovaru, podrobné informácie o tovare alebo službách a zodpovedať všetky otázky, ktoré môže mať potenciálny spotrebiteľ.
  • 7. Štandardná fráza vyjadrujúca nádej na spoluprácu.
  • 8. Podpis (funkcia, priezvisko, iniciály).

V prípadoch, keď list predstavuje organizáciu, môže jej štruktúra vyzerať takto:

  • 1. Adresa adresátovi („Vážení páni!“ alebo „Vážení kolegovia!“).
  • 2. Stručné predstavenie organizácie a charakteru jej činnosti.
  • 3. Popis hlavných činností organizácie, jej výhod v porovnaní s inými organizáciami ponúkajúcimi podobný tovar alebo služby.
  • 4. Konkrétny návrh spolupráce.
  • 5. Vyjadrenie pripravenosti poskytnúť akékoľvek zaujímavé informácie o organizácii a odpovedať na všetky otázky.
  • 6. Štandardná fráza vyjadrujúca nádej na spoluprácu.

Pre silnejší vplyv na potenciálneho partnera je potrebné, aby list s reklamou na tovary a služby podpísal aspoň vedúci oddelenia a listy zastupujúce organizáciu vedúci organizácie alebo jeho zástupca.

Pri navrhovaní reklamných listov musíte dodržiavať všeobecné pravidlá pre navrhovanie obchodných listov, ale na upútanie pozornosti na list je prípustné použiť širšiu škálu textového dizajnu, ako je zvýraznenie najdôležitejších fragmentov textu.

Moderný manažment teda vyžaduje od každého manažéra a lídra schopnosť písať obchodné texty najrôznejších smerov. Môže to byť buď príprava obchodných listov a obchodných návrhov, alebo príprava listov blahoželania a poďakovania. Úspech všetkých manažérskych a obchodných aktivít bude priamo závisieť od napísania niektorých z týchto dokumentov. V tomto ohľade praktické písomné zručnosti pri vytváraní obchodných listov, bez ohľadu na tematické zameranie textu, vyžaduje každodenná práca takmer každého špecialistu, vrátane manažérov na všetkých úrovniach, vedúcich oddelení spoločnosti, reklamných špecialistov, osobných asistentov až po manažérov, ako aj všetci pracovníci kancelárie.

Žiadosť je možno najbežnejšou formou obchodnej korešpondencie. Nie je možné spočítať počet situácií, ktoré si vyžadujú podanie žiadosti v mene právnickej alebo fyzickej osoby. Ide o získavanie informácií, vzoriek produktov, koordináciu akcií, vyvolávanie nejakej akcie atď.

Zloženie a štruktúra žiadosti sa príliš nelíši od štandardných. Text žiadosti sa spravidla skladá z dvoch častí:

1. Úvodná časť, kde je v naratívnej forme uvedená podstata veci, sú vysvetlené motívy a dôvody podania žiadosti. Často sa tu používajú nasledujúce štandardné výrazy:

dôvod petície

Z dôvodu neprijatia... ;

Vzhľadom na spoločenský význam... ;

Berúc do úvahy (našu dlhodobú spoluprácu)... ;

Vzhľadom na (dlhodobú a plodnú povahu našich obchodných väzieb)... ;

Vzhľadom na rozpor medzi vašimi činmi a predtým prijatými dohodami... ;

Z dôvodu oneskorenia prijatia nákladu... ;

Na základe výsledkov rokovaní o problematike... atď.

Cieľ žiadosti

Aby bolo možné vykonať príkaz... ;

Aby sa problém čo najrýchlejšie vyriešil...;

Koordinovať problémy... ;

Aby bola zaistená bezpečnosť prepravy nákladu... ;

Vyhnúť sa konfliktné situácie... a tak ďalej.

V súlade s predtým dosiahnutou dohodou...;

V súvislosti s apelom na nás... ;

Na základe ústnej dohody... ;

Na základe nášho telefonického rozhovoru... ;

Podľa vládneho nariadenia... ;

Podľa protokolu o vzájomných dodávkach... atď.

Všetky vyššie uvedené výrazy sa musia použiť s prihliadnutím na kontext a rečovú situáciu.

Takmer všetky štandardné výrazy začínajú odvodenou predložkou alebo predložkovým spojením. Mali by ste dbať na správne používanie týchto predložiek pri podstatných menách, ktoré sú najmä v pádoch genitívu a datívu.

2. Vlastne žiadosť. Tu kľúčová fráza listu obsahuje slová vytvorené zo slovesa opýtať sa. Jeho použitie je vysvetlené požiadavkami na etiketu pre obchodné texty a psychologickými zákonmi obchodná komunikácia- osoba ochotnejšie súhlasí s vykonaním úkonu vyjadreného vo forme žiadosti ako vo forme žiadosti.

V niektorých prípadoch samotná žiadosť, vyjadrená opisne, nemusí obsahovať toto sloveso, napríklad: Dúfame, že náš návrh bude možné posúdiť v stanovenej lehote.

Žiadosť možno podať v prvej osobe jednotného čísla („Pýtam sa...“), v prvej osobe množného čísla („Pýtame sa...“), v tretej osobe jednotného čísla (v tomto prípade podstatné mená s hromadným významom sa používajú: „Vedenie sa pýta...“, „Správa žiada...“, „Poraďte pracovný kolektív pýta...“ a pod.), z tretej osoby množného čísla, ak sa používa viacero podstatných mien s hromadným významom (Správa a Kolektívna rada práce sa pýtajú...).

Ak je žiadosť viacrozmerná, zloženie druhej časti takéhoto listu môže vyzerať takto (časti kompozície musia zodpovedať odstavcovému členeniu textu):

Prosím prosím...)

Zároveň sa pýtam... (Aj my sa pýtame...)

A tiež sa pýtam... (A tiež sa pýtame...)

Pri zostavovaní žiadosti by ste mali zvážiť nasledujúce odporúčania:

1. Pri zadávaní požiadavky zdôraznite svoj alebo organizačný záujem na jej splnení.

2. V žiadnom prípade nezačínajte list slovom „Prosím...“ – taktnejšie je najskôr vysvetliť dôvody vašej žiadosti (aj keď všetky podrobnosti už boli s adresátom dohodnuté).

3. Neponáhľajte sa vopred poďakovať príjemcovi. Týmto stavíte seba aj príjemcu do nepríjemnej pozície. Skúste sa poďakovať, keď zistíte, že vaša žiadosť bola schválená.

Pri formulovaní požiadavky sa často používajú tieto štandardné výrazy:

Obraciame sa na Vás s prosbou...

O dodaní na našu adresu...

O smere na moju adresu...

O odoslaní našej organizácii...

O poskytovaní mi...;

Pýtame sa (pýtame sa) vás (vás)...

Upozorniť (nás)...

Pošli mi)...

Naliehavo prítomný...

Okamžite nahlásiť...

Upozorniť (vedenie spoločnosti) na...

Informujte ma o...;

Prosím o váš (váš) súhlas s...

Odosiela sa do...

Poskytovanie nám...

Oboznámenie sa s...

Presun... nasledujúceho vybavenia... ;

Žiadame o vašu (vašu) pomoc pri...

Prijíma sa...

Rýchle odoslanie...

Poskytovanie dodatočných informácií o...

Dirigovanie... ;

Žiadam o vaše (vaše) pokyny...

Na uzavretie dohody o...

Na doručenie z podnikového skladu... zástupcovi...

Na prípravu dokumentov pre...

Na recenziu... ;

Žiadame vás, aby ste neodmietli zdvorilosť a... .

Samostatným druhom obchodného listu je žiadosť. Účelom jeho zostavenia je túžba povzbudiť príjemcu k akejkoľvek konkrétnej akcii. Príjemcom, teda osobou, ktorej je táto žiadosť zaslaná, môže byť buď právnická osoba, resp individuálne. Ak je list adresovaný organizácii alebo podniku, je zvykom písať ho v mene vedúceho tohto podniku.

Kompilácia

Vo väčšine prípadov je list vystavený na hlavičkovom papieri odosielajúcej spoločnosti. Štruktúra listu vyzerá takto:

  • výstupné číslo a dátum prípravy dokumentu;
  • údaje o pôvodcovi (celé meno a funkcia osoby, ktorá iniciovala vytvorenie listu);
  • názov dokumentu, ktorý stručne (jednou frázou) naznačuje jeho podstatu;
  • adresa príjemcu (najčastejšie sa používa osobná adresa, napríklad „Drahý Fjodor Stepanovič!“);
  • hlavný text žiadosti, začínajúci vetou obsahujúcou sloveso „požiadať“, napríklad „Žiadame vás, aby ste informovali...“, „Žiadame vás o pomoc...“ alebo „Žiadame vás poskytnúť...";
  • zdvorilá forma vyjadrenia nádeje na priaznivý výsledok prípadu pomocou fráz „Dúfame v pozitívne riešenie nášho problému“ alebo „Dúfame vo vašu pomoc v...“;
  • podpis pôvodcu (najčastejšie žiadosť podpisuje vedúci organizácie, jeho zástupca alebo vedúci štrukturálneho útvaru).

Okrem toho treba dbať na to, aby príjemca listu mal v prípade potreby možnosť priamo kontaktovať jeho pôvodcu. Ak to chcete urobiť, musíte poskytnúť kontaktné údaje osoby, ktorá žiadosť podáva.

Často nastáva situácia, keď má pôvodca niekoľko žiadostí adresovaných príjemcovi, ktoré vyžadujú uspokojenie. V tomto prípade je vhodné uviesť všetky existujúce požiadavky v jednom liste, pričom hlavný text rozdelíte na odseky. Tým sa výrazne zníži tok dokumentov a ušetrí sa čas odosielateľovi aj príjemcovi.

Žiadosť predpokladá prijatie odpovede, ktorá bude obsahovať kladnú alebo zápornú odpoveď na uvedenú žiadosť. Ak pôvodný list obsahuje viacero žiadostí, odpoveď poskytuje výsledky posudzovania každej takejto žiadosti.

List s dopytom je typ obchodného listu. Žiadosť sa posiela partnerom, dodávateľom, štátnym orgánom... Niekedy sa bez nej zaobídete (napríklad ústne požiadate kolegu podnikateľa o poskytnutie niektorých informácií), ale vo všeobecnosti by sa takéto správy nemali zanedbávať. Minimálne z dôvodu zachovania nastoleného poriadku.

Čo môžete požiadať?

  • Informácie (o vlastnostiach produktu a jeho dostupnosti, o spôsoboch doručenia a dodacích lehotách, o dôvodoch omeškania zásielky a pod.).
  • Doklady alebo predmety (papiere na uzatvorenie zmluvy, vzorky produktov a pod.).

Jedným slovom, ak niečo neviete alebo tomu celkom nerozumiete, ak potrebujete dokumenty alebo cenníky, pošlite žiadosť.

Štruktúra písmen

Takéto správy sa píšu rovnakým spôsobom ako iné obchodné listy:

  • Najprv sú uvedené podrobnosti o príjemcovi a odosielateľovi;
  • potom - dátum vyhotovenia a číslo odchádzajúceho dokumentu;
  • názov odrážajúci podstatu otázky;
  • oslovenie príjemcu (zvyčajne menom a priezviskom, pokiaľ nepíšete oficiálnym orgánom);
  • podstata otázky;
  • priaznivé vyjadrenie nádeje na spoluprácu;
  • vďačnosť;
  • pozíciu, celé meno a podpis odosielateľa.

Keďže žiadosť je oficiálny dokument, mala by byť napísaná na hlavičkovom papieri spoločnosti. Vzor žiadosti si môžete stiahnuť tu.

Ako napísať?

Je lepšie začať dotaz s krátke vysvetlenie dôvody odvolania. Jednoduché vyžadovanie informácií bez udania dôvodov (a dokonca vo forme ultimát, ako to niektorí robia) je zlá forma. Napíšte doslova jednu úvodnú frázu, napríklad:

  • „na základe našich predbežných dohôd“;
  • „aby sa predišlo možným kontroverzným problémom“;
  • „v súlade s uzatvorenou dohodou“;
  • "uzatvoriť zmluvu."

V prípade potreby sa môžete odvolať na legislatívne akty. Napríklad, ak zákon vyžaduje, aby ste si pred uzavretím zmluvy prečítali akékoľvek dokumenty, môžete v liste napísať: „V súlade s čl. Federálny zákon zo dňa 24. júla 2012 číslo 397-FZ...“ Bez predbežného vysvetlenia sa k veci dostanete iba v prípadoch, keď je dôvod žiadosti zrejmý (napríklad ak píšete žiadosť o obchodný návrh podľa vzoru). Ak je však dôvod vašej žiadosti neštandardný, mali by ste opísať situáciu a podrobne uviesť svoje motívy, aby príjemca nemal žiadne otázky.

V obsahovej časti musíte sformulovať (čo najvýstižnejšie) jednu konkrétnu požiadavku. Je nežiaduce žiadať objasnenie viacerých tém v tej istej správe. Je to však voliteľné – ak napíšete list ku každému malému problému (ktorých je spolu 5-10), povedie to len k zbytočnému formalizmu. Obdarovaný tiež nebude veľmi rád, keď bude vystavený takémuto „papierovému“ bombardovaniu. Obsah začína štandardnými úvodnými konštrukciami:

  • „informujte nás o...“;
  • „Budeme vám nesmierne vďační, ak...“;
  • "Prosím pošli..."

List s dopytom si vždy vyžaduje list s odpoveďou. Ak je otázka naliehavá a naliehavá, taktne spomeňte, že by ste chceli odpoveď dostať čo najrýchlejšie. Na tento účel môžete použiť nasledujúce frázy:

  • „Prosím, odpovedzte čo najskôr“;
  • „Vyzývame vás, aby ste odpovedali do piatich dní“;
  • „Žiadame vás, aby ste odpovedali do dvoch týždňov“;
  • „Tešíme sa na váš list“;
  • "Prosím, pošlite dokumenty čo najskôr e-mailom."

Vo väčšine prípadov je žiadosť o správu veľmi krátka. Nie je potrebné šíriť svoje myšlienky nad stromom a vyjadrovať svoje myšlienky k téme a mimo témy.

Nižšie sú uvedené príklady najbežnejších žiadostí.

Vzor žiadosti o poskytnutie dokumentov

„Drahý Vladimír Alexandrovič!

Na uzavretie zmluvy medzi Artemis LLC a Schwarzenspiegel JSC vás žiadam o poskytnutie nasledujúceho zoznamu dokumentov:

  • stanovy;
  • certifikáty OGRN a TIN;
  • osvedčenie o štátnej registrácii spoločnosti (prijaté od Federálnej daňovej služby spôsobom stanoveným zákonom);
  • poradie menovania do funkcie generálneho riaditeľa.

Pošlite prosím oba originálne dokumenty (ruskou poštou alebo kuriérskou službou) a ich kópie (e-mailom na adresu [chránený e-mailom])».

Vzor žiadosti o informácie

„Drahý Pyotr Vladimirovič!

Prosím informujte ma o možnosti dodania lodných motorov E-100 (katalógový kód SRK-1738-8476) v množstve 10 kusov do 10.12.2015 a informujte ma aj o podmienkach dodania a platby. Vopred ďakujem za rýchlu odpoveď!”

Vzor listu so žiadosťou o vysvetlenie

„Drahý Alexander Petrovič!

Aby sa predišlo možným kontroverzným otázkam, žiadam vás, aby ste čo najpodrobnejšie opísali postup dodávania opíc rhesus z územia severného Vietnamu. Aké vozidlá sa používajú v jednotlivých etapách, existuje nebezpečenstvo pre život a zdravie jednotlivcov, aký je maximálny časový úsek, ktorý by som mal očakávať? Tešíme sa na Vašu odpoveď".

Vytvorte list pomocou daných vzorov a nezabudnite na zdvorilosť a obchodnú etiku. Žiadosť by nemala obsahovať výhražné frázy, ultimáta ani prísľuby, že sa so sťažnosťou obrátia na oficiálne orgány, ak neodpovie. Uveďte svoju požiadavku čo najsprávnejšie, aj keď ju príjemca zjavne nechce splniť. A ak odpoveď nikdy nepríde (alebo ak vám bude zaslané oficiálne odmietnutie poskytnutia údajov), budete musieť siahnuť po závažnejších opatreniach – napríklad napísaním varovného listu.

V obchodných transakciách existujú prísne oficiálne dokumenty, vypracované podľa jedinej šablóny alebo v súlade s uznávanými normami (napríklad), a takmer neformálne dokumenty, ktoré sa vyhotovujú, keď je potrebné vyriešiť neočakávaný problém, vyhľadať pomoc alebo vyjadriť sa. vďačnosť. Mylne sa verí, že „voľná“ forma sa používa ľahšie; naopak, aby ste napísali presvedčivé odvolanie alebo list, budete musieť vynaložiť oveľa viac úsilia ako vyplnenie štandardizovaného formulára.

Druhá kategória dokumentov zahŕňa širokú škálu žiadostí, ktorých vzory nájdete nižšie. Kompetentne a prehľadne zostaviť takúto správu nie je niekedy o nič menej dôležité ako. Nižšie sú uvedené príklady listov so žiadosťou o pomoc: návod krok za krokom o vytvorení dokonalého dokumentu a tipy na jeho odoslanie príjemcovi.

Pokyny na napísanie žiadosti

A správy so žiadosťou o pomoc z pochopiteľných dôvodov nemožno zostaviť podľa jedného modelu: pri použití jednotnej formy je jednoducho nemožné prispôsobiť sa konkrétnym okolnostiam. Na to, aby mala žiadosť želaný efekt, je totiž mimoriadne dôležité vziať do úvahy osobnosť príjemcu, jeho sociálne postavenie, aktuálnu finančnú situáciu a ďalšie faktory. Okrem toho by mal mať list jasne dôverný charakter: ak ide o prísne úradný dokument, adresát, ktorý je v predvolenom postavení, s najväčšou pravdepodobnosťou uprednostní odpoveď odhlásením sa z odberu alebo jednoducho odmietne dialóg a odošle správu na adresu odpadkový kôš.

Dôležité: V celom liste musíte zachovať teplý a úctivý tón. Nesmieme zabúdať, že žiadosť nie je oficiálnou požiadavkou, príjemca ju môže ľahko ignorovať alebo odmietnuť. Rešpekt sám osebe neprinesie výsledky bez dostatočnej motivácie, no prinajmenšom dokáže udržať čitateľovu pozornosť a prinúti ho dôjsť až na koniec textu.

Predtým, ako začnete skladať žiadosť o vyriešenie problému, odloženie platieb alebo poskytnutie zľavy, má zmysel rozhodnúť sa o adresátovi. V závislosti od okolností to môžu byť:

  • súkromná osoba - napríklad bohatý investor alebo vplyvný vedec;
  • individuálny podnikateľ alebo majiteľ spoločnosti s ručením obmedzeným;
  • právnická osoba ako celok, ak odosielateľ nepozná meno riaditeľa alebo mu nedáva zmysel, kto presne bude na správu reagovať;
  • verejný zamestnanec akejkoľvek úrovne – od starostu malého mesta až po guvernéra alebo zodpovedného vedúceho akejkoľvek štruktúry.

Prirodzene, list zaslaný priemernému podnikateľovi sa bude svojím duchom veľmi líšiť od oficiálnej správy so žiadosťou o pomoc od predsedu štátnej korporácie. Štruktúra všetkých žiadostí je však približne rovnaká; Stačí, aby kompilátor pochopil, ktoré prvky musia byť prítomné v akomkoľvek liste, ktoré sa môžu líšiť a ktoré je lepšie úplne opustiť. Je to oveľa ťažšie, ale stále možné. Nasledujúce pokyny vám pomôžu pochopiť situáciu.

Druhou otázkou, ktorú je potrebné objasniť pred napísaním žiadosti, je štruktúra dokumentu. Ako už bolo spomenuté, neexistuje jednotná forma správy, ale všeobecný plán akýchkoľvek obchodných listov je takmer rovnaký - treba ho dodržiavať. Oficiálna alebo poloformálna žiadosť o pomoc, pomoc alebo služby sa skladá z týchto blokov:

  1. "Čiapka". Pozostáva z loga organizácie, doplnkových vzorov (odporúča sa použiť radšej vlastný dizajn ako skladové; nezaškodí najať si na to profesionálneho dizajnéra) a názov vysielajúcej organizácie, ak tento nie je súčasťou logo. Na rozdiel od všeobecného presvedčenia nie je potrebné uvádzať v hlavičke štátne symboly Ruskej federácie vrátane vlajky a erbu, najmä ak je odosielateľom súkromná osoba, samostatný podnikateľ alebo malá spoločnosť, ktorá nemá žiadne spojenie s vládne agentúry. Prítomnosť vlajky a erbu pravdepodobne neovplyvní rozhodnutie príjemcu, ale (ak sa použije nevhodne) tieto atribúty vzbudia v čitateľovi podozrenie o dôveryhodnosti žiadateľa.
  2. Úvodná časť. Obsahuje:
    • oficiálne názvy odosielajúcej spoločnosti (celé a skrátené) alebo priezvisko, meno a priezvisko pôvodcu žiadosti;
    • údaje o adresátovi vrátane TIN, OGRN, štatistických kódov, registračných čísel a bežného účtu;
    • kontaktné informácie: úplná adresa s PSČ, telefónne čísla, e-mailová adresa, účty v instant messengeroch a sociálnych sieťach atď.;
    • nepovinne - meno alebo priezvisko, meno a priezvisko príjemcu v závislosti od toho, či ide o právnickú osobu alebo fyzickú osobu;
    • pozdrav oddelený od hlavného textu prázdnym riadkom a zvýraznený väčším typom písma;
    • údaje o dôvode odvolania (výskyt omeškania, analýza výsledkov, prítomnosť ústnej dohody, vykonanie telefonické rozhovory a tak ďalej);
    • účel žiadosti (odstránenie nedorozumení, rýchle vyriešenie problému alebo okamžitá pomoc osobe).
  3. Hlavný text. V tele listu by mala byť uvedená (čo najstručnejšie, zrozumiteľne a v spisovnej ruštine) podstata žiadosti: zaplatiť dlh, vykonať renovačné práce, poskytnúť finančná asistencia prístrešie alebo poskytnúť zľavu. Hneď na začiatku textu je potrebné zdôrazniť, že list je práve prosba; Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je použiť vhodné deriváty: „Úprimne sa pýtam“, „Pýtame sa vás“, „Naša organizácia sa pýta“, ​​„Žiadam vás“ - a ďalšie. Ako už bolo spomenuté, žiadosť nie je požiadavka, tým menej objednávka, preto je potrebné od začiatku do konca správy prísne dodržiavať úctivý tón, pričom treba pamätať na to, že zainteresovaná osoba je v tomto prípade odosielateľ, nie čitateľ. Výnimkou sú len správy s výzvou na splatenie dlhu; ale ani v tomto prípade netreba zabúdať na úctu k adresátovi. Nezaškodí ani pridať pár vrúcnych slov na začiatok listu (ak sa odosielateľ a príjemca dobre poznajú) alebo formálne komplimenty, ak pôvodca a príjemca predtým nekomunikovali alebo interakcia prebehla v rámci prísne obchodnej spolupráce. rámec. Ak jeden list obsahuje niekoľko požiadaviek, ktoré sa v podstate líšia alebo spolu súvisia, každej z nich je potrebné prideliť vlastný odsek, alebo ešte lepšie, vytvoriť zoznam s odrážkami, ktorý má oproti súvislému textu výraznú vizuálnu výhodu.
  4. Záver. Ak má list pre odosielateľa zvláštny význam, tu stojí za to ešte raz (stručne a presvedčivo) vyzvať čitateľa k akcii. Dá sa to urobiť buď v dvoch alebo troch vetách, ktoré sú kvintesenciou hlavného textu, alebo pomocou sloganu, ktorý upúta pozornosť. Nemali by ste sa však nechať príliš uniesť; žiadosť musí byť dôverná a nesmie mať komerčný alebo reklamný charakter. Je lepšie, aby bol jeho štýl nekomplikovaný, ako zámerne overený, čo v čitateľovi vyvoláva pochybnosti o úprimnosti odosielateľa. Toto je obzvlášť dôležité, ak list obsahuje žiadosť o pomoc alebo pomoc.
  5. Rozlúčka a podpis. nie je vždy umiestnený. Ak je účelom vypracovania dokumentu dosiahnuť pomoc alebo podporu, má zmysel použiť namiesto tohto vzorca iný vzorec, napríklad „Vopred ďakujem“, „Vopred ďakujem“, „Ďakujem za pozornosť “, „Veľmi vám ďakujem za pomoc“ atď. Bez ohľadu na použité slovné spojenie je určite a bezpodmienečne oddelené od samotného podpisu čiarkou, a ak to priestor dovoľuje, aj novým riadkom. Interpunkčné znamienko v tomto prípade nemá funkčný, ale grafický význam, uľahčuje čitateľovi vnímanie textu; to isté platí pre presun podpisu na ďalší riadok.
  6. Dátum a pečiatka. Ihneď po podpise v spodnej časti listu musíte uviesť dátum jeho zloženia alebo, ak bol napísaný vopred, dátum odoslania. Pečiatka a osobný podpis nie sú potrebné, ale vysoko odporúčané: je to ďalší prejav úcty k adresátovi. Aj keď je správa odoslaná elektronicky (hoci sa odporúča použiť papierové dokumenty), na konci strany sa oplatí umiestniť elektronické kópie odtlačku pečate (pečiatky) a osobného podpisu odosielateľa alebo osvedčenie dokumentu vylepšeným elektronickým digitálnym podpisom.

Poradenstvo: ak je dôležité, aby adresát dostal odpoveď na žiadosť v určitej lehote, je potrebné to uviesť v hlavnom texte: napríklad „Na vašu odpoveď čakáme najneskôr do... “ alebo „Dúfame, že dostaneme vysvetlenia do...“. V opačnom prípade môže príjemca, ktorý nie je viazaný žiadnymi povinnosťami v súvislosti s dokumentom, odpoveď oneskoriť, čo odosielateľovi spôsobí ďalšie ťažkosti.

Pri zasielaní listu so žiadosťou o pomoc alebo splatenie dlhu treba upozorniť, že v organizáciách vybavuje došlú korešpondenciu sekretárka alebo oprávnená osoba. Preto žiadateľ, ktorý chce, aby jeho správu prečítal priamo vedúci alebo riaditeľ, musí na obálku urobiť poznámku „Osobne do ruky“, „Dôverné“ alebo „Na zváženie... (priezvisko a iniciály adresáta). “ Ak však dokument obsahuje požiadavku, ktorá nemá vplyv na osobné, obchodné alebo priemyselné tajomstvo, nestane sa nič katastrofálne, ak správu najskôr prečíta a zaregistruje tajomník a až potom ju prenesie na riaditeľa alebo vedúceho zamestnanca.

Niekoľko tipov na napísanie správy so žiadosťou o pomoc:

  1. List musí byť napísaný v dobrej ruštine, bez chýb a preklepov. Nie je to len znak gramotnosti odosielateľa, ale aj dôkaz jeho úcty k príjemcovi. Ak sa autor dokumentu neobťažoval znovu si prečítať text, je prinajmenšom nerozumné hovoriť o úprimnosti teplých slov, ktoré použil voči príjemcovi.
  2. Ak nie je možné použiť hlavičkový papier (napríklad jednoducho neexistuje), mali by ste sa aspoň pokúsiť vybrať atraktívne písmo s použitím rôznych veľkostí a štýlov. Žiadosť by mala byť nielen presvedčivá, ale aj príjemná pre oči – v opačnom prípade nemusí byť adresát trpezlivý a prestane čítať uprostred, bez toho, aby sa dostal k veci.
  3. Pamätajte na to, že správa so žiadosťou o pomoc alebo asistenciu nie je striktne oficiálnym dokumentom, preto by ste sa pri jej písaní mali snažiť vyhnúť byrokratickým jazykom a príliš dlhým vetám. Čím je pre príjemcu jednoduchšie prečítať si dokument a pochopiť podstatu žiadosti, tým je pravdepodobnejšie, že zareaguje a prijme potrebné opatrenia.

Chyby pri písaní žiadosti

Aby ste konečne pochopili pravidlá a vlastnosti písania žiadostí, mali by ste zvážiť malý príklad obsahujúci chyby typické pre neskúsených autorov:

Vážený A. D. Valenský!

Žiadame vás, aby ste prispeli do nášho Ochranného fondu divokých ježkov Moskovský región akúkoľvek sumu začínajúcu od 500 tisíc rubľov. Na vašu odpoveď čakáme najneskôr do 25. augusta tohto roku. Náš bežný účet je 1234567890.

Petrov L.M., podpredseda prvého predsedu nadácie.

Zoznam chýb v liste a príklady správnych riešení:

  1. "Drahý Valensky A.D!" Správna možnosť:"Drahý Andrey Denisovič!" (uvedenie mena a priezviska pôsobí na príjemcu lepšie ako chladne formálne oslovovanie priezviska).
  2. V prosbe úplne chýbajú priateľské slová a komplimenty. Správna možnosť:„Vieme, že dlhodobo a produktívne pracujete na obnove vzácnych populácií ježkov a máte vlastnú malú zoologickú záhradu a ste aj laureátom štátnej ceny „Pomôžme ježkom“ za roky 2009, 2011 a 2015.“
  3. V príklade nie je žiadny presvedčivý argument. Správna možnosť:“Nielen, že robíte nezávislý výskum a komunikujete s poprednými odborníkmi v oblasti ježkovej eugeniky, ale aktívne pomáhate aj rôznym environmentálne organizácie a tiež opakovane vyjadrili svoje želanie sponzorovať akékoľvek akcie súvisiace s vytvorením priaznivého emocionálneho prostredia pre tieto cicavce.“
  4. “Žiadame vás, aby ste prispeli...” Pri písaní jednej osobe, najmä v obchodnom liste, a najmä ak obsahuje žiadosť, je potrebné písať zámeno „Vy“ s veľkým začiatočným písmenom. Použitie iného pravopisu je jasným prejavom neúcty alebo aspoň nepozornosti zostavovateľa, čo je v takejto správe úplne nevhodné. Správny príklad: "Žiadame vás, aby ste prispeli."
  5. Hlavná časť žiadosti obsahuje buď príliš málo, alebo príliš veľa konkrétnosti. Podstata práce nadácie by mala byť opísaná podrobnejšie, ale zároveň poskytnúť čitateľovi možnosť nezávisle si vybrať výšku daru. Nie je potrebné uvádzať konkrétny dátum prijatia odpovede: jeho uvedenie musí byť odôvodnené alebo vyňaté z textu listu. Správny príklad: « V súvislosti s vaším záujmom o tento problém vás úprimne žiadame o uskutočniteľný dar našej nadácii, ktorá od roku 2009 zbiera informácie o veľkosti populácií ježkov v moskovskom regióne a podmienkach ich existencie, ako aj o rozvoji projekty na premiestnenie znevýhodnených zvierat do viacerých pohodlné miesta. Môžete uskutočniť prevod na náš bankový účet 1234567890 alebo kontaktovaním nášho zástupcu zvoliť iný pohodlný spôsob pomoci ježkom. Ak to pre vás nie je ťažké, odpovedzte na list najneskôr do 25. augusta tohto roku: už začiatkom septembra spúšťame rozsiahly a nákladný projekt, do ktorého sa môžete zapojiť aj vy.“
  6. Chýba tiež vyššie uvedená žiadosť a záver. Správny príklad: " Dúfame vo vaše pochopenie a súcit. Sme vždy pripravení odpovedať na všetky vaše otázky a vziať do úvahy všetky vaše pripomienky. Zdravé a šťastných ježkov- budúcnosť našej ekológie!
  7. V správe so žiadosťou o dar nie je žiadny konečný vzorec zdvorilosti. To, podobne ako väčšina iných chýb, naznačuje buď neschopnosť odosielateľa napísať obchodný list (ako mu potom možno dôverovať peniaze?), alebo jeho jasnú neúctu k adresátovi. Správny príklad:

Vopred vám ďakujeme za vašu pomoc!

Podpredseda prvého predsedu nadácie

L. M. Petrov.

Vzory žiadostí

Aj keď sú listy žiadostí písané vo voľnej forme, pre pisateľa, najmä pre toho, kto predtým nemal takéto skúsenosti, bude užitočné oboznámiť sa s ukážkami najbežnejších správ.

O prideľovaní peňazí

Ak potrebujete vyhľadať pomoc alebo výhody od investora, sponzora alebo veriteľa, mali by ste vydať list so žiadosťou o finančné prostriedky.

O dodaní tovaru

Niekedy je potrebné požiadať dodávateľa o posunutie dodacej lehoty tovaru jedným alebo druhým smerom alebo o čo najskoršie zadanie objednávky na novú dávku.

O odloženej platbe

O znížení nájomného

Ak sa prenajímateľ rozhodne zvýšiť nájomné, alebo si nájomca po určitom čase po podpise zmluvy uvedomí, že by mohol minúť menej, môžete sa pokúsiť situáciu napraviť zaslaním listu druhej strane so žiadosťou o zníženie nájomného.

O poskytovaní zliav

Nie vždy je to predajca produktu alebo služby, kto ponúka pravidelným alebo obzvlášť ziskovým zákazníkom účasť v zľavovom programe. Odoslanie listu so žiadosťou o zľavu pomôže dosiahnuť férovosť pri zachovaní vynikajúcich vzťahov medzi stranami.

O splácaní dlhu

Z času na čas aj ten najslušnejší dlžník alebo klient zabudne na ďalšiu splátku alebo povinnosť zaplatiť za nákup. List so žiadosťou o zaplatenie dlhu pomôže jemne poukázať na jeho nevhodné správanie.

O pomoci pri riešení problému

Ak problém nie je čisto finančný a občan alebo organizácia potrebuje komplexnú pomoc, môže sa zo situácie dostať napísaním a zaslaním listov viacerým vplyvným adresátom so žiadosťou o pomoc pri riešení problému.

Funkcie odoslania listu so žiadosťou

Existuje niekoľko pokynov na odosielanie formálnych správ so žiadosťou o pomoc alebo pomoc:

  1. Je lepšie použiť papierové verzie dokumentu a nie elektronické, zaslané kuriérom alebo doporučene prostredníctvom Ruskej pošty. Tento prístup ukáže nielen osobitný záujem odosielateľa, ale aj jeho ochotu zájsť až do takej miery, že dostane odpoveď na určité výdavky, čo určite vytvorí pozitívny dojem na príjemcu.
  2. V niektorých prípadoch má zmysel písať list rukou(samozrejme, rukopisom, ktorý sa dobre číta a lahodí oku) a na dobrom papieri. Je nepravdepodobné, že táto metóda bude vhodná pre hromadné korešpondencie, ale určite pomôže zaujať konkrétneho príjemcu.
  3. Listy musia byť evidované vo vestníku odoslaných dokumentov odosielajúcej organizácie a po prijatí - v denníku došlých dokumentov príjemcu. Ak je korešpondencia medzi súkromnými osobami, nie je potrebné registrovať správy.

Poďme si to zhrnúť

List so žiadosťou o pomoc by mal byť napísaný správne a čo najstručnejšie. Na návrh dokumentu je lepšie použiť hlavičkový papier a ak to nie je možné, voľte aspoň atraktívne fonty. Hotový list je lepšie poslať kuriérom alebo poštou.

Správa musí obsahovať preambulu, pár vrúcnych slov adresovaných príjemcovi, zdôvodnenie a podstatu žiadosti. Na záver by ste mali použiť tradičné vzorce zdvorilosti: „Vopred ďakujem“ alebo „S úctou“. Odporúča sa overiť dokument podpisom vedúceho a pečiatkou alebo pečiatkou organizácie, a ak je zaslaný e-mailom, naskenovanými obrázkami podpisu a odtlačku pečate alebo elektronickým digitálnym podpisom.